ARBOGA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2011-05-31 Blad 2 Ks 79 Au 95 Dnr 119/2011-007 Rapport gällande granskning av Gäddgården 1 samt beslut om riktlinjer för intern kontroll På uppdrag av kommunstyrelsens ordförande och chefen för tekniska förvaltningen i Arboga har Ernst & Young granskat projektet som avser ombyggnad av fastigheten Gäddgården 1. Vid sammanträdet redogör revisor Katarina Nygren från Ernst &,Young för rapporten. Av rapporten framgår att bakgrunden till uppdraget beror på att tekniska nämnden våren år 2009 beslutade äska om ett tilläggsanslag om 5,7 miljoner kronor för ett ombyggnadsprojekt för fastigheten Gäddgården 1. Nedlagda kostnader per den 31 december år 2010 uppgick till 12,2 miljoner kronor och till och med mars år 2011 hade ytterligare 0,8 miljoner i omkostnader tillkommit. Utfallet avviker därmed väsentligt från den kostnadskalkyl som låg till grund för kommunfullmäktiges godkännande. I rapporten redogörs för att man har upptäckt brister i den interna kontrollen avseende processen för projekthantering och projektuppföljning. Sammanfattningsvis så bedömer Ernst & Young utifrån den granskning de har gjort att kostnadsavvikelsen kan ha påverkats av följande: Ursprunglig kalkyl var inte tillräckligt genomarbetad. Att ombyggnaden på grund av tidsaspekten kontrakterades på löpande räkning med leverantörer på ramavtal jämfört med upphandling av generalentreprenör. En svag projekt- byggledning har lett till nedlagd tid på projektet blivit omotiverat hög. En bristande kostnadsuppföljning gav ingen möjlighet att tidigt inse hur stor avvikelsen skulle bli och därmed gavs inte chans till en effektiv justering av planen och en möjlighet att hålla budgeten, eller åtminstone minimera överskridandet. Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelseförvaltningen ges i uppdrag attta fram riktlinjer för intern kontroll och uppföljning. Ordförandes sign. Justerades sign. Sekreterarens sin, Utdrags tyrkanqe 7
ARBOGA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2011-05-31 Blad 3 2. Kommunstyrelsens arbetsutskott kommer vid ett kommande sammanträde att diskutera frågeställningar som bör ingå i en fortsatt utredning av projekt Gäddgården 1. 3. Rapporten ska delges samtliga nämnder och kommunens fastighetsbolag samt revisorerna och kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Rapporten gällande granskning av Gäddgården 1 läggs till handlingarna. Skickas till: Samtliga nämnder+handling Rådhuset AB + handling Kommunens revisorer+handling Kommunfullmäktige Kommunstyrelseförvaltningen Akten Ordförandes sign. Jus ndes sign. Sekreterarens sig Utdragsbestyrk
ARBOGÅ KOMMUN TEKNISKA FORVALTNINGEN Bp]. unr. 0 0 1 1 2011 -Ole- 2 9 /d,011-i Arboga Kommun Granskning av projekt Gäddgården 1 01 ERNST & YOUNG Quality In Everything We Do
J ERNST &YOUNG QualXy tn Ei eryi6ing We Dö Innehåll 1. Sammanfattning och slutsatser...... 2 2. Inledning...............4 2.1. Bakgrund............4 2.2. Syfte.....:...............4 2.3. Granskningens omfattning.........4 2.4. Granskningens genomförande......5 3. Resultat från granskning av ombyggnad av Gäddgården 1...6 3.1. Följer upphandlingen av leverantörer gällande upphandlingspolicy?...6 3.2. Har projektet löpande följts upp och har uppföljning varit effektiv?...8 3.3. Hur säkerställs att projektet har belastats med korrekta kostnader?...9 3.4. Kartläggning av projektets genomförande......13
JERNST&YOUNG Qualilyln Et erything We Do 1. Sammanfattning och slutsatser På uppdrag av kommunstyrelsens ordförande och chefen för tekniska förvaltningen i Arboga kommun har Ernst & Young granskat projektet som avser ombyggnad av fastigheten Gäddgården 1. Våren 2009 beslutar tekniska nämnden att äska ett tilläggsanslag om 5,7 mkr för ombyggnad av fastigheten Gäddgården 1 och i februari 2010 beslutar kommunfullmäktige att godkänna anhållan om tilläggsanslag. Enligt uppgift beräknas ombyggnaden att kosta totalt 7,6 mkr. Nedlagda kostnader för ombyggnaden uppgår per 2010-12-31 till ca 12,2 mkr och till och med mars 2011 har ytterligare kostnader på ca 0,8 mkr tillkommit. Utfallet avviker därmed väsentligt mot den kostnadskalkyl som låg till grund för kommunfullmäktiges godkännande. Vi har i granskningen funnit att det finns brister i den interna kontrollen avseende processen för projekthantering och projektuppföljning. Bl a följande iakttagelser är gjorda: Avrop har skett från leverantörer med vilka vi inte har sett att det finns ett aktuellt ramavtal. Med en leverantör som kommunen har avtal med har kontraktet inte föregatts av en regelrätt upphandling. Vi har inte fått tillgång till den kostnadskalkyl som ligger till grund för kommunfullmäktiges beslut om att godkänna anhållan om anslag på 5,7 mkr. Några löpande uppföljningar av kostnader har inte presenterats för oss. Vi har inte fått del av några protokoll eller minnesanteckningar från projektmöten där det framgår att projektets framskridande inklusive den ekonomiska situationen följs upp. Enligt protokoll från tekniska nämndens arbetsutskott och tekniska nämnden framgår att lägesrapportering från projektet har skett på sammanträden under 2010. Några kalkyler eller avvikelseanalyser etc. som kan tänkas ligga till grund för den återrapportering som enligt protokollen har skett har inte erhållits. En intressant iakttagelse från den lägesrapport som presenteras i