Patientsäkerhetsberättelse för Morkullevägens gruppbostad År 2013 2014-03-01 Lennart Sandström, verksamhetschef enl. HSL Mallen är anpassad av Ambea AB utifrån Sveriges Kommuner och Landstings mall KVALITETSAVDELNINGEN KA/LF 2013-11-28
Innehållsförteckning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Uppföljning genom egenkontroll Samverkan för att förebygga vårdskador Riskanalys Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hantering av klagomål och synpunkter Sammanställning och analys Samverkan med patienter och närstående Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3. 2
Sammanfattning Nytida bedriver omsorg för personer med bl.a. funktionsnedsättning, missbruk och hemlöshet. De personer som bor och vistas på Nytidas verksamheter har biståndsbeslut enligt Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) och/eller Socialtjänstlagen (SoL) och den övervägande delen av insatser sker enligt dessa lagstiftningar. Där Nytida har ansvar att bedriva hälso- och sjukvård ska årligen en patientsäkerhetsberättelse upprättas. På Morkullevägens gruppbostad har verksamhetschef, gruppchef /kvalitetsombud haft kvalitetsråd regelbundet under året. Vi har också genomfört haft ett antal kvalitetssamtal som syftar till att ta tillvara medarbetarnas ideér. Kratitivtet och engagemang. Vi har under året bytt dokumentationssystem från Boplan (SoL) och Safe Doc (HSL) till Siebel. Bytet skedde i juni 2014. Vi har även bytt system för hantering och uppföljning av avvikelser och förbättringsförslag och arbetar sen oktober i Q-maxit. För att minimera riskerna har även Egenkontrollen och teammöten genomförts höst och vår av verksamhetschef, gruppchef och personal under 2013. Nytt för i år är att medarbetarna är delaktiga i besvarandet av egenkontrollfrågorna Vi har haft tillsyn av Nytidas egen kvalitetsutvecklare och risker har identifierats och åtgärdats. Morkullevägens gruppbostad har haft kontinuerlig samverkan med beställare, vårdgivare, anhöriga och godemän. Eventuella klagomål och synpunkter hanteras av verksamhetschef och personal på kvalitetsråd och på arbetsplatsträffar. 3
Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Qualimax är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företagets ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. Lokala rutiner har uppdaterats och kvalitetssäkrats. Mål för 2013 har varit att systematiskt förbättra kvaliteten och patientsäkerheten på Hasselvillan. Strategierna för detta är en ständig kommunikation kring vad vårdkvalitet är samt hur vi utifrån boendes behov säkerställer struktur och rutiner genom avvikelsehantering, arbete i förbättringslogg, egenkontroll samt kvalitets- och miljötillsyn. Samverkan med närstående och godemän utgör en betydande del av det fortsatta patientsäkershetsarbetet. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschefen ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Regionchefen ansvarar för att vid behov vidta kvalitets- miljö och arbetsmiljörelaterade åtgärder inom regionen. I de fall Nytida har uppdraget som MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) ansvarar Nytidas MAS för att patienterna får en säker och ändamålsenlig vård, behandling av god kvalitet och att det medicinska omhändertagandet tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet. MAS utarbetar och beslutar om riktlinjer och följer upp att de efterlevs. När kommunen ansvarar för MAS funktion efterlevs kommunens riktlinjer. 4
Där Nytida inte ansvarar för MAS funktionen är det företagets kvalitetsutvecklare som följer upp verksamhetens kvalitet. MAS upprättar och utvärderar riktlinjer för hälso- och sjukvården. MAS arbetar fortlöpande med att upprätthålla, utveckla, planera, styra, kontrollera, dokumentera och redovisa arbetet med verksamhetens kvalitet och säkerhet. Verksamhetschefen ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och effektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller de krav MAS ställer utifrån att den enskilde ska tillförsäkras en god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive patient. De ansvarar också för att insatser av hälso- och sjukvård utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. Verksamhetschefen har det övergripande ansvaret för gruppbostaden med gruppchefen finns tillgänglig i det dagliga arbetet på enheten för både boende och boendestödjare. Vi har haft boendemöten var fjärde vecka på enheten. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Alla medarbetare har kunskap om hur Nytida rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, patient, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet beslutar om kvalitetshöjande åtgärder.. Vid inflyttning och över tid genomförs relevanta preventionsbedömningar av omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Vid identifierad risk ska en omvårdnadsplan upprättas samt kontinuerlig utvärderas dock minst två gånger/år. 5
