Arbetsplan fas 1 - Förbereda och förankra Projekt: Införande av e-beställning Tidsperiod: februari - augusti Aktivitet Syfte Vem Ansvarig Klardatum Klart Information till ledningsrådet Förankra projektet "Införande av e- PL UG 2012-02-21 beställning" samt förslag till projektuppdrag i ledningen Rektorsbesluta projektuppdrag och Klartecken för projektstart PL/UG UG 2012-04-16 projektorganisation Information om införande av e-beställning. Presentera projektet och tydliggöra PL UG 2012-05-07 Presentation av projektuppdrag och projektorganisation. förutsättningarna för projektet Besök från universitet/högskola etapp 1 Skaffa kunskap om vad som krävs för ett lyckat projekt samt tips till projektplanen. PL PL 2012-06-04 Projektplan Projektgruppen PL 2012-08-22 Ta fram förslag på referensgrupp Uppfylla krav på projektplan Projektgruppen PL 2012-06-11 Definiera referensgruppens funktion Skapa tydlighet kring referensgruppens Projektgruppen PL 2012-06-11 arbete och funktion Ta fram riskanalys Uppfylla krav på projektplan Projektgruppen PL 2012-06-11 Ta fram projektkalkyl Uppfylla krav på projektplan PL PL 2012-06-11 Ta fram informationsplan/kommunikationsplan Uppfylla krav på projektplan Marja Mutikainen PL 2012-06-11 Ta fram detaljerad tidsplan Uppfylla krav på projektplan PL PL 2012-08-22 Ta fram förslag på mötesplan Skapa tydlighet kring möten Projektgruppen PL 2012-06-11 Definiera tidsåtgång för projektgrupp Leva upp till krav i projektorganisation Projektgruppen PL 2012-06-11 Fördela aktiviteter Skapa tydlighet kring roller och PL PL 2012-08-22 arbetsuppgifter inom projektet Definiera viktiga beslutspunkter/milstolpar för projektet Skapa kontroll över viktiga beslutspunkter Projektgruppen PL 2012-06-11
Utifrån de övergripande mål som beskrivs i Skapa förutsättning för måluppfyllnad PL PL 2012-06-11 projektuppdraget definiera mål som tydliggör när kraven kan anses uppfyllda. Definiera hur vi uppfyller målen. Definiera nyckelkompetenser som kan behöva Få tillåtelse att utnyttja dessa Projektgruppen PL 2012-06-11 utnyttjas under projektets gång nyckelkompetenser Ta fram förslag på projektplan Uppfylla krav i projektuppdrag Projektgruppen PL 2012-08-22 Gemensam lagringsplats för projektet Skapa plats där vi kan utbyta information Malin Cederfjärd PL 2012-06-15 som är intressant för projektet men inte för andra Starta upp projektets sida på intranät Sprida information om projektet Projektsekreterare PL 2012-08-31
Arbetsplan fas 2 - Analysera nuläge Projekt: Införande av e-beställning Tidsperiod: september - november Aktivitet Syfte Vem Ansvarig Startdatum Klardatum Klart Studiebesök universitet/högskola/myndighet som Skapa en bild av hur e-beställningar Håkan Karlsson PL 2012-09-01 2012-09-30 har infört e-beställning fungerar i praktiken Information/kommunikation Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-10-30 Information om projektet på enhets/avdelningsmöte Ta fram ett antal konkreta exempel som visar hur införande av e-beställning kommer att förenkla för användarna Skapa intresse/delaktighet Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-10-30 Tydliggöra fördelarna med införande av e-beställning Marja Mutikainen PL 2012-08-15 2012-09-15 Analysera strategier och styrning Projektgruppen PL 2012-09-01 2012-11-30 Sammanställning av de styrande förutsättningarna för inköpsverksamheten, inklusive interna och externa regelverk Skapa underlag till revidering av inköpshandbok och underlag till förslag om ny Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-11-30 Inventering av befintliga inköpsrelaterade verksamhetsmål, nyckeltal, verksamhetsregler och styrande dokument Kartläggning av varu- och tjänsteområden som Konstfack upphandlar till stora värden och/eller stora volymer Skapa underlag till revidering av inköpshandbok och underlag till förslag om ny Underlag för prioritering av vad som ska sättas upp i e-beställningssystem Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-11-30 Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-11-30 Analysera inköpsprocesserna Projektgruppen PL 2012-09-01 2012-11-30
