Möjligheter och risker inför verksamhetsförändring på Lasarettet i Ystad 2013

Möjligheter och risker inför verksamhetsförändring på Lasarettet i Ystad 2013 Underlag för samverkan 4 februari Färdigställd 28 januari 2013. Projektgrupp: Anna Stubbendorff Ulf Borgkvist Petra Elg Carina Wahlgren Marie Busch Marita Nilsson Sida 1

Innehåll Verksamhetsförändring Lasarettet i Ystad... 3 Insamling av synpunkter kring verksamhetsförändringen... 3 Personalens synpunkter kring möjligheter och vinster med verksamhetsförändringen... 4 Risker och hot gällande verksamhetsförändringen... 5 Utgångspunkter för riskbedömningen... 5 Sannolikhet... 6 Konsekvens... 6 Riskklasser... 7 Bedömning av arbetsmiljörisker och handlingsplan... 8 Bedömning av patientsäkerhetsrisker och handlingsplan... 11 Bedömning av risker gällande verksamhet/organisation och handlingsplan... 14 Sida 2

Verksamhetsförändring Lasarettet i Ystad Verksamhetsförändringen under 2013 innebär i korthet: All slutenvårdsortopedi till Hässleholm. All hjärtverksamhet till gemensam avdelning All strokeverksamhet till huvudbyggnaden. Dagkirurgisk verksamhet utökas kraftigt. Palliativ verksamhet flyttar från Avd 6. Ökad poliklinisering av all verksamhet. Insamling av synpunkter kring verksamhetsförändringen Samtliga medarbetare på Lasarettet i Ystad har getts möjlighet att ge synpunkter på verksamhetsförändringen, via sin enhetschef. Några medarbetare, från olika yrkesgrupper, har också på eget initiativ kontaktat projektgruppen med synpunkter. Denna rapport innehåller de synpunkter kring risker och möjligheter som inkommit till och med den 24 januari 2013. Två gemensamma riskbedömningar har genomförts av projektgruppen och fackförbunden. Deltagare på de två riskbedömningstillfällena är förutom projektgruppen: Inbjudna fackliga företrädare Förbund Närvarande 14/1 Närvarande 22/1 Christina Andersson Vision Ja Ja Eva Björfors SSR Akademikerförbundet Nej Nej Mimi Haptén SP - Sveriges psykologförbund Nej Nej Ann-Christin Nilsson Kommunal Ja Ja Carina Nordblom Vårdförbundet Ja Ja Karin Olsson FSA Förbundet Sveriges Ja Ja arbetsterapeuter Sven Viklund ÖSL Läkarförbundet Nej Ja Anna Öhgren Ledarna Ja Nej Anna Österblad LSR Legitimerade sjukgymnasters riksförbund Ja Ja Övriga Enhet Henrik Johannesson HR Ja Lena Nilsson Enhet för medicinsk kvalitet Ja Anders Sandström Läkargrupp Geriatrik- neurologi Ja rehabilitering Gustav Tallroth Läkargrupp division medicin Ja Sida 3

