Plats och tid: Förvaltningshuset Rosen, kl 13.15 15.30 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Viktoria Strömberg ( Landstinget) Ej närvaro Irma Görtz (Norrköping Kommun)Vice ordf Anna Svensson (Arbetsförmedlingen)ej närvaro Malin Masimov (Försäkringskassan) Örjan Carlsson (Valdemarsvik Kommun) Inga-Lill Östlund (Söderköping Kommun) Ricardo Olivares Ersättare Övriga Ricardo Olivares ( Landstinget ) Peter Johansson ( Förbundschef ) Criss Hagfeldt ( Norrköping Kommun ) Tomas Feldt Håkan Lind (Arbetsförmedlingen)ej närvaro Karina Nilsson Johanna Hedberg (Försäkringskassan )ej närvaro Karin Hjelm Per Hollertz (Valdermarsvik Kommun)ej närvaro Gunweig Svensson ( Söderköping Kommun) Utses att justera: Inga-Lill Östlund Plats och tid för justering: Samordningsförbundet Östra Östergötland Sekreterare: Paragrafer: 67-80 Karina Nilsson Ordförande: Justerare: Nämnd e.d.: Irma Görtz Inga-Lill Östlund BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2013-09-05 Datum för nedtagning av anslag: 2013-09-26 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Karina Nilsson
67 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen för Samordningsförbund Östra Östergötland fastställer föredragslistans innehåll. Och utser Inga-Lill Östlund att justera dagens protokollet. Samt ändring av ärende 14 till att utse en ny firmatecknare istället för beslutsattest.
68 Budgetuppföljning juli 2013 Beslut Styrelsen godkänner bilagda budgetuppföljning för juli 2013. Beskrivning av ärendet Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för juli månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.
69 Budgetuppföljning kvartal 2 2013 Beslut Styrelsen godkänner bilagda budgetuppföljning för kvartal 2 2013 samt översända budgetuppföljningen till samtliga medlemmar. Beskrivning av ärendet Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för kvartal 2 2013. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat. Sänt till: Samtliga medlemmar
70 Uppföljning av NP-samverkan Styrelsen tar informationen till protokollet. Tove Brusman projektledare informerade om hur NP-samverkan fungerar och fortlöper.
71 Verksamhetsuppföljning första halvåret 2013 Beslut Styrelsen tar informationen till protokollet. Beskrivning av ärendet Kansliet har tagit fram verksamhetsuppföljning för första halvåret 2013. Verksamhetsuppföljningen redovisas i bilagda handling.
72 Visning av filmen om samordningförbundet Det sociala företaget Pangbyrån har fått i uppdrag av Samordningsförbundet Östra Östergötland att göra en film om Samordningsförbundet som nu presenteras för styrelsen.
73 Reflektioner från planeringsdagen och ev. införande av utvecklingsmedel. Den 13 juni hade styrelsen och beredningsgruppen en gemensam planeringsdag. Under planeringsdagen lyftes ett antal frågeställningar som diskuterades utifrån förbundets framtida inriktning med långsiktiga satsningar. En frågeställning som lyftes fram var att förbundet skulle skapa och införa en pott med utvecklingsmedel. Utvecklingsmedlen föreslås användas till kartläggning, metodutveckling och gemensam kompetensutveckling för medarbetare från samtliga huvudmän. Nivån på utvecklingsmedlens storlek skulle kunna omfatta mellan 10 15 % av förbundets årsbudget. Styrelsen är positiva inställda till att utvecklingsmedel bör finnas med i budgeten för 2014.
74 Utvärdering av integrerad samverkan (plattformar) och genomförande av konsensuskonferens Beslut Styrelsen tar informationen till protokollet. Beskrivning av ärendet Sedan hösten 2012 har Samordningsförbundet Östra Östergötland, Samordningsförbundet Huddinge-Botkyrka-Salem och Norra Västmanlands Samordningsförbund samarbetat kring frågan om utvärdering av integrerad samverkan, dvs. långsiktiga och väl förankrade samverkansinsatserinsatser (plattformar). Syftet med samarbetet är att lära av varandra och hitta en möjlig utvärderingsmodell för att mäta om integrerad samverkan ger de fördelar som vi förväntar oss att det ska ge. Att arbeta med frågan gemensamt ger fördelar både i form av ömsesidigt utbyte och lärande, men också resursmässiga fördelar i form av större tvärderingsunderlag och ökade resurser. En viktig utgångspunkt i detta arbete är att det inte är samverkan i sig som vi vill utvärdera utan snarare att se hur en strategisk inriktning av samverkansarbetet - integrerad samverkan - kan bedrivas för att vara framgångsrik. Arbetet har utgått från en vilja att utveckla gemensamma begreppsdefinitioner av integrerad samverkan och hitta möjliga mått, modeller och metoder för uppföljning och utvärdering av integrerad samverkan. Vårt samarbete startade med att vi definierade förbundens arbete med integrerad samverkan som beskriver den historiska processen samt de potentiella vinsterna och resultat för långsiktig och integrerad samverkan. Berättelserna visade att våra verksamheter har stora likheter, men också en del lokala variationer. Vi uppmärksammade bl.a. att vi hade olika sätt att följa upp insatserna. Utifrån våra ramberättelser har vi påbörjat ett arbete med att hitta mätbara indikatorer på utvecklingen av integrerad samverkan, d.v.s. vinster för deltagare, våra samverkande organisationer och samhället i stort. Detta arbete
kommer vi att fortsätta utveckla och förhoppningen är att vi ska kunna bjuda in till en specialdesignad konferens, s.k. kallad konsensuskonferens, där såväl deltagare som politiker, tjänstemän och andra experter kan delta i arbetet med att ta fram relevanta och mätbara indikatorer som kan användas i utformning av en gemensam utvärderingsmodell. Redan från start var vi överens om att vi ville söka ett samarbete med forskarvärlden då arbetet med integrerad samverkan är relativt outforskat i Sverige. Detta har nu resulterat i en kontakt med Berth Danermark, professor vid Örebro Universitet som också inkommit med en offert för det fortsatta arbetet och genomförande av en konsensuskonferens. Ett samarbete kring utvärderingsfrågan ger fördelar både i form av ömsesidigt erfarenhetsutbyte och gemensamt lärande, men har också resursmässiga fördelar i form av större utvärderingsunderlag, ökade resurser och delade kostnader vid t.ex. upphandling av utvärderings-tjänster. Samverkan i denna fråga skapar också möjlighet till kontinuitet och långsiktighet i utvärderingsarbetet. Förslag till arbetsprocess 1. Ramberättelser har tagits fram där vi definierar våra ambitioner och vad vi vill uppnå lokalt med integrerad samverkan. En beskrivning av hur vår lokala resa sett ut och vad som vi tror kan göra skillnad mot tidigare. 2. Nästa steg blir att arbeta fram indikatorer på vad som kännetecknar framgångsrik integrerad samverkan ur ett deltagar-, professions- och organisationsperspektiv (inkl. utveckling av den lokala välfärden). Indikatorerna kan sedan hjälpa oss att utveckla verktyg som fångar upp effekter på individ, organisation/personal, organisationsnivå. Särskilt viktigt ses här möjligheten att fånga upp deltagarens upplevelse av insats och vilken förändring den för med sig. Kostnader Kostnaderna för genomförande av konferensen beräknas uppgå till totalt ca 135 tkr. Kostnaden delas av de tre deltagande förbunden, och kostnaden för Samordningsförbundet blir ca 45 tkr.
Därtill kommer kostnader för deltagarnas kost och logi som uppskattas till ca 3 000-4 000 kr/person. Varje samordningsförbund förväntas delta med ca 8 deltagare, fördelat på politiker, tjänste-män, deltagare och övriga nyckelpersoner. Kansliet tar upp ärendet till beslut vid nästkommande styrelsemöte.
75 NNS-höstkonferens den 14-15 oktober Den 14-15 oktober inbjuder NNS till en höstkonferens på Arlanda, Samordningsförbundet bjuder in brett till styrelsen och tjänstemän Anmälan gör till Karina Nilsson innan den 4 september.
76 Nätverksmöte kring integrerad samverkan den 16 september i Västerås. Den 16 september bjuder Västerås in till nätverksmöte kring integrerad samverkan, anmälan görs via post till ann-kristin.ekman@vasteras.se eller tel 076-569 06 52.
77 Förslag på rekommendation om sparade medel/eget kapital inom finansiell samordning från Nationella rådet. Beslut Styrelsen tar informationen till protokollet. Beskrivning av ärendet Nationella rådets arbetsgrupp har gått ut med en förfrågan till tre Samordningsförbund om förslag på en rekommendation om sparade medel/eget kapital inom finansiell samordning. Förslaget skulle för Samordningsförbundet Östra Östergötland innebära, utifrån nuvarande budgetutrymme på 20 mkr, ett eget kapital på maximalt 3,1 mkr. Förslaget från nationella rådets arbetsgrupp biläggs i bifogad handling.
78 Äskande av medel inför 2014 Beslut Styrelsen beslutar att presidiet får i uppdrag att överlämna Samordningsförbundets äskande om medel för 2014 till Försäkringskassan. Beskrivning av ärendet Samordningsförbundet skall lämna sitt äskande om medel inför 2014 till Försäkringskassan senast 2013-09-20. Till äskandet skall även lämnas en verksamhetsrapport. Kriterier för statens tilldelning av medel till samordningsförbunden inför 2014 kommer att ske enligt nedan; Övergripande inriktning för fördelning av medel till samordningsförbunden är att medlen ska användas där de gör mest nytta. Varje förbunds äskanden bedöms individuellt med utgångspunkt av tidigare tilldelning och ackumulerade sparade medel som finns i förbundet. I samband med äskandet för 2014 behöver Försäkringskassan också få in verksamhetsrapport inklusive budget utfall för 2012. Nya och nystartade förbund prioriteras så de kan starta och växa, detta innebär att förbund som startat under 2012 eller 2013 kommer hänsyn tas till att förbunden tidigare befunnit sig i ett uppstartsskede och först under 2014 planerar för ett ordinarie verksamhetsår. Finns det därefter utrymme för en utökning så utgår den från kvalitén på data som rapporterats till SUS och försörjningsmåttet inom förbundets upptagningsområde jämfört med tilldelade medel per invånare 16 64 år. Eftersom äskandet skall lämnas in 2013-09-20 föreslås att presidiet på sitt nästa möte får i uppdrag att bedöma och överlämna äskandet till Försäkringskassan för 2014
79 Utseende av vice ordföranden som firmatecknare för Samordningsförbundet Östra Östergötland Beslut Efter ändring från beslutsattestant till firmatecknare beslutar Styrelsen att utse vice ordföranden Irma Görtz som firmatecknare för Samordningsförbundet Östra Östergötland. Beskrivning av ärendet Förbundet har sedan start haft två firmatecknare, ordföranden och förbundschefen. För att minska sårbarheten föreslås att nuvarande vice ordföranden, Irma Görtz, utses som firmatecknare för Samordningsförbundet Östra Östergötland.
80 Merkostnad för överfalls- och inbrottslarm m.m för NPcoacherna i samband med flytt till nya lokaler Beslut Styrelsen godkänner merkostnaden för överfalls- och inbrottslarm m.m till NP-coacherna i samband med flytt till gemensamma lokaler med utredningsteamet, till en maximal engångskostnad av 127 000 kr. Beskrivning av ärendet Styrelsen har tidigare beslutat godkänna ökad hyreskostnad för NP-coacherna i samband med flytt till gemensamma lokaler med utredningsteamet. Utöver hyreskostnaden tillkommer även kostnad för överfalls- och inbrottslarm m.m till en maximal engångskostnad av 127 000 kr.