Tjänsteskrivelse 2014-11-11 Handläggare: Camilla Jern Arbetsmiljöplan, folkhälsonämnden 2015 Sammanfattning Enligt kommunens arbetsmiljöpolicy ska varje nämnd upprätta en arbetsmiljöplan för nämndens verksamhet. Under 2012 utvidgas arbetsmiljöplanen till att även omfatta systematiskt brandskyddsarbete. Inför arbetsmiljöplan för 2015 har framförallt en översyn gjorts av årshjulets innehåll med förtydligande av, och tidplan för aktiviteter i årshjulet. Den psykosociala arbetsmiljön är förtydligad genom psykosocial skyddsrond som genomförs bland samtlig personal via enkät. Folkhälsonämnden föreslås anta arbetsmiljöplan för 2015. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse 2014-11-11 Arbetsmiljöplan, folkhälsonämnden 2015 Konsekvensbeskrivning Arbetsmiljöplanen förväntas ge positiv påverkan ur sociala/kulturella aspekter av hållbar utveckling dialog och inflytande, folkhälsa, jämlikhet och social rättvisa, jämställdhet, samt miljörelaterad hälsa. Folkhälsonämnden vill genom arbetsmiljöplanen säkerställa en säker och stimulerande arbetsmiljö för alla anställda inom förvaltningen. I detta arbete uppmuntras medarbetarna att medverka i utformningen av sin arbetssituation. Den psykosociala arbetsmiljön lyfts i arbetsmiljöplanen, vilket gör att jämlikhet och jämställdhet beaktas. Att skapa och upprätthålla ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete och brandskyddsarbete förväntas även ge trygg personal ur ett folkhälsoperspektiv. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden föreslås anta arbetsmiljöplan för 2015. Ulrika Lundgren Förvaltningschef Stina Lindbäck-Ohlsson Verksamhetsstrateg c:\temp\cjen9qre7j.doc Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen Karlskoga Kommunstyrelsen Degerfors POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 fkn@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFA WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen 35 202 71 MALMÖ 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991
Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Aspekter Beslutsförslaget har Beskrivning av konsekvenser utifrån checklistan Sociala/ kulturella Barnkonventionen en positiv påverkan ingen påverkan en negativ påverkan Lyft särskilt fram konsekvenser som kommer i konflikt med andra aspekter av hållbar utveckling. Dialog och inflytande Medarbetarna ska ta ett eget ansvar för att medverka i utformningen av sin arbetssituation. Folkhälsa Att skapa och upprätthålla ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete och brandskyddsarbete förväntas ge trygg personal. Jämlikhet och social rättvisa Den psykosociala arbetsmiljön lyfts i arbetsmiljöplanen. Jämställdhet Den psykosociala arbetsmiljön lyfts i arbetsmiljöplanen. Kulturmiljö/kulturella omgivningar Miljörelaterad hälsa Folkhälsonämnden vill genom arbetsmiljöplanen säkerställa en säker och stimulerande arbetsmiljö för alla anställda inom förvaltningen. Ekologiska Avfall Biologisk mångfald Energi Konsumtion Transporter Vatten, luft och mark Ekonomiska Kommunens ekonomi Kostnadseffektivitet Tillväxt
Styrdokument 2014-11-11 Ansvarig organisationsenhet: Folkhälsoförvaltningen Fastställd av Folkhälsonämnden 2014-11-12 Ersätter Arbetsmiljöplan 2014, 2013-12-11 146 c:\temp\cjen9qrefr.doc Arbetsmiljöplan, folkhälsonämnden 2015 Enligt kommunens arbetsmiljöpolicy ska varje nämnd upprätta en arbetsmiljöplan för nämndens verksamhet. Arbetsmiljöplanen ska innehålla en planering av hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras. Folkhälsonämndens arbetsmiljöplan innehåller även en planering av det systematiska brandskyddsarbetet. Arbetsmiljölagen, AML Syftet med Arbetsmiljölagen är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö (AML 1 kap 1 ). Av arbetsmiljölagstiftningen framgår att arbetsgivare ska ha en sådan