SF Föreskrifter Denna upphandling är upprättad i enlighet med ABFF 04 i enlighet med SF 06 (uppdaterad version av SF 04) ingående Aff, avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer i stort dessa föreskrifter. Funktionskrav/åtgärdskrav Beträffande förhållandet mellan funktionskrav och åtgärdskrav se ABFF, punkt 5a med tillhörande kommentar. Pyramidregeln Det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som skrivs t ex under rubriken SF1, gäller således för SF1.1, SF1.11 osv, om inte annat anges under dessa underrubriker. Förkortningar: B = Beställare E = Entreprenören UE = Underentreprenör SE = Sidoentreprenör SF0 ALLMÄNT inbjuder till anbudsgivning gällande - -, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. Upphandling sker via ett Öppet förfarande enligt Lagen om Offentlig Upphandling. LOU (SFS 2007:1091). Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. e-avrop är s allmänt tillgängliga databas för upphandlingar. Här kan du som entreprenör kostnadsfritt bevaka nuvarande och kommande upphandlingar från och andra organisationer i regionen. Förfrågningsunderlaget hämtas av presumtiv anbudsgivare på www.e-avrop.com. Det åligger anbudsgivare att före anbudets lämnande själv kontrollera att ett fullständigt förfrågningsunderlag erhållits. Utvärdering av anbud sker efter en i förväg utarbetad ekonomisk mall med s.k. jämförelsetal, som innebär att offererat pris viktas mot andra kriterier antingen procentuellt med påslag/avdrag eller med en fastställd summa. Observera att omfattning endast är uppskattat. Lägst jämförelsetal vinner upphandlingen. Anbudet skall vara bindande till och med 2012-01-15 Frågor och svar Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt. Du ställer din fråga på samma sida, www.e-avrop.com, som där du hämtade detta förfrågningsunderlag. Frågor måste ställas senas den 2011-10-07 för att bli besvarade. Frågor som inkommer efter detta datum kommer inte att besvaras. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt till alla som redan hämtat ut underlaget från www.e-avrop.com. Förutom att frågor & svar besvaras via din e-post publiceras alla frågor & svar i upphandlingens annons. Anbuds lämnande 1
Anbud skall lämnas elektroniskt och vara upphandlande enhet tillhanda senast 2011-10-17. Se handling Hur anbud lämnas via e-avrop. SF0.1 Beställare 642 81 Flen Org.nr: 212000-0332 Besöksadress: Sveavägen 1 www.flen.se Flens Bostads AB Box 74 642 22 Flen Org.nr: 556154-4866 Besöksadress: Storgatan 23 www.flensbostad.se s Fastighets AB 642 81 Flen Org.nr: 556823-9288 Besöksadress: Sveavägen 1 SF0.31 Beställarens målsättning för entreprenaden B s målsättning med upphandlingen är att skapa en effektiv förvaltning av gatu- och fastighetsmark till en fortsatt låg kostnad och med jämn och bra kvalitet. Ska tolkas som att ansvarsfördelningen mellan E och B måste vara klar vad gäller E s egenkontroll av arbetet, ronderingar, arbetsledning, klagomål etc. Ett upphandlingsprotokoll ska upprättas och diskussioner föras vid kommande upphandlingsmöte. Utöver att löpande ansvara för det egna åtagandet förväntas E också vara B s "ögon och öron" ute i verksamheten och ska därför rapportera uppgifter om skadegörelse, klotter, trasig utrustning etc. även i de fall detta inte direkt ingår i E s verksamhetsområde. E skall utföra entreprenaden i enlighet med dessa mål och övriga krav i upphandlingen. SFO.32 Kvalitetsmål för tjänsten (entreprenaden) B s målsättning med upphandlingen är att skapa en effektiv förvaltning av gatu- och fastighetsmark B s med jämn och bra kvalitet. E skall utföra entreprenaden i enlighet med kvalitetskraven under punkten SF2.1 och SF3.4 nedan. SFO.33 Miljömål för tjänsten (entreprenaden) B s målsättning med upphandlingen är att skapa en effektiv förvaltning av gatu- och fastighetsmark med långsiktig utveckling mot miljöanpassade varor och tjänster för såväl yttre miljön som arbetsmiljön. B kommer vid anbudsutvärderingen att prioritera den anbudsgivare som i sitt åtagande minimerar påverkan på miljön i negativ riktning. E skall utföra entreprenaden i enlighet med miljökraven under punkten SF 2.2 och SF 3.5 nedan. 2
