Välkommen till e-giro privat

Välkommen till e-giro privat

Välkommen till e-giro privat! Inledning De svenska internetbankerna växer snabbt. Fler och fler betalar räkningar och fakturor via sin dator och slipper köer, krångel och opraktiska öppettider. Vi kan erbjuda ert företag ett snabbt, enkelt och säkert sätt att skicka elektroniska fakturor och ta emot korrekta betalningar. E-giro privat gör det enklare för alla och fungerar som en unik marknadsföringskanal, direkt till era kunder. Innehåll I detta dokument finns all information du behöver för att kunna besluta att ditt företag ska välja e-giro privat som en smart fakturerings- och betalningslösning över Internet. Dokumentet innehåller följande ämnen: Ämne Se sidan Det här är e--giro privat... 4 Fördelar med e-giro privat... 5 Regler och avtal... 8 Systemkrav, tester och anpassningar... 9 Marknadsföring mot era kunder... 10 Ytterligare information och anmälan... 11 3

Det här är e-giro privat Fakturor via Internet När era kunder betalar fakturor via sin internetbank är de tvungna att själva knappa in alla uppgifter från pappersfakturan. Långa referensnummer och många betalningsuppgifter gör att det tar tid och ibland blir fel. Med e-giro privat kan ert företag skicka elektroniska fakturor till kundens internetbank. Kunden kan enkelt betala sina räkningar genom ett enkelt klick. E-giro privat är ett framtidsinriktat system som bygger på säker teknik och är enkelt att ansluta sig till. Ni kan med små förändringar skapa en integrerad elektronisk fakturerings- och betaltjänst som till en lägre kostnad höjer kvalitén i redovisningen av betalningar och som ger nya marknadsföringsmöjligheter. E-giro privat är ett samarbete mellan Handelsbanken, SEB, Skandiabanken, Östgöta Enskilda Bank och Bankgirocentralen BGC AB (BGC). Så fungerar det Så här fungerar e-giro privat för ert företag: Fas Beskrivning 1 När ni fakturerar er kund sänder ni ett fakturasammandrag till BGC för vidare befordran till kundens internetbank. Fakturasammandraget kan liknas vid den information som finns på betalningsavin. Samtidigt lägger ni en fullständig webbfaktura i en databas kopplad till er webbplats. Företag Faktura Bankgirocentralen Internetbanken Kund 2 3 4 I internetbanken ser kunden fakturasammandraget på sin skärm och kan via en länk gå till er webbplats och se webbfakturan. All överföring via länken sker insynsskyddat, krypterat och har tidsbegränsad giltighet. Webbfakturans innehåll kontrolleras av ert företag. Webbfakturan blir en direktkanal till olika tjänster för era kunder. När kunden ska betala kan han klicka direkt på OK för betalning, utan att behöva knappa in belopp eller referensnummer. Om ni tillåter det kan kunden ändra belopp och/eller betalningsdatum. Detta förenklar er administration. När kunden betalat sin räkning får ni redovisning från BGC som vanligt. 4

