Lösningsförslag Leverantörsanslutning

INKA-projektet 2009-04-07 Utgåva 0.2 Lösningsförslag Leverantörsanslutning INKA projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling Utgåvehistorik för dokumentet Version Datum Större förändringar sedan föregående version P0.1 2009-03-02 Första version upprättad P0.2 2009-04-07 Uppdaterad P0.3 2009-06-02 Uppdaterad P0.4 2009-09-07 Uppdaterad

2 (24) Innehållsförteckning 1. ANSLUTNING OCH FÖRVALTNING EDI-LEVERANTÖRER... 3 1.1. DEFINITIONER... 3 2. LÖSNINGSFÖRSLAG...4 2.1. SYFTE MED LÖSNINGSFÖRSLAG... 4 3. ANALYS OCH PRIORITERING AV LEVERANTÖR (ÖVERSIKT)... 5 3.1. SYFTE... 5 3.2. START... 5 3.3. RESULTAT... 5 4. ANSLUTNING (ÖVERSIKT)... 6 4.1. SYFTE... 6 4.2. START... 6 4.3. ARBETSSTEG... 6 5. ANALYS, PRIORITERING OCH BESLUT... 7 5.1. SYFTE... 7 5.2. START... 7 5.3. ARBETSSTEG... 7 5.3.1. Analys av leverantörsstock för matchning mot kriterier... 8 5.3.2. Analys av förestående upphandling mot kriterier (enligt ovan)... 8 5.3.3. Förslag till prioritering för anslutning EDI... 8 5.3.4. Avstämning med funktionen som ansluter Svefakturor... 9 5.3.5. Kontroll av vad leverantören kan... 10 5.3.6. Förslag till beslut för anslutning EDI... 10 5.3.7. Beslut... 10 5.3.8. Planera anslutningen (miniprojektet)... 10 6. ANSLUTNING... 12 6.1. PROCESSKARTLÄGGNING... 12 6.1.1. Syfte... 12 6.1.2. Arbetssteg... 12 6.1.3. Utreda flöde... 12 6.1.4. Dokumentera flödet... 12 6.2. UPPSTARTMÖTE MED INTRESSENTER... 12 6.3. TECKNA EDI- OCH INTERNTAVTAL... 14 6.3.1. EDI avtal... 14 6.3.2. Internt avtal... 14 6.4. ANSLUT TILL BTS... 15 6.5. KONFIGURERA RAINDANCE... 15 6.6. KONFIGURERA AV OCH TEST AV SCENARIO 6.X I RAINDANCE PRODUKTIONSMILJÖ... 16 6.6.1. Förutsättningar... 16 6.6.2. Konfiguration av Raindance för scenario 6.x innebär följande aktiviteter... 16 6.6.3. Testa... 16 6.7. UTBILDNING... 17 6.7.1. Utbildning av användare... 17 6.7.2. Utbildning av intressenter/personer som kommer att delta i förvaltningsfasen... 17 7. CHECKLISTA... 18 BILAGA 1 EDI-AVTAL... 23 BILAGA 2 TEKNISK BILAGA (TB 2007)... 24

3 (24) 1. Anslutning och förvaltning EDI-leverantörer 1.1. Definitioner Term Produkt SFTI Scenario 6 Avrop mot ramavtal (AT 6.1.1 AT 6.1.6) SFTI Scenario 9 Periodisk fakturering (AT 9.1.3, AT 9.1.4, AT 9.2.1, AT 9.2.2) Definition Sammanfattande benämning för vara och tjänst. Scenario som täcker från avrop till faktura. Se http://ehandel.skl.se/. Scenario för orderlösa inköp såsom telefoni, energi med mera. Se http://ehandel.skl.se/. EDI-leverantör Leverantör som ansluts till SFTI scenario 6 eller 9. Svefaktura leverantör mini -projektledare Leverantör som ansluts till Svefaktura flödet Ansvarar för att hålla samman anslutningsaktivteter för en viss EDI-leverantör. BTS-växeln

