Effektiva team med effektiv teori

Effektiva team med effektiv teori Björn Åkesson D05, Lunds Tekniska Högskola dt05ba2@student.lth.se 24 februari 2009 Abstract Denna rapport undersöker olika teamteorier och projekt och sammanfattar de viktiga aspekter och händelser från dessa. Jag skriver också om min egen erfarenhet som coach för ett programvaruteam och diskuterar kring dessa. Det intressanta med rapporten är hur ett nybörjarteam med nybörjarcoacher kan jämföras med den professionella verksamheten, vilka slutsatser man kan dra och se viktiga skillnader om hur dagens studenter förhåller sig rutinerade programmerare med större bakgrund. 1

Innehållsförteckning 1. Introduktion... s.3 2. Student Team... s.3 2.1 Vilka är dom 2.2 Deras utveckling och start 2.3 Varför misslyckas dom? 2.4 Vad kan göras? 3. Förvandla grupper till team... s.4 3.1 Gemensamma mål 3.2 Roller 3.3 Teambuilding 4. Recept på ett bra team... s.6 4.1 Sammanhållning 4.2 Positivt och negativt tänkande 4.3 Kommunikation 5. Mätning av arbetsprocess... s.8 5.1 Utvärdering 5.2 Förbättra efter utvärdering 5.3 Utvärderingen i studentteamet 6. Avslut... s.10 6.1 Slutsats 6.2 Framtida arbete Referenser... s.11 2

1. Introduktion Denna artikel är skriven av en datateknik studerande på LTH som läser coachingskursen för kursen "Programvaru utveckling i grupp." Som coach för ett team är teamteorier väldigt intressant och viktigt. Vilken teori ska man tillämpa, finns det olika typer av team som behöver en viss typ av tillämpad teori? Det finns många frågor och självklart många olika arbetssätt. Det viktigaste är vad som skiljer sig de lyckade teamen från de misslyckade, arbetar de lyckade teamen på ett bättre sätt än de som misslyckas? Antagligen är sådant fallet, bra teamwork leder teamet framåt. En drivande faktor för mig är inte bara att jag är coach, utan att jag också tillsammans med mitt team är studenter. De flesta av oss har aldrig arbetat i industrin är därför väldigt oerfarna. Tekniken går snabbt framåt, de som är programmeraren i industrin idag hade inte samma tillgångar och teknik som vi har idag. Detta kan dock vara en fördel, samt att vi vet mer om programmeringsteam än vad vi visste förr. 2. Student Team 2.1 Vilka är dom Studenterna är främst andraårs studerande på linjen datateknik på LTH. Deras förkunskaper är objektorienterad programmering med fördjupning i datastrukturer, design och introduktion av teamarbete. De största grupperna dom har jobbat i tidigare har bestått av fyra personer, nu för första gången programmerar dom i en professionellt simulerad miljö med coacher och i team på tio personer. Vissa av studenterna har mer erfarenhet än andra och det har verkligen varit till fördel i senare iterationer där viss förkunskap som t.ex. serverprogrammering och html kodning kommit till stor användning. 2.2 Deras utveckling och start Teamet kommer igång relativt snabbt med att programmera och kan samarbeta på en viss nivå och ta sig framåt. Dock blir det svårigheter när problem uppstår. Studenterna är allmänt förvirrade och har svårigheter att tackla problemen. 2.3 Varför misslyckas dom? Det är mycket som pågår, kommunikationen är dålig och ingen vill ta på sig ansvar för felen och allting blir en stor röra. Ingen i teamet tar heller på sig någon form av ledar roll och säger till att vi måste ha ett snabbt stand-up möte. Det finns många aspekter till att teamet inte fungerar, och det behöver coachas på ett bra sätt, Vid lunch vill inte alla vara med och äta och det blir ingen riktig sammanhållning. 3