På Morkullevägens gruppbostad arbetar vi kontinuerligt med riskbedömningar. Verksamhetschefen följer upp avvikelser kontinuerligt i Avvikelsesystemet och Ledningsgrupp/kvalitetsråd träffas en gång per månad, eller tätare om så behövs, då vi tar upp avvikelser och åtgärder. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 MAS har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. MAS har genomfört systematisk uppföljning av de avvikelser som inkommit och återkopplat till verksamhetschefen för uppföljning av vidtagna åtgärder Under året har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll har genomförts en gång under i maj. Egenkontrollen består av ett stort antal frågor som besvaras av verksamhetschefen tillsammans med legitimerade medarbetare. Frågorna besvaras i Q-maxit, IT-stödet för ledningssystemet Qualimax. Syftet med egenkontrollen är att identifiera områden för förbättringsarbete i verksamheten. Utifrån egenkontrollen dokumenteras allt förbättringsarbete löpande i Förbättringsloggen i Q-maxit. Egenkontrollen utgör ett underlag för MAS/kvalitetsutvecklaren inför tillsyn. Tillsyn genomförs årligen av MAS utifrån hälso- och sjukvården. Tillsynen är en kontroll av efterlevnaden av riktlinjer, rutiner och en uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån identifierade risker och händelser. Förutom Egenkontrollen och Nytidas kvalitetstillsyn har närstående fått svara på Nytidas enkät i början av året. Det framkom att de boende trivs mycket bra och närstående är mycket nöjda med omhändertagandet på gruppbostaden.. 6
Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Läkarsamverkan och samverkansöverenskommelse Morkullevägens gruppbostad har enligt avtal HSL-ansvar upp till sjuksköterskenivå. Den boende har som regel en egen husläkare på vårdcentralen. Gruppchefen tar kontakt med vårdcentralen vid behov. Samverkan med uppdragsgivare Verksamhetschefen har samverkan med uppdragsgivaren då man vid behov har följt upp hälso- och sjukvården när det gäller avvikelser, händelser och risker samt genomförda kvalitetsuppföljningar. Det har skett en omedelbar återkoppling då händelser inträffat eller synpunkter/klagomål från patient eller närstående har inkommit. Morkullevägen har under året även besvarat Uppsala kommuns tertialrapport (tre ggr per år) avseende kvalitetskänsliga delar av verksamheten Samverkan mellan yrkesgrupper runt patienten Legitimerade medarbetare har tillsammans med omsorgsmedarbetare kontinuerliga uppföljningar utifrån patientens pågående hälso- och sjukvårdsinsatser, aktuella instruktioner och ordinationer. Ansvarig sjuksköterska besöker enheten regelbundet samt vid behov. Boendestödjare når sjuksköterska via telefon dygnet runt. Boendestödjare administrerar överlämnandet av läkemedel till den boende efter delegering av sjuksköterska. Personal på Dagliga verksamheter har även fått delegeringsutbildning och delegering under året Sjuksköterska administrerar och delegerar efter ordination av den boendes husläkare. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 För den boende ska alltid en riskanalys genomföras i samband med inflyttning samt löpande uppdateras vid förändringar. Riskanalysen kan röra hot och våld men även andra risksituationer. 7
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9 5 kap. 4 Rapportering av händelser/ Avvikelser Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivare. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. På Hasselvillan har inga allvarliga händelser inträffat under året. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Alla medarbetare har kunskap om Nytidas hantering av synpunkter och klagomål och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda ett klagomål. Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag är ett led i det ständiga kvalitetsarbetet. Återkoppling om åtgärd ska alltid ske snarast, utan fördröjning till berörd part. Verksamhetschef och legitimerade medarbetare informeras snarast. Om klagomålet bedöms som allvarligt rapporteras detta direkt till överordnad chef, MAS/kvalitetsutvecklaren och uppdragsgivaren informeras omedelbart. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 På Morkullevägens gruppbostad sammanställs inkomna klagomål och synpunkter och följs upp i kvalitetsrådet eller på arbetsplatsträffar. Kvalitetsrådet diskuterar, analyserar och beslutar om åtgärder. Samverkan med patienter och närstående/legala företrädare SFS 2010:659 3 kap. 4 Samverkan med patient och närstående/legala företrädare Verksamheten har kontinuerligt träffar med närstående/legala företrädare. För att förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuer- 8
ligt individuella planeringar och uppföljningar tillsammans med patient och närstående/legala företrädare. Nytida har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och klagomål från patienter och närstående/legala företrädare och är oberoende från våra verksamheter. Morkullevägens gruppbostad har regelbunden kontakt med anhöriga, legala företrädare och handläggare. Varje boende har en genomförandeplan som uppdateras minst två gånger om året. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 På Morkullevägens gruppbostad har följande resultat redovisats för 2013. Frågeställning Kategori Antal genomförda Webb-utbildningar i basala hygienrutiner. ------------ Antal /år 2012 2013 Antal medarbetare 11 medarbetare Antal medarbetare som genomfört Webbutbildning: 11st Antal patienter med fullständig omvårdnadsjournal Enligt gällande checklista ----------- Totalt antal patienter (vid mättillfället) 5 boende 5 st Antal patienter med fullständig omvårdnads journal (vid mättillfället): 5 st 9