4 (24) 2. Lösningsförslag 2.1. Syfte med lösningsförslag Syftet med lösningsförslaget är att ge ett lösningsförslag för analys och anslutning av leverantörer till e-handel. Lösningsförslaget innehåller följande delar: 1. Lösningsförslag för Analys och prioritering av leverantörer 2. Lösningsförslag för anslutning av leverantör Lösningsförslaget innehåller även förslag till ansvarsfördelning, roller och E-kommunikationsavtal med bilagor samt en normaltidplan för anslutningsaktiviteter. Förslag till ett internt avtal finns även framtaget. Nedan följer en kort beskrivning av de två huvudaktiviteterna, analys och prioritering och anslutning. Som bilaga finns E-kommunikationsavtal (NEA-standaravtal) med tekniks bilaga, allmänna villkor och avtal om SFTP-server samt internt avtal.

5 (24) 3. Analys och prioritering av leverantör (översikt) 3.1. Syfte Syftet med processen är att analysera och prioritera vilka leverantörer som är aktuella för leverantörsanslutning enligt SFTI:s scenario 6 och 9 (kallas EDI-leverantörer). Aktiviteterna syftar till att analysera vilka leverantörer som bör anslutas, vilka som bör prioriteras för såväl nya som befintliga leverantörer. För det första att analys av nuvarande leverantörsstock för att hitta leverantörer som uppfyller kriterier för att ansluta som EDI-leverantör. Analysen bör ske löpande under året och kan utmynna i att anslutning sker av befintlig leverantör eller att uppdraget går över till upphandling för åtgärder. Analysen ska genomföras i samarbete med gruppen som svarar för anslutning av Svefakturor. För det andra, att lämna förslag på elektroniskt anslutningssätt inför en upphandling eller ett avrop från statliga ramavtal. 3.2. Start Processen kan initieras på följande sätt: Löpande analys av leverantörsstocken Förfrågan från funktionen som ansluter Svefakturor om viss leverantör Förestående upphandling eller avrop från statliga ramavtal Arbetssteg se 5 Analys, prioritering och beslut på sidan 7. 3.3. Resultat Analyserade, prioriterade och beslutade leverantörer som kan anslutas som EDIleverantörer. Prioriteringslista med intressanta EDI-leverantörer att ansluta. Krav på anslutningssätt vid upphandling eller avrop mot ramavtal Budgetmedel bör finnas för anslutningsaktiviteter mini projektledare bör vara utsedd

6 (24) 4. Anslutning (översikt) 4.1. Syfte Syftet med processen är att ansluta leverantörer till EDI-flöde, scenario 9.1 Abonnemangsfakturor eller scenario 6.1 Avrop mot ramavtal. 4.2. Start Processen kan initieras på följande sätt: Beslutad leverantör som är aktuell för anslutning 4.3. Arbetssteg 1. Processkartläggning 2. Uppstartsmöte med 3. Teckna EDI-avtal 4. Anslut till BTS 5. Konfigurera Raindance 6. Provdrift 7. Överlämning förvaltning

7 (24) 5. Analys, prioritering och beslut 5.1. Syfte Syftet med processen är att analysera och prioritera vilka leverantörer som är aktuella för leverantörsanslutning enligt SFTI:s scenario 6 och 9 (kallas EDI-leverantörer) och att kontrollera med leverantören om de kan SFTI:s scenarion 6 och 9. Analys bör ske för nuvarande leverantörsstock för att där hitta leverantörer som uppfyller kriterier för att ansluta som EDI-leverantör. Analysen bör ske löpande under året och kan utmynna i förslag till vilka leverantörer som bör anslutas. Även inför en upphandling är det viktigt att analysera hur administrationen ska hanteras, är den typ av produkt som ska upphandlas lämplig att ansluta till något av scenariona. Analysen ska genomföras i samarbete med gruppen som svara för anslutning av Svefakturor. 5.2. Start Processen kan initieras på följande sätt: Funktionen som ansvara för anslutning av EDI-leverantörer initierar analys Förfrågan från funktionen som ansluter Svefakturor om viss leverantör Förestående upphandling 5.3. Arbetssteg 1. Analys av leverantörsstock för matchning mot kriterier 2. Analys av förestående upphandling mot kriterier 3. Förslag till prioritering för anslutning EDI 4. Avstämning med funktionen som ansluter Svefakturor 5. Kontroll vad leverantören kan 6. Förslag till beslut för anslutning EDI 7. Beslut 8. Planera anslutningen

