Projekt logistik i hemtjänsten Ätranområdet Falkenbergs Kommun

Projekt logistik i hemtjänsten Ätranområdet Falkenbergs Kommun Utvärdering av logistikarbetet i hemtjänstområde Ätran 2002-10-31 Berge & Kompani Prästgården 2 Morup 31193 Långås tel: 0702 130990 mail: bergekompaniet@hotmail.com Agneta Samuelsson och Jan Berge 1

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 3 2. Inledning 4 3. Bakgrund 4 4. Utvärdering 6 4.1 Åsikter från personalen 6 4.2 Jämförande material 9 5. Övriga socialförvaltningen 13 6. Modellen som arbetskoncept funderingar och råd 13 7. Slutsatser 14 8. Källor 15 2

3 1. Sammanfattning Berge & Kompani erhöll i oktober 2002 uppdrag från MöTs Jan Törnell att utvärdera Ätransprojektet. Projektet är en logistiköversyn i omsorgsenheten Ätrans hemtjänstavdelning där ett nytt arbetssystem avseende arbetsschema och körturer infördes september 2001. Utvärderingen innehåller områdena logistik, miljö, trafiksäkerhet, arbetsmiljö och ekonomi och baserar sig på jämförande material samt åsikter från personalen. Utvärderingen ger bl.a. följande slutsatser: - De flesta i arbetsgruppen ser att logistikprojektet gett positiva förändringar på främst uppläggning av körturer och en minskning av körning med egen bil men också i arbetsschemat med ökad helhetssyn, tydlighet och framförhållning. - Personalen visar på en tanke- och beteendeförändring vad gäller synen på hur man kan planera sin verksamhet och hur man kör bil. - Utbildningarna i halkkörning och Eco-driving har varit mycket uppskattade och synes ha haft effekt. - De totala transporterna för området synes inte ha minskat med tanke på att omfattningen minskat något under perioden. - Den stora vinsten ekonomiskt har varit att körning med egen bil minskat till förmån för användande av verksamhetsbilar - Miljövinsten kommer av att verksamhetsbilarna drar mindre bränsle och släpper ut mindre föroreningar än personalens bilar. 3

4 2. Inledning Berge & Kompani erhöll i oktober 2002 uppdrag från MöTs Jan Törnell att utvärdera Ätransprojektet. Projektet, som initierats av Vägverket, är en logistiköversyn i omsorgsenheten Ätrans hemtjänstavdelning där ett nytt arbetssystem avseende arbetsschema och körturer införts. Det nya arbetssystemet infördes i september 2001 och föregicks av ett förberedande arbete under ca ett år. Utvärderingen innehåller områdena logistik, miljö, trafiksäkerhet, arbetsmiljö och ekonomi och baserar sig på jämförande material samt åsikter från personalen. Utvärderingsperioden är september 2001 till augusti 2002. I rapporten jämförs utvärderingsperioden främst med perioden september 1999 till augusti 2000. Som underlag till utvärdering har vi använt uppgifter från kommunens ekonomisystem och uppgifter från socialförvaltningen samt arbetsledning i Ätrans hemtjänst. Individuella intervjuer har genomförts med personalen i hemtjänstgruppen. Rapporten innehåller även information om logistikarbete i övriga socialförvaltningen samt resonemang om logistikarbetets potential och förutsättningar för logistikarbete inom hemtjänsten. Logistik och arbetsorganisation är nya begrepp inom kommunal hemtjänst i Falkenberg. Personal inom hemtjänsten arbetar med vård och omsorg med gamla, handikappade och sjuka människor ett många gånger krävande men också mycket värdefullt arbete. Det nya tänkandet har inneburit att hela arbetssituationen satts under granskning med effekter på såväl effektivitet, miljöbelastning som arbetsplatsens kultur. 4

