6.1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (Förfrågningsunderlag)

Transkript

1 Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Ansvarig upphandlare Bo Stålhammar Datum Diarienr (åberopas vid korresp) A /2014 Saknr 910 E-post 6.1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (Förfrågningsunderlag) Byggtjänster för Polismyndigheten Region Syd. Säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal nivå 3. Sida 1 av 19

2 AF ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Dessa Administrativa föreskrifter ansluter till AMA AF 12. För byggtjänsterna gäller Allmänna Bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten, ABT 06. AFA ALLMÄN ORIENTERING Rikspolisstyrelsen är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium samt 21 stycken länspolismyndigheter bildas en ny myndighet Polismyndigheten i vilken alla ovan nämnda myndigheter kommer att ingå i. Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten, Region Syds (Polismyndigheten) räkning och inbjuder Er härmed att lämna anbud. Inbjudan sker genom annonsering i databasen och publicering på Polisens upphandlarprofil: Denna upphandling genomförs som en säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal nivå 3. Säkerhetsskyddsavtal kan även komma att krävas för UE, UUE osv beroende på deras roll i entreprenaderna. Upphandlingen avser Polismyndighetens behov av hyresgästsanpassningar (byggtjänster) under ramavtalsperioden (två år med möjlighet till ett + ett års förlängning), reparationer, mindre om- och tillbyggnadsarbeten och övrig byggverksamhet i region syd. Samtliga fastigheter är belägna inom Skåne, Blekinge, Kalmar och Kronobergs län. Polismyndigheten har för sig avsikt att teckna Ramavtal med tre (3) stycken totalentreprenörer per polisområde (5 st), se bilaga 10. För Ramavtalet kommer en fast avropsordning 1, 2 och 3 per område att tillämpas. Den först rangordnade entreprenören är berättigad till avrop så långt dess kapacitet medger leverans inom ramavtalets angivna villkor och offererat anbud, Bilaga 4. AF Ramavtal. Ramavtalets totala värde beräknas uppgå till ca SEK/år fördelat enligt nedan: Polisområde 1, kr/år Polisområde 2, kr/år Polisområde 3, kr/år Polisområde 4, kr/år Polisområde 5, kr/år Sida 2 av 19

3 Inga volymer garanteras dock i upphandlingen. För byggtjänster som beräknas överstiga SEK/ per avrop förbehåller sig Polismyndigheten rätten att genomföra separata upphandlingar i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) alternativt lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS). AFA.1 Kontaktuppgifter AFA.11 Byggherre Polismyndigheten är vid avrop byggherre. Polismyndigheten äger rätt att efter överenskommelse överlåta entreprenaden till aktuell fastighetsägaren (som då övertar rollen som byggherre/beställare). AFA.12 Beställare Rätt att avropa från ramavtalet tillkommer Polismyndigheten. AFA.121 Beställarens kontaktperson under anbudstiden Rikspolisstyrelsen Bo Stålhammar bo.stalhammar@polisen.se AFA.122 Beställarens kontaktperson för visning av arbetsområdet Anges vid respektive avrop. AFA.2 Orientering om objektet AFA.22 Objektets läge Ramavtalet omfattar av Polismyndigheten förhyrda lokaler inom Region Syd (Skåne, Blekinge, Kalmar och Kronobergs län). Lokalernas områdesplacering är som följer av bilaga 10. Det kan tillkomma och avgå lokaler/områden under Ramavtalsperioden. Arbeten kan även förekomma i andra fastigheter där polisen ansvarar för skada och har återställningsskyldighet. Sida 3 av 19

4 AFA.3 Förkortningar I handlingar förekommande förkortningar ABT 06 AMA AF 12 B BH Kontrakt LOU LUFS Polismyndigheten Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnadsanläggnings- och installationsarbeten Administrativa föreskrifter med råd och anvisningar för byggnads-, anläggningsoch installationsentreprenader Beställare/ rätt att göra avrop från Ramavtal Byggherre Avrop Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Lag (2010:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet Polismyndigheten i Skåne, Blekinge, Kalmar och Kronoberg t o m Därefter den nya Polismyndigheten, Region Syd. Polisens upphandlarprofil Ramavtal RPS ID 06 SUA TE UE UUE Bilaga 4. AF Ramavtal Rikspolisstyrelsen. Fr.o.m. 1/ även det Polismyndigheten Obligatorisk id- och närvaroredovisning på byggarbetsplatsen. För mer information se. Säkerhetsskyddad Upphandling med säkerhetsskyddsavtal Totalentreprenör Underentreprenör Underentreprenör till UE Sida 4 av 19

5 AFA.4 Begrepps förklaringar Begreppsbestämningar enligt ABT 06 och AMA AF 12. Sida 5 av 19

6 AFB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Lag (2007:1091) om offentlig upphandling tillämpas. Upphandlande myndighet är: Polismyndigheten i Skåne samt Polismyndigheterna i Blekinge, Kalmar och Kronobergs län. AFB.1 Former m m för upphandling AFB.11 Upphandlingsform Polismyndigheten är en statlig myndighet och byggentreprenaderna (hyresgästsanpassningar) ska göras efter Polismyndighetens anvisningar. Därmed sker denna upphandling i enlighet med Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Vid denna upphandling tillämpas förenklat förfarande med begränsad kontroll (15 kap 13 b LOU). Denna upphandling genomförs som en säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal nivå 3, nivån kan under avtalstiden komma att uppgraderas om uppdraget så kräver det. Eventuella UE, UUE skall teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten i den nivå som motsvarar deras del i uppdraget. AFB.13 Entreprenadform Byggtjänsterna kommer att genomföras på totalentreprenad med tillämpning av ABT 06. AFB.14 Ersättningsform Arbetena kommer utföras efter successiva avrop enligt något av följande alternativ, löpande räkning, löpande räkning med takpris eller till fast pris efter överenskommelse baserad på i anbud lämnade à- timpriser. Offererade à-timpriser indexregleras under avtalstiden, se mer Bilaga 4. AF Ramavtal, AFD.614 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering). À-timpriser avser arbete på plats och ska inkludera timtidsersättning, semesterersättning, samtliga påslag för sociala kostnader, kostnader för servicebil, släpkärra, P-avgifter, resor, traktamenten, verktyg/allmänna hjälpmedel och allmänna arbeten, arbetsledning för såväl egna anställda som för underentreprenörer, övriga kostnader, etablering, av etablering, räntor, administration och vinst, se mer Bilaga 1. Formulär till anbud med bilagor och Bilaga 4. AF Ramavtal AFD.6 Ekonomi. Sida 6 av 19

7 För att à-timpriser ska vara jämförbara i utvärderingen ska samtliga à- timpriser (oavsett om TE har egen komptetens för viss yrkeskategori eller om han avser anlita UE) inkludera ersättning enligt stycket ovan. Det innebär att TE aldrig kan debitera en högre timkostnad för UE, UUE utan timkostnaden är alltid densamma oavsett om TE eller UE, UUE har utfört arbete. AFB.2 Förfrågningsunderlag AFB.21 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Det åligger anbudsgivare att själv kontrollera att erhållet förfrågningsunderlag enligt AFB.22 är komplett. Anbudsgivare kan inte föra talan mot B om det efter anbudstidens utgång visar sig att del eller delar av erhållet förfrågningsunderlag saknas. Förfrågningsunderlaget laddas ner från Polisens upphandlarprofil; Annonsering har även gjorts via Förfrågningsunderlaget behöver inte återställas. AFB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag, uppställt enligt ABT 06 kap ABT 06 (bifogas ej) 06 Förfrågningsunderlag 06.1 Administrativa föreskrifter (denna handling) jämte följande bilagor: Daterad Bilaga 1 Formulär till anbud med bilagor a-e Bilaga 2 Sanningsförsäkran för UE, UUE Bilaga 3 Blankett från Skatteverket (information Odaterad för utländska anbudsgivare) Bilaga 4 AF Ramavtal Bilaga 5 Säkerhetsskyddsavtal nivå 1,2 och med bilagor. Bilaga 6 Allmänna bestämmelser om legitimationsplikt och närvaroredovisning (ID06) Utgåva (Bifogas ej) Bilaga 7 ABT-U 07 Maj 2007, Sida 7 av 19

8 bifogas ej Bilaga 8 Referensblad - Företag Bilaga 9 Inbjudningsbrev Bilaga 10 Polisområden och adresser Bilaga 11 Utkast till avropsblankett AFB.23 Kompletterande förfrågningsunderlag Det är anbudsgivares ansvar att själv hålla sig uppdaterad och tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information genom att regelbundet gå in på Polisens upphandlarprofil. Kompletterande uppgift, som lämnats av andra personer eller på annat sätt än beskrivet i AFB.25, får ej av anbudsgivaren göras gällande mot Beställaren. AFB.25 Frågor under anbudstiden Anbudsförfarandets omfattning och de krav som ställs på anbudsgivare framgår av denna Anbudsförfrågan. Om behov av klargörande uppstår önskar RPS erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post ställda till ansvarig upphandlare: Bo Stålhammar, E-post: bo.stalhammar@polisen.se Sista dag att inkomma med frågor, se Bilaga 9 Inbjudningsbrev. Sista dag RPS publicerar svar på inkomna frågor, se Bilaga 9 Inbjudningsbrev. Samtliga inkomna frågor och avgivna svar gällande upphandlingen samt annan för upphandlingen relevant information kommer att publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil. Det är anbudsgivarens skyldighet att hålla sig uppdaterad i upphandlingen genom att frekvent gå in och se vad som där publicerats i upphandlingen. AFB.3 Anbudsgivning Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. Sida 8 av 19

9 AFB.31 Anbuds form och innehåll Form Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska eller engelska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara en affärshemlighet. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig. Anbud skall inges i ett (1) original och innehålla alla uppgifter och bilagor enligt Bilaga 1 Formulär till anbud. Det är även önskvärt att hålat A4-papper används samt att pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande undviks. Eventuella ritningar och skisser ombeds vara i A3-format. Telefax eller elektronisk post godtas inte som anbud. Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbuds godtas som undertecknat anbud. Innehåll Anbudsgivaren skall acceptera samtliga villkor i bilagt Bilaga 5, Säkerhetsskyddsavtal. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbud godtas som accept av villkoren i Säkerhetsskyddsavtalet. Anbudssumma och andra priser Anbudspriser d v s à-timpriser skall anges i anbudet och lämnas i enlighet med Bilaga 1. Formulär till anbud, bilaga a-h. En per område som man lämnar anbud på. Anbudspriser skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Eventuell begäran om sekretess Eventuell begäran avseende sekretessuppgifter, i enlighet med AFB. 55, bifogas anbudet. Bevis som skall fogas till anbudet: (att inlämnas senast vid anbudstidens utgång). - Behörigen undertecknat Formulär till anbud. - i Formulär till anbud begärda uppgifter och handlingar. Bevis som begärs in vid begränsad kontroll: (att inlämnas efter begäran från RPS). Sida 9 av 19

10 - två (2) stycken korrekt ifyllda Bilagor 8 Referensblad-Företag, - registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket, - utdrag från UC AB eller motsvarande som redovisar ekonomisk ställning och - intyg/certifikat avseende kvalitets- och miljöstandard. AFB.311 Huvudanbud Huvudanbud skall alltid avges enligt förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget och får inte innehålla reservationer och dylikt. AFB.32 Anbudstidens utgång Anbud skall vara Rikspolisstyrelsen tillhanda senast, se Bilaga 9 Inbjudningsbrev. AFB.33 Anbuds giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud i 180 dagar räknat från sista dag att inkomma med anbud om inte annat överenskommes. Eventuell överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. Behörigen undertecknad Bilaga 1 Formulär till anbud godtas som accept av anbudets giltighetstid. AFB.34 Adressering För att säkerställa sekretessen ser den upphandlande myndigheten gärna att anbud lämnas i ett neutralt kuvert och märks med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud: "A /2014 ANBUD Byggtjänster Region Syd" Anbud som personligen eller via bud lämnas till Rikspolisstyrelsen kan avlämnas i vakten vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Polismyndigheten med post skall adresseras till: Polismyndigheten Att: Registratorskontoret Box Stockholm Sida 10 av 19

11 Anbudsgivaren svarar för att anbud inkommer i rätt tid. Anbud som inkommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e- post kommer inte att beaktas. AFB.4 Anbudsöppning Sluten anbudsöppning sker snarast efter anbudstidens utgång i närvaro av de personer som är utsedda att handlägga ärendet. AFB.5 Prövning av anbudsgivare och anbud De krav som ställs på anbudsgivare och UE, UUE i denna upphandling framgår av denna anbudsförfrågan. Med UE avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av Ramavtalet (ej rena materialleveranser). Med UUE avses motsvarande UE till UE. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal fetmarkerade skall-krav. Endast de vid prövning av anbudsgivare och anbud kontrollerbara skallkrav som framgår av Bilaga 1 Formulär till anbud. Övriga i förfrågningsunderlaget angivna krav som kan kopplas till skall eller ska är att betrakta som kommersiella krav och ska uppfyllas under ramavtalsperioden. En förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga i Bilaga 1 Formulär till anbud angivna skall-krav är uppfyllda. Beställaren kommer att pröva samtliga inkomna anbud i två (2) på varandra följande steg enligt nedan. I denna upphandling tillämpas reglerna om begränsad kontroll enligt 15 kap 13 b LOU och RPS kommer således att pröva anbuden enligt steg 1 nedan och kontrollera handlingar om anbudsgivarens lämplighet i den utsträckning som framgår av steg 2 nedan: Steg 1: Prövning och utvärdering av anbud I detta steg kontrolleras inledningsvis om anbudet uppfyller krav avseende dess form och innehåll enligt AFB.31 och om det finns grund för att utesluta anbudsgivare enligt AFB.51. Därefter kontrollerar RPS huruvida anbudsgivaren har fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet, se AFB.511. Sedan kontrollerar RPS vilka anbudsgivare som har lämnat anbud med de lägsta priserna, se AFB.53. Endast de anbudsgivare som uppfyller de skall-krav som kontrolleras i detta steg och har lämnat anbud med de lägsta priserna kommer att bli föremål för begränsad kontroll enligt steg 2 nedan. Sida 11 av 19

