Kulturnämndens handlingar 2012-12-19

Kulturnämndens handlingar 2012-12-19

HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Kulturnämnden 2012-12-10 1(3) Box 316 301 08 Halmstad Tfn: 035 13 70 04 E-post: kulturnamnden@halmstad.se Plats: Stadsbiblioteket, Klarasalen Sammanträdesdatum 2012-12-19 Tid: 13:15 Ordförande: Lena Ekman Sekreterare: Marie Järnliden

HALMSTADS KOMMUN FÖREDRAGNINGSLISTA Sida Kulturnämnden 2012-12-10 2(3) ÄRENDEN Sida 1 Val av justerare 2 Godkännande av dagordning 3 Information 1 4 KN 2012/0020 Ekonomisk rapport 2012 5 KN 2012/0159 Verksamhetsredovisning 2012 6 KN 2012/0126 Internkontrollplan 2012 7 KN 2012/0286 Kulturnämndens Verksamhetsprogram 8 KN 2012/0156 Ny inriktning på fritidsverksamheten 9 KN 2012/0284 Verksamhetsplan - Energi- och klimatrådgivning 2013 10 KN 2012/0269 Avgifter och priser 2013 11 KN 2012/0283 Anvisning för utplacering av konst 12 KN 2012/0279 VTST - Internationella Gatuteaterfestivalen 2013 13 KN 2012/0278 Hallands Museiförenings diplom för god byggnadsvård 2013 2-11 12-15 16-24 25-41 42-46 47-52 53-66 67-71 72-81 82-93 14 Kurser och konferenser 15 Anmälningar 94-98 16 KN 2012/0001 Redovisning av delegationsbeslut 99 2

HALMSTADS KOMMUN FÖREDRAGNINGSLISTA Sida Kulturnämnden 2012-12-10 3(3) ÄRENDEN Sida 17 Ev. tillkommande frågor Fackliga företrädare har rätt att närvara vid sammanträdespunkter utmärkta med 3

3 1(1) Information 2012-12-07 Diarienummer: Version: KN 2012/0015 Beslutsorgan: KN Staben E-post: marie.jarnliden@halmstad.se Telefon: 035-13 70 04 Informationsärenden KN 2012-12-19 Ärendet 1. Konstpromenad för 5-åringar Karolina Peterson 2. Information Hallands Kulturplan, KN 2012/0282 Kristina Blomquist 3. Information Utredning Blackbox Kristina Blomquist, Lena Engström 4. Information - Caféet Medborgarservice Andersberg Kent Nilsson 1 1

4 1(3) Tjänsteskrivelse 2012-12-03 Diarienummer: KN 2012/0020 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: maria.gellert@halmstad.se Telefon: 035 13 71 78 Ekonomisk rapport januari - november 2012 1. Kulturnämnden beslutar att godkänna och lägga ekonomisk rapport januari - november 2012 till handlingarna. Sammanfattning Ekonomisk rapport har sammanställts enligt anvisningar från Stadskontoret och kommunens riktlinjer för ekonomistyrning. Prognosen visar fortfarande på att förvaltningen kommer att ha ett överskott av driftmedel med 903 tkr vid årets slut, som till största del beror på att lönekostnaderna inte blir så höga som budgeterats. Vid årets slut kommer det finnas kvar 831 tkr av årets investeringsmedel. Det finns planer för 631 tkr av dessa, varför förvaltningen vill ombudgetera dem till nästa år. Förvaltningen föreslår med denna tjänsteskrivelse att kulturnämnden beslutar att godkänna och att lägga ekonomisk rapport januari november 2012 till handlingarna. Ärendet Uppdrag Ekonomisk rapport ska sammanställas enligt mallar och anvisningar från Stadskontoret, samt kommunens riktlinjer för ekonomistyrning. Rapporten innehåller information om hur ekonomin ser ut för den aktuella perioden och jämförelse görs med motsvarande period föregående år. Syftet är att ge information om prognosen per den 31 december 2012, det vill säga hur hela årets resultat beräknas 2 1

4 stämma överens med den budget förvaltningen fått för innevarande år. Kommentarer ska lämnas till utfall, prognos och avvikelser enligt en fastställd mall. Bakgrund Ekonomisk rapport (KF.xls och KF.doc) lämnas in åtta gånger per år till Stadskontoret för vidare handläggning till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Fem av dessa kallas ekonomisk rapport. Övriga rapporter är delårsrapport 1, delårsbokslut och årsbokslut. Rapporten redovisas på anslagsnivå, 460 Kulturförvaltningen. Analys, förslag och motivering Månadens ekonomiska rapport, som utgår från vad vi känner till om perioden januari november, visar på att förvaltningen förväntas redovisa bättre helårsresultat än vad man fått budget för. Prognosen, alltså det förväntade resultatet på helår, visar på en positiv avvikelse med 903 tkr jämfört med helårsbudget för driften. Avvikelsen består dels av ökade intäkter med 210 tkr och minskade kostnader med 693 tkr jämfört med vad som budgeterats. Vad det gäller investeringar, så räknar vi med att vid årets slut ha kvar 831 tkr av årets investeringsmedel. 631 tkr av dessa vi vill ha med till nästa år. Konsekvenser Enligt riktlinjer för ekonomistyrning, fastställda av kommunfullmäktige 2011-10-25, 108, gäller att Budgetmässiga över- eller underskott som understiger 0,5 procent av den i planeringsdirektiv med budget beslutade bruttokostnadsbudgeten för anslagsområdet balanseras regelmässigt. Kulturförvaltningen gör tolkningen av stycket ovan, så att 625 tkr av överskottet per automatik balanseras över till nästa år. När det är dags att titta på resultatbalanseringar, det vill säga hur man vill föra över årets överskott till kommande år, ska hänsyn tas till det överskott som beror på kapitalkostnader. Förvaltningen har sedan årets början sagt att kapitalkostnaderna kommer att bli 164 tkr lägre än vad som budgeterats av KF. Det överskott på 903 tkr som förvaltningen förväntar sig ha vid årets slut ska minskas med överskottet på 164 tkr från kapitalkostnader. Det överskott vi sitter med när det är dags att titta på resultatbalanseringar är därmed beräknat till 739 tkr. Förvaltningen kommer att ta fram förslag till resultatbalanseringar i samband med bokslutsarbetet. För investeringsbudgeten görs regelmässigt ombudgeteringar mellan åren. 200 tkr av årets investeringsmedel är förvaltningen beredd att ge tillbaka, då de avser medel för RFID. Resterande 631 tkr vill förvaltningen ombudgetera till nästa år. 3 2

4 Ärendets beredning Inom kommunen Förvaltningens ekonom har arbetat med ärendet och haft sittningar tillsammans med både enhets- och avdelningschefer. Andra grupper Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor 1. Ekonomisk rapport, KF.xlsx 2. Ekonomisk rapport, KF.docx 3. Ekonomisk rapport jan-nov För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf. Förvaltningschef Maria Gellert Ekonom 3 4

