Inköp Stockholm 10/02-2015
Preem Sveriges största leverantör av drivmedel och Nordens största raffinör...
Preems försäljning 2013 Totalt ca 117 Mdr SEK Export 69% Norden 15% EU 60% Nordamerika 15% Övriga 10%
Preems inköp av råolja 2013
Nya trender som påverkar inköp och ställer nya krav Tydliga trender Demografiförändringar Teknologisk utveckling Globalisering Informationsöverskott makroekonomiska förändringar parallellt med kortsiktiga överraskningar som finanskriser, askmoln, nya aktörer, tsunamis och krig.
Intressent och omvärldsanalys
Nuläge jämfört med konkurrenters inköp Baserat på, organisation, processer, system Effektivitet Lokal organisation Centraliserad organisation Affärsområde orienterat Multifunktionell fokus ST1 STATOIL Fordons industri Detaljhandel PREEM 2012 Livsmedel drycker OKQ8 Telecom NYNÄS Elektronik konsument Data IT Offentlig marknad Läkemedel industri Transaktions Orientering inköpspriser Samla volymer Minska total kostnader Integration internt Integration externt Förädlings aktiviteter Tid
Intressentanalys Management ROCE avkastning (inkomster-utgifter) på sysselsatt kapital är ett av de viktigaste mätetalen för PREEM. Inköp utgör den absolut största kostnadsposten och även relationen indirekta kostnader i förhållande till vinst är stor. Professionella inköp är därför av största vikt för räntabiliteten. Inköp och leverantörer har även en avgörande betydelse för kvalitet och efterlevnad av uppförande kod/hållbarhet samt bolagets drift/servicegrad och för att attrahera framtidens kompetenser. Marknad & Försäljning Kvalitet och rättidiga leveranser in är en förutsättning för detsamma ut. För att leva enligt vårt varumärke måste vi välja och utveckla leverantörer med samma anda. Vi specificerar våra behov från kunder, partners och återförsäljare tydligt så att leverantörerna entydigt uppfattar kravbilden. Stödprocessen för marknadsföring och försäljning har en hel den leverantörsinnehåll och skall vara effektiv så den ger största möjliga effekt per satsad krona. CSR Hållbar utveckling är centralt för PREEM licence to operate. Samma krav måste ställas på leverantörerna som på oss själva när det gäller social hållbarhet, ekonomisk hållbarhet, och ekologisk hållbarhet/footprint. Vår utveckling får inte ske till priset av ett segregerat och ojämlikt samhälle och en förstörd miljö. Självklart bevakar vi så att det ej förekommer korruption eller otillbörlig kompensation mellan oss och våra leverantörer.
Intressentanalys Produktion Kostnader, driftsäkerhet och utnyttjandegrad är avgörande för konkurrenskraften hos vår produktion. Leverantörerna har en avgörande betydelse såväl för den löpande driften som vid större uppgraderingar och underhåll. Samverkan skall vara förtroendefull, effektiv och i alla lägen leverera rätt kvalitet i rätt tid Finans / IT PREEMs finansfunktion bevakar så att Leverantörer och Inköp i alla lägen levererar i linje med kommersiella krav och uppsatta finansiella mål. Inköp tillhandahåller struktur och data för sådan uppföljning. IT funktionen tillhandahåller system för en effektiv inköpsorganisation och låga transaktionskostnader i bolaget. HR Inköp och HR för en kontinuerlig dialog om vilken förädling som skall utföras internt i PREEM respektive av leverantörer köpa/tillverka. Analysen bygger dels på strategiska vikten av olika aktiviteter för oss och dels på våra förmågor jämfört med leverantörernas. Utöver detta är det av avgörande betydelse att vi har en rätt bemannad Inköpsfunktion, med rätt kompetenser i rätt antal vid varje givet tillfälle. En förflyttning sker löpande från operativa till mer strategiska/kommersiella aktiviteter.