SF1 OMFATTNING Entreprenörsavtal avseende snöröjning och halkbekämpning på gatumark samt vid fastigheter tillhörande, Flens Bostads AB och s Fastighets AB enligt bifogade handlingar. Entreprenaden avser gatumark och fastighetsmark belägna i Flen, Malmköping, Hälleforsnäs, Sparreholm, Mellösa, Skebokvarn, Bettna och Vadsbro. För gatumark består entreprenaden av fem (5) geografiska delar enligt nedan: Hälleforsnäs (2 maskiner) Malmköping (2 maskiner) Mellösa (1 maskin) Sparreholm - Skebokvarn (2 maskiner) Vadsbro - Bettna (1 maskin) För fastighetsmark består entreprenaden av sex (6) geografiska delar enligt nedan: Flen södra Flen norra Malmköping Hälleforsnäs - Mellösa Sparreholm - Skebokvarn Vadsbro - Bettna E övertar ansvaret för skötseln i befintligt skick. E kan inte ställa några särskilda krav på extra resurser eller tilläggsarbeten utan att B givit sitt medgivande. Däremot förväntas E inom tre (3) månader anmäla ev. brister till B så att ställning kan tas till ev. åtgärder vid varje enskilt tillfälle. Underlåtelse att anmäla brister innebär att E inom ramen för ordinarie åtagande ska sköta och i vissa fall även förbättra problem som uppkommit innan entreprenaden inleddes. Ev. reservationer mot detta krav ska vara prissatt i anbudet. SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågingsunderlaget 02 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER ABFF 04 (bifogas ej) 03 AFF-DEFINITIONER 04 (bifogas ej) 06 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER daterade 2011-08-26 061 OBJEKTBESKRIVNING - Digitalt kartmaterial 3
062 BESKRIVNING AV ARBETSUPPGIFTEN - Beskrivning av entreprenaden 063 ÖVRIGA HANDLINGAR - Hur anbud lämnas elektroniskt via e-avrop - Information om Prevision via Skatteverket - Kvalificering - Utvärdering SF1.2 Material och varor SF1.21 Förbrukningsmaterial SF1.211 Förbrukningsmaterial för administrativa arbetsuppgifter E bekostar förbrukningsmaterial för de administrativa arbetsuppgifterna såsom papper, porto etc. SF 1.212 Förbrukningmaterial för fastighetens drift Följande förbrukningsmaterial för fastighetens drift skall ingå i E s fasta ersättning SF1.22 Material och varor för underhåll Följande material och varor för underhåll skall ingå i E s fasta ersättning. Sandningsflis (2,5 eller 4,8) Vägsalt för gatumark SF1.3 Tillkommande och avgående arbetsuppgifter under kontraktstiden Regleras i första hand genom separat överrenskommelse i varje enskilt fall och i andra hand genom proportionering av berörd snöröjningsyta i förhållande till entreprenadens totala snöröjningsyta. Två (2) månaders uppsägningstid gäller för avgående ytor om inte annan tid kan överrenskommas. SF1.4 Sidoentreprenörer och leverantörer B s aktuella avtal med SE kan E finna i kommunens Upphandlings- och avtalsdatabas, www.eavrop.com. Direktlänk till aktuella upphandlingar finns på s hemsida, www.flen.se under Näringsliv. Avfallshantering och vatten sköts av s bolag Flen Vatten och Avfall AB som är ett av tre (3) ingående bolag i driftsbolaget Sörmland Vatten och Avfall AB. Se även SF2.5 nedan. SF1.5 Kontroll av mängder och statusuppgifter E skall kontrollera att de mängder och statusuppgifter som B angivit i förfrågningsunderlaget överensstämmer med verkliga förhållanden. Om kontrollen visar att avvikelser föreligger skall ersättningen regleras. Krav på sådan ersättningsreglering skall vara framställt senast ett (1) år efter kontrakttidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. Avvikelser på +/- 10 % ska ej regleras. 4
