Plats och tid: Förvaltningshuset Rosen kl 13.15 15.50 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Viktoria Strömberg ( Landstiget ) Ordförande Irma Görtz (Norrköping Kommun)Vice ordf Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) ej närvaro Malin Masimov (Försäkringskassan) Örjan Carlsson (Valdemarsvik Kommun) Inga-Lill Östlund(Söderköping Kommun)ej närvaro Håkan Lind Gunweig Svensson Ersättare Övriga Ricardo Olivares ( Landstinget ) Peter Johansson ( Förbundschef ) Criss Hagfeldt ( Norrköping Kommun) Karina Nilsson Håkan Lind ( Arbetsförmedlingen ) Johanna Hedberg (Försäkringskassan)ej närvaro Per Hollertz(Valdermarsvik Kommun)ej närvaro Gunweig Svensson(Söderköping Kommun) Utses att justera: Malin Masimov Plats och tid för justering: Samordningsförbundet Östra Östergötland Sekreterare: Paragrafer: 1-13 Karina Nilsson Ordförande: Justerare: Nämnd e.d.: Viktoria Strömberg Malin Masimov BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2014-02-06 Datum för nedtagning av anslag: 2014-02-27 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Karina Nilsson
1 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen för Samordningsförbund Östra Östergötland fastställer föredragslistans innehåll. Och utser Malin Masimov att justera dagens protokollet.
2 Risk- och väsentlighetsanalys för framtagande av internkontrollplan 2014 SAMÖ 2013/0064 Styrelsen tar informationen till protokollet. Kansliet har utifrån diskussioner på styrelsemöte utarbetat ett förslag till underlag för att kunna genomföra en väsentlighets- och riskanalys som ligger till grund för samordningsförbundets internkontrollplan 2014. Styrelsen föreslås fortsätta diskussionen utifrån framtaget förslag. Underlag till väsentlighets- och riskanalys redovisas i bilagda handling. Sänt till:
3 Budgetuppföljning december 2013 SAMÖ 2013/0019 Styrelsen godkänner bilagda budgetuppföljning för december 2013. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för december månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.
4 Styrelsens utvecklingsarbete under 2014 Styrelsen tar informationen till protokollet. Med anledning av förbundets ändrade inriktning från ett projektinriktat arbetssätt till ett långsiktigt arbetssätt med flexibla plattformar har förbundets ordförande väckt frågan om styrelsens utvecklingsarbete under 2014. I sak förändrar den nya inriktningen inte styrelsens uppgifter och uppdrag (se 6 i bilagda förbundsordning) men däremot blir själva sakfrågorna annorlunda utifrån att projektansökningar, uppföljningar och utvärderingar inte längre blir aktuella i samma omfattning som tidigare dock kommer vissa delar att finnas kvar genom införandet av utvecklingsmedel. Styrelsen har fortfarande ansvar för uppföljning av finansierad verksamhet, budgetuppföljning genom kvartalsrapporter till huvudmännen samt månadsrapporter. Likaså har styrelsen ansvar för att utvärderingar genomförs av finansierad verksamhet. Styrelsen skall enligt lagstiftningen utarbeta en årsredovisning och bokslut som skall godkännas innan mars månads utgång samt fastställa verksamhets- och budgetplan innan november månads utgång. Både årsredovisning med bokslut samt verksamhets- och budgetplan skall samrådas med medlemmarna (ägarna). Ett perspektiv på förnyelsearbetet skulle kunna vara att styrelsen tar en aktivare del i verksamheten genom ex.v kontaktmannaskap mot plattformarna, uppföljnings- och utvärderingsfrågor, dialogmöten med deltagare/brukare men även med medarbetare. Att ta del av kunskaper och erfarenheter genom möten och dialog med brukare/medarbetare leder sannolikt till bättre förståelse och beslut. Som underlag till diskussionen biläggs aktuell förbundsordning. Sänt till:
5 Nationell Finsamkonferens den 1 2 april i Uppsala Peter Johansson informerar om att finsamkonferensen, återkommer när inbjudan kommer.