Enkätundersökning inköp/utvärdera resultat av utbildning 2011 Definiera studenters behov av service/inköp Nuläge/nuläge Analys av inköp som service till studenter Skapa underlag till förslag om ny /behovsunder Skapa underlag till förslag om ny Hantera frågan om hur vi kan bibehålla service till studenter och samtidigt förhålla oss till LOU Carola/Marja PL 2012-09-01 2012-10-31 Love Hansson PL 2012-09-01 2012-10-30 Love Hansson PL 2012-09-01 2012-11-30 Analys av centralisering/decentralisering av inköp på Konstfack Definiera styrkor och svagheter med befintlig Identifiera områden inom vilka det kan vara effektivt att utse särskilt samordningsansvar Skapa underlag till förslag om ny Skapa underlag till förslag om ny Skapa underlag till förslag om ny Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-11-30 Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-11-30 Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-11-30 Varugruppsplan Projektgruppen PL 2012-09-01 2012-11-30 Processkartläggning av varugrupper Kartlägga inköpsprocesser för att få koll Love/Carola PL 2012-09-01 2012-11-30 på processernas variation och komplexitet Ta fram aktuell statistik Skapa underlag för förslag på Carola Björnfot PL 2012-09-01 2012-09-15 varugrupper att processkartlägga Intervju av relevanta personer Få in synpunkter på intressanta Love Hansson PL 2012-09-01 2012-09-15 områden Sammanställ förslag med rekommendation och Skapa underlag för beslut om Love/Carola PL 2012-09-16 2012-09-30 alternativ processkartläggning Processkartläggning av 5 varugrupper nuläge/nyläge Konsulttjänst PL 2012-10-12 2012-11-30 Analys av leverantörsreskontra Förslag på varugrupper att skapa plan för (samma som initialt kommer att sättas upp i e- beställningssystem) Skapa underlag för beslut om varugrupper att sätta upp i e- beställningssystem Skapa underlag för beslut om varugrupper att sätta upp i e- beställningssystem Love/Carola PL 2012-10-01 2012-10-31 Love/Carola PL 2012-11-01 2012-11-30
Ta fram lista över prioriterade leverantörer Skapa underlag för beslut om Projektgruppen PL 2012-12-01 2012-12-10 varugrupper att sätta upp i e- beställningssystem Analysera en Projektgruppen PL 2012-09-01 2012-11-30 Definiera befintlig Skapa underlag till förslag om ny Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-09-30 Ta fram förbättringsmöjligheter befintlig Skapa underlag till förslag om ny Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-09-30 Analysera inköpsstatistik Skapa underlag till revidering av Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-11-30 inköpshandbok och underlag till förslag om ny Ta fram antal leverantörer Skapa förutsättning för att följa upp Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-09-30 projektuppdragets effektmål. Ta fram antal fakturor Skapa förutsättning för att följa upp Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-09-30 projektuppdragets effektmål Mäta ramavtalstrohet Skapa förutsättning för att följa upp Konsulttjänst PL 2012-09-01 2012-11-30 