Verksamhetsberättelse för IF Friskis & Svettis Visby Organisationsnummer 834001-2882 Räkenskapsåret 2013
Innehållsförteckning 1. Verksamhetens art och inriktning 2. Ledning och organisation 3. Personal och funktionärer 4. Medlemmar 5. Marknadsföring 2013 6. Föreningens verksamhet 2013 7. Medlemsenkäten 2013 8. Utbildning 9. Måluppfyllelse för verksamheten under 2013 10. Föreningens ekonomiska situation 11. Utvecklingen under 2013 12. Mål för verksamheten under 2014
1. Verksamhetens art och inriktning IF Friskis & Svettis Visby är en ideell allmännyttig idrottsförening. Föreningen bildades 1988 och startade sin verksamhet 1989. Föreningen är medlem i Friskis & Svettis Riks, samt i Riksidrottsförbundet via Svenska Friidrottsförbundet och i Gotlands Idrottsförbund. Föreningens idé är att erbjuda lustfylld och lättillgänglig träning av hög kvalitet för alla. Denna idé är gemensam för hela Friskis & Svettisrörelsen. Föreningen har som ändamål att bedriva sin verksamhet i enlighet med Friskis & Svettis Riks verksamhetsidé samt med tre särskilda målsättningar: att få så många som möjligt att motionera och uppleva glädjen i att röra på sig, att erbjuda olika former av fysiska aktiviteter med Friskis & Svettis värderingar och kvalitet som grund, samt att öka insikten om motionens betydelse för välbefinnande och hälsa. Vidare ska föreningen verka för en dopningsfri idrott. Föreningens verksamhet bygger på ideellt arbete och är beroende av en positiv inställning hos allmänheten till att åta sig ideella uppdrag i en förening. 2. Föreningens ledning och styrning Styrelsen leder förningen och väljs av medlemmarna på årsmötet årligen. Styrelsens roll är övergripande ansvar för föreningen löpande verksamhet och strategiska beslut. Det operativa beslutsfattandet är delegerat till verksamhetschefens som under 2013 var Frida Engström. Styrelsens sammansättning under verksamhetsåret: Stellan Sundh, ordförande Kajsa Lingström, sekreterare Ingalill Bengtsson, kassör Susanne Lantz, ledamot Karina Hedengrahn, ledamot Andreas Sallmunds, ledamot Lars Nordahl, ledamot Under verksamhetsåret har styrelsen haft 12 protokollförda möten. 3. Personal och funktionärer Ansvarsområden som personalen blev tilldelad under 2012 har arbetats vidare med under 2013. Detta har skapat en tydligare organisation och tydligare rutiner för de anställda. Verksamhetschefen ökade sin arbetstid till 100% för att kunna utföra sitt uppdrag på bästa sätt. Eftersom IF Friskis&Svettis Visby är en förening som växt snabbt under de senaste tre åren ställer. detta större krav på utveckling av verksamheten, och då framförallt av träningsverksamheten. Föreningen behövde tillföras mer träningskompetens och träningsfokus för att kunna följa, driva och utveckla och just träningsutvecklingen. Besluts tog av styrelsen att påbörja rekryteringen av en projekttjänst på 6 månader som träningsansvarig.
För att möta medlemmarnas önskemål har vi under året anpassat våra öppettider och öppnar nu klockan 07:00 varje vardagsmorgon. Även sommarens öppettider ändrades efter påpekan från medlemmar. En sommarvikarie togs in under åtta veckor då ordinarie personalen hade semester. För att få lägre hyreskostnader för föreningen åtog sig föreningen mer städuppgifter med hjälp av funktionärer men detta bedömdes av föreningen inte vara hållbart. Nu fungerar städningen bra med ett visst städåtagande av FSV AB, men vi fortsätter att utvärdera under 2014. Under 2013 hade föreningen 164 ideellt arbetande funktionärer. Funktionärsgrupperna såg ut enligt följande: Verksamhetsvärdar (passoch gymvärdar) 48 Utevärdar 1 Receptionsvärdar 35 Gruppträningsledare 32 aktiva Gyminstruktörer 7 13 (varav en Spinningledare hoppade in som vikarie under året) Uteledare 7 Resurspersoner (data, inköp, foto) 3 Ungdomssektion 5 Styrelse 7 Revisorer 3 Valberedning 3 TOTALT 164 Efter synpunkt från senaste årsmötet tillsattes under året en ungdomssektion. De har haft träffar tillsammans och med verksamhetschefen. Deras uppdrag kommer styrelsen att se över och utveckla under 2014.