6 Möte med Östgötabänken kring finansiell samordning den 17 mars kl. 09.00 12.00 i Linköping Påminnelse om mötet. Anmäla till Peter Johansson.
7 Rapport från ägarmötet kring ett eventuellt samgående mellan Finspångs samordningsförbund och Samordningsförbundet Östra Östergötland SAMÖ 2014/0001 Ordförande Viktoria Strömberg rapportera från ägarmötet kring ett eventuellt samgående mellan Finspångs samordningsförbundet och Samordningsförbundet Östra Östergötland. Ägarna är positiva till ett samgående och har anlitat PricewaterhouseCoopers som ska göra en risk- och konsekvensanalys. Uppdragen ska återrapporteras skriftligt till ägarrepresentanterna senast den 28 februari.
8 Godkännande av kostnad för risk- och konsekvens-analys i samband med förarbetet kring ett ev. samgående mellan Finspångs samordningsförbund och samordningsförbundet Östra Östergötland SAMÖ 2014/0002 Styrelsen godkänner kostnad för risk- och konsekvensanalys till en maximal kostnad av 90 000 kr samt omedelbart justera denna paragraf. Samordningsförbundets ägare hade den 9 januari ett ägarsamråd kring frågan om ett ev. samgående mellan Finspångs samordningsförbund och samordningsförbundet Östra Östergötland. Ägarrepresentanterna var överens om att fortsätta processen för en sammanläggning av samordningsförbunden med måldatum den 1 januari 2015. Enligt ägarsamrådet är det önskvärt att alla beslut om en sammanläggning tas under första halvåret 2014. Ägarrepresentanternas uppfattning var också att sammanläggning i sig inte kommer att påverka den verksamhet och de projekt som direkt riktas brukarna. PricewaterhouseCoopers fick i uppdrag att göra en risk- och konsekvensanalys av en sammanläggning samt utarbeta ett förslag till handlingsplan för det fortsatta arbetet och förbundsordning för det nya förbundet. Uppdragen ska återrapporteras skriftligt till ägarrepresentanterna senast den 28 februari och utgöra grund för diskussionerna vid nästkommande gemensamma ägarsamråd. PricewaterhouseCoopers har inkommit med ett uppdragsbrev för genomförandet, vilket uppgår till maximalt 90 000 kr. Denna kostnad skall fördelas mellan förbunden. Uppdragsbrev från PricewaterhouseCoopers samt protokoll från ägarsamrådet redovisas i bilagda handlingar.
9 Godkännande av reviderad delegations- och beslutsordning SAMÖ 2014/0003 Styrelsen beslutar godkänna reviderad delegations- och beslutsordning. Kansliet har utarbetat förslag till reviderad delegations- och beslutsordning med anledning av att förbundet utökat personalstyrkan med två samordnare samtidigt som det finns behov av ett förtydligande av beslutanderätten då det gäller arbetsgivaransvaret. Förbundets nuvarande delegationsordning hanterar endast maximalt belopp som presidiet (50 000 kr) och förbundschefen (25 000 kr) kan besluta om. Förslag till reviderad delegations- och beslutsordning redovisas i bilagda handling.
10 Förslag till utökning av utvecklingsmedel för 2014 Styrelsen godkänner en utökning av utvecklingsmedel för 2014 med 500 000 kr till totalt 1 000 000 kr. Samordningsförbundet har för 2014 infört möjlighet att ansöka om utvecklingsmedel. Medlen kan ansökas från någon av huvudmännen och skall omfatta minst två parter. Ett grundkriterium är att den tänkta insatsen inte kan bedrivas med medel från ordinarie verksamhet eller andra typer av projekt/utvecklingsmedel. Under 2014 är utvecklingsmedlen riktade till kartläggnings- och metodutvecklingsinsatser till förbundets behovsgrupper. I verksamhets- och budgetplanen för 2014 avsattes 500 000 kr till utvecklingsmedel. Anledningen till att 500 000 kr avsattes var att förbundet fick 1 000 000 kr lägre än i sitt äskande och valde därför att reducera kostnaden för utvecklingsmedel till 500 000 kr. I samband med bokslutsarbetet kan vi se att kostnaden för 2013 blir lägre än prognosen. Kansliets förslag är att utvecklingsmedlen förstärks med 500 000 kr under 2014 till totalt 1 000 000 kr.