12 Steg 2: Begränsad kontroll RPS kommer att kontrollera handlingar som rör anbudsgivares lämplighet enligt AFB.52. Anbudsgivare som är aktuella för begränsad kontroll, enligt steg 1 ovan, kommer genom i anbudet angiven e-postadress bli ombedda att skicka in bevis enligt nedan. Skallkrav AFB.522 Krav på registrering AFB.523 Anbudsgivarens ekonomiska ställning AFB.5241 Erfarenhet AFB.5243 Kvalitetssäkringsstandarder/standarder för miljöledning Bevis som ska skickas in Registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket eller motsvarande (ej Skatteverket), ej äldre än 3 månader Utdrag från UC AB eller motsvarande företag som visar på en riskklassificering om lägst 3 eller motsvarande. Två (2) stycken korrekt ifyllda Bilaga 8 Referensblad Företag. Intyg/certifikat om ISO 9000 och ISO eller likvärdigt. Anbudsgivare som blir föremål för begränsad kontroll får en given tiodagarsperiod på sig att inkomma med dessa handlingar. För de fall handlingarna ej inkommit till RPS inom den givna tidsfristen förkastas anbudet från den anbudsgivaren (anbudet förklaras ogiltigt) och den anbudsgivare som har lämnat det näst lägsta priset enligt rangordningen får inom en ny given tiodagarsperiod möjlighet att inkomma med efterfrågade handlingar osv. Syftet med begränsad kontroll är att underlätta den administrativa delen av anbudsförfarandet för såväl anbudsgivare som upphandlande myndighet. AFB.51 Uteslutning av anbudsgivare Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1 samt 2 punkterna 1, 2, 4, 5 och 6 LOU föreligger. Anbudsgivare skall skriftligen intyga att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1 samt 2 punkterna 1, 2, 4, 5 och 6 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknad Bilaga 1. Formulär till anbud godtas som skriftligt intyg härom och skall bifogas anbudet. Sida 12 av 19

13 AFB.511 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet Anbudsgivare skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive UE:s verksamhet, såsom auktoriserad revisor. ABF.52 Prövning av anbudsgivares lämplighet AFB.521 Företagsuppgifter Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter (och för eventuella UE), i Bilaga 1. Formulär till anbud och Bilaga 2 Sanningsförsäkran för underentreprenörer och fogar dem till anbudet. AFB.522 Register- och tillståndskontroll Anbudsgivare och eventuella UE skall vara registrerade i aktiebolagseller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och UE är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Svensk anbudsgivare skall efter begäran vid begränsad kontroll styrka detta med en kopia på registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket. Utländska anbudsgivare skall efter begäran vid begränsad kontroll styrka motsvarande registrering enligt det egna landets bestämmelser Sida 13 av 19

14 om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som efter begäran inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares verksamhet, såsom auktoriserad revisor. AFB.523 Anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla Ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuell förlängningar. Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning i syfte att utröna detta. Anbudsgivaren skall efter begäran vid begränsad kontroll styrka att denne uppfyller kravet genom att då inkomma med ett utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) som visar att anbudsgivaren har erhållit riskklass 3 eller högre, beräknat på värden redovisade vid utgången av det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret). Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC alternativt moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt Ramavtalet garanteras som för eget åtagande. Vidare kan kravet anses vara uppfyllt om det i årsredovisningar avseende de senaste två (2) och avslutade räkenskapsåren framgår att soliditeten varit 20% eller högre/år samt att kassalikviditeten varit 1 eller högre/år. Sida 14 av 19

15 Begärda handlingar i denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader (avser ej årsredovisningarna) från den sista dagen att inkomma med anbud. RPS kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares redovisade ekonomiska kapacitet. AFB.524 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall ha en sådan teknisk och yrkesmässig kapacitet att denne på ett tillfredsställande sätt kan upprätthålla ett ramavtal med Polismyndigheten. Nedan redovisas de krav som ställs på anbudsgivaren. UE får användas för uppfyllande av krav. AFB.5241 Erfarenhet Anbudsgivaren skall efter begäran vid begränsad kontroll inkomma med två (2) Bilaga 8 Referensblad - Företag. Uppgift om tidpunkt för entreprenaden, entreprenadens värde och omdöme skall framgå. Anbudsgivaren - skall ha utfört två (2) byggentreprenader, - vilka skall ha slutförts under de senaste fem (5) åren, - vardera byggentreprenad skall ha uppgått till ett värde överstigande kr samt - vardera byggentreprenad skall ha har utförts på ett tillfredsställande sätt. För att uppfylla kravet om att byggentreprenaderna har utförts på ett tillfredställande sätt skall snittbetyget för vartdera Referensblad vara tre (3) poäng eller högre. AFB.5242 Yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall ha en projektorganisation som består av minst följande nyckelroller: En miljöansvarig En kvalitetsansvarig En och samma person kan inneha båda rollerna. Anbudsgivaren skall i Bilaga 1. Formulär till anbud, namnge vem som är TE:s miljö- respektive kvalitetsansvarige. Sida 15 av 19

16 AFB.5243 Kvalitetssäkringsstandarder/ standarder för miljöledning Anbudsgivaren skall inneha väl dokumenterat och fungerande kvalitets- och miljöledningssystem motsvarande ISO 9000 och ISO Anbudsgivaren skall efter begäran vid begränsad kontroll inkomma med intyg/certifikat om detta eller en beskrivning av dennes miljö- och kvalitetsledningssystem där uppfyllandet av nedan ställda krav framgår. Ett miljöledningssystem skall minst omfatta nedanstående: Miljöpolicy för verksamheten Rutiner för internrevision eller egenkontroll Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa Beskrivning över hur kunskap om nya riktlinjer och krav inom miljöområdet sprids inom företaget Ett kvalitetsledningssystem skall minst omfatta nedanstående: Kvalitetspolicy för verksamheten Rutiner för internrevision eller egenkontroll Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa Beskrivning på hur företaget systematiskt arbetar med att hålla en hög kundnöjdhet. AFB.5244 Säkerhetsskyddsavtal En förutsättning för ramavtalets giltighet är att TE har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal (SUA-avtal) nivå 3 med Polismyndigheten, se bilaga 5 Säkerhetsskyddsavtal. TE kan under avtalsperioden komma att erhålla underlag som innehåller hemliga uppgifter med hänsyn till rikets säkerhet och skyddet mot terrorism. Detta innebär att säkerhetsskyddsavtalet under avtalsperioden kan komma att uppgraderas till nivå 2 eller 1, se även AFD.147. Eventuella merkostnader som uppstår på grund av en uppdatering bekostas av anbudsgivaren varför han i sitt anbud skall ta höjd för en sådan merkostnad. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll vid kommande avrop. Samtliga UE, UUE osv som anbudsgivaren vill anlita i kommande ramavtalsförhållande ska teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten. Säkerhetsprövning och registerkontroller kommer Sida 16 av 19

17 att utföras på berörd personal. Företag och personer som ej blir godkända efter sådan kontroll ska ej kunna få tillgång till hemliga handlingar rörande uppdrag eller ramavtal. Det är därför viktigt att anbudsgivaren inte tecknar några bindande affärsavtal med UE innan dessa har blivit godkända i ovan nämnda kontroll. Säkerhetsskyddsavtal; 1. Nivå 1 är för de företag som kommer att hantera och förvara hemlig handling i sina egna lokaler godkända av Polismyndigheten. 2. Nivå 2 är för de företag som kommer att hantera hemlig handling hos Polismyndigheten och/eller i annans av Polismyndigheten godkänd lokal. 3. Nivå 3 är för de företag som inte kommer att hantera hemlig handling men som på grund av sin närvaro på platsen kan komma att få ta del av hemlig uppgift. Beroende på UE:s åtagande är något av ovanstående tre säkerhetsskyddsavtal tillämpliga för tecknande mellan underentreprenören och Polismyndigheten. Polismyndigheten bedömer nivån på SUA-avtalet utifrån underentreprenörens åtagande. AFB.5245 Säkerhetsskyddsavtal för TE Anbudsgivaren skall acceptera samtliga villkor i Bilaga. 5 ingående. Säkerhetsskyddsavtal nivå 3 utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Bilaga 1. Formulär till anbud godtas som accept av villkoren. En förutsättning för Ramavtalets giltighet är att TE har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal nivå 3 (SUA-avtal) med Polismyndigheten samt att en godkänd säkerhetsprövning och registerkontroll av berörd personal har genomförts. Polismyndigheten står inte i något avseende för eventuella merkostnader som kan uppkomma med anledning av tecknande av Säkerhetsskyddsavtal. TE har en informationsplikt gentemot eventuella UE vad gäller att Polismyndigheten inte i något avseende står för eventuella merkostnader som kan uppkomma med anledning av tecknande av Säkerhetsskyddsavtal. AFB.5246 Säkerhetsskyddsavtal för UE Efter tecknande av Ramavtal avser Polismyndigheten att teckna SUAavtal med samtliga UE, UUE osv. (vartefter de anmäls och beroende på vilken roll de har i entreprenaden) för ramavtalsperioden. Sida 17 av 19

18 UE ska då acceptera samtliga villkor (för tillämplig nivå) i Bilaga 5 Säkerhetsskyddsavtal nivå 1,2 och 3 med bilagor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Det åligger TE och UE att i sina affärsavtal med UE och UUE villkora att dessa förutsättningar finns med. Polismyndigheten står inte i något avseende för eventuella merkostnader som kan uppkomma med anledning av tecknande av Säkerhetsskyddsavtal eller om affärsavtal mellan TE och UE hävs på grund av att säkerhetsvillkoren ej uppfylls. AFB.53 Prövning av anbud I denna upphandling avser den upphandlande myndigheten att om möjligt tilldela kontrakt till de tre (3) anbudsgivare som lämnat anbudet med de lägsta anbudspriserna per område. De anbud med de lägsta anbudspriserna per område är de anbud som vid anbudsutvärderingen (i stigande ordning) är de lägsta efter att fiktiv ÄTA (i enlighet med aktuell bilaga a-h till Bilaga 1 Formulär till anbud ) har summerats. AFB.54 Meddelande om beslut efter prövning av anbudsgivare och anbud Anbudsgivare kommer att meddelas skriftligen via e-post om utgången av anbudsprövningen. Beslut publiceras även på Polisens upphandlarprofil: Tilldelningsbeslutet är inte att anses som en accept i Avtalslagens mening. AFB.55 Sekretess för anbudshandlingar Som myndigheter omfattas Polismyndigheten av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 19 kap 1 följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada Sida 18 av 19

19 om uppgiften röjs. Det ankommer på den upphandlande myndigheten att pröva om en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära om att viss uppgift ska hållas hemlig. b) ange vilken/a uppgift som ska gälla som skyddsvärda. c) Var i anbudet de skyddsvärda uppgifterna står. d) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjs. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. AFB.56 Kontraktstecknande Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen/antagna anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. Sida 19 av 19

20 Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten/Upphandlingssektionen Datum Diarienr (åberopas) A / (2) SANNINGSFÖRSÄKRAN FÖR UNDERENTREPRENÖR (UE) (Bilaga 2) KRAV PÅ UE Företagsuppgifter UEs kontaktuppgifter Företagsnamn Organisationsnummer Box/Gata Post nr./postadress Uteslutningsgrunder Behörigen undertecknat Formulär för UE godtas som skriftligt intyg. 10 kap. 1 LOU En upphandlande myndighet ska utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar 1. sådan brottslighet som avses i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF av den 24 oktober 2008 om kampen mot organiserad brottslighet, 2. bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. 10 kap. 2 LOU En leverantör får uteslutas från att delta i en upphandling, om leverantören

21 2 Rikspolisstyrelsen är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap. Är leverantören en juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4. Undertecknad, som är behörig att företräda UEn bekräftar att UEn av anbudsgivaren/te har informerats om villkoren för Säkerhetsskyddsavtal och accepterar dessa utan reservationer, ändringar eller tillägg; och försäkrar på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling inte föreligger för UEn bekräftar att underentreprenören åtar sig att ställa sina resurser till anbudsgivarens förfogande som anbudsgivaren har redogjort för i sitt anbud och som är nödvändiga när kontraktet ska fullgöras (jmf. 11 kap. 12 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling LOU Ort Datum Ort Datum Behörig företrädare för underentreprenören Namnförtydligande Befattning Behörig företrädare för underentreprenören Namnförtydligande Befattning

22

23

24 Rikspolisstyrelsen Polismyndighetens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Ansvarig upphandlare Bo Stålhammar Datum Diarienr (åberopas vid korresp) A /2014 Saknr 910 E-post BILAGA 4 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (Ramavtal) Sida 1 av 42

25 AF ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER... 5 AFA ALLMÄN ORIENTERING... 5 AFA.1 KONTAKTUPPGIFTER... 5 AFA.11 Byggherre... 5 AFA.12 Beställare... 5 AFA.122 Beställarens kontaktperson för visning av arbetsområdet... 5 AFA.2 ORIENTERING OM OBJEKTET... 5 AFA.22 Objektets läge... 5 AFA.3 FÖRKORTNINGAR... 5 AFA.4 BEGREPPSFÖRKLARINGAR... 6 AFB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER... 7 AFB.1 FORMER FÖR UPPHANDLING... 7 AFB.13 Entreprenadform... 7 AFB.14 Ersättningsform... 7 AFD ENTREPRENADFÖRESKRIFTER VID TOTALENTREPRENAD... 8 AFD.1 OMFATTNING... 8 AFD.11 Kontraktshandlingar... 9 AFD.111 Sammanställning över ändringar i ABT 06 eller ABT-U AFD.113 Ansvar för uppgifter AFD.12 Arbetsområde AFD.121 Arbetsområdets gränser AFD.122 Syn före påbörjande av arbete AFD.13 Förutsättningar AFD.131 Uppgifter om sidoentreprenader och andra arbeten AFD.132 Arbetstider AFD.133 Pågående drift eller verksamhet inom och invid arbetsområdet AFD.14 Skydds- och säkerhetsföreskrifter m m AFD.147 Skydds- och säkerhetsföreskrifter med hänsyn till polisiär verksamhet AFD.15 Varor m m AFD.151 Varor från entreprenören AFD.152 Varor eller arbeten från beställaren AFD.1522 Varor som tillhandahålls AFD.162 Myndighetstillstånd AFD.163 Överenskommelser m m AFD.17 Anmälningar AFD.171 Anmälningar till myndigheter AFD.172 Anmälningar till beställaren AFD.18 Författningar AFD.181 Tillsyn och kontroll enligt PBL AFD.183 Ansvar för byggarbetsmiljö AFD.1831 Arbetsmiljöplan AFD.1832 Byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering (BAS-P) AFD.1833 Byggarbetsmiljösamordnare för utförande (BAS-U) AFD.1834 Upplysning om byggarbetsmiljösamordnare AFD.185 CE märkning av sammansatta maskinanläggningar AFD.1851 CE-märkning av hiss, maskinanläggning och tryckbärande anordning AFD.2 UTFÖRANDE AFD.21 Kvalitetsangivelser AFD.22 Kvalitets- och miljöarbete AFD.221 Kvalitetsledning AFD.222 Miljöledning AFD.225 Kvalitets- och miljörevision AFD.2252 Entreprenörens kvalitets- och miljörevision AFD.23 ÄTA-arbeten AFD.24 Tillhandahållande av handlingar AFD.241 Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från beställaren under entreprenadtiden AFD.242 Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från entreprenören under entreprenadtiden Sida 2 av 42

