Trackit Malmö högskola En kartläggning av hur Malmö högskola följer och följer upp sina studenter före, under och efter studierna

Trackit Malmö högskola En kartläggning av hur Malmö högskola följer och följer upp sina studenter före, under och efter studierna Hanne Smidt Magnus Lindqvist Lindha Makne

Förord Malmö högskolas övergripande mål är att vara ett öppet och inkluderande lärosäte där studenter och medarbetare aktivt deltar i utvecklingen av högskolans utbildningar. Tillsammans gör vi högskolan till en förebild för livslångt lärande och global handlingskompetens. Mångfalden hos studenter och medarbetare ses som en förutsättning för att möta samhällets utmaningar, och högskolans utbildningar utvecklar studenternas förutsättningar att leda och agera i olika förändringsprocesser. Detta ställer krav på hur vi verkar för att attrahera studenter, hur vi välkomnar och hur vi bemöter studenter i hela vår verksamhet. Genom projektet Trackit ser vi en möjlighet att identifiera och sprida goda exempel på aktiviteter som finns på högskolan. Men också till utveckling inom de områden där vi behöver stärkas. Malmö högskola ser det som en viktig kvalitetsfaktor att med engagemang och intresse kunna följa våra studenter in i, under och efter studierna för att gemensamt ta ansvar för att utveckla och förbättra våra lärandemiljöer. Studenter vid Malmö högskola ska känna sig sedda och väl bemötta i alla avseenden. Även efter avslutade studier vill vi behålla en tät kontakt med tidigare studenter. Våra alumner utgör en viktig resurs då deras kunskap och erfarenheter ger värdefulla perspektiv på utbildningen och dess relevans i samhället. Det ska vara ett välunderbyggt val att komma till Malmö högskola för utbildning och att, i det livslånga lärandet, återkomma till högskolan för att vidareutvecklas både professionellt och personligt. Cecilia Christersson Prorektor Malmö högskola 1

Från författarna Vi är mycket tacksamma för all den information vi har fått i detta projekt av engagerade studenter och anställda vid Malmö högskola. Utan deras deltagande hade det inte varit möjligt att göra denna kartläggning, eller att dra slutsatser och lämna rekommendationer. Ett stort tack också till rektor Stefan Bengtsson och prorektor Cecilia Christersson för deras uppdrag och stora engagemang för projektet. Vår förhoppning är att rapporten ska kunna vara till stöd och inspiration för alla som arbetar med att följa upp och stödja studenter inom högskolan. Vi hoppas även att den kan bidra till ett ökat fokus på studentuppföljning och den strategiska och kvalitativa utvecklingen av lärandemiljöerna vid Malmö högskola. Målet är att alla studenter ska ges likvärdiga goda förutsättningar för lärande oavsett vid vilken fakultet de studerar vid. Vi vill med rapporten stimulera till ett fortsatt engagemang i dessa frågor på alla nivåer och bidra till att kunskap om den goda praxis som finns sprids mellan institutioner, fakulteter och det gemensamma verksamhetsstödet. Hanne Smidt, Magnus Lindqvist och Lindha Makne Malmö, augusti 2013 2

Sammanfattning Projektets syfte är att synliggöra det uppföljningsarbete som redan sker inom Malmö högskola för att på så sätt skapa en utgångspunkt för utveckling av hur studenter blir bemötta och följs upp, och som kan underlätta spridning av goda exempel på god praxis. Gemensamma eller likvärdiga uppföljningsrutiner bidrar till att säkerställa att alla studenter och alumner ges goda möjligheter och tillgång till stöd oavsett vid vilken fakultet eller vilket program de studerar. Bättre kunskap om studenternas studielivscykel bidrar till att förbättra retention och genomströmning, men kan även bidra till att utveckla pedagogiken och ett bättre anpassat utbildningsutbud. Trackit- projektet vid Malmö högskola visar att det finns ett stort engagemang för att följa och stödja studenterna vid högskolan, men att detta engagemang inte alltid är systematiserat, kommunicerat och synliggjort inom alla delar av högskolan. Både anställda och studentrepresentanter vid högskolan ser ett stort behov av att identifiera, utveckla och systematisera stödet till studenterna, så att varje student känner att Malmö högskola arbetar för att just hon eller han får de bästa förutsättningar för att fullfölja sina studier. Uppföljning och kunskap om studenter och alumner bör utgöra ett underlag för utvecklingen av både utbildning och studentstöd på kort och lång sikt. Bättre kunskaper om studenterna gynnar inte bara utvecklingen av utbildningarna vid Malmö högskola, utan så gör även arbetssättet att identifiera och bemöta problem som berör både individuella studenter, särskilda grupperingar eller en hel utbildning. Högskolan bör kunna erbjuda svar på frågor som: var kommer studenterna ifrån, vilka studenter blir antagna, hur klarar de studierna och vart de tar vägen efter examen? Frågor som fakulteterna i dagsläget har mycket olika praxis för att ta reda på. Vi föreslår att Malmö högskola utvecklar en gemensam minimipraxis för uppföljning av studenter och alumner baserat på den praxis som redan finns utvecklad inom delar av högskolan (se bilaga 3) och de möjligheter till gemensamt stöd som NyA, Ladok, SILA, VLM, ekonomisystemet och introduktionen av ett CRM- system erbjuder. Ett effektivt strukturerat gemensamt stödsystem gör informationen lättillgänglig och minskar tiden som varje enskild medarbetare måste lägga på att söka fram och sammanställa uppgifter. Tid som kan användas till studentstöd i stället. Det underlättar dessutom kommunikationen med presumtiva och befintliga studenter. Kommunikation kan anpassas och därmed få bättre genomslagskraft och stödet kan anpassas efter behov. Det ger även en förbättrad kommunikation med alumner, dels för att använda dem som resurs i undervisningen men också för att stimulera och stödja det livslånga lärandet. Det skapar förutsättningar för att upprätthålla kvalitet i uppföljning och stöd. Förslaget bygger på utvecklingen av ett närmare samarbete mellan stödverksamheterna, fakulteterna och utbildningsprogrammen/institutionerna och att man tillsammans bygger upp en gemensam kunskap kring studenterna vid Malmö högskola. I översikten presenteras främst aktiviteter eller god praxis som har en tydlig koppling mellan insamling av data (följa) och olika former av stöd (uppföljning). Arbetet med att utveckla uppföljningsaktiviteter och studentstöd bör anses vara under ständig utveckling eller a work in progress och anpassas till utvecklingen i både studentpopulationen och sammansättningen av utbildningsutbudet i ett ständigt