8 (24) 5.3.1. Analys av leverantörsstock för matchning mot kriterier Analys av nuvarande leverantörsstock för att hitta leverantörer som uppfyller kriterier för att ansluta som EDI-leverantör. Analysen bör ske löpande under året och kan utmynna i att anslutning sker av befintlig leverantör eller att uppdraget går över till upphandling för åtgärder. Arbetssteg 1. Analys av leverantörsstocken Roller: För ändamålet skapas en funktion inom Ekonomiavdelningen med resurser från: 1. Funktionsansvarig 2. Systemadministration Raindance 3. Upphandling 4. Ev resurs från Ekonomi och programredovisning 5.3.2. Analys av förestående upphandling mot kriterier (enligt ovan) Analys av kommande upphandling för att hitta leverantörer som uppfyller kriterier för att ansluta som EDI-leverantör. Analysen bör ske inför varje kommande upphandling som ett led i upphandlingsprocessen. Upphandlingsfunktionen har ett speciellt ansvar att initiera analysen. Arbetssteg 1. Analys av kommande upphandling Roller : 1. Funktionen för anslutning EDI-leverantörer (se ovan) 5.3.3. Förslag till prioritering för anslutning EDI Arbetssteget syftar till att prioritera vilka leverantörer som ska anslutas som EDI-leverantör och göra en prioritering för anslutning av befintliga leverantörer. Arbetssteg 1. Matcha mot kriterier

9 (24) Roller : Se ovan 5.3.3.1. Förslag till kriterier Kriterier Avrop mot ramavtal scenario 6.x Webb EDI (6.x) Periodisk faktura (abonnemang) scenario 9.x Sveorder Svefaktura Webb SVE Skanning Leverantören kunskapsnivå för e-hantering Bör redan använda sig av e- beställningar Ansluten till växel Kan ej e- beställningar Kan ej Svefaktura Volym leverantörsfakturor Stor volym Väsentliga Stora volymer > 150 fakturor 1 per år Stora volymer > Små volymer Fåtal Belopp Stora Typ av produkt Varor, många artiklar Varor, fåtal artiklar Tjänster och varor Tjänster och varor Tjänster och varor Avtals längd kvar > 2 år >1,5 år > 1 år Leveransadresser/ Kostnadsställen etc Bör krav i upphandling Många Fåtal Många Ja Ja Ja Ja Ja Ja Här görs en bedömning av lämpligheten att anslut viss leverantör som EDI leverantör. I bedömningen måste även hänsyn tas till kostnaden för anslutning. 5.3.4. Avstämning med funktionen som ansluter Svefakturor Avstämning av vilka av vilka leverantörer som föreslås bli EDI-leverantörer måste stämmas av med funktionen i Kristinehamn som ansluter leverantörer som Svafaktura-leverantörer. Det är viktigt att det finns en samlad strategi och agerande gentemot leverantörerna. Kontakter med befintliga leverantörer måste samordnas så att kontaktvägar är stringenta. Arbetssteg 1. Stäm av med funktionen som ansluter Svefakturor 1 Anta att anslutning kostar 15 000 kronor och besparingspotentialen är 50 per faktura samt avtalet löper under två år ger 15 000/50 = 300. Det behövs en volym på 300 för payback. Volymer per år måste då vara mer än 150 fakturor eller 13 abonnemang.

