Granskning av befattningsbeskrivningar Rapport Offentlig sektor KPMG AB 2015-05-30 Antal sidor: 5
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6. Ansvarig styrelse 2 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Resultat 3 9.1 Styrande dokument 3 9.1.1 Anställningsförhållanden 3 9.1.2 Delegering av arbetsmiljöansvar 5 9.2 Uppdragshandling 6 9.3 Slutsatser och rekommendationer 7
1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att översiktligt granska förekomsten av befattningsbeskrivningar inom kommunen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Kompetenskriterier för olika tjänster kan vara relativt allmänt hållna och kan behöva brytas ned till respektive chefs uppdrag för att kunna bli operativa. Det kan finnas behov av att respektive förvaltningschef och andra högre chefer har en befattningsbeskrivning som är byggd på kommunens förväntningar av den enskilde chefen utifrån övergripande värdegrund och konkreta beskrivningar över vad som förväntas av denne person på just den plats som hon/han besitter. En sådan befattningsbeskrivning skulle kunna ha formen av ett kontrakt som även utgör grunden för återkommande utvärderingar i samband med medarbetarenkäter och utvecklingssamtal med högre chef. En sådan befattningsbeskrivning skulle även kunna utgöra en del av grunden för individuell lönesättning. Syftet med granskningen har varit att bedöma kommunstyrelsens övergripande arbete med och förekomsten av befattningsbeskrivningar/uppdragshandlingar för olika chefsbefattningar. I granskningen framkommer att inte arbetat utifrån begreppet befattningsbeskrivningar sedan lång tid tillbaka, utan istället används begreppet uppdragshandling. För att kommunens styrning och ledning ska fungera så effektivt som möjligt rekommenderar vi att en dokumenterad rutin för utformande och uppföljning av chefernas uppdragshandlingar bör upprättas. Detta för att säkerställa att den enskilde chefen arbetar utifrån kommunens övergripande värdegrund och konkreta beskrivningar över vad som förväntas av varje person på den plats som hon/han besitter. Rutinen bör beskriva när uppföljningar ska göras och hur det säkerställs att uppföljningarna utförs. Det bör också framgå hur ansvar och befogenheter regleras. 1
2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att översiktligt granska förekomsten av befattningsbeskrivningar inom kommunen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Kompetenskriterier för olika tjänster kan vara relativt allmänt hållna och kan behöva brytas ned till respektive chefs uppdrag för att kunna bli operativa. Det kan finnas behov av att respektive förvaltningschef och andra högre chefer har en befattningsbeskrivning som är byggd på kommunens förväntningar av den enskilde chefen utifrån övergripande värdegrund och konkreta beskrivningar över vad som förväntas av denne person på just den plats som hon/han besitter. En sådan befattningsbeskrivning skulle kunna ha formen av ett kontrakt som även utgör grunden för återkommande utvärderingar i samband med medarbetarenkäter och utvecklingssamtal med högre chef. En sådan befattningsbeskrivning skulle även kunna utgöra en del av grunden för individuell lönesättning. s revisorer bedömer utifrån ovanstående förhållanden i sin riskanalys att en granskning i syfte att följa upp hur kommunstyrelsen säkerställer att kommunens förväntningar på enskilda chefer uppfylls. 3. Syfte Syftet med granskningen är att bedöma kommunstyrelsens övergripande arbete med och förekomsten av befattningsbeskrivningar för olika chefsbefattningar. 4. Avgränsning Granskningen har omfattat ett urval av befattningar av chefsnivåerna: Kommundirektör, Verksamhetschef, Avdelningschef, Enhetschef. 5. Revisionskriterier Vi har övergripande bedömt uppfyllandet av kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt tillämpbara interna regelverk och policys. Granskningen ska besvara följande kontrollmål: Förekommer befattningsbeskrivningar och i vilken omfattning? Hur sker uppföljning av befattningsbeskrivningar? Hur sker uppdateringar av befattningsbeskrivningar bl. a. utifrån förändringar i organisationen? 6. Ansvarig styrelse Granskningen har avsett kommunstyrelsen i. 2