Personalens synpunkter kring möjligheter och vinster med verksamhetsförändringen Nedan listas de möjligheter och vinster som framkommit från personal, fackliga företrädare och projektgrupp. Den akuta strokevårdens flytt till huvudbyggnaden innebär bl a -att patienter kan erbjudas invasiva åtgärder vid stroke -ger nya möjligheter att utveckla strokevården, med telemetri på avd så kan målet med direktinläggning för 80% av patienterna nås. Kan ge kortare vårdtider då patienterna inte behöver Holter-ekg. -Separerad elektiv verksamhet stora fördelar. Förbättrar flödena och säkrar ett bättre omhändertagande av patienterna med minskad splittring för medarbetarna -Samlokalisering av HIA och övrig hjärt-/kärlverksamhet ger vinster för patienter i dessa diagnosgrupper med bl a kortare vårdtider HIA får ändamålsenliga lokaler: -större salar och toaletter och därmed bättre vård-och arbetsmiljö. -möjligheter till akut-/behandlingsrum vilket främjar elektiv verksamhet och möjliggör avdelningsnära mottagning -Samlokalisering av palliativ verksamhet i ändamålsenliga lokaler Samlokalisering av vårdplatser i huvudbyggnaden: -minskade interna transporter av akut sjuka patienter -ger möjlighet för förbättrad vårdplatskoordinering, mindre flytt av patienter mellan avdelningarna, rätt vårdnivå -ökad möjlighet till effektivt nyttjande av personalresurser bl a mindre tid för rondarbete -möjligheter till övervakning av strokepatienter -ökade träningsmöjligheter för patienter -ökade möjligheter till internt samarbete och förståelse för varandras verksamheter och kompetenser -minskade interna transporter av mat, förråds-material mm -ökad säkerhet för personalen vid t ex brand, hot och våld-situationer etc -Möjligheter för patienter med behov av påsdialys i slutenvård vårdas av medarbetare med särskilt intresse och kompetens för detta inom njursektionens slutenvård -Minskar kostnaderna för lokaler -Ger möjlighet till kompetensutveckling för medarbetare som byter avdelning eller om nya diagnoser vårdas på avdelningen -Möjligheter för en bättre utbyggd poliklinisk vård för t ex yngre hjärnskadade som behöver arbetsrehab och inte slutenvård -Organisationsförändring kan ge nya möjligheter att se över hur vi arbetar och skapa bättre effektivare flöden -Med större poliklinisk verksamhet kan t ex fler diabetespatienter omhändertas i öppenvård -Avd 1 s utökning kan ge bl a möjlighet till fler enkelrum och att vårda 3 patienter på 4-sal, bättre vård-och arbetsmiljö -En diagnosgrupp försvinner från avd 1 vilket ger minskad tid för bl a rondarbetet -Inga akuta operationer av ortopediska patienter innebär minskning av ombokningar av planerade operationer, vinster för dessa patienter men också mindre tidsåtgång för bl a sekreterare -Ger nya möjligheter att se över avtal med vårdgrannar, kan ge besparingar med bättre samordning och samarbete Sida 4

Risker och hot gällande verksamhetsförändringen Riskbedömningar har gjorts utifrån det organisatoriska perspektivet, och risker som endast berör en enhet, en liten yrkesgrupp på en enhet eller några få personer har inte tagits upp i de nästföljande riskbedömningarna. Varje enhet eller division bör i ett senare skede genomföra riskbedömningar för den egna verksamheten. Olika typer av riskanalyser (Riskanalys - Handbok för patientsäkerhetsarbete, Socialstyrelsen 2009) Riskbedömningar för de tre områdena arbetsmiljö, patientsäkerhet och verksamhet bygger på projektgruppens analys av förändringen, synpunkter som samtliga medarbetare har haft möjlighet att inkomma med via sina enhetschefer, samt synpunkter från fackliga representanter. Riskerna har som bedömts av projektgrupp och fackliga representanter gemensamt. Kommentarer/förslag till handlingsplaner har arbetats fram av projektgruppen, och de fackliga representanterna har haft möjlighet att inkomma med kommentarer. Utgångspunkter för riskbedömningen Riskerna har bedömts enligt sannolikhet och konsekvens. Dessa faktorer sammanvägs och bildar tillsammans den så kallade riskklassen. Sannolikhet 1 Mycket liten 2 Liten 3 Stor 4 Mycket stor Konsekvens 1 Mindre 2 Måttlig 3 Betydande 4 Katastrofal Risk Riskklass R1 Låg risk R2 Medel R3 Hög risk Behov av åtgärd Inget eller mindre behov av åtgärd Åtgärdas så långt rimligt Prioritera detta! Sida 5