2.4 Vad kan göras? Förutom bra coachning måste teamet bli starkare och utvecklas. Därför om en väldigt bra teamteori tillämpas kan studenterna bli mer motiverade, växa och blir stabilt. I resten av rapporten kommer jag att statera exempel, jämföra med studentteamet, diskutera vad som kan förbättras och sammanfatta en bra teori för ett team. 2.5 Studenter i professionella miljöer Hur kan studenter påverka ett professionellt IT företag positivt? Studenter är tillfälliga arbetare och fungerar som färskt blod med nya idéer som dom vanliga arbetarna inte kanske tänker på. Lisa Caughron påpekar att studenter har lite annan mentalitet och är ofta mer sugna på att förvandla problem till resultat [1]. Studenter bidrar med att tackla problem från andra håll, vilket kan vara väldigt bra. Ett team med studenter är mer oerfarna och behöver därför ett starkare ledarskap än ett professionellt team. Det är också viktigt att hitta ledare, starka personer som kan driva teamet framåt. I studentvärlden finns det folk som jobbar på nationer, folk som är med i studentorganisationer mm. Detta är exempel på människor med god kommunikation, bra på att socialisera och tänka framåt. 3. Förvandla grupper till team 3.1 Gemensamma mål "Perhaps more than any other factor common goals and vision mix to form the glue that binds a team together." J. L. Dyer Utan ett gemensamt mål blir det mycket svårt att tillsammans sträva framåt. Att varje individ har sin vision av projektet är naturligt, ett bra sätt att se till att alla har ett gemensamt mål är helt enkelt att fråga var och en. Att fråga och låta personer uttrycka sig kan få andra i gruppen att tänka i nya banor och bygga på sina mål. Att också diskutera mål för hela organisationen är en viktig faktor då företaget har konkurrenter, detta kan också öka motivationen hos varje individ.[2] FIRO-modellen är en teori utvecklad av Will Schuts som handlar om gruppers utveckling [3]. Schuts teori bygger på tre huvudfaser som en grupp genomgår under sin utveckling. Dessa tre nämns som "Tillhöra", "Rollsökning" och "Samhörighet." Tillhörandefasen är en fas i teamutvecklingen där man ifrågasätter teamets samhörighet, vill man vara en del av teamet? Man granskar medlemmarna och ledarna. 4

3.2 Roller Nästa fas, nämligen rollsökningsfasen handlar om att olikheten hos teammedlemmarna kan variera, den finns där och kan vara destruktiv om vissa är för olika. Det är också naturligt för varje medlem att falla in i en speciell roll. Därför kan det vara bra att ta upp detta med varje individ och fråga dom personligen om vilken roll dom ser sig i och hur dom känner för det. Enligt erfarenheter med mitt team tar det tid för varje medlem att växa fram i sin roll, det tar tid för mig som coach att se vilka personer som skiljer sig från andra på ett märkbart sätt. jag har märkt att vissa personer i teamet är mer envisa än andra och att efter ett tag börjar man att mer och mer komplikationer dyka upp. Exempel på detta är att under de senaste iterationerna när två olika lösningar på ett problem framförts i gruppen där en person vill använda sig av en lösning och resten av gruppen föredrar en annan. I den diskussionen var det speciellt en person som pratade för majoriteten av gruppen och framförde sin poäng. 3.3 Teambuilding När man ska få ihop ett väl fungerande team är teambuilding väldigt viktigt. Det finns olika metoder för teambuilding som t.ex. kickoff, övningar, sociala aktiviteter. Kickoff och sociala aktiviteter handlar väldigt enkelt om att umgås utanför arbetsplatsen och lära känna varandra. Övningar däremot kan vara en god ide för att få igång själva samarbetet efter att medlemmarna lärt känna varandra. Det finns väldigt många olika typer av övningar, den gemensamma faktorn är samarbete. Pinnen Varje person i teamet håller ett finger på en pinne som sedan sänks ner. Reglerna är sådana att alla fingrar måste vara i kontakt med pinnen medan den sänks ner, annars misslyckas teamet. Denna typ av övning är väldigt enkel men fungerar enklast på mindre team. Överlevnadsövning En spännande övning som tas upp i Caskie's artikel, är en händelse som t.ex. en flygkrasch i snöiga berg, vilse i en stor djungel eller strandsatta på en öde ö. Varje medlem väljer då ut ett visst antal saker som är betydande för deras överlevnad[4]. Sedan jobbar man i grupp för att sedan lista de viktigaste sakerna som föreslagits. En sådan övning statuerar exempel på att två är bättre än en och att tillsammans kan man lösa problem. man kan göra övningen ännu mer effektiv genom att ta upp vem som hade störst inverkan på övningen, vem som bidrog och vem som inte bidrog och sedan diskutera detta för att utvecklas. 5