26 AFD.2421 Redovisning av projektplan AFD.2422 Arkivering av handlingar m m AFD.2423 Nyttjanderätt till handlingar AFD.25 Beställarens krav på sekretess AFD.26 Information AFD.27 Underrättelser om avvikelser o d AFD.28 Entreprenörens kontroll AFD.3 ORGANISATION AFD.31 Beställarens organisation AFD.311 Beställarens ombud AFD.314 Beställarens kvalitetsansvarige AFD.315 Beställarens miljöansvarige AFD.316 Beställarens informationsansvarige ADF.32 Entreprenörens organisation AFD.321 Entreprenörens ombud AFD.322 Entreprenörens projekteringsledare AFD.323 Entreprenörens arbetschef, platschef m fl AFD.324 Entreprenörens kvalitetsansvarige AFD.33 Möten AFD.331 Startmöte AFD.332 Projekteringsmöten AFD.333 Byggmöten AFD.338 Övriga möten AFD.34 Projektledning, arbetsledning och anställda AFD.343 Allmänna bestämmelser om legitimationsplikt och närvaroredovisning, ID AFD.35 Underentreprenörer AFD.36 Beställarenskontroll AFD.361 Antidiskrimineringsvillkor AFD.37 Samordning AFD.371 Samordning av arbeten AFD.38 Dagbok AFD.4 TIDER AFD.41 Tidplan AFD.42 Igångsättningstid AFD.43 Avrop AFD.431 Avropets innehåll AFD.432 Avrop avbeställning AFD.47 Garantitid AFD.471 Garantitid för entreprenaden AFD.472 Särskild varugaranti AFD.5 ANSVAR OCH AVHJÄLPANDE AFD.51 Vite AFD.511 Vite vid försening AFD.518 Övriga viten AFD.53 Ansvar mot tredje man AFD.531 Syn inom närliggande område AFD.532 Syn i lägenhet, lokaler m m AFD.54 Försäkringar AFD.541 Försäkringar under garantitiden AFD.542 Försäkring för särskilt riskfyllda arbeten AFD.543 Försäkring avseende befintlig egendom AFD.5431 Försäkring avseende byggherrens befintliga egendom AFD.545 Byggherreansvarsförsäkring vid miljöskada AFD.55 Ansvar för brandskydd AFD.551 Ansvar för brandfarliga heta arbeten AFD.5511 Beställarens tillståndsansvarige AFD.5512 Entreprenörens tillståndsansvarige AFD.6 EKONOMI AFD.61 Ersättning AFD.611 Ersättning för ÄTA-arbeten AFD.613 Ersättning vid löpande räkning AFD.614 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) AFD.62 Betalning Sida 3 av 42

27 AFD.621 Betalningsansvar AFD.622 Betalningsplan AFD.623 Förskott AFD.624 Fakturering AFD.6241 Omvänd skattskyldighet AFD.625 Dröjsmålsränta AFD.7 BESIKTNING AFD.71 Entreprenadbesiktningar AFD.711 Besiktningsplan AFD.712 Förbesiktning AFD.713 Slutbesiktning AFD.714 Garantibesiktning AFD.718 Besiktningsman AFD.8 HÄVNING AFD.81 Polismyndighetens rätt att häva AFD.82 Totalentreprenörens rätt att häva Ramavtalet/Kontraktet AFD.9 TVISTELÖSNING AFG ALLMÄNNA ARBETEN OCH HJÄLPMEDEL AFG.1 ETABLERING AV ARBETSPLATS AFG.11 Placering av allmänna hjälpmedel AFG.12 Bodar AFG.13 Tillfällig väg och plan AFG.14 Tillfällig el- och va- försörjning m m AFG.16 Tillfällig skyltställning och tillfällig orienteringstavla AFG.2 INMÄTNING OCH UTSÄTTNING AFG.22 Inmätning AFG.3 SKYDD M M AFG.31 Skydd av arbeten och egendom m m AFG.311 Skydd av arbete AFG.312 Skydd av ledning, mätpunkt m.m AFG.313 Skydd av vegetation AFG.315 Skydd av egendom AFG.316 Tillfällig inhägnad AFG.32 Skyddsanordningar AFG.34 Bullerskydd AFG.35 Dammskydd AFG.4 LEVERANS, TRANSPORT M M AFG.41 Leverans av varor till arbetsplatsen AFG.44 Lyftanordningar AFG.5 ARBETSSTÄLLNINGAR OCH MONTERING AFG.51 Arbetsställningar AFG.6 URSPARNING, HÅLTAGNING, IGENSÄTTNING OCH TÄTNING AFG.611 Samordning av urtagning och håltagning AFG.621 Samordning av igensättning och tätning AFG.71 Uppvärmning och uttorkning AFG.751 Väderskydd AFG.752 Snöröjning AFG.8 LÄNSHÅLLNING, RENHÅLLNING, RENGÖRING M M AFG.82 Renhållning AFG.821 Uppsamling och bortforsling av avfall för sidoentreprenör AFG.822 Uppsamling och bortforsling av avfall som tillhandahålls AFG.83 Städning och slutrengöring AFG.8321 Slutrengöring för sidoentreprenörer AFG.85 Återställande av mark Sida 4 av 42

28 AF ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Dessa Administrativa föreskrifter ansluter till AMA AF 12. För entreprenaden gäller Allmänna Bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten, ABT 06. AFA ALLMÄN ORIENTERING AFA.1 KONTAKTUPPGIFTER AFA.11 Byggherre Polismyndigheten är vid avrop byggherre. Polismyndigheten har också en alternativ möjlighet att efter överenskommelse med fastighetsägaren överföra entreprenaden på denne. Fastighetsägaren blir i dessa fall byggherre och beställare i entreprenadkontraktet. AFA.12 Beställare Rätt att avropa från detta Ramavtal tillkommer Polismyndigheten Region Syd (org.nr ). AFA.122 Beställarens kontaktperson för visning av arbetsområdet Anges vid respektive avrop. AFA.2 ORIENTERING OM OBJEKTET AFA.22 Objektets läge Ramavtalet omfattar av Polismyndigheten förhyrda fastigheter inom följande polisområden 1,2,3,4 och,5 enligt bilagorna 1 tom 5. (Kursiv text fastställs vid avtalstecknandet) Arbeten kan även förekomma i andra fastigheter inom de geografiska områdena och där polisen blivit ansvarig för skada och har återställningsskyldighet. AFA.3 FÖRKORTNINGAR I handlingar förekommande förkortningar Sida 5 av 42

29 ABT = Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggning- och installationsarbeten. AMA = Administrativa föreskrifter med råd och anvisningar för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader B = Beställare/rätt att göra avrop från detta Ramavtal BAS-P = Byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering BAS-U = Byggarbetsmiljösamordnare för utförande BBR = Boverkets byggregler BH = Byggherre BHO = Byggherrens ombud BO = Beställarens ombud EKS = Europeisk konstruktionsstandard Entreprenören = TE FÄ = Fastighetsägare FFU = Förfrågningsunderlag Kontrakt = Avrop PBF = Plan och byggförordningen PBL = Plan och bygglagen Polismyndigheten = Polismyndigheten Region Syd. RA = Råd och anvisningar till AMA Ramavtal = Detta Ramavtal RPS = Rikspolisstyrelsen SUA = Säkerhetsskyddad Upphandling med säkerhetsskyddsavtal TE = Totalentreprenör UE = Underentreprenör UUE = Underentreprenör till en underentreprenör SE = Sidoentreprenör LOU = Lag (2007:1091) om offentlig upphandling LUFS = Lag (2010:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet ID 06 = Obligatorisk id- och närvaroredovisning på byggarbetsplatsen. För mer information se. AFA.4 BEGREPPSFÖRKLARINGAR Se ABT 06 ABT-U 07 AMA AF 12 AMA VVS & KYL 12 HUS AMA 11 AMA EL 12 AMA VVS & KYL 12 AMA ANLÄGGNING 10 RA EL 12 RA VVS/KYL 12 Sida 6 av 42

30 AFB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER AFB.1 FORMER FÖR UPPHANDLING AFB.13 Entreprenadform Entreprenaderna kommer att genomföras på totalentreprenad enligt ABT 06. AFB.14 Ersättningsform Entreprenaderna kommer utföras efter successiva avrop på löpande räkning, löpande räkning med takpris eller till fast pris efter överenskommelse baserad på avtalade à-timpriser. Avtalade à-timprislista, se AFD.611. Avtalade à-timpriser indexregleras under avtalstiden, se AFD.614. Mervärderskatt tillkommer enligt gällande lag. Sida 7 av 42

31 AFD ENTREPRENADFÖRESKRIFTER VID TOTALENTREPRENAD AFD.1 OMFATTNING I varje enskilt uppdrag görs en beställning (avrop) enligt detta Ramavtal till TE. Ramavtalet avser Polismyndighetens behov av verksamhetsanpassningar under ramavtalsperioden (två år med möjlighet till ett + ett års förlängning) av reparationer, mindre om- och tillbyggnadsarbeten och övrig byggverksamhet i av Polismyndigheten förhyrda fastigheter. Ramavtalet omfattar följande yrkeskategorier: 1. Bygg 2. Målning 3. VS rör 4. Ventilation 5. El & Tele. 6. Golv (mattläggning) 7. Takarbeten (undertak) 8. Smide (svetsarbeten) 9. Anläggning/Mark (inkl. yttre VA)/Asfalt 10. Projektledning/projektering 11. Kalkylator* 12. Svagström 13. Konstruktör * Kalkylatorn ska bistå Polismyndigheten med kostnadskalkyler som avser byggtjänster och sådana kalkyler som skall tas med i budgetarbetet eller till långtidsplaner. Med kalkylator avses en person som utför mängdberäkningar, ekonomiska kalkyler som avser byggtjänster, kontrollerar enstaka priser, gör jämförelser mellan olika materialval och kontrollerar rimligheten i en kalkyl. Uppdragen kan omfatta arbeten inom flera fackområden. I det fall beställning sker, inom olika fackområden, ansvarar TE för samordningen. TE ansvarar för inom uppdraget angivna arbeten som en totalentreprenör. För respektive uppdrag gäller ABT 06 med ändringar och tillägg enligt dessa administrativa föreskrifter. TE ansvarar för att utreda förutsättningarna för varje enskilt uppdrag. Utredningen presenteras för beställaren i form av ett arbetsunderlag kompletterat med en kalkyl. TE ska göra en slutredovisning i form av en reviderad kalkyl efter verkligt utfört arbete. Polismyndigheten åtar sig att avropa byggtjänster från TE under hela avtalstiden med följande inskränkningar och undantag: Polismyndigheten lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden. Sida 8 av 42

32 För byggtjänster som beräknas överstiga SEK/ per avrop förbehåller sig Polismyndigheten rätten att genomföra separata upphandlingar i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) alternativt lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS). Polismyndigheten åtar sig vidare att erlägga betalning i enlighet med villkoren i Ramavtalet och till i Kontraktet överenskommet pris för utförd och av Polismyndigheten godkänd entreprenad samt att bereda TE:s personal tillträde till de lokaler/platser där byggtjänster ska utföras. AFD.11 Kontraktshandlingar Ramavtalet är villkorat av att gällande SäkerhetsskyddsAvtal nivå 1 finns mellan Polismyndigheten och TE. Med ändring av ABT 06 kap 1 3 ska nedanstående rangordning gälla: 1. Kontrakt (avrop) 2. Ramavtal (detta avtal) inkl. prisbilaga (avtalade à-timprislista) 3. Ändringar, tillägg och förtydliganden till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag 5. Ändringar i fasta bestämmelser i ABT 06 som förtecknats under AFD ABT 06 (bifogas ej) 7. ABT-U 07 (bifogas ej) 8. Allmänna villkor ID06 (bifogas ej) 9. Kompletteringar till anbud 10. Anbud AFD.111 Sammanställning över ändringar i ABT 06 eller ABT-U 07 Ändringar i fasta bestämmelser i ABT 06. AFD.11 Kontraktshandlingar AFD.23 ÄTA-arbeten AFD Nyttjanderätt till handlingar AFD.331 Startmöte AFD.332 Projekteringsmöten AFD.333 Byggmöten AFD.38 Dagbok AFD.518 Övriga viten AFD.53 Ansvar mot tredje man AFD.613 Ersättning vid löpande räkning AFD.622 Betalningsplan AFD.81 Polismyndighetens rätt att häva AFD.82 Totalentreprenörens rätt att häva Sida 9 av 42

33 AFD.113 Ansvar för uppgifter AFD.12 Arbetsområde AFD.121 Arbetsområdets gränser Arbetsområdets gränser bestäms i samband med avrop. Etablering vid arbetsområdet bestäms i samband med avrop. AFD.122 Syn före påbörjande av arbete Syn ska om B så beslutar förrättas gemensamt av parterna inom arbetsområdet före igångsättande av entreprenadarbete. B kallar till syn, BH protokollför vad som framkommer vid synen. AFD.13 Förutsättningar TE ska före igångsättande av entreprenadarbete skaffa sig kännedom om arbetsområdet och andra förhållanden genom besök på plats. Rökning får inte ske i lokalerna. Musik får endast efter överenskommelse med Polismyndigheten/BH spelas i lokalerna. Eventuell befintlig kameraövervakning får inte blockeras under entreprenadarbete. Verktyg och handverktyg ska förvaras så att de ej kommer i orätta händer och ej heller lämnas obevakade på arbetsplats där polisens ordinarie verksamhet samtidigt pågår. Ritningar och övriga handlingar ska vara väl skyddade så att obehöriga ej får tillgång till dessa. TE får inte förutsätta att varor och/eller material kan lagras inom arbetsområdet utöver vad som uttryckligen överenskommits. AFD.131 Uppgifter om sidoentreprenader och andra arbeten TE ska göra det möjligt för BH/FÄ/Polismyndigheten att under entreprenadtiden låta utföra sidoentreprenader såsom t.ex. säkerhetsinstallationer, inredning, tele. AFD.132 Arbetstider Arbetstider regleras vid avrop. Sida 10 av 42

