Utvecklingscentrum www.skane.se/utvecklingscentrum Fredrik Wiberg PowerPoint 2010 Grunder
Detta dokument beskriver grunderna i vad man skall tänka på när man skapar en presentation, och grundläggande steg för att skapa ett PowerPoint-dokument. Att skapa en presentation Presentations tre delar Man kan säga att en materialet för en presentation består av tre delar: 1. PowerPoint-presentationen (bilderna) 2. Presentatörens anteckningar 3. Handouts Det är viktigt att göra denna distinktion redan på planeringsstadiet, och att man sedan har med sig detta när presentation skapas. PowerPoint-presentationen är den del som de flesta tänker på när man pratar presentation. Dvs, det är bilder och text som åhörarna får se, och som är menat att stödja presentatörens muntliga presentation. Presentatörens anteckningar är bilderna, kompletterad med anteckningar som stöd för minnet under repetition eller under själva presentationen. Detta är ofta A4-sidor med PowerPoint-bilden längst upp, och därunder stolpar kring vad presentatören vill ta upp kopplat till bilden. Handouts är det material som åhörarna får innan eller efter presentationen. För de flesta är detta inget annat än en kopia på Power-Point-bilderna. Problemet med detta kan vara att man då tvingas göra bilderna onödigt detaljerade, och med mycket text för att åhörarna skall få med all data i sina kopior. Man skapar ett så kallat slideument, som varken är bra och tydliga slides/bilder eller bra och kompletta dokument. Om möjligt skapa ett separat dokument kopplat till presentationen som innehåller presentationens bilder, men som även kompletteras med viktig data, tabeller, grafer och diskussioner som presentationen inte kunde rymma. Bygg historien Arbetsgången i att skapa en presentation inleds med följande tre steg. De flesta finner att dessa tre steg blir bättre om man gör dem med penna och papper, och inte direkt i PowerPoint. 1. Brainstorma presentationens innehåll 2. Gruppera idéer och identifiera kärnbudskapet 3. Storyboarding strukturera presentationen Post-it Tomma åhörarkopior (skriv ut från PowerPoint)
Börja med att brainstorma presentationens innehåll på papper. Vilka delar borde vara med i presentationen? Vilka delar av ämnet tycker du är särskilt intressanta, lärorika eller viktiga? När du har tömt hjärnan på idéer så är det dags att börja gruppera idéerna och identifiera kärnbudskapet. Samla de idéer som hör ihop i grupper, och fundera på vilket som är ditt kärnbudskap. Dvs, om åhörarna bara kommer ihåg en enda sak från din dragning vad bör detta vara? Vad är den röda tråden? Slutligen är det dags att få ihop dessa idéer och grupper till en enhet och strukturera presentationen. Vad är början, vad kommer sedan och vilka delar bör du avsluta med? Vilka idéer kan jag behöva stryka för att få ihop en sammanhängande och intressant presentation? Finns det delar jag behöver lägga till för att fylla luckor i historien och på så sätt skapa ett bättre helhet? Detta kan göras genom att sätta upp en struktur med Post-it-lappar på en vägg. Eller så kan du skriva ut åhörarkopior från PowerPoint med tomma bilder. Du får då perfekta rutor att skissa upp din presentation. 1-7-7-regeln Detta är en klassisk regel som man hittar i många böcker om presentationsteknik. Regeln säger att en bild i PowerPoint bör innehålla: Endast en huvudidé per slide Max sju rader text per slider Max sju ord per rad Detta är en bra grundregel, men även detta blir för de flesta alldeles för mycket text per bild. Om ni kan hålla er under 1-7-7-regeln så gör det. Trenden är att de bästa presentatörerna begränsar all mer texten på sina PowerPoint-presentationer, och fokuserar istället på talande bilder och grafer. Använd bilder för effekt Presentationen blir mer dramatisk om ni använder fotografier över hela bilden, med lite text insprängt. Det här blir t ex mer intressant: Använd bilder för effekt!
Istället för så här som de flesta gör: Inte sås här Använd bilder för effekt! Ofta har arbetsgivaren en bildbank som man som anställd kan använda. Det finns även en hel del bilder kopplat till Office-paketet om man väljer att gå Online. Här kommer några andra bra källor till bilder: Gratis ClipArt (direkt i Office-programmen) Region Skånes bildbank Exigus Bildbank Colourbox (RS har begränsade prenumeration) www.flickr.com/creativecommons www.sxc.hu www.morguefile.com www.imageafter.com www.everystockphoto.com Betaltjänst www.istockphoto.com www.shutterstock.com Inspiration För att lära sig mer om att bygga snygga presentationer rekommenderar jag varmt boken Presentation Zen av Garr Reyonolds. Han driver även nätets största blogg kring presentationsteknik här: http://www.presentationzen.com/ För att se några presentationer i världsklass från extremt intressanta föreläsare så är TED Talks ovärderligt. På http://www.ted.com kan du låta dig underhållas, inspireras och utbildas i många, många timmar.