10 (24) Roller: Ovan funktion 5.3.5. Kontroll av vad leverantören kan Kontroller med leverantören om leverantören kan scenario 6, 9 eller Svefaktura. Kontroller även om leverantören har växelleverantör och i sådant fall vilken. Kontrollera om leverantören har någon anslutning tidigare för scenario 6, 9 eller Svefaktura. Arbetssteg 1. Kontrollera med leverantör Roller: Ovan funktion 5.3.6. Förslag till beslut för anslutning EDI Nästa steg är att ta fram en lista med leverantörer som är aktuella för anslutning som EDIleverantörer, uppskattning av anslutningskostnaden och preliminär tidsplan. Anslutningen måste planeras i tiden så att resurssäkring kan göras av både externa och interna resurser. Som hjälp finns en standar tidplan och aktiviteter för anslutning. En ansvarig för anslutningsaktiviteterna ska även utses, mini -projektledare. När detta är planerat tas ett beslutsunderlag i form av F-lista fram som ska beslutas av????? Arbetssteg 1. Förslag till prioriterade EDI-leverantörer 2. Uppskattning av anslutningskostnad 3. Preliminär tidsplan för anslutningen 4. Säkring av resurser och föreslå mini projektledare (MP) 5. Beslutsunderlag, f-lista? Roller: Ovan funktion 5.3.7. Beslut Ansvarig, budgetansvarig, beslutar om anslutning. Roller: Ansvarig eller budgetansvarig 5.3.8. Planera anslutningen (miniprojektet) MP ansvarar för att göra en preliminär planering av när leverantörsanslutningen kan genomföras. Som stöd finns generell, tids och aktivitetsplan, roll bemanning samt kostnadskalkyl. MP svarar för att ta fram en planering i tid när anslutningen kan genomföras. I vissa fall kan det vara nödvändigt avvakta med anslutningen där för att anslutningen inte får tillgång till personella eller tekniska resurser. I andra fall kan det vara så att en viss leverantör inte kan

11 (24) anslutas först efter ett vist datum. Anslutningarna behöver därför planeras in i tiden, speciell viktigt är till att börja med när det finns fler aktuella anslutningar än vad det finns resurser för. Arbetssteg 1. Ta fram tids- och aktivitetsplan samt planera in i almanackan 2. Kostnadsberäkna införande 3. Säkring av resurser 4. Intressenter Roller: Ovan MP

12 (24) 6. Anslutning 6.1. Processkartläggning 6.1.1. Syfte Syftet med processen är att utreda ansvar för olika aktiviteter för dels anslutningsprocessen och dels för ansvar i förvaltningsprocessen. 6.1.2. Arbetssteg 1. Utreda flöde 2. Dokumentera flöde och intressenter 6.1.3. Utreda flöde MP ansvarar för att ta fram en verksamhetsanalys och kartlägger flödet samt ansvar för olika aktiviteter, tex genom att göra en flödesskiss över hanteringen. 6.1.4. Dokumentera flödet MP dokumenterar verksamhetsanalysen (flödesskissen) och skickar den till berörda parter för synpunkter. Dokumentationen ska innehålla ansvariga intressenter och kontaktpersoner för dessa: 1. Avtalsansvar 2. Avtalsförvaltning 3. EDI-avtal 4. Teknisk bilaga till EDI-avtal 5. Vår växelleverantör 6. Leverantörens kontaktpersoner 7. Leverantörens växelleverantör 8. Systemförvaltning 6.2. Uppstartmöte med intressenter MP svara för att kalla till ett första möte med intressenter för att starta anslutningen, vanligen genom att ett första telefonmöte bokas. Intressenterna som kallas är de som tagits fram i processkartläggningen.