tekniska nämndens arbetsutskott 2010-10-19 är att projektet vid denna tidpunkt sammanlagt beräknas kosta 7 mkr. Vid detta tillfälle, dvs. den 19 oktober 2010, uppgår dock de bokförda kostnaderna i ekonomisystemet till 8 762 tkr, vilka har ökat filt 9 477 tkr per den 30 oktober 2010. En liknande iakttagelse gäller protokoll från tekniska nämnden 2010-12-15. Här framgår att det vid dagens sammanträde redovisas en prognostiserad kostnad på 10,8 mkr avseende ombyggnad av Gäddgården 1. Bokförda kostnader den 15 december 2010 uppgick dock till 11 480 tkr vilka har ökat till 12 187 tkr per 2010-12-31. Kvaliteten på de prognoser som rapporterats till tekniska nämndens arbetsutskott och tekniska nämnden i oktober respektive december 2010 är därmed enligt vår bedömning inte acceptabla. Kostnadsprognosen som redovisas för helåret 2010 understiger de faktiskt bokförda kostnaderna vid båda tillfällena. Beträffande granskning av om projektet har belastats med rätt kostnader så har vi inte kunnat stämma av eller rimlighetsbedöma fakturerade volymer. Av beställningen till de fyra största leverantörerna framgår inte hur stor tidsåtgång och hur mycket material som beräknas gå åt. Av granskade fakturor, inkl underlag till dessa, har vi inte noterat något som tyder på att projektet har belastats med felaktiga kostnader. Vi vill dock understryka att det saknas underlag till flera fakturor som vi granskat, bl. a. specifikationer på redovisning av nedlagd tid och även fakturakopior på materialinköp och inhyrda underleverantörer. 2
J ERNST &YOUNG Quatifyln Evekything We Do Entreprenadkontraktet mellan kommunen och de fyra största leverantörerna i projektet är på löpande räkning. Uppdrag på löpande räkning ställer höga krav på planering och projekt- och byggledning: Av granskade leverantörsfakturor framgår att en väsentlig mängd tid har gått åt i projektet. Detta skulle kunna bero på bristande projektledning, dvs. en svag styrning i projektet, och vara en orsak till kostnadsavvikelsen i projektet. Enligt erhållen information ingick att installera solenergi anläggning och om möjligt göra fastigheten till ett så kallat passiv hus i de ursprungliga ombyggnadsplanerna för Gäddgården 1. Erhållen information ligger i linje med vad som framgår i ett protokoll från förprojekteringsmöte 2010-01-29. 1 protokollet framgår att fastighetsförvaltningens ambition är att bygga ett hus som präglas av liten energiförbrukning och användande av ny teknik och att fastigheten ska vara lättskött och kunna drivas med låga driftskostnader. Vidare framgår i samma protokoll att projektet förutom att ge dessa fördelar ur förvaltningsperspektivet också ska visa omvärlden att Arboga är en kommun som tänker nytt och ge en positiv bild av kommunen. l den ursprungliga kalkylen på totalt 7,6 mkr bör följaktligen åtgärder hänförbara till detta ingå. Mot bakgrund av att vi inte har sett några beslut på eventuella åtgärder som kan tänkas utgöra avvikelser från de ursprungliga ombyggnadsplanerna så är vår bedömning att några väsentliga förändringar från ursprungliga ombyggnadsplaner inte har skett. De åtgärder som har utförts ingick enligt vår bedömning i den ursprungliga planen. En orsak till kostnadsavvikelsen för projektet är därmed som vi ser det en inte tillräckligt genomarbetad förkalkyl. Med stöd av den granskning söm vi har gjort är vår bedömning sammanfattningsvis att kostnadsavvikelsen i projektet kan ha påverkats av följande omständigheter: Ursprunglig kalkyl var inte tillräckligt genomarbetad. Att ombyggnaden p.g.a. tidsaspekten kontrakterades på löpande räkning med leverantörer på ramavtal framför upphandling av generalentreprenör. En svag projekt- och byggledning har lett till att nedlagd tid på projektet blivit omotiverat hög. En bristande kostnadsuppföljning gav ingen möjlighet att tidigt inse hur stor avvikelsen skulle bli och därmed gavs inte chans till en effektiv justering av planen och en möjlighet att hålla budgeten, eller åtminstone minimera överskridandet. 3
J ERNST &YOUNG Quaiityln Everything We Do 2. Inledning 2.1. Bakgrund På uppdrag av kommunstyrelsens ordförande och chefen för tekniska förvaltningen i Arboga kommun har Ernst & Young granskat projektet som avser ombyggnad av fastigheten Gäddgården 1. Våren 2009 beslutar tekniska nämnden att äska ett tilläggsanslag om 5,7 mkr för ombyggnad av fastigheten och i februari 2010 beslutar kommunfullmäktige att godkänna anhållan om tilläggsanslag. Gäddgarden 1 ska d ärmed byggas om till gruppbostad med 8 stycken uthyrningsbara lägenheter och; gemensamhetsutrymmen. Den nya gruppbostaden ska ersätta gruppbostaden Piloten 1. Enligt muntlig information som tekniska chefen har erhållit från personer som varit involverade i projektet, inkluderade den ursprungliga kalkylen, förutom de 5,7 mkr i tilläggsanslag, också ett investeringsstöd på ca 1,1 mkr. Därutöver skulle, enligt information som tekniska chefen har erhållit, 0,8 mkr finansieras genom den ordinarie driftsbudgeten. Detta ger en beräknad kostnad på totalt 7,6 mkr. Nedlagda kostnader för ombyggnaden uppgår per 2010-12-31 till ca 12,2 mkr och till och med mars 2011 har ytterligare kostnader på ca 0,8 mkr tillkommit. Utfallet avviker därmed väsentligt mot den kostnadskalkyl som låg till grund för kommunfullmäktiges godkännande. 2.2. Syfte Syftet med att granska Gäddgården1 är dels att granska hur effektiv den interna kontrollen har varit i processen avseende projekthantering och projektuppföljning. Dels är syftet att utreda orsakerna till varför kostnaden för projektet väsentligt avviker från ursprunglig kalkyl. 2.3. Granskningens omfattning Granskningen omfattar att besvara och utföra följande: Har kommunens upphandlingspoliey följts isamband med upphandlingen? Nyttjas kommunens upphandlingsenhet i samband med upphandlingen? Finns tillräcklig kompetens för framtagande av förfrågningsunderlag i samband med upphandlingen? Finns tecknade avtal med leverantörer som anlitas? Finns projektkalkyl och sker löpande uppföljning mot den? Analysera avvikelser från den ursprungliga kalkylen. Kartläggning av hur projektet har följts upp ekonomiskt. Hur ser återrapporteringen till ansvarig nämnd ut? 4