Kulturnämnd Uppdaterad: 2012-11-30 kl. 15:44 Verksamhet: 460 Kulturförvaltning 4 (kkr) Helårs-utfall 2011 Utfall 2011-11 Utfall 2012-11 Budget 2012 Prognos 2012 Budgetavvikelse 2012 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Verksamhetens Intäkter 12 591 11 564 10 863 11 430 11 640 210 230-701 -20 Därav realisationsvinster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Lönekostnader -55 328-50 794-51 996-59 178-56 865 2 313 2 050-1 202 263 Lokalkostnader -25 940-23 360-22 902-25 141-25 096 45 145 458-100 Kapitalkostnader -4 114-3 772-3 541-4 027-3 863 164 164 231 0 Därav avskrivningar -3 272-3 001-2 823-3 243-3 079 164 164 178 0 Därav internränta -842-771 -718-784 -784 0 0 53 0 Övriga kostnader -40 693-35 031-36 358-39 894-41 723-1 829-1 686-1 327-143 Därav realisationsförluster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -126 075-112 957-114 797-128 240-127 547 693 673-1 840 20 Periodens resultat / nettokostnad -113 484-101 393-103 934-116 810-115 907 903 903-2 541 0 Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat -113 484-101 393-103 934-116 810-115 907 903 903-2 541 0 Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning (kkr) Helårs-utfall 2011 Utfall 2011-11 Utfall 2012-11 Budget 2012 Prognos 2012 Budgetavvikelse 2012 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Investeringsinkomster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Investeringsutgifter -1 112-798 -581-1 936-1 105 831 834 217-3 Investeringsnetto -1 112-798 -581-1 936-1 105 831 834 217-3 5

Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning 4 Budgetavvikelse för periodens resultat / nettokostnad (kkr) Kortfattade kommentarer i punktform Intäkter högre i relation till budget bland annat på grund av det regionala uppdraget att utveckla Mjellby som ett surrealistcentrum, intäkt för skapande skola, uthyrning av Hyddan och kulturhuset, samt caféintäkter för Nolltrefem. Minskade bidrag och sponsring för verksamheten på Medborgarservice, lägre fackliga intäkter och intäkter kultur. Återbetalning av oanvända medel för LUPP och korrigering av intäkter pga Eurokurs. Lägre personalkostnader pga ledigheter, vakanta tjänster på avdelningarna och frånvaro av ordinarie förvaltningschef, men också att verksamheterna blivit bättre på att planera ersättare vid frånvaro. Flertal tjänstledigheter har inte ersatts. Hyra för nya lokaler för Puls uteblir och ger ett överskott på 250 tkr. Lokalkostnader belastas med kostnader för fastighetsskötsel och hyra av teater för bland annat barnverksamheten. Budget för avskrivningar är baserat på att samtliga 2011 års investeringsmedel skulle förbrukas, vilket inte blev fallet. Ökade kostnader för köp av tjänster för att klara av tillfälliga toppar och för att ersätta vid frånvaro. Kostnader för rekrytering av ny förvaltningschef och betalning till stadsbyggnadskontoret för den tidigare chefen. Kulturnatten kostar mer än budgeterat i år. Biblioteken satsar mer på media och släpper på spärren för e-böcker. Här återfinns också kostnaderna för skapande skola. Caféverksamheten på Nolltrefem har kostnader utöver budget, och café Välkommen har kostnader för köp av cafétjänster. Verksamheterna ser också möjligheter med att disponera om resurser inom ram för att kunna ge mer verksamhet för medborgarna. Fritidsavdelningen har aviserat att göra aktivitetssatsning i höst, samt satsa på personalens kompetensutveckling. Ökade kostnader för IT, bland annat för utköp av publika datorer. Kostnad för besöksräknarna 350 tkr är inräknade i prognosen. Lägre kostnader än budgeterat finns bland nämndens egna kostnader. Arrangemangsstöd och lokalstöd visar på positiv avvikelse 160 tkr. Inte heller vuxenkulturens pengar kommer att gå åt i år, då storsatsning i stället skett på kulturnatten. Budgetavvikelse Budgetavvikelse 2012 1 030-820 2 313 45 164-2 164 335 903 6

Kulturnämnd Verksamhet 460 Kulturförvaltningen 4 Driftredovisning Periodresultatet ( Utfall -kolumnerna) Kommentera periodresultatet samt kommentera förändringen av periodens resultat jämfört med föregående års motsvarande periodresultat. Periodens utfall ligger på -103 934 tkr, att jämföra med -101 393 tkr motsvarande period föregående år. Skillnaden beror dels på lägre lokalkostnader 458 tkr, på grund av att nedläggning av fritidsgård skedde sommaren 2011. Förvaltningen har 231 tkr lägre kapitalkostnader jämfört med föregående år, som främst kan härröras till minskade avskrivningskostnader för datorer. Intäkterna är 701 tkr lägre jämfört med föregående år, vilket till stor del beror på att under augusti 2011 fick förvaltningen intäkter för arbetet med The Tall Ships Races. Detta evenemang gjorde även att övriga kostnader låg högre motsvarande period föregående år. Under motsvarande period föregående år hade förvaltningen fler intäkter för böcker/media, samt fakturerade högre belopp avseende fackliga kostnader till Stadskontoret. Kommentera och analysera särskilt periodens personalkostnadsutveckling samt gör jämförelser med föregående års personalkostnader för motsvarande period. Personalkostnaderna ligger 1 202 tkr högre än motsvarande period föregående år. Löneavtalet har nu gett nya löner för de anställda och den retroaktiva löneökningen för den största delen av anställda utbetalades med oktoberlönen. Årets personalkostnader jämfört med föregående år är i samma storleksordning som det som löneavtalet genererade. Personalomkostnadspålägget sänktes från 39,56 % förra året till 39,13% innevarande år. Utfall ( Budget - respektive Utfall -kolumnerna) Kommentera prognostiserade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. Om det prognostiseras en negativ avvikelse, beskriv därutöver vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Den av kommunfullmäktige fastställda ram för år 2012, har justerats med ombudgetering på 605 tkr enligt bokslutsberedningens förslag. Överföring av medel motsvarande 733 tkr avseende drama- och teaterverksamhet har gjorts till anslagsområde 649, kulturskolan, enligt KF 11 KS 2011/0429. Förvaltningens nettoram har fram till september i år varit 115 811 tkr. Förvaltningen har under oktober månad fått lönekompensation i budget motsvarande 993 tkr för innevarande års löneavtal för tillsvidareanställd personal. Kompensation har också getts för förändringsarbeten i fastigheter för 6 tkr. Nettobudget för verksamhet 460 är med andra ord för nuvarande 116 810 tkr. På nettonivå redovisas en avvikelse med positiva 903 tkr, fördelat på ökade intäkter med 210 tkr och minskade kostnader med 693 tkr gentemot den beviljade budgetramen. Intäkter avviker från budget med positiva 210 tkr. Summan består bland annat av 250 tkr från det regionala uppdraget att utveckla Mjellby som ett surrealistcentrum. Kulturhuset har 7 1