13 (24) Under mötet bör följande frågor besvaras: 1. Kan anslutningen startas enligt tidsplan (tid- och aktivitetsplan enligt 5.3.8 Planera anslutningen (miniprojektet) sidan 10. 2. Kontaktuppgifter som behövs till EDI-avtal med tekniks bilaga, UBN segment, GLNkod 3. För scenario 9 bestäm ID för abonnemangen, begär lista från leverantör 4. För scenario 6 specificera PRICAT vilka uppgifter den ska innehålla tex, (vi bör ta fram en standar?) 5. Hur kommer övergången att hanteras, provdrift med ett antal objekt eller full skala efter tester 6. Vid successiv övergång hur fakturerar leverantören tills alla objekt är anslutna 7. Hur hanteras Kreditfakturor 8. Kontaktuppgifter för interna kontakter om andra än de kallade 9. Boka löpande avstämningsmöten 10. Dokumentera mötet

14 (24) 6.3. Teckna EDI- och interntavtal 6.3.1. EDI avtal MP ansvarar för att ta fram externt EDI avtal med de parter som är involverade i processen, vilket vanligen är EDI-leverantören, leverantörens växel, vår växelleverantör och Arbetsförmedlingen. E-kommunikationsavtal tecknas mellan Arbetsförmedlingen och EDIleverantören som mall bör Nätverket för elektroniska affärer:s (NEA) standardavtal se nedan. E-kommunikationsavtalet ska kompletteras med de bilagor som är nödvändiga. I vissa fall krävs även partsavtal med EDI-leverantörens växelleverantör detta bör ses som en bilaga till E-kommunikationsavtalet. Struktur 1. EDI avtal enligt NEA, tecknas av IT-enhetens chef med bilaga ALLMÄNNA BESTÄMMELSER FÖR E-kommunikationsavtal 2007 se bilaga 1. 2. Tekniks bilaga, tecknas av IT-enhetens chef i första hand enligt NEA standard men här kan det förekomma andra uppställningar se bilaga 2. 3. Bilaga för åtkomst av SFTP-server, tecknas av IT-enhetens chef för EDI-leverantörens tillstånd för åtkomst av SFTP och rutiner för GLN-koder (kod för leveransadresser). se bilaga 3. 4. Övriga bilagor Avtalsförslagen skickas av Arbetsförmedlingen till EDI-leverantören som ska anslutas, tanken är att vi ska använda vår mall (som bygger på NEA:s standard avtal) och de allmänna bestämmelserna. Leverantörerna har tyvärr rätt ofta med paragrafer i sina allmänna bestämmelser som innehåller Skiljedomsförfarande vilket vi inte bör acceptera. Staten hanterar tvister via det allmänna Domstolsväsendet. 6.3.2. Internt avtal Mp ansvarar för att det tecknas ett internt avtal som syftar till att fastställa ansvar och rutiner för olika aktiviteter som ingår i anslutningen och i förvaltningen. Det bör tas fram ett dokument som beskriver olika interna aktörers roller, kontaktpersoner mm. (om vi ska ha ett internt avtal?) Det interna avtalet bör förvaras så att alla intressenter har tillgång till detta. 1. Avtalsansvarig 2. Avtalsförvaltare vanligen chefen för den avdelning eller enhet som ansvarar för inköpen. 3. Kontaktperson för fel som avser abonnemang (abonnemangsadministratör) eller PRICAT (PRICAT administratör). a. För scenario 9.x abonnemangsadministratör

15 (24) b. För scenario 6.x administratör av PRICAT kort genomgång av vad detta innebär 4. Behörighetsblanketter måste fyllas i för att användarna ska få tillgång till Raindance inköpsportal. Användare som behöver Attesträtt eller leveranskontrollrätt hanteras via normal rutin för detta se EA-handboken. a. Attestanter b. Leverantörskontrollant c. Godsmottagare d. Abonnemangsadministratör e. Administratör av PRICAT. 5. Kort beskrivning av roller och ansvar med hänvisning till rutinbeskrivning 6. 6.4. Anslut till BTS Syftar till att ansluta EDI-leverantör till vår växelleverantörs dataväxel den s.k. BTS-växeln. Anslutningen tar ca dagar och måste vara klar innan tester kan påbörjas. Anslutningen gör genom att anslutningsformulär skickas till Logica. Logica ansluter EDI-leverantören och meddelar mp när anslutningen är klar. Formulär enligt bilaga.. 6.5. Konfigurera Raindance Konfigurationen av Raindance innebär att alla uppgifter som behövs ska läggas upp: 1. Registrera leverantörsnummer för EDI-leverantörs (använd EDI-leverantörens huvud GLN-kod) 2. Registrera partsinfo i RD-classic 3. Registrera avtal och koppla det till organisationsträd 4. Registrera användare med behörighet i classic och portalen 5. Koppla användare till organisationsträd Konfigurationen görs av Systemadministratör.