Dessa två övningar kan genomföras både i början av ett projekt och under projektet för att se om det sker någon förbättring. Jag har inte haft chansen att testa dessa på mitt team, på grund av att teamet inte utförde dessa i början av projektet går det inte att dra någon slutsats om hur teamet har utvecklats i form av sammanhållning. 4. Recept på ett bra team 4.1 Sammanhållning Att alla känns att man är ett team är antagligen det viktigaste, att alla är motiverade och jobbar för samma mål. Patrick Lencioni beskriver de fem dysfunktioner i ett team [5]. Den största av dessa fem handlar om tillit. Den beskriver ett misslyckat team där medlemmarna undviker att spendera tid med varandra vilket leder till tråkiga möten. Detta leder också till att medlemmarna i teamet vägrar prata om sina svagheter och erkänna misstag. När man inte kommer överens med varandra och litar på varandra kommer man heller inte kunna öppna sig för varandra. Detta resulterar i dålig sammanhållning, dålig motivation och enorm tidsåtgång då personer inte vill erkänna sina misstag. Motsatsen till detta är då ett välmående team med goda resultat där medlemmarna litar på varandra menar Lencioni. Detta team vågar erkänna misstag så att de kan klaras upp snabbt, de vågar fråga varandra om hjälp, gillar att umgås tillsammans och har roliga möten. I ett sådant team mår man bra och ser fram emot varje arbetsdag, teamet drivs framåt och utvecklas, därför bör man se till att alla i teamet kan lita på varandra, umgås tillsammans utan ett folk blir utstötta. Jag har märkt att när sammanhållningen är dålig måste den åtgärdas så fort som möjligt, teamaktiviteter som inte har med arbetet och göra är en god ide för ett välmående team. Att äta lunch och fika tillsammans är också något som ökar trivseln. I mitt team är det vissa personer som söker sig bort från gruppen, jag märker tydligt att sammanhållningen mellan dessa individer och de som äter lunch tillsammans är markant sämre. 4.2 Positivt och negativt tänkande Optimistiskt tänkande är alltid positivt, människor med optimistisk inställning har lättare att sätta problem och misslyckande bakom dem och se ljust på framtiden[6]. Positivt tänkande förbättrar framåttänkandet och hjälper till att hitta nya lösningar och en stark strävan mot att lyckas. Man ser fler möjligheter och jobbar hårt för att nå fram. Negativt tänkande är destruktivt för en människa, det får personer att bli mindre motiverade och ser mindre lösningar i problem. 6

Inte bara i IT industrin är optimister önskade, en amerikansk undersökning från 1991 gjord av Martin Seligman där man lät ett antal amerikaner rösta på vilken politisk person dom tyckte om mest. Personerna fick höra tal från flertalet politiker mellan åren 1900-1984. resultaten blev att de politiker som hade mest positiv betoning i rösten fick mest röster. Personligen tror jag att detta då kan vara en viktig egenskap hos en ledare, att använda en väldigt optimistisk ton i rösten för att öka motivationen i teamet. Detta kan då också tillämpas till gruppmedlemmarna där man försöker prata så positivt som möjligt utan att ha en tråkig ton i rösten, även dom små detaljerna räknas. 4.3 Kommunikation Antagligen den allra viktigaste faktorn i ett team, utan kommunikation kommer man inte vidare, med dålig kommunikation blir det oreda och problem uppstår. har man god kommunikation har man en väldigt stark grund. Kommunikationen är det största problemet i mitt team. Vi som coacher försöker gång på gång påminna gruppen om att kommunicera bättre, att våga ställa sig upp och fråga vem som ändrat i den senaste versionen av tostring(). En artikel skriven av Vivvi Toikkanen uppmuntras det att diskutera med gruppen om vad som bildar ett väl fungerande team, låt alla få prata, kom fram till vad som är bra kommunikation [7]. Försök att alltid låta diskussionerna leda någonstans istället för löst prat eller genom att diskutera för långt i framtiden där det inte än finns någon betydelse. Ta upp hur konflikter ska hanteras och undvik alltid personliga påhopp och onödiga diskussioner skriver Toikkanen. På senare tid har jag som coach märkt att kommunikationen blivit betydligt bättre och teamet samarbetar bättre. Man ser ofta att studenterna ställer sig upp för att meddela att det commitats ny kod, eller behöver veta vem som precis ändrat i en klass. 7