5 3. BAKGRUND Projektet Bakgrunden till projektet kan i korthet sägas vara den inventering av socialförvaltningens fordon som gjordes under 1999 och som förutom vidgad kunskap om transporter och deras ekonomi också resulterade i att Vägverket ställde resurser till förfogande för framtagande av en teoretisk logistikmodell för hemtjänsten i Ätranområdet. Detta utmynnade i rapporten Slutrapport, Hemtjänsten i Ätradal, Falkenbergs kommun (2000-11-29) utarbetad av Trandis Logistik, Jan Espencrona Under år 2000 och 2001 fortsatte arbetet i Ätran och i september 2001 sjösattes nya rutter och delvis nya scheman efter omarbetning av logistiköversynen för att passa praktisk hemtjänst. Den teoretiska modellen angav en effektiviseringspotential på cirka 15 %. Arbetet i Ätran gav en ungefärlig potential på 8 % enligt tidiga skattningar från ansvarig personal. Denna effektivisering togs ut i form av bättre kvalitet till brukarna. Arbetssätt i Ätran I Ätran finns två personer som på en del av sina tjänster ansvarar för planering av arbetsschema och körturer. Arbetsschemat i Ätran har idag ett datoriserat basschema som gås igenom var 6: e vecka. Basschemat är sedan grunden för den planering som görs en gång per vecka. Schemat har inga klockslag. Till arbetsschemat kopplas körturer och varje dagsschema visar vilken bil som skall gå vart och vem eller vilka som skall ha bilen. Devisen är att de som skall köra längst sträckor skall ha verksamhetsbilarna. Samåkning utnyttjas när det är möjligt. Planeringsambitionen är att ha så lite tomrum i schemat som möjligt, att använda bilarna maximalt och att sprida vårdarbetet så jämnt som möjligt över dagar och veckor. 5

6 4. UTVÄRDERING 4.1 ÅSIKTER FRÅN PERSONALEN 18 personer från Ätrans hemtjänstområde har intervjuats under utvärderingen. Gruppens erfarenhet av arbete i kommunen och / eller Ätran sträcker sig från 2-35 år. Intervjuerna har genomförts individuellt och avhandlat frågor kring omdöme om nytt arbetssystem, information inför start av arbetssystemet, verksamhetens bilbehov och körning med egen bil samt genomgångna utbildningar kopplade till projektet och omdömen om dessa. Arbetsschema Det finns några i personalgruppen som inte märkt någon större skillnad i arbetet. Den övervägande delen ser dock skillnad från senaste året och tidigare och dessa skillnader är till största delen positiva. Angående schemaplanering framför gruppen att nuvarande planering är mer överskådlig och tydligare. Framförhållningen är bättre vilket några uppger ger större trygghet och mindre stress. Nuvarande planering gör att det inte blir diskussioner varje dag om vem som skall köra vart och vem som skall ta vilken bil. Detta upplevs som en positiv förändring. Det spar också tid. En annan förändring av planeringen är tanken att lägga ut gruppens schema över hela dagen vilket underlättar helhetstänkande. Överhuvudtaget tänker de nog mer på hur de planerar. Att planera verksamheten med stöd av dataprogram med ett grundschema har också gjort planeringen smidigare. Några säger också att nuvarande system troligtvis ger vårdtagarna mer rätt tid d.v.s. den vårdtid de bedömts ha behov för. Sammantaget säger personalgruppen att det nya arbetssystemet är bra för verksamheten, arbetslaget, den anställde och vården. Körturer Den stora förändringen är enligt gruppen planeringen av bilar och körturer. De som skall köra längsta sträckorna tar verksamhetsbilarna. På varje dagsschema anges vilka som skall ha verksamhetsbilarna. Det gör att alla vet vem som har bil och när de beräknas komma tillbaka, något man inte visste tidigare. När man inte visste tog man sin egen bil och en verksamhetsbil som kom tillbaka strax efter kunde bli stående. Idag går bilarna kontinuerligt och utnyttjas maximalt. Körning med egen bil har också minskat. 6