34 TE ska ta särskild hänsyn till bullrande arbeten och meddela Polismyndigheten/BH och nästliggande hyresgäster innan arbetet påbörjas. Vid arbete på övriga tider ska detta godkännas av Polismyndigheten/BH innan arbetet påbörjas. Arbetstider för bullrande arbeten får som huvudregel endast utföras vardagar Särskild överenskommelse får dock träffas vid avrop. AFD.133 Pågående drift eller verksamhet inom och invid arbetsområdet Entreprenadarbeten kan komma att utföras under pågående verksamhetsdrift varför visst arbete på obekväm arbetstid blir nödvändigt. TE ska samarbeta med Polismyndighetens driftledning beträffande tillgänglighet, driftstörningar o dyl. Utrymningsvägar får inte blockeras. Tillgängligheten för FÄ/Polismyndighetens besökare, utryckningsfordon etc. till en fastighet får inte hindras under entreprenadarbete. AFD.14 Skydds- och säkerhetsföreskrifter m m TE ska dagligen tillse att samtliga dörrar hålls låsta och samtliga fönster hålls stängda, efter avslutat arbete och under obemannad/obevakad paus, för att förhindra att obehöriga tar sig in i anläggningen. FÄ samt Polismyndighetens ordnings-, säkerhets- och brandföreskrifter och anvisningar ska följas. AFD.147 Skydds- och säkerhetsföreskrifter med hänsyn till polisiär verksamhet En förutsättning för ramavtalets giltighet är att TE har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal nivå 3 (SUA-avtal) med Polismyndigheten och att en godkänd säkerhetsprövning och registerkontroll genomförts på berörd personal. TE kan under avtalsperioden komma att erhålla underlag som innehåller hemliga uppgifter med hänsyn till rikets säkerhet och skyddet mot terrorism. Detta innebär att nivån på säkerhetsskyddsavtalet under avtalsperioden kan komma att höjas till nivå 2 eller 1. Sida 11 av 42

35 TE kommer att beredas möjlighet att på egen bekostnad anpassa sina lokaler och sin utrustning så att de uppfyller Polismyndighetens krav (avser en höjning till nivå 1) för ramavtalets utförande. Polismyndighetens krav på TE enligt stycke två ovan är men inte begränsade till att: - det finns ett säkerhetsskåp enligt SS3492 för förvaring av hemliga handlingar ingående i uppdraget. Tillgång till säkerhetsskåpet får endast de som gjorts behöriga till att få del av underlaget ha, -det/de utrymmen där handlingarna hanteras ska ha individuell låsning och endast behöriga för uppdraget får ha tillgång till nyckel/kod för komma in i utrymmet, - det ska finnas upprättade rutiner för att säkerställa att utrymmet låses vid kortare frånvaro (om skyddsvärda handlingarna ligger framme) t. ex. vid toalettbesök, kortare kafferast med uppsyn över rummet etc. Vid längre frånvaro, t ex. lunch ska handlingarna låsas in i säkerhetsskåpet. Handlingar som hanteras digitalt ska hanteras i en PC som ej är kopplad till ett nätverk (stand alone med löstagbar hårddisk), - det ska finnas upprättad rutin för att PC:n ska låsas in i säkerhetsskåpet när den inte används (används krypterat USB-minne eller löstagbar hårddisk räcker det att dessa lagringsmedia låses in i säkerhetsskåpet), - det ska finnas upprättade rutiner som föreskriver att inga hemliga handlingar får skickas med E-post mellan behöriga personer, - krav kan komma att ställas på att förvaringsutrymmen, rum och/eller säkerhetsskåp, ska skyddas med ett inbrottslarm och ett passerkontrollsystem. TE ska ha egen rådighet över larmoch passersystemet. Krav kan ställas på att larmet överförs via skyddad och övervakad ledning till en bevakningscentral med utryckningsverksamhet. Då Polismyndigheten i förväg ej har kännedom om hur tilltänkta lokaler ser ut kan efter ett företagsbesök andra åtgärder av byggnadseller säkerhetsskyddstekniskkaraktär bli aktuellt beroende på fastighetens placering, berörda lokalers placering i fastigheten samt annan hyresgäst behöva (på TE:s egen bekostnad) vidtas. Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll vid kommande avrop. Samtliga UE som TE vill anlita i ramavtalsutförandet ska teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten. Säkerhetsprövning och registerkontroller utföras på berörd personal. Företag och personer som ej blir godkända efter sådan kontroll ska ej kunna få tillgång till hemliga handlingar rörande uppdrag eller ramavtal. Det är därför Sida 12 av 42

36 viktigt att anbudsgivaren inte tecknar några bindande affärsavtal med UE innan dessa har blivit godkända i ovan nämnda kontroll. I samband med att en UE anmäls ska till Polismyndighetens säkerhetsansvarige UE inkomma med en undertecknad bilaga 2 Sanningsförsäkran UE samt en kopia på registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket. Sådan kopia får ej vara äldre än tre (3) månader. Polismyndighetens säkerhetsansvarige kommer sedan att kontakta UE för information i säkerhetsskydd, kontroller m m. Säkerhetsskyddsavtal; 1. Nivå 1 är för de företag (TE, UE, UUE osv) som kommer att hantera och förvara hemlig handling i sina egna lokaler godkända av Polismyndigheten. 2. Nivå 2 är för de företag (UE, UUE osv) som kommer att hantera hemlig handling hos Polismyndigheten och/eller i annans av Polismyndigheten godkänd lokal. 3. Nivå 3 är för de företag (UE, UUE osv) som inte kommer att hantera hemlig handling men som på grund av sin närvaro på platsen kan komma att få ta del av hemlig uppgift. Beroende på UE och UUE:s åtagande är något av ovanstående tre säkerhetsskyddsavtal tillämpligt för tecknande mellan underentreprenören och Polismyndigheten. Polismyndigheten bedömer nivån på SUA-avtalet utifrån underentreprenörens åtagande. SäkerhetsskyddsAvtal för TE För detta Ramavtal gäller Säkerhetsskyddsavtal nivå 3 för TE. Nivån kan komma att höjas under avtalsperioden. TE har en informationsplikt gentemot eventuella UE vad gäller att Polismyndigheten inte i något avseende står för eventuella merkostnader som kan uppkomma med anledning av tecknande av SäkerhetsskyddsAvtal. SäkerhetsskyddsAvtal för UE Då Polismyndigheten i förväg inte har kännedom om i vilken utsträckning TE avser anlita UE eller för vilka uppdrag UE kommer att anlitas, kan det bli aktuella med SäkerhetsskyddsAvtal även för UE. Polismyndigheten bedömer om SUA-avtal blir aktuellt utifrån UE:s åtagande. Polismyndigheten står inte i något avseende för eventuella merkostnader som kan uppkomma med anledning av tecknande av SäkerhetsskyddsAvtal. Ovan gällande villkor gäller även då UE vill anlita UUE osv. Sida 13 av 42

37 AFD.15 Varor m m Överblivna massor borttransporteras av TE. Eventuell tippavgift bekostas av TE. Polismyndigheten har rätt att utan ersättning erhålla demonterat material. Demonterat material som Polismyndigheten ej gör anspråk på ska bortforslas av TE på egen bekostnad. AFD.151 Varor från entreprenören TE rekommenderas att införskaffa byggvaror med tillämpning av ABM 07. TE rekommenderas införskaffa byggvaror som uppfyller BASTA eller likvärdigt. För kemiska ämnen ingående i material och produkter som är upptagna på Kemikalieinspektionens Priolista ska restriktioner för användning beaktas. ( Förekommer det förslag på vara eller material i förfrågningsunderlaget ska det tolkas som att det alltid efterföljs av eller likvärdigt. AFD.152 Varor eller arbeten från beställaren AFD.1522 Varor som tillhandahålls Material som tillhandahålls till TE ska omfattas av TEs försäkring. AFD.162 Myndighetstillstånd AFD.163 Överenskommelser m m AFD.17 Anmälningar AFD.171 Anmälningar till myndigheter I förekommande fall ombesörjer BH: Anmälan till Arbetsmiljöverket för byggarbetsplatsen, TE ska om BH så begär ombesörja detta Bygganmälan Sida 14 av 42

38 Bygg- och rivningslovsansökan Anmälan om kontrollansvarig, TE ska om BH så begär ombesörja detta. TE anmäler i förekommande fall arbeten med farligt avfall, buller etc. till Arbetsmiljöverket, länsstyrelsen och kommunen. TE övertar BH:s arbetsplatsmiljöansvar vid avrop. Före avstängning av eller inkoppling till befintliga ledningar ska TE med hjälp av BH inhämta tillstånd från vederbörande huvudman/sakägare/nätägare. AFD.172 Anmälningar till beställaren TE ska i god tid (minst fyra veckor) innan tillkommande personal ska utföra arbete inom arbetsområdet inkomma med personuppgifter till Polismyndighetens. Personuppgifter ska lämnas på för detta ändamål avsedda blanketter och vara försedda med erforderliga underskrifter och vidimering av dessa. TE ska i god tid till Polismyndigheten anmäla tillkommande UE. Anmälan görs genom att TE till Polismyndigheten inkommer med av UE undertecknar Sanningsförsäkran för UE. Polismyndigheten kommer sedan att kontrollera UE hos Skatteverket, Bolagsverket och Kronofogdemyndigheten för att se att UE har betalat sina arbetsgivaravgifter, skatter, sociala avgifter m.m. Först därefter kan Säkerhetsskyddsavtal tecknas med UE och säkerhetsprövning genomföras. Innan byggnadsdel, installationsdel eller dylikt görs oåtkomligt för besiktning eller kontroll ska BH eller BH:s kontrollant underrättas så att förbesiktning kan ske. Anmälan ska ske senast 10 arbetsdagar i förväg. Om egenkontroll är överenskommen ska det fotodokumenteras innan det gör oåtkomligt och dokumentationen ska överlämnas i samband med slutbesiktning. AFD.18 Författningar AFD.181 Tillsyn och kontroll enligt PBL TE och BH/FÄ/Polismyndigheten ska i förekommande fall delta vid byggsamråd. Byggnadsnämnden kallar till Byggsamråd. TE ska delta i samrådet och där BH sammankallar övriga parter som ska ges tillfälle att delta. Respektive part står för sina egna kostnader. Sida 15 av 42

39 AFD.183 Ansvar för byggarbetsmiljö TE ska överta det ansvar som enligt arbetsmiljölagen AFS 1999:03 (ändringsföreskrift AFS 2008:16, AFS 2009:12) åvilar den som låter utföra byggnads- och anläggningsarbete (BH) för samordning av åtgärder till skydd mot ohälsa och olycksfall på det gemensamma arbetsstället för byggnadsverksamhet. Polisen kan komma att bedriva ordinarie verksamhet i fastigheten under entreprenadtiden, se AFD 133. Polisens samordningsansvarige ansvarar för samordningen av den ordinarie verksamheten. BH överlåter i samband med kontraktsskrivning samordningsansvaret avseende arbetsmiljöansvar på TE. Utsedd BAS-P/BAS-U ska regelbundet samråda med Polisens samordningsansvarige. AFD.1831 Arbetsmiljöplan AFD.1832 Byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering (BAS-P) TE ska vid avrop med CV presentera en Bas-P. BH utser den av TE presenterade personen att vara byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering av den avropade byggtjänsten med de uppgifter som anges i arbetsmiljölagen kap 3 7a samt i anslutande föreskrifter. Det åligger TE att för BH styrka att den person eller den personal som ska användas i samordningsarbetet har erforderliga kvalifikationer. Om så ej sker har BH rätt att på TE:s bekostnad själv utse en byggarbetsmiljösamordnare. Angiven Bas-P och Bas-U ska i sammaprojekt vara två olika personer. AFD.1833 Byggarbetsmiljösamordnare för utförande (BAS-U) TE ska vid avrop med CV presentera en Bas-U. Byggherren utser den av TE presenterade personen att vara byggarbetsmiljösamordnare för den avropade byggtjänsten med de uppgifter som anges i arbetsmiljölagen kap 3 7b och 7f samt i anslutande föreskrifter. Det åligger TE att för BH styrka att den person eller den personal som ska användas i samordningsarbetet har erforderliga kvalifikationer. Om så ej sker har BH rätt att på TE:s bekostnad själv utse en byggarbetsmiljösamordnare. Sida 16 av 42

40 Utsedd Bas-P och Bas-U ska i samma projekt vara två olika personer. AFD.1834 Upplysning om byggarbetsmiljösamordnare Anges senare. AFD.185 CE märkning av sammansatta maskinanläggningar Respektive entreprenör ska enligt gällande lagstiftning och BH:s krav svara för att all CE-märkning blir utförd inom entreprenaden, d.v.s. inklusive alla underentreprenader och leveranser. TE ansvar för samordningen av denna, inklusive hyresgästens CEmärkning. Riskanalys ska göras av TE. AFD.1851 CE-märkning av hiss, maskinanläggning och tryckbärande anordning I förekommande fall. TE ska svara för CE-märkning inom entreprenaden i enlighet med maskindirektivet och Arbetsmiljöverkets föreskrifter. AFD.2 UTFÖRANDE AFD.21 Kvalitetsangivelser Om alternativa arbetsutföranden eller varor föreskrivs, innebär detta rätt för TE att välja mellan alternativen. Föreskrift om arbetsutförande eller vara med tillägget "eller likvärdigt" innebär rätt för TE att i stället för det föreskrivna välja annat som är likvärdigt till kvalitet. Önskar TE begagna denna rätt, ska han i varje enskilt fall i så god tid underrätta BH att frågan om likvärdighet hinner prövas. TE ska tillhandahålla erforderligt underlag för prövning av likvärdighet. Vid bedömning av likvärdighet kommer hänsyn tas till utseende (kulör, ytstruktur m m), prestanda, miljöegenskaper, livslängd, drift- och underhållskostnader. De kvalitetsangivelser som angivets i entreprenadhandlingar gäller för samma kvalitet i alternativt utförande om ej annat anges i handlingarna. Sida 17 av 42

41 Om ej alternativa arbetsutförande eller varor föreskrivs, innebär detta att TE ska följa dessa föreskrifter. Om utbyte sker ska ensidigt BH avgöra huruvida föreskrivet ska gagnas eller ej. Generellt gäller att alla arbeten ska projekteras och utföras enligt: - PBF (SFS 2011:338) - PBL (SFS 2010:900) - Eurokoder EKS 9 (BFS 2011:10) -BBR 21, 2011 (med ändringar t.o.m. BFS 2014:3) - Allmän Material och Arbetsbeskrivning, AMA 12 - Riv Hindren rikt linjer för tillgänglighet (2001:526), utgåva 2012 Föreskrift i AMA ska i tillämpliga delar, om inte högre krav ställs i ramhandling, gälla som lägsta utförande. Saknas föreskrift i AMA ska materialval och utförande göras enligt normal standard. Materialleverantörens anvisningar ska alltid följas. Vid val mellan olika material och arbetsmetoder ska de som är mest skonsamma mot miljön användas. I övrigt ska krav och föreskrifter i förfrågningsunderlaget följas. AFD.22 Kvalitets- och miljöarbete AFD.221 Kvalitetsledning Anbudsgivaren ska arbeta enligt ett väl dokumenterat och fungerande kvalitetsledningssystem. AFD.222 Miljöledning Anbudsgivaren ska arbeta enligt ett väl dokumenterat och fungerande miljöledningssystem. AFD.225 Kvalitets- och miljörevision AFD.2252 Entreprenörens kvalitets- och miljörevision AFD.23 ÄTA-arbeten Med tillägg till ABT 06 kap gäller: Krav på skriftlig beställning föreligger för föreskrivna ÄTA-arbeten. Sida 18 av 42