5. Mätning av arbetsprocess I denna delen av studien har jag sammanfattat en utvärderings metod som tagits fram av Dick McCann & Richard Aldersea [8]. Metoden handlar om utvärdering av teamet och deras arbetssätt. 5.1 Utvärdering Under arbetsprocessen är det viktigt att stanna upp och granska teamarbetet. Istället för att koncentrera sig på implementationer och andra kortvariga resultat, måste teamet också se över om teamet fortfarande jobbat optimalt. Att utvärdera ger teamet en bra överblick av projektet och hur arbetet går, istället för att utvärdera en individ är det bättre att utvärdera hela teamet. Detta är en del i vårt team som saknas, det har aldrig varit någon som påpekat och kritiserat teamarbetet någon gång. Detta kan vara en god ide att testa på teamet och se om det kan förbättra arbetsmiljön. Att som coach också ta en utvärdering på teamets arbetssätt och hur samarbetet funkar kan ha en positiv inverkan. Teamet kan verka mer intresserat av produktutvecklingen än själva teamarbetet. Utvärderingen enligt Margerison-McCann hjulet, består av nio delar: Advising: Handlar om att kolla upp vad andra gör inom samma område, detta är för att se till att man använder de bästa metoderna. Innovating: Se till att de senaste teknikerna används, se till att man är väl uppdaterad Promotion: Hitta kunder och sälja produkter Developing: Försäkra att utvecklingen och produkten skapas för att ge kunden vad den vill ha. O rganizing: Organisera teamet så att alla vet vad dom ska göra, när det ska göras och vad som förväntas av dom. Producing: Implementera och göra regelbundna releaser. Inspecting: Kolla för att se till att inga misstag görs, kvalitetstestning, och se till att kunden blir nöjd. Maintaining: Underhåll teamet genom att kolla att regelbundna utvärderingar görs. Linking: Se till att alla medlemmar jobbar tillsammans. 8

5.2 Förbättra efter utvärdering Följande frågor får fram vad man ska fokusera på för att lyckas. Vad för information behöver vi? Är detta det bästa sättet att göra det på? Vilka är stakeholder vi behöver påverka? Är detta vad stakeholders vill? Hur bör vi organisera oss själva? Är våra produkter/service tillräckligt tydliga? Vilka detaljer behöver vi kolla på? Underhåller vi de bästa standarderna och procedurer? Hur bra jobbar teamet tillsammans? 5.3 Utvärderingen i studentteamet På eftermiddagen under en iteration lät jag mitt team utvärdera sig själva i par för att se om det gav positiva resultat. I slutet på iterationen lade vi tio minuters reflektion där studenterna även reflekterade över utvärderingen. Majoriteten av eleverna tyckte att frågorna var bra och att det underlättade programmeringen. Speciellt gillade dom frågan om hur bra teamet jobbar tillsammans, dom anser att kommunikationen blir produktkvaliteten märkbart sämre. Dom tyckte också det var bra att fråga sig själva om de verkligen genomförde uppgifter på det bästa möjliga sätt, då man ofta möts av en oklarhet om vilken av flertalet möjliga lösningar man ska välja. För vissa var frågorna missledande och svåra att förstå, det kan vara tecken på att dessa personer inte levt in sig i rollen som projektmedlem, utan snarare bara tänkt på arbetet som ännu en kurs. 9

6. Avslut 6.1 Slutsats Att bygga ett team, få det att fungera och dra upp teamet efter motgångar är inge enkel uppgift. Att ha skrivit denna studie har gett mig en ny överblick om team och under nästa arbetsdag kommer jag att tillämpa mycket av denna studie. Det finns väldigt mycket kunskap om team och det kan vara förvirrande om hur mycket man ska koncentrera sig på själva teorin och hur mycket tid man ska ägna åt själva arbetet. Med en god teamteori sparar man nog mycket arbetstid då teamet fungerar bra och utvecklas. Jag ser många brister i det studentteamet jag coachar just nu där jag märker många av felen och de röda flaggor många artiklar tar upp. 6.2 F ramtida A rbete Det går att forska hur mycket som helst i teamtteori och det finns väldigt många ämnen att tupp inom detta. Vad jag har märkt att arbetserfarenhet är exakt vad artiklarna jag läst handlat om. Det som kan driva forskningen framåt är helt enkelt mer erfarenhet och händelser från industrin. 10

Referenser [1] Lisa Caughron, " T.W.I.S.T.: trust the wisdom in student teams " Proceedings of the 35th annual ACM SIGUCCS conference on User services. Januari 2007. [2] Ron Jungalwalla, " T ransforming G roups into Teams " Published in Vol 17 No 2 February 2000 of Executive Excellence, http://www.tms.com.au/tms12-3c.html [3] Lars Svedberg, " G ruppsykologi " Studentlitteratur AB, ISBN10: 9144019831, Januari 2007 [4] R. Caskie Lewis-Clapper, " The Roles of Team Skills T raining and Team Building In Improving Performance " General Physics Corporation, 92CH3233-4 $3.00 Q 1993 IEEE [5] Patrick M. Lencioni, "The Five Dysfunctions of a Team " the Table Group, Inc. 2002 [6] Dick McCann, " Optimism, It's a role in the workplace " http://www.tms.com.au/tms10z.html [7] Vivvi Toikkanen, " Fair Fight " November 2005 [8] Dick McCann & Richard Aldersea, " Managing Team Performance: Unrealistic Version or Attainable Reality? " http://www.tms.com.au/tms12-1i.html 11