Steg för Steg 1. Mallar Ofta tillhandahåller din organisation eller sjukhus mallar som de vill att du skall använda i formella sammanhang. För att använda en färdig mall så är det enklaste att ladda ner och öppna mallen och sedan börja göra justeringar därifrån. Färdiginstallerade mallar hittar du under Arkiv-menyn, och Nytt. Om du kommer att behöva använda en mall ofta kan du spara den bland Mina mallar. Det gör du genom att i PowerPoint öppna den mall du hittat, och sedan välja att Spara som, och välj att spara filen i filformatet PowerPoint-mall i mappen Mina dokument/mallar. 2. Design-fliken - mallar och teman Om du inte har en mall du vill använda tillhandahåller PowerPoint färdiga mallar och teman med bakgrunder och färgscheman på ovan sida. Vanligare är kanske att man först börjar skissa på en presentation med vit bakgrund, och därefter snyggar till den designmässigt. Det kan du isåfall göra på fliken Design, under Alla teman.
När du väl valt ett tema kan du på samma sida välja att modifiera valt tema med andra färgskalor eller teckensnitt. Prova dig fram, men undvik designer med alltför aktiva bakgrunder. Steg för Steg Start-fliken 3. Start-fliken - bildlayout Under startfliken hittar du alla de mest grundläggande handgreppen. För att lägga till en ny bild klickar du på rutan Ny bild. Om du klickar på den del av rutan som har en pil som pekar nedan får du möjlighet att direkt välja layout på den nya bilden. Dvs ska bilden vara en rubrikbild med bara text i mitten, ska det vara med punktlistor, bilder etc. Allt detta går sedan att ändra när du arbetar med din bild, men layouterna är en bra utgångspunkt.
Om du vill ändra layout på en redan befintlig bild gör du det med den angränsande knappen Layout. 4. Start-fliken - skriva och formatera text I alla rutor som är förberedda för text är det bara att börja skriva. På Start-fliken har du tillgång till verktygsfält för formatering, och det är ganska enkelt att ändra textens storlek, typsnitt, färg och annat. Huvudregeln är att det du markerar är det som blir formaterat. 5. Start-fliken - punktlista Mycket av PowerPoint är uppbyggt kring punktlistor, och när du väljer en layout så blir text ofta automatiskt uppbyggt som punkter. Men om du skriver text och vill omvandla det till en punktlista kan du göra detta genom att markera texten och därefter trycka på knapparna för numrerad lista eller punktlista. Genom att klicka på nedåtpilen får du lite olika alternativa punktformat eller numreringar. Om du vill att en punktlista skall ha undergrupperingar, som så här: Listpunkt 1 Listpunkt 2 o Underpunkt a o Underpunkt b Listpunkt 3 kan du skapa dessa genom att markera en rad och klicka på knappen Öka indrag längst till höger ovan. Knappen till vänster om den minskar indraget ett steg. Du kan få samma effekt genom att använda Tab-tangenten för att öka indrag, eller Shift-Tab för att minska indrag. Om du i en punktlistan vill ha en ny rad, men som skall vara utan punkt så trycker du Shift-Enter. Nästa gång du trycker Enter så kommer nästa punkt i listan. (Shift är alltså uppåtpilen näst längst ner till vänster på ditt tangentbord). Tänk på 1-7-7-regeln om ni använder punktlistor!