4. Medlemmar Under år 2013 har antalet medlemmar varit stabilt. Antalet aktiva medlemmar redovisas i tabellen nedan. Därutöver tillkommer 1 784 passiva medlemmar (d.v.s. någon som varit medlem under år 2012, men som inte betalat medlemsavgiften för 2013). Under året har medlemskapet berättigat till fler förmåner än tidigare, t.ex. utan träningsavgift har medlemmar erbjudits startjympa och startspin. År 2013 2012* 2011* 2010* Ålder/ kön Tot. Kv. M. Tot. Kv. M. Tot. Kv. M. Tot. Kv. M. Barn (t.o.m. 12 år) 169 130 39 180 141 39 184 143 41 98 74 24 Ungdom 13-19 år 831 487 344 1 056 628 428 1005 590 415 392 255 137 20-29 år 1 179 784 395 1 037 707 330 906 634 272 396 312 84 30-39 år 655 446 209 660 453 207 624 438 186 329 252 77 40-49 år 811 595 216 834 616 218 759 546 213 485 390 95 50-59 år 680 507 173 639 481 158 599 453 146 451 359 92 60-89 år 506 367 139 462 334 128 328 237 91 55 44 11 Åldersuppgift saknas 12 9 3 0 0 0 18 15 3 316 287 29 Totalt 4 843 3 325 1 518 4 868 3 360 1 4 581 3 1 392 2522 1973 549 508 189 *Uppgifterna hämtade från årsredovisningen för 2012 5. Marknadsföring 2013 En av våra ledare, Branko var nominerad till Årets ungdomsledare på Gotlands idrottsförbunds idrottsgala i början av året. En fäktare tog hem priset. Föreningen har haft egna lokal sidor i samtliga 6 nummer av Friskispressen som utkommit under året. I lokalpressen har vi annonserat i samband med terminsstarterna. Som tidigare har vi arrangerat inför Tjejruset i Almedale. Under Almedalsveckan deltog vi under idrottens dag med olika aktiviteter. Under året har vi också genomfört aktiviteter tillsammans med ICA Atterdags och Intersport, både hos dessa och i vår egen lokal. Vi var representerade på FINSAMS inspirationsdagar i oktober, där vi informerade om vår verksamhet. Vi höll även en informationsträff för Försäkringskassans alla anställda inför deras flytt in till Flexhuset. De fick dessutom en gratis prova-på vecka i samband med inflyttningen. Utskick har gått ut till öns alla PRO-föreningar där de bjudits in att testa på Stavgång och ett studiebesök i vår lokal. Tyvärr var det ingen som nappade Under 2013 har Frida Engström, Andreas Sallmunds, Louise Sörensen och Tina Hurtig utgjort marknadsgruppen.
6. Föreningens verksamhet 2013 Föreningens utbud ökade under 2013 i jämförelse med 2012 sett till det totala antalet pass och antalet öppettider i gymmet (se tabell nedan). Endast uteträningen minskade antalet pass från 2012. År 2013 2012 Gruppträning 1682 1530 Spinning 841 681 Uteträning 95 119 Totalt 2618 2330 Antal gymtimmar 4122 3811 Spinning Två nya ledare diplomerades. I januari utbildades hela spinningkåren i nya spinupplägget (distans), samt i Intervallupplägget och från och med januari görs alla spinningpass enligt det nya upplägget. Ny intensitet på spinschemat 2013 var Spin korta intervaller. Vi hade Happeningpass såsom Halloweenspinning, och Vasaloppsspinning. Under året hade vi besök av några gästledare från andra Friskis&Svettis föreningar. Gruppträning Ny ledaransvarig för gruppträningsledarna tillträdde under hösten och nya intensiteter på schemat var Dans Fusion och Jympa Soft. Fyra helt nya ledare diplomerades och två diplomerades efter att ha gått vidareutbildning. Ett flertal uppdragspass genomfördes under året, dels för Region Gotland och dels för andra idrottsföreningar, företag och skolor. Under juli hade vi fyra gratis jympapass i Almedalen. Under året hade vi besök av några gästledare från andra Friskis&Svettis föreningar. Gymmet Från och med januari leasade FSV AB ytterligare tre extra löpband och en Crosstrainer för att tillgodose behovet. I samband med det tog vi bort regeln max 10 minuter på cardiomaskinerna och låter våra medlemmar träna kondition så länge de vill. Barn- och ungdomsverksamhet Den 19 oktober firade barnverksamheten i föreningen 10 år. Detta uppmärksammades med stort kalas i lokalen där vi hade barnjympa, teckningstävling och bjöd på glass. Vi hade även en härlig julavslutning på barnjympan i december med mixjympapass av all barnjympa och dans kring granen. Det kom även en tomtenisse och delade ut julklappar till alla barn vid detta tillfälle. Föreningen har erbjudit Familje-, Knatte-, och Juniorjympa, samt två barntillåtna Basjympapass under året. Dessutom hade vi uppdragspass för eleverna på Norrbackaskolan och Tjelvarskolan. Vi erbjöd 10-kronorsvecka under sportoch höstlov. Uteverksamhet En ny ledare diplomerades. Uppdragspass med Stavgång genomfördes och Utegruppen anordnade även uppskattade Triathlonpass under vår och höst.