ökad användning av kulturhusets lokaler, vilket i sin tur ger ökade intäkter 190 tkr. Nolltrefen har intäkter för caféverksamheten för 155 tkr, vilka inte var budgeterade. I intäkten finns även med en förskottsbetalning på 200 tkr från BUF avseende skapande skola verksamhet. Fritidsavdelningen fortsätter att hyra ut Hyddan till BUF på helår vilket genererar ökade intäkter med 150 tkr. Även staben har ökade intäkter i form av inkassoavgifter, parkeringsintäkter, och vidarefakturering av IT motsvarande 85 tkr. Något som drar ner den positiva avvikelsen avseende intäkter, är lägre intäkter hos staben med 150 tkr för fackliga tjänster, då förvaltningen inte längre har fast fackligt anställd personal i samma utsträckning som tidigare. Sänkning av lönebidrag och sponsring för verksamheten på Medborgarservice är inräknad med 220 tkr. Barnkulturen och konstverksamheten beräknas ge lägre intäkter än budgeterat med sammanlagt 200 tkr. Intäkterna påverkas också av återbetalning av intäkter avseende LUPP och justering av EU intäkter med anledning av eurokursen. Personalkostnaderna prognostiseras avvika med positiva 2 313 tkr. Frånvaro i form av ledigheter, sjukdom och vakanta tjänster bidrar till avvikelsen, men också att verksamheterna blivit bättre på att planera ersättare vid frånvaro. Flertal tjänstledigheter har inte ersatts. Samtliga avdelningar, förutom kulturavdelningen visar på positiv avvikelse gentemot budget. Lokalkostnader avviker med positiva 45 tkr. Detta med anledning av att hyra för nya lokaler för Puls har budgeterats med 250 tkr, medan kostnaden uteblir för den del som startar upp i höst då lokalerna inte är helt klara. Att avvikelsen blir enbart 45 tkr beror på att förvaltningens kostnader för fastighetsskötsel och hyra av teater för bland annat barnverksamheten belastar lokalkostnaderna. Ramavvikelse på 164 tkr genereras av att budget för kapitalkostnaden är för högt satt. Budget baserades på den förväntade investeringsvolymen år 2011, vilket var högre än de faktiska investeringskostnaderna blev enligt bokslut 2011. Övriga kostnader beräknas blir 1 829 tkr mer än budgeterat. Förvaltningen har haft ökade kostnader för köp av tjänster för att klara av tillfälliga toppar och för att ersätta vid frånvaro. Förvaltningen har fått ta kostnader på grund av rekrytering av ny förvaltningschef och betala till stadsbyggnadskontoret för en del av den förra chefens lön. Kulturnatten är kostade något mer än budgeterat. Biblioteken märker en stor efterfrågan på e-böcker, vilket gör att styrningen av e- boksutlåningen inte kan regleras i den omfattning som hänvisas till i budgeten. Biblioteken provar nu att släppa den här spärren. Det satsas ytterligare pengar på media. Här återfinns också kostnaderna för skapande skola. Caféverksamheten på Nolltrefem har kostnader utöver budget, och café Välkommen har kostnader för köp av cafétjänster. Ökade kostnader för IT, bland annat för utköp av publika datorer. Kostnad för köp av besöksräknare är inräknad i prognosen med 350 tkr, då upphandlingen nu är klar. 4 Verksamheterna har med anledning av överskott på lönekostnader, möjlighet att disponera om resurser inom ram för att kunna ge mer verksamhet för medborgarna. Fritidsavdelningen har aviserat att göra aktivitetssatsning i höst, samt satsa på kompetensutveckling av personalen. Ärendet tas upp på nytt på decembernämnden. Fritidsavdelningen passar också på att rusta upp gårdar och köpa in utrustning för verksamhetens behov. 8 2

Alla övriga kostnader ligger dock inte högre än budget. Lägre kostnader än budgeterat finns bland nämndens egna kostnader. Arrangemangsstöd och lokalstöd visar på positiv avvikelse. Inte heller vuxenkulturens pengar kommer att gå åt i år, då storsatsning i stället skett på kulturnatten. Enligt riktlinjer för ekonomistyrning, fastställda av kommunfullmäktige 2011-10-25, 108, gäller att Budgetmässiga över- eller underskott som understiger 0,5 procent av den i planeringsdirektiv med budget beslutade bruttokostnadsbudgeten för anslagsområdet balanseras regelmässigt. Kommentera och analysera särskilt prognostiserade avvikelser för personalkostnader jämfört med föregående års helårsutfall. Med anledning av ledigheter, vakanta tjänster, vikariehantering och frånvaro av en avdelningschef och ordinarie förvaltningschef, beräknas lönekostnaderna att bli 2 313 tkr lägre än budgeterat. 4 Jämfört med föregående års helårsutfall, kommer den prognostiserade avvikelsen främst från grundlönekostnader. Lägre grundlönekostnader kompenserar i sin tur de ökade kostnader som förvaltningen har för köp av tjänster för att klara av tillfälliga toppar och för att ersätta vid frånvaro. Prognosjämförelse ( Utfall -kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognostiserade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. Prognosen vid föregående rapport var att visa ett överskott med 903 tkr, alltså redovisas nu ingen förändring jämfört med föregående ekonomiska rapport. På nettonivå redovisas alltså fortfarande en avvikelse med positiva 903 tkr, fördelat på ökade intäkter med 210 tkr och minskade kostnader med 693 tkr gentemot den beviljade budgetramen. 9 3

4 Investeringsredovisning Periodens nettoinvesteringar ( Utfall -kolumnerna) Kommentera periodens investeringsnetto samt kommentera förändringen av periodens investeringsnetto jämfört med föregående års motsvarande periods investeringsnetto. Biblioteksavdelningen har investerat 130 tkr i inredningar, samt 108 tkr i Arena programvara. Musikinventarier har inhandlats till fritidsverksamheten för 55 tkr. Kulturavdelningen har investerat i musikutrustning till Nolltrefem för 36 tkr, konstinköp för 51 tkr, samt inventarier till konstverksamheten för 157 tkr. Medborgarservice har rustat upp sammanträdesrum med 44 tkr Sammanlagt har 581 tkr av investeringsmedlen förbrukats under perioden januari-november. Föregående år hade förvaltningen använt 798 tkr fram till oktober månad, men jämförelsen är inte relevant då anslag beviljats för olika syften. Utfall ( Budget - respektive Utfall -kolumnerna) Kommentera prognostiserade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. Om det prognostiseras en avvikelse, beskriv vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Det av kommunfullmäktige fastställda investeringsanslaget har justerats med ombudgetering på 776 tkr, enligt bokslutsberedningens förslag. Den sammanlagda investeringsbudgeten för år 2012 är 1 936 tkr. 200 tkr avseende RFID kommer inte att användas under 2012. Fritidsgård i Oskarström kommer inte att färdigställas under 2012, vilket ger en avvikelse med 100 tkr. Driftssättningen av Arena kommer att ske först år 2013, vilket gör att 189 tkr av dessa investeringsmedel kommer förvaltningen att begära att få ombudgetera till nästa år. Kulturavdelningen redovisar positiv avvikelse med 341 tkr avseende medel för offentlig konst. Dessa medel särredovisas från övriga investeringsmedel, då de inte genererar några avskrivningskostnader. Medel sparas till kommande år för inköp av större verk. Budgetavvikelse redovisas med sammanlagt positiva 831 tkr. Ombudgetering kommer att begäras av 631 tkr, d v s den prognosticerade budgetavvikelsen exklusive medel för RFID. Prognosjämförelse ( Utfall -kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognostiserade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. Prognosen ändrad från 834 tkr till 831 tkr. De gemensamma investeringsmedlen på 85 tkr kommer att användas till att upprusta konferensrummen och de ytterligare 81 tkr som var avsedda för offentlig konst, sparas till kommande år för inköp av större verk. 1 tkr blev kvar av de investeringsmedel som var avsedda till medborgarservice verksamhet. Prognosförändringen blir därmed sammanlagt bara 3 tkr. 10 4