42 TE är skyldig att i samband med att kostnad för ÄTA-arbeten anges, även meddela om arbetet medför ändring av kontraktstiden. Om inget sådant meddelande lämnats föranleder ändringen ingen ändring av kontraktstiden. ÄTA-arbeten ska följas upp vid varje byggmöte. AFD.24 Tillhandahållande av handlingar Regleras vid avrop. AFD.241 Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från beställaren under entreprenadtiden All dokumentation, t ex riktlinjer från FÄ och Polismyndighetens fastställda standard, ska följas. Kan regleras särskilt vid avrop. AFD.242 Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från entreprenören under entreprenadtiden Relationshandlingar ska lämnas till FÄ senast i samband med anmälan till slutbesiktning. Regleras vid avrop. AFD.2421 Redovisning av projektplan Regleras vid avrop. AFD.2422 Arkivering av handlingar m m TE ska arkivera kopia (i fall att B/FÄ begärt ut originalhandlingarna) av originalhandlingarna (i annat fall originalhandlingarna) hos sina konsulter under ramavtalsperioden från det att entreprenaden godkänts vid slutbesiktning. TEs konsulter ska arkivera de datafiler och elektroniska konfigurationer ur vilka handlingarna framställts under ramavtalsperioden från det uppdraget slutförts och i den form de upprättats. TEs konsulter är skyldiga att på B/FÄ:s begäran, mot skälig ersättning, lämna FÄ/Polismyndigheten kopior av arkiverade handlingar. TE är skyldig att på B/FÄ:s begäran, utan särskild ersättning, överlämna originalhandlingarna till FÄ/BH och vidare arkivera kopia av originalhandlingarna enligt första stycket ovan. Sida 19 av 42

43 Hemlig handling/uppgift/datafil etc hanteras enligt i säkerhetsskyddsavtal överenskommet förfarande. I övrigt gäller de krav som följer av ABT 06 och ABK 09. AFD.2423 Nyttjanderätt till handlingar Med ändring av ABT 06 kap 1 14 har B nyttjanderätt till handlingar inklusive datafiler för användning i framtida projekt. AFD.25 Beställarens krav på sekretess Utöver vad som regleras i SäkerhetsskyddsAvtal kan särskilda villkor för sekretess avseende vissa handlingar och uppgifter behöva regleras särskilt vid avrop. AFD.26 Information AFD.27 Underrättelser om avvikelser o d Underrättelser om avvikelser ska lämnas skriftligen. AFD.28 Entreprenörens kontroll I entreprenadarbeten kan ingå att genomföra, tillhandahålla och hantera alla erforderliga arrangemang för provens genomförande såsom provriggar, provisoriska inkopplingar, skyddsåtgärder, mätanordningar, bränsle, hjälpanordningar etc. Om flera system påverkas ska samordnade provningar utföras och dokumenteras Intyg och protokoll med angivelse av godkända värden från föreskrivna provningar ska i förekommande fall föreligga vid slutbesiktning och är en förutsättning för att entreprenaden ska kunna godkännas, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. Inbyggda eller dolda tekniska installationer ska i förekommande fall fotodokumenteras. Fototillstånd ska begäras. Sida 20 av 42

44 AFD.3 ORGANISATION AFD.31 Beställarens organisation Beställaren kommer i samband med avrop redovisa vem som i förekommande fall är tillståndsansvarig. AFD.311 Beställarens ombud Uppgift anges senare. AFD.314 Beställarens kvalitetsansvarige Anges vid avrop. AFD.315 Beställarens miljöansvarige Anges vid avrop. AFD.316 Beställarens informationsansvarige Anges vid avrop. ADF.32 Entreprenörens organisation Uppgift anges senare. AFD.321 Entreprenörens ombud Skall anges i anbud. AFD.322 Entreprenörens projekteringsledare Uppgift kan anges vid avrop. AFD.323 Entreprenörens arbetschef, platschef m fl Arbetschef: Anges senare Sida 21 av 42

45 Arbetsledare: Anges senare. AFD.324 Entreprenörens kvalitetsansvarige Skall anges i anbud. AFD.325 Entreprenörens miljöansvarige Skall anges i anbud. AFD.33 Möten AFD.331 Startmöte Med ändring av ABT 06 kap 3 2 gäller att TE för protokoll och BH justerar. AFD.332 Projekteringsmöten BH samt deras ombud, projektledare, byggledare, projektörer och kontrollanter ska beredas tillfälle att medverka vid TE:s projekteringsmöten. Med ändring av ABT 06 kap 3 3 gäller att TE ska föra protokoll från projekteringsmöten. TE ska hålla härför erforderlig lokal. AFD.333 Byggmöten Med ändring av ABT 06 kap 3 3 gäller att TE för protokoll och BH justerar. Protokoll utsänds snarast efter sammanträde. Vardera parten svarar för sin och sina representanters kostnader för deltagande i byggmöte. Fattade beslut som fordrar omedelbara åtgärder, får ej åsidosättas med hänvisning till att protokollet ej kommit part tillhanda. Motpart har rätt att utgå ifrån att närvarande part har fullmakt att företräda sin huvudman. AFD.338 Övriga möten Möten för att utvärdera och utveckla ramavtalet bör hållas två (2) gånger per år. B kallar till sådana möten. Part står sina egna kostnader vid sådana möten. Sida 22 av 42

46 AFD.34 Projektledning, arbetsledning och anställda TE är skyldig följa de anvisningar beträffande arbetskraft som eventuellt kan komma att meddelas av arbetsmarknadsmyndigheterna. Samtliga "heta arbeten" ska utföras av personal med av brandskyddsförening godkänd brandskyddsutbildning. Intyg/certifikat ska när B så begär uppvisas. AFD.341 Projektledning TE ska vid avrop med CV presentera en projektledare. Med projektledare avses en person med övergripande ansvar för projekt, vilket bl.a. omfattar ansvar för projektering, planering, budget och personal. Presenterad projektledare ska uppfylla minst ett (1) av nedanstående krav: 1. ha minst tvåårig yrkesutbildning inom byggverksamhet eller motsvarande utbildning och ha minst tre (3) års erfarenhet av att arbeta som arbetschef i uppdrag som omfattat byggnation. 2. ha minst tio (10) års erfarenhet i byggbranschen varav minst tre (3) års erfarenhet av att arbeta som arbetschef i uppdrag som omfattat byggnation. Presenterad projektledare ska kunna skriva och kommunicera på svenska språket. Projektledare och arbetsledare ska vara två olika personer. AFD.342 Arbetsledning TE ska vid avrop med CV presentera en arbetsledare. Med arbetsledare avses person som leder arbetet på plats. Presenterad arbetsledare ska uppfylla minst ett (1) av nedanstående krav: 1. ha minst tvåårig yrkesutbildning inom byggverksamhet eller motsvarande utbildning och ha minst tre (3) års erfarenhet av att arbeta som arbetsledare i uppdrag som omfattas av byggnation. 2. ha minst fem (5) års erfarenhet i byggbranschen varav minst tre (3) års erfarenhet av att arbeta som arbetsledare i uppdrag som omfattat byggnation. Sida 23 av 42

47 Presenterad arbetsledare ska kunna skriva och kommunicera på svenska språket. Projektledare och arbetsledare ska vara två olika personer. AFD.343 Allmänna bestämmelser om legitimationsplikt och närvaroredovisning, ID06 För entreprenadarbeten gäller ID06, se AFB.22 samt Parterna kan från fall till fall överenskomma om annat förfarande. AFD.35 Underentreprenörer Om TE under ramavtalsperioden behöver byta ut en UE ska TE vid val av ny UE samråda med Polismyndigheten. Utbyte av angiven UE får inte ske utan Polismyndighetens skriftliga medgivande. De krav som ställdes på UE under upphandlingsförfarandet gäller även för en ny UE och ska styrkas med Sanningsförsäkran för underentreprenör och en kopia på registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket eller motsvarande i annat land. Se även AFD.147 och säkerhetsskyddsavtalet. AFD.36 Beställarenskontroll AFD.361 Antidiskrimineringsvillkor Entreprenören förbinder sig att vid utförande av uppdrag i Sverige följa alla svenska lagar mot diskriminering som gäller för denne under avtalstiden. De lagar som gäller vid avtalstidens början är 16 kap. 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslagen (2008:567). Om inte annat uttryckligen angetts ska förbindelsen enligt första stycket inte omfatta den del av kontraktet som avser va-ror. En svensk lag som träder i kraft under avtalstiden ska gälla i avtalsförhållandet när den angetts i Konkurrensverkets allmänna råd för tillämpningen av förordningen (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt. Entreprenören ska senast den 1 juni varje år med början år 2016 till Beställaren inkomma med följande uppgifter och handlingar som följer av Entreprenörens förbindelse enligt första stycket: a. Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 diskrimineringslagen, alternativt uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas. Sida 24 av 42

48 b. Dokumenterat arbete mot diskriminering på grund av kön, etnisk tillhörighet eller annan trosuppfattning enligt 3 kap. 3-9 diskrimineringslagen. c. Sanningsförsäkran som anger om Entreprenören eller anställd som Entreprenören svarar för, vid utförandet av kontraktet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen. Entreprenören är dessutom skyldigt att på Beställarens begäran inkomma med den ytterligare information som är nödvändig för att följa upp Entreprenörens verksamhet enligt första stycket. Informationen ska redovisas till Beställaren senast en (1) vecka efter begäran därom såvida inte längre tid överenskommits i det enskilda fallet. Om Entreprenören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt tredje stycket eller om Entreprenören vid utförandet av Ramavtalet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen, ska avtalsvite utgå till Beställaren med kr per varje kalendervecka som påbörjas från det att sju dagar förflutit sedan Entreprenören mottog Beställarens underrättelse angående detta avtalsbrott till det att rättelse vidtagits. Om Entreprenören eller anställd som Entreprenören ansvarar för, vid utförandet av Ramavtalet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen, ska avtalsvite utgå till myndigheten för varje överträdelse med kr. Om Entreprenören i en sanningsförsäkran enligt tredje stycket inte oavsiktligt förtigit en lagakraftvunnen dom enligt sjätte stycket, har Beställaren dessutom rätt att häva Ramavtalet. Entreprenören ska ålägga underentreprenörer den skyldighet som anges i stycken 1-7, under förutsättning att underentreprenören i Sverige kommer att utföra en väsentlig del av Ramavtalet om delen, exklusive varor, utgör minst 30 procent (30 %) av det totala ramavtalsvärdet. Entreprenören ska tillse att Beställaren erhåller information avseende dessa underkonsulter i enlighet med fjärde stycket. Entreprenören svarar gentemot Beställaren för dessa underentreprenörers överträdelser enligt styckena 5-7. Förpliktelsen enligt åttonde stycket gäller endast i den utsträckning som Entreprenören enligt branschpraxis eller av annan anledning har faktisk möjlighet att införa dessa skyldigheter i sitt avtal med underentreprenören. AFD.37 Samordning Sida 25 av 42

49 AFD.371 Samordning av arbeten För att samordning på arbetsplatsen ska kunna ske i god tid före entreprenadarbetenas påbörjande ska TE i anslutning till byggmöten, tillsammans med den för samordningen ansvarige detaljstudera kritiska passager och utrymmen med ritningar och beskrivning som grund, samt bevaka att ledningar och apparater inte kolliderar med övriga installationer eller inredning och att placering inte är olämplig med hänsyn till åtkomlighet och dörrhängning. AFD.38 Dagbok Med tillägg till ABT 06 kap 3 13 gäller: TE ska själv dagligen föra dagbok. Dagboksblad ska översändas till BH en gång per vecka. Parterna får träffa särskild överenskommelse om förenklad dagbok. AFD.4 TIDER Ramavtalsperioden är två (2) år och börjar gälla från och med att avtalet har undertecknats av båda parter, dock ej tidigare än Polismyndigheten äger rätt men har ej skyldighet att förlänga ramavtalet med år med i övrigt oförändrade villkor. Meddelande om förlängning ska ske skriftligen till TE senast sex (6) månader innan Ramavtalstiden löper ut. I annat fall löper avtalet ut utan uppsägning. Inför en eventuell förlängning av Ramavtalet kan Polismyndigheten komma att göra en utvärdering av hur samarbetet har fungerat mellan parterna, inte minst med avseende på den tid och de resurser som TE har kunnat ställa till Polismyndighetens förfogande. AFD.41 Tidplan TE ska i samband med avrop tillsammans med B komma överens om en preliminär tidplan för att utföra det aktuella uppdraget. AFD.42 Igångsättningstid Anges vid avrop. Sida 26 av 42

50 AFD.43 Avrop För detta Ramavtal tillämpas en fast avropsordning enligt nedan. Den först rankade TE är berättigad till samtliga avrop så långt dess kapacitet medger leverans inom ramavtalets angivna villkor och offererat anbud. Avvikelse från avropsordningen får endast ske om den först rankade TE inte kan leverera inom ramavtalets stipulerade villkor. När detta inträffar kan avrop ske från den andra rankade TE i avropsordningen. För att avvikelse ska få ske från den andra rankade TE gäller motsvarande regler som för avvikelse från den först rankade TE. 1. XX 2. XX 3. XX AFD.431 Avropets innehåll Polismyndigheten äger rätt att avropa byggtjänster enligt Ramavtalet under hela ramavtalstiden. Byggtjänsterna ska kunna avropas via e- post eller brev och innehålla minst följande: i. Hänvisning till Ramavtalet. ii. Beställarens namn och kontaktuppgifter. iii. Specificering och omfattning av de byggtjänster som avropas. iv. Tidpunkt då byggtjänsten ska vara klar. v. Plats där byggtjänsten ska utföras. vi. E-postadress för bekräftelse av mottaget avrop. Avrop ska ställas till TE på nedan angivna kontaktuppgifter: Adress: E-post: XX Anges senare. XX Anges senare. Samtliga avrop ska bekräftas skriftligen per e-post av TE omedelbart efter mottaget avrop, såvida inte Polismyndigheten medger bekräftelse per telefon. AFD.432 Avrop avbeställning Polismyndigheten äger rätt att avbeställa avropade Tjänster. Avbeställning ska ske skriftligen av Polismyndigheten och ska bekräftas skriftligen av TE. Eventuell framställan om ersättningskrav ska ske senast tre (3) månader efter avbeställningen meddelats av Polismyndigheten. TE Sida 27 av 42