Sannolikhet Sannolikhet för att risken ska inträffa uppskattas utifrån hur ofta händelsen kan inträffa. Sannolikhet för inträffande Förekomst/vanlighet Mycket stor (4) Kan inträffa dagligen Stor (3) Kan inträffa varje vecka Liten (2) Kan inträffa varje månad Mycket liten (1) Kan inträffa 1 gång/år Sannolikhet att händelsen ska inträffa (Riskanalys - Handbok för patientsäkerhetsarbete, Socialstyrelsen 2009) Konsekvens Konsekvens innebär att man skattar konsekvensen eller allvarlighetsgraden om en händelse skulle inträffa. För att konsekvensbedöma arbetsmiljö utifrån risken för ohälsa och olycksfall 1 har följande gradering använts: Gradering Allvarlighetsgrad Exempel på konsekvenser 4 Katastrofal Bestående stor skada/funktionsnedsättning/död 3 Betydande Övergående betydande skada/ohälsa eller bestående måttlig skada/ohälsa. Kan innebära längre sjukfrånvaro (> 14 dagar) 2 Måttlig Övergående skada/ohälsa. Kan innebära kortare sjukfrånvaro. 1 Mindre Obetydlig skada/obehag Allvarlighetsgrad och konsekvens (Region Skånes arbetsmiljöhandbok) Socialstyrelsen har tagit fram en matris för allvarlighetsgrad och konsekvenser för patientsäkerhetsområdet: Allvarlighetsgrad och konsekvens (Riskanalys - Handbok för patientsäkerhetsarbete, Socialstyrelsen 2009) 1 Ohälsa - 1) En sjukdom enligt medicinska, objektiva kriterier, 2) En kroppslig eller psykisk funktionsstörning som inte är sjukdom. exempel är en anställd som upprepat plockar saker från höger till vänster och får belastningsskador i nacke och axlar. En annan anställd kan få svårt att sova, bli nedstämd och få koncentrationssvårigheter vid långvarigt arbete med komplicerade arbetsuppgifter under stortidspress. Det kan i längden leda till att arbetstagaren inte längre orkar arbeta fullt ut. Olycksfall En fysisk eller psykisk skada till följd av en plötslig händelse, till exempel en arbetstagare som bryter benet när han/hon faller från en stege. (Region Skånes Arbetsmiljöhandbok) Sida 6

Riskklasser Riskklassning innebär att händelsens sannolikhet och konsekvens sammanvägs. Region Skånes arbetsmiljöhandbok utgår från 3 riskklasser. R1 Låg risk Risken bedöms som låg. Det finns inget eller litet behov av åtgärd. Detta är inte prioriterade områden men de bör ändå inte ignoreras, särskilt inte i stora antal. R2 Medelrisk Risken bedöms som medel. Åtgärder för hur den ska hanteras och minimeras bör vidtas så långt det är rimligt. Eventuella konsekvenser är alltför allvarliga för att ignoreras. R3 Hög risk Risken bedöms som hög. Åtgärder är prioriterade då konsekvenserna är allvarliga och beräknas innebära fara för liv och hälsa. Görs riskbedömningen i den löpande eller årliga riskbedömningen bör riskerna i riskklass R3 åtgärdas omedelbart, eller så snart det är möjligt rent praktiskt, för att få bort eller minska riskerna. Låg risk Inget eller litet behov av åtgärd. Åtgärdas så långt rimligt. Prioriterade åtgärder. Sambanden mellan sannolikhet, konsekvens och riskklassning ses nedan. Observera att bedömningsgruppen för verksamhetsförändringen på lasarettet i Ystad inte utgått från någon matematisk modell vid bedömning av riskklass (den metod som Socialstyrelsen använder i patientsäkerhetsarbetet har alltså inte använts). Istället har alla perspektiv som riskbedömts (arbetsmiljö, patientsäkerhet och verksamhet/organisation) konsekvent använt samma system, med riskklassning R1-R3. Sida 7