SF1.9 Övriga uppgifter om omfattning För arbeten som hyresgäst beställer av E skall följande gälla: Arbeten skall godkännas av B innan arbetet påbörjas och utförande skall ske i samråd med B. SF2 UTFÖRANDE SF2.12 Beställarens kvalitetskrav Arbetsmetoder och hjälpmedel skall väljas med hänsyn för långsiktig underhållningsstatus med beaktande av kvalitets- och miljöaspekter SF2.22 Beställarens miljökrav E skall följa nedan angivna miljökrav. Endast produkter som uppfyller B s uppställda kvalitets- och miljökrav får användas. Vid inköp skall miljömärkta produkter prioriteras. Produkter som används eller upphandlas av E i entreprenaden får inte innehålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens begränsningsdatabas och bör inte innehålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens Obsdatabas. Dessa kan hittas på www.kemi.se Produkter som används eller i entreprenaden skall vara miljödeklarerade enligt allmänt accepterade miljökriterier som till exempel enligt Byggsektorns Kretsloppsråd s byggvarudeklaration. Miljödeklarationerna skall förvaras av E och överlämnas till B vid kontraktets upphörande. Motorredskap, redskap och handverktyg skall vara drivna av miljöanpassade drivmedel och vara av miljöanpassat utförande, t.ex. försedd med katalysator. Tunga maskiner som används vid utförandet bör uppfylla Euro 2 i EUs Euro-klassificering avseende emissionsutsläpp. E skall på uppmaning från B kunna lämna uppgifter om förbrukning av drivmedel och kemiska produkter m m detta som ett led i B s milöledningssystem. Se vidare i Beskrivning av entreprenaden. SF2.3 Statuskontroll Det åligger anbudsgivaren att före anbudsinlämningen, på plats, ha inhämtat information om åtagandet och om omständigheter som kan påverka anbudspriset. Uppgifter om yttre skötselytors beskaffenhet och skick måste kontrolleras på plats. Underlåtenhet att utföra kontroller av angivet slag fritager inte E från ansvaret att utföra ett fullständigt och korrekt arbete. Ingen särskild visning av områdena kommer dock att ske. SF2.4 Tillhandahållanden SF2.41 Handlingar och uppgifter från beställaren B skall omgående till E översända handlingar t.ex mottagna avier, erhållna meddelanden, förelägganden, skrivelser o.d, rörande uppgifter som enligt detta avtal ankommer E. 5
SF2.42 Handlingar och uppgifter från entreprenören E skall inför ev avtalsskrivning lämna följande handlingar: - Registreringsbevis från Bolagsverket - Aktuell ansvarsförsäkring - Ev. certifikat avseende kvalitets- och/eller miljöledningssystem - Kvalitetsplan för uppdraget (se SF3.4) (se SF3.4) E skall inom en (1) månad efter begäran från B lämna in de handlingar, register och andra uppgifter avseende förvaltningsobjekten som överlämnats till E i anslutning till entreprenadens inledning, som tillkommit som ett resultat av entreprenaden eller som under entreprenadtiden särskillt beställts av B. E skall till B tillhandahålla miljöstatistik beträffande entreprenaden, såsom mängd och sort av använda material/kemikalier samt transporter och förbrukningar av olika slag. SF2.43 Utrymmen m m som beställaren tillhandahåller Får diskuteras vid varje enskilt fall. SF2.5 Varor, tjänster och entreprenader SF2.532 Entreprenörens