UERNST&YOUNG Qualilyln Everything We Do Finns systemstöd för uppföljning av projektet i redovisningen? Hålls dokumenterade projektmöten med projektledaren under projektets löptid? Hur säkerställs att projektet har belastats med korrekta kostnader? Är levererat material eller tjänster, med beställningen? både kvalitativt och kvantitativt, i överensstämmelse Beskriv organisationen för genomförande och stäm av mot befogenheter. Vem har haft rätt att besluta respektive beställa? Har kostnader hänförliga till projektet attesterats av behörig personal? Inkluderar genomgång av fakturor och hur dessa har bokförts i huvudboken. Vilka tidsramar har funnits på projektets genomförande? Har det funnits tillräckligt med tid för de olika delarna eller har tidsplaneringen påverkat genomförandet och kostnaderna? Kartläggning av hur projektet har ändrats från första beslut om genomförande tills bygget är avslutat. Finns nödvändiga beslut för ändringar i projektet? Vilka arbeten återstår och vad innebär det för kostnader? 2.4. Granskningens genomförande Granskningen utförs genom att inhämta och ta del av relevanta dokument, intervjuer med ansvariga personer på kommunen samt genomgång av bokföring och fakturor. För projektet har vi efterfrågat följande dokumentation: Protokoll där beslut att genomföra projekten tas. Projektkalkyl och eventuellt andra underlag som ligger till grund för kommunfullmäktiges godkännande. Protokoll där det framgår att projektets utveckling inkl ekonomiska situation återrapporteras till nämnden. Underlag som ligger till grund för återrapporteringen i TNAU och TN. Upparbetade belopp per årsskiftet 2010-12-31 samt prognoser för projektet till dess det färdigställts. Protokoll och minnesanteckningar från projektmöten. Kopia på ramavtal avseende de leverantörer som anlitats. Underlaget för beställningar som gjorts till anlitade leverantörer. Protokoll från besiktning av ombyggnationen. Vi har tagit del av Arboga kommuns Upphandlings- och inköpspolicy samt Riktlinjer för upphandlingsverksamheten, båda fastställda av kommunfullmäktige den 17 juni 2009, 74. 5
J ERNST &YOUNG Qnaliiy ln Everything We Da Vi har också tagit del av kommunens Attestreglemente samt Riktlinjer för kontroll av ekonomiska händelser, båda fastställda av kommunfullmäktige den 18 december 2008. För projektet har vi erhållit ett utdrag från ekonomisystemet avseende årets investeringar där varje kostnad som bokförts på projektet 2010 framgår. Med det underlaget som grund har vi stickprovs granskat 18 transaktioner (18 fakturor) på projektet, vilket utgör ca 55%a av de totala kostnaderna per 2010-12-31, med avseende på att kontrollera att kostnaden är sakgranskad och attesterad i enlighet med kommunens attestreglemente och riktlinjer för kontroll av ekonomiska händelser. Beträffande kontroll av om kostnader bokförda på projektet avser projektet dvs. kontroll av om bokföringen är rätt, så har vi granskat fakturor motsvarande 67% av de totala kostnaderna i det syftet. Vid granskning av om kommunen har ett gällande avtal med de leverantörer som anlitats har vi utifrån erhållet utdrag från ekonomisystemet sorterat och granskat de sju leverantörer som har fakturerat mest under 2010. Tillsammans står de sju största leverantörerna för 89% av de totala kostnaderna.2010-12-31. 3. Resultat från granskning av ombyggnad av Gäddgården 1 3.1. Följer upphandlingen av leverantörer gällande upphandlingspolicy? Enligt Arboga kommuns upphandlingspolicy och fastställda riktlinjer för upphandlingsverksamheten ska all extern upphandling och inköp av varor och tjänster samt entreprenader ske i enlighet med lagen om offentlig upphandling, LOU, och fastställda riktlinjer. I riktlinjer för upphandlingsverksamhet framgår bl. a. att: Respektive styrelse/nämnd ansvarar för upphandlingar av entreprenader inom sitt verksamhetsområde. Vid dessa upphandlingar ska Västra Mälardalens Kommunalförbund konsulteras i upphandlingstekniska frågor. Alla upphandlingar ska dokumenteras så att skälen för beslut är tydliga, lätta och förstå och öppet redovisade. Beslut om ramavtal fattas av respektive styrelse eller nämnd. Direktupphandling i styrelse och nämnd får endast ske i de fall ramavtal saknas och upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Om ramavtal finns ska dessa utnyttjas för köp av varor och tjänster. 3.1.1. Iakttagelser Enligt information har ingen separat upphandling kommit i fråga för detta projekt. Om upphandling avsedd specifikt för detta projekt har skett i enlighet med LOU blir därmed inte aktuellt att granska. Ombyggnaden av Gäddgården 1 har enligt uppgift skett genom avrop pa befintliga ramavtal. Några beslut på vilka leverantörer som ska anlitas i projektet har dock inte erhållits. 6