Antal Lex Maria anmälningar under året. ---------- Totalt antal anmälningar enligt Lex Maria 0 Totalt antal anmälningar enligt Lex Maria 0 Antal avvikelser gällande hälso- och sjukvård tagna från Q- maxit Frågeställning 2012 2013 Läkemedel Utebliven dos 4 3 Dubbel dos 0 0 Felaktigt iordningsställande 1 0 Förväxling kund 1 1 Förväxling tidpunkt 0 1 Utebliven signering 0 0 Synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål 0 0 Övergripande mål och strategier för kommande år Företagets systematiska kvalitetsarbete består under året av flera aktiviteter: Nytida ska aktivt under 2014 arbeta med patientsäkerhet, med utgångspunkt i Patientsäkerhetslagen, PSL, Föreskrifter och allmänna råd om Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9 och den nationella satsningen för patientsäkerhet som Sveriges kommuner och landsting, SKL driver. Qualimax är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. Nationell satsning för ökad patientsäkerhet I enlighet med den nationella satsningen (Sveriges kommuner och landsting) för en ökad patientsäkerhet kommer företaget att aktivt ar- 10
beta för bättre resultat inom nedanstående områden: Basala hygienrutiner Minska antalet smittspridningar och infektioner genom att följa basala hygienrutiner. Alla verksamheter ska utföra egenkontroll av följsamheten av basala hygienrutiner. Alla medarbetare ska göra E-utbildning i basala hygienrutiner. Verksamhetens mål för 2014: enligt ovan Dokumentation Alla som bor i Nytidas verksamheter ska ha en korrekt omvårdnadsdokumentation genom att följa gällande styrdokument för dokumentation. Verksamhetens mål för 2014: enligt ovan. Läkemedel Formulera dina verksamhetsmål för att minska antal läkemedelsfel för kunden genom att följa gällande styrdokument för läkemedelshantering. Verksamhetens mål för 2014: minska antalet avvikelser avseende läkemedelshantering Kommenterad [FL1]: Beskriv hur ni under det kommande året ska arbeta förebyggande med Basala hygienrutiner. Kommenterad [FL2]: Beskriv hur ni under det kommande året ska arbeta förebyggande med dokumentationen. Kommenterad [FL3]: Beskriv hur ni under det kommande året ska arbeta förebyggande med läkemedelshanteringen. Läkemedelsgenomgångar Genomföra läkemedelsgenomgångar för att minska antalet läkemedelsrelaterade problem eller där det finns misstanke om sådana problem. Verksamhetens mål för 2014: enligt ovan Kommenterad [FL4]: Beskriv hur ni under det kommande året ska arbeta med läkemedelsgenomgångar för att förebygga läkemedelsrelaterade problem Rapportering av händelser - Avvikelsehantering Minska antalet tillbud och negativa händelser genom att identifiera, analysera och begränsa risker för den boende i den dagliga omvårdnaden. Alla medarbetare ska rapportera in händelser avvikelser i gällande system som bearbetas av verksamhetschef och utreds av MAS vid behov. Verksamhetens mål 2014: enligt ovan Kommenterad [FL5]: Beskriv hur ni under det kommande året ska arbeta förebyggande med händelser och avvikelser Synpunkter och klagomål 11
Vi uppmuntrar boende och närstående att lämna synpunkter och klagomål så att verksamheten ständigt kan förbättras. Verksamhetens mål 2014: skicka med synpunkter, förbättringsförslag och klagomålsblankett i samband med att boende och närstående bjuds in till träff Kommenterad [FL6]: Beskriv hur ni under det kommande året ska arbeta med synpunkter och klagomål. Övriga planerade aktiviteter inom företaget för 2014 Egenkontroll Egenkontroll ska genomföras två gånger per år i maj och november. Egenkontrollen består av ett stort antal frågor som besvaras av verksamhetschefen tillsammans med medarbetaren. Frågorna besvaras i Q- maxit, IT-stödet för ledningssystemet Qualimax. Syftet med egenkontrollen är att identifiera områden för förbättringsarbete i verksamheten. Utifrån egenkontrollen dokumenteras allt förbättringsarbete löpande i Förbättringsloggen i Q-maxit. Egenkontrollen utgör ett underlag för MAS/kvalitetsutvecklaren inför tillsyn. Kommenterad [FL7]: Beskriv hur ni under det kommande året ska arbeta med egenkontrollen. Tillsyn från Kvalitetsavdelningen på Nytida Tillsyn genomförs av MAS utifrån hälso- och sjukvården. Tillsynen är en kontroll av efterlevnaden av riktlinjer, rutiner och en uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån identifierade risker och händelser. Att säkra processer kring samverkan för att förebygga vårdskada hos patienten. Kommenterad [FL8]: Beskriv hur ni under det kommande året ska arbeta med rapporten från kvalitetstillsynen. Övrigt Förbättrad kommunikation med kundernas husläkare och slutenvården. Målet är att alltid få epikris eller journalkopia när kunderna haft en läkarkontakt. 12
13