7. Metod Rapporten är saklighetsgranskad av personalchef Gunilla Nilsson. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervju med kommundirektör och personalchef. 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Annelie Svensson, konsult, under ledning av David Bäcker, certifierad kommunal revisor. 9. Resultat Befattningsbeskrivningar har ofta använts för att beskriva varför befattningen finns, var i organisationen den är belägen, befattningens huvudsakliga ansvarsområde och dess ansvar. Ur ett styrnings- och ledningsperspektiv är det av vikt att tydliggöra vad som ska utföras utifrån resurser och ansvar. Det finns inte lagligt krav att befattningsbeskrivning ska finnas utan behovet av att beskriva ansvar och befogenheter kan regleras på olika sätt. Vid våra intervjuer framkommer att inte arbetat utifrån begreppet befattningsbeskrivningar sedan lång tid tillbaka. Istället används begreppet uppdragshandling för att tydliggöra ansvaret som följer med ett chefskap på Verksamhetschefsnivå till Enhetschefsnivå. Som komplement till uppdragshandlingen finns en skriftlig delegering på arbetsmiljöuppgifter som tydliggör arbetsmiljöansvaret. I fortsättningen kommer begreppet uppdragshandlingar att användas. 9.1 Styrande dokument Verksamheten har i huvudsak två styrande dokument avseende chefsförordnade i kommunen. Dokumentet avser Anställningsförhållande för tidsbegränsat chefsförordnande och delegering av arbetsmiljöansvar. Ett annat viktigt dokument som tydliggör ansvar och befogenheter är den politiskt antagna delegationsordningen. 9.1.1 Anställningsförhållanden I samband med nyanställning av chefer eller förlängning av tidsbegränsat chefsförordnande gäller följande: Chefsrekryteringar sker i samarbete med Personalstaben, som även skriver anställningsavtal. 3
Avseende anställningsförhållanden gäller tillsvidareanställning inom kommunen, tidsbegränsade chefsförordnande, tre år eller kortare tid efter överenskommelse och anställningsvillkor och ersättningar fastställs beroende på chefsnivå. Inom Kommundirektörens ledningsgrupp gäller oreglerad arbetstid och har därmed inte rätt till övertidsersättning. Avdelningschefer har inte rätt till övertidsersättning. Enhetschefer har rätt till övertidsersättning. Rektorer har inte rätt till övertidsersättning och chefer under enhetschefsnivå anställs inte på tidsbegränsat chefsförordnande. En individuell uppdragshandling ska upprättas för varje chef, även för chefer med en tidsbegränsad chefsanställning (exempelvis vikariat). Möjlighet till avsteg från ovanstående finns om det föreligger särskilda skäl, samråd sker med Personalstaben om avsteg ska ske. För yrkeskategorier som omfattar ett stort antal anställda såsom undersköterska finns en generell uppdragshandling framtagen. 9.1.1.1 Utvärdering Utvärdering av chefskapet görs löpande av närmaste chef genom bl a utvecklingssamtal. Om det finns behov av utvecklingsplan/handlingsplan ska den upprättas i god tid innan beslut om förlängning fattas. Nio månader innan chefsförordnande löper ut skickar löneassistent meddelande till ansvarig chef som informerar berörd chef om att slututvärdering inför förlängning påbörjas. Kopia för kännedom skickas till personalkonsult. Ansvarig chef informerar på samverkansråd eller på annat lämpligt sätt att slututvärdering påbörjats. Om fackliga organisationer önskar framföra synpunkter tar de kontakt med ansvarig chef som ansvarar för den slutliga bedömningen. Om oenighet råder återkopplar ansvarig chef till fackliga organisationer innan denne fattar beslut om förlängning. Den slutliga utvärderingen görs med stöd av utvärderingsmall och bygger på s personalidé och upprättad uppdragshandling. Beslut om förlängning ska fattas senast sex månader innan förordnandet löper ut. 9.1.1.2 Avslut av chefsförordnande Avslut av chefsförordnande kan ske på egen begäran, berörd chef önskar sluta sitt uppdrag som chef på arbetsgivarens begäran, (bygger på utvärdering och handlingsplan) eller genom att man gemensamt kommer överens om att avsluta chefskapet. 