Formatmallen Titel Rapportens titel obligatorisk Rapportens undertitel Ej obligatoriskt fält men här kan en bild eller en kort sammanfattning på cirka 100 ord läggas in. Formatmallen Undertitel Fält för kort sammanfattning eller en bild. Här använder du formatmallarna Rapporttext 1 samt Rapporttext 2 för din korta sammanfattning. Formatmallen Titelsida Författare Linköpings universitet Linköping 2002-09-24
Det här är titelsidans baksida. Samtliga stycketecken på denna sida är formaterade med formatmallen Text. För att visa dolda styrtecken aktiveras knappen Visa/dölj på verktygsfältet Standard. Knappen Visa/dölj på verktygsfältet Standard. Stycketecken formaterade med formatmallen Text. Använd formatmallen Text för att skriva in text på denna sida. Om det finns en bild på titelsidan, ange här källa till bilden; i annat fall raderar du denna text.
Sammanfattning Formatmallen Sammanfattning Formatmallen Rapporttext 1 Här skriver du rapportens sammanfattning. Om du på titelsidan har den korta varianten av sammanfattning ska inte denna sammanfattningssida användas och då raderar du denna sida. Här används formatmallen Rapporttext 1 när du börjar skriva själva sammanfattningstexten. När du trycker på Enter-tangenten för att göra ett nytt stycke blir stycket automatiskt indraget på första raden. Detta är första raden på stycke två och den blir alltid indragen. Övriga rader i stycket börjar i vänstermarginalen. Samma gäller för övriga stycken i texten under samma rubrik. Formatmallen Rapporttext 2 Rapporttexten skrivs med formatmallen Rapporttext 1. Den är i sin tur länkad till en annan formatmall som heter Rapporttext 2. Då du påbörjar en text, dvs. första stycket, använder du formatmallen Rapporttext 1. När du sedan trycker Enter-tangenten för att fortsätta med nästa stycke kommer stycket automatiskt att formateras med formatmallen Rapporttext 2. Ovanstående funktionalitet har du när du skriver in nya stycken. Ska du däremot redigera texten väljer du från formatmallslistan vilken av dessa två formatmallar som ska styra textens format.
Förord Formatmallen Förord Denna sida är också en valfri textsida. Skriver du inget förord raderar du denna sida. Här använder du formatmallen Rapporttext 1 när du börjar skriva förordet. För nästkommande stycken formateras texten med formatmallen Rapporttext 2.
Innehållsförteckning Formatmallen Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 Figur- och tabellförteckning Denna avsnittsbrytning får ej raderas Obs! Denna sida behöver du inte göra något med förrän du ska skapa din innehållsförteckning, vilket du gör sist av allt. Det enda som du behöver göra för att innehållsförteckningen ska bli komplett är att uppdatera den genom att placera markören på det grå fältet, t.ex. på ordet Inledning. Klicka med höger mustangent och välj kommandot Uppdatera fält eller tryck på funktionstangenten F9. Välj i dialogrutan alternativet Uppdatera hela tabellen samt tryck på OK så blir din innehållsförteckning uppdaterad. Det är också mycket viktigt att den avsnittsbrytning som finns under innehållsförteckningen och figur- och tabellförteckningen ligger kvar då den styr automatiska inställningar för kommande sidor. Ska du skapa en figur- och tabellförteckning lägger du den efter innehållsförteckningen. Rubriken för en sådan förteckning finns redan i mallen. Under rubriken lägger du in hänvisningarna till respektive tabell eller figur. Se nedanstående exempel. Om rapporten inte ska innehålla någon figur- och tabellförteckning raderar du rubriken från sidan. Figur- och tabellförteckning Formatmallen Förteckning Tabell 1. Skrivprocessens olika stadier...2 Tabell 2. Rapportens olika delar...2 Figur 1. Pigg hund...9