J ERNST &YOUNG Quarilyrn Everything We Do l projektredovisningen i ekonomisystemet framgår att det i huvudsak är sju leverantörer som har anlitatsför detta projekt 2010, se nedan. Procentangivelsen inom parantes anger hur stor del av de totala kostnaderna per 2010-12-31 som varje leverantör har fakturerat avseende ombyggnaden på Gäddgården 1. Lundin & Johansson Bygg Team AB (45%) Arboga Kraft & Ljus NEA AB (14%) VP Arboga Teknik AB (8%) CW Rör AB (8%) Aigis AB (6%) Motala Hissar AB (4%) E Holmqvist Måleri AB (4%) Ovanstående leverantörer står därmed för 89% av de nedlagda kostnaderna i projektet per 2010-12-31. Vad gäller ovanstående leverantörer och om de har ett gällande avtal med kommunen så har vi enbart i två fall fått bekräftat att det finns ett gällande avtal som har tillkommit enligt gängse regler. Det gäller Arboga Kraft & Ljus NEA AB och CW Rör AB. För de fem övriga leverantörerna görs följande noteringar: Lundin och Johansson Bygg Team AB Finns avtal med en avtalsperiod 2008-02-20--2010-06-30 med möjlighet till maximalt 12 månaders förlängning. Beslut om att förlänga avtalet saknas i diariet. Leverantören har anlitats efter avtalsperiodens utgång. VP Arboaa Teknik AB Finns avtal med en avtalsperiod 2008-02-20--2010-06-30 med möjlighet till maximalt 12 månaders förlängning. Beslut om att förlänga avtalet saknas i diariet. Leverantören har anlitats efter avtalsperiodens utgång. Aldis AB Finns avtal tecknat 2009-12-28 för perioden 1 januari - 28 februari 2010, med två månaders förlängning om avtalet ej sägs upp 21 dagar innan avtalstidens utgång. Aigis AB är dock aldrig upphandlat i enlighet med LOU och har därmed ett avtal med kommunen som inte tillkommit på regelrätta grunder. E Holmovists Måleri AB Finns inget avtal registrerat i diariet. Finns beslut i TNAU 86 att E Holmqvists Måleri AB ska antas som leverantör av målningsarbeten under avtalsperioden 2008-05-01- - 2011-04-30 med möjlighet till förlängning under ytterligare högst 12 månader. Motala Hissar Finns inget beslut eller avtal registrerat i diariet. 3.1.2. Slutsats Mot bakgrund av ovanstående är det svårt att uttala. sig om projekthanteringen följer gällande upphandlingspolicy. Om ovanstående avtal, och förlängningar av avtal, inte finns upprättade bedöms väsentliga brister föreligga på fastighetsförvaltningen och fastställda riktlinjer anses i 7
:1 ERNST&YOUNG Quatityln Eivrylhing We Do så fall inte följas. Gäller även om iakttagelserna ovan har sin grund i bristande rutiner vad gäller diarieföring, dvs, att handlingarna finns men försummats att lämnas för diarieföring. Beträffande avtalet med Aigis AB så har fastighetsförvaltningen inte följt gällande upphandlings- och inköpspolicy samt riktlinjer för upphandling. Algis AB har inte handlats upp i konkurrens. 3.2. Har projektet löpande följts upp och har uppföljning varit effektiv? En effektiv projektuppföljning ger goda möjligheter att tidigt identifiera avvikelser och ger förutsättningar fören effektiv justering av planen och därmed en möjlighet att hålla budgeten. För att nämnden ska kunna följa den ekonomiska ställningen krävs att investeringsprognoser redovisas löpande till nämnden. För att kunna följa ett projekts ekonomiska utveckling på ett adekvat sätt förutsätts att projektkalkyler upprättas och uppföljning löpande sker mot dessa, att löpande under projektets löptid ha dokumenterade projektmöten, att projekt avslutas korrekt i samband med färdigställande samt att ekonomisk uppföljning mot förkalkyl sker och att det finns systemstöd för uppföljning av projektet i redovisningen 3.2.9. Iakttagelser Vad gäller ombyggnaden av Gäddgården 1 så har vi inte fått tillgång till den ursprungliga kostnadskalkyl som legat till grund för beslutet att bygga om Gäddgården 1. Några löpande uppföljningar av kostnaderna mot (örkalkylen har inte heller presenterats för oss: Vi har inte heller fått några protokoll eller minnesanteckningar frän projektmöten där det framgår att projektets framskridande inkl den ekonomiska situationen följs upp. Enligt protokoll från tekniska nämndens arbetsutskott och tekniska nämnden framgår att lägesrapportering från projektet har skett på sammanträden under 2010. Några kalkyler eller avvikelseanalyser efe. som kan tänkas ligga till grund för den återrapportering som enligt protokollen har skett har dock inte erhållits. En intressant iakttagelse från den lägesrapport som presenteras i TNAU 2010-10-19 är att projektet vid denna tidpunkt sammanlagt beräknas kosta 7 mkr. Vid detta tillfälle, dvs. den 19 oktober 2010, uppgår dock de bokförda kostnaderna i ekonomisystemet till 8 762 tkr, vilka har ökat till 9 477 tkr per 30 oktober 2010. En liknande iakttagelse gäller protokoll från möte i TN 2010-12-15. Här framgår att det vid dagen sammanträde redovisas en prognostiserad kostnad på 10,8 mkr avseende ombyggnad av Gäddgården 1. Bokförda kostnader den 15 december 2010 uppgick till dock till 11 480 tkr, vilka har ökat till 12 187 tkrper den 31 december 2010. Vad gäller systemstöd för uppföljning av projekt i redovisningen gäller att utfallet på projektet följs upp genom att söka på aktuellt projektnummer i systemet. I kontosträngen för kostnader som ska belasta ett visst projekt ska uppgift om projektnummer alltid anges och därmed kan projekten följas upp. Denna uppföljning omfattar bokförda fakturor. 8