9.1.1.3 Sjukfrånvaro och tjänstledighet Om den anställde varit frånvarande hela förordnandetiden förlängs inte förordnandet. Om de anställde varit frånvarande under del av förordnandetiden tas beslut från fall till fall om utvärdering är möjligt att göra och beroende på hur stora möjligheterna är att kunna återgå som chef. I samband med avslut upprättas en handlingsplan för att underlätta för avgående chef att återgå till tidigare arbete eller andra arbetsuppgifter. 4
9.1.1.4 Lönesättning efter avslutat chefsförordnande Lönesättning i samband med avslutat chefsförordnande sker i samråd med Personalstaben utifrån bedömning i varje enskilt fall. 9.1.2 Delegering av arbetsmiljöansvar I delegation av arbetsmiljöuppgifter ingår följande: Säkerställa att arbetsmiljöarbetet följer arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen, föreskrifterna som är aktuella för arbetsplatsen, arbetstidslagen och policys som finns inom kommunen. Genomföra årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Genomföra undersökningar av den organisatoriska, sociala och fysiska arbetsmiljön. Genomföra riskbedömningar, vidta åtgärder och ta fram handlingsplaner. Säkerställa att vidtagna åtgärder har fått effekt. Ta fram mål/rutiner för arbetsmiljöarbetet och hålla dem aktuella. Se till att konsekvensbedömningar och handlingsplaner görs vid förändringar i verksamheten. Se till att tillbud och olyckor rapporteras och utreds och att åtgärder vidtas för att förhindra upprepning. Utredning och anmälan av arbetsskada görs tillsammans med skyddsombud. Introducera/informera ny personal/vikarier. Hjälpa medarbetarna att prioritera arbetsuppgifter. Anpassa arbetet till enskilda arbetstagares förutsättningar. Genomföra medarbetarsamtal/utvecklingssamtal. Ta upp frågor som inte kan lösas eller som berör flera enheter/avdelningar på samverkansråd. Se till att utrymningsvägar hålls fria och att brandföreskrifter följs. Se till att varningsanordningar eller anslag finns på plats där det finns särskild risk för ohälsa eller olycksfall. Se till att nödvändig utrustning, verktyg, maskiner, arbetsmetoder och instruktioner finns på arbetsplatsen och att de används/följs. 5
Frågor som inte kan åtgärdas/klaras av själv lyfts i samverkanssystemet till överordnad nivå. Hålla närmaste överordnad chef informerad om utvecklingen på arbetsmiljö-området. Den som fördelar arbetsmiljöuppgifterna har ansvar för att den som uppgifterna delegeras till har de kunskaper, befogenheter och andra nödvändiga resurser för sin uppgift. 9.2 Uppdragshandling Det var i samband med en omorganisation under 00-talet som kommundirektören införde begreppet uppdragshandling i kommunen. Begreppet infördes för samtliga chefstjänster och vissa personalkategorier, t.ex. undersköterskor. När uppdragshandlingen gäller för en yrkeskategori är den inte anpassad till varje individ utan av generell karaktär. Befattningsbeskrivningar finns inte för någon personalkategori. Anledningen till att kommunen slutade använda begreppet befattningsbeskrivningar beskrivs vara att de uppfattas som otidsenliga och att uppdragshandlingar kan användas på ett mer anpassbart sätt. Andra argument som också framförts är att personalen kan låsa fast sig vid att man bara ska göra det som står i beskrivningen och då går flexibiliteten i anställningen förlorad och uppdatering krävs vid minsta ändring i arbetets innehåll. Det är närmaste chef som har ansvar för att upprätta uppdragshandlingen. Den upprättas årligen mellan ansvarig chef och underställd chef och där framgår det övergripande uppdraget samt en lista på specifika