16 (24) 6.6. Konfigurera av och test av Scenario 6.x i Raindance produktionsmiljö 6.6.1. Förutsättningar Förutsättningar som måste ha genomförts innan konfiguration och test kan genomföras. Förutsättningar 1. EDI-leverantören måste ha skickat en PRICAT 2. PRICAT:en ska vara avstämd mot affärsavtal 3. EDI-leverantören måste ha läst in våra GLN-koder via SFTP:serven, eller registrerat en GLN-kod för testen. 6.6.2. Konfiguration av Raindance för scenario 6.x innebär följande aktiviteter Konfiguration av Raindance för scenario 6.x innebär följande aktiviteter: 1. Inläsning av PRICAT 2. Mappning av PRICAT (mappning innebär att artiklar i prislistan hänförs till artikellista i Raindance). Mappningen av en stor prislista tar lång tid för att genomföra testen kan ett antal artiklar mappas. 6.6.3. Testa 1. Testa orderflöde genom att lägga en beställning 2. Attestera beställning, vilket medför att ordern skickas till leverantören 3. Kontrollera att orderbekräftelse kommer in som tänkt. 4. Gör leveransmottagning innan EDI-leverantör skickar fakturameddelande 5. kontroll av matchning görs som den ska, kolla speciellt öresutjämning och förfallodag som infaller på heldagar

17 (24) 6.7. Utbildning Utbildningen avser användare och intressenter/personer som kommer att delta i förvaltningsfasen. 6.7.1. Utbildning av användare Utbildning av användare bör genomföras så nära pilotdrift respektive driftssättning som möjligt. Utbildningen ska planeras av mp och ingår som en aktivitet för anslutningen. Utbildning ska genomföras när det är nya användare har anslutits. Utbildningen genomförs som webb utbildning 6.7.2. Utbildning av intressenter/personer som kommer att delta i förvaltningsfasen Utbildning av intressenter/personer som kommer att delta i förvaltningsfasen: 1. Avtalsförvaltare 2. Administratörer av PRICAT och abonnemang Utbildningen ska ta upp följande områden: 1. Rutiner 2. Handhavande i Raindance 3. Genomgång av handböcker Utbildningen genomför som F-F utbildning

18 (24) AMS IT-enhet 2007-03-06 Emma Görl Irina Korpela 7. Checklista Aktivitet Beskrivning Resultat Ansvar Start Slut 1 Processkartläggning Processkartläggning 2 Interna rutiner och användare Beskriv hur beställning, inköp, leveranskontroll och attest hanteras i dag. Vilka organisatoriska enheter som är inblandade i processen. Med fördel kan flödet dokumenteras grafiskt Dokumenterat flöde PL Internt avtal Ta fram de ansvariga - Avtalsansvarig upphandlingsenheten Internt dokument med ansvariga personer eller funktioner PL - Avtalsförvaltare - Administratör av PRICAT - Administratör av Abonnemang

19 (24) Fyll i behörighetsblanketter (Raindance) Behörighetsblanketter för Raindance ska fyllas i för alla personer som kommer att delta i hanteringen. Blanketterna ska skickas påskrivna till Systemansvarig Raindance som registrerar behörighet för anskaffningsportalen. Ifyllda och påskrivna behörighetsblanketter. PL, Avtalsförvaltare, Systemansvarig för Raindance - Administratör av PRICAT - Abonnemangsadministratör - inköpare ev beställare - Godsmottagare (inleverans 6.1 om annan än Leveranskontrollant - Leveranskontrollant - Attestant OBS om Attestant och leveranskontrollant inte har behörighet till Raindance portalen måste även blanketten??? fyllas i och hanteras enligt Sc. 6.1 Underlag för mappning av PRICAT Begär att få en excel lista från leverantören som kan användas som underlag för vilka artiklar som ska mappas upp Underlag som ska användas när PRICAT:EN ska mappas första gången Avtalsförvaltare (kan även komma efter det första mötet med leverantören) Sc. 9 Underlag för abonnemang Varje abonnemang förs upp på en inläsningsmall, med de uppgifter som behövs för att läsa in i Raindance. (kan även komma efter det första mötet med Underlag klart för inläsning i Raindance PL och Avtalsförvaltare

