Avstämningar inför årsskiftet 2017/2018 Förbered dig i god tid inför årsskiftet. För att kunna rapportera kontrolluppgifter till Skatteverket är det viktigt att du går igenom vissa inställningar. Redan nu bör du påbörja arbetet med att stämma av företagsuppgifter, dina anställdas uppgifter samt ackumulatorvärden i ditt löneprogram så att du är förberedd när årsskiftesarbetet väl ska påbörjas. Ett korrekt underlag är en förutsättning för ett smidigt årsskifte. Nyhet i år Utländskt skatteregistreringsnummer (TIN) och Landskod (TIN) gäller numera även KU10. Från och med inkomståret 2017 har skyldigheten att lämna uppgift om utländskt skatteregistreringsnummer utvidgats. Nu gäller skyldigheten även för obegränsat skattskyldiga i Sverige som har hemvist i en annan stat. Företagsuppgifter Gå in under menyn Arkiv Företagsuppgifter för att se till att företagsuppgifterna är kompletta. Anställdaregistret Gå in under menyn Register Anställda för att kontrollera att de anställda har fullständiga och korrekta uppgifter ifyllda. Personnummer/samordningsnummer/födelsetid. Fullständig adress. Kontrolluppgift KU13/KU14 Specifikationsnummer vid dubbla anställningar. Företagsledare/Delägare. Socialavgiftsavtal. Om KU via e-post, kontrollera markering samt e-postadress. Bilkod. Om du har bråttom med januarilönen och väljer att hoppa över denna punkt måste du tänka på att göra eventuella justeringar gällande dessa uppgifter manuellt både i det föregående och i det innevarande året. Fliken Allmänt Personnummer/samordningsnummer/födelsetid Se till att de anställda har ett fullständigt personnummer/samordningsnummer alternativt födelsetid angivet. Om en anställd saknar eller inte har ett fullständigt personnummer, får du ett meddelande om att du ska ange en födelsetid under fliken Statistik mm. Vilka regler som gäller för registrering av födelsetid ser du i meddelandet. Adress Anställda som har ett samordningsnummer eller som inte har ett fullständigt svenskt personnummer, har en födelsetid ifylld, måste ha en korrekt adress. Komplettera med namn, gatuadress, postnummer samt postort. 1
En anställd med samordningsnummer eller födelsetid ska kompletteras i anställdaregistret med namn, gatuadress, postnummer samt postort. Fliken Statistik mm Kontrolluppgift Ska du lämna KU13 eller KU14 för några av dina anställda måste du komplettera med utländskt skatteregistreringsnummer, så kallat TIN-nummer samt landskoder för bland annat medborgarskap. För KU14 ska du även fylla i landskod för arbetsland. Utländskt skatteregistreringsnummer (TIN) och Landskod (TIN) gäller numera även KU10. Från och med inkomståret 2017 har skyldigheten att lämna uppgift om utländskt skatteregistreringsnummer utvidgats. Nu gäller skyldigheten även för obegränsat skattskyldiga i Sverige som har hemvist i en annan stat. Om du har anställda som omfattas av dessa regler anger du Utländskt skatteregistreringsnummer (TIN) och Landskod (TIN) på fliken Statistik mm i anställdaregistret. När du skapar kontrolluppgifter kommer de uppgifter som du registrerar här med på kontrolluppgift till den anställde och i filen till Skatteverket. Specifikationsnummer Kontrollera att de anställda, som har dubbla anställningar, har olika specifikationsnummer på respektive anställning. Om du sedan tidigare registrerat specifikationsnummer på personer med flera anställningar är dessa sparade och används som tidigare. Företagsledare/Delägare Om en person är företagsledare, närstående till företagsledare eller delägare i fåmansföretag ska du markera detta med en bock i rutan Delägare i fåmansföretag. Vilka som avses med Delägare kan du läsa på Skatteverkets hemsida. Socialavgiftsavtal Om en anställd har ett socialavgiftsavtal och detta ska redovisas på kontrolluppgiften ska du markera rutan Socialavgiftsavtal finns. Fliken PA KU Via E-post Kontrollera att de anställda som ska få sin kontrolluppgift via e-post har en markering i rutan KU Via E-post. Om den anställde ska få sin kontrolluppgift på papper behövs ingen markering. Kontrollera även att dessa anställda har en korrekt e-postadress på fliken Allmänt, även de som slutat och har ett avgångsdatum under året som ska få sin kontrolluppgift via e-post. Fliken Bilförmån Bilkod Om de anställda har en bilkod ifylld under fliken Bilförmån men inte haft förmånsbil under året alternativt att de har haft förmånsbil under året men saknar en bilkod i anställdaregistret, kommer dessa anställda att behöva korrigeras. 2