uppdrag för nästkommande år. Varje förvaltningschef och avdelningschef är ansvarig för att upprätta uppdragshandling för sina underställda chefer men det finns inget uppföljning för hur det fungerar i praktiken. På förvaltningschefsnivå upprättas uppdragshandlingarna i början av året för alla chefer och de följs upp varje månad. Av våra intervjuer framgår att det inte finns någon uppföljning som visar att det fungerar på samma sätt för avdelningschefer och enhetschefer och att det därmed är oklart hur uppdragshandlingen för avdelningschefer och enhetschefer utformas, följs upp och utvärderas. Utöver uppdragshandlingen finns ett styrdokument avseende chefsförordnande där förordnandets anställningsförhållande, hur chefskapet utvärderas och vad som händer när förordnandet avslutas regleras. 9.2.1.1 Utvecklingssamtal och lönesamtal Det har upprättats styrande dokument för utvärdering av chefens prestation och de används vid de årliga utvecklingssamtalen och i lönesamtalet. Vid utvärderingen av chefens prestation i samband med utvecklingssamtalet och lönesamtalet används en kriterienyckel där en rad kriterier bedöms enligt skalan: Bör utvecklas, bra och mycket bra. Kriterierna är: arbetsresultat och måluppfyllelse, förhållningssätt, samarbete och service, utvecklingsförmåga, styrning, -planer, mål, strategier och måluppfyllelse. 6
Kriterierna är i sin tur lönegrundande där fyra ledord: arbetsresultat och måluppfyllelse, förhållningssätt, samverkan och service samt utvecklingsförmåga bedöms enligt skalan: att utveckla, bra och mycket bra. 9.3 Slutsatser och rekommendationer Syftet med granskningen har varit att bedöma kommunstyrelsens övergripande arbete med och förekomsten av uppdragshandlingar för olika chefsbefattningar. Vi gör bedömningen att Kommunstyrelsen bör stärka sin styrning avseende de uppdragshandlingar som används i kommunen för att säkerställa kvalitén genom hela ledningsprocessen. Ansvar och befogenheter riskerar bli otydlig med denna typ av beskrivning om det inte regleras hur genomförande och uppföljning ska gå till. Av granskningen framgår att det saknas en dokumenterad rutin för hur och när uppdragshandlingen ska uppföras, hur och när den ska följas upp och när den ska uppdateras under året. Förekommer uppdragshandlingar och i vilken omfattning? I samband med en omorganisation infördes begreppet uppdragshandlingar, och omfattar i huvudsak chefer men kan också omfatta yrkeskategorier som t.ex. undersköterska. När uppdragshandlingen avser en yrkeskategori är den inte individuellt anpassad. Hur sker uppföljningen av uppdragshandlingen? Uppdragshandlingen ska förnyas varje år. Det är ansvarig chef som ansvarar för att uppdragshandlingarna för dennes underställda förnyas. För avdelningschefer sker uppföljning varje månad. För övriga chefer finns ingen skriftlig rutin men uppföljning sker minst via utvecklingssamtal och lönesamtal. Hur sker uppdateringar av uppdragshandlingar bl. a. utifrån förändringar i organisationen? Det finns ingen dokumenterad rutin för hur förändringar av uppdragshandlingen under året ska ske. En årlig uppdatering ska ske enligt den muntliga rutinen. Det genomförs inte någon uppföljning av förekomsten av uppdragshandlingen och hur uppdragshandlingen följs upp utöver det årliga utvecklingssamtalet och lönesamtalet. 9.3.1.1 Rekommendation För att kommunens styrning och ledning ska fungera så effektivt som möjligt rekommenderar vi att en dokumenterad rutin för utformande och uppföljning av chefernas uppdragshandlingar bör upprättas. Detta för att säkerställa att den enskilde chefen arbetar utifrån kommunens övergripande värdegrund och konkreta beskrivningar över vad som förväntas av varje person på den plats som hon/han besitter. 7
Rutinen bör beskriva när uppföljningar ska göras och hur det säkerställs att uppföljningarna utförs. Det bör också framgå hur ansvar och befogenheter regleras. KPMG, dag som ovan Annelie Svensson Konsult 8