20 (24) leverantören) 3 Möte med leverantör för anslutning Möte för anslutning - Genomgång av avtal - - tidsplan för anslutning - Sc. 6.1 bestäm avtals id - Sc. 6.1 Rutiner för GLN - Sc. 6.1 Rutiner för PRICAT, att vi vill ha avtalsartiklar märkta, att vi gärna tar emot ev. miljömärkning (officiell som Svanen) - Sc 9 bestäm avtals id och abonnemangs id - minnesanteckningar och tidsplan för anslutning PL - Boka ytterligare uppföljningsmöten 4 Avtal med leverantör Avtal med bilagor Vi ska i första hand använda de standar avtal som vi själva tagit fram och skicka dessa till Leverantören för påskrift. IT-avdelningen ansvara för att bevaka att avtalen erhålls i retur och är rätt ifyllda av leverantören IT-avdelningen Raindance ansvarig Diarienummer IT-avdelningen ansvara för att avtalen finns och är diarieförda. Diarienummer som anges på de avtal som vi skickar till leverantören IT-avdelningen Raindance ansvarig E-kommunikationsavtal Skicka avtalet till leverantören inkl bilagor Påskrivet, arkiverat avtal IT-avdelningen Raindance ansvarig Teknisk bilaga 6.1 Ifylld och arkiverad TB IT-avdelningen

21 (24) Tillägg tekniks bilaga 6.1 ( beskrivning av PRICAT) Avtal (SFTP) och rutiner för leveransadresser (GLN-kod) Ifylld och arkiverad TB Ifyllt och arkiverat avtal om SFTP Raindance ansvarig IT-avdelningen Raindance ansvarig IT-avdelningen Raindance ansvarig Teknisk bilaga 9 Bestäm avtals id och abonnemangsnummer Ifylld och arkiverad TB IT-avdelningen Raindance ansvarig 5 Anslut till BTS Anslut till BTS Fyll i och skicka anslutningsformulär för anslutning av leverantören till BTS. När Leverantören är ansluten meddelar Logica detta till Systemadministratör Raindance Ifylld och bekräftad, ansökan anslutning av leverantör till BTS. (Klar att använda) Systemadministratör Raindance 6 Konfigurera Raindance Systemadministratör Raindance Lägg upp EDI-leverantör - Registrera ny EDI-leverantör enligt rutiner (Lev.id lika med leverantörens GLN-nummer) Leverantören klar att använda Systemadministratör Raindance - Avtal Registrera avtal beroende på typ av avtal, obs avtals id Avtal klart att använda Systemadministratör Raindance Koppla avtal Koppla avtal till organisationsträd Systemadministratör Raindance Användare - Registrera användare och behörighet i classic samt portalen Systemadministratör Raindance

22 (24) - kopplan användare till organisationsträd 7 Scenario 6.1 Läs in PRICAT Inläst PRICAT klar att mappa Systemadministratör Raindance Mappa PRICAT Mappad PRICAT Administratör av PRICAT 8 Scenario 9 Läs in abonnemang Inläsning av abonnemang i Raindance Inlästa abonnemangsavtal Systemadministratör Raindance Leveranskontroll och attest Efter att abonnemangen är inlästa ska de leveranskontrolleras och attesteras Abonnemangsadministratör