51 äger rätt till ersättning för nedlagda kostnader samt i övrigt skälig ersättning för merkostnader till följd av avbeställningen. AFD.47 Garantitid AFD.471 Garantitid för entreprenaden Garantitiden ska vara minst fem (5) år för hela entreprenaden d v s för både material och varor. Garantitiden räknas från godkänd (skriftlig) slutbesiktning. För att erhålla ovan rekommenderas TE att införskaffa byggvaror med tillämpning av ABM 07. AFD.472 Särskild varugaranti Alla garantisedlar eller likvärdiga garantiåtaganden som sträcker sig längre än garantitiden för entreprenaden ska TE överlåta till BH i samband med slutbesiktning. Samtliga garantiutfästelser ska vara förtecknade och sammanställda i en lista med uppgift om garantigivarens namn, adress och telefonnummer samt tidpunkt för respektive garantitidens utgång. Garantitiden ska gälla från och med godkänd slutbesiktning. Överlämnande av särskild varugaranti inskränker ej TE:s eget ansvar. I förekommande fall ska följande varor ha särskild varugaranti (inklusive arbete och montage): Frostresistensgaranti för fasadtegel 10 år Garantiförsäkring för tätskikt, papptak 2+8 år Lackgaranti (vidhäftning och kulör) för stål och aluminiumplåt 10 år Tätskikt i väggar och golv i våtutrymmen 10 år Isolerglas 10 år Fönster och fönsterpartier 10 år Säkerhetsglas 10 år Plastbelagd stålplåt 10 år Brännlackerade aluminiumkonstruktioner 10 år Avjämningsmassor 10 år Tätskikt 8 år Sida 28 av 42

52 I övrigt ska TE till BH överlämna garantiutfästelser enligt branschpraxis från respektive tillverkare. AFD.5 ANSVAR OCH AVHJÄLPANDE AFD.51 Vite AFD.511 Vite vid försening Vid försening och sådan försening inte beror på Polismyndigheten är Polismyndigheten berättigad att av TE erhålla vite med ett belopp av SEK för varje påbörjad vecka varmed färdigställandet av beställt kontraktsarbete blivit fördröjt. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 50 % av kontraktssumman. Vitesbeloppet ska erläggas inom trettio (30) dagar efter det att Polismyndigheten skriftligen framställt krav härom. AFD.518 Övriga viten Med tillägg till ABT 06 kap gäller: Om TE eller av TE anlitad UE använder personal som inte är upptagen i personalförteckningen eller av TE anlitad UE inte bär namnbricka eller annan giltig legitimation utgår vite enligt ID06. Berörd person ska omedelbart avvisas från arbetsområdet och hållas därifrån tills felet är avhjälpt. AFD.53 Ansvar mot tredje man Med ändring av ABT 06 kap 5 13 har TE har strikt ansvar, d v s oberoende av vårdslöshet, för skador som drabbar tredje man till följd av entreprenaden. AFD.531 Syn inom närliggande område AFD.532 Syn i lägenhet, lokaler m m Vid avrop bestämmer parterna tillsammans lämpliga områdesbegränsningar för syn avseende arbetsområde. BH kallar till syn, TE för protokoll och vardera part svarar för egna kostnader. Sida 29 av 42

53 AFD.54 Försäkringar Utöver allriskförsäkring enligt ABT 06 kap 5 23 ska entreprenaden egendomförsäkras omfattande skador genom vatten och inbrott. TE ska tillställa BH bevis om att försäkringar finns senast vid startmöte. Försäkringar ska tecknas och vidmakthållas under entreprenadtiden. Om TE underlåter detta, får BH på TE:s bekostnad själv teckna försäkring. Vid avrop kan BH begära att TE ska komplettera sina försäkringar enligt val nedan: Reparations-, ombyggnads- och tillbyggnadsarbeten (ROT)-försäkring. Allriskförsäkring med följande tillägg: utökat skydd för åtkomstskador Ansvarsförsäkring med följande tillägg: skydd avseende skada genom levererad egendom (produktansvar) utvidgat skydd för omhändertagen egendom utvidgat skydd för entreprenörer utvidgat skydd för miljöskada Konsultansvarsförsäkring enligt ABK 96 eller ABK 09 ska tecknas separat. Försäkringsbeloppet ska vara lägst 120 prisbasbelopp per skada. Ansvarsbegränsningar understigande ovan angivet försäkringsbelopp får ej förekomma. AFD.541 Försäkringar under garantitiden TE ska vidmakthålla tecknad allriskförsäkring enligt AFD.54 under hela garantitiden. AFD.542 Försäkring för särskilt riskfyllda arbeten I förekommande fall. Regleras vid avrop. Sida 30 av 42

54 AFD.543 Försäkring avseende befintlig egendom Reparations-, ombyggnads- och tillbyggnadsarbeten (ROT)-försäkring. I förekommande fall. Regleras vid avrop. AFD.5431 Försäkring avseende byggherrens befintliga egendom I förekommande fall. Regleras vid avrop. AFD.545 Byggherreansvarsförsäkring vid miljöskada AFD.55 Ansvar för brandskydd Heta arbete ska utföras mellan kl 07:00 12:00. Undantag kan ske men först efter samråd med och godkännande från Polismyndigheten. AFD.551 Ansvar för brandfarliga heta arbeten AFD.5511 Beställarens tillståndsansvarige B överlåter tillståndsansvaret till TE. AFD.5512 Entreprenörens tillståndsansvarige TE ska uppge vilken i organisationen som är tillståndsansvarig i samband med entreprenaden. AFD.6 EKONOMI AFD.61 Ersättning Arbetena kommer utföras efter successiva avrop på löpande räkning, löpande räkning med takpris eller till fast pris efter överenskommelse baserad på i anbud lämnade à-timpriser och verifierade nettopriser för material och varor plus x %. (i anbud angivet %-påslag). Offererade à-timpriser indexregleras under avtalstiden, se mer AF Ramavtal, AFD.614 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering). Sida 31 av 42

55 À-timpriser avser arbete på plats och ska inkludera timtidsersättning, semesterersättning, samtliga påslag för sociala kostnader, kostnader för servicebil, släpkärra, p-avgifter, resor, traktamenten, verktyg/allmänna hjälpmedel och allmänna arbeten, arbetsledning för såväl egna anställda som för underentreprenörer, övriga kostnader, etablering, av etablering, räntor, administration och vinst. AFD.611 Ersättning för ÄTA-arbeten Ersättning baseras i första hand på avtalade à-timpriser. I andra hand på självkostnadsprincipen i enlighet med AFD.613. AFD.613 Ersättning vid löpande räkning Med ändring av ABT 06 6 kap 9 gäller följande: Ersättning baseras i första hand på avtalade à-timpriser. I andra hand på självkostnadsprincipen enligt nedan: Litt Kostnadsslag 1 Kostnader för material och varor Debiteringsgrund TE ersätts med verifierade inköpspriser (netto) inkl. frakter och transporter med entreprenörspåslag om 10 %. 2 Kostnader för arbetsledning Enligt överenskommelse. 3 Kostnader för arbetare Enligt överenskommelse. 4 Kostnader för hjälpmedel a) Kostnader för på arbetsområdet befintliga maskiner, ställningar, handverktyg och övriga allmänna hjälpmedel ingår i avtalade à-timpriser. b) Kostnader för maskiner, ställningar, handverktyg och övriga hjälpmedel som måste anskaffas för speciella ändrings- eller tilläggsarbetet får debiteras med verifierad självkostnad plus entreprenörspåslag om 10 % (här inkluderas även arbetsledning, förrådshantering, räntor, centraladministration och vinst). Sida 32 av 42

56 5 Kostnader för underentreprenörer. Kostnader för UEs arbetare debiteras enligt Litt 3. Kostnad i övrigt för UE får debiteras med verifierad självkostnad plus entreprenörspåslag om 10 % (här inkluderas kostnader såsom TE:s arbetsledning, samordningsarvode, allm. hjälpmedel, allm. arbeten, övriga omkostnader, räntor, centraladministration, vinst etc.). Ersättning till UE som anlitar egen UUE medges inte till högre kostnad än vad arbetet ska ha kostat utfört av UE själv. 6 Kostnader för försäkringar i den mån de avser entreprenörens risk samt avgifter enligt lag och företagsorganisationer. 7 Kostnader för utredning och projektering samt kostnader i övrigt som inte anges i ABT 6 kap 10 p.2. Ingår i avtalade à-timpriser. Avseende UE se Litt 5. Ersätts med verifierad självkostnad med ett entreprenörspåslag om 10%. 8a 8b Entreprenörsarvode beräknat som procent av kostnaderna enligt p. 1-7 ovan exklusive mervärdesskatt. Entreprenörsarvode beräknat som procent av kostnaderna enligt p. 1-7 ovan för arbetare, hjälpmedel, material eller vara, som tillhandahålls av beställaren, exklusive mervärdesskatt. Se Litt 1-7 ovan. Ersätts med ett entreprenörspåslag om 10%. AFD.614 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) Fast pris utan indexreglering 12 månader från Ramavtalets tecknande. Därefter justeras priset årsvis enligt ENTREPRENADINDEX för husbyggnad och anläggning tabell 1.1 Litt 124 ombyggnationer med januari 2011 som bas (Januari 2011=100) Basmånad Jmf månad September 2014 (108,9) September 2015 Sida 33 av 42

57 Vid begäran om indexuppräkning åligger det TE att skriftligen redovisa för sina beräkningar. AFD.62 Betalning AFD.621 Betalningsansvar Felaktig faktura ska i sin helhet krediteras. Ny faktura som ersätter felaktig faktura betalas ej förrän kreditfakturan har kommit B tillhanda. Eventuell dröjsmålsränta på felaktigt fakturerat belopp utgår ej. AFD.622 Betalningsplan Med ändring av ABT 06 kap. 6 15, gäller att innehållna 10 %, återstoden av kontraktssumman jämte mervärdesskatt, utbetalas till TE först när eventuella fel som konstaterats på slutbesiktningen är åtgärdade och godkända av besiktningsmannen. Denna skrivning gäller ej för eventuella årstidsberoende arbeten. AFD.623 Förskott Beviljas inte. AFD.624 Fakturering TE äger rätt att fakturera BH efter det att entreprenaden har slutförts och godkänts av BH. TE får inte använda sig av finansiell service (typ factoringbolag) för sina kundfordringar. Fakturor ställes på 30 dagar netto. Dessa 30 dagar avses från datum då B mottagit fakturan. Villkor som tagits in i faktura ensidigt av TE är inte bindande för BH. Felaktigt utställda fakturor returneras utan åtgärd. TE äger inte rätt till ersättning för eventuella dröjsmål i samband med felaktigt utställda fakturor. Fakturor ska utställas på och skickas till: Uppgift anges vid respektive avrop (kan variera). Då faktura ställs till Polismyndigheten adresseras den till: Polismyndigheten. Box XX Kiruna Sida 34 av 42

58 På fakturan ska då alltid anges: i. TE:s namn och organisationsnummer ii. TE:s bankgironummer alt. plusgironummer iii. fakturanummer iv. fakturadatum i. Ramavtalsnummer, A /2014 ii. Polismyndighetens fakturareferens, Ref. id 01xxxxx, som uppges vid avropet ska anges under rubriken Er referens iii. Polismyndighetens momsregistreringsnummer, Se iv. Objektets namn v. specificering av utförd entreprenad och dess omfattning inkl. material, UE-fakturor och antal nedlagda arbetstimmar per kategori. vi. à-timpriser för i entreprenaden ingående arbetskategorier vii. totalbelopp viii. momsbelopp ÄTA-arbeten ska faktureras separat och ges särskilt nummer för identifiering. AFD.6241 Omvänd skattskyldighet Polismyndigheten tillämpar reglerna om omvänd beskattning vid inköp av byggtjänster enligt Mervärdesskattelagen 1 kap. 2 första stycket 4b. Det innebär att entreprenören inte ska debitera ingående mervärdesskatt på fakturan vid försäljning av byggtjänster till Polismyndigheten. På fakturan ska Polismyndighetens momsregistreringsnummer, Se anges samt att det ska framgå att det är köparen som är skattskyldig för mervärdesskatt vid inköp av byggtjänst. Den uppgiften kan antingen vara en hänvisning till Mervärdesskattelagen 1 kap. 2 första stycket 4b eller Artikel 199 i Mervärdesskattedirektivet. AFD.625 Dröjsmålsränta Med tillägg till ABT06 kap 6 18 gäller: TE får vid försenad likvid inte debitera dröjsmålsränta om räntebeloppet understiger 100 kr (SEK) per faktura. AFD.7 BESIKTNING AFD.71 Entreprenadbesiktningar Sida 35 av 42

59 AFD.711 Besiktningsplan I förekommande fall kan detta regleras vid avrop. AFD.712 Förbesiktning I förekommande fall kan detta regleras vid avrop. AFD.713 Slutbesiktning Slutbesiktning ska ske enligt tidplan. Slutbesiktning ska ske senast tre veckor efter anmälan från TE. Besiktningsman ska genomföra slutbesiktning, om inte parterna kommit överens om annat. BH kallar till slutbesiktning. AFD.714 Garantibesiktning BH kallar till garantibesiktning. AFD.718 Besiktningsman BH utser besiktningsman, om inte parterna kommit överens om annat. AFD.8 HÄVNING AFD.81 Polismyndighetens rätt att häva Med tillägg till ABT 06 kap gäller: Häver Polismyndigheten Ramavtalet/Kontraktet på grund av TE:s fel äger Polismyndigheten rätt till ersättning för direkta kostnader. Med tillägg till/ändring av ABT 06 kap 8 1 gäller: Polismyndigheten har rätt att häva Ramavtalet/Kontraktet 60 dagar efter avsändande av skriftlig förklaring att denne önskar häva om 1. Bryter mot någon ej oväsentlig bestämmelse och underlåter att vidta rättelse inom 30 dagar från erhållande av skriftlig anmodan härom (innefattande redogörelse för avtalsbrottet). Döms för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. Sida 36 av 42