J ERNST& YOUNG Qualilyln Ererything We Do 3.2.2. Slutsats Mot bakgrund av att vi inte har fått del av den kostnadskalkyl som legat till grund för kommunfullmäktiges beslut och inte heller någon uppföljning där utfallet analyseras, inga protokoll eller minnesanteckningar från projektmöten där det framgår att projektets framskridande inkl den ekonomiska situationen följs upp, så kan vi inte uttala oss om projektet har följts upp löpande. Beträffande kvaliteten på de prognoser som rapporterats till TNAU och TN i oktober respektive december så är vår bedömning att den inte är bra. Kostnadsprognosen som redovisas för helåret 2010 understiger de faktiskt bokförda kostnaderna vid båda tillfällena. Den noterade bristen i kostnadsuppföljningen har enligt vår bedömning inte gett någon möjlighet att tidigt inse hur stor avvikelsen skulle bli och därmed har det inte givits förutsättning till en effektiv justering av planen och en möjlighet att hålla budgeten, eller åtminstone minimera överskridandet. 3.3. Hur säkerställs att projektet har belastats med korrekta kostnader? Att kostnader hänförbara till projekten bokförs korrekt är utgångspunkten för en meningsfull projektuppföljning och att levererat material och utförda tjänster, både kvalitativt och kvantitativt, överensstämmer med beställningen är en viktig kontroll innan kostnaderna bokförs och betalas. För att undvika att oavsiktliga eller avsiktliga fel begås ska alla ekonomiska händelser granskas och attesteras av minst två personer som har kännedom om händelsen i enlighet med kommunens attestregtemente och riktlinjer för kontroll av ekonomiska händelser. Den första attesten innefattar att stämma av att levererade varor och tjänster, både kvalitativt och kvantitativt, är i överensstämmelse med beställningen (sakgranskning). Den andra attesten utförs av den som ansvarar för den löpande verksamheten. Här innefattas att kontrollera att en faktisk beställning har skett, att debitering stämmer med eventuellt avtal, att behörig person beställt och sakgranskat och att konteringen är rätt. I och med införandet av elektronisk fakturahantering ska utsedda attestanter registreras i systemet så att erforderliga automatiska kontroller kan ske. Varje nämnd ansvarar för att det upprättas och hålls en aktuell förteckning över utsedda attestanter. Det finns en spärr i systemet som gör att samma person inte kan bådesakgranska och attestera en faktura i det elektroniska flödet. Attest är vidare en rättighet som tilldelas personer i kombination med vilka identiteter (kostnadsställen) personen har behörighet till. En person kan bara attestera på tilldelade identiteter. I och med att en faktura attesteras godkänner attestanten också att fakturan är ok att betala. Själva betalningen av leverantörsfakturor utförs centralt i organisationen. Det är bara ekonomikontoret som skickar iväg betalningsfiler till bankgirocentralen. 3.3.9. Iakttagelser För de fyra största leverantörerna har vi tagit del av de entreprenadkontrakt som är avtalade mellan kommunen och leverantören. Vi har noterat att kontraktet för samtliga leverantörer är på löpande räkning. 9
JERNST&YOUNC Qualifyln Everything We Da Nästan hälften av bokförda kostnader på projektet är fakturerat från Lundin & Johansson Bygg Team AB. Fram till och med november 2010aconto fakturerar Lundin & Johansson Bygg Team AB kommunen och i december erhålls en avstämningsfaktura på arbeten t o m 17 dec 2010 där tidigare fakturerade aconton avgår. Totalt fakturerat belopp 2010 uppgår till ca 5 502 tkr, Vi har fått del av en fakturaspecifikation som dock inte kan kopplas till någon enskild faktura. På fakturaspecifikationen framgår Lundin &Johansson Bygg Team ABs inköp av material och underleverantörer samt nedlagd tid t o m vecka 47 (slutet på november), totalt 4 965 tkr. Då summa kostnader fakturerade från Lundin & Johansson Bygg Team AB under 2010 uppgår till ca 5 502 tkr avser fakturaspecifikationen merparten av nedlagda kostnader (90%). Några fakturaunderlag för materialinköpen och från underleverantörer har vi inte erhållit och enligt uppgift finns inte dessa hos kommunen. Om de kostnaderna är hänförbara till ombyggnaden av Gäddgården 1 är därmed inte granskat. Motsvarar nästan 2 999 tkr av fakturaspecifikationen (som uppgår till 4 965 tkr). Enligt fakturaspecifikationen har Lundin & Johansson Bygg Team AB nedlagd tid för snickare uppgående till 6 497 timmar t.o.m. vecka 47 avseende Gäddgården 1. Tidredovisning från Lundin & Johansson Bygg Team AB är stickprovsgranskad utan anmärkning. Beträffande granskning av om levererat material och utförda tjänster stämmer med beställningen så framgår inte av beställningen hur stor tidsåtgång och hur mycket material som beräknas gå åt och fakturerad kvantitet har därmed inte kunnat stämmas av eller rimliighetsbedömas. Vad gäller fakturerat pris per timme så har vi stämt av ätt det är rimligt mot anbud daterat 2007-12-03, som ligger till grund för ramavtalet. Vi har också stämt av att det pålägg med 12% respektive 8% som görs på materialinköp respektive på fakturor från underleverantörer stämmer med ramavtalet (anbudet). Avtalstiden för det ramavtal som avstämning sker mot har dock gått ut 2010-06-30, och vi har inte sett att avtalet har förlängts. Arboga