Några framför också att gruppen som helhet har blivit mer medveten om hur man kör och hur man planerar sin körning. 7 Flertalet av personalgruppen ser inget som varit mindre bra med införandet av nya arbetssystemet. Det som dock framförs som mindre bra är att det var rörigt när systemet skulle dra igång och en känsla av att det blivit fler vårdare hos varje vårdtagare. Information I princip alla i personalgruppen anser att de fått bra information inför och under införande av nytt arbetssystem. Informationen har givits på personalmöten samt i det dagliga arbetet. Att ge information i det dagliga arbetet har varit möjligt då de som aktivt arbetat med planeringen arbetar i verksamheten. Bilar Ätrans hemtjänst har fyra leasingbilar. I det stora hela är det ett tillräckligt antal anser personalen. De skulle inte klara sig med färre bilar. Det finns toppar under dagen på morgonen och förmiddagen och under veckan onsdag till fredag som fortfarande kan vara besvärliga att få ihop. Att vårdtyngden är större i perioder och att det ibland inträffar oplanerade händelser påverkar också hur väl bilantalet stämmer med behovet. Under helgerna är dock bilantalet mer än tillräckligt. När bilarna inte utnyttjas kan hemtjänsten låna ut bilarna till andra avdelningar på enheten. Övervägande delen av personalen uppger att körning med egen bil minskat betydligt. De som inte märkt någon skillnad arbetar oftast inne i Ätrans samhälle vilket innebär att bil inte behövs i samma utsträckning. Några framför också att de idag går eller använder cykel i tjänsten mer än tidigare och några att de numer kan cykla till arbetet vilket inte var möjligt tidigare då de använde egen bil i tjänsten. Körning med egen bil sker främst när det händer något som inte varit möjligt att planera tidigare, om bilarna är på service eller personal är på utbildning utanför Ätran. Egen bil kan också användas vid toppar i arbetsbelastning. Samtliga i gruppen är anställda med bilavtal. 7

8 Utbildning Drygt hälften av personalen har genomgått utbildning i eco-driving och halkkörning. Eco driving utbildningen beskrivs som en tankeställare ett nytt sätt att tänka kring hur man kör som praktiseras i högre eller lägre grad av dem som genomgick utbildningen. Det var en intressant och bra utbildning som gav något såväl till yrkesmänniskan som till privatpersonen. Halkkörningen var också mycket uppskattad. Den var nyttig och mycket bra. Flera påpekade vinsten med att få göra halkkörningen med verksamhetens egna bilar då det gav möjlighet att prova på. Framförallt halkkörningen anges som en utbildning som bör återkomma med jämna mellanrum. Några önskar uppdatering varje år medan andra tycker att en intervall på några år vore bra. De som inte var med på utbildningarna har behov av framförallt halkkörning. Övrigt I stort sett samtliga av de intervjuade säger att det i Ätran fanns en grund för att det nya arbetssystemet skulle bli bra. Denna grund anges vara följande: De hade en bra planering när de startade det nya arbetssystemet. De hade en vana vid att planera. De är en väl fungerande arbetsgrupp med kontinuitet i arbetslaget och med ett flexibelt arbetssätt. Gruppens beständighet är viktigt då planeringstänkandet i gruppen växer fram i takt med erfarenhet av arbetet. De har använt det som varit viktigt och fungerande när arbetssystemet har vuxit fram. De har behållit det som varit signifikant för Ätran, det som är vi, vilket varit viktigt för gruppen. Vad fungerar bäst hos oss? Strävan efter kontinuitet i vården har länge varit honnörsord och den är kvar. 8

9 4.2 JÄMFÖRANDE MATERIAL Antal verksamhetsfordon har inte förändrats genom projektet. Däremot kan det, genom intervjuer och jämförande material kring körning med egen bil, konstateras att nyttjandegraden har ökat. Uppföljningssystemet som skall handha kommunens verksamheters bilar uppvisar brister bland annat genom att Ätrans hemtjänst inte regelbundet rapporterar sina miltal. Detta gör det omöjligt att jämföra körning över tid. Verksamheten förändras också över tid beroende på antalet vårdtagare, var vårdtagarna bor och vårdbehovens intensitet. Det gör att det inte går att konstatera och att det också är svårt att bedöma om projektet gjort att hemtjänsten maximerat sina körturer och påverkat körsträckorna. Körning med egen bil Utnyttjande av privata fordon i tjänsten har minskat drastiskt jämfört med 99-00 och utgör nu mindre än 30 % mot då. Perioden 1999-2000 utbetalades 92 000 kr i färdersättning vilket kan jämföras med en utbetalning på 28 000 kr 2001-2002. Skillnaden är på 64 000 kr. Se tabell 1 Tas inflationsuppräkning med är skillnaden än större från 95 000 kr 1999 2000 till 28000 kr 2001-2002. 100 000 kr 90 000 kr 80 000 kr 70 000 kr 60 000 kr 50 000 kr 40 000 kr 30 000 kr 20 000 kr 10 000 kr 0 kr Ersättning egen bil i tjänsten 2000 2002 Egen bil Tabell 1. Ersättning för egen bil i tjänsten. Kommentar: Perioden september 1999 augusti 2000 namnges 2000 i tabeller. Perioden september 2001 augusti 2002 namnges 2002. 9