systematik i arbetsmiljöarbetet, att det på varje nivå i verksamheten är möjligt att följa upp och kontrollera problem och brister i arbetsmiljön. Systematiken ska även prägla det förebyggande arbetet. Arbetsmiljön ska hanteras som en naturlig del i den dagliga verksamheten och omfatta även de psykosociala förhållandena i arbetsmiljön (Arbetsmiljöverkets föreskrift om SAM, AFS 2001:01). Lagen om skydd mot olyckor, LSO Bestämmelserna i Lagen om skydd mot olyckor syftar till att i hela landet bereda människors liv och hälsa samt egendom och miljö ett, med hänsyn till de lokala förhållandena, tillfredsställande och likvärdigt skydd mot olyckor (LSO 1 kap 1 ). Lagstiftningen innebär att i princip alla verksamheter och fastigheter ska ha ett fungerande systematiskt brandskyddsarbete, där även ansvar tas för det förebyggande arbetet. Det innebär att man på ett organiserat och strukturerat sätt planerar, dokumenterar, kontrollerar och följer upp brandskyddsarbetet, samt tillhandahåller utbildning och övning för personalen. I Lagen om skydd mot olyckor framgår bland annat att fastighetsägare och nyttjanderättshavare ska ha brandsläcknings- och livräddningsutrustning samt i övrigt vidta de åtgärder som behövs för att förebygga och begränsa brandskador. POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 fkn@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFA WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen 35 202 71 MALMÖ 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991
2 (7) Övergripande mål Alla ska verka för en säker och god fysisk och psykisk arbetsmiljö. Arbetsmiljön ska ge stimulans till arbetsglädje, goda arbetsresultat, samt till utveckling. Medarbetarna ska ta ett eget ansvar för att medverka i utformningen av sin arbetssituation. Syfte Folkhälsonämnden vill genom arbetsmiljöplanen säkerställa en säker och stimulerande arbetsmiljö för alla anställda inom förvaltningen. Ansvar och beslutsgång Arbetsgivare och arbetstagare ska enligt AML 3 kap 1a samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Huvudansvaret för arbetsmiljön ligger dock på arbetsgivaren. För folkhälsonämndens del innebär det att det för städenheten handlar om huvudansvar för arbetsmiljön i städutrymme/städdepå och för kostverksamheten huvudansvar för arbetsmiljön i kök. Hanteringen av arbetsmiljöfrågorna följer samverkansavtalet. Arbetsmiljöfrågorna diskuteras i samma forum som övriga verksamhetsfrågor. Varje chef ansvarar på sin beslutsnivå, utifrån särskild vidaredelegation från nämnden, för att arbeta med det systematiska arbetsmiljöarbetet och det systematiska brandskyddsarbetet. Det innebär att varje chef inom sin verksamhet ska undersöka, genomföra, följa upp och dokumentera arbetsmiljöarbetet. Syftet är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet, både fysiskt och psykosocialt, samt att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. I arbetsmiljöarbetet ingår bland annat skyddsronder, egenkontroll av brandskydd, utvecklingssamtal, arbetsplatsträffar, rehabiliteringsutredningar, arbetsskadeanmälningar och tillbudsrapporteringar, men även att uppmärksamma arbetsmiljöfrågorna i vardagen. Arbetsmiljöproblem som chefen inte kan lösa på grund av resursbrist, kunskapsbrist eller avsaknad av befogenhet skall returneras till närmsta chef, enligt arbetsmiljödelegationen (bilaga 7). På arbetsplatsträffar sker det konkreta systematiska arbetsmiljöarbetet med undersökningar, riskbedömningar, åtgärder, handlingsplaner och uppföljningar. Chefen ansvarar för att all personal sätter sig in i arbetsmiljöfrågorna inom chefsområdet. Medarbetarna ansvarar för att aktivt medverka i och arbeta utifrån arbetsmiljöriktlinjerna. Anmälan av tillbud och arbetsskador ska lyftas på arbetsplatsträffar på samtliga chefsområden och noteras i protokollet.