60 2. Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. 3. Inte fullgjort sina åtaganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar TE. 4. Vid genomförd revision inte längre uppfyller de krav som ställdes vid upphandlingen. Polismyndigheten har också rätt att med omedelbar verkan häva Ramavtalet/Kontraktet om TE före eller efter avtalstecknandet underlåtit att lämna uppgifter om företaget som är av väsentlig betydelse för Ramavtalets/Kontraktets tillkomst och/eller dess fortsatta giltighet. AFD.82 Totalentreprenörens rätt att häva Ramavtalet/Kontraktet Med tillägg till/ändring av ABT 06 kap 8 1 gäller: TE har rätt att häva Ramavtalet/Kontraktet till upphörande 60 dagar efter avsändande av skriftlig förklaring att denne önskar häva om 1. Polismyndigheten åberopat befrielsegrund enligt force majeure och sådan omständighet förelegat mer än tre (3) månader. 2. Polismyndigheten bryter mot någon ej oväsentlig bestämmelse och underlåter att vidta rättelse inom 30 dagar från erhållande av skriftlig anmodan härom (innefattande redogörelse för avtalsbrottet). AFD.9 TVISTELÖSNING Tvist på grund av kontraktet ska avgöras av allmän svensk domstol i enlighet med svensk lagstiftning. Sida 37 av 42

61 AFG ALLMÄNNA ARBETEN OCH HJÄLPMEDEL Entreprenören ska anskaffa och bekosta erforderliga allmänna hjälpmedel och arbeten för byggnadsarbetena om ej annat anges i Avtalet. För allmänna hjälpmedel gäller arbetarskyddsstyrelsens anvisningar. AFG.1 ETABLERING AV ARBETSPLATS AFG.11 Placering av allmänna hjälpmedel TE planerar arbetsområdet i samråd med BH. Lagring av material i lokaler, entréer eller trapphus utöver det som ska återmonteras, får ej förekomma. Hänsyn ska tas till utrymningsvägar. AFG.12 Bodar TE tillhandahåller samtliga bodar och toaletter för eget arbete och för sidoentreprenörer AFG.13 Tillfällig väg och plan TE ska noggrant följa av vederbörliga myndigheter lämnade anvisningar. Tillfart till byggnaden ska hållas fri för FÄ/Polismyndigheten. I övrigt ska TE se till att vägar upplåtna för trafik hålls rena från spill samt att skador orsakade av entreprenören, omedelbart repareras. AFG.14 Tillfällig el- och va- försörjning m m Inkoppling av installationsanordning får endast ske efter tillstånd av vederbörande ledningshållare. TE överenskommer själv med leverantör om tillfällig el och va och svarar själv för inkopplingen. TE svarar för och bekostar separat byggström. Separat byggström ska kopplas upp från oberoende el-central utanför byggnaden för eventuella byggbodar och maskiner mm. för att inte äventyra driften i det befintliga nätet. Är detta inte möjligt så måste nätet byggas för byggström internt inom byggnaden. Byggnadernas elförsörjning får i princip inte brytas under ombyggnaden eftersom Polismyndighetens verksamhet måste kunna pågå inklusive systemen för data och säkerhet. Detta gäller även för sidoentreprenörer. Sida 38 av 42

62 TE får använda fastighetens ordinarie eluttag och ordinarie Vs-nät. Användningen bör i så fall ske i samråd med BH. Eventuella erforderliga provisoriska installationer bekostas av TE. AFG.16 Tillfällig skyltställning och tillfällig orienteringstavla Skyltning inom arbetsområdet eller på provisoriska inhägnader får endast ske efter godkännande från beställaren. BH har rätt att bestämma utformning och storlek på sådan skylt. AFG.2 INMÄTNING OCH UTSÄTTNING AFG.22 Inmätning AFG.3 SKYDD M M AFG.31 Skydd av arbeten och egendom m m AFG.311 Skydd av arbete TE utför och bekostar skyddsåtgärder på eget arbete samt för underentreprenörernas arbete till angränsande befintliga ytor, inredningar, byggnader och installationer. AFG.312 Skydd av ledning, mätpunkt m.m. AFG.313 Skydd av vegetation Anges i förekommande fall vid avrop. AFG.315 Skydd av egendom Det åligger TE att väl skydda Polismyndighetens och fastighetsägarens egendom. Arbeten ska bedrivas med all varsamhet för att minimera störningar för de boende och brukare. Täckning av golvytor, som fungerar som kommunikationsytor under arbetstiden ska utföras med skivor, plast, papp eller dylikt. TE ansvarar för alla utkvitterade nycklar. TE står för kostnad av låsbyten för det fall TE bär ansvar för att nycklar har förkommit. Sida 39 av 42

63 AFG.316 Tillfällig inhägnad Etablerings- och arbetsområdet ska inhägnas av TE. Inhägnad mot gata och trottoar etc. ska utföras enligt de föreskrifter berörda myndigheter kräver. Av säkerhetsskäl ska inhägnaden tillåta insyn mot fasad. AFG.32 Skyddsanordningar AFG.34 Bullerskydd Ansvaret för bullerskydd åligger TE. Kompressorer och andra bullrande maskiner skall vara ljudisolerade. Ljudnivån på maskiner och arbeten skall med hänsyn till omgivningen hållas inom av miljö- och hälsoskyddsmyndigheter accepterade värden. Musik får endast efter överenskommelse med Polismyndigheten/BH/FÄ förekomma på arbetsplatsen. AFG.35 Dammskydd TE ska utföra erforderligt dammskydd samt svara för att dammet hålles inom acceptabla värden för omgivningen och för pågående verksamheter av Polismyndigheten. TE ska tillse att angränsande rum samt Polismyndighetens lösöre skyddas mot damm. Arbetsmetoder som ej dammar ska övervägas vid arbetsmoment som kan förorsaka damm. AFG.4 LEVERANS, TRANSPORT M M AFG.41 Leverans av varor till arbetsplatsen AFG.44 Lyftanordningar AFG.5 ARBETSSTÄLLNINGAR OCH MONTERING AFG.51 Arbetsställningar TE håller med ställning och montering för eget arbete och för sidoentreprenörerna. Sida 40 av 42

64 TE svarar för skyddsanordningar för samtliga i entreprenaden ingående arbeten. AFG.6 URSPARNING, HÅLTAGNING, IGENSÄTTNING OCH TÄTNING AFG.611 Samordning av urtagning och håltagning AFG.621 Samordning av igensättning och tätning Efterlagning ska alltid ske så att minst samma funktion erhålls som före skadan. Om berörd byggdel inte är upptagen i handlingarna åligger det E att förvissa sig om vilka krav som gäller (ytskikt, konstruktion, brand-, ljud-, damm-, lukttätning m m). AFG.71 Uppvärmning och uttorkning AFG.751 Väderskydd I förekommande fall kan detta regleras vid avrop. AFG.752 Snöröjning BH utför snöröjning för bil- och leveransväg till byggnaden. TE ombesörjer och bekostar snöröjning för den övriga ytan med TE:s etableringsområde. AFG.8 LÄNSHÅLLNING, RENHÅLLNING, RENGÖRING M M AFG.82 Renhållning TE renhåller byggytor dagligen efter avslutat arbetsmoment. Med renhållning menas att spill, emballage och överblivet material tas bort från arbetsstället och placeras i avsedd täckt container. TE har även ansvaret för att omgivningen hållas rent. Med detta menas att allt material, spill, emballage från arbetsplatsen som har hamnat utanför arbetsområdet omgående tas om hand. TE ska noggrant hålla väg och plan ren från av honom orsakad nedskräpning, spill mm. Detta gäller även utanför arbetsområdet. Sida 41 av 42

65 TE ska källsortera och omhänderta sina egna restprodukter (avfall) enligt gällande lagstiftning. Avfallshantering och -sortering ska ske i enlighet med BH:s anvisningar för arbetsplatsen. Efterlever inte TE ovanstående, förbehåller sig BH att efter påpekande till TE utföra arbeten och debitera kostnaden på TE. BH förbehåller sig rätten att avgöra om nivån rent bygge har uppnåtts. AFG.821 Uppsamling och bortforsling av avfall för sidoentreprenör AFG.822 Uppsamling och bortforsling av avfall som tillhandahålls AFG.83 Städning och slutrengöring TE ska kontinuerligt städa efter sig på arbetsplatsen. TE ska efter utfört arbete städa utrymme som varit föremål för arbete eller utrymme som på annat sätt påverkats av smuts eller nedskräpning. I övrigt ska överblivet material, täckpapper och dylikt tas bort från arbetsområdet. TE får utnyttja Polismyndigheten ordinarie avfallssystem för att slänga emballage samt mindre spill av ej miljöskadligt avfall. Utrivet material, större spilldelar, limrester, spackel, betong, målarfärg, färgburkar/hinkar och liknande ska bortforslas och omhändertas av TE. Övriga delar som beröres av arbetena, t ex trapphus och hissar, städas vid behov av TE. Erforderliga installationsbehandlingar av golv ska ingå. AFG.8321 Slutrengöring för sidoentreprenörer TE svarar för slutrengöring på det gemensamma arbetsstället. AFG.85 Återställande av mark I förekommande fall kan detta regleras vid avrop. Sida 42 av 42

66 A / SÄKERHETSSKYDDSAVTAL (nivå 1) mellan POLISMYNDIGHETEN, ( ), Box 12256, Stockholm som företräder staten, nedan kallad Myndigheten och Företaget AB (org.nr), adress, postadress, nedan kallat Företaget träffar följande avtal om säkerhetsskydd 1 Bakgrund Myndigheten och företaget avser att ingå ett avtal avseende byggtjänster i Region Syd. Uppdraget innebär att Företaget i sina egna lokaler kommer att hantera och förvara hemliga uppgifter. Säkerhetsskyddet ska förebygga; att hemliga uppgifter obehörigen röjs, ändras, görs otillgängliga för behöriga eller förstörs (informationssäkerhet) att obehöriga får tillgång till hemliga uppgifter eller verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet eller till skydd mot terrorism (tillträdesbegränsning), och att personer som inte är pålitliga från säkerhetssynpunkt deltar i verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet eller till skydd mot terrorism (säkerhetsprövning) Andra säkerhetsskyddsåtgärder är utbildning och kontroll. Detta avtal avser säkerhetsskydd för uppgifter som på Myndigheten omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och som rör rikets säkerhet och skyddet mot terrorism. En sådan uppgift benämns fortsättningsvis hemlig uppgift. En hemlig uppgift kan framgå av en handling, ett visst förhållande, en anläggning eller föremål av olika slag. 2 Avtalets omfattning, Detta säkerhetsskyddsavtal tillsammans med Företagets säkerhetsskyddsinstruktion reglerar vilka säkerhetsskyddsåtgärder som Företaget ska vidta i samband med Uppdraget. De ekonomiska villkoren avseende Uppdraget regleras i ett kontrakt, nedan kalla Affärsavtalet. Detta säkerhetsskyddsavtal är en förutsättning men utgör ingen utfästelse eller garanti för att Myndigheten ska teckna Affärsavtal med Företaget. Om det förekommer motstridiga uppgifter i Affärsavtalet gäller detta säkerhetsskyddsavtal framför Affärsavtalet. Motsvarande skrivning ska även tas in i Affärsavtalet. Företaget får endast använda underleverantörer som har tecknat säkerhetsskyddsavtal med Myndigheten. 3 Säkerhetsskyddsorganisation

67 2 Det ska finnas en säkerhetsskyddschef och en ställföreträdande säkerhetsskyddschef på Företaget. Säkerhetsskyddschefen ska i Uppdragets säkerhetsskyddsfrågor vara direkt underställd Företagets ledning. Säkerhetsskyddschefen leder säkerhetsskyddsverksamheten inom Företaget och är kontaktperson i säkerhetsskyddsfrågor gentemot Myndigheten. På Företaget ska det även finnas en systemsäkerhetsansvarig för IT-system som är avsedda för behandling av hemliga uppgifter.. 4 Säkerhetsskyddsåtgärder Företaget ska upprätta en säkerhetsskyddsinstruktion när säkerhetsskyddsavtalet har undertecknats. Säkerhetsskyddsinstruktionen inklusive eventuella förändringar eller tillägg i säkerhetsskyddsinstruktionen ska godkännas av Myndigheten. Företaget ska dokumentera de säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits i Uppdraget. 5 Behörighet Behörig att ta del av hemliga uppgifter är endast personer som; bedöms pålitliga från säkerhetssynpunkt har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd behöver uppgifterna för sitt uppdrag eller arbete i den verksamhet där de hemliga uppgifterna förekommer Hemliga uppgifter får endast delges personer som har säkerhetsprövats och godkänts av Myndigheten. 6 Informationssäkerhet Myndigheten ska klargöra för Företaget i vilken utsträckning handlingar med mera som överlämnas till Företaget innehåller hemliga uppgifter. Om hemliga uppgifter uppkommer under Uppdragets utförande på Företaget, ska Företaget vidta de säkerhetsskyddsåtgärder som är nödvändiga. Företaget ska utan dröjsmål meddela Myndigheten om hemliga uppgifter har uppkommit samt vilka säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits. Myndigheten ska alltid godkänna utrymmen som används vid hantering och förvaring av hemliga uppgifter. Hemliga uppgifter får endast hanteras i IT-system som har godkänts för sådan hantering av Myndigheten. Beträffande hemliga uppgifter i IT-miljö gäller för Uppdraget bestämmelserna i bilaga 1. Företaget bör klargöra för Myndigheten i vilken utsträckning uppgifter avseende affärs- eller driftsförhållanden som överlämnas till Myndigheten är att anses som hemliga, samt varför Företaget kan komma att lida skada om dessa röjs (enligt offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Företaget är dock medvetet om att Myndigheten ändå kan vara skyldig att lämna ut sådana uppgifter. Företaget får inte utan Myndighetens tillstånd lämna uppgifter till massmedia som rör Uppdraget och som enligt Myndigheten innehåller hemlig uppgift. Detsamma gäller för publicering i broschyrer, tidskrifter, böcker, filmer etc., samt vid föredrag, utställningar och förevisningar dit personer som inte är behöriga ( 5) har tillträde.