Funktionärer Alla receptionsvärdar erbjöds HLR-utbildning i januari och cirka hälften deltog. Den 13 oktober anordnades IF Friskis&Svettis Visbys funkisdag där det bjöds på föreläsning och olika typer av träningspass. Dagen avrundades med middag och fest. Under hösten erbjöds funkisarna någon form av happeningpass en gång per månad. Lokal För att möta medlemmarnas önskemål inledde styrelsen en dialog med FSV AB och fastighetsägaren om ett förarbete för en förändring och utveckling av planlösningen av lokalen. Planer på att bygga om och skapa en större yta i gymmet inleddes. I detta byggprojekt fanns också planer på att utöka herrarnas omklädningsrum och göra entrén mer ändamålsenlig. Även placering och formen på receptionen sågs över i detta arbete för att där förbättra arbetsmiljön. Projektet avslutades inte under 2013 utan fortskrider under 2014. Övrigt Den 11 mars fanns vi representerade på Ica Atterdags kundkväll och senare i april hade vi en medlemsdag i vår lokal tillsammans med Intersport, Ica Atterdags och Sisu. Vi höll i uppvärmningen för Tjejruset i juni. Sommaren fortsatte med ett samarbete med Friskis&Svettis Riks då vi deltog i det seminarium som Riks då höll kombinerat med jympapass i Almedalen under Almedalsveckan. En annan händelse under året var bland annat en release på nya Röris 6. I oktober var vi på Intersport och höll två barnjympapass, samt informerade om vår förening. En annan aktivitet i oktober var att vi fanns med på Wisby strand under tre dagar då FINSAM hade sina inspirationsdagar. Där informerade vi om vår förening och verksamhet. Representanter från föreningen fanns även med på Friskis&Svettis Riks tränings- och föreningskonferens, samt på riksstämman. 7. Medlemsenkäten 2013 Under 2013 så genomfördes en medlemsenkät som besvarades av 704 personer. Syftet med enkäten är att mäta och kartlägga kundnöjdheten bland medlemmarna. Detta för att få underlag för löpande utvecklingsarbete. Då vi har önskat göra jämförelser mellan verksamhetsår så har samma frågeställningar använts. Undersökningsföretaget Mistat AB har ånyo fått förtroendet för handläggningen av enkätundersökningen. Enkäten skickades ut via e-post till 4245 medlemmar av dessa svarade 713 st. Detta är något lägre svarsfrekvens än förra året. Medlemsenkäten visar på ett mycket likartat utfall från 2012. De flesta avvikelser ligger inom felmarginalen. Styrelsen föreslår därför att man ser över framtida undersökningar och finner kompletterande sätt att ta reda på medlemmarnas synpunkter. Det är glädjande att konstatera att över 90% av medlemmarna tycker det är prisvärt eller mycket prisvärt att träna med IF Friskis & Svettis, Visby. Över 95 % av medlemmarna fortsatte att instämma i att man helt eller delvis är känner sig välkommen. Det är även en fortsatt hög frekvens av
medlemmarna, dvs över 87%, som tycker att det finns aktiviteter som passar såväl vältränade som otränade. 8. Utbildning Under 2013 utbildades nio ledare/instruktörer, två personer i individuell träning, en person i uteträning, två personer som spininstruktörer och tre personer i gruppträning. Sjutton ledare deltog i vidareutbildningar, tre i Pass.nu, två i Core 3D samt tolv i Spin Intervall. Föreningen representerades på Friskis&Svettis Riks konvent med två personer på Träningskonferensen, tre personer på Föreningskonferensen och med två deltagare på Träningskonferens för deltagare på FKON. Föreningen representerades av två personer på Riks årsstämma i mars. I januari erbjöds alla receptionsvärdar en HLR-utbildning. 