1(206) Grundkurs för Microsoft PowerPoint 2003 Med detta kursmaterial hoppas jag att du får en rolig och givande introduktion till presentationsprogrammet PowerPoint. Många menar att PowerPoint endast är ett program för säljare eller muntliga presentationer. Jag brukar dock använda PowerPoint privat vid exempelvis festinbjudningar, menyer eller när jag ritar. I PowerPoint har du större flexibilitet att skriva lodrät text eller rita än de övriga programmen i Office. Därför tycker jag definitivt att man kan använda programmet i privata syften. Jag hoppas du kommer att upptäcka helt nya användningsområden i dagliga användandet av datorn med hjälp av det här kursmaterialet. Kursmaterialet är indelat i tre beståndsdelar: 1. Lästext 2. Övningar med steg för steg-hjälp 3. Fria individuella övningar För att kunna göra många av övningarna i kursmaterialet måste du ha tillgång till övningsfiler. Dessa övningar installerar du enklast från Internet på adressen www.datageni.se. En detaljerad beskrivning om hur du hämtar dessa finns efter innehållsförteckning i kursmaterialet. Mycket nöje! Stefan Ärlemalm Grundkurs i PowerPoint 2003 Stefan Ärlemalm
2 (206) Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 HÄMTA ÖVNINGSFILER... 7 Vad är Microsoft PowerPoint?... 9 Vad är syftet med PowerPoint?... 9 Vad kan läggas in i en presentation?... 9 Vilka har användning av PowerPoint?... 9 Hur ska detta kursmaterial användas?... 9 Vilket är målet med kursen?... 9 MICROSOFT OFFICE... 10 Vilka program ingår i Microsoft Office System 2003... 10 NYHETER I OFFICE 2003... 11 Egen programmapp... 11 Smarta etiketter... 11 XML... 11 IRM... 12 NYHETERNA I POWERPOINT 2003... 13 Nya animeringar... 13 Resklar... 13 Clipart... 14 Referensinformation... 14 STARTA POWERPOINT... 14 EXEMPEL PÅ PRESENTATIONER... 15 SKÄRMBILDEN... 16 MUS... 17 Välj kommando med mus... 17 PERSONLIGT ANPASSADE MENYER... 19 VERKTYGSFÄLT... 19 Standardverktygsfältet:... 19 Övning 1... 20 Personligt anpassade verktygsfält... 20 SKILLNADER MELLAN MENYALTERNATIV OCH VERKTYGSKNAPPAR... 21 Använda menyn... 21 Använda verktysknappar... 21 Standardverktygsfältets funktion... 22 Formateringsverktygsfältet... 23 HJÄLPMENYN... 23 Office Online... 24 Identifiera och reparera... 24 ÅTGÄRDSFÖNSTRET... 24 DIALOGRUTOR... 25 Textruta... 25 Kombinationsruta... 26 Listruta... 26 Rotationsruta... 27 Kryssruta... 27 Alternativruta... 28 Rullningslister... 28 Flikar... 29 Kommandoknapp... 29 Välj meny med tangenter... 30 Övning 2... 30 SNABBKOMMANDON... 30 PLANERA EN PRESENTATION... 31 EN POWERPOINTBILDS UPPBYGGNAD... 31 STARTA EN PRESENTATION...32 ÖPPNA EN PRESENTATION... 33 TEXTRUTOR... 33