4 Kulturnämndens Ekonomiska rapport januari - november 2012 DRIFTREDOVISNING jan-nov 2011 jan-nov 2012 Budget 2012 Jmf % (92%) Avvikelse i % Kulturnämnden 747 667-897 -74,4% 100 44,6% Ledning, stab, IT, gem. 10 239 10 226-12 589-81,2% 348 2,8% Biblioteksavdelningen 45 834 45 846-50 619-90,6% 300 0,6% Fritidsavdelningen 14 828 14 630-16 822-87,0% 400 2,4% Konsument Halmstad 4 707 5 014-6 039-83,0% 235 3,9% Kulturavdelningen 25 038 27 551-29 844-92,3% - 480-1,6% SUMMA DRIFT: 101 393 103 934-116 810-89,0% 903 0,8% Orsak till budgetavvikelse: Avvikelse gentemot budget redovisas med positiva 903 tkr. Ledningens avvikelse +448 tkr, varav 164 tkr avser kapitalkostnader och resterande avser lägre lönekostnader. Nämndens överiga kostnader är lägre än vad budgeterats. Biblioteksavdelningens avvikelse +300 tkr kommer från tjänstlediga och ej i tid tillsatta tjänster. Fritidsavdelningen visar avvikelse med +400 tkr avseende personalkostnader, men också för ökade intäkter för Hyddan samt lägre hyreskostnader för Puls. Konsument Halmstad visar avvikelse med +235 tkr för lägre lönekostnader resten av året. Kulturavdelningen aviserar negativ avvikelse -480 tkr som främst kommer från personalkostnader inom konstenheten. INVESTERINGAR jan-nov 2011 jan-nov 2012 Budget 2012 Avvikelse i % Ledning, stab, IT, gem. - - - 85-0,0% Biblioteksavdelningen 211 238-593 389 65,6% Fritidsavdelningen - 55-443 100 22,6% Konsument Halmstad 49 44-45 1 2,2% Kulturavdelningen 538 244-770 341 44,3% SUMMA INVESTERINGAR 798 581-1 936 831 42,9% Orsak till budgetavvikelse: 200 tkr avseende RFID kommer inte att användas under 2012. Arenan, som är bibliotekens e-tjänst, kommer inte i drift förrän 2013, 189 tkr. 100 tkr avseende medel för fritidsgård i Oskarström. 341 tkr avseende medel för offentlig konst sparas till större verk. 1 tkr blir över av Konsument Halmstads investeringsanslag. 11

5 1(2) Tjänsteskrivelse 2012-12-03 Diarienummer: KN 2012/0159 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: maria.gellert@halmstad.se Telefon: 035 13 71 78 Verksamhetsredovisning, januari - november 2012 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att lägga verksamhetsredovisning januari november 2012, övriga nyckeltal, till handlingarna. Sammanfattning Ärendet har initierats av förvaltningen, då det framkommit önskemål om mer detaljerade nyckeltal. Avdelningarna rapporterar in nyckeltal, som via länkning i Excel sammanställs till verksamhetsredovisning, övriga nyckeltal Förvaltningens förslag till beslut är att lägga redovisningen till handlingarna. Ärendet Uppdrag Ärendet har initierats av förvaltningen, då det framkommit önskemål från politiker inom femklövern om vissa förändringar och mer detaljerade nyckeltal avseende bibliotek och fritidsgårdar. Bakgrund Kulturförvaltningen samlar som tidigare in verksamhetsmått, som redovisas i samband med tertialrapporterna. De underlag som sedan tidigare funnits för den samlade informationen, är nu det detaljerade materialet som lyfts fram i rapporten. 12 1

5 Analys, förslag och motivering Redovisningen utgör en ögonblicksbild över inrapporterade nyckeltal den 10:e november. Konsekvenser Rapporten ger möjlighet att se och utreda eventuella avvikelser. Ärendets beredning Inom kommunen Avdelningarna ansvarar för inrapportering av nyckeltal, som via länkning i Excel sammanställs av förvaltningens ekonom till verksamhetsredovisning, övriga nyckeltal. Andra grupper Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor 1. Övriga nyckeltal 121210 För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf Förvaltningschef Maria Gellert Ekonom 13 2