1 Inledning Formatmallen Rubrik 1 används alltid till rubriknivå 1. Börjar alltid på en ny sida. Här påbörjar du din rapporttext. Formatmallen som används här heter Rapporttext 1. Här kommer andra stycket i texten, vilket automatiskt blir indraget på första raden. Här är Formatmallen Rapporttext 2 aktiverad. 1.1 Rubriknivå 2 Här fortsätter sedan rapporttexten. Formatmallen Rubrik 2 används alltid till rubriknivå 2. Samma formatmallar Rapporttext 1 samt Rapporttext 2 används alltid i löptexten. 1.1.1 Rubriknivå 3 Här fortsätter rapporttexten. Formatmallen Rubrik 3 används alltid till rubriknivå 3. Det finns ett antal formatmallar skapade för just den här mallen och det är av vikt att använda dessa formatmallar för att bl.a. kunna få ett enhetligt format på dokumentet. En av de stora fördelarna är också att det blir mycket enkelt för dig att redigera i dokumentet. Du väljer bara vilken formatmall som ska användas. Sedan formateras texten i enlighet med formatmallens inställningar. Att använda rubrikformatmallarna Rubrik 1 3 är ett måste för att kunna skapa innehållsförteckningen med automatik. På nästkommande sidor får du en enkel beskrivning av mallens uppbyggnad och information om hur du ska använda de formatmallar som är byggda för den här mallen. 1
2 Mallens uppbyggnad Mallens sju första sidor ligger till grund för hur rapporten ska se ut. Det är följande sidor: Titelsida där vissa uppgifter är obligatoriska. Titelsidans baksida där eventuellt text angående källa till bild skrivs. Sammanfattningssida där rubriken redan är på plats. Ej obligatorisk sida. Förordssida där rubriken redan är på plats. Ej obligatorisk sida. Innehållsförteckning där rubriken samt layouten för innehållförteckningen är på plats. Den ska alltid börja på en högersida. Under innehållsförteckningen finns även rubriken för en figur- och tabellförteckning på plats. En blanksida för att styra att rapportens första kapitel alltid börjar på en högersida. Den blanka sidan syns endast i förhandsgranskningsläget och skrivs endast ut vid behov. Första sidan för rapporttexten där första rubriken är på plats. Rapporttexten börjar alltid på en högersida. 2.1 Inställningar I mallen finns det inställningar som gör att dokumentet byggs upp på ett konsekvent sätt. Dessa inställningar är: Marginaler samt inställning för motstående sidor Styckejustering (texten blir marginaljusterad) Innehållsförteckning Formatmallar Avsnittsbrytning för rätt sidnumrering samt att rapportens första textsida alltid börjar på en högersida Automatisk avstavning (Om du vill ändra en automatisk avstavning måste du använda mjukt bindestreck. Detta gör du genom att trycka på Ctrl + bindestrecket.) 2
2.1.1 Formatmallar Att använda formatmallar för att få rätt utseende på texten sparar mycket tid och underlättar dessutom redigeringsarbetet. Det finns dock en viss struktur för hur formatmallarna ska användas och den beskrivs här lite närmare. 2.2 Länkade formatmallar När du skriver in dina rubriker och använder formatmallarna Rubrik 1, Rubrik 2 samt Rubrik 3 och sedan trycker på Enter-tangenten kopplas automatiskt de formatmallar som ska styra själva rapporttextens utseende på. Den formatmall som styr första textstycket heter Rapporttext 1. Tryck sedan på Enter-tangenten för att påbörja nästkommande stycke; då aktiveras formatmallen som heter Rapporttext 2. Ovanstående sker automatiskt vid inskrivning men behöver du däremot redigera redan inskriven text måste du hämta fram rätt formatmall från formatmallslistan för att applicera den på rätt textstycke. 2.3 Ej länkade formatmallar Det är bara de i punkten 2.2 angivna formatmallarna som är länkade till varandra. Syftet med länkningen dem emellan är att du inte ska behöva fundera på alla inställningar som annars skulle behöva göras för att uppnå ett konsekvent format. Alla formatmallar som finns i mallen, inklusive de som länkas till varandra, kan hämtas manuellt och appliceras på texten för att få rätt formatering. Hämta en formatmall genom att klicka på listpilen för formatmallslistan. Det finns också möjlighet att snabbt aktivera en formatmall genom att använda det kortkommando som eventuellt är kopplat till formatmallen. I listan som beskriver formatmallarna närmare, ser du vilket kortkommando som är kopplat till vilken formatmall. Stycket efter en bild formateras med formatmallen Rapporttext 1. 2.4 Att tänka på vid användning av formatmallar Alla formatmallar har sina speciella inställningar som formaterar texten på ett speciellt sätt. För att t.ex. kunna skapa en innehållsförteckning som av 3
speglar dina rubriker inom rapporttexten ska du alltid använda dig av följande formatmallar: Rubrik 1 för rubriknivå 1 Rubrik 2 för rubriknivå 2 Rubrik 3 för rubriknivå 3 Egenrubrik för rubriksättning av rubriken Referenslista samt Bilagor Referenslista för tryckta källor för rubriksättning av underrubriken tryckta källor i referenslistan Referenslista för otryckta källor för rubriksättning av underrubriken otryckta källor i referenslistan Nedanstående formatmallar används bara på sin angivna plats i dokumentet. Titel, Undertitel, Titelsida, Förord, Sammanfattning, Innehållsförteckning samt Förteckning används bara om det behövs just vid dessa rubriker. Styckena är ju redan formaterade med respektive formatmall där texten ska vara placerad. 2.5 Formatmallsbeskrivning inbyggda formatmallar som används i mallen Namn Kortkommando Kommentar Citat Alt+c Används till citat Egenrubrik Alt+e Används till egna rubriker som ska ingå i Innehållsförteckning t.ex. rubrikerna Bilagor, Referenslista. Dessa rubriker är onumrerade. Exempeltext Alt+x Används till exempeltext Förord Inget Rubriken finns i mallen Förteckning Inget Rubriken finns i mallen Innehåll 1, Innehåll 2, Inget Används automatiskt i innehållsförteckningen Innehåll 3 Innehållsförteckning Inget Rubriken finns i mallen Lästips Alt+ä Formaterar texten för lästips Numrerad lista 4 (Nummerlista) Alt+n Skapar en indragen numrerad lista som börjar med siffran 1 Punktlistor Alt+p Skapar indragen punktlista Rapporttext 1 Alt+r Rapporttextens icke indragna stycken Rapporttext 2 Alt+a Rapporttextens indragna stycken 4
Namn Kortkommando Kommentar Referenslista Alt+l (L) Referenslistans text Referenslista tryckta källor Inget Används till underrubrik i referenslistan Referenslista otryckta källor Inget Används till underrubrik i referenslistan Rubrik 1 Alt+1 Rubriknivå 1 Rubrik 2 Alt+2 Rubriknivå 2 Rubrik 3 Alt+3 Rubriknivå 3 Sammanfattning Inget Rubriken finns i mallen Text Alt+s Används när ingen annan formatmall ska användas Titel Inget Används till rubriken titel på titelsidan Titelsida Inget Används till text på titelsidan Undertitel Inget Används till undertiteln på titelsidan 5
3 Exempel på formatmallarnas layout samt korta kommentarer Citat Indragen kursiv text. Här har jag som citatmarkör använt indrag och tätare radavstånd (packad text); det vill säga jag har placerat och utformat texten så att den skiljer sig från den löpande texten för övrigt. Egenrubrik Lägger rubriken på ny sida och formaterar texten med Arial 16 punkter fet. Används till egna rubriker som ska ingå i innehållsförteckningen t.ex. rubriken Bilaga samt rubriken Referenslista. Exempeltext Exempel 2. Enligt Jönsson (1993) kan dialoghanteringen beskrivas i en dialoggrammatik som är avsevärt enklare än en planbaserad AI-formalism. Förord Lägger rubriken på ny sida och formaterar texten med Arial 16 punkter fet. Innehållsförteckning Lägger rubriken på ny sida och formaterar texten med Arial 16 punkter fet. Innehåll 1, Innehåll 2, Innehåll 3 Olika nivåer i innehållsförteckningen kopplat till respektive rubriknivå 4 Rapportens olika delar...5 4.1 Inledande del... 5 4.1.1 Titelsida... 5 6
Förteckning Formaterar texten med Arial 16 punkter fet. Används till rubriken för figur- och tabellförteckningen Numrerad lista 4 (Nummerlista) 1. Utgivningsår inom bågparentes 2. Titel i kursiv stil Obs! Du måste själv börja om numreringen på 1 för varje ny numrerad lista i rapporten; annars kommer listorna att numreras löpande. 1. Klicka med höger mustangent på första raden i din lista 2. Välj i snabbmenyn kommandot Punkter och numrering 3. Välj alternativet Påbörja ny numrering 4. OK. Punktlistor Skapar en indragen punktlista Nästa punkt Rapporttext 1 Används till att skapa stycke nummer ett i den löpande rapporttexten. Texten är inte indragen på första raden. Rapporttext 2 Används till att skapa alla stycken utom stycke ett i den löpande rapporttexten. Första raden i varje stycke blir indraget. Referenslista Hängande indrag fr.o.m. rad två i stycket Leth, Göran & Thurén, Torsten (2000). Källkritik för Internet. Styrelsen för psykologiskt försvar. 7
Referenslista tryckta källor Formatmallen används för att skriva underrubriken tryckta källor i referenslistan. Formaterar rubriktexten med Arial 12 punkter fet. Referenslista otryckta källor Formatmallen används för att skriva underrubriken otryckta källor i referenslistan. Formaterar rubriktexten med Arial 12 punkter fet. Rubrik 1 Rubrik 1 lägger rubriken på ny sida och formaterar texten med Arial 16 punkter fet samt 6 punkter efter varje stycke. Exempel: 1 Inledning Rubrik 2 Rubriknivå 2 formaterar texten med Arial 14 punkter fet. 18 punkter före varje stycke. 1.2 Källor Rubrik 3 Rubriknivå 3 formaterar texten med Arial 12 punkter fet. 12 punkter före varje stycke. 1.2.1 Referenslista Sammanfattning Lägger rubriken på ny sida och formaterar texten med Arial 16 punkter fet. Text Denna formatmall används där inte någon av de övriga kan användas, t.ex. för att göra blankrader mellan text och tabeller eller mellan punktlistor och texten. Obs! Skillnaden att använda denna formatmall mot den formatmall som heter Normal är att formatmallen Text med automatik marginaljusterar texten. Titel Gäller för rapportens titel på titelsidan. Rapportskrivning 8
Undertitel Gäller för rapportens undertitel på titelsidan. En lathund för studenter Titelsida Gäller för rapportens övriga information på titelsidan. Magnus Merkel Lästips Att värdera webbplatser själv (2003). [webbplats] Hämtat från <http://lankskafferiet.skolverket.se/information/vardera.html> 3 februari 2003. Råd för den som hämtar information från Internet, källkritik m.m. Det är viktigt att du ser till att innehållsförteckningen alltid påbörjas på en högersida. Det gäller även rapportens första löptextsida samt sidan där Bilaga 1 påbörjas. I det fall du raderar någon av sidorna Sammanfattning eller Förord måste du manuellt infoga en ny tom sida före sidan med Innehållsförteckning eftersom denna alltid börjar på en högersida. För att göra detta gör så här: 5. Placera markören till vänster om bokstaven I i ordet Innehållsförteckning 6. Tryck sedan Ctrl + Enter-tangenten. Markörens placering I ditt dokument är sidan 2 angiven i stället för sidan 1. En annan sak som du bör notera är att det kan inträffa att sidnumreringen i innehållsförteckningen inte är korrekt från början. Så fort du uppdaterar innehållsförteckningen rättas sidnumreringen till. 9
För att styra att Bilaga 1 börjar på en högersida kan du manuellt behöva infoga en sidbrytning före den sidan. 1. Placera markörken efter sista tecknet på den sida som föregår sidan Bilaga 1 2. Tryck sedan Ctrl + Enter-tangenten För att på ett korrekt sätt skapa beskrivningar, etiketter och en figur- och tabellförteckning till olika objekt (tabeller, bilder etc.) rekommenderar vi att du använder hjälpfunktionen i MS Word. Lycka till! 10