avtal med entreprenörer E skall kontrollera att UE fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal t ex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen skall utföras före avtalsskrivning med UE och därefter årligen. B skall godkänna alla eventuella UE. Kontroll kan göras via s k Prevision via Skatteverket. Se Infoblad Skatteprevision Flen. SF2.6 Ändringar och tilläggsarbeten Med tillägg till ABFF 04 punkt 15 skall underrättelse om ändringar och tilläggsarbeten vara skriftliga för arbeten som bedöms överskrida 2 000 kr. SF2.7 Kundkontakter B fäster stort avseende vid att åtgärdande av anmälda fel sköts på ett omsorgsfullt sätt, se SF4.32. SF3 ORGANISATION Väsentliga ändringar i parts organisation som berör entreprenaden skall meddelas skriftligen till motparten SF3.1 Organisation och personal E s platsorganisation inklusive UE anges i anbudet och skall godkännas av B innan kontrakt skrivs. det skall även finnas en beskrivning av (även UE) kompetens/utbildning/bakgrund. SF3.11 Ombud 6
B s ombud/kontaktperson under kontraktstiden är: för och s fastigheter AB - Roger Andersson för Flens Bostads AB - Sören Johansson E s ombud/kontaktperson under kontraktstiden anges i anbudet och skall godkännas av B innan kontrakt skrives. SF3.2 Fullmakter Vid behov av skyndsamma åtgärder vid t ex haveri har E behörighet att vidtaga de åtgärder han anser erforderliga för att begränsa skadans omfattning och minimera avbrottstiden. E redovisar sanast vidtagna åtgärder för B. E ges dock i normalfallet inte fullmakt att själständigt byta material. Kontakt ska tas med B innan åtgärd vidtages. SF3.3 Personal E s personal inklusive personal hos UE skall ha erforderlig utbildning, erfarenhet, behörighet och Svenska språkkunskaper för sina uppgifter. B fäster stort avseende vid att E s personal och personal hos anlitade UE skall vara enhetligt och prydligt klädda, uppträda på ett trevligt sätt och bära synligt ID-kort eller annan identitetshandling som B godkänt. E skall samordna och ansvara för arbetsmiljön för egen och ev UE s personal. E skall också innan arbetet inleds upprätta arbetsmiljöplan även om detta formellt åligger B. SF3.4 Kvalitetsledning E skall redovisa sitt kvalitetsledningssystem och utarbeta förslag till kvalitetsplan anpassat för uppdraget. Sådan kvalitetsplan skall bifogas anbudet på anmodan från B inför ev. avtalsskrivning. SF3.41 Kvalitetsansvariga B s kvalitetsansvarige är: För och Fastigheter AB - Roger Andersson För Flens Bostads AB - Sören Johansson E s kvalitetsansvarige anges i anbudet SF3.5 Miljöledning E skall redovisa sitt ev. miljöledningssystem och på B s begäran utarbeta förslag till miljöplan för uppdraget. SF3.51 Miljöansvariga B s miljöansvarige är: För och Fastigheter AB - Roger Andersson För Flens Bostads AB - Sören Johansson 7
E s miljöansvarige anges i anbudet. SF3.532 Beställarens miljökontroll Löpande stickprovskontroller kan komma att göras under avtalstiden. Vid stickprovskontroll skall miljö- och kvalitetsansvarig hos B och arbetsledare hos E deltaga. SF3.6 Dokumentation SF3.61 Entreprenadrapport E skall löpande föra dagbok, noteringar om brister och andra väsentliga iakttagelser som rör entreprenaden samt lämna förslag till förbättringar och utveckling. E skall också föra statistik över felanmälningar och genomförda åtgärder i enlighet med kvalitetsplanen. SF3.7 Möten SF3.71 Kontraktsmöten Kontraktsmöten/driftmöten skall normalt hållas en (1) gång per månad. Mötena skall följa en agenda som utarbetas i samråd mellan partena. Vid mötena deltar både ledningspersonal och driftpersonal med nödvändig kännedom om lokala