3 (206) FLYTTA TEXTRUTA... 34 Övning 3... 35 STÄNG EN PRESENTATION... 37 AVSLUTA POWERPOINT... 37 Övning 4... 38 Övning 5... 38 ÄNDRA STORLEK PÅ EN TEXTRUTA... 38 Övning 6... 38 Övning 7... 38 SKAPA EN EGEN TEXTRUTA... 39 Övning 8... 40 Övning 9... 40 TA BORT EN TEXTRUTA... 40 Övning 10... 40 SKAPA NY BILD I BEFINTLIG PRESENTATION... 40 Övning 11... 41 BYT LAYOUT... 43 Övning 12... 43 Övning 13... 44 BLÄDDRA MELLAN BILDER I EN PRESENTATION... 44 Övning 14... 45 PUNKTLISTOR... 46 Övning 15... 46 SPARA PRESENTATION... 52 Anpassa punktlistor... 53 Övning 16... 54 Bildobjekt som punkter i en lista... 54 Övning 17... 55 TA BORT ALLA PUNKTER I PUNKTLISTA... 55 Övning 18... 56 Övning 19... 56 Flytta bilder i en presentation... 57 Övning 20... 57 TECKENFORMATERING... 58 Övning 21... 59 Formatera med verktygsfältet... 60 Övning 22... 60 Övning 23... 61 Övning 24... 61 Övning 25... 61 Övning 26... 62 STAVNINGSKONTROLLERA EN PRESENTATION... 62 Övning 27... 63 Synonymer... 64 Övning 28... 64 Språk... 65 MALLAR... 66 ANVÄND EN FORMGIVNINGSMALL... 66 Övning 29... 67 Övning 30... 68 Övning 31... 68 BYT UT EN MALL... 68 TA BORT EN MALL... 69 ÄNDRA FÄRGSCHEMA... 69 Övning 32... 70 Övning 33... 71 Övning 34... 71 Redigera färgschema... 72 Övning 35... 73 Övning 36... 73 Övning 37... 73 BILDBAKGRUND... 74 Övning 38... 74 Grundkurs i PowerPoint 2003 Stefan Ärlemalm
4 (206) Övning 39... 76 Övning 40... 77 Ändra bakgrundfärg... 77 Övning 41... 81 Övning 42... 82 Övning 43... 82 Övning 44... 82 Övning 45... 82 Övning 46... 82 Övning 47... 83 Åhörarkopiebakgrund... 84 CLIPART... 85 Flytta och ändra storlek på bilder... 86 Övning 48... 86 Sök efter bilder i Clipart... 86 Övning 49... 87 Övning 50... 88 Övning 51... 88 Infoga bilder från fil... 88 Övning 52... 89 Övning 53... 89 Övning 54... 90 KOPIERA BILDER FRÅN WEBBSIDOR... 90 Övning 55... 90 Övning 56... 92 RITA I POWERPOINT... 93 Verktygsfältet Rita... 94 Övning 57... 95 Stödlinjer och rutnät... 98 Övning 58... 99 Kopplingar... 100 Övning 59... 101 Övning 60... 101 Skriv text i ritat objekt... 102 Övning 61... 102 Övning 62... 103 Duplicera ett ritat objekt... 103 Övning 63... 103 Rotera ritade objekt... 105 Övning 64... 105 Gruppera flera ritade objekt... 105 Övning 65... 105 Dela upp grupp av objekt... 106 Övning 66... 106 Byt figur... 107 OBJEKT OCH DESS PLACERING... 107 Övning 67... 109 REDIGERA CLIPART-BILD... 110 Ändra färg på ClipArt-bilden... 112 Övning 68... 112 Övning 69... 113 Övning 70... 113 BESKÄR BILDER... 114 Övning 71... 114 Ställ in transparent färg... 115 Övning 72... 115 TA BORT DELAR AV CLIPART... 116 Övning 73... 116 Övning 74... 118 KOPIERA CLIPART... 118 Övning 75... 118 CLIPART PÅ OFFICE ONLINE... 121 Övning 76... 123