Intressentanalys Juridik Inköp samverkar med den juridiska funktionen för att nå maximal efterlevnad av de legala krav som ställs på oss och vår verksamhet. Det är också avgörande att vi har bra avtal och mallar som tydligt och effektivt speglar vår samverkan med leverantörer och begränsar riskexponeringen för PREEM. Personal För att rekrytera och behålla rätt typ av kompetens skall Inköp tillhandahålla intressanta, väldefinierade uppdrag. Vi skall ha en prestandadriven kultur och belöna goda insatser. Utbildning och träning är viktigt för att vidareutveckla individernas kollektiva kompetens samtidigt som vi aktivt bygger att team med tydliga spetskompetenser och intressanta karriärvägar. Leverantörer PREEM skall vara en attraktiv köpare och leverantörernas första val i utmanande situationer. Vi åstadkommer detta genom att välja leverantörer som delar samma värdegrund och genom att agera professionellt och rättvist i alla lägen.
Målbild
12
Personal Strategi målbild Nuläge År 1 År 2 Lång sikt Strategi Önskat Läge 2019
Önskat läge 2018-12-31 Strategi Inköp inom PREEM ansvarar för alla kostnader som hamnar i leverantörsreskontran. Policyn för inköp beslutas av koncernledningen och innefattar allt som köps och samtliga leverantörer. Ansvaret för olika inköpskategorier och geografier är tydligt definierat liksom vad vi skall köpa respektive förädla internt. PREEM har en helhetssyn på inköp och en tydligt definierad och kommunicerad strategi. Upphandlingar sker medvetet och proaktivt i långa planeringscykler baserat på tydliga interna beslut och genomarbetade sourcingstrategier/kategoriplaner. Vi involverar övriga PREEM i målsättning, planering och exekvering av inköp där vi skiljer på strategisk och operativt inköp. Genom värdebaserade upphandlingar samarbetar vi med rätt leverantörer i rätt antal. Organisation Inom PREEM jobbar hela organisationen i linje med beslutad policy. Vi har samsyn avseende våra planer och jobbar enligt gemensamma processer. Beställarorganisation och inköp har väldefinierade ansvar, roller och befogenheter. Vissa kategorier, som till exempel råolja, delegeras utanför inköpsorganisationen, men exekveras dock enligt samma policy och process. Vår process innefattar allt från analys, leverantörsbedömning, leverantörsval och kontraktering till avrop, betalning, uppföljning och leverantörsutveckling. Olika process steg delegeras till olika delar av organisationen. Ansvaret/ägarskapet för olika kategorier och samtliga leverantörer är tydligt definierat.
Önskat läge 2018-12-31 Kommersiellt PREEM har förflyttat sig från ett transaktionellt/kommersiellt inköp till en position där totalkostnaden (TCO/ABC) styr vårt agerande. Vi jobbar integrerat intern och med stora delar av vår leverantörsbas för att uppnå bästa möjliga effekt i hela värdekedjan. Leverantörer väljs baserat på fakta och förväntad framtida prestation. Andelen vilda inköp minimeras. Vi jobbar aktivt för att utveckla våra strategiska leverantörer och vi minimerar administration genom att använda moderna elektroniska verktyg Leverantörsutveckling Inköpsorganisationen lägger en absolut majoritet av sin tid på strategiska leverantörer och standardiserar/effektiviserar relationen med övriga. Vi bedriver produktutveckling tillsammans med betrodda och utvalda leverantörer per kategori i övrigt utnyttjar vi konkurrensbilden i marknaden. Leverantörsutvecklingen leder till bättre hållbarhetsutveckling, bättre kvalitet, leveranser i rätt tid, lägre kapitalbindning och inte minst lägre totalkostnad System/arbetsstöd Vi jobbar för att förenkla och automatisera inköpsprocessen (analys kontrakt betalning) och får därmed bra avtal, god efterlevnad och hög effektivitet. Principen är avrop mot avtal. Historik sitter i system ej personer. Personal Vi har en strukturerad kompetensförsörjning, utveckling och validering. Totala bemanningen i inköpsprocessen har minskat genom att öka strategisk och minska administrativ tidsåtgång.