driftförhållanden. SF4 TIDER SF4.2 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning Detta avtal skall gälla fr o m 2011-10-01 till 2014-09-30 med ensidig rätt för beställaren att förlänga avtalet under valfri tid, dock längst två (2) år. Timpriser/A-priser/timmar enligt särskild anbudslista får av B avropas löpande. Kontraktet upphör att gälla om inte B senast sex (6) månader före utgången av respektive kontraktsperion meddelat skriftlig önskemål om förlängning. SF4.3 Tider för utförande av arbete Alla dagar oavsett tid på dygnet och oavsett helg eller vardag. SF4.31 Utförandetider E skall utföra sitt arbete under normal arbetstid om annat inte överenskommes. SF4.33 Tid för information till hyresgäst/verksamhet Planeringsbara ingrepp som påverkar hyresgäst/verksamhet skall aviseras till dessa senast sju (7) dygn innan arbetet utförs. Sådan avisering skall även göras till B. 8
SF5 ANSVAR SF5.3 Försäkringar Om part orsakar skada som ersätts av den andra partens försäkring, betalas självrisken av den part som orsakat skadan. Observera att E ansvarar för att ev UE har rätt försäkringar. SF5.32 Entreprenadförsäkring E är skyldig att vid anmodan visa B vilka försäkringar som finns. SF5.321 Ansvarsförsäkring E skall under kontraktstiden teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring med omfattning enligt ABFF 04 punkt 32. Gällande ansvarsförsäkring skall delges B inför ev avtalsskrivning. E s ansvarsförsäkring skall förutom vad som anges i ABFF 04 punkt 32 innefatta följande försäkringsvillkor: Nyckelförlust Försäkringen skall ersätta skälig kostnad för ändring - eller om så erfodras - byte av lås i fastighet inom Sverige i samband med att omhändertagen nyckel förkommit. Ersättning enligt detta villkor lämnas inte: 1. Om nyckel var märkt med namn och/eller adress i klartext 2. Vid stöld av olåst bil Polisanmälan skall utföras och kopia lämnas till försäkringsbolaget. Omhändertagen egendom Undantaget för omhändertagen egendom skall ha följande lydelse: försäkringen gäller inte för skada på produkt som den försäkrade eller för hans räkning annan person hyrt, leasat, lånat eller på annat sätt nyttjat. SF5.322 Försäkring för förmögenhetsbrott E skall under kontrakttiden ha en försäkring för förmögenhetsbrott. SF5.4 Arbetsmiljö SF5.42 Samordning av arbetsmiljö E övertar det samordningsansvar för arbetsmiljön på gemensamma arbetsställen, som enligt 3 kap 7 Arbetsmiljölagen åvilar B, avseende arbeten där E, UE och/eller SE är engagerade. E s personal skall vid arbeten i anslutning till gatumark bära s k varselkläder enligt EN 471. SF5.43 Arbetsmiljöplan E skall upprätta arbetsmiljöplan innan arbetet påbörjas även i de fall detta åvilar B. SF5.5 Brandskydd E övertar inom ramen för sitt åtagande det brandskyddsansvar som åvilar B. 9
SF5.512 Entreprenörens brandskyddsansvarige E skall utse en brandskyddsansvarig som anges i anbudet. SF5.513 Brandskyddsutbildad personal E skall efter anfodran uppvisa intyg över genomgången utbildning för berörd personal. SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nyklar m m E skall förvara b s handlingar på ett betryggande sätt. Nycklar/passerkort som E erhåller för entreprenadens genomförande kvitteras och återlämnas vid entreprenadens slut. Nycklar skall förvaras betryggande. Förlorad nyckel/passerkort anmäles omgående. Förluster av nycklar/passerkort ersätts med belopp motsvarande skadans storlek. SF5.7 Säkerhet och sekretess SF5.71 Säkerhet E skall informera sin personal om B s säkerhetsbestämmelser och ansvara för att dessa följs. SF6 EKONOMI SF6.1 Ersättning SF6.11 Ersättning för kontraktsarbetena Ersättning