6.1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (Förfrågningsunderlag)

Förfrågningsunderlag 1 (20) Datum 2015-10-15 Diarienr (åberopas) Saknr A430.284/2015 913 Polismyndigheten Inköpsenheten Upphandlingssektionen Petter Grape 6.1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (Förfrågningsunderlag) Byggtjänster för Polismyndigheten, Värmlands län och Örebro län Säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal nivå 1 6.1 Förfrågningsunderlag Värmland och Örebro

2 AF ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Dessa Administrativa föreskrifter ansluter till AMA AF 12. För byggtjänsterna gäller Allmänna Bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten, ABT 06. AFA ALLMÄN ORIENTERING Rubricerad upphandling genomförs för Polismyndighetens (hädanefter Polisen) räkning och inbjuder Er härmed att lämna anbud. Inbjudan sker genom annonsering i databasen www.mercell.com och publicering på Polisens upphandlarprofil: www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar Upphandlingen avser Polisens behov av hyresgästsanpassningar (byggtjänster) under ramavtalsperioden (två år med möjlighet till ett + ett års förlängning), reparationer, mindre om- och tillbyggnadsarbeten och övrig byggverksamhet. Samtliga fastigheter är belägna inom Örebro- och Värmlands län, se Bilaga 10. Polisområden och adresser. Polisen har för sig avsikt att teckna Ramavtal med tre (3) stycken totalentreprenörer för respektive län. För Ramavtalet kommer en fast avropsordning 1, 2 och 3 att tilllämpas för respektive län. Den först rangordnade TE är berättigad till avrop så långt dess kapacitet medger leverans inom ramavtalets angivna villkor och offererat anbud, se vidare villkor i Bilaga 4. AF Ramavtal. Denna upphandling genomförs som en säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) nivå 1. Det innebär att det krävs säkerhetsskyddsavtal för (SUA) nivå 1 för samtliga anbudsgivare i rangordningen 1, 2, 3. Observera att säkerhetskyddsavtal nivå 1 och-/eller 2 kan komma att krävas för UE, UUE osv beroende på deras roll/uppdrag i entreprenaderna, se vidare AFB.5244 Verksamhets- och säkerhetsskydd. Inga volymer garanteras i upphandlingen. Ramavtalens totala värde beräknas dock uppgå till ca 24 000 000 SEK/år fördelat enligt nedan: Polisområde 1, Värmlands län: 3 000 000 kr/år Polisområde 2, Örebro län: 3 000 000 kr/år För byggtjänster som beräknas överstiga 1 000 000 SEK/ per avrop förbehåller sig Polisen rätten att genomföra separata upp-

3 handlingar i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) alternativt lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS). AFA.1 Kontaktuppgifter AFA.11 Byggherre Polisen är vid avrop byggherre. Polisen äger rätt att efter överenskommelse överlåta entreprenaden till aktuell fastighetsägare (som då övertar rollen som byggherre/beställare). AFA.12 Beställare Rätt att avropa från Ramavtalet tillkommer Polisen. AFA.121 Beställarens kontaktperson under anbudstiden Polisen Petter Grape Petter.grape@polisen.se AFA.122 Beställarens kontaktperson för visning av arbetsområdet Anges vid respektive avrop. AFA.2 Orientering om objektet AFA.22 Objektets läge Ramavtalet omfattar av Polisen förhyrda lokaler inom Örebrooch Värmlands län. Lokalernas områdesplacering är som följer av Bilaga 10. Polisområden och adresser. Det kan tillkomma och avgå lokaler/områden under Ramavtalsperioden. Arbeten kan även förekomma i andra fastigheter där Polisen ansvarar för skada och har återställningsskyldighet.

4 AFA.3 Förkortningar ABT 06 AMA AF 12 B BH Kontrakt LOU LUFS Polismyndigheten Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads- anläggnings- och installationsarbeten Administrativa föreskrifter med råd och anvisningar för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader Beställare/ rätt att göra avrop från Ramavtal Byggherre Avrop Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Lag (2010:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet Polisen Polisens upphandlarprofil www.polisen.se/aktuellt/aktuellaupphandlingar/ Ramavtal ID 06 SUA TE UE UUE Bilaga 4. AF Ramavtal Obligatorisk id- och närvaroredovisning på byggarbetsplatsen. För mer information se. www.id06.se Säkerhetsskyddad Upphandling med säkerhetsskyddsavtal Totalentreprenör Underentreprenör Underentreprenör till UE