projektuppdragets effektmål Mäta/uppskatta tidsåtgång för inköp Skapa förutsättning för att följa upp Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-11-30 projektuppdragets effektmål Kontoanalys Skapa underlag för överlämning och Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-11-30 uppföljning Övrig inköpsstatistik Skapa underlag till förslag om ny Nille Sandberg PL 2012-09-01 2012-11-30 Analysera IT-stöd för e-beställning Projektgruppen PL 2012-09-01 2012-11-30 Information från leverantörer av IT-stöd/boka möten Identifiera IT-stödets beröringspunkter med befintliga system på Konstfack Skaffa kunskap om IT-stöd, vilka möjligheter som erbjuds och hur IT-stöd kan användas på Konstfack. Se vilka system som behöver interagera med IT-stödet på något sätt, som t ex att förse det med kontoinformation och exportera information till ekonomisystem. Håkan Karlsson PL 2012-09-01 2012-09-30 Malin Cederfjärd PL 2012-11-01 2012-11-30
Analys av det IT-stöd som marknaden erbjuder Fördelar och nackdelar samt ekonomisk analys Agresso leverantör EFH och E-beställning Fördelar och nackdelar samt ekonomisk analys annan leverantör av EFH och E-beställning Skapa underlag för kravspecifikation avseende IT-stöd Skapa underlag för förslag om vilken leverantör av EFH som ska väljas Skapa underlag för förslag om vilken leverantör av EFH som ska väljas Malin/Nille PL 2012-09-01 2012-11-30 Konsulttjänst PL 2012-09-01 2012-11-30 Konsulttjänst PL 2012-09-01 2012-11-30 Kontakta ett urval av små leverantörer avseende ITstöd Skaffa kunskap om och i vilken utsträckning det är möjligt för små leverantörer att ansluta sig till IT-stöd Carola Björnfot PL 2012-11-01 2012-11-30 Ta fram behovsanalys IT-stöd Sammanfattning av identifierade förbättringsmöjligheter Skapa underlag för kravspecifikation ITstöd Nille Sandberg PL 2012-11-01 2012-11-30 Skapa underlag för nyläge Projektgruppen PL 2012-09-01 2012-11-30
Arbetsplan fas 3 - Beskriva nyläge och ta fram plan för förändring Projekt: Införande av e-beställning Tidsperiod: december 2012-mars 2013 Aktivitet Syfte Vem Ansvarig Startdatum Klardatum Klart Strategier och styrning Ta fram förslag om revidering av inköpshandbok Leveransnummer 1a Nille Sandberg PL 2013-02-01 2013-02-28 Reviderad kommunikationsplan för projektet Leveransnummer 1b Marja Mutikainen PL 2013-02-01 2013-03-31 Ta fram förslag på de standardrapporter som ska Leveransnummer 3d Nille Sandberg PL 2013-01-01 2013-03-31 användas inom en Inköpsprocesserna Varugruppsplan för de grupper som initalt kommer att sättas upp i e-beställningssystemet Love/Carola PL 2013-01-01 2013-03-31 Förslag om lämplig ambitionsnivå Love/Carola PL 2013-01-01 2013-01-31 Avstämning med referensgrupp om upplägget verkar Love/Carola PL 2013-01-01 2013-01-31 genomförbart Ta fram förslag på varugruppsansvariga Love/Carola PL 2013-01-01 2013-01-31 Ta fram varugruppsplan Love/Carola PL 2013-02-01 2013-02-28 Förankra och uppdatera plan Love/Carola PL 2013-03-01 2013-03-31 Ta fram förslag på ny Skapa en tydlig organisation med ansvar för inköp av varor och tjänster inom definerade områden. Avlasta övrig verksamhet från inköp inom dessa områden. Projektgruppen PL 2012-12-01 2013-02-28