5 Övriga Nyckeltal Verksamhetsrapport till kulturnämnden 2012 OBS! uppdaterad: 2012-12-10 kl. 09:19 Utlån och omlån, biblioteken A-berg Fyllinge Getinge Buss SB Harplinge O-ström S-dalen Söndrum Vallås Summa Januari 2 197 2 210 1 901 15 184 36 769 2 045 3 051 1 239 7 530 6 427 78 553 Februari 2 191 2 051 1 804 11 931 34 748 2 121 2 637 942 7 379 5 625 71 429 Mars 2 258 2 822 2 130 15 862 35 576 2 811 3 168 1 462 7 915 6 400 80 404 April 1 767 1 806 1 897 11 091 31 996 1 891 2 813 1 062 6 960 5 316 66 599 Maj 2 275 2 117 1 885 14 070 29 892 2 066 2 461 1 356 6 808 5 752 68 682 Juni 1 305 689 1 208 5 129 30 990 1 758 1 637 1 280 6 547 4 270 54 813 Juli 905 17 1 067 4 754 37 742 1 664 1 615 24 8 165 3 967 59 920 Augusti 1 233 1 191 1 489 11 275 35 327 2 045 2 713 1 361 7 277 5 237 69 148 September 1 864 2 085 1 810 13 770 35 185 2 125 3 061 1 383 7 488 5 952 74 723 Oktober 2 088 2 310 1 999 15 727 38 128 2 388 3 839 1 746 8 725 7 027 83 977 November 2 211 2 801 1 982 15 342 35 469 2 729 3 597 1 703 8 304 6 485 80 623 December - - - - - - - - - - - Totalt (Libra) 20 294 20 099 19 172 134 135 381 822 23 643 30 592 13 558 83 098 62 458 788 871 Fjärrlån - - - - - - - - - - - Vuxna - - - - - - - - - - - Summa för perioden, år 2012 20 294 20 099 19 172 134 135 381 822 23 643 30 592 13 558 83 098 62 458 788 871 Summa helår 2011 22 513 20 590 22 184 131 316 418 845 23 770 32 506 12 919 89 911 60 333 834 887 Besök, biblioteken A-berg Fyllinge Getinge Buss SB Harplinge O-ström S-dalen Söndrum Vallås Summa Januari 1 385 2 601-3 964 50 797 1 683 4 731 1 663 5 347 7 034 79 205 Februari 2 364 2 790 1 747 3 964 53 586 1 729 4 562 1 336 6 079 7 788 85 945 Mars 3 657 2 550 2 393 3 964 56 955 1 974 5 113 1 556 5 989 8 377 92 528 April 2 772 845 1 898 3 964 44 449 1 197 3 807 1 337 5 341 6 700 72 310 Maj 2 407 2 152 1 778 3 964 44 321 1 571 3 891 1 496 5 236 6 812 73 628 Juni 1 884 1 045 1 267 3 964 35 083 1 013 2 203 868 4 687 3 962 55 976 Juli 822-557 3 964 45 211 1 227 1 167-4 916 3 580 61 444 Augusti 2 035 1 073 1 210 3 964 46 736 1 564 2 222 1 080 5 278 5 130 70 292 September 2 685 1 950 1 888 3 964 59 097 1 607 3 865 1 483 6 530 7 026 90 095 Oktober 3 409 2 130 2 059 3 964 56 835 2 159 4 983 1 789 7 477 7 803 92 608 November 3 469 2 462 2 038 3 964 54 512 2 155 5 272 1 762 7 124 7 479 90 237 December - - - - - - - - - - - Summa för perioden, år 2012 26 889 19 598 16 835 43 604 547 582 17 879 41 816 14 370 64 004 71 691 864 268 Summa helår 2011 34 542 24 233 19 059 47 568 595 833 18 938 46 480 15 656 68 494 72 226 943 029 Besök, fritidsgårdar Oskarström Vallås Fyllinge MB-hus PULS Pålsbo Summa Januari 198 570 510 112 290 170 1 850 Februari 192 436 458 151 321 157 1 715 Mars 236 488 401 230 320 208 1 883 April 96 327 328 153 190 132 1 226 Maj 87 464 226 163 270 176 1 386 Juni 124 264 59 51-28 526 Juli 174 56 22 - - - 252 Augusti - 234 128 52 40 66 520 September - 737 623 194 37 148 1 739 Oktober - 832 575 312 307 19 2 045 November - 877 622 280 204 261 2 244 December - 113 57 - - - 170 Summa för perioden, år 2012 1 107 5 398 4 009 1 698 1 979 1 365 15 556 Summa helår 2011 (Hyddan 1466) 3 723 8 211 2 692 3 594 2 547 1 776 24 009 margel2 Sida 1 2012-12-10 14

5 Övriga Nyckeltal Ärende Konsument Halmstad Konsument Energi/klimat Budget/skuld Januari 103 7 26 Februari 96 16 33 Mars 111 13 37 April 100 15 28 Maj 91 14 19 Juni 98 10 19 Juli 102 3 14 Augusti 100 9 34 September 108 15 36 Oktober 120-29 November 130-35 December - - - Summa för perioden, år 2012 1 159 102 310 Summa helår 2011 1 305 174 336 Besök kulturavdelningen Mjellby Konsthall Nolltrefem Januari 929 1 758 4 589 Februari 830 1 896 6 721 Mars 1 261 2 179 7 118 April 1 588 1 323 5 467 Maj 2 647 1 369 5 775 Juni 2 229 1 641 2 187 Juli 5 884 1 560 130 Augusti 3 638 1 794 2 914 September 1 966 2 942 7 279 Oktober 2 705 1 550 6 793 November 3 437 3 192 5 511 December 428 275 673 Summa för perioden, år 2012 27 542 21 479 55 157 Summa helår 2011 27 087 20 736 60 360 Antal arrangemang och aktiviteter Arrangemang Besök Bibliotek 431 25 925 Fritidsgårdar 21 420 Kulturavdelningen 594 71 041 Medborgarservice Andersberg 11 880 Summa för perioden, år 2012 1 057 98 266 Summa helår 2011 (egen regi, Källa: verksamhetsredovisning 2011) 1 227 53 958 margel2 Sida 2 2012-12-10 15

6 1(3) Tjänsteskrivelse 2012-12-03 Diarienummer: KN 2012/0126 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: maria.gellert@halmstad.se Telefon: 035 13 71 78 Uppföljning av internkontrollplan 2012 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att godkänna uppföljning av internkontrollplan 2012. Sammanfattning Internkontrollplan är numera en del i verksamhetsplanen, som återrapporteras genom verksamhetsredovisning i samband med årsbokslutet. För tydlighetens skull behandlas uppföljningen av kulturnämndens internkontroll som ett separat ärende. Kontrollerna har varit tillfredsställande. Rutinerna kring hot och våld, samt anskaffning av varor och tjänster, kommer att följas upp även i kommande års internkontrollplan. Resultatet från uppföljning ska rapporteras till kommunstyrelsen och till kommunens revisorer. Protokoll från sammanträdet skickas till stadskontoret senast 2013-02-28. Ärendet Uppdrag Arbete med internkontroll styrs av det som står i Halmstad kommuns Internkontrollreglemente, antaget av KF 120, 2000-06-21. Enkelt uttryckt kan internkontroll sägas handla om att ha ordning och reda i verksamheten. Eventuella avvikelser och åtgärder ska rapporteras till nämnden. I den internkontrollansvariges uppdrag ligger huvudsakligen årlig återrapportering och översyn av internkontrollplanen, information till berörda vid behov, samt löpande 16 1

6 kontroll av att planen följs. Enligt anvisningarna ska respektive nämnd senast den 31 januari varje år fatta beslut om återrapporteringen, inkluderande eventuella åtgärder som ska vidtas med anledning av konstaterade brister eller avvikelser. Som stöd för arbetet med internkontroll har förvaltningen använt verksamhetssystemet Stratsys. Protokoll från sammanträdet ska insändas till stadskontoret senast 2013-02-28 Bakgrund Enligt internkontrollreglemente innebär nämndens rapportskyldighet att nämnden ska löpande eller senast i samband med att årsredovisningen görs, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Rapporteringen ska samtidigt också ske till kommunens revisorer. Stadskontorets har tagit fram anvisningar för förvaltningars och bolags arbete med internkontroll. Internkontrollplan ingår sedan år 2012, som en del av nämndens verksamhetsplan. Det är också av den anledning som inrapportering sker i verksamhetssystemet Stratsys. Vid återrapporteringen görs en bedömning kring varje rutin i internkontrollplanen, om kontrollmomentet är uppfyllt eller inte. Detta i sin tur innebär att det också finns kortfattade kommentar per rutin som stöd för detta. Är kontrollmomentet inte uppfyllt, om det finns brister eller avvikelser, lämnas förslag på korrigerande åtgärder. Analys, förslag och motivering Förvaltningens internkontrollplan 2012 har innehållit följande rutiner och kontrollmoment: Anlagd brand, inbrott och skadegörelse Att rutiner för brandskydd är kända och följs. Inbrottsskyddet är uppdaterat och rutin för lås och larm följs Anskaffning av varor och tjänster Att gällande inköpsregler följs Arrangemangsverksamhet Att formalia och rutiner avseende arrangemangsverksamhet följs Bristande fastighetsunderhåll Att lokalerna fungerar utifrån verksamhetens behov Delegationsordningen efterlevs Att delegationsordningen följs och delegationsbeslut anmäls Hot och våld Att åtgärdplan för förebyggande av hot och våld finns på arbetsplatsen Att rutin för åtgärd vid hot och våld är känd Samtliga kontroller bedöms vara tillfredsställande och avvikelserna är små. I bilaga 1 sammanställs kontrollpunkterna, de brister och avvikelser som konstaterats, samt förslag på eventuella åtgärder. 17 2