3 (7) På den förvaltningsövergripande samverkansgruppen, som är tillika skyddskommitté, ska samtliga frågor som är av förvaltningsövergripande karaktär behandlas. Arbetsmiljöfrågorna ska beaktas i alla beslut. Gruppen ska noga följa utvecklingen i frågor som rör skyddet mot ohälsa och olycksfall samt verka för tillfredsställande arbetsmiljöförhållanden. Arbetsmiljöproblem som inte kan lösas på enhetsnivå lyfts hit. Skyddskommitténs uppgifter styrs enligt AML 6 kapitel 9. Årshjulet över SAM Folkhälsonämnden ska belysa arbetsmiljöfrågorna samt verka för att arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del på samtliga nivåer i verksamheterna. Förvaltningens aktiviteter inom det systematiska arbetsmiljöarbetet beskrivs i ett årshjul (bilaga 1). Arbetsmiljöfrågor både fysiska och psykosociala, är en stående punkt på såväl arbetsplatsträffar som samverkansmöten. Vartannat år görs en inventering av kompetensutvecklingsbehov för att se om särskilda fortbildningsbehov föreligger för förvaltningen. Utvecklingssamtal ska genomföras med samtlig personal minst en gång per år. Då ges möjlighet att samtala enskilt om faktorer som kan påverka arbetsmiljön som exempelvis kompetens, arbetsförhållanden och ledarskap. Skyddsrond och egenkontroll av brandskydd Skyddsrond och egenkontroll av brandskydd genomförs minst en gång per år, i mars-maj med uppföljning i oktober, samt vid behov. När skyddsrond och egenkontroll av brandskydd görs är det viktigt att även belysa friskfaktorer. Karlskoga kommuns arbetsmiljöpolicy med tillhörande riktlinjer finns som stöd för cheferna i detta. Arbetsmiljöpolicyn, AML och LSO beskriver vad som ska beaktas när skyddsrond och egenkontroll av brandskydd genomförs. Vid skyddsrond och egenkontroll av brandskydd ska checklistor, protokoll för skyddsrond och handlingsplan användas. Dessa finns under blanketter på Kikaren. Inför en skyddsrond/egenkontroll av brandskydd ansvarar chefen för att kalla skyddsombud inom sitt chefområde/skyddsområde. Om inget skyddsombud finns inom chefsområdet ska kontakt tas med aktuellt fackförbund som beslutar om vem som ska delta. Efter skyddsrond/egenkontroll av brandskydd ska rapport och eventuell handlingsplan skickas via respektive verksamhetschef till förvaltningens samverkan/skyddskommitté. Samma rutin gäller när chefen genomför uppföljning av eventuell handlingsplan.
4 (7) Folkhälsonämnden bedriver till stor del arbete i andras lokaler. Brister som kan framkomma bedöms och åtgärdas av annan förvaltning. När samverkan/skyddskommittén får rapporten ansvarar de för att föra den vidare till berörd nämnd/förvaltning och för att följa upp. Psykosocial arbetsmiljö Den psykosociala arbetsmiljön tydliggörs genom uppföljning och åtgärder utifrån de undersökningar som systematiskt genomförs. Dessa undersökningar är medarbetarundersökning, internkontroll av sjukfrånvaro, psykosocial skyddsrond samt hälsoprofilbedömningar. För att få en fortlöpande uppföljning av fysisk och psykosocial arbetsmiljö finns punkten arbetsmiljö med på arbetsplatsträffens dagordning. Medarbetarenkät Vartannat år genomförs en medarbetarenkät för samtlig personal inom kommunen. Utifrån denna ska valda delar som belyser den psykosociala arbetsmiljön väljas ut. Några valda delar är obligatoriska att belysa. Vilka dessa är kommer att beslutas centralt. Efter genomförd analys ska en riskbedömning göras och därefter ska beslut tas gällande åtgärder. Varje chefsområde gör en handlingsplan som följs upp på arbetsplatsplatsträffarna. Sjukfrånvaro Statistiken för lång- och korttids sjukfrånvaro inom förvaltningen ska kontrolleras och analyseras och åtgärder ska föreslås och redovisas. Efter genomförd analys skall en riskbedömning göras och därefter ska beslut tas gällande åtgärder. Detta sker inom ramen för internkontrollen och redovisas till nämnd i juni och oktober. Psykosocial arbetsmiljö En psykosocial skyddsrond genomförs årligen bland förvaltningens anställda. Detta för att fortlöpande följa upp den psykosociala arbetsmiljön och göra en uppföljning av resultat och handlingsplaner från medarbetsarundersökningen. Hälsoprofilbedömning (Hpb) Hälsoprofilbedömning genomförs på samtliga anställda inom folkhälsoförvaltningen vartannat år, som ett komplement till medarbetarenkäten. Hälsoprofilbedömningens enkät ger en bild av hälsaoch livsstil och resultatet redovisas för samtlig personal och folkhälsonämnden. Åtgärder Om åtgärder inte kan vidtas omgående vid skyddsrond, egenkontroll av brandskydd eller vid analys av medarbetarenkäten ska en handlingsplan upprättas. Denna ska innehålla åtgärder och uppföljning, som tidsätts. Ansvarig person för respektive åtgärd ska utses.