Kraft & Ljus NEA AB är en annan stor leverantör som har medverkat vid ombyggnad av Gäddgården 1, de har fakturerat ca 1,7 mkr vilket utgör ca 14% av de totala kostnaderna i projektet. Vi har granskat 53% av de kostnader som Arboga Kraft & Ljus NEA AB har fakturerat under 2010. Granskade fakturor är märkta med "Gäddgården" och när vi granskar underlagen till fakturorna har vi inte noterat något som tyder på att kostnaden inte avser Gäddgården. Enligt granskade fakturor avser merparten av kostnaderna (73%0) nedlagda timmar i projektet. Till fakturorna finns ingen specifikation där nedlagd tid redovisas. Huruvida arbetskostnaden avser Gäddgården är därmed inte granskat. Beträffande granskning av om levererat material och utförda tjänster stämmer med beställningen så framgår inte av beställningen hur stor tidsåtgång och hur mycket material som beräknas gå åt och fakturerad kvantitet har därmed inte kunnat stämmas av eller rimlighetsbedömas. Vad gäller fakturerat pris per timme så har vi stämt av att det är rimligt mot anbud daterat 2007-12-03, som ligger till grund för aktuellt ramavtal. Vi har också stämt av att det pålägg med 10% som görs på fakturor från underleverantörer stämmer med ramavtalet (anbudet). VP Arboga Teknik AB har fakturerat ca 983 tkr under 2010 vilket utgör ca 8% av de totala kostnaderna i projektet. Vi har granskat 43% av de kostnader som VP Arboga Teknik AB har fakturerat under 2010. Granskade fakturor är märkta med "Gäddgården" och när vi granskar underlagen till fakturorna har vi inte noterat något som tyder på att kostnaden inte avser Gäddgården. Enligt granskade fakturor avser drygt hälften (521/0) av kostnaderna nedlagda timmar i projektet. Till fakturorna finns ingen specifikation där nedlagd tid redovisas. Huruvida arbetskostnaden avser Gäddgården är därmed inte granskat. Beträffande granskning av om levererat material och utförda tjänster stämmer med beställningen så framgår inte av beställningen hur stor tidsåtgång och hur mycket material som beräknas gå åt och fakturerad kvantitet har därmed inte kunnat stämmas av eller rimlighetsbedömas. Vad gäller fakturerat pris per timme så har vi stämt av att det är rimligt mot anbud daterat 2007-12-03, som ligger 10
J ERNST&YOUNG QualityIn Everylhing We Do till grund för ramavtalet vars avtalstid dock gick ut 2010-06-30 och någon förlängning har vi inte tagit del av. Vi har också stämt av att det pålägg med 10% som görs på fakturor från underleverantörer stämmer med det förfallna ramavtalet (anbudet). En iakttagelse avseende VP Arboga Teknik AB är att VP Arboga Teknik AB har köpt in en styrutrustning från Aigis AB, belopp ca 68 tkr ex moms. I beloppet ingår ett påslag om 5% av Aigis AB som vi ifrågasätter, men utgör i kronor enbart ca 3 tkr och är inte utrett ytterligare. Om det däremot är lämpligt att göra inköp från Aigis AB kan diskuteras då projektledaren för ombyggnad Gäddgården 1 är inhyrd från Aigis AB. CW Rör AB har fakturerat ca 918 tkr under 2010 vilket utgör ca 8% av de totala kostnaderna i projektet. Vi har granskat 68% av de kostnader som CW Rör AB har fakturerat. Granskade fakturor är märkta med "Gäddgården" och när vi granskar underlagen till fakturorna har vi inte noterat något som tyder på att kostnaden inte avser Gäddgården. Enligt granskade fakturor avser 27% av kostnaderna nedlagda timmar i projektet. Till fakturorna finns ingen specifikation där nedlagd tid redovisas. Huruvida arbetskostnaden avser Gäddgården är därmed inte granskat. Beträffande granskning av om levererat material och utförda tjänster stämmer med beställningen så framgår inte av beställningen hur stor tidsåtgång och hur mycket material som beräknas gå åt och fakturerad kvantitet har därmed inte kunnat stämmas av eller rimlighetsbedömas. Då vi inte har erhållit anbudet som ligger till grund för ramavtalet har vi inte kunnat stämma av om debiterad` tid. per timme stämmer mot anbudet. Däremot har vi erhållit en kopia på en indexuppräkning 2009-04-17 av timpriset som sker från 350 kr till 362 kr och mot den kan vi stämma av att debiterad tid per timme 2010, 375 kr, är rimligt. På granskade fakturor har inget pålägg på fakturering från underleverantörer skett. Ytterligare en iakttagelse avseende CW Rör AB är att CW Rör AB har köpt in 20 solpaneler m.m. från Aigis AB, belopp ca 214 tkr ex moms. Om det är lämpligt att göra inköp från Aigis AB kan diskuteras då projektledaren för ombyggnad Gäddgården 1 är inhyrd från Aigis AB. Vad gäller kravet att alla ekonomiska händelser ska granskas och attesteras av minst två personer har vii vår granskning noterat att sakgranskning i huvudsak är utförd av en konsult dvs. en person som inte är anställd i kommunen. Frågan om sakgranskare kan vara andra än anställda personer hanteras inte i kommunens befintliga attestreglemente eller i riktlinjer för kontroll av ekonomiska händelser. Beträffande attestering (kontroll att en faktisk beställning har skett, att debitering stämmer med eventuellt avtal, att behörig person har sakgranskat och att konteringen är rätt) har vi i vår granskning funnit att den som var utsedd som tf fastighetschef vid denna tidpunkt har attesterat merparten av kostnaderna. Vederbörande har varit registrerad i systemet som behörig att attestera fakturor vilket sannolikt följer av chefsbefattningen, men han finns inte med på aktuell förteckning över utsedda attestanter som redovisas för tekniska nämnden. Där uppges den förra chefen för fastighetsavdelningen vara behörig beslutsattestant. Beträffande fakturors godkännande som sker via attesterna "sakgranskat av" och "attesterat av", och de kontroller som i och med de underskrifterna intygas att de är utförda, så undrar vi hur de kontrollerna sker när underlag till fakturorna saknas. För ingen av de granskade leverantörsfakturorna finns någon specifikation bifogad fakturan där nedlagd tid redovisas. Det förekommer också att fakturor på gjorda materialinköp och underleverantörer saknas. Om inte underliggande specifikationer scannas in och ligger med i det elektroniska flödet - hur ska den som sakgranskar och attesterar fakturan då kunna ta ställning till om fakturan är rätt? 11