Bränslekostnader och bränsleåtgång 10 Tittar vi på bränslekostnaderna för verksamhetsbilarna så har de ökat under projektåret i jämförelse med tidigare vilket får ses som en naturlig följd av ökat utnyttjande av verksamhetsbilarna. Bränslekostnaderna för verksamhetsbilarna har ökat jämfört med 99-00 men enbart med 7 000 kr under perioden. Perioden 1999-2000 betalades 67 000 kr i för bränsle vilket kan jämföras med en kostnad på 74 000 kr 2001-2002. Se tabell 2 Tas inflationsuppräkning med är skillnaden ännu mindre från 70 000 kr 1999 2000 till 74 000 kr 2001-2002. 80 000 kr 70 000 kr 60 000 kr 50 000 kr 40 000 kr 30 000 kr 20 000 kr 10 000 kr 0 kr Bränslekostnader 2000 2002 Bensin Tabell 2. Bränslekostnader för tjänstebilar. Kommentar: Perioden september 1999 augusti 2000 namnges 2000 i tabeller. Perioden september 2001 augusti 2002 namnges 2002. Det är dock viktigt att här komma ihåg att bränsleåtgången totalt, d.v.s. körning med egen bil inräknat, troligtvis minskat. Verksamhetsbilarna är nya med mindre bränsleåtgång och katalysatorer vilket inte är fallet med privatbilar i samma utsträckning. Verksamhetsbilarna i Falkenbergs kommun byts också ut ungefär vart tredje år vilket kontinuerligt minskar bränsleåtgången. Huruvida utbildning i eco-driving påverkat bränsleåtgången är svårt att säkerställa. Personalen anger dock i intervjuer att de fått tankeställare kring hur man bör köra. Några anger också att de ser en minskad bränsleåtgång i sin privata körning efter utbildningen. 10

11 Miltal och miljöbelastning En beräkning av miltalsminskningen mellan mätåren visar att körning med egen bil i tjänsten minskat från 3800 mil till 1000 mil. Ökningen av verksamhetsbilarnas kostnader för bränsle indikerar en ökning av körningen på cirka 800 mil under samma period. Beräkningar visar att områdets verksamhetsbilar idag rullar strax över 6 000 mil per år totalt. Verksamhetsbilarnas tidigare 5 200 mil och egenbilskörningen på 3800 mil ger en sammantagen sträcka på cirka 9 000 mil per år. Nuläget med verksamhetsbilar som rullar 6 000 mil och egenbilar som rullar 1 000 mil ger sammantaget 7 000 mil. Verksamheten har således minskat sin bilkörning med 2000 mil per år. Samtidigt ser verksamheten ut att minskat något i omfattning under mätperioden till cirka 80 % av den tidigare. Det relativa transportarbetet tycks således inte ha påverkats i någon större utsträckning. 10000 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 Totalt miltal Verks.bil Egenbil 2000 2002 Tabell 3. Fördelning körning med verksamhetsbilar kontra egna bilar i tjänsten samt total körsträcka. Kommentar: Perioden september 1999 augusti 2000 namnges 2000 i tabeller. Perioden september 2001 augusti 2002 namnges 2002 Variationerna i brukarunderlaget gör denna bedömning osäker. Ett läge med en mycket vårdkrävande brukare i utkanten av områdets geografi ger genast till resultat att transporterna ökar dramatiskt för området. Flyttar denne brukare vid ännu större vårdbehov in på Ätranhemmet minskar transporterna lika drastiskt under en period. 11