Ett lätt sätt att kontrollera detta är att gå till menyn Analys Rapporter, fliken Egna rapporter och ta ut rapporten Personuppgifter. Till höger i beställningsbilden markerar du Anställningsnummer, Bilkod och Ackumulator 1. För att få ackumulator 113 Bilförmån utskriven skriver du en text samt nummer 113 i rutorna under Ackumulator 1. På rapporten ser du om någon anställd saknar antingen bilkod eller värde i ackumulator 113 och du får korrigera därefter: Om den anställde haft förmånsbil under året: Värde finns men ingen bilkod skriv in bilkoden i anställdaregistret. Om den anställde inte haft förmånsbil under året: Bilkod finns men inget värde ta bort bilkoden. Om du hanterar stora volymer av förmånsbilar kan du ta hjälp av kontrollen som finns under menyn Verktyg Kontrolluppgifter punkten Validera/skapa fil till Skatteverket. En logglista skapas över de uppgifter som inte har korrekt format och som måste korrigeras. Rutinen Validera/skapa fil till Skatteverket beskrivs i avsnittet om Kontrolluppgifter. Har den anställde haft flera bilar under året, kan du välja den senaste bilens bilkod. Avstämning av ackumulatorer Stäm av ackumulatorvärden i ditt löneprogram, om du inte gör det kontinuerligt varje månad under året. Skatteverket jämför arbetsgivardeklarationerna du har lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade arbetsgivardeklarationerna som Skatteverket har som underlag. 3
Du stämmer av enligt nedan: Arbetsgivardeklaration Ackumulator Summa avdragen skatt (ruta 82) Avdragen prel. skatt 101 Summa bruttolön (ruta 50) Kontant bruttolön 111 Summa förmåner (ruta 51) Ackumulatorer för förmåner (för ackumulatornummer, se nedan) Vill du titta på en guide om Arbetsgivardeklaration mot ackumulatorvärden, klicka här» Vill du titta på en guide om Avstämningar inför årsskiftet nr 1, klicka här» Vill du titta på en guide om Avstämningar inför årsskiftet forts nr 1, klicka här» Påbörja avstämningen Ta ut Arbetsgivardeklarationen för hela året under menyn Analys Rapporter Periodens & Månadens. Välj 2017 i rutan för Löneutbetalningsmånad. Gå därefter in under menyn Analys - Ackumulatorvärden. Ta ut tre listor, en för ackumulator 101 Avdragen preliminär skatt, en för 111 Kontant bruttolön samt en för förmåner, exempelvis ackumulatorerna 113, 118 samt 141-147, håll ner Ctrl-knappen för att välja flera ackumulatorer. Klickar du på rubriknamnet i kolumnen Värde, när du fått fram de anställdas ackumulatorvärden enligt ovan, sorteras listan i storleksordning efter de värden de anställda har i respektive ackumulator. Hur påverkar lönearternas inställningar arbetsgivardeklarationen? För att du ska kunna kontrollera samt felsöka vid behov, är det viktigt att du vet vilka inställningar i programmet som styr var uppgifterna hamnar på kontrolluppgiften: 4
Löneartens inställning under Typ styr var värdet ska hamna på Arbetsgivardeklarationen. Inställningen under Summera vid avräkning till styr i vilken ackumulator värdet ska sparas. Ackumulatorernas värde kommer från de lönetransaktioner som skapats under året. Rätt inställning på dina lönearter är grunden till korrekta uppgifter i ackumulatorerna. Kontrolluppgifterna hämtar sina värden från ackumulatorerna. Logiken i programmet är byggd så att varje ruta på kontrolluppgiften har en motsvarighet i en ackumulator med liknande nummer, exempelvis Ruta 011 Kontant Bruttolön har sin motsvarighet i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. Avstämning skatt Ruta 82 på arbetsgivardeklarationen, Summa avdragen skatt, ska stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen preliminär skatt. I den här avstämningen finns det inga naturliga differenser utan värdena ska överensstämma. Avstämning bruttolön Ruta 50 på arbetsgivardeklarationen, Avgiftspliktig bruttolön utom förmåner, ska stämmas av mot det värde som finns i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. Beloppet i ruta 50 på arbetsgivardeklarationen är de skattepliktiga ersättningar som företaget betalat arbetsgivaravgift på under året. 5