5 AFA.4 Begrepps förklaringar Begreppsbestämningar enligt ABT 06 och AMA AF 12.

6 AFB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Lag (2007:1091) om offentlig upphandling tillämpas. Upphandlande myndighet är: Polismyndigheten. AFB.1 Former m m för upphandling AFB.11 Upphandlingsform Polisen är en statlig myndighet och byggentreprenaderna (hyresgästsanpassningar) ska göras efter Polisens anvisningar. Denna upphandling sker i enlighet med Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Vid denna upphandling tillämpas förenklat förfarande enligt 15 kap LOU. Upphandlingen är säkerhetsskyddad, se AFB.5244 Verksamhetsoch säkerhetsskydd. AFB.13 Entreprenadform Byggtjänsterna kommer att genomföras på totalentreprenad med tillämpning av ABT 06. AFB.14 Ersättningsform Arbetena kommer utföras efter successiva avrop enligt något av följande alternativ, löpande räkning, löpande räkning med takpris eller till fast pris efter överenskommelse baserad på i anbud lämnade à-timpriser. Offererade à-timpriser indexregleras under avtalstiden, se mer Bilaga 4. AF Ramavtal under koden AFD.614 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering). À-timpriser avser arbete på plats och skall inkludera timtidsersättning, semesterersättning, samtliga påslag för sociala kostnader, kostnader för servicebil, släpkärra, P-avgifter, resor, traktamenten, verktyg/allmänna hjälpmedel och allmänna arbeten, arbetsledning för såväl egna anställda som för underentreprenörer, övriga kostnader, etablering, av etablering, räntor, administration och vinst, se mer Bilaga 1. Formulär till anbud med bilagor och Bilaga 4. AF Ramavtal under koden AFD.6 Ekonomi.

7 För att à-timpriser ska vara jämförbara i utvärderingen ska samtliga à-timpriser (oavsett om TE har egen komptetens för viss yrkeskategori eller om han avser anlita UE) inkludera ersättning enligt stycket ovan. Det innebär att TE inte kan vid tillämpning av avtalad à-timprislista debitera en högre timkostnad för UE, UUE utan timkostnaden är alltid densamma oavsett om TE eller UE, UUE har utfört arbete. AFB.2 Förfrågningsunderlag AFB.21 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Det åligger anbudsgivare att själv kontrollera att erhållet förfrågningsunderlag enligt AFB.22 Förfrågningsunderlag är komplett. Anbudsgivare kan inte föra talan mot B om det efter anbudstidens utgång visar sig att del eller delar av erhållet förfrågningsunderlag saknas. Förfrågningsunderlaget finns publicerat och kan laddas ner från Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/ Annonsering har gjorts via www.mercell.com. Förfrågningsunderlaget behöver inte återställas. AFB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag, uppställt enligt ABT 06 kap 1 3. 03 ABT 06 (bifogas ej) 06 Förfrågningsunderlag 6.1 Administrativa föreskrifter (denna handling) jämte följande bilagor: Daterad 2015-10-15 Bilaga 1 Formulär till anbud 2015-10-15 Bilaga 2 Sanningsförsäkran för UE, UUE 2015-10-15 Bilaga 3 Blankett från Skatteverket (information Odaterad för utländska anbudsgivare) Bilaga 4 AF Ramavtal 2015-10-15 Bilaga 5 Säkerhetsskyddsavtal nivå 1