Bedömning av arbetsmiljörisker och handlingsplan Stöddokument: Riskbedömning inför förändringar (huvuddokument), Exempel på arbetsmiljöfaktorer (bilaga 2), Förklaring och exemplifiering av riskklassning (bilaga 3) DEL 1 Förvaltning LiY Verksamhetsförändring Arbetsmiljörond Ja Nej Verksamhet/Arbetsplats Alla Berörda av förändring/rond Samtliga på LiY Startdatum för riskbedömning & dagens datum 2013-01-22 Bedömningsgrupp/Deltagare Karin Olsson, Christina Andersson, Anna Österblad, Gustav Tallroth, Sven Wiklund, Anders Sandström, Carina Nordblom, Kristina Andersson, Anki Nilsson, Marie Busch, Carina Wahlgren, Marita Nilsson, Ulf, Borgqvist, Petra Elg, Anna Stubbendorff, Lena Nilsson Ärende Arbetsmiljöperspektiv, risker och konsekvenser i samband med omstruktureringar/neddragning av vårdplatser LiY. Ortopedin förläggs till Hässleholm SANNOLIKHET, KONSEKVENS, RISKKLASS DEL 2 RISKBEDÖMNING Risk Problem/Observationer (ange gärna orsak till risken) Sannolikhet Konsekvens Risk, klassning Kommentarer/handlingsplan 1. Psykosociala arbetsmiljön 1.1 Tidsaspekten i omställningsarbetet är kort, Ökande arbetsbelastning och risk att stressnivån och oro ökar, kan leda till sjukfrånvaro. 1.2 Osäkerhet i anställningar, vikariat som går ut, sommarplanering risk att medarbetare oroar sig för sin försörjning och sysselsättning/framtid 4 2 2 God kommunikation och information mellan projektgrupp och ledningsgrupp. God kommunikation/information mellan medarbetare, fackliga representanter, chefer. Adjungera kommunikatörer till projektgrupp för att diskutera aspekter i kommunikationsplan. Beslutsprocess för omställningen måste tydliggöras. Tidig uppstart av samarbete med Region Fastigheter. 4 2 2 HR adjungerade till projektgruppen. HR-insatser på respektive enhet. Beslut om tidsplan för omställning kritisk. Sida 8

1.3 Nya arbetsuppgifter, arbetsplats, nya chefer, arbetskamrater, 4 2 2 Handlingsplan på divisionsnivå. kultur påverkar. Risk för oro/stress/konflikter i samband med ovanstående förändringar 1.4 Farhåga att antal medarbetare per chef ökar arbetsgrupper blir större. Risk att chefernas arbetsbelastning ökar och att tillgängligheten för medarbetaren minskar 1.5 Farhåga att schemaförändring sker tex ökad helgtjänstgöring. Risk att den enskildes privata situation påverkas i negativ riktning. 1.6 Ökad belastning för personal under omställningsarbetet. Risk för 4 2 2 Handlingsplan projektgrupp. stress leder till oro 1.7 Ökad risk för utlokaliserade patienter leder till oro 4 2 2 HR och chefer informerar och stöttar. 1.8 Ökad belastning för personal efter omställningsarbetet leder till oro 4 2 2 HR och chefer informerar och stöttar. 1.9 Ökad belastning i o m nya arbetsuppgifter för all personal på akuten, flyttning av patienter till Hässleholm/Kristianstad leder till oro 4 2 2 HR och chefer informerar och stöttar. Handlingsplaner görs på respektive enhet. 1.10 Ökad belastning på befintliga handledare under omställningsarbetet. Kan leda till en känsla av otillräcklighet. 3 2 2 Klinisk lärare/sa Sölveborn tar fram handlingsplan? Andra sätt att handleda? 1.11 Att inte hitta i lokalerna leder till oro 1 1 1 Handlingsplan enhetsnivå. 1.12 Farhåga att ökad påverkan på administrativa lokaler ljud, temperatur på enhet då fler personer samlas med datorer mm leder till oro 3 2 2 Handlingsplan enhetsnivå. 2. Fysisk arbetsmiljö och lokaler 2.1 Verksamheter slås ihop på mindre yta, trångt, vårdrum, administrativa lokaler, möteslokaler leder till ökad risk för smitta för personalen och försämrad ergonomi. Minskad tillgänglighet till tex teamexpeditioner, minskad möjlighet till enskilda arbetsplatser. 2.2 Risk att trängre lokaler gör att hjälpmedel mm inte får fysisk plats, kan leda till investeringsbehov 2.3 Patienttransporterna mellan enheterna på LiY påverkas, i vissa fall i ökad omfattning, i vissa fall i minskande. Risk att personalresurser används på ett ej optimalt sätt till arbetsuppgifter som ej är yrkesspecifika. Kan upplevas otillfredsställande för den enskilde. 2.3 kallelsesystem/ larmsystem/överfallslarm påverkas då verksamheter flyttar. Oro för att detta ej fungerar optimalt efter flytt. 2.4 Färre vårdplatser leder till en oro för en minskad flexibilitet och att patienter vårdas i ej anpassade lokaler. 4 3 3 Handlingsplan enhetsnivå, och samverkan mellan enheterna. 4 3 3 Handlingsplan enhetsnivå. 4 2 2 Handlingsplan enhetsnivå. 1 3 3 Projektgruppen gör handlingsplan. 4 3 3 ÖK med olika externa parter angående gränssnitt, användande av ASiH, info till patienter angående söknivå. Flödesoptimering internt, ex utskrivningstider, hemgångsteam. Handlingsplaner ska också göras på divisions/enhets-nivå. 2.5 Farhåga att de patienter som läggs in har en högre vårdtyngd jämfört 3 3 2 Handlingsplan divisions/enhetsnivå. Sida 9