6 Konsekvenser Rutinerna för hot och våld, har varit utomordentliga på de ställen som granskats. Trots detta har riskanalyserna inför 2013 års internkontrollplan visat på att den upplevelsen av hot och våldsituationer ökat. Med anledning av detta kommer rutinerna för hot och våld på arbetsplatsen att finnas kvar i kommande internkontrollplan. Kontrollen av avtalstrohet vid anskaffning av varor och tjänster visar på svårigheterna att på kommunövergripande nivå ha ramavtal för de varor och tjänster som förvaltningen köper. Anskaffning av varor och tjänster kommer att styras upp ännu mer i och med att förvaltningen fasas in i ny inköpsorganisation. Förvaltningen utser avropare och inköpare, som efter utbildningsinsatser från stadskontorets upphandlingsenhet kommer att bli så kallade certifierade avropare och inköpare. Riskerna att göra fel på grund av okunskap minimeras. För att följa upp inköpsorganisationens effekter, kommer rutinerna för anskaffning av varor och tjänster finnas med i 2013 års internkontrollplan. Ärendets beredning Inom kommunen Handläggaren har berett ärendet med underlag från chefer inom förvaltningen. Andra grupper - Fackliga organisationer Information till samverkan i december 2012. Lista över bilagor 1. IK_2012_Stratsys (utdrag från Stratsys) För Kulturförvaltningen Kristina Blomqvist Tf Förvaltningschef Maria Gellert Internkontrollsamordnare 18 3

6 Rutin Anlagd brand, inbrott och skadegörelse Kommentar Internkontrollen avsåg att kontrollera att rutiner för brandskydd är kända och följs, samt att inbrottsskyddet är uppdaterat och rutin för lås och larm följs. Förvaltningens brandskyddsanvisningar har reviderats 2012-02-17 och finns i Verksamhetshandboken. På varje arbetsplats/enhet ska det finnas en brandskyddspärm som beskriver brandskyddsarbetet. Det finns 20 brandskyddskontrollanter. Det finns en tydlig checklista för egenkontroll av brandskyddet, samt en checklista för årlig förvaltningsgemensam brandskyddskontroll. Följande brister eller avvikelser har konstaterats: Brister har konstaterats i återrapportering av checklistor. Denna kontroll bör enligt anvisningar göras "minst tre gånger årligen och ska göras minst en gång per år ". En årlig kontroll av förvaltningens brandskyddsarbete görs av brandskyddssamordnaren enligt checklista "årlig förvaltningsgemensam brandskyddskontroll. En av 14 enheters checklista för egenkontroll av brandskydd finns digitalt sparad. Sju brandskyddskontrollanter har fått skicka in sina checklistor för egenkontroll av brandskydd, för att kontrollera att dessa görs och hur ofta. Brister finns i rutinen, då det verkar som att brandskyddskontrollanterna inte förstått poängen med att dokumentera kontrollerna i checklistan, speciellt digitalt med tanke om det börjar brinna. I och med att dessa saknas,finns det inte heller någon ifylld årlig förvaltningsgemsam checklista. Vad gäller inbrott och skadegörelse, så kastades det den 1 maj ett brunnslock genom fönstret till ett kontor på Medborgarservice i Andersberg. Nolltrefem var med om att kontanter stals från kassaskåpet, varmed stölden polisanmäldes och kassaskåpet fick ny placering. Vallåsgården köpte nya nycklar i samband med ett inbrott, där någon kom in utan att bryta söder dörrar eller fönster. På Puls mötte fönstret en stor sten, dock blev inget stulet. Förvaltningens riskanalys 2012 tar fortfarande upp risk med larm som saknas på vissa arbetsplatser med ensambemanning, samt att befintliga larm inte är testade. Brandrisken finns kvar, specielt i äldre hus. Förslag på eventuella åtgärder: Rutinerna kring brandskydd ska så småningom föras över till intranet, vilket innebär att de eventuellt behöver göras om och nya informationstillfällen hållas. Inbrottsskydd, lås och larm kommer att beaktas i kommande års internkontrollplan när rutiner görs kring hot och våld. 19

6 Bristande fastighetsunderhåll Förvaltningens brist på samordning av fastighetsfrågor har varit ett problem särskilt för verksamhetscheferna under en längre tid.en avdelningschef utsågs därför till att vara fastighetssamordnare på försök under ett år från den 1 januari 2012. Därefter har fastighetssamordnarens uppdrag och mandat beslutats och utvärdering görs vid årets slut. Följande brister eller avvikelser har konstaterats: Internkontrollen, som gått ut på att fråga samtliga avdelningschefer om lokalerna fungerar utifrån verksamhetens behov har gett blandade resultat. Vid kontrolltidpunkten juni-augusti fanns det synpunkter om att informationen i verksamhetshandboken inte var uppdaterad och att man saknade rutiner för återkoppling av ärenden som blivit anmälda till fastighetssamordnaren. I riskanalysen, som gjorts av samtliga avdelningar under våren 2012, finns fortfarande med några punkter om fastighetsfrågor. Exempel på detta kan vara fönster som behöver bytas, för att undvika vattenskador, dörrhandtag som kärvar, hög ljudnivå, okända eldragningar, samt ett flertal punkter kring larm till lokalerna. Förslag på eventuella åtgärder: Den sammanlagda uppfattningen är dock att rutinerna kring själva anmälan fungerar bra. Däremot finns fortfarande synpunkter på hur åtgärderna blir genomförda. Detta ligger dock utanför förvaltningens påverkan. 20