8 Bilaga 5.1 IT-villkor Bilaga 6 Säkerhetsskyddsavtal nivå 2 Bilaga 6.1 IT-villkor Bilaga 7 ABT-U 07 Maj 2007, bifogas ej Bilaga 8 Referensblad Företag 2015-10-15 Bilaga 9 Inbjudningsbrev 2015-10-15 Bilaga 10 Avtalsområden och adresser 2015-10-15 Bilaga 11 Utkast till avropsblankett 2015-10-15 Bilaga 12 Allmänna bestämmelser om legitimationsplikt och närvaroredovisning (ID06) Utgåva 02 2007.5 (Bifogas ej) Bilaga 13 Sanningsförsäkran antidiskriminering Bilaga 14 Vägledning säkerhetsskyddskrav 2014-02-22 Bilaga 15 Förslag säkerhetsskyddsinstruktioner Odaterad AFB.23 Kompletterande förfrågningsunderlag Det är anbudsgivares ansvar att själv hålla sig uppdaterad och tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information genom att regelbundet gå in på Polisens upphandlarprofil. Kompletterande uppgift, som lämnats av andra personer eller på annat sätt än beskrivet i AFB.25 Frågor under anbudstiden, får ej av anbudsgivaren göras gällande mot B. AFB.25 Frågor under anbudstiden Anbudsförfarandets omfattning och de krav som ställs på anbudsgivare framgår av denna Anbudsförfrågan. Om behov av klargörande uppstår önskar Polisen erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post ställda till upphandlare Petter Grape: petter.grape@polisen.se Sista dag att inkomma med frågor, se Bilaga 9. Inbjudningsbrev. Sista dag Polisen publicerar svar på inkomna frågor, se Bilaga 9. Inbjudningsbrev. Samtliga inkomna frågor och avgivna svar gällande upphandlingen samt annan för upphandlingen relevant information kommer att publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil.

9 Det är anbudsgivarens skyldighet att hålla sig uppdaterad i upphandlingen genom att frekvent gå in och se vad som där publicerats i upphandlingen. AFB.3 Anbudsgivning Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. AFB.31 Anbuds form och innehåll Form Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska eller engelska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara en affärshemlighet. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig och vilken skada anbudsgivaren skulle lida i det fall informationen offentliggjordes. Anbud skall inges i ett (1) original och uppfylla samtliga skallkrav. Anbud lämnas lämpligen i Bilaga 1. Formulär till anbud. Det är även önskvärt att hålat A4-papper används samt att pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande undviks. Eventuella ritningar och skisser ombeds vara i A3-format. Telefax eller elektronisk post godtas inte som anbud. Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbuds godtas som undertecknat anbud. Innehåll Anbudsgivaren skall acceptera samtliga villkor i bilagt Bilaga 5. Säkerhetsskyddsavtal nivå 1 med bilagor. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbud godtas som accept av villkoren i Säkerhetsskyddsavtalen. Anbudssumma och andra priser

10 Anbudspriser d v s à-timpriser skall anges i anbudet och lämnas i enlighet med Bilaga 1. Formulär till anbud. Anbudspriser skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Eventuell begäran om sekretess Eventuell begäran avseende sekretessuppgifter, i enlighet med AFB. 55 Sekretess för anbudshandlingar, bifogas anbudet. Bevis som skall fogas till anbudet: - behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbud, - begärda uppgifter och handlingar i Bilaga 1. Formulär till anbud, - två (2) stycken korrekt ifyllda Bilaga 8. Referensblad-Företag 1-2, - intyg/certifikat/beskrivning avseende kvalitets- och miljöstandard. Utländska anbudsgivare Se AFB.511 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndigheten och AFB.52 Prövning av anbudsgivares lämplighet. AFB.311 Huvudanbud Huvudanbud skall alltid avges enligt förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget och får inte innehålla reservationer och dylikt. Sidoanbud accepteras inte. AFB.32 Anbudstidens utgång Anbud skall vara Polisen tillhanda senast, se Bilaga 9. Inbjudningsbrev. AFB.33 Anbuds giltighetstid Anbudsgivaren skall acceptera och vara bunden av sitt anbud i 180 dagar räknat från sista dag att inkomma med anbud om inte annat överenskommes. Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs anbudets giltighetstid per automatik med tre månader. Överenskommelse om ytterligare förlängning av anbudets giltighetstid efter dessa tre månader initieras av Polisen. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbud godtas som accept av anbudets giltighetstid och skall bifogas anbudet. AFB.34 Adressering

11 För att säkerställa sekretessen ser den upphandlande myndigheten gärna att anbud lämnas i ett neutralt kuvert och märks med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud: "A430.284/2015 ANBUD Byggtjänster Polisen, Örebro län och Värmlands län" Anbud som personligen eller via bud lämnas till Polisen kan avlämnas i vakten vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl.06.00 och kl.20.00. Anbud som skickas till Polisen med post skall adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud inkommer i rätt tid. Anbud som inkommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. AFB.4 Anbudsöppning Sluten anbudsöppning sker snarast efter anbudstidens utgång i närvaro av de personer som är utsedda att handlägga ärendet. AFB.5 Prövning av anbudsgivare och anbud De krav som ställs på anbudsgivare och UE, UUE i denna upphandling framgår av denna anbudsförfrågan. Med UE avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av Ramavtalet (ej rena materialleveranser). Med UUE avses motsvarande UE till UE. Notera att det finns ett flertal kommersiella krav i bilaga 4. Ramavtal som avser UE. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal fetmarkerade skallkrav. En förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga i förfrågningsunderlaget angivna skall-krav är uppfyllda. Övriga i förfrågningsunderlaget angivna ska-krav är att betrakta som kommersiella krav som ska uppfyllas under ramavtalsperioden.