med nuläget vilket leder till oro för ökad arbetsbelastning 3. Kompetens 3.1 Farhåga att medarbetaren blir placerad på eller får arbetsuppgifter på enhet där man inte är kompetent eller ligger utom intresseområde leder till oro för otillräcklighet 4. Administration 4.1 Farhåga att det kommer bli problem att flytta resurser i HR fönstret och att detta i sin tur leder till fel i löneutbetalningarna och ökad belastning för de medarbetare som arbetar i detta system 3 2 2 KTC gör handlingsplan. 4 3 3 HR gör handlingsplan. DEL 3 HANDLINGSPLAN Åtgärder (ange riskens nummer enligt DEL 2) Ex. 1. ERGONOMI. Se över pauser och samt följ upp att ergonomironden är genomförd. Beskriv kortfattat önskad effekt Ansvarig Klart datum Möjlighet till pauser och varierade kroppsrörelser. Planerad uppföljning av åtgärd och effekt Datum Åtgärd klar (ja/nej) Xxxxxx Xxxxx xxxx-xx-xx xxxx-xx-xx Riskbedömning / Handlingsplan utförd xx /xx 20xx och samverkad xx /xx 20xx Underskrift chef Underskrift skyddsombud Sida 10

Bedömning av patientsäkerhetsrisker och handlingsplan DEL 1 Förvaltning Verksamhet/Arbetsplats Startdatum för riskbedömning & dagens datum Verksamhetsförändring Arbetsmiljörond Ärende Patientsäkerhetsperspektiv Ja/Nej Ja/Nej Berörda av förändring/rond Bedömningsgrupp/Deltagare Karin Olsson, Christina Andersson, Anna Österblad, Gustav Tallroth, Sven Wiklund, Anders Sandström, Carina Nordblom, Kristina Andersson, Anki Nilsson, Marie Busch, Carina Wahlgren, Marita Nilsson, Ulf, Borgqvist, Petra Elg, Anna Stubbendorff, Lena Nilsson Tips vid riskbedömning vid förändring. SANNOLIKHET, KONSEKVENS, RISKKLASS DEL 2 RISKBEDÖMNING Risk Problem/Observationer (ange gärna orsak till risken) 1. Lokaler och vårdplatser 1.1 Viss kompetens kommer längre från patienterna tex kardiologer, rehabiliteringspersonal risk att bedömningar och insatser fördröjs. 1.2 De senaste åren visar en konstant ökning av de patienter som söker till akuten, risk att patienter inte kan läggas in då vårdplatserna reduceras. 1.3 Ökad risk för utlokaliserade patienter då vårdplatsantalet reduceras 1.4 Ökad risk för vårdskada (fall, VRI mm) pga förtätning och /eller överbeläggning 1.5 Kan finnas en ökad risk för försämrade bedömningar av strokepatienter då lokalerna inte medger samma bedömningsgrund som i nuläget Sannolikhet Konsekvens Risk, klassning Kommentarer/handlingsplan 4 1 1 Punkter med riskklassning 1, handlingsplan görs på divisionsnivå. 4 3-4 3 ÖK med olika externa parter ang gränssnitt, användande av ASiH, info till patienter angående söknivå. Flödesoptimering internt, ex utskrivningstider, hemgångsteam. Handlingsplaner ska också göras på divisions/enhets-nivå. 3 3-4 3 Riskbedömningar för patienter måste förbättras, för att tillgodose varje enskilt behov. Hjälpmedel kan eventuellt placeras i förråd. Övergripande rutiner för lasarettet att använda isoleringsrum/enkelrum. 3 2-3 2 Handlingsplan div medicin Sida 11