Inköp PREEM allmänt Direkt material (DM) står för 96 % av den totala spenden på Preem Totala spenden för Indirekt material (IM) är 4093 MSEK för samtliga ansvarsområden Logistik och transport 1 259 Bank och finans Pågående nyanläggningar Fastighet Processrelaterat material Konsulter Entreprenad och underhåll IT & telefoni Utrustning Marknad och kommunikation Försäkring Personalrelaterat Fordon Resor Varav: Total spend 1 259 4 093 Direkt material (DM): råolja, nafta, biodrivmedel 1259 MSEK inom Logistik och transport motsvaras av shipping
Aktiviteter 2014 vår
Utfall 1:a halvåret 2014 Strategiska initiativet Kostnads initiativen Det bedömda besparings-utfallet indikerar en återbetalning om mer än 7x varje investerad krona.
Strategiska aktiviteter 2015 för att nå 2019 års mål Strategi Påbörja implementering av mätverktyg för uppföljning och styrning Organisation Utveckla ett samordnat inköp genom inköpsrådet En process ett system och organisation som vet vad inköp innebär Kommersiellt Kategoristrategier ska utformas i strategiska kategorier Ta fram utvärderingskriterier och en modell för att använda mot leverantörer Leverantörsutveckling Modell för hur kravställning sker ifrån verksamhet till inköp (eventuellt Sourcingsystem) System/arbetsstöd Avvakta SVAR, förstudie påbörjas av inköpsverktyg Personal Fortsätta planen med att utveckla och komplettera kompetenser
Sammanfattning och var är vi på väg Vårt mål var att i första fasen leverera 21 Msek i kostnadsbesparing och leveransen blev 55 Msek, med 7 gånger insatskostnaden Strategiska initiativ har förändrats till aktiviteter som förverkligats Framåt Långsiktigt mål Att under 5 årsperioden som tidigare fastslagits realisera kostnadsreduceringar om 200 Msek. Att inom de 6 strategiska områdena systematiskt arbeta med de komponenter som fastslagits i strategiplanen, för att bli en inköpsorganisation som möter konkurrensen i branschen och svarar upp för var vi ska vara 2019. Under höst 2014 och 2015 Taktiska och strategiska aktiviteter PREEM Inköp Stockholm har lagt en tydlig strategi för att förbättra inköp och leverantörssamverkan. Vi gör detta genom att förbättra våra processer och säkerställa att vi utvecklar relevant kompetens och verktyg för att förverkliga planen. Strategin syftar till att skydda, bevara och utveckla PREEMs varumärke samtidigt som vi medverkar till lönsamhet genom kostnadssänkningar. Kostnadssänkningarna under planeringsperioden fram till och med 2018 skall överstiga 200 MSEK ackumulerat. Vi har under 2014 kommit en bra bit på denna resa men framåt krävs väl så mycket arbete och än mer strukturerade metoder för att nå vår ambitionsnivå.
Personal
Verksamheten ska i den nya organisationen alltid veta till vilken inköpare de ska vända sig Leverantörer & Kategorier Inköpsfora Frontend Verksamheten Leverantör Kategori Taktiska Strateg AO Leverantör 1 Leverantör 2 Kategori A Kategori A X X VF x% Av spenden Leverantör 3 Leverantör 4 Kategori A Kategori B X X Mar. x% Av spenden Leverantör 5 Kategori B...... X X Stab x% Av spenden...... Leverantör X Kategori Y X X x% Av spenden
Rätt kompetens är nyckeln Inköpsfunktionens effektivitet bestäms av Fem olika parametrar Där den enskilt viktigaste är de Anställdas individuella förmåga Organisation Management system Kapabillitet Processer IT/IM Totalt Managentsyst IT/IM Inköpsprocess Organisation Kapabillitet 100 7 8 13 15 57 0 100 Källa McKinsey Quarterly
8 Kompetenser på inköp Analys Teknisk kompetens Affärsmannaskap Preem Spec. kunskaper Kommunikation Struktur Värkställande Inköps kunskaper