12 Samtliga inkomna anbud kommer att prövas i två (2) på varandra följande steg enligt nedan. Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande. Steg 1: Uteslutning och kvalificering För att en anbudsgivare ska kvalificera vidare till utvärdering kontrollerar Polisen huruvida skall-krav ställda i koderna nedan är uppfyllda. - AFB.31 Anbuds form och innehåll - AFB.51 Uteslutning av anbudsgivare - AFB.511 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet - ABF.52 Prövning av anbudsgivares lämplighet Steg 2: Utvärdering Värderingsgrunden lägsta pris kommer att tillämpas som grund för tilldelning av kontrakt, se vidare Bilaga 1. Formulär för anbud samt AFB.53. Lägsta pris = Lägst totalsumma av fiktiv äta baserat på à- priser enligt nedan: Den del som utgörs av Fiktiv totalsumma av lämnade à-priser är en del av utvärderingsmodellen. Notera emellertid att lämnade à- priser, i förekommande fall, under ramavtalsperioden kommer att vara utgångspunkten för offerter samt reglering av ÄTA-kostnader. AFB.51 Uteslutning av anbudsgivare Polisen kommer att utesluta anbudsgivare för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1 samt 2 punkterna 1, 2, 4, 5 och 6 LOU föreligger. Anbudsgivare skall skriftligen intyga att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1 samt 2 punkterna 1, 2, 4, 5 och 6 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbud godtas som skriftligt intyg härom och skall bifogas anbudet. AFB.511 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet Anbudsgivare skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet.

13 Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare som är skattskyldig i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till Bilaga 3. Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller skall styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. ABF.52 Prövning av anbudsgivares lämplighet Under denna kod ställs de krav som avser anbudsgivarens lämplighet avseende registrering, ekonomiska ställning och teknisk och yrkesmässig kapacitet enligt 11 kap LOU. AFB.521 Företagsuppgifter Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter (och för kända eventuella UE), i Bilaga 1. Formulär till anbud och om UE är kända vid anbudstillfället: Bilaga 2. Sanningsförsäkran för underentreprenörer och fogar dem till anbudet. AFB.522 Register- och tillståndskontroll Anbudsgivare och eventuell UE skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket.

14 Utländska anbudsgivare skall styrka motsvarande registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares verksamhet, såsom auktoriserad revisor. AFB.523 Anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla Ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser tilldela i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuell förlängningar. Polisen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning i syfte att utröna detta. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare som är osäkra på om de erhåller riskklass 3-5 hos UC: Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt Ramavtalet garanteras som för eget åtagande.

15 AFB.524 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall ha en sådan teknisk och yrkesmässig kapacitet att denne på ett tillfredsställande sätt kan upprätthålla ett ramavtal med Polisen. Nedan redovisas de krav som ställs på anbudsgivaren. UE får användas för uppfyllande av krav. AFB.5241 Erfarenhet Teknisk kapacitet Anbudsgivaren skall ha en sådan teknisk och yrkesmässig kapacitet att bolaget på ett tillfredsställande sätt kan upprätthålla ramavtalet. Som bevis på att anbudsgivaren uppfyller detta krav skall anbudsgivaren till anbudet foga två (2) korrekt ifyllda Bilaga 8. Referensblad företag 1-2. Anbudsgivaren skall ha utfört två (2) byggentreprenader, vardera byggentreprenad skall ha slutförts under de senaste fem (5) åren, uppgift om tidpunkt och värde för vardera entreprenad, skall lämnas på vardera Referensblad, vardera byggentreprenad skall ha uppgått till ett värde överstigande 500 000 kr, vardera referensentreprenad skall ha utförts på ett tillfredsställande sätt. För att uppfylla kravet tillfredsställande skall de tre kryssrutorna i vardera Referensblad företag 1-2 besvarats jakande. AFB.5242 Yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall ha en projektorganisation som består av minst följande nyckelroller: En miljöansvarig En kvalitetsansvarig En och samma person kan inneha båda rollerna. Anbudsgivaren skall i anbudet namnge vem som är TE:s miljörespektive kvalitetsansvarige. Detta kan lämpligen göras i Bilaga 1. Formulär till anbud.