1.6 Ökad risk för att patient vårdas i korridoren på akutmott än högre grad än i nuläget pga av att vårdplatserna reduceras och transporterna ökar i omfattning. Svårt att få patienter från akuten. 1.7 Risk att medicinsk teknik inte fungerar under omflyttningsprocessen vilket leder till osäkerhet i övervakning och bedömningar av patienter 1.8 Risk att det finns en oklarhet var ortpediska patienter med sen- /efterkomplikationer efter hemskrivning, ska vända sig 1.9 Risk patienter med kognitiv funktionsnedsättning påverkas i högre grad av stress tex många patienter på en sal vilket leder till sämre rehabilitering och längre vårdtider. 1.10 Externa vårdgivare (kommun och primärvård) har inte ändrat sin organisation för att möta vår organisationsförändring. Detta kan i sin tur leda till överbeläggningar på LiY då ev brist på rehabiliteringsmöjligheter och korttidsvårdsplatser inte har tillskapats i kommun 1.11 Farhåga att ortopedpatienter som behöver rehabiliteras skickas tillbaka till LiY/ kommun/hälsovalsenheterna. Risk att resurserna räcker ej, ej heller lokaler 1.12 Otydligt gränssnitt för slutenvårdsortopedi,. Frågor som uppkommit; vad är slutenvårdsortopedi? Patienter som får frakturer under inneliggande vård LiY, ska dessa flyttas till Kristianstad? Även det som ej går att operera? Påverkas det rehabiliterande synsättet jmf med dagens höftspår 1.13 otydligt gränssnitt för prehospital organisation (tex ambulans) förlängd preoperativ process 1.14 Ett otydligt gränssnitt kommunal vård både HSL och SoL medför risk att patienter faller mellan stolarna 1.15 Ett otydligt gränssnitt primärvården medför risk att patienter faller mellan stolarna 1.16 Ett otydligt gränssnitt Simrishamn medför risk att patienter faller mellan stolarna 1.17 Förändringar av LiY s organisation/uppdrag berör även externa vårdgivare inom lasarettets väggar tex rtg,lab 1.18 Neddragning av vårdplatser totalt sett i Region Skåne ökar belastningen på befintliga vårdplatser. Minskar möjlighet att fördela patienter mellan förvaltningar. Risk för fördröjd vård och förlängd vårdtid. 4 3-4 3 ÖK med olika externa parter ang gränssnitt, användande av ASiH, info till patienter angående söknivå. Flödesoptimering internt, ex utskrivningstider, hemgångsteam. + Handlingsplan akuten. 1 1 1 Handlingsplan projektgrupp. 3 1 1 4 2 2 Handlingsplan på respektive vårdavdelning för att minska stressnivå. Diskussion/rutiner tas fram av sjukhusledningen. Sida 12

1.19 Risk att ambulanserna blir mindre tillgängliga om antalet transporter ökar 1.20 Närstående på längre avstånd till patient. Detta kan medföra att rehabilitering försämras 2. Kompetens *2.1 Risk för kompetensflykt då en del av verksamheten försvinner, sämre vård, längre vårdtider 3 3 2 Jourkompetens hanteras på divisionsnivå. EMK/Klinisk lärare/ SA Sölveborn ser över kompetensstrategi. Konsultfunktion för ortopedi? 2.2 Risk att tillgång till ortopedkonsulter försämras. 3. Information, kommunikation, dokumentation 3.1 Melior och Pasis påverkas av omstruktureringen, behöver säkras, beställning behöver läggas i god tid. Risk att patienter tappas bort i systemen. 3.2 Risk att koppling av dokument och enhet i dokumentportalen ej överensstämmer, svårt att hitta rätt dokument och risken för att göra fel ökar. 3.3 Risk att katastrof och pandemiplan inte överensstämmer med organisation. 3 1 1 Handlingsplan ITU, chefer inom respektive division 3 1 1 Handlingsplan ITU, chefer inom respektive division 3 1 1 Handlingsplan katastrofkommittén (telefonisamordnare) DEL 3 HANDLINGSPLAN Åtgärder (ange riskens nummer enligt DEL 2) Ex. 1. ERGONOMI. Se över pauser och samt följ upp att ergonomironden är genomförd. Beskriv kortfattat önskad effekt Ansvarig Klart datum Möjlighet till pauser och varierade kroppsrörelser. Planerad uppföljning av åtgärd och effekt Datum Åtgärd klar (ja/nej) Xxxxxx Xxxxx xxxx-xx-xx xxxx-xx-xx Riskbedömning / Handlingsplan utförd xx /xx 20xx och samverkad xx /xx 20xx Underskrift chef Underskrift skyddsombud Sida 13