12 Privata bilar som nyttjas i tjänsten är oftast av äldre årsmodell än kommunala bilar vilket leder till högre miljöbelastning och minde trafiksäkerhet. Undersökningen i Ätran visar på att området tidigare utnyttjade ett flertal stora och medelstora bilar. Nybilarnas utsläppsnivåer har sänkts avsevärt under den senaste tio åren. I tabell 4 nedan jämförs utsläppsvärdena av en genomsnittsbil i Sverige med gränsvärdena som gäller för nya bilar från och med år 2001 (Miljöklass 2000) och år 2005 (Miljöklass 2005). Jämfört med medelbilen släpper en bil av årsmodell 2001 ut cirka 5-7 gånger så lite hälsofarliga ämnen. Detta gäller alla miljöskadliga utsläpp med undantag av koldioxid där ingen nämnvärt förbättring har skett. Koldioxidutsläppet kan inte renas bort och är direkt beroende av bränsleförbrukningen, dvs. en törstig bil släpper ut mer koldioxid än en snål. Utsläppsvärden av genomsnittsbilen i Sverige, blandat körning (g/km) Aktuella gränsvärden vid nybilsregistrering, Miljöklass 2000, gäller sedan början av 2001 (g/km) Bensinbilar Kolväten (HC) 1,38 0,20 0,10 Kväveoxider (NOx) 0,75 0,15 0,08 Kommande gränsvärden vid nybilsregistrering, Miljöklass 2005, gäller från början av 2005 (g/km) Tabell 4, utsläppsgränser för nya bilar som säljs inom EU, blandat körning; källa: Naturvårdsverket; genomsnittliga utsläppsvärden för Svenska bilparken år 2001; källa: Vägverket 2001 Övrigt De anställda i Ätran har bilavtal som kostar 31 kronor per mil upp till 1200 körda mil per kalenderår. Därefter sjunker kostnaden till 22:40 kronor per mil. Med den höga brytpunkt som uppstår kan konstateras att det nära nog alltid blir billigare för kommunen att tillhandahålla tjänstebilar under förutsättning att dessa utnyttjas maximalt. En positiv sidoeffekt är också att transportarbetet har minskat ytterligare genom att fler anställda nu kan gå eller cykla till arbetet eftersom de inte behöver egen bil i tjänsten. Hemtjänsten i Ätran har under mätperioderna inte haft några olyckor eller arbetsskador kopplat till bilkörning i tjänsten. Någon frånvaro relaterad till trafikolyckor finns inte. 12

5. ÖVRIGA SOCIALFÖRVALTNING Socialförvaltningen har under 2001 och 2002 fortsatt att genomlysa hemtjänstens olika områden i sin strävan att effektivisera arbetet. I nuläget är hela kommunens landsbygd genomgången och centralorten är påbörjad. Resultaten har varierat mellan att inte finna någon effektiviseringspotential (1 område) till en 20 % -ig effektivisering (1 område). Övriga områden har uppvisat resultat däremellan. Dessa områden har alla varit igång med det nya under mindre än ett år vilket gör att resultaten är beräknade och inte konstaterade. 13 Socialförvaltningen har dessutom genomfört en översyn av transporterna inom omsorgsverksamheten vilken lett till ett förslag som förväntas ge stora effekter såväl ekonomiskt som miljömässigt. Miljövinsterna åstadkoms genom att resor till och från arbete samordnas i största möjliga utsträckning. De ekonomiska effekterna åstadkoms genom att verksamheten tar över transporter som tidigare utförts av ett taxibolag. 6. MODELLEN SOM ARBETSKONCEPT FUNDERINGAR OCH RÅD Logistikprojektet har pågått i Ätran i drygt ett år och liknande arbete sker i stora delar av socialförvaltningen i Falkenberg. Utifrån framförallt de uppgifter och tankar som framkommit i intervjuer med Ätrans personal vill vi lämna följande funderingar och råd kring logistikprojektet som arbetsmodell: Ätranprojektet har gett positiva effekter på ekonomi, miljö, verksamhet och människa. Om logistikprojektet skall användas som arbetsmodell på andra verksamheter, och få positiva effekter även där, är det av värde att någon av dem som arbetar med modellen har verksamhetskunskap d.v.s. finns i verksamheten. Det är av vikt att man vid arbetets start utgår från verksamhetens nuläge och kultur. Det är skillnad på vad som skall till under arbetets gång om det är en verksamhet med en kontinuerlig personalgrupp med lång erfarenhet mot en grupp som ofta byter personal eller som har mindre gemensam erfarenhet. Att, likt i Ätran, behålla det som för gruppen är viktiga normer som vårdkontinuitet är också viktigt för acceptans och motivation till förändring. Att ge personalen utbildning i halkkörning och eco-driving har flera positiva effekter. För det första så uppmärksammas körning och miljötänkande vilket är en grund för kunskapsökning och nytänkande. För det andra ger det en psykologisk och pedagogisk effekt genom att arbetsgivaren genom handling visar att personalen och miljön är viktig. För det tredje ger det spridningseffekt utanför själva arbetslivet. 13