Fördelar med e-giro privat Många fördelar Det finns många fördelar med e-giro privat, både för ert företag och era kunder. Nedan förklaras de viktigaste fördelarna i korthet. Webbfakturan är inte en vanlig trist räkning. Här kan ert företag på ett krea- tivt sätt förmedla all slags interaktiv information direkt till kunden, till exempel genom ljud, bilder eller video. Kunden kan beställa och reklamera varor via samma kanal. Kommunikation med kunden Merförsäljning Ni kan bygga nya och unika tjänster kopplade till webbfakturan, ni bestämmer själva vilka samt hur och när de ska fungera. Exempel: Specialerbjudanden och reklam kan riktas direkt till kunden som även kan få svar på frågor via samma kanal. Kostnadseffektivt Det här kan ert företag spara pengar på: Fakturering: Ni slipper kostnader för papper, utskrifter, kuvertering, frankering och porto. Tilläggstjänster: Reklamationer, kundservice, reklam, beställningar och erbjudanden kan automatiseras, ni väljer själva vilka tjänster ni vill erbjuda, när de ska användas och hur de ska fungera. Anmälan: Processen när era kunder anmäler sig till e-giro Privat kan automatiseras för att minska administrationen. Enkelt Utifrån era fakturadata (som lagras i tabeller) väljer ni om fakturorna ska skickas elektroniskt eller per post. Om ni tillåter det kan kunden ändra uppgifterna på fakturasammandraget och ni slipper skicka en ny faktura om något inte skulle stämma. Kunderna godkänner er faktura för betalning i internetbanken genom ett enkelt klick. Snabbt Med elektronisk fakturering slipper ni långsam pappershantering, ledtid och postgång. Kunden får sina fakturauppgifter och kan betala direkt, utan att behöva regstrera några uppgifter. Fortsättning på nästa sida 5

Fördelar med e-giro privat, fortsättning Hög kvalitet på redovisningen av betalningar Ditt företag får en hög kvalitet på redovisningen av betalningar eftersom kunden inte behöver registrera betalningsuppgifter eller referensnummer. Risken för att något ska bli fel minimeras och ni kan få 100% prickningskvalitet av kundreskontran. Bygger på Autogiro E-giro privat bygger på Autogiro. Om ert företag är anslutet till Autogiro kan ni använda den infrastruktur ni redan byggt upp för att skapa fakturasammandraget endast mindre anpassningar och investeringar behövs. Säkerhet Säkerhet är viktig vid överföringar via Internet. Informationen mellan kund, bank och företag måste skyddas mot insyn och alla parter måste kunna identifieras. Hänvisning: Säkerhetslösningens så kallade e-girobiljetter beskrivs i detalj i den tekniska manualen. Det finns flera företag som säljer nödvändig programvara. Så här fungerar säkerhetslösningen för e-giro privat. Fas Beskrivning 1 2 3 4 5 Ert företag skickar ett fakturasammandrag med sigill och förändringsskydd till BGC. Kunden loggar in på sin internetbank med bankens egen säkerhetslösning i form av ett digipass, mjukt certifikat eller smart kort. Kunden länkas till webbfakturan. En e-girobiljett skapas med förfallodatum, referensnummer, betalar-id, och tidsstämpel. E-girobiljetten krypteras av banken. Servern sänder tillbaka den krypterade informationen till kundens webbläsare. Det är endast kunden som kan läsa webbfakturan. Kunden bekräftar betalningen, som överförs till BGC. Fortsättning på nästa sida 6

Fördelar med e-giro privat, fortsättning Era kunder ansluter sig lätt Ert företags kunder ansluter sig lätt till e-giro privat på följande sätt: Fas Beskrivning 1 2 3 4 5 6 Er kund kontaktar sin internetbank för att ansluta sig till e-giro och får då ett e-gironummer. Kunden anmäler sig till e-giro privat för ert företag när de betalar via sin internetbank. Ni kan lätt identifiera kunden i er reskontra med hjälp av betalningesreferensnumret. genom att automatiskt anmäla sig till alla företag de betalar till via Autogiro. Betalningen via Autogiro kommer att ske precis som tidigare, men aviseringen till kunden sker via e-giro. genom att kontakta ert företag direkt, via till exempel kundtjänst eller er webbplats och då fortsätter processen med fas 4. Internetbanken skickar anmälan vidare till BGC som vidarebefordrar den till ditt företag. Ditt företag bekräftar kundens anmälan elektroniskt till BGC. BGC kontrollerar att kunden finns i internetbankernas register och meddelar er elektroniskt att kunden och bekräftelsen är godkända. När kundens anmälan godkänts meddelar internetbanken att han nu kan betala sina räkningar från er med e-giro privat. 7