5 (206) WORDART... 124 Övning 77... 124 Verktygsfältet Wordart... 126 Övning 78... 127 Övning 79... 128 SIDHUVUD OCH SIDFOT... 129 Övning 80... 129 Övning 81... 131 Övning 82... 131 Övning 83... 131 Övning 84... 131 Övning 85... 132 VISNINGSLÄGEN... 133 Övning 86... 133 Översikt av din presentation... 134 Övning 87... 135 Dispositionsläge... 135 Verktygsfältet disposition... 136 Övning 88... 136 Bildsortering... 139 Radera bild... 140 Övning 89... 140 FLYTTA BILD... 141 Övning 90... 141 Övning 91... 142 Övning 92... 142 KOPIERA BILD... 142 Övning 93... 143 MARKERA FLERA BILDER I BILDSORTERINGSLÄGET... 143 Övning 94... 143 ANTECKNINGSSIDOR... 144 Övning 95... 145 UTSKRIFTSFORMAT... 146 Övning 96... 146 Övning 97... 148 Övning 98... 148 UTSKRIFTER I POWERPOINT... 149 Inställningar vid utskrift... 149 Övning 99... 151 Övning 100... 151 Övning 101... 151 Övning 102... 151 TABELLER... 152 Övning 103... 152 Verktygsfältet tabell... 155 Övning 104... 156 Övning 105... 157 DIAGRAM... 158 Verktygsfälten i Microsoft Graph... 159 Övning 106... 160 Ändra diagramtyp... 167 Övning 107... 167 Ta bort ett objekt från ett diagram... 176 Vilken typ av diagram ska man använda?... 177 Övning 108... 178 Importera data från Excel till PowerPoint... 180 Övning 109... 180 ORGANISATIONSSCHEMA... 182 Övning 110... 182 VERKTYGSFÄLT FÖR ORGANISATIONSSCHEMA... 185 Ändra struktur på olika nivåer... 185 Övning 111... 186 Övning 112... 189 Grundkurs i PowerPoint 2003 Stefan Ärlemalm
6 (206) Övning 113... 189 BILDSPEL... 190 VISA BILDSPEL... 190 Övning 114... 191 Skapa övergångseffekter på en presentation... 191 Övning 115... 192 Övning 116... 194 Skapa tidsinställningar... 195 Övning 117... 195 Övning 118... 197 Övning 119... 197 Övning 120... 197 Animera texter i bilder... 197 Övning 121... 198 Övning 122... 199 Övning 123... 199 ANIMERA OBJEKT... 200 Övning 124... 200 Övning 125... 202 Övning 126... 202 Övning 127... 202 Dölj bilder i en presentation... 203 Övning 128... 203 ARBETA MED EXCEL TILLSAMMANS MED POWERPOINT... 204 Övning 129... 204 PAKETERA EN PRESENTATION... 205 Spara som bildspel... 206 Övning 130... 206 Övning 131... 207 Övning 132... 207
41 (206) Övning 11. Öppna presentationen PowerPoint 2003. I den presentationen finns en bild skapad. Gå in i meny Infoga och Ny bild. En ny bild läggs till i presentationen med layouten Rubrik och text. Observera att den nya bilden lägger sig bakom den bild du har på skärmen. Klicka i rubriken och skriv följande: Klicka därefter i översta raden i stora textrutan och skriv följande text: Tryck därefter på tangenten Enter för att få en ny rad och en ny punkt i listan. Skriv följande text: Grundkurs i PowerPoint 2003 Stefan Ärlemalm
46 (206) Punktlistor Mycket av det du skriver i PowerPoint skriver du i punktform. Långa texter i en presentation blir ofta svårläst, därför kommer du använda punktlistor i ditt arbete. Du kan använda dig av följande tangentkombinationer när du jobbar i PowerPoint. 1 TAB 2 SHIFT + TAB 3 ENTER 4 SHIFT + ENTER 5 CTRL + ENTER Övning 15. Skapa en ny presentation genom att klicka på knappen Ny. Välj sedan menyn Format och Bildlayout och klicka på layouten för Rubrik och text i Åtgärdsfönstret. Skriv in rubriken i bilden. Klicka sedan i textområdet och skriv in texten. Avsluta med att trycka på Enter.