för kontraktsarbetena utgår som fast ersättning dels per timme och material och dels per jourersättning för gatumark med indexreglering. För fastighetsmark utgår ersättning per 10 tillfällen och A pris med indexreglering. Pris skall vara fast till 2012-09-30. Ersättning för rese- och traktamentskostnader skall ingå i pris. Pris anges i bilaga Utvärdering och beräknas utifrån en fastställd ekonomisk mall med sk. jämförelsetal d.v.s. offererat pris jämförs mot andra kriterier med avdrag/påslag. Beräkning görs efter uppskattad omsättning för en "normal" säsong. SF6.111 Ersättning för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen A-priser och timpriser skall ha fast pris t o m 2012-09-30. I övrigt se SF6.13. SF6.12 Ersättning för förändringar och tilläggsarbeten Reglering av kontraktssumman för ändring eller tilläggsarbete görs på följande ordning och sätt: 1. enligt ett i förväg överrenskommet pris 2. utifrån tillkommande eller avgående yta. SF6.13 Ersättning för kostnadsändringar (indexreglering) Pris skall regleras med hänsyn till förändringarna i SCB s Konsumentprisindex; KPI, huvudgrupp, månad. Använd tidsserien för huvudgrupp Transporter med basmånad juni året före regleringstillfället. 10
Upphör detta index att framställas skall annat lämpligt index användas i dess ställe. Reglering skall utföras årligen och första regleringen skall avse tiden 2012-10-01 till 2013-09- 30. Regleringen baseras på indextalet för juni månad året före regleringstillfället jämfört med det preliminära indextalet för samma månad ett (1) år tidigare. Följande regleringar görs på motsvarande sätt med ett (1) års förskjutning. SF6.2 Fakturering och betalning Betalning sker mot faktura 30 dagar efter mottagandet och korrekt faktura. För fakturans utformning och adress se Kommersiella villkor punkt 1.7. SF6.21 Fakturering och betalning av fast ersättning För utförda kontraktsarbeten faktureras årligen 90 % av årsarvodet med en femtedel 1/11, 1/12, 1/1, 1/2 och 1/3. Betalning skall sedan ske 30 dagar efter korrekt fakturas ankomst. Resterande 10 % av årsarvodet utbetalas efter godkänd årlig slutkontroll, varefter årlig slutfaktura med 30 dagars betalningstid får utfärdas. B godtar inga faktureringsavgifter eller andra administrativa avgifter. Dröjsmålsränta efter Räntelagen. Varje faktura skall märkas i enlighet med B s anvisningar om kostnadsställen etc. SF6.22 Fakturering och betalning av arvode för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen. Fakturering och betalning av arvoden för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen görs löpande med 30 dagars betalningstid. Får ej samfaktureras med det fasta arvodet. I övrigt gäller SF6.21. SF6.23 Fakturering och betalning av ändringar och tilläggsarbeten Fakturering och betalning av ändringar och tilläggsarbeten görs löpande med 30 dagars betalningstid. Arbetena skall vara kontrollerade och godkända av B före betalning. I övrigt gäller SF2.21 och SF6.22. SF7 AVSLUTANDE STATUSKONTROLL SF7.1 Avslutande statuskontroll B kallar till avslutande statuskontroll av entreprenaden som verkställs i samband med att avtalet upphör. Vid slutkontroll skall status- och kvalitetskontroll utföras. SF8 AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING SF8.1 Avbeställning 11
Se ABFF 04 punkt 47. SF8.2 Hävning Se ABFF 04 punkt 48. SF9 TVIST Tvist med anledning av kontraktet skall avgöras vid svensk allmän domstol/förvaltningsrätt eller av skiljemän enligt Lagen om Skiljemän. B bestämmer vilket förfarande som ska gälla. SF10 ÖVRIGT Kontraktet får inte av part överlåtas på annan utan den andra partens medgivande. 12