Bedömning av risker gällande verksamhet/organisation och handlingsplan Stöddokument: Riskbedömning inför förändringar (huvuddokument), Exempel på arbetsmiljöfaktorer (bilaga 2), Förklaring och exemplifiering av riskklassning (bilaga 3) DEL 1 Förvaltning Verksamhet/Arbetsplats Startdatum för riskbedömning & dagens datum Verksamhetsförändring Arbetsmiljörond Ärende Verksamhetsperspektivet Ja/Nej Ja/Nej Berörda av förändring/rond Bedömningsgrupp/Deltagare Karin Olsson, Christina Andersson, Anna Österblad, Gustav Tallroth, Sven Wiklund, Anders Sandström, Carina Nordblom, Kristina Andersson, Anki Nilsson, Marie Busch, Carina Wahlgren, Marita Nilsson, Ulf, Borgqvist, Petra Elg, Anna Stubbendorff, Lena Nilsson SANNOLIKHET, KONSEKVENS, RISKKLAS DEL 2 RISKBEDÖMNING Risk Problem/Observationer (ange gärna orsak till risken) Sannolikhet Konsekvens Risk, klassning Kommentarer/handlingsplan 1. Lokaler 1.1 Risk för ökad belastning på öppenvårdslokaler då verksamheten 3 1 1 Handlingsplan enhetsnivå. ställer om från minskad slutenvård till ökad öppenvård 1.2 Viss kompetens kommer längre från patienterna tex kardiologer, 3 1 1 Handlingsplan enhetsnivå. rehabiliteringspersonal risk att bedömningar och insatser fördröjs. 1.3 Ökad risk för utlokaliserade patienter innebär förlängda vårdtider Handlingsplan enhetsnivå. 1.4 Förändrade krav på lokalerna och anpassning av dessa med bl a 3-4 1 1 Handlingsplan enhetsnivå. liftar, skapa ergonomiska förutsättningar mm medför för risk att kostnad initialt 1.5 Olika lokaler för olika yrkeskategorier kan medföra risk för 3 2 2 Handlingsplan enhetsnivå. splittrade team, risk för fördröjda bedömningar 1.6 Risk att flytta medicinsk teknik, risk att denna ej fungerar, risk att 1 1 1 Projektgruppen/MTA gör handlingsplan Sida 14

övervakningsmöjligheter försämras. 2. Transporter 2.1 ökad belastning på infart/utfart vid huvudentrén då de patienter 4 2 2 Projektgruppen gör analys. som tidigare vårdades på avd 7 nu vårdas i huvudbyggnaden. Kan det hindra ambulans/andra transporter? 2.2 Risk att diskussioner mellan vårdgivare uppstår om var tex patienter som går i dialys och som får en höftfrakur ska dialyseras? 2.3 Risk för ökade transportkostnader för Region Skåne Ekonomiavdelning gör analys. 2.4 Risk för ökade påverkan på miljön till följd av fler transporter 2 Ledningsgrupp lyfter frågan till regionnivå/ Marianne Wickman. 3. Psykisk och fysisk arbetsmiljö 3.1 Risk för ökad belastning på telefonrådgivning om vårdtider slutenvård kortas samt att den dagkirurgiska verksamheten ökar 3.2 Risk för ökade utskriftstider om belastning för sekreterare i öppenvård ökar 3 1 1 Handlingsplan enhetsnivå. 3 1 1 Handlingsplan enhetsnivå. 4. Kompetens 4.1 Risk för kompetensflykt då en del av verksamheten försvinner ffa för läkargruppen 4.2 Risk att det inte finns rehabiliteringskompetens i tillräckligt stor utsträckning då rehabilitering ska ske på varje enhet, finns inte möjlighet att flytta pat till ger plats 4.3 AT läkares utbildning i ortopedi går ej att upprätthålla risk att utbildning för AT läkare ej går att upprätthålla. 5. Vårdplatser 5.1 Externa vårdgivare (kommun och primärvård) har inte ändrat sin organisation för att möta vår organisationsförändring. Detta kan i sin tur leda till överbeläggningar på LiY då ev brist på rehabiliteringsmöjligheter och korttidsvårdsplatser inte har tillskapats i kommun. 5.2 Farhåga att ortopedpatienter som behöver rehabiliteras skickas tillbaka till LiY/ kommun/hälsovalsenheterna. Risk att resurserna räcker ej, ej heller lokaler 5.3 Otydligt gränssnitt för slutenvårdsortopedi,. Frågor som uppkommit; vad är slutenvårdsortopedi? Patienter som får frakturer 3 2 3 Jourkompetens hanteras på divisionsnivå. EMK/Klinisk lärare/ SA Sölveborn ser över kompetensstrategi. Konsultfunktion för ortopedi? 2 2 2 Samordnas lasarettsövergripande i befintlig grupp AT/SG. Kompetensutveckling för övrig personal. 3 2 2 EMK/ SA Sölveborn ser över kompetensstrategi. Konsultfunktion för ortopedi? Sida 15