14 Skall arbetsmodellen användas och kunna följas upp är det också viktigt att arbetsgivaren arbetar fram tydliga och enkla rapporteringssystem för uppföljning. Uppföljningen bör återkopplas till personalgrupper i verksamheterna för att möjliggöra kontinuerlig kompetensutveckling på ett praktiskt men värdefullt sätt. För att lyckas att förändra tankesätt och arbetssätt behövs också enligt vår åsikt någon eller några som blir kultur- och kompetensbärare på förvaltningen för att utgöra stöd till verksamhetscheferna i förändringsarbetet. 7. SLUTSATSER Personalintervjuerna i Ätran ger vid handen en rad intressanta slutsatser. De flesta i arbetsgruppen ser att logistikprojektet gett positiva förändringar på främst uppläggning av körturer och en minskning av körning med egen bil men också i arbetsschemat med ökad helhetssyn, tydlighet och framförhållning. Upplevelsen är också att nuvarande genomtänkta planering spar tid. Gruppen påpekar att de grundförutsättningar som fanns i Ätran vid projektets start har varit avgörande för resultatet. Vidare talar personalen om, det vi skulle kunna kalla, en tanke- och beteendeförändring vad gäller synen på hur man kan planera sin verksamhet och hur man kör bil. Det märks bl.a. i minskad körning med egen bil i tjänsten men också genom att man går eller cyklar mer i tjänsten, att man cyklar till arbetet och att några märker en minskad bensinförbrukning i privatlivet. Utbildningarna i halkkörning och Eco-driving har varit mycket uppskattade och synes ha haft effekt på såväl arbetsmiljö genom t.ex. trygghet i att köra på vintervägar som miljö i ett samhällsperspektiv. Det går genom nu genomförd utvärdering också att konstatera följande: - Utnyttjande av tjänstefordon har ökat med en minskning av körning med egen bil i tjänsten som följd. - Ersättning av egen bil i tjänsten är för perioden september 2001-augusti 2002 30 % av ersättning för mätperioden september 1999- augusti 2000. - Kostnaden för verksamhetsbil är cirka 2/3 av kostnaden för egen bil i tjänsten. - Ätranprojektet ökar miljömedvetenheten och minskar miljöpåverkan. - Ätranprojektet stimulerar trafiksäkerhetstänkande. - Ätranprojektet har acceptans i området och i förvaltningen. - Ätranprojektet är kostnadseffektivt. - MöTs-projektet s medverkan har varit en förutsättning för att projektet har blivit av och kunnat genomföras med fler mål än de rent ekonomiska. 14

15 8. KÄLLOR Slutrapport, Hemtjänsten i Ätradal, Falkenbergs kommun (2000-11-29) utarbetad av Trandis Logistik, Jan Espencrona Delrapport Logistik i hemtjänsten Socialförvaltningen Falkenberg 2002 Vägverket, 2001: Emissionsfaktorer, bränsleförbrukning och trafikarbete för år 2000, underlag till Vägverkets miljörapport år 2000 Intervjuer med verksamhetschef och övervägande del av personalen inom hemtjänsten i Ätran Falkenberg under oktober månad 2002 Falkenbergs Kommuns ekonomisystem 1999, 2000, 2001 och 2002 15