Regler och avtal Obligatoriska avtal med banken För att ert företag ska kunna använda e-giro privat måste ni ha två avtal med er bank e-giro privat Inbetalningsservice OCR Avtal om tilläggstjänster Ni kan även teckna avtal om följande tilläggstjänster som förenklar rutinerna med e-giro privat: Autogiro Privat Läs mer om Autogiro i avsnittet Systemkrav, tester och anpassningar. Automatisk avprickning. Betalningar via tjänsten Leverantörsbetalningar eller via blankett till ert företag redovisas elektroniskt av BGC, vilket innebär att de kan prickas av automatiskt i kundreskontran. Hänvisning: Du kan få mer information om dessa tilläggstjänster av din bank. Ditt företags ansvar Vissa etiska regler reglerar ert företags ansvar i e-giro Privat. Dessa regler beskrivs i detalj i avtalet som ditt företag tecknar med banken. I korthet innebär de att: Fakturautställaren är ensam ansvarig i förhållande till banken för informationen och innehållet på webbfakturorna och för de varor och tjänster som erbjuds via e-giro privat. Innehållet ska ha anknytning till de varor eller tjänster som fakturautställaren tillhandahåller. Fakturautställaren ska följa tillämpliga lagar och regler allmänna regler avseende etik och moral. Banken förbehåller sig rätten att avbryta fakturautställarens deltagande i e-giro privat vid brott mot sådan regel eller lag. Fakturautställaren får inte använda tjänsten på ett sådant sätt att olägenheter uppstår för banken, fakturamottagaren eller någon annan. Fakturautställaren ska hålla banken skadelös för krav mot banken från tredje man på grund av hur fakturautställaren använder tjänsten. 8

Systemkrav, tester och anpassningar Inledning I detta avsnitt redovisas de system, tester och anpassningar som behövs för att ditt företag ska kunna använda e-giro privat. Autogiro E-giro privat bygger på infrastrukturen i Autogiro, vilket innebär att om ert företag är anslutet till Autogiro behöver ni inte göra några större anpassningar. Det är inte nödvändigt för er att vara anslutna till Autogiro för att använda e-giro privat, men ni måste kunna hantera Autogirots filformat. Hänvisning: För detaljer kring filer och filformat, se den tekniska manualen. Ekonomisystemet För att e-giro privat ska fungera måste ditt företags ekonomisystem kunna hantera, skicka och ta emot olika elektroniska filer från BGC, till exempel kundernas anmälningar, bekräftelser och makuleringar av anmälningar återrapportering fakturasammandrag rapportering av felaktiga fakturasammandrag. Webbserverns tillgänglighet Er webbserver ska klara höga belastningar och kunna generera och sända begärd webbfaktura via Internet till kundens dator. Servern måste också kunna dekryptera och avkoda e-girobiljetten från internetbanken samt handha BGC:s publika nyckel. (AU-system Network har tagit fram en lösning som stödjer säkerhetslösningen i e-giro privat). Er webbtjänst ska vara utformad så att när kunden klickar på länken i faktu- rasammandraget ska han komma direkt till sidan där webbfakturan presenteras. När webbtjänsten är ur funktion ska en länk finnas till www.e-giro.se med information om var kunderna ska vända sig. Webbtjänstens utformning Tester Det finns två tester av e-giro privat som ditt företag kan göra: Innan ni tecknar avtal: Ett interaktivt test med in- och utfiler där ni kan testa tjänstens olika funktioner finns att ladda ner från www.e-giro.se Efter att ni tecknat avtal: När ni fått nycklar och lösenord från BGC får ni även instruktioner för hur användartesten går till. 9