Naturlig felkälla om beloppen inte stämmer Har du något av följande: Anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening). Anställda som har en markering i rutan Socialavgiftsavtal i anställdaregistret. Anställda som har en markering i rutan Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret, som fått skattegrundande ersättningar. Använt en löneart som är Skattegrundande och kopplad till ackumulator 111 men Ej underlag för arbetsgivaravgift. Då ligger summan för detta med i ackumulator 111 Kontant Bruttolön men finns inte med i ruta 50. Detta är en helt naturlig differens eftersom ersättningarna inte är underlag för sociala avgifter. På sidan 2 i Arbetsgivardeklaration för hela år 2017 får du en indikation om vad differensen beror på, exempelvis summan för löntagare som har tjänat under 1000 kr eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening alternativt summan för löntagare med negativ bruttolön. För korrekt avstämning ska eventuella värden i ackumulator 111 räknas bort, annars har du ett för högt värde i ackumulator 111 i jämförelse mot ruta 50 Avgiftspliktig bruttolön utom förmåner på arbetsgivardeklarationen. Du kan även använda rapporten Specifikation till arbetsgivardeklaration för att exempelvis se vilka som har tjänat under 1000 kr och därmed identifiera differensen. Du hittar rapporten under Rapporter - fliken Periodens & månadens. 6
Avstämning förmåner Ruta 51 på arbetsgivardeklarationen, Avgiftspliktiga förmåner, ska motsvara summan av ackumulerade värden från: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån Naturlig felkälla om beloppen inte stämmer Har du något av följande: Anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening). Anställda som har en markering i rutan Socialavgiftsavtal i anställdaregistret. Anställda som har en markering i rutan Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret, som fått skattegrundande ersättningar. Anställda som fått Drivmedelsförmån, lönearterna 872 och 873, där 873 har inställningen Ej underlag arbetsgivaravgift. Då finns deras förmåner med i ackumulatorerna för respektive förmån men inte i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen. Kontrollera även om det kan vara så att du har en anställd med negativ lön som orsakar en differens. På rapporten Specifikation till arbetsgivardeklaration framgår även värdet gällande förmåner. Förtydligande: I ackumulator 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån ingår värden från både löneart 872 Drivmedelsförmån och 873 Drivmedelsförmån, ej sociala avgifter. Den sistnämnda ingår inte i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen utan är en naturlig differens. Ta ut lönehistorik för löneart 873 Drivmedelsförmån, ej sociala avgifter under Rapporter - Egna rapporter - Transaktionshistorik för utbetalningsdatum 20170101 20171231 för att se hur stor differensen är. Kom ihåg att markera rutan Skriv ut anställda som har slutat. 7
För korrekt avstämning ska värdet av löneart 873 räknas bort från det totala ackumulerade värdet av förmåner annars får du ett för högt värde i jämförelse mot ruta 51 Avgiftspliktiga förmåner på arbetsgivardeklarationen. Fortfarande differenser? En annan möjlig felkälla kan vara att en löneart inte varit rätt kopplad under året, och därmed summerats felaktigt. Om differensen enbart är på några kronor beror det på öresavrundning som tillämpas av Skatteverket vid beräkning av underlag till arbetsgivardeklarationen. För en fördjupad analys av dina värden klickar du på knappen Underlag under menyn Analys Rapporter, rapporten Arbetsgivardeklaration. Du får ut en rapport som visar exakt vilka siffror arbetsgivardeklarationen baseras på per ruta och anställd. Du väljer själv vilka rutor du vill granska närmare. Vill du läsa mer om hur du fördjupar dig i din avstämning, klicka här» Du hittar all information om årsskiftet på Kundtorget under rubriken PROGRAMSUPPORT Årsskifte. 8