Analys Analys Generell analys Spend analys Finansiell analys Marknads- analys Intressent- analys [Förmåga att förstå och tolka fakta och siffror] [Förmåga att analysera fakta och siffror] [Förmåga att använda metoder för att analysera olika affärsscenarion] [Förmåga att tillämpa verktyg för riskhantering] Analys generell [Kunskap om olika datakällor för att hämta in spenddata] [Kunskap om leverantörskategorisering i spendanalys] [Kunskap om processen kring att inhämta spenddata] [Förmåga att använda spenddata i kvantitativ analys] Spendanalys [Generell kunskap om företagsekonomi (hur man tolkar årsredovisningar, nyckeltal mm)] [Kunskap om olika metoder för kostnadsberäkning] [Förmåga att använda metoder och verktyg för finansiell analys] [Kunskap om faktorer som påverkar kassaflöde] [Förmåga att använda metoder för att analysera leverantörers finansiella status] Finansiell analys [Kunskap om vilka verktyg som är tillgängliga för att kartlägga leverantörsmarknader] [Förmåga att använda metoder och verktyg för att inhämta information för analys av leverantörsmarknader] [Kännedom om logistikförhållanden på olika marknader.] [Förmåga att omsätta kunders behov till aktiviteter för bättre kundnöjdhet] [Kunskaper för att omsätta kundbehov till leverantörsmarknadskrav] [Kunskap om företagets konkurrenter] Marknadsanalys [Kunskap om de intressenter som påverkar företaget] [Kunskap om hur man upprättar en intressentanalys] [Kunskap om tillämpningen av en intressentanalys] Intressentanalys
Affärsmannaskap Affärs- mannaskap Generella affärsprocesser Avtal och juridik Förhandling Pris- sättning Försäljning [Kunskap om konceptet "värdekedja"] [Kunskap om riskhantering avseende image, finans- och juridikfrågor, försörjningsrisker mm] [Kunskap om etik (Code of Conduct)] [Kunskap om marknadsmodeller som används av leverantörer] [Kunskap om ekonomisk förvaltning och ekonomistyrning] [Kunskap om företagets affärsprocesser och gränssnittet mellan olika enheter och avdelningar] [Kunskap om företagets produkter och tjänster] [Förståelse för de underliggande faktorerna för efterfrågan av företagets produkter/tjänster] [Kunskap om marknadsföring, marknadsplanering och hur man bygger marknadsstrategier] Generella affärsprocesser [Kunskap om nationalekonomi] [Kunskap om avtalsrätt] [Kunskap om internationella förordningar för kommersiella transaktioner inklusive standardvillkor för internationell handel] [Kunskap om lagen om immateriella rättigheter] [Kunskap om internationell affärsjuridik] [Förmåga att formulera och justera avtal i enlighet med lagen för att skydda företagets intressen] [Kunskap om standardvillkor som företaget använder i köpekontrakt] [Förmåga att använda företagets upphandlingsmodeller] [Kunskap om strukturen i leverantörsavtal och dess innehåll] [Förmåga att skapa avtal för anskaffning av standardprodukter] [Förmåga att skapa avtal nya affärskoncept (ex outsourcing av företagsfunktioner)] Avtal och juridik [Kunskap om förhandlingsprocessen] [Kunskaper om förberedelser inför förhandling inklusive att sätta mål] [Kunskaper i förhandlingstaktik och strategier] [Förmåga att använda olika förhandlingstaktik och strategier för olika affärssituationer] [Kunskap om och förmågan att hantera interkulturella aspekter av förhandling] [Förmåga att skapa och leda förhandlingsteam] [Kunskap om inverkan av ickeverbal kommunikation inom förhandling] [Förmåga att hantera dödlägen inom förhandling och att hitta lösningar för att nå resultat] [Förmåga att systematiskt utvärdera förhandlingsprocesser och dess resultat] Förhandling [Kunskap om olika prissättningsmetoder] [Kunskap om olika prissättningsfaktorer] Prissättning [Kunskap om kundanalys] [Kunskap om strategiska säljprocesser, tex key account management] Försäljning