5 (7) Handlingsplanen följs därefter upp årligen. Åtgärder som inte ryms i årets verksamhetsplanering förs in i budgetarbetet till kommande år. Förutom det löpande arbetsmiljöarbetet kommer folkhälsoförvaltningen årligen att belysa, utveckla och arbeta med ett antal specifika aktiviteter som rör det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljning Folkhälsoförvaltningens samverkansgrupp har till uppgift att arbeta utifrån den fastställda arbetsmiljöplanen. Arbetsmiljöplanen följs upp och revideras årligen och beslutas av folkhälsonämnden. Förtydligande av aktiviteter i årshjulet Januari Genomgång av arbetsmiljöplan till förvaltningens chefer. Information om arbetsmiljöplanen på arbetsplatsträffar. Februari Mars April Maj Repetitionsutbildning för förvaltningens chefer i system för rehabilitering. Uppföljning och justering av instruktioner för maskiner och hjälpmedel. Köks- och städchefer ansvarar för att justeringar görs så att instruktionerna är korrekta. Genomgång av resultat från medarbetarenkät på chefsmöte. Utbildning av systematiskt arbetsmiljöarbete med fokus på riskanalys sker för samtlig personal under vecka 8. Skyddsronder och egenkontroll av brandskydd startar. Uppföljning av medarbetarundersökning inom respektive chefsområde. Eventuella handlingsplaner arbetas fram. Fortsatt arbete med skyddsronder och egenkontroll av brandskydd. Resultat från medarbetarundersökningen presenteras för samtlig personal på förvaltningsmötet. Respektive chef ansvarar för återkoppling av handlingsplaner för medarbetarenkäten vid arbetsplatsträffar. Skyddskommittén sammanträder. Redovisning av sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud samt av eventuella handlingsplaner från skyddsrond, egenkontroll av brandskydd och resultat från medarbetarenkäten.
6 (7) Genomgång av instruktioner för maskiner och hjälpmedel. Skyddsronderna avslutas. Juni Statistik för lång- och korttidssjukfrånvaro redovisas till folkhälsonämnden och åtgärder föreslås. Sammanställning av resultat från skyddsrond och brandskyddsrond startar. September Sammanställning av handlingsplanerna från skyddsronder och egenkontroll av brandskydd redovisas till nämnd. Psykosocial enkät genomförs bland samtlig personal på förvaltningen. Oktober Redovisning av psykosocial enkät till förvaltningens chefer för analys och upprättande av eventuella handlingsplaner. Redovisning av psykosocial enkät till all personal på förvaltningsmöte. November Uppföljning, revidering och samverkan av arbetsmiljöplanen. Skyddskommittén sammanträder. Redovisning av sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud. Bedömning av eventuella frågor som ej kan åtgärdas av förvaltningens skyddskommitté och därför ska lyftas till central samverkansgrupp. Redovisning av psykosocial enkät till skyddskommittén. December Folkhälsonämnden beslutar om arbetsmiljöplan för 2016.
7 (7) Årshjul för SAM 2015 Bilaga 1 Löpande samt specifika aktiviteter rörande arbetsmiljöarbetet Anmälan av tillbud och arbetsskador ska uppmärksammas löpande under året. Uppföljning arbetsmiljöplan Skyddskommittén sammanträder Redovisning psykosocial enkät till skyddskommitté FHN beslutar om ny arbetsmiljöplan Dec Genomgång arbetsmiljöplan till chefer Information arbetsmiljöplan APT Jan Utbildning systematiskt arbetsmiljöarbete för chefer och personal Uppföljning instruktioner för maskiner och hjälpmedel. Genomgång av resultat medarbetarenkät till chefer Redovisning psykosocial enkät till chefer och personal Okt Nov Feb Mars Skyddsronder, egenkontroll brandskydd Uppföljning medarbetarundersökningen Sammanställning handlingsplaner skyddsronder/ egenkontroll FHN Psykosocial enkät till personalen Sep Aug Maj April Skyddsronder, egenkontroll brandskydd Resultat medarbetarenkät på förvaltningsmöte Återkoppling handlingsplaner Juli Juni Statistik sjukfrånvaro FHN Sammanställning av resultat från skyddsrond och brandskyddsrond Sammanträde skyddskommitté Skyddsronder avslutas Genomgång av instruktioner för maskiner och hjälpmedel