under inneliggande vård LiY, ska dessa flyttas till Kristianstad? Även det som ej går att operera? Påverkas det rehabiliterande synsättet jmf med dagens höftspår otydligt gränssnitt för slutenvårdsortopedi, vad är slutenvårdsortopedi? Även det som ej går att operera?? Två förvaltningar 5.4 Ett otydligt gränssnitt för prehospital organisation (tex ambulans) förlängd preoperativ process 5.5 Ett otydligt gränssnitt kommunal vård både HSL och SoL medför risk att patienter faller mellan stolarna 5.6 Ett otydligt gränssnitt primärvården medför risk att patienter faller mellan stolarna 5.7 Ett otydligt gränssnitt Simrishamn medför risk att patienter faller mellan stolarna 5.8 Förändringar av LiY s organisation/uppdrag berör även externa vårdgivare inom lasarettets väggar * påverkan på externa vårdgivare inom lasarettets väggar tex rtg 5.9 Neddragning av vårdplatser totalt sett i Region Skåne ökar belastningen på befintliga vårdplatser. Minskar möjlighet att fördela patienter mellan förvaltningar. Risk för fördröjd vård och förlängd vårdtid. 5.10 Risk att samarbetet med ort ingenjör försämrats? 6. Information, kommunikation, dokumentation 6.1 Risk för ryktesspridning under omstruktureringsprocessen 4 1 2 Kommunikationsplan 6.2 1 Melior och Pasis påverkas av omstruktureringen, behöver säkras, 3 1 1 Handlingsplan ITU beställning behöver läggas i god tid. Risk att patienter tappas bort i systemen. 6.3 Risk att koppling av dokument och enhet i dokumentportalen ej 3 1 1 Handlingsplan ITU, chefer inom respektive division överensstämmer, svårt att hitta rätt dokument och risken för att göra fel ökar. 6.4 Risk att katastrof och pandemiplan inte överensstämmer med organisation. 3 1 1 Handlingsplan katastrofkommittén (telefonisamordnare) 6.5 Risk för att information till patienter blir felaktig pga information i Kommunikationsplan tex remisser och kallelser inte överensstämmer med ny organisation 6.6 Risk att information om LiYs omstruktureringar inte går fram till externa samarbetspartner 1177, sjukresor, kommun, räddningstjänst, 112 osv Kommunikationsplan Sida 16

DEL 3 HANDLINGSPLAN Åtgärder (ange riskens nummer enligt DEL 2) Ex. 1. ERGONOMI. Se över pauser och samt följ upp att ergonomironden är genomförd. Beskriv kortfattat önskad effekt Ansvarig Klart datum Möjlighet till pauser och varierade kroppsrörelser. Planerad uppföljning av åtgärd och effekt Datum Åtgärd klar (ja/nej) Xxxxxx Xxxxx xxxx-xx-xx xxxx-xx-xx Riskbedömning / Handlingsplan utförd xx /xx 20xx och samverkad xx /xx 20xx Underskrift chef Underskrift skyddsombud Sida 17