Marknadsföring mot era kunder Inledning E-giro är ett sätt att kostnadseffektivt skicka elektroniska fakturor till era kunder och ta emot korrekta betalningar. Dessutom kan ni kommunicera direkt med kunderna och skapa merförsäljning via webbfakturan. För att e-giro ska vara lönsamt för ditt företag måste era kunder ansluta sig. I det här avsnittet har vi sammanfattat de viktigaste säljargumenten och ger förslag på marknadsföringsåtgärder. Säljargument De viktigaste säljargumenten är Enkelt. Kunderna kan godkänna en faktura för betalning genom ett enkelt klick. Om något inte skulle stämma kan kunden ändra på fakturan. Snabbt. Genom elektronisk fakturering slipper kunderna långsam pappershantering, ledtid och postgång. Kunden får sina fakturauppgifter och kan betala direkt, utan att behöva registrera några uppgifter själv. Tryggt. All informationen mellan kund, bank och företag skyddas mot insyn och alla parter kan identifieras. Endast ert företag och er kund vet vad köpet gäller. Därigenom skyddas kundens personliga integritet. Risken för att något ska bli fel minimeras när kunderna slipper knappa in betalningsuppgifter eller referensnummer. Direktkommunikation. Webbfakturan är inte en vanlig trist räkning. Här kan kunden få all slags interaktiv information, beställa och reklamera varor och få svar på frågor. Specialerbjudanden. Via webbfakturan kan kunden få specialerbjudanden och personligt anpassad marknadsföring. Lätt att ansluta sig. Kunden anmäler sig enkelt till e-giro privat för ert företag - när de betalar via sin internetbank - genom att automatiskt anmäla sig till alla företag de betalar till via Autogiro - genom att kontakta ert företag direkt Fortsättning på nästa sida 10

Marknadsföring mot era kunder, fortsättning När det gäller något så viktigt som pengar och hantering av betalningar, upp- skattar era kunder säkert att ni vänder er direkt och personligt till dem. Kontakta kunderna personligen När ni har fler kunder än ni själv hinner besöka är det enklast att skriva till dem. Ett personligt adresserat brev, direkt hem i brevlådan är oftast det mest effektiva och även det trevligaste sättet att informera om fördelarna med e-giro. Observera: Givetvis kommer även banken att upplysa kunderna om att det i samband med betalning finns möjlighet att ansluta sig till ert företag. Varumärket e-giro Namnet e-giro och e-giro privat är registrerade varumärken. BGC har tillsammans med de banker som deltar i e-giro tagit fram regler och riktlinjer för hur varumärket ska användas i samband med tjänsten och samlat dessa i en Varumärkesguide. Den kan laddas ner från e-giro privats webbplats på www.e-giro.se Reglerna innebär i korthet att ditt företag i största möjliga mån ska låta varumärket ingå i all tryckt och webbaserad information om och kring tjänsten e-giro privat. Hänvisning: Varumärkesguiden kan du beställa av din bank eller hämta på www.e-giro.se 11

Ytterligare information och anmälan Kontakta din bank Om du har frågor om e-giro privat eller om ni vill teckna avtal för ert företag är ni välkomna att kontakta er bank. Internet På webbplatsen www.e-giro.se hittar du följande information om e-giro: senaste nytt om tjänsten tilläggstjänster post- och filbeskrivningar testmaterial kontaktpersoner Skriftlig information Det finns tre skriftliga dokument med information om e-giro privat. De kan beställas genom din bank eller laddas hem från www.e-giro.se Tabellen nedan beskriver de olika dokumenten: Dokument Välkommen till e -giro privat Teknisk manual Användarmanual Innehåll Detta dokument. För dig som ska fatta beslut om anslutning till e-giro privat. Fördelar, avtal, och anpassningar som företaget behöver göra. För dig som ska anpassa ekonomisystemet till e-giro privat. Tekniska krav på företagets ekonomisystem och webbserver, säkerhetslösningen i detalj samt post- och filbeskrivningar För dig som sköter den dagliga driften kring e-giro privat. Faktura- och kundhanteringsprocesser samt fil- och felhantering. 105 19 Stockholm BS 9020. Februari 2000. Tryckt på miljömärkt papper. Copyright Bankgirocentralen BGC AB, 2000