68 3 Företaget får inte utan Myndighetens tillstånd offentliggöra att de träffat ett säkerhetsskyddsavtal. Denna information får därmed inte användas i marknadsföring eller på annat sätt. 7 Tillträdesbegränsning Myndigheten ska i samråd med Företaget fastställa nivån på tillträdesskyddet för de lokaler och områden eller motsvarande som Företaget avser att använda vid genomförandet av Uppdraget. Detta ska ske innan Företaget får del av hemliga uppgifter eller den säkerhetskänsliga verksamheten påbörjas. Företaget får inte utan Myndighetens godkännande byta eller använda andra lokaler, områden eller motsvarande för Uppdragets genomförande. Endast behöriga personer som har godkänts av Myndigheten får ha tillträde till de lokaler, områden eller motsvarande där Uppdraget genomförs. 8 Säkerhetsprövning Innan person får del av hemliga uppgifter ska Företaget genom säkerhetsprövning pröva vederbörandes lojalitet och pålitlighet från säkerhetssynpunkt. Säkerhetsprövningen ska omfatta varje person som får del av hemlig uppgift, oavsett om de blir föremål för registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627) eller inte. Säkerhetsprövning ska omfatta en personbedömning samt inhämtande av betyg, intyg och referenser. Är befattningen placerad i säkerhetsklass ska säkerhetsprövningen även omfatta registerkontroll och i vissa fall särskild personutredning. Säkerhetsprövningen ska dokumenteras av Företaget och på begäran lämnas till Myndigheten. Tillsammans med uppgifter som har framkommit vid registerkontroll och särskild personutredning utgör säkerhetsprövningen underlag för Myndighetens beslut om att personen får anlitas. Företaget får inte anlita personen innan Företaget har fått del av Myndighetens beslut. Innan en ansökan om registerkontroll skickas till Myndigheten ska Företaget särskilt informera den person som ska bli föremål för registerkontroll om vad kontrollen innebär. Företaget ska i samband med detta också inhämta personens samtycke till kontrollen. Samtycket ska dokumenteras och förvaras på Företaget. Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Myndigheten om en registerkontrollerad person på Företaget lämnar uppdraget. Myndigheten ska utan dröjsmål anmäla till Säkerhetspolisen att personen har lämnat Uppdraget. Företaget ska till Myndigheten anmäla omständigheter som kan vara av betydelse för bedömningen av ensäkerhetsprövad persons lämplighet och pålitlighet. Om en person som har säkerhetsprövats inom ramen för detta säkerhetsskyddsavtal under Uppdragets genomförande befinns olämplig från säkerhetssynpunkt, ska Företaget vidta de åtgärder som är lämpliga för att vederbörande inte ska få tillgång till hemliga uppgifter eller tillträde till lokaler, områden eller motsvarande där säkerhetskänslig verksamhet bedrivs. 9 Intern utbildning och kontroll Myndigheten ska innan Uppdraget påbörjas ge lämplig utbildning i säkerhetsskyddsfrågor till de personer på Företaget som kan komma att få del av hemlig uppgift eller tillträde till lokaler, områden eller motsvarande där säkerhetskänslig verksamhet bedrivs. Därefter ansvarar Företaget

69 för att dessa personer ges behövlig och fortlöpande utbildning. Utbildningen ska bland annat behandla: 4 hot och risker som från säkerhetssynpunkt föreligger mot eller är förknippade med Uppdraget säkerhetsskyddsåtgärder som enligt Företagets säkerhetsskyddsinstruktion ska vidtas mot föreliggande hot och risker Myndigheten kan vid behov och efter särskild framställan medverka i viss utbildning som Företaget ger. Företaget ska fort löpande kontrollera att endast behöriga personer som har godkänts av Myndigheten anlitas och att säkerhetsskyddet avseende informationssäkerhet och tillträdesbegränsning iakttas, samt att skyddsnivån är jämn och tillräckligt hög. Företaget ska omedelbart underrätta Myndigheten om inträffade eller befarade händelser och omständigheter som kan påverka säkerhetsskyddet vad avser Uppdraget och personer som faller under detta avtal. 10 Tillsyn Myndigheten har rätt att kontrollera att de i säkerhetsskyddsinstruktionen redovisade och avtalade säkerhetsbestämmelserna följ. Vid en sådan tillsyn kan Myndigheten biträdas av en representant från Säkerhetspolisen och/eller Försvarsmakten. Tillsynen ska ske under Företagets ordinarie kontorstid eller på plats och tid enligt särskild överenskommelse. Tillsynen får inte vara mer ingripande för Företaget än vad som är nödvändigt. 11 Kostnader Företaget ska bära eventuella kostnader som uppkommer med anledning av detta säkerhetsskyddsavtal om inget annat avtalats i Affärsavtalet. 12 Övrigt Hemliga uppgifter som har tillförts eller uppkommit under Uppdragets genomförande ska även efter att avtalet har upphört, eller till dess att Myndigheten meddelar något annat, omfattas av tystnadsplikt. Företaget ska informera berörd personal om innebörden av tystnadsplikten och säkerhetsskyddet samt se till att personalen undertecknar sekretessförbindelser. Dessa förvaras på Företaget så länge Uppdraget pågår. När Uppdraget är slutfört lämnas sekretessförbindelserna till Myndigheten. Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Myndigheten när någon förändring sker beträffande firma, organisationsnummer, styrelse, verkställande direktör, revisor, post- och besöksadress eller telefonnummer. Avser ändringen firma, organisationsnummer, styrelse, verkställande direktör eller revisor ska ett nytt registreringsbevis från Bolagsverket bifogas anmälan. En anmälan ska också göras om ägarförhållandena ändras, om Företaget råkar i ekonomiska svårigheter eller försätts i konkurs. Samtliga handlingar, material eller övrigt som innehåller hemliga uppgifter och som har anknytning till Uppdraget är Myndighetens egendom om inget annat har avtalats. Dessa handlingar eller dylikt ska senast i samband med fullgjort Uppdrag återlämnas till Myndigheten eller vid den tidpunkt som parterna särskilt har kommit överens om. 13 Avtalsperiod

70 5 Detta säkerhetsskyddsavtal träder i kraft vid undertecknandet och gäller tills vidare eller till dess det skriftligen med en uppsägningstid om tre (3) månader sägs upp av endera parten. Avtalet kan dock inte ensidigt sägas upp till en tidigare tidpunkt än den dag då Uppdraget har slutförts eller alla hemliga uppgifter har återlämnats till Myndigheten. Myndigheten kan dock ensidigt säga upp detta avtal liksom Affärsavtalet med omedelbar verkan om Företaget frångår detta avtal. Detta avtal har upprättats i två (2) likalydande exemplar varav parterna har tagit var sitt. [Ort och datum] [Myndigheten] [Ort och datum] [Företaget AB] (Namnteckning) (Namnteckning) (Namnförtydligande) (Namnförtydligande)

71 A /2014 BILAGA A TILL BILAGA 5 SÄKERHETSSKYDDSAVTAL (nivå 1 och 2) Bestämmelser avseende informationssäkerhet för hemliga uppgifter i IT-miljö 1. ALLMÄNT Denna bilaga innehåller bestämmelser avseende hantering av hemliga uppgifter i IT-miljö som rör Uppdraget. Det som har avtalats avseende hemliga uppgifter gäller även för kvalificerat hemliga uppgifter, om inte annat anges. Hemliga uppgifter får endast hanteras i IT-system som har godkänts för sådan hantering av Myndigheten. Företaget ska samråda med Myndigheten om osäkerhet uppstår angående vad som ska betraktas som hemlig uppgift. Företaget ska dokumentera mål och riktlinjer för säkerheten i IT-system från anskaffning till avveckling. Företaget ska även dokumentera instruktioner för användning, förvaltning och drift av IT-system som är avsedda för behandling av hemlig uppgift. Dokumentationen avseende mål och riktlinjer samt instruktionerna ska godkännas av Myndigheten. IT-system får inte tas i drift förrän Myndigheten har godkänt systemen för behandling av hemlig uppgift. Inför godkännandet ska IT-systemet granskas för att verifiera att det uppfyller kraven på säkerhetsskydd. Vid granskningen är det särskilt viktigt att granska om IT-systemet samverkar med andra IT-system. Granskningen ska ske av annan än den som uppförde systemet. Granskningen ska dokumenteras. 2. IT-SYSTEM FÖR BEHANDLING AV HEMLIG UPPGIFT Ett IT-system kan utgöras av en fristående dator som har en löstagbar hårddisk, eller ett fysiskt separat nätverk med flera datorer. En okrypterad dataförbindelse får användas för hemlig uppgift inom ett område eller en lokal som disponeras av Företaget om Företaget har vidtagit och dokumenterat betryggande åtgärder mot obehörig avlyssning, och om Myndigheten har godkänt detta. Hemlig uppgift får inte behandlas i ett IT-system som har externa nätverkskopplingar om inte Myndigheten har medgett annat. Om Myndigheten medger externa nätverkskopplingar får hemlig uppgift sändas via ett elektroniskt kommunikationsnät endast om ett av Försvarsmakten godkänt signalskyddssystem (kryptosystem) används. Sändningen måste också ske enligt de bestämmelser som gäller för den aktuella sekretessnivån. Det är viktigt att försäkra sig om till vilket IT-system den hemliga uppgiften ska skickas. Samråd ska ske med Myndigheten innan sändning förekommer.

72 A / SYSTEMSÄKERHETSANSVARIG Företaget ska utse en systemsäkerhetsansvarig som ansvarar för säkerheten i det IT-system som ska hantera hemlig uppgift. 4. HANTERING AV ELEKTRONISKA HEMLIGA HANDLINGAR Hemlig uppgift i IT-system ska så långt praktiskt möjligt hanteras på samma sätt som hemlig handling. Hemlig elektronisk handling ska märkas enligt anvisningar i säkerhetsskyddsinstruktionen. En kvalificerad hemlig elektronisk handling får inte skicka elektroniskt. Anvisningar om övrig hantering av hemlig elektronisk handling anges i den av Företaget upprättade och av Myndigheten godkända säkerhetsskyddsinstruktionen. 5. BEHÖRIGHETSKONTROLL OCH SÄKERHETSLOGGNING Om IT-systemet utgörs av ett nätverk ska ett behörighetskontrollsystem användas där alla användare är unikt identifierbara och har ett personligt aktivt kort eller en säkerhetsdosa för att logga in i IT-systemet. Om IT-systemet utgörs av en fristående dator som nyttjas av flera personer ska det vid varje användning finnas ett behörighetskontrollsystem eller föras en förteckning i en kvittenslista. Alternativt kan varje individuell användare ha varsin löstagbar hårddisk. Det ska finnas en förteckning över vilka som har behörighet att använda IT-systemet. Denna förteckning ska sparas för att spårbarhet ska kunna uppnås i efterhand. Förteckningen ska överlämnas till Myndigheten när Uppdraget är avslutat. IT-systemet ska logga användaridentitet, datum och tidpunkt för inloggning och utloggning samt användaraktiviteter i övrigt som är av betydelse för säkerheten i systemet. Företaget ska dokumentera hur säkerhetsloggar ska analyseras. Myndigheten ska godkänna anvisningarna. Säkerhetsloggarna ska överlämnas till Myndigheten när Uppdraget är avslutat. 6. SKYDD MOT SKADLIG KOD Innan ny information tillförs IT-systemet ska informationen kontrolleras så att den inte innehåller skadlig kod. Programvara som skyddar mot skadlig kod ska uppdateras kontinuerligt. Företaget ska dokumentera skyddet mot skadlig kod och Myndigheten ska godkänna skyddet. 7. INTRÅNGSDETEKTERING OCH SKYDD MOT INTRÅNG IT-systemet ska vara försett med intrångsskydd och funktioner för intrångsdetektering. Företaget ska dokumentera intrångsskyddet och intrångsdetekteringen, och Myndigheten ska godkänna skyddet och detekteringen. 8. SKYDD MOT RÖJANDE SIGNALER OCH OBEHÖRIG AVLYSSNING Företaget ska analysera och dokumentera behovet av skydd mot röjande signaler. Myndigheten ska godkänna analysen. Om det behövs ska IT-systemet ha ett betryggande skydd mot röjande av signaler. IT-system ska vara försedda med betryggande skydd mot obehörig avlyssning.

73 A / INCIDENTHANTERING Företaget ska dokumentera rutiner för hantering, rapportering och uppföljning av incidenter av betydelse för säkerheten i eller kring ett IT-system. Myndigheten ska godkänna incidenthanteringen. 10. SÄKERHETSKOPIERING Säkerhetskopior ska tas enligt en Företaget dokumenterad rutin, och förvaras avskilt från den plats där det berörda IT-systemet finns. Säkerhetskopiorna ska testas regelbundet och förvaras i ett godkänt säkerhetsskåp. Säkerhetskopiorna bör krypteras. Myndigheten ska godkänna rutinerna för säkerhetskopiering. 11. KONTINUITETSPLAN Företaget ska bedöma och dokumentera den längsta tid som IT-systemet kan vara ur funktion utan att Uppdraget i väsentlig omfattning störs. Företaget ska också bedöma och dokumentera vilken reservrutin som ska användas om det inträffar. Myndigheten ska godkänna kontinuitetsplanen. 12. HANTERING AV UTSKRIFTER Skrivare eller plotter ska vara placerad i nära anslutning till och inom synhåll från den dator där utskriften upprättas. 13. HANTERING AV DIGITALA LAGRINGSMEDIER En dator med inbyggd hårddisk ska vara inlåst i ett godkänt säkerhetsskåp (SS 3492). Har datorn en löstagbar hårddisk ska hårddisken förvaras i säkerhetsskåpet. Även andra lagringsmedier som disketter, CD- eller DVD-skivor och USB-minnen, som innehåller hemlig uppgift, ska förvaras i säkerhetsskåp. Endast behörig personal får ha tillgång till säkerhetsskåpet. Ett lagringsmedium som innehåller eller har innehållit hemlig uppgift får endast återanvändas inom Uppdraget av behörig person. Ett sådant lagringsmedium får endast användas i utrustning som har godkänts för hantering av hemlig uppgift. Ett lagringsmedium som innehåller eller har innehållit hemlig uppgift ska vara försett med en varaktig hemligbeteckning. En förteckning ska föras som beskriver innehållet på lagringsmediet, för att underlätta utredning av vilka uppgifter som har förlorats vid en eventuell förlust av lagringsmediet. Lagringsmedier ska inventeras på samma sätt som hemlig handling. När ett lagringsmedium utrangeras ska det överlämnas till Myndigheten för destruering, alternativt förstöras enligt Myndighetens anvisningar. Ett lagringsmedium får inte lämna Företagets lokaler utan Myndighetens godkännande. Om ett lagringsmedium medförs från Företagets lokaler ska det hållas under omedelbar uppsikt eller förvaras på ett sätt som motsvarar den säkerhetsskyddsnivå som gäller för förvaring av lagringsmediet inom Företagets lokaler. Under transport ska, i förekommande fall, den hemliga uppgiften krypteras med av Myndigheten godkänd kryptoprodukt.

74 A / UNDERHÅLL Vid service och underhåll av lagringsmedier som innehåller hemlig uppgift får Företaget endast använda personal som är behörig att ta del av hemlig uppgift enligt säkerhetsskyddsavtalet.

75 Datum 1 (6) Rikspolisstyrelsen PVS/SE/Fysisk Säkerhet Christer Rundström Poliskommissarie Diarienr (åberopas) Saknr Vägledning och sammanställning över de säkerhetsskyddskrav som gäller för Polisen vid anbud eller upphandling där säkerhetsskyddslagens (SSL1996:627) krav ska tillämpas. PM ver. llll