23 (24) AMS IT-enhet Emma Görl Irina Korpela 2007-03-06 Bilaga 1 EDI-avtal E-kommunikationsavtal Avtalsnummer: Dnr: Part 2 Part 1 Namn Arbetsförmedlingen Org.nr 202100-2114 Postadress 113 99 Stockholm Parterna träffar härmed följande avtal om utväxling av EDI-meddelanden (E-kommunikationsavtalet). E-kommunikationsavtalet reglerar uteslutande parternas utväxling och loggning av information i form av elektroniska meddelanden. För E-kommunikationsavtalet gäller NEAs Allmänna Bestämmelser för E-kommunikationsavtal 2007, vilka parterna tagit del av. NEAs Allmänna Bestämmelser för E-kommunikationsavtal 2007 finns tillgängliga på www.nea.nu. I övrigt omfattar E-kommunikationsavtalet nedan angivna bilagor: 1. Teknisk bilaga (inkluderas alltid) 2. ALLMÄNNA BESTÄMMELSER FÖR E-kommunikationsavtal 2007 3. Avtal om SFTP server för GLN-koder (Scenario 6) Om NEAs Allmänna Bestämmelser för E-kommunikationsavtal och Tekniska Bilagan innehåller motstridiga bestämmelser har de Allmänna Bestämmelserna företräde. E-kommunikationsavtalet har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Ort och datum Arbetsförmedlingen IT-avdelningen Underskrift Ort och datum Underskrift Namnförtydligande Namnförtydligande AF-ver1.0-2009-03-26

24 (24) Bilaga 2 TEKNISK BILAGA (TB 2007) E-KOMMUNIKATIONSAVTAL 2007 - TEKNISK BILAGA (TB 2007) 1. Inledning Förklaringar för att fylla i TB 2007 finns i dokumentet Handledning till TB 2007, se www.nea.nu. a) Denna Tekniska Bilaga är upprättad mellan Arbetsförmedlingen nedan kallad Part 1, och, nedan kallad Part 2. b) Detta är en NY / UPPDATERAD Teknisk bilaga, upprättad 200_- -. Tidigare version från: 200_- - upphör därmed att gälla. 2. Kontaktuppgifter Kontaktuppgifter ska anges både för frågor om innehåll i EDI-meddelanden, dvs. applikationsfrågor, och för tekniska frågor om överföringen, dvs. kommunikationsfrågor. Part 1 Part 2 Kund Arbetsförmedlingen Leverantör Organisationsnr: 202100-2114 Organisationsnr: Momsredovisningsnr: SE202100211401 Momsredovisningsnr: EAN/GLN Lok.kod: 73 32654 00000 0 EAN/GLN Lok.kod: Enhet/Avdelning: Ekonomiavdelningen Enhet/Avdelning: Applikationsfrågor: Arbetsförmedlingen Applikationsfrågor: Kontakt: Alf Hector Kontakt: Telefon: 010-486 40 32 Telefon: Telefon (mobil): 010-486 40 32 Telefon (mobil): E-post: ehandel@arbetsformedlingen.se E-post: Kommunikationsfrågor Arbetsförmedlingen Kommunikationsfrågor IT-frågor : Kontakt: Stig Larsson, Teknisk Kontakt: projektledare IT-avdelningen Telefon: 073-4481201 Telefon: Telefon (mobil): 073-4481201 Telefon (mobil): E-post: ehandel@arbetsformedlingen.se E-post: Kommunikation tredje part: Logica Kommunikation tredje part: Roll: EDI-stöd / BIS Support Roll: Enhet: Logica ebi Enhet: Telefon: 0456-477 78 Telefon: Telefon (mobil): 0456-477 78 Telefon (mobil): E-post: bis-support.se@logica.com E-post: Anslutningsprojekt Arbetsförmedlingen Anslutningsprojekt Roll: Projektledare Roll: Enhet: Ekonomiavdelningen Enhet: Telefon: 010-486 91 29 Telefon: Telefon (mobil): 010-486 91 29 Telefon (mobil): E-post: ehandel@arbetsformedlingen.se E-post: