Uppdaterad 2012-03-12 FÖRTYDLIGANDE ANVISNING TILL AVSTÄMNINGSLISTAN Anvisning nummer I detta dokument hänvisas även till Ekonomihandboken för ytterligare information Anläggningar 1. Inom staten är det viktigt att veta om en anläggning är lånefinansierad eller inte, då anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet i huvudsak ska vara finansierade med lån i Riksgälden (RGK) enligt Kapitalförsörjningsförordningen (1996:1188). KI har därför dubbla konton avseende anläggningstillgångar, t ex konto 1230 (Maskiner, inventarier, installationer, 10 år, ej lånefinansierade) respektive 1230L (Maskiner, inventarier, installationer, 10 år, lånefinansierade). Anledningen är att lånekapitalet avseende anläggningstillgångar hos RGK ska motsvara totalbeloppet på KI:s lånefinansierade anläggningstillgångar. Anläggningar får helt eller delvis finansieras med bidrag från icke-statlig givare. Anläggningar som i sin helhet finansieras av bidrag från icke-statliga givare lånefinansieras inte (ej L-konto). Enligt regleringsbrevet gäller detta även för anläggningar finansierade av särskilda investerings- eller utrustningsbidrag från statliga finansiärer. Anläggningar som däremot helt eller delvis finansieras av statliga medel (inklusive bidrag från statliga givare som inte är specifika utrustningsbidrag) bokförs som lånefinansierade anläggningar (L-konto). Se även kapitel 1.1.7 Lånefinansiering i Ekonomihandboken. Finansiering av tranfereringar 2. Transfereringar avser ekonomiska händelser där myndighetens huvudsakliga uppgift är att förmedla pengar från statsbudgeten till olika mottagare i form av bidragsutbetalningar. Bidragen kännetecknas av att den eller de myndigheter som är engagerade i transfereringsverksamheten inte erhåller någon egentlig motprestation från bidragsmottagare. Bidragsmottagarna återfinns som regel utanför staten, och kan t ex vara stipendiater. Även myndigheter kan vara mottagare, t ex andra universitet. Transfereringsavsnittet i resultaträkningen avser enbart transfereringar till och från KI och inte mellan institutioner. Transfereringar måste ske enligt kontantprincipen. Det innebär att lämnade bidrag inte får periodiseras utan ska redovisas som lämnat respektive erhållet bidrag den månad då utbetalning av bidraget sker. Det är därför viktigt att lämnade bidrag når adressaten under samma månad. Lämnade bidrag redovisas på något av kontona i kontogrupp 77, 78 eller 79 i resultaträkningens transfereringsavsnitt (i debet). Medel som erhållits för finansiering av transferering ska redovisas på något av kontona i kontogrupp 73 eller 74 i transfereringsavsnittet (i kredit). Se kontoplanen för val av konto samt konteringsexempel i Ekonomihandboken (figur 7.1 och 7.2).
OBS! kontrollera att kontosträngen avseende stipendier som Personalavdelningen bokat upp på konto 7931 (Lämnade bidrag till enskilda personer för konsumtion) exakt överrensstämmer med bokningen av intäktsreduceringen som skett i kontogrupp 35 mot valt konto i kontotgrupp 73 eller 74. Rapporten Kontroll transf = 0 kontrollerar att transfereringsavsnittet går i noll på institutionen, dvs konto 7300 till konto 7999 får saldot noll. Saldot på transfereringarna måste alltid vara noll över månadsbokslutet! Om transfereringsavsnittet inte går i noll kommenteras detta i övrig bilaga för konto 7300-7999. Transferingarna ska inte påverka KI:s resultaträkning då KI endast har en förmedlande roll. KI omför medel från en extern part till en tredje part dvs händelsen som ger upphov till transfereringen har inte föranlett varken någon inkomst eller kostnad endast en reducering av medel som KI förvaltar. Samtliga balanskonton, projekt samt även underfinansierade projekt genomgångna och avstämda Rapporterna för avstämning tas fram genom att klicka på fliken Rapporter och öppna mappen Månadsavstämningar, därefter väljs rapporterna; Spec. balanskonton Underfin proj På bägge rapporterna anges perioden 201X00 till 201XX. Tryck sedan klar. 3. Rapporten Spec. balanskonton visar det saldo som finns på tillgångs- och skuldkontona. Det är viktigt att kontrollera varför det finns ett saldo på kontona och vad det består av. Det ska vara enkelt att på en bilaga förklara för en extern part vad det består av och varför det uppkommit, t ex genom verifikationsnummer samt en förtydligande kommentar. Eventuella felkonteringar ska korrigeras den månad de uppstod och periodiseringar ska bokas upp enligt den rutin som finns på institutionen. Projekten ska vara genomgågna och kontrollerade så att inte kostnader som inte är tillåtna återfinns på projekten. Cancerfonen tillåter t ex inte hyreskostnader, EU och NIH tillåter inga skuldräntor eller kursförluster (NIH har dessutom speciella krav avseende resekostnader). Tänk också på att städa bland avslutade projekt. Om ett projekt är avslutat, dvs redovisat 1 och godkänt av finansiären och det ändå finns ett projektsaldo kvar, ska saldot resultatföras, dvs bokas bort som skuld gentemot finansiären och istället påverka årets resultaträkning. Detta sker vid värderingen, där redovisning sker med konto 2090 och konto 8999/Årets kapitalförändring. 1 OBS, kontrollera att finansiären godkänt att saldot tillfaller KI. I annat fall ska restsaldo återbetalas till finansiären.
Kontrollera även att det finns kontrakt till alla underfinansierade projekt. Förbered med att leta kontrakt så att de finns till hands inför varje kvartalsbokslut för att minska stressen vid dessa mer pressade bokslutsavstämningar! Konto 1931 och 1932 (Plusgirot) avstämt mot kontoutdrag När man loggat in i GiroVision så finns kontoutdraget under rapporter i menyn. Välj rapport betalningsflöde/kontoinformation. Välj period i rullmenyn och tryck på knappen Visa. 4. Det finns två rapporter att välja på. I ena rapporten finns flera olika kontoutdrag där kontoutraget för vald månad kommer först och några sidor ner finns kontoutdrag för alla konton under januari till vald månad. I den andra finns kontoinformation med inbetalningar per dag på varje konto. Om differens finns som man inte kan utreda, kontakta EA redovisning@ki.se Konto 19315 stäms av mot kontoutdrag från Danske Bank 5. För att ta ut kontoutdrag för månaden, gör så här: Logga in på Danske Bank via www.danskebank.se/myndighet Välj Transaktionsöversikt under Konton Välj institutionens konto på rullisten Konto Vid Period välj Senaste kalendermånad Kryssa för Visa meddelande för varje transaktion Tryck på Sök -knappen Summa insättning för perioden visas uppe ovanför rubrikraden som Summa insättning Klicka på Utskriftsversion och skriv ut som avstämningsunderlag DB skickar även betalningsstatistik till Ekonomiavdelningen som sänds ut till institutionerna efter månadens slut. Där framgår totalbelopp för månaden och ackumulerat under året för varje konto.
Konto 19316 stäms av mot ett kontoutdrag från SEB 6. För att ta ut kontoutdraget för månaden, gör så här: Logga in i C&I Online Gå in under Tjänster, sedan under Konton och välj slutligen Översikt Klicka på institutionens konto i listan Skriv in den gällande perioden Skriv ut underlaget och använd som avstämningsunderlag SEB skickar betalningsstatistik till Ekonomiavdelningen som vidaresänds ut till institutionerna efter månadens slut. Där framgår totalbelopp för månaden och ackumulerat under året för varje konto. Felkonto 2304 ska vara noll Som kontonamnet antyder, felkonto, så ska inga bokningar stå kvar på detta konto. Har något konterats på kontot så ska det korrigeras. Ett saldo på detta konto ger en ofullständig bild, då konto 2304, felkonto, inte tydligt visar vad det är för typ av skuld som KI har. Om bokningar ligger på detta konto beror det oftast på att konteringar inte hittat rätt vid filöverföringar, t ex televäxelfilen, och då ska det bokas om till korrekt kostnadskonto. Konto 2304 är upplagt med frivillig regel vilket innebär att konteringsfälten inte känner av ifall felaktigt kst mm anges, vilket kräver extra noggrannhet från den som bokar kontosträngen. 7. Tänk på att alltid boka bort kontosträngen exakt som den bokats upp på konto 2304! Orsaken till att Personalavdelningens felbokningar får ligga kvar är för att de inte kan åtgärdas förrän vid nästa lönekörning som sker runt den 15:e varje månad. Bilden nedan visar ett utdrag på konto 2304 för hela KI. Ekonomiavdelningen eliminerar Personalavdelningens felbokningar i företaget UE över bokslutet så att dessa inte ligger kvar som rörelsestörande poster i balansräkningen.
Avstämning av anläggningar KI följer ESV:s rekommendation och tillämpar månatliga linjära avskrivningar och den första avskrivningen på en investering påbörjas i samma månad som anskaffningsmånaden. 8. Efter att anläggningsregistrert uppdaterats börjar man med att ta ut KIFAK-rapporten. Den körs före avskrivningarna för att upptäcka eventuella fel, som t ex kan bero på ombokningar av anläggningar som skett under månaden. Rapporten finns under Egen meny, månadsavstämningar. Ange föregående period i fältet för senaste avskr.period och innevarande period vid avstämningsperiod. Åtgärda allt på rapporten. Bortse från nyupplagda anläggningar i avsnitt ett och två (nyupplagd = senaste månaden). KIFAK-rapporten syftar huvudskaligen till att kontrollera; Att vald anläggningsgrupp överrensstämmer med valt anläggningskonto Att en anläggning inte är bokad på flera kostnadsställen/projekt Att upptäcka konteringsfel vid utrangeringar eller ombokning från pågående anläggning till faktisk materiell anläggning Att anläggningar i 1000-gruppen inte har något restvärde (1000-gruppen är korttidsinvesteringar som anläggningsregistreras då investeringen är stöldbegärlig) Om KI har anläggningar som inte längre behövs i den egna verksamheten eller har blivit oanvändbara, är det tillåtet att sälja alternativt utrangera egendomen, läs vidare i kapitel 1.1 Anläggningstillgångar i Ekonomihandboken. Utgående moms avstämd mot momspliktig omsättning 9. Beställ rapporten under Egen meny, Månadsavstämningar, Momsavstämning och ange aktuell period och tryck på Spara. Hur man stämmer av momsen vid diff på t.ex. 2572: Gå in på Fråga verifikation under Ekonomi, Huvudbok, Fråga. Sök enligt bild nedan: (se bild nästa sida)
Gör samma sökning med de intäktskonton som finns med i rapporten, kan t ex vara konto 3343. Bocka posterna mot varandra. Sök Fråga verifikation på de poster som inte får någon matchning och se hur bokningen ser ut. Vid en differens är det viktigt att tänka på att det inte är det belopp som står på momsavstämningen som ska bokas bort/upp! Exempel: I momsrapporten ser det ut så här: 3343-10 000 Summa: -10 000 X 25%: -2 500 2572 0 Diff -2 500 När man sökt fram verifikationerna i fråga verifikation (enligt bild ovan) får man fram en verifikation på konto 3343 på 10 000 kr som inte har någon matchning. När man söker fram verifikationen ser man att momsen inte blivit uppbokad, som t ex kan bero på att momskoden nollats och att ingen moms heller bokförts manuellt. Rättning blir: 3343 10 000 D Momskod 0 3343 10 000 K Momskod 3 (25%)
Konteringskombinationer 10. Beställ rapporten Konteringskontroller som finns under Egen meny, Månadsavstämningar. Ange från period och till period och tryck sedan på Spara. Rapporten visar om det konteringsfel eller inte. Finns det fel så kommer dessa rader upp med en anvisning om vad som är fel. Det kan t ex vara så att man bokat på ett uppdragskonto men har en verksamhetskod som säger att det ska vara ett bidrag. Söker man på konto och verksamhetskod (i detta fall) på Fråga verifikation får man upp den verifikation som behöver rättas. Rapporten kontrollerar bland annat att: Externa intäkter inte bokats med intern finansiär Interna intäkter inte bokats med extern finsaniär Statliga intäkter inte bokats med utomstatlig finansiär Utomstatliga intäkter inte bokats med statlig finansiär Bidrag får inte bokas på en verksamhetskod som säger att det är ett uppdrag Uppdrag får inte bokas på en verksamhetskod som säger att det är ett bidrag Oreglerade kund- och leverantörsfakturor Kundfakturor All fakturering skall ske via en modul i Agresso som heter OLFI (order-lagerfakturering) och som ligger under Agresso Logistik. 11. Institutionerna har ett eget totalt ansvar för sina fordringar (fram till att eventuell indrivning skall ske via Kammarkollegiet). Fakturan skall utställas snarast efter att en fordran uppkommit, t ex i samband med externa uppdrag, vid försäljning av material och dylikt. Överenskommelse ska finnas som underlag till faktura. Detta kan vara i form av ett avtal mellan KI och uppdragsgivaren eller en överenskommelse t ex om pris, tid och antal. Moms, OH och LKP ska beaktas. Alla överenskommelser ska vara skriftliga, t ex e-post med beskrivning av vad som är överenskommet, där man ber den andra parten återkomma inom en viss tid om det finns något att invända mot. En fordran får inte överlåtas till annan. Fordringar på statliga myndigheter får inte lämnas till inkasso. Bevakning av kundfordringar görs i Agressos rutin för betalningsbevakning. Dröjsmålsränta skall tas ut på externa kundfordringar som inte betalats på förfallodagen. Inom 15 dagar efter förfallodagen skall en betalningspåminnelse skickas. Vid behov skickas en andra betalningspåminnelse efter ytterligare 15 dagar. KI har ett centralt avtal med Kammarkollegiet gällande fordran för inkassotjänster. Kontakter med Kammarkollegiet går via Ekonomiavdelningen som efter begäran från berörd institution ser till att inkassoåtgärder vidtas. En bilaga ska månatligen upprättas där oreglerade kundfakturor som är äldre än 3 månader kommenteras. En tvist om fakturabeloppet är en vanlig orsak till att kundfakturor ligger oreglerade under lång tid. Kommentaren ska utförligt belysa vad institutionen gjort för att lösa tvisten d.v.s kommentaren det finns en tvist om fakturabeloppet räcker inte!
Leverantörsfakturor För att utbetalning av leverantörsfakturor ska kunna ske måste först ett betalningsförslag (SU07) beställas från Agresso. De fakturor som kommer med på betalningsförslaget, SU07, kontrolleras enligt särskild rutin, se vidare kapitel 2.3.3.9 i Ekonomihandboken. Om något är fel eller ofullständigt vidtas nödvändiga åtgärder. Vid eventuella ändringar tas ett återskapat betalningsförslag ut. När kontrollen är avslutad körs betalningsbekräftelse (SU08). Kontroll av att SU08 stämmer överens med SU07 ska göras. Båda rapporterna skall undertecknas av den som genomför betalningarna. Därmed sänds de fakturor som ingick i betalningsförslaget till Plusgirot (avseende svenska leverantörer) och SEB (utländska leverantörer) för bevakning samt utbetalning på förfallodagen. Det är viktigt att kontrollera så att inga leverantörsfakturor ligger kvar av misstag och inte blir betalda! Om så är fallet - beställ en ny betalningsbekräftelse SU08 samt kontakta företaget ifall betalningen inte kommer dem tillhand före förfallodatumet. Om det är annan orsak till att leverantörsfakturan inte är reglerad ska detta kommenteras på en bilaga, se anvisning nr 16 (Contempus). Utebliven kreditfaktura samt ny utställd korrekt faktura är en vanlig orsak till att en leverantörsfaktura ligger oreglerad under lång tid. Var tydlig i kommentaren så att den beskriver vad institutionen gjort för påstötningar för att t ex få in en kreditfaktura samt ny korrekt utställd leverantörsfaktura! Intrastat 12. Vad är intrastat? Intrastat är ett statistiksystem för in- och utförsel av varor mellan EU-länder. Det är nödvändigt som underlag till nationalräkenskaper mm. EU:s ministerråd har konstaterat att information om varuhandeln mellan medlemsländer är väsentlig för att kunna visa den inre marknadens utveckling. Denna måste baseras på detaljerade varuuppgifter för att kunna belysa olika sektorer av näringslivets varuhandel inom gemenskapen och dess medlemsländer. Viktiga användare av statistiken är bl a Finansdepartementet, Sveriges riksbank, Konjunkturinstitutet, Sveriges Exportråd, Svenskt Näringsliv, branschorganisationer, massmedier, forskningsinstitut, Europeiska centralbanken och EU-kommissionen. Avstämning Intrastat Beställ rapporten för intrastat under Egen meny, Månadsavstämningar. Ange den aktuella perioden och tryck sedan Spara. Rapporten tar med både varor och tjänster. Det är endast varor som transporterats över den svenska gränsen som ska tas med i intrastatrapporteringen. Landskod SE ska tas bort från intrastatrapporten. Intrastaten ska skickas in till Ekonomiavdelningen via e-mail till redovisning@ki.se senast den 10:e varje månad. Blanketten som ska fyllas i för intrastat finns på hemsidan. Kontroll av varukoder kan göras på www.intrastat.scb.se. Där kan man även hitta intrastathandledningen där mer information finns.
Reavinst/förlust vid utrangering/försäljning anläggningstillgång samt avstämning av saldot på omföringen Om KI har anläggningar som inte längre behövs i den egna verksamheten eller har blivit oanvändbara, är det tillåtet att sälja alternativt utrangera egendomen. Termen utrangering används inom redovisning och innebär att en anläggningstillgång inte längre finns kvar i verksamheten på grund av att den förstörts eller skrotats. En utrangering kan ses som ett specialfall av försäljning, där erhållen ersättning = 0. I normalfallet, dvs när försäljning av anläggning sker till extern part, så ska försäljningen genomföras marknadsmässigt. KI ska emellertid vara restriktiv med försäljning, det ska gå att bevisa att egendomen inte behövs någonstans inom KI eller att den är helt obrukbar. Mer information om reavinst/reaförlust finns att läsa i kapitlet 1.1.3 Materiella anläggningar i Ekonomihandboken. 13. Rapporten Ktrl V/F=0 Del 1 kontrollerar ifall någon bokning skett som avser avyttring av en matriell anläggningstillgång och rapporten Ktrl V/F=0 Del 2 kontrollerar att den uppbokade kontosträngen avseende reavinst/förlust motsvaras av en motbokning på intäkts- alternativt kostnadskonto. Hur rapporten tas fram i Agresso, se nedan. En rapport för avstämning av dessa konton tas fram genom att klicka på fliken Rapporter och sedan öppna mappen Månadsavstämningar och sedan i tur och ordning välja respektive rapport; 1. Ktrl V/F=0 Del 1 2. Ktrl V/F=0 Del 2 På bägge rapporterna anges perioden 201X00 till 201XX. Tryck sedan klar. OBS, för att skänka utrustning krävs regeringens tillstånd enligt 28 Lag (1996:1059) om statsbudgeten. Kontakta alltid Ekonomiavdelningen ifall något sådant skulle bli aktuellt!
Contempus Den 1 juli 2008 införde KI, liksom alla myndigheter i Sverige, elektroniskt fakturahanteringssystem. Detta innebär att alla leverantörsfakturor scannas in/läses in elektroniskt. Vid beställning av varor och tjänster vid KI ska särskilt referensnummer på 10 positioner uppges ZZIIAAAAAA, där ZZ = referensid (gemensamt för alla), II = institutionsbeteckning och AAAAAA = personligt KI-ID 14. Anledningen till att en faktura har hamnat i avvikelsehanteringen i Contempus kan vara många. Men det är av största vikt att det sköts noggrant för att undvika betalningsförelägganden! KI är en stalig myndighet och har därmed rätt till 30 dagars betalningstid. Fakturagranskning som görs i för- och efterkontrollen i Contempus ska följa de regler som finns avseende vad fakturan ska innehålla, se Ekonomihandboken. Granskningen ska innebära kontroll av att: Det är en faktura och att den är ställd till KI Bilaga eller följesedel som det hänvisas till finns med Varan/tjänsten stämmer med vad som är beställt Det klart framgår vad fakturan avser Fakturanumret som scannats stämmer överens med fakturan Uppgift om F-skatt finns (när det gäller tjänster) Organisationsnummer finns Fakturabeloppet är rimligt Förfallodatumet är rimligt Det ska klart framgå syfte, deltagare mm om fakturan avser representation Kontrollera att representationsreglerna efterlevs (se intranätet under Personal/Policies) Det framgår vem som är mottagaren (om fakturan avser gåva ska sammanhanget tydligt framgå, t ex 50-års present och till vem) OBS! Rektors representationsregler (se ovan länk till riktlinjer) Konteringen stämmer. Kontrollera även på utländska fakturor: Att det finns VAT-nr Om det ska vara EU-moms eller inte. Att det framgår hur betalning ska ske. Finns det t ex en klar anvisning till vilken bank (adress, vilken stad, vilket land), kontonr, swift-kod. Ytterligare hjälp för att betalningen ska hamna rätt är att leverantörens adress är fullständig. Inom EU är det obligatoriskt att IBAN-nr och SWIFT-kod ska finnas. Om något av detta saknas ska fakturan stoppas i väntan på åtgärd samt att särsklid bilaga upprättas och sänds in till EA per e-post redovisning@ki.se. Viktigt är att kontakta företaget/organisationen som ställt ut fakturan så att det är medvetna om att KI önskar få en ny korrekt faktura utställd! I övrigt hänvisas till anvisningar och information på KIs intranät.