AUFRNST&YOUNG Qualityin Everything We Da Av granskade leverantörsfakturorframgår att den inhyrda konsulten anges som referens på merparten av fakturorna vilket vi tolkarsöm att beställare i projektet i huvudsak har varit den inhyrda konsulten. Enligt uppdragsavtal mellan kommunen och konsultbolaget framgår att det i uppdragets omfattning bl a ingår projekt- och byggledning. Huruvida detta omfattar att utföra beställningar har vi inget svar på. Vem har styrt beställningarna? 3.3.2. Slutsats Beträffande granskning av om levererat material och utförda tjänster stämmer med kommunens beställning så handetta inte kunnat granskas, Av beställningen framgår inte hur stor tidsåtgång och hur mycket material som beräknas gå åt och fakturerade kvantiteter har därmed inte kunnat stämmas av eller rimlighetsbedömas för någon av de fyra största leverantörerna. Att avtala om uppdrag på löpande räkning ställer enligt vår bedömning höga krav på planering och projekt- och byggledning så att hantverkarnas arbete sker på ett effektivt sätt. Av granskade leverantörsfakturor framgår enligt vår bedömning att en väsentlig mängd tid har gått åti projektet. Detta skulle enligt vår bedömning kunna bero på en svag styrning i projektet. Enligt kommunens upphandlings- och inköpspolicy ska befintliga ramavtal nyttjas för köp av varor och tjänster. Vi ställer oss ändå frågan om lämpligheten i att göra avrop i den omfattning som skett från Lundin & Johansson Bygg Team AB. Med facit i hand hade enligt vår bedömning en upphandling av generalentreprenör varit att föredra med ett fast pris med möjlighet till reglering för vissa rörliga poster. För tre av de fyra största leverantörerna som har varit involverade i ombyggnaden av Gäddgården 1 är vår bedömning att kostnader för material och underleverantörer som bokförts på projektet också avser projektet. För den fjärde och största leverantören, Lundin & Johansson Bygg Team AB har vi inte fått del av fakturakopior på material och underleverantörer. Vi kan därför inte uttala oss om deras kostnader för material och underleverantörer är hänförbara till Gäddgården 1. Motsvarar ca 25% av de totala kostnaderna på projektet (2 999 tkr av totalt 12187 tkr). Beträffande nedlagda timmar i projektet har vi erhållit tidredovisning från Lundin & Johansson Bygg Team AB som underlag till fakturerade timmar. Tidsedlarna är i samband med denna granskning inhämtade från leverantören dvs. någon tidredovisning från leverantören fanns inte sedan tidigare hos fastighetsförvaltningen vilket bedöms vara en brist kontrollsynpunkt: De tidsedlar vi har granskat avser enligt tidsedeln Gäddgården och vi har inte noterat något som tyder på att det inte skulle vara rätt. Denna åtgärd är inte utförd för de övriga tre största leverantörerna. För samtliga leverantörer (inkluderar CW Rör AB) har vi stämt av satt fakturerade timpriser och eventuellt pålägg som görs på fakturor från underleverantörer stämmer med ramavtalet (anbudet). För Lundin &,Johansson Bygg Team AB och VP Arboga Teknik AB har dock avstämning skett mot avtal vars avtalsperiod gått ut 2010-06-30 och någon förlängning av avtal har vi inte sett. Fastighetsförvaltningen har lagt upp en icke anställd person (en konsult) i systemet som behörig att sakgranska fakturor. Kommunen bör enligt vårbedömning ta ställning till om det i attestreglementet och i riktlinjer för kontroll av ekonomiska händelser bör regleras vad som gäller för inhyrda konsulter etc. 12
JERNST&YOUNG Qnalityln Everything We Do Fastighetsförvaltningen har inte uppdaterat=sammanställningen över ordinarie attestanter när en ny person tillsattes som tf fastighetschef: Mot bakgrund av det till fakturor från leverantörer som anlitats.:i projektet saknas underlag för fakturerad tid, och för en leverantör saknas dessutom underlag, fakturakopior, på gjorda materialinköp och underleverantörer som faktureras, så är vår bedömning att de kontroller som ska ske i samband med att fakturan godkänns för betalning inte till fullo blir utförda. I projektet har vi noterat att Aigis AB har agerat som underleverantör till två av de leverantörer som kommunen har ramavtal med. Om det är lämpligt mot bakgrund av att projektledaren är inhyrd från Aigis AB kan ifrågasättas. 3.4. Kartläggning av projektets genomförande Ett viktigt syfte med den granskning som genomförs är att försöka förstå vad som har skett under projektets genomförande och få svar på varför den faktiska kostnaden för projektet väsentligt avviker från ursprunglig kalkyl. Vad ingick i den ursprungliga planen för ombyggnaden som kommunfullmäktige godkände, vilka förändringar har därefter skett i planen och finns det beslut som stödjer de ändringar som skett är några frågor som vårt granskningsuppdrag inbegriper. 