16 AFB.5243 Kvalitetssäkringsstandarder/ standarder för miljöledning Anbudsgivaren skall inneha väl dokumenterat och fungerande kvalitets- och miljöledningssystem motsvarande ISO 9000 och ISO 14001. Anbudsgivaren skall till anbudet foga intyg/certifikat om detta eller en beskrivning av dennes miljö- och kvalitetsledningssystem där uppfyllandet av nedan ställda krav framgår. Ett miljöledningssystem skall minst omfatta nedanstående: Miljöpolicy för verksamheten Rutiner för internrevision eller egenkontroll Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa Beskrivning över hur kunskap om nya riktlinjer och krav inom miljöområdet sprids inom företaget Ett kvalitetsledningssystem skall minst omfatta nedanstående: Kvalitetspolicy för verksamheten Rutiner för internrevision eller egenkontroll Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa Beskrivning på hur företaget systematiskt arbetar med att hålla en hög kundnöjdhet. AFB.5244 Verksamhets- och säkerhetsskyddskydd Då TE under avtalsperioden kan komma att erhålla underlag som innehåller hemliga uppgifter med hänsyn till rikets säkerhet, vissa särskilt klassificerade sådana hemliga uppgifter samt skyddet mot terrorism, skall avtal om säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA-avtal) träffas. Om Säkerhetsskyddsavtal 1. Nivå 1 är för de företag som kommer att hantera och förvara hemliga handlingar i sina egna lokaler godkända av Polisen. 2. Nivå 2 är för de företag som kommer att hantera hemlig handling hos Polisen och/eller i annans av Polisen godkänd lokal t.ex. hos en TE. En förutsättning för ramavtalets giltighet är att TE har tecknat ett sådant SUA-avtal (nivå 1) med Polisen, se Bilaga 5 och 5.1 Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1)" och företagets lokaler och förvaringsmöjligheter m.m. godkänts av Polisen, att en godkänd säkerhetsprövning och registerkontroll genomförts för berörd per-

17 sonal inklusive säkerhetsansvarig samt att de genomgått säkerhets- och sekretessutbildning i Polisens regi. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörig underskrift av Sanningsförsäkran i Bilaga 1. Formulär anbud godtas som accept. För den anbudsgivare som blivit rankad som nummer 1, 2 eller 3 i rangordningen krävs Säkerhetsskyddsavtal nivå 1. Nivå 1 och- /eller 2 kan vidare komma att krävas för UE, UUE osv beroende på dessas roll/uppdrag. De anbudsgivare som blir aktuella kommer att bli kontaktade av Polisen för ett företagsbesök. Detta för att nivån på och behövliga åtgärder för säkerhetsskyddet ska kunna bedömas Vid detta besök kommer Polisens representant att inspektera och värdera de lokaler, förvaring, utrustning, larmsystem m.m. som anbudsgivaren avser använda för att förvara och hantera handlingarna. Om delgivning av handlingarna kommer att ske i digital form kommer en särskild värdering och överenskommelse om förvaring och hantering att ske. Anbudsgivaren kommer, som en förutsättning för att erhålla avtal, beredas möjlighet att på egen bekostnad anpassa och åtgärda sina lokaler och sin utrustning, larmåtgärder m.m. så att de uppfyller Polisens krav för att kunna förvara Polisens hemliga handlingar m.m. enligt ovan. Vid detta möte, företagsbesöket, ska anbudgivarens säkerhetsskyddschef/säkerhetsskyddsansvarige vara närvarande. Säkerhetsskyddschefen/säkerhetsskyddsansvarige skall namnges i anbudet, vilket lämpligen görs i Bilaga 1. Formulär till anbud. Polisens krav på anbudsgivare enligt stycke två ovan (avser SUA-nivå 1) är vanligen men kan vara mer omfattande än: - det ska finnas en godkänd värdeförvaring för förvaring (t.ex. enligt normen SS EN 1143 grade 1) av hemliga handlingar ingående i uppdraget. Tillgång till förvaringen får endast de ha som är behöriga till att få del av underlaget ha, -det/de utrymmen där handlingarna hanteras ska ha individuell låsning och endast behöriga får ha tillgång till nyckel/kod för komma in i utrymmet, kunna larma av m.m. - det ska finnas upprättade och godkända rutiner för att säkerställa att utrymmet låses vid kortare frånvaro (om skyddsvärda handlingarna ligger framme) t.ex. vid toalettbesök, kortare kaffe-