Steg för Steg Infoga-fliken 6. Infoga-fliken - infoga bilder och diagram Om du behöver infoga en bild, tabell, diagram eller någon slags text-ruta så finner du verktyg för att göra det på Infoga-fliken. Du kan enkelt infoga tabeller eller diagram genom knapparna här. Men det enklaste sättet att infoga ett snyggt diagram är genom att bygga det i Excel, och sedan kopiera över det. Högerklicka på valt diagram i Excel och välj Kopiera. Klistra sedan in det i din PowerPoint genom att högerklicka och välja Inklistringsalternativet Klistra in som bild. Om du redan har en bra bild, eller om du hittat bilder på någon av de rekommenderade bildbankerna i detta dokument infogar du dessa via knappen Bild på denna flik. När du infogat din bild kan du ändra storlek på bilden genom att dra i något av bildens hörnhandtag (vita cirklar). Du kan rotera bilden genom att dra i det gröna handtaget ovan mitten. Ett bra sätt att skapa effektiva PowerPoint-bilder är att låta en bild fylla hela skärmen. Du gör detta enkelt genom att dra hörnhandtagen till bilden har samma dimensioner som din slide. För att sedan infoga lite text ovanpå bilden behöver du infoga en textruta (se nedan) 7. Infoga-fliken - infoga Clip Art Det enklaste sättet att infoga bilder är via knappen Clip Art på Infoga-fliken. Du får då upp en ruta i högerkanten där du kan söka igenom bilder som följer med Office-paketet via Clip Art på Office Online. I översta rutan kan du söka på en term, och där nedanför välja om resultaten skall inkludera illustrationer, fotografier, videor eller ljud. Du infogar en hittad bild genom
att dubbelklicka på bilden. Efter du infogat en bild kan du redigera bilden på olika sätt genom att markera bilden och sedan använda Bildverktyg Format-fliken. 8. Infoga-fliken - infoga skärmbild Nytt i PowerPoint 2010 är ett inbyggt verktyg på Infoga-fliken för att ta skärmbilder. Längst upp ges alternativ för att kopiera hela sidor på aktiva program. Mer användbart är knappen Skärmurklipp, som låter dig ta en bild av valfri del av ett aktivt program. Efter knapptryckning skiftas du snabbt till föregående program. När skärmen blir ljusgrå och ett kors dyker upp kan du hålla ner musknappen och markera önskat område. Så snart du släpper musknappen kopieras skärmurklippet som bild till PowerPoint. 9. Infoga-fliken - infoga figurer och SmartArt Under Infoga Figurer kan du infoga enstaka figurer om du vill komplettera någon bild med geometriska figurer, linjer, pilar, flödesschema mm. Knappen SmartArt låter dig enkelt bygga snygga figurer med text som beskriver olika sorters konceptuella förhållande, processer, hierarkier, Venn-diagram mm mm. Snabb wow-faktor! 10. Infoga-fliken infoga textruta Oavsett om du har infogat en helsidesbild eller ett diagram så kan du behöva komplettera detta med lite text. Då behöver du först infoga en textruta för att ha något att skriva i, och det gör du under Infoga - Textruta. Du får nu ett ett kors som innebär att du nu kan välja var din textruta skall starta och sluta. Välj startpunkt, håll inne musknappen och dra musen till nedre högre kanten av den rutan du vill skapa. Släpp musknappen och du har en ny textruta. Bara att ställa sig i och börja skriva! Beroende på bakgrundens (eller bildens) färger kan du behöva ändra färg och storlek på texten.
Steg för Steg Övergångar, Animeringar och Bildspel 11. Övergångar-fliken Under fliken Övergångar styr du hur övergången mellan bilder ser ut. Här har du möjlighet att välja hur övergångseffekt, hastighet, ljud vid bildbyte och hur bilderna matas fram med musklickning/tangentbord eller automatiskt efter en viss tidsperiod. Testa dig fram. Grundrådet är att vara konservativ med bildövergångar, men i vissa fall kan de tillföra presentationen ytterligare en dimension. 12. Animeringar-fliken Animeringar kallar man effekter där olika delar av en bild växer fram gradvis. Markera det du vill animera (ofta punktlistor), och välj animeringsschema på Animeringsfliken. Det finns alternativ för hur olika delar dyker upp på bilden ( ingång ), hur de betonas, hur de försvinner ( avslutas ) och om man vill att en bild eller text skall röra sig på något sätt på skärmen. När du lagt till en animering ser du i vänstra kanten i vilken ordning objekten hanteras. Nedan betyder att vi börjar med en bild utan punkter. Efter en klickning tas Listpunkt 1 fram, efter nästa klickning Listpunkt 2 med sina underpunkter osv.
Om ni vill arbeta med turordningen på animeringen gör ni det genom att trycka på Rutan Animering. I högerkanten får du då fram animeringsfönstret med alternativ för hur texten skall växa fram. Du kan här sortera om punkterna, eller för varje punkt avgöra hur och när den skall animeras. Klicka på Spela upp så får du en snabb förhandsvisning på hur detta kommer att se ut. För att se det steg-för-steg igen så klickar du på knappen Bildspel (nere till höger), och du kommer i presentationsläge och kan stega dig fram genom animeringsschemat. 13. Bildspel-fliken På Bildspel-fliken finns bl a alternativet att använda det som kallas föredragshållarvy. Detta innebär att du ser en bild med aktuell bild, talarmanus och kommande bilder, medan åhörarna bara ser den aktuella bilden. Klicka i rutan om du vill använda detta. Funktionen fungerar såklart bara om du inte har extra skärm eller en projektor kopplad till datorn. Denna länk beskriver mer kring hur detta funkar. Aktuell bild Talarmanus Verktyg Kommande bilder Föredragshållarvy har många fördelar, men risken är att man läser på datorskärmen istället för att interagera med sina åhörare.