6 Delegationsordningen efterlevs Internkontrollen har gått ut på att granska delegationsredovisningar som gjorts till nämnden. Det finns tre sorters delegationsredovisningar: 1.) Beslut delegerade av nämnden till förtroendemän. 2.) Beslut delegerade av nämnden till förvaltningschef. 3.) Beslut i verksamhetsärenden fattade med vidaredelegation. Samtliga har granskats. Samtliga chefer i förvaltningen har under året fått ny delegation att skriva på. Därutöver har vi åter igen förtydligat ansvaret för samtliga förvaltningens kontrollattestanter (115 st) och slutattestanter (16 st), samt uppdaterat informationen i verksamhetshandboken om både delegation och attest. Följande brister eller avvikelser har konstaterats: Beslut delegerade av nämnden till förvaltningschef har anmälts vid augustisammanträdet och avsåg tecknande av fyra internhyreskontrakt. Tillägg till hyreskontrakt har däremot inte anmälts. Anställning av avdelningschef ska anmälas enligt delegation, men vi saknar rutin för anmälning av tf. Tilldelningsbeslut vid upphandling, som inte FC får vidaredelegera, har inte heller anmälts. Detta beror förmodligen på att förvaltningen hittills enbart haft förenklade direktupphandlingar. De större upphandlingarna sköts ju av upphandlingsenheten, som också ordnar med tilldelningsbeslut. Det saknas tydliga regler för bidrag till föreningsdrivna gårdar. Beslut om att bevilja stöd och bidrag finns upp till ett basbelopp för kulturverksamheten. Trots det finns det i delegationsredovisningen hittills med två årsbidrag som är större än det här beloppet. Detta har uppmärksammats av förvaltningen och kommer att åtgärdas snarast möjligt. Förslag på eventuella åtgärder: Inga beslut delegerade av nämnden till förtroendemän hade anmälts. Rutinerna behöver ses över, så att eventuella beslut blir dokumenterade och anmälda. Vi behöver förtydliga vad det är som gäller avseende tillsättande av tillförordnad avdelningschef, samt hur tilläggskontrakt ska hanteras framöver. Kulturnämnden bör anta regler för hur beslut om bidrag till föreningsdriven fritidsgårsverksamhet ska gå till. Nämnden behöver också i samband med delegationsredovisningen påminnas om vilka beslut som delegerats vidare till förvaltningen. 21

6 Hot och våld Oanmälda besök gjordes under september månad av internkontrollsamordnaren till arbetsplatser på Kungsgatan 25, Konsument Halmstad, Nolltrefem och Medborgarservice. Syftet med besöken var att se om åtgärdsplan för förebyggande av hot och våld finns på arbetsplatsen och om rutin för åtgärd vid hot och våld var känd. Följande brister eller avvikelser har konstaterats: På Kungsgatan 25 behöver rutinerna kring hot och våld uppdateras och göras kända bland personalen. En förebyggande insats är att ha dörren låst vid låg bemanning. Sunt förnuft är snarare det som råder för förebyggande av hot och våld, än kunskap om rutinerna. Personalen på Konsument Halmstad tänker i förebyggande syfte lite extra kring bemanningen när någon väntar besök som kan upplevas obehagligt. Däremot saknas det skriftliga rutiner för detta. I övrigt hänvisas till de förvaltningsgemensamma rutinerna. Hot och våld upplevs inte som något problem i dagsläget på Nolltrefem. Personalen vet vad som ska göras och förmedlar denna information till ungdomar som hjälper till i caféet. Egna rutiner finns och följs. Personalens kunskap om rutinerna kring hot och våld på Medborgarservice var imponerande. Det fanns tydliga rutiner, praktiska arbetssätt och stor kunskap kring hur situationer hanteras. Där finns också flertal larm som är direktkopplade till polis och vaktbolaget. Det är också den plats där det förekommer flest incidenter inom förvaltningen och därmed förväntas rutinerna vara väl kända Förslag på eventuella åtgärder: Förvaltningen fortsätter under 2013 att arbeta med frågorna kring hot och våld. 22

6 Anskaffning av varor och tjänster Internkontrollen har gått ut på att kontrollera om gällande inköpsregler följs. Kontroll har dessutom utförts specifikt av objekt 4701, vilket innebär konstenhetens inköp. Följande brister eller avvikelser har konstaterats: Totalt sett på förvaltningens inköpsvolym jan-sept ser avtalstroheten ut enligt följande: 11% av samtliga inköp har gjorts från en leverantör som vi har avtal med. 85% av inköp har antingen gjorts utanför avtal eller så saknas uppgift hos upphandlingsenheten om avtalet på leverantören. 4% av inköpen hamnar i en gråzon, d v s inom avtalsområden där det normalt inte finns något avtal eller där det är svårt att teckna avtal, exempelvis bidrag & ersättningar, kursavgifter och representation, lokalhyra, fordonsskatt. Samtliga leverantörsfakturor för konstenheten för perioden jan-september har granskats utifrån om ramavtal finns eller inte. Även på konstenheten ser vi samma problematik när kontroll görs gentemot kommunens ramavtal. Av de 149 leverantörer som inköp gjorts av under perioden januari-september, var 26 ramavtalsleverantörer. Totalt under vald period uppgick fakturabeloppen sammanlagt till 1 526 555 kr, medan bara 425 838 kr av dessa handlats hos ramavtalsleverantörer. Några av de största posterna, där kostnaderna överstiger 100 tkr är annonser, transporter och utställningsersättningar. Problemet för just konstenheten är att inköpen är av varierade karaktär, varför det kan vara svårt att ha kommungemensamma avtal. Däremot kan enheten, liksom övriga i förvaltningen, bli bättre på att göra och dokumentera de direktupphandlingar som görs. Förslag på eventuella åtgärder: Förvaltningen kan rent generellt bli bättre på att planera verksamheten mer långsiktigt, så att det finns avtal när det väl blir dags att köpa in något. Under året har ekonomen sett en klar förbättring på dokumentation av direktupphandlingar. Det finns problem att på kommunövergripande nivå ha ramavtal på varor och tjänster som förvaltningen köper. Upphandlingsenheten har redan påbörjat utbildningar bland förvaltningens avropare och inköpare för att förbättra kunskaperna kring inköp. Riskerna att göra fel på grund av okunskap kommer att minimeras framöver, då inköpsorganisationen införs på förvaltningen. 23

6 Arrangemangs- verksamhet Kulturnatten har granskats. Fakturor har granskats, för att titta på avtalstrohet, men rutiner och planer har också gåtts igenom. Samtal har förts mellan ekonom, projektledare och avdelningschef. Det finns skriftligt projektuppdrag för kulturnatten, med syfte, mål och tidsplan. En projektgrupp, med tydlig ansvarsfördelning och förutsättningar, har arbetat med kulturnatten och dokumenterat sitt arbete på ett föredömligt sätt. Följande brister eller avvikelser har konstaterats: När granskningen gjordes den 13 november, hade objektet belastats med 923 tkr, medan budget finns för verksamheten med 801 tkr. Överskridandet är ett planerat sådant, då man valt att satsa något mer på kulturnatten än tidigare budgeterat. I år innehöll kulturnatten 249 programpunkter. Samtliga räkningar, hittills på 727 tkr, har slutattesterats av avdelningschef, vilket innebär att delegation finns för direktupphandling och avrop av varor och tjänster, upp till 5 prisbasbelopp. Direktupphandlingar har gjorts i brist på gällande ramavtal, speciellt avseende scenteknik. Resterande 196 tkr avser personalkostnader. Projektgruppen har upplevt svårigheter internt inom förvaltningen när det kommit t ex till marknadsföring. Vilket mandat gruppen haft har inte varit tydligt nog. Utvärderingen är inte helt klart än, men utvärdringen av teknikuppdragen och aktörerna är klar. Både ris och ros har inkommit från medborgarna. Brist med utvärderingen är att vi utvärderar oss själva och saknar bra mallar för det. Förslag på eventuella åtgärder: Upphandlingsenheten har via inköpsrådets representant uppmärkssammats på att avtal saknas för scener, teknik och scentekniker, vilket kommer att åtgärdas framöver. Det finns en önskan att involvera en redan upphandlad leverantör i projektgruppen när programmet sammanställs. Förvaltningen tror att teknikkostnaderna skulle kunna bli billigare framöver. Upphandlingen kan ytterligare skärpa ansvarsfrågan vid eventuella fel, brister eller olyckor. Något som behöver åtgärdas till kommande års kulturnatt är att fånga upp förvaltningens engagemang, att kulturnatten ses mer som en förvaltningsgemensam angelägenhet. Det behöver tydliggöras vad projektgruppen har för mandat över avdelningsgränserna, t ex när det kommer till marknadsföring. 24