84 (206) Clipart I Clipartbiblioteket, som följer med programmen i Office, finns en bildbank med olika bilder som du har fritt tillgång till. Om du vill infoga en bild från Clipart, väljer du menyn Infoga Bildobjekt - Clipart. Åtgärdsfönstret längst ut till höger av programmet öppnas. I rutan Sök efter kan du skriva in ett sökord och därefter klicka på knappen Sök. Alla bilder som Clipart hittar visas i en lista nedanför sökrutan. Namnet du söker efter behöver inte vara exakt, som bilden i Clipart heter. Alla bilder i Clipart är kopplade till olika kategorier, som den söker igenom. Klicka på den bild du vill ha och bilden infogas ögonblickligen i mitten av presentationen.
114 (206) Ta därför tag i beskäringssymbolen längst ner i mitten på fotografiet. Din muspekare ändrar sig och ser ut som ett T. Dra sedan, med musknappen intryckt mot mitten av bilden. Bläddra ner till andra bladet i presentationen och beskär bilden, så att den inte ser lika dramatiskt ut. Gör sedan likadant med bild tre i presentationen. Spara dina ändringar, men du behöver inte stänga presentationen. Ställ in transparent färg Ett vanligt format på bilder på Internet är s.k. GIF-bilder. Dessa bilder har vissa egenskaper, som gör dem unika. En egenskap är att bilderna får högst innehålla 256 färger, samt att en färg kan vara genomskinlig eller transparent. GIF-bilder brukar därför vara små gällande bildstorleken. Om du har lagt in en GIF-bild från exempelvis Internet kan du utnyttja GIFformatets egenskaper och ställa in, även om det inte är inställt från grunden, transparent färg. Eftersom GIF-bilder inte innehåller ett stort antal färger ser du sällan fotografier i GIF-format, dessa brukar istället vara i formatet JPG, som kan innehålla flera miljoner färger. Övning 72. Bläddra ner till fjärde bilden i presentationen Beskär bilder. Se till att du har verktygsfältet Bildobjekt synligt på skärmen och klicka på GIF-bilden. Klicka därefter på knappen Ställ in transparent färg på verktygsfältet. Din muspekare ändras och ser nästan ut som en överstrykningspenna. Klicka därefter på den vita bakgrunden till bilden.
140 (206) Markera bild nummer 10 i presentationen och tryck på tangenten Delete. Upprepa samma procedur med bilderna 9, 11, 12 och 13 i presentationen. Spara presentationen efteråt, men stäng den inte. Flytta bild Flytta en bild genom att i sorteringsläget dra bilden till den plats du önskar. Du ser en svart linje för var den nya bilden kommer att hamnar, innan du släpper bilden. Övning 90. Se till att du har presentationen Flytta öppen på skärmen i bildsorteringsläget. Flytta om bilderna genom att ta tag och dra bilderna i sorteringsläget så att bilderna i presentationen får följande utseende. Spara och stäng din presentation efteråt.
195 (206) Under bilderna syns nu vilken tidsinställning, som gäller om du ska visa bildspelet med tidsinställningar. Om du vill ändra tidsinställningar för någon av bilderna, markerar du den aktuella bilden i bildsorteringsläget. Därefter ändrar du antalet sekunder i Åtgärdsfönstret under rubriken Frammatning. Gå därefter in i menyn Visa Bildspel för att visa ditt bildspel med tidsinställningarna. S Om du vill pausa bildspelet och frångå tidsinställningarna kan du trycka på. Då pausas bildspelet och du måste trycka på samma tangent igen för att återuppta bildspelets tidsangivelser igen. Spara och stäng din presentation efter det att du visat bildspelet. Följande snabbkommandon gäller för visning av bildspel B V N F S Esc 4 Enter Mörklägger bildspelet. Vitlägger bildspelet. Visar nästa bild i bildspelet (går framåt). Visar föregående bild i bildspelet (går bakåt). Pausar bildspel med tidsinställningar. Avbryter/Avslutar bildspelet. Hoppar till bild 4 i bildspelet. Grundkurs i PowerPoint 2003 Stefan Ärlemalm