Projekt: Säkra och effektiva webbmöten inom socialförvaltningen. Mari Johansson, Projektledare 2013-09-10
Projektidé Använda informationsteknikens möjligheter för att skapa effektiva och säkra möten på distans. Befintlig IT-plattform ska utnyttjas. Projektplan Introduktion Kraven på tillgänglighet och service ökar både från interna förvaltningar och från privatpersoner, företagare och myndigheter. Genom erbjuda samarbetspartners och myndigheter möjlighet att anordna säkra webbmöten kan socialförvaltningen utöka tillgängligheten. Ett projekt pågår sedan 2012 i kommunen där målen, som är hämtade från SKL:S Strategi för esamhället, är följande: Enklare vardag för privatpersoner och företag Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. Bakgrund och syfte Socialförvaltningen har höga krav på den information som hanteras. Ett viktigt utvecklingsområde är att skapa enkla, säkra och effektiva webbmöten. Förvaltningen har under våren genomfört en nulägesanalys inom ramen för e- förvaltnings projektet och konstaterat att det traditionella arbetssätt som idag bedrivs behöver effektiviseras. I nulägesanalysen framkom behov av en säker och enkel lösning för distansmöten, här definierat som webbmöten. Införandet av digitala möten syftar till att minska antalet resor för handläggarna inom socialtjänsten, skapa förutsättningar för effektivare möten och därigenom frigöra mer tid för värdeskapande och kvalificerat klientarbete. Beskrivning Projektets omfattning En förutsättning för att detta direktiv ska gälla är att komponenter i befintlig ITplattform kan användas.
Val av webbklient är lync klart i september Kontroll av säkerhet i kommunikationen Lync- klart 15 oktober Planerad start med handläggare och HVB boenden okt 2013 Information till de HVB-hem som skall ingå som pilot Säkerhet Lync Lync använder certifikat för autentisering och trafiken är krypterad om den fullständiga Lync-klienten används. Därmed uppnås den säkerhet som behövs. Mål Socialförvaltningen mål är att förenkla för privatpersoner, samarbetspartners, myndigheter och företagare med hjälp av smarta enkla tjänster och funktioner genom att; Skapa möjligheter till ett säkert, effektivt webbverktyg för personalen att kommunicera med klienter, kollegor och samarbetspartners. Minska antalet resor, skapa effektivare möten (som ger utrymme för fler möten!), samt frigöra mer tid för personalen för värdeskapande och kvalificerat klientarbete. starta upp med en pilotgrupp i webbmöten HVB under oktober 2013 Genomförande av webbmöten/aktiviteter Tidsplan 2013-09-01-2013-10-05 Säkerställ en fullgod säkerhetsnivå Tekniska förutsättningar: Licens, programvara, dator, kommunikations-kit 2013-10-16-2013-11-30 Utbildning av personal Erbjuda samarbetspartners att delta i webbmöten Löpande under perioden starta upp webbmöten för HVB-hem, familjehem, socialjour, barnahus och externa boenden inom socialpsykiatrin.
Det är mycket viktigt för deltagarna att tekniken fungerar väl vid uppstart, därför erbjuds både socialförvaltningens personal samt extern part stöd vid uppstart genom att en IT-tekniker är på plats ute i verksamheten. Resurs Projektledning 20 % IT-tekniker 20% Förberedande möten 2013: 100 timmar Internkonsultation säkerhet teknik: 20 timmar Arbetsgrupper 5 st: 250 timmar Utbildning personal: 90 timmar Förankringsarbete: 90 timmar Deltagare Projektledare: Mari Johansson Systemtekniker: Stefan Borgström IT-tekniker: Johan Gustafsson IT-tekniker-på-platsen Vuxenavdelning handläggare- HVB/handläggare Ungdomsavdelningen HVB /handläggare/familjehem Barnahus handläggare samarbetspartners 15 kommuner Socialjour handläggare samarbetspartners 15 kommuner Biståndsbedömare socialpsykiatri/ externa boenden Kommunikation Projektgruppen informerar regelbundet styrgruppen om projektets status. Intresserade kommuner inom Västcom får regelbundet statusrapporter från projektet under projekttiden. Avslutning och utvärdering Vid projektets avslut ska en slutrapport tas fram och godkännas. Projektet ska efter avslut överlämnas till en förvaltningsorganisation. I projektets avslut ingår att informera övriga kommuner inom Västcom om projektet och lösningen. Seminarie samt informationsmöten kommer att hållas och dokumentationen kommer även att tillgängliggöras för intresserade kommuner. Etablering av förvaltningsorganisation ingår i projektet.
Intressentanalys Intressentanalys är genomförd i den nulägesanalys som gjordes under våren 2013 inom socialförvaltningen; HVB-hem, Barnahus och Socialjour. Riskanalys Driftsäkerhet är avgörande för ett lyckat projekt. Internetåtkomst är en förutsättning. Personalen måste ha en grundläggande IT-kunskap och vilja använda tekniken.