Ta fram en sammanställning över roller som behövs för att hantera inköpsverksamheten vid införande av e-beställning. För respektive roll beskrivs även lämplig kompetens och uppskattat antal personer. Tydliggöra behov av resurser och kompetens i en Nille Sandberg PL 2012-12-01 2013-01-31 Ta fram roller i en driftorganisation samt kostnader för denna Tydliggöra behov av resurser och kompetens i driftsorganisationen Nille Sandberg PL 2012-12-01 2013-01-31 Ta fram förslag om ansvarsfördelning avseende Nille Sandberg PL 2013-01-01 2013-01-31 ramavtalsområden IT-stöd för e-beställning Projektgruppen PL 2012-12-01 2012-11-30 Ta fram rutin för hantering av leverantörer som ej kan leverera fil Malin Cederfjärd PL 2012-12-01 2012-12-17 Ta fram systemkarta för masterdata Identifiera all information som på ett eller annat sätt ska in i systemet eller som har beröringspunkt mot systemet och peka ut det system som är master, d.v.s. ägare av informationen. Malin Cederfjärd PL 2012-12-01 2012-12-17 Beskrivning av behov av och krav på IT-stöd för e- Underlag till kravspecifikation Malin Cederfjärd PL 2012-12-01 2012-12-17 beställning Ta fram FFU för E-handelstjänst Nille Sandberg PL 2012-12-01 2013-01-31 Val av anskaffningsmetod Projektgruppen PL 2012-12-03 2012-12-10 Ev val av upphandlingsförfarande Projektgruppen PL 2012-12-03 2012-12-10 Genomgång av FFU liknande avrop Nille Sandberg PL 2012-12-03 2012-12-14 Ta fram förslag på kravspecifikation Nille Sandberg PL 2012-12-17 2013-01-18 Ta fram FFU Nille Sandberg 2013-01-19 2013-02-14 Tydliggöra hur införandet ska Marja Mutikainen PL 2012-12-01 2013-03-31 Ta fram införandeplan genomföras Skapa en prioriterad produktkategorisering
Utarbeta en strategi och ett nyläge för varje prioriterad produktkategori Utarbeta en införandeplan per prioriterad produktkategori
Arbetsplan fas 4 - Införa nyläge Projekt: Införande av e-beställning Tidsperiod: april 2013 - november 2013 Aktivitet Syfte Vem Ansvarig Startdatum Klardatum Klart Avropa/upphandla E-handelstjänst Nille Sandberg 2013-02-01 2013-04-30 BP 2 Styrgrupp UG 2013-02-11 2013-02-11 Annonsera upphandling Nille Sandberg PL 2013-02-12 2013-02-13 Anbudstid Nille Sandberg PL 2013-02-14 2013-03-19 Utvärderingsperiod Nille Sandberg PL 2013-03-20 2013-04-02 Utvärderingsrapport Nille Sandberg PL 2013-04-03 2013-04-08 BP 3 Styrgrupp UG 2013-04-15 2013-04-15 Tilldelningsbeslut Nille Sandberg PL 2013-04-19 2013-04-19 Avtalsspärr Nille Sandberg PL 2013-04-20 2013-04-29 Avtalsgenomgång Berörda PL 2013-04-25 2013-04-25 Avtalsteckning Förvaltningschef UG 2013-04-26 2013-04-30 Implementering av E-handelstjänst IT-enheten Malin Cederfjärd 2013-05-01 2013-11-30 BP 4 Styrgrupp UG 2013-05-10 2013-05-10 Installation (lokalt eller hos driftpartner) IT-enheten Malin Cederfjärd 2013-05-13 2013-05-24 Systemkonfiguration IT-enheten Malin Cederfjärd 2013-05-27 2013-08-02 Systemtest IT-enheten Malin Cederfjärd 2013-08-05 2013-08-30 Ev felrättning IT-enheten Malin Cederfjärd Funktionstest IT-enheten Malin Cederfjärd 2013-09-02 2013-09-27 Ev felrättning IT-enheten Malin Cederfjärd BP 5- Start av pilot Styrgrupp UG 2013-09-30 2013-09-30 Pilotanvändning IT-enheten Malin Cederfjärd 2013-10-01 2013-11-29 Ev felrättning IT-enheten Malin Cederfjärd BP 6- Driftsättning Styrgrupp UG 2013-11-25 2013-11-25 Leverantörsanslutning Konsulttjänst PL 2013-09-01 2013-11-30
Ta fram plan för överlämning, uppföljning och det löpande arbetet efter projektets avslut Skapa förutsättning för en lyckad överlämning Nille Sandberg PL 2013-04-01 2013-06-30
Arbetsplan fas 5 - Överlämna Projekt: Införande av e-beställning Tidsperiod: december 2013-januari 2014 Aktivitet Syfte Vem Ansvarig Startdatum Klardatum Klart Överlämning till verksamheten Nille Sandberg 2013-12-01 2014-01-31
Arbetsplan fas 6 - Löpande förbättringar Projekt: Införande av e-beställning Tidsperiod: Fr.o.m. januari 2014 Aktivitet Syfte Vem Ansvarig Startdatum Klardatum Klart