11 Tecknade av samverkansavtal med Norrköpings kommun, Vård- och omsorgskontoret, avseende coacher och projektledare inom NP-Samverkan SAMÖ 2014/0005 Styrelsen beslutar teckna bilagda samverkansavtal med Norrköpings kommun, Vård- och omsorgskontoret, avseende coacher och projektledare inom NP-Samverkan. Skattemyndigheten har i samband med frågan om momshantering för samordningsförbunden lämnat synpunkter på att samordningsförbund ej får köpa tjänst som är kopplad till utförande av insats riktad till enskild individ. I samband med detta utarbetade nationella nätverket för samordningsförbund fram förslag till rekommendationer tillsammans med skatteverket. Förslaget bygger på att verksamheter som finansieras av samordningsförbund och som riktar sig till enskilda individer inte ses som köp av tjänst med fakturering utan som ett stöd vilket finansieras genom ett bidrag. Utifrån detta har förbundet infört ett system för rekvirering av bidrag som bygger på ett samverkansavtal. I samband med införandet av rekvireringsförfarandet görs samtliga uppdragsavtal om, vilka avser finansiering av verksamhet som riktar sig till enskild, till samverkansavtal. Skillnaden mot tidigare är att vi kallar det nya avtalen för samverkansavtal och att ersättningen benämns som bidrag samt att faktureringen är ersatt med ett rekvisitionsförfarande. I övrigt gäller de villkor som finns i tidigare tecknade uppdragsavtal. Samverkansavtalet redovisas i bilagda handling SAMÖ 2014/0005- Sänt till: Vård- och omsorgskontoret Magnus Johansson
12 Tecknade av samverkansavtal med Arbetsförmedlingen avseende FIRA-projektet SAMÖ 2013/0075 Styrelsen beslutar teckna bilagda samverkansavtal med Arbetsförmedlingen avseende FIRA-projektet. Skattemyndigheten har i samband med frågan om momshantering för samordningsförbunden lämnat synpunkter på att samordningsförbund ej får köpa tjänst som är kopplad till utförande av insats riktad till enskild individ. I samband med detta utarbetade nationella nätverket för samordningsförbund fram förslag till rekommendationer tillsammans med skatteverket. Förslaget bygger på att verksamheter som finansieras av samordningsförbund och som riktar sig till enskilda individer inte ses som köp av tjänst med fakturering utan som ett stöd vilket finansieras genom ett bidrag. Utifrån detta har förbundet infört ett system för rekvirering av bidrag som bygger på ett samverkansavtal. I samband med införandet av rekvireringsförfarandet görs samtliga uppdragsavtal om, vilka avser finansiering av verksamhet som riktar sig till enskild, till samverkansavtal. Skillnaden mot tidigare är att vi kallar det nya avtalen för samverkansavtal och att ersättningen benämns som bidrag samt att faktureringen är ersatt med ett rekvisitionsförfarande. I övrigt gäller de villkor som finns i tidigare tecknade uppdragsavtal. Samverkansavtalet redovisas i bilagda handling SAMÖ 2013/0075- Sänt till: Arbetsförmedlingen Niclas Sjösten
13 Övrigt Peter Johansson informera att den 25 april med start kl. 13.00, kommer Näringslivskontoret och Samordningsförbundet ha en workshop angående Sociala företag.