9. Måluppfyllelse för verksamheten I verksamhetsplanen för 2013 ställde vi upp följande mål 1. Vi ska vara fler medlemmar 2013 än 2012. 2. Vi ska vara fler medlemmar i åldern 0 20 år än 2012. 3. Vi ska vara en större andel manliga medlemmar 2013 än 2012. 4. Vi ska ha ett bättre resultat vad gäller nöjdhet i medlemsenkäten 2013 än vi hade 2012. 5. Vi ska ha ett ekonomiskt överskott 2013 som ger utrymme för utveckling och expansion. 6. Funktionärernas arbete ska präglas av engagemang och glädje Medlemsutveckling Vi har inte fullt ut lyckats med alla målen. Medlemsantalet är stabilt - minus 25 vilket är en halv % vilket kanske inte är någon större förändring. Från januari fram till oktober hade vi fler inskrivna medlemmar än 2012, men de sista två månaderna gick vi från + 70 till minus 25 när vi jmf 2012 med 2013. Vi hade 10 fler män. Dock har vi tappat ca 200 unga personer (under 19 år). Gruppen 20-29 har ökat med ca 140. Vi kan se att vi har en marginell minskning en halv % på jympan, 400 besök på totalt 41 200 besök. Vi ha en stor ökning av antalet gymbesök 9376 vilket är en 12 % ökning i jämförelse med 2012. Så totalt sett har vi haft betydligt fler träningsbesök i år. Utvecklingen av aktiviteter från augusti 2011 till december 2013:
Ekonomi Vi har nått målet när det gäller ekonomi och skapat en litet överskott vilket gör att föreningen står stabilare inför framtida förändringar. Vi har under året medvetet arbetat för att minska våra kostnader och alla funktionärer har medverkat och visat förståelse för detta. 10. Föreningens ekonomiska situation Ett av målen för 2013 var att arbeta för en stabil och trygg ekonomisk situation för föreningen som skulle kunna ge förutsättningar för satsningar på verksamheten och i lokalen. Resultatet för året visar att föreningen nästan har hämtat tillbaka tidigare års förluster och nu har en tillfredsställande ekonomisk situation. Under året har flera åtgärder vidtagits för att effektivisera verksamheten. Som illustrerande exempel kan nämnas att marknadsföringen minskade kostnaderna på cirka 108 tkr. Detta har åstadkommits genom att vi valde bort stora delar av vår tidigare annonsering i Gotlandsmedia och i stället valde att lägga annonseringen i Friskispressen. En minskning av lokalhyran bidrog också till det bättre resultatet och detta beror på att städkostnaden för Driftsbolaget FSV AB minskade. I nuläget har FSV AB en städerska anställd på 20% då föreningen till stor del själv städar efter användning av de hyrda lokalerna. 11. Utvecklingen under 2013 Året 2013 präglades av en stabilisering och utvärdering av föreningens verksamhet efter en mycket kraftig expansion under de föregående åren. Beslut togs i styrelsen om att inte göra stora ekonomiska satsningar under 2013 men att få en stabil ekonomisk situation för
att kunna planera för satsningar på många olika sätt under 2014 som också är föreningens 25-årsjubileum. Diskussioner har förts i föreningen om vilken inriktning en F&S-förening ska ha och den storlek som kan bedömas vara rimlig för Visby-föreningen. Vid årets slut kan det konstateras att det nu finns förutsättningar för att göra satsningar lokalmässigt, personalmässigt och funktionärsmässigt under 2014 för att skapa en hållbar framtid för IF Friskis&Svettis Visby. 12. Mål för verksamheten under 2014 Vi ska bli fler medlemmar Vi ska ha fler ungdomar mellan 13 och 19 år som medlemmar och ha en ungdomssektion med tydliga uppdrag och uppgifter Vi ska utvärdera medlemmarnas åsikter på fler sätt än den enkät som vi använder varje år. Vi ska utarbeta en långsiktig strategi och planering för föreningens verksamhet för tre år framåt: 2015-2018