18 rast, med närvaro i lokalerna (de lokaler som omger utrymmet). Vid längre frånvaro, eller frånvaro utanför lokaler enligt ovan, t.ex. lunch, ska handlingarna låsas in i förvaringen. Handlingar som hanteras digitalt, om detta medgivits (i varje enskilt fall), ska hanteras i en dator som inte får vara kopplad till något nätverk (stand alone ev. med löstagbar hårddisk), - det ska i så fall finnas upprättade rutiner för att datorn ska låsas in i överenskommen förvaring när den inte används. - Inga hemliga handlingar får sändas i e-postsystem (utom i vissa särskilda fall i totalförsvarsgodkända sådana). Det ska finnas upprättade och överenskomna rutiner som föreskriver att inga hemliga handlingar får skickas med E-post, - krav kommer vanligen att ställas på att förvaringsutrymmen, rum och/eller säkerhetsförvaringen, ska skyddas med larmtekniska åtgärder och att det sker övervakning, loggning, med ett passerkontrollsystem. Anbudsgivaren ska ha egen rådighet över larm- och passersystemet. Krav kan, och kommer vanligen, även ställas på att larmet ska överföras via skyddad och övervakad överföring oavsett om det är en fast ledning eller en mobil överföring, till en bevakningscentral med avtalad åtgärd, utryckningsverksamhet. Då Polisen i förväg inte har kännedom om hur aktuella lokaler ser ut kan, efter företagsbesöket, även andra åtgärder av byggnads- eller säkerhetsskyddsteknisk karaktär bli aktuella beroende på fastighetens lokalisering, placering, berörda lokalers placering i fastigheten samt annan närliggande hyresgäst m.m. behöva, på anbudsgivarens egen bekostnad, vidtas innan hemliga handlingar överlämnas och ramavtalet kan träda i kraft. UE Beroende på UE:s åtagande kan säkerhetsskyddsavtal nivå 1 och/eller 2 bli aktuellt för tecknande mellan denne och Polisen. Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll vid kommande avrop. Samtliga underleverantörer (UE), som anbudsgivaren vill och behöver anlita i kommande ramavtalsförhållande ska teckna säkerhetsskyddsavtal med Polisen. Säkerhetsprövning och registerkontroller kommer att utföras på berörd personal. Företag och personer som ej blir godkända i sådan kontroll ska inte få tillgång till hemliga handlingar rörande uppdrag eller ramavtal. Det är därför viktigt att anbudsgivaren inte tecknar några bindande affärsavtal med UE innan dessa har blivit godkända i ovan nämnda kontroll. Om UE ska förvara hemliga handlingar i sina

19 lokaler ska det som angivits ovan gälla och hanteras på samma sätt för dem. AFB.53 Prövning av anbud I denna upphandling avser den upphandlande myndigheten att om möjligt tilldela kontrakt till de tre (3) anbudsgivare som lämnat anbudet med de lägsta anbudspriserna. De anbud med de lägsta anbudspriserna är de anbud som vid anbudsutvärderingen är de lägsta efter att fiktiv ÄTA (se Bilaga 1. Formulär till anbud ) har summerats. AFB.54 Meddelande om beslut efter prövning av anbudsgivare och anbud Anbudsgivare kommer att meddelas skriftligen via e-post om utgången av anbudsprövningen. Beslut publiceras även på Polisens upphandlarprofil: www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslutet är inte att anses som en accept i Avtalslagens mening. AFB.55 Sekretess för anbudshandlingar Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. AFB.56 Kontraktstecknande

20 Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen/antagna anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. En förutsättning för giltigt avtal är bland annat att säkerhetsskyddsavtal tecknas mellan parterna, se mer under kod AFB. Verksamhets- och säkerhetsskydd. AFB.561 Antidiskrimineringsvillkor Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Polisen i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst 750 000 kr. Polisen skall enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. Med anledning av ovanstående har Polisen i Bilaga 4. AF Ramavtal under koden AFD.361 Förbud mot diskriminering infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknat Bilaga 1. Formulär för anbudsgivare godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret. /