7 1(3) Tjänsteskrivelse 2012-12-04 Diarienummer: KN 2012/0286 Version:1,0 Beslutsorgan: KN Enhet: Fritidsavdelningen Lars Nordvall E-post: lars.nordvall@halmstad.se Telefon: 035-13 23 70 Kulturnämndens verksamhetsprogram Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar godkänna rapporten och översända den till samhällsbyggnadskontoret Sammanfattning Kulturförvaltningen har genomfört en inventering av de lokaler förvaltningen använder för sin verksamhet idag. Inventeringen visar de behov som finns idag, men även framtida lokalbehov och avvecklingsbara lokaler. Kulturförvaltningens verksamheter är till stora delar publika. Detta ställer andra krav på lokalerna än om de är av kontorskaraktär. Verksamhetsprogram för kulturförvaltningens lokaler varierar stort på grund av de olika verksamheterna som förvaltningen bedriver. Behoven för biblioteksverksamheten skiljer sig avsevärt från behoven på en fritidsgård. Det finns även skillnader i behov mellan olika biblioteksenheter, tex stadsbibliotekets behov är inte de samma som Simlångsdalens bibliotek. Därför är ett generellt verksamhetsprogram svårt att ta fram. Det som kan ses som gemensamt är arbetsplatser för personal (kontor). I övrigt är de olika verksamheternas lokalbehov generellt sett mycket olika. Programmet tar upp olika funktioner i förvaltningens samtliga lokaler. Ärendet 25 1

7 Uppdrag Enligt planeringsdirektiv med budget 2012-2014 skall varje nämnd upprätta och besluta om ett verksamhetsprogram inom sitt verksamhetsområde. Programmet finns redovisat i bilaga Bakgrund Kommunens lokalanvändning medför både ekonomiska och miljömässiga konsekvenser. Ännu mer verkningsfullt än att effektivisera energianvändning och drift i våra lokaler är att effektivisera lokalanvändningen som helhet. En god styrning av kommunens lokalförsörjningsprocess ger ändamålsenliga lokaler och ett kostnadseffektivt resursutnyttjande. En kontinuerlig lokalresursplanering skapar kännedom om den det samlade lokalbehovet på både kort och lång sikt samt ger underlag för beslut om samordning, lokaleffektivisering, fastighetsinvesteringar och externa förhyrningar. Alla nämnder skall under 2012, i samarbete med kommunstyrelsen, upprätta ett verksamhets- och funktionsprogram för sin nuvarande verksamhet. Programmen tjänar som underlag till en lokalrevision med den övergripande ambitionen att minska det kommunala lokalbehovet. I förlängningen skall kommunstyrelsen årligen upprätthålla en lokalförsörjningsplan på både kort och lång sikt. Ärendets beredning Inom kommunen Diskussioner har förts med de olika verksamhetsföreträdarna. Andra grupper Fackliga organisationer Samverkan 2012-12-05 Lista över bilagor 1. Kulturnämndens verksamhetsprogram För Kulturförvaltningen Kristina Blomqvist 26 2

7 Tf Förvaltningschef Lars Nordvall Avdelningschef 3 27

7 Kulturnämndens verksamhetsprogram Fastställd av Kulturnämnden 2012-12-28 28 KULTURNÄMNDEN

7 KULTURNÄMNDEN Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Bakgrund... 3 3 Kulturnämndens organisation... 4 4 Verksamhetsprogram... 5 4.1 Kontorslokaler... 5 4.2 Verksamhetslokaler... 5 Kulturhuset... 5 5 Framtida behov avveckling... 6 5.1 Behov... 6 5.2 Avveckling... 7 6 Bilagor... 8 29 Sidan 2 av 14

7 KULTURNÄMNDEN 1 Inledning Enligt kommunens reglemente ansvarar Kulturnämnden för: folkbiblioteksverksamhet kommunens fritidsgårdar och därmed sammanhängande verksamhet verksamheten vid Konsument Halmstad inkluderande konsumentrådgivning, ekonomisk rådgivning och energirådgivning skuldsanering kulturverksamhet - besluta i frågor rörande teater, musik, dans, konst, film samt museifrågor - fördela bidrag till kulturföreningar, studieförbund, och andra av kulturnämnden godkända bidragstagare - besluta om utdelning av kulturpris och kulturstipendier samt utdelning ur kulturnämndens fonder offentlig miljö verka för bevarande av kulturhistoriskt värdefulla byggnader och anläggningar följa plan- och byggarbete och vid behov yttra sig i sådana frågor besluta om namngivning av allmänna platser såsom gator, broar, vägar, torg och parker besluta i ärenden rörande offentlig utsmyckning. 2 Bakgrund Enligt planeringsdirektiv med budget 2012-2014 skall varje nämnd upprätta och besluta verksamhets- och funktionsprogram inom sitt verksamhetsområde. Kommunens lokalanvändning medför både ekonomiska och miljömässiga konsekvenser. Ännu mer verkningsfullt än att effektivisera energianvändning och drift i våra lokaler är att effektivisera lokalanvändningen som helhet. En god styrning av kommunens lokalförsörjningsprocess ger ändamålsenliga lokaler och ett kostnadseffektivt resursutnyttjande. En kontinuerlig lokalresursplanering skapar kännedom om den det samlade lokalbehovet på både kort och lång sikt samt ger underlag för beslut om samordning, lokaleffektivisering, fastighetsinvesteringar och externa förhyrningar. Alla nämnder skall under 2012, i samarbete med kommunstyrelsen, upprätta ett verksamhetsoch funktionsprogram för sin nuvarande verksamhet. Programmen tjänar som underlag till en lokalrevision med den övergripande ambitionen att minska det kommunala lokalbehovet. I förlängningen skall kommunstyrelsen årligen upprätthålla en lokalförsörjningsplan på både kort och lång sikt. 30 Sidan 3 av 14