3.4.1. Vilka tidsramar har funnits på projektet genomförande? Har det funnits tillräckligt med tid för de olika delarna eller har tidsplaneringen påverkat genomförandet? Då vi inte har fått del av de ursprungliga kalkylerna eller den ursprungliga planen för ombyggnad av Gäddgården 1 vet vi inte vilka tidsramar som från början var satta för olika delar i projektets genomförande. Av ett protokoll från projekteringsmöte 091022 framgår att det första datumet för färdigställande var satt till 1-10 juni 2010, men att man nu istället tillsammans med socialförvaltningen kom fram till att 1-10 oktober skulle vara ett mer realistiskt datum med tanke på den korta genomförande tid som. annars skulle bli för ombyggnaden. Enligt protokoll TNAU 90, daterat 2010-10-19, framgår att det nya gruppboendet beräknas vara klart för inflyttning den 1 november 2010. Enligt entreprenadkontrakt som finns med de fyra stora leverantörerna som har anlitats framgår att kontraktarbetena ska påbörjas senast 2010-05-10 (gäller Lundin & Johansson Bygg Team AB) och senast 2010-06-07 (gäller övriga tre leverantörer). Enligt samma kontrakt ska kontraktsarbetena vara färdigställda senast 2010-09-24 (gäller för alla fyra leverantörer). Då vi inte har fått del av några protokoll eller minnesanteckningar från projektmöten under projektets genomförande där tidsplanen eventuellt kan ha diskuterats, om den har ansetts vara för snäv eller på annat sätt utgöra ett problem, kan vi inte uttala oss om tidsaspekten har påverkat projektets genomförande. Enligt vår bedömning förefaller det vara en kort genomförande tid, att projektet ska påbörjas senast 2010-05-10 och vara klart i början av oktober 2010 med mellanliggande semesterperiod. 13
J ERNST& YOUNG QualiryIn ftmty(bing Wc Do Enligt muntlig information som tekniska chefen har erhållit från personer som varit involverade i projektet har tidsaspekten påverkat projektets genomförande. Att projektet kontrakterades på löpande räkning med leverantörer på ramavtal framför upphandling av generalentreprenör beror enligt uppgifter som tekniska chefen erhållit på den korta genomförandetid som projektet hade. 3.4.2. Kartlägg hur projekte har ändrats från första beslut om genomförande tills bygget är avslutat. Finns nödvändiga beslut för ändringar iprojektet? Belys avvikelser från den ursprungliga kalkylen. Vill än en gång belysa att vi inte har fått del av den ursprungliga kalkyl som ligger till grund för kommunfullmäktiges beslut att godkänna ett tilläggsanslag på 5,7 mkr. Vi har inte heller fått del av någon ursprunglig plan för ombyggnad av Gäddgården 1 och därför kan vi inte kartlägga vilka faktiska åtgärder eller installationer som eventuellt är avvikande och vi kan inte belysa avvikelser från den ursprungliga kalkylen. Enligt muntlig information från tf fastighetschef ingick i den ursprungliga ombyggnadsplanen för Gäddgården, dvs. i ingick i den ursprungliga kalkylen på totalt 7,6 mkr, att installera en solenergi anläggning och om möjligt göra fastigheten till ett så kallat passiv hus. Denna information ligger också i linje med vad som framgår i ett protokoll från förprojekteringsmöte 2010-01-29. 1 protokollet framgår att fastighetsförvattningens ambition är att bygga ett hus som präglas av liten energiförbrukning och användande av ny teknik och att fastigheten ska vara lättskött och kunna drivas med låga driftskostnader. Vidare framgår i samma protokoll att projektet förutom att ge dessa fördelar ur förvaltningsperspektivet också ska visa omvärlden att Arboga är en kommun som tänker nytt och ge en positiv bild av kommunen. Mot bakgrund av att vi inte har sett några beslut på eventuella åtgärder som kan tänkas utgöra avvikelser från de ursprungliga ombyggnadsplanerna så kan det ju faktiskt vara så att några beslut avseende förändringar inte har varit aktuellt. De åtgärder som har utförts ingick kanske redan 1 den ursprungliga planen. Och orsaken till kostnadsavvikelsen för projektet skulle i så fall till en del kunna bero på en inte tillräckligt genomarbetad kalkyl. 3.4.3. Beskriv och kostnadsbedöm vilka arbeten som kvartstår Erhållit en sammanställning från projektledaren (inhyrd konsult) där kvarvarande arbeten och beräknade kostnader 2011-03-30 specificeras enligt nedan: Skärmtak vid entre Ramp vid balkongdörr till trädgård Utemiljö Putsa sockel Stege från vinden till tak Byggherrekostnader Oförutsett Summa 35 tkr 28 ikr 170 tkr 30 tkr 7 tkr 36 tkr 40 tkr 346 tkr 14
J ERNST&YOUNG Qualityln Everything We Do För nedanstående inväntas besked om det ska utföras 1. Komplettera styrutrustning med mätning av vatten och energi. Samt om styrutrustningen ska kopplas upp till kommunens Vista-anläggning. 2. Kronreducering av träd i trädgården för att få bättre effektivitet. För detta finns ingen beräknad kostnad för tillfället. Med hänsyn till tidigare nedlagda kostnader så beräknas de totala kostnaderna för projektet i dagsläget att uppgå till följande belopp: Summa nedlagda kostnader 2010-12-31 12 187 ikr Summa nedlagda kostnader 2011-01-01-2011-03-30 795 tkr Summa beräknade återstående kostnader 2011-03-30 346 tkr Summa 13 328 tkr Väste a d94{ 28 april 2011 Katarina Nygren Auktoriserad revisor Susanna Häggi hd Auktoriserad revisor 15