Kommunikation Kommunikation Skriven Kommunikation Muntlig kommunikation Relationship management [Förmåga att formulera skrivna budskap] [Förmåga att använda Excel, Powerpoint och Word] [Förmåga att presentera information, dvs att omvandla fakta till information som andra förstår] [Förmåga att presentera resultatet av en analys] Skriven kommunikation [Förmåga att strukturera muntliga budskap] [Retorisk förmåga, dvs principen om metoder för argumentation och presentation] [Kunskap om vanliga presentationstekniker] [Kunskap om att sätta upp workshops och strukturera möten] [Förmåga att använda engelska språket] Muntlig kommunikation [Kunskap om metoder för att hantera komplexa affärssituationer] [Förmåga att attrahera leverantörer och säkerställa att företaget är prioriterat] [Förmåga att kommunicera företagets mål och strategier till en extern partner för att skapa affärsmöjligheter] [Förmåga att sälja till andra, dvs att övertyga dem om att acceptera koncept eller lösningar] [Förmåga att säkerställa att kommunicerade budskap exekveras] [Förmåga att säkerställa att kommunicerade budskap är förstådda] [Förmåga att formulera budskap för att nå uppsatta mål] Relationship management
Verkställande Verkställande Ledarskap Samarbete Förändrings- ledning [Kunskap om generella ledarskapsteorier] [Kunskap om skillnaden mellan att leda individer och att leda verksamhet] [Förmåga att ge personer återkoppling kring olika typer av beteende] [Förmåga att utveckla processer genom intern träning och utvecklingsplaner] [Förmåga att sätta och följa upp mål] [Förmåga att engagera personer för att nå mål] [Kunskap om hur man omvandlar företagets mål till individuella mål] [Kunskap om generell affärsutveckling] Ledarskap [Förmåga att etablera och upprätthålla sociala relationer] [Kunskap om gruppdynamik] [Förmåga att arbeta i tvärfunktionella och tvärorganisatoriska team] [Förmåga att vara en god lagspelare] [Förmåga att hantera kulturella skillnader mellan nationaliteter, företag, avdelningar, kön mm] Samarbete [Kunskap om drivkrafterna för förändring inom företaget] [Kunskap om metoder för förändringshantering] Förändringsledning
Inköpskunskaper Inköps kunskaper Strategi Kategoristyrning Leverantörs- utveckling Upphandling Värdekedja analys [Förmåga att utveckla och förstå "business case"] [Förmåga att använda modeller för kostnadsnedbrytning] örmåga att använda strategiska metoder för analys och segmentering av leverantörsbasen, som ex Kraljics matris] [Förmåga att utveckla en inköpsstrategi] [Förmåga att implementera inköpsstrategier] [Kunskap om verktyg för att följa upp strategier] [Kunskap om processer för strategiskt inköp] [Förmåga att sätta upp och använda relevanta KPIer för inköpsfunktionen] Strategi [Kunskap om metoder för att bygga upp en portfölj av aktiviteter för kategoribaserat inköp] [Kunskap om olika processteg inom kategoristyrning] [Kunskap om de fyra hörnstenarna inom kategoristyrning] [Förmåga att bygga hypoteser för olika kategorier] Kategoristyrning [Förmåga att använda metoder för leverantörsutveckling] [Kunskap om hur metoder för leverantörsutveckling passar specifika affärssituationer] [Förmåga att implementera leverantörsutvecklingsplaner internt inom företaget] [Förmåga att implementera leverantörsutvecklingsplaner externt hos leverantören] [Kunskap om modeller för uppföljning av leverantörsutveckling] [Kunskap om verktyg för att analysera potentialen för leverantörsutveckling] Leverantörsutveckling [Kunskap om generiska inköpsprocesser] [Kunskap om taktiska inköpsprocesser (RFI, RFQ, avtal)] [Förmåga att beräkna totalakostnad (TCO)] [Kunskap om operativa inköpsprocesser] [Förmåga att använda företagets system för operativt inköp] [Förmåga att använda företagets standardavtal] [Förmåga att hitta och köpa av nya leverantörer] [Förmåga att följa upp order på daglig basis] [Förmåga att mäta leveransprecision] [Förmåga att hantera fordringar] [Förmåga att använda kontrakt och avtal] [Förmåga att följa upp leverantörskvalitet] Upphandling [Förmåga att använda verktyg för "value engineering"] Värdekedjeanalys
Struktur Struktur Projekt ledning Kategori projekt Uppföljning Planering [Förmåga att använda verktyg för projektledning] [Förmåga att leda projekt eller tvärfunktionella team] [Kunskap om verktyg för projektledning] Projektledning [Förmåga att mäta besparingar i kategoriprojekt] [Förmåga att sätta ihop ett kategoriteam] [Förmåga att leda ett kategoriteam] [Förmåga att tillämpa Preems mallar och verktyg för kategoriinköp] Kategoriprojekt [Kunskap om hur man utvärderar resultat av lagarbete och hur projekt genomförs] [Förmåga att utveckla uppföljningssystem för operativt inköp] [Förmåga att utveckla uppföljningssystem för strategiskt inköp] [Förmåga att skapa KPIer] [Förmåga att mäta och utvärdera leverantörer] [Generell kunskap om syftet med KPIer] [Generell förmåga avseende beräkning och matematik] Uppföljning [Förmåga att leverera pålitliga prognoser] [Förmåga att övervaka kapacitetsanvändning] [Förmåga att tolka och utvärdera prognoser] [Förmåga att använda olika planeringstekniker] [Förmåga att använda livscykelberäkningar] Planering
Preem specifika kunskaper Preem Specifika kompetenser Preem-specifika kompetenser [Kunskaper om Preems kärnvärden och uppförandekod] [Kunskaper om Preems affärsmoralpolicy] [Kunskaper om koncernregel 1:1] [Kunskaper om Preems inköpshandbok] [Kunskaper om ISO 9000] [Kunskaper om ISO 14001] [Kunskaper om OHSAS 18001]
Teknisk kompetens Teknisk kompetens Teknisk kompetens [Grundläggande kunskaper i teknik] [Förmåga att läsa ritningar] [Förmåga att tolka tekniska specifikationer] [Förmåga att upprätta tekniska specifikationer] [Kunskaper om konstruktion]
Resultat kompetensutvärderingen
Mål 2019 ska vi vara Snitt samtliga kompetenser inom Preem Analys 6 Teknisk kompetens 5 4 3 Affärsmannaskap Att nå nivå 6 blir mycket kostsamt och inte önskvärt 2 1 Inköpskunskaper Preemspecifika kompetenser 0 Struktur Verkställande Kommunikation
Kompetensutvärderingen 2014 visar Snitt samtliga kompetenser inom Preem Analys 6 Preem inköp Mål 2019 Preemspecifika kompetenser Teknisk kompetens Struktur 5 4 3 2 1 0 Verkställande Affärsmannaskap Kommunikation Att nå nivå 6 blir mycket kostsamt och inte önskvärt Ett stort gap finns i inköpskunskaper (värdekedjan förståelse) upphandling OK Enskilda medarbetare behöver kompetens stärkas Saknas roller, för många samma lika Det behövs verktyg för att följa upp inköp (verkställande) Affärs mannaskapet svagt främst inom förhandling, prismodeller och avtal Inköpskunskaper
Kompetensutvärderingen visar Resultat av undersökning på aggregerad nivå/hela Preem inköp 2,8 2,7 3,5 3,1 2 Genomsnitt hela undersökningen/pre em; 2,7 2,5 Analys Affärsmannaskap Kommunikation Verkställande Inköpskunskaper Struktur Kompetens Genomsnitt hela undersökningen/preem
Kompetensutvärderingen visar Resultat av undersökning på aggregerad nivå/hela Preem inköp 5 högst rankade kompetensområdena 4,1 3,8 3,5 3,5 3,2 2,7 Samarbete Skriven kommunikation Analys generell Muntlig kommunikation Förhandling Topp 5 områden Genomsnitt hela underskkningen 5 lägst rankade kompetensområdena 2,2 2,1 2 1,9 2,7 Kategoristyrning Planering Leverantörsutveckling Teknisk kompetens Värdekedjeanalys 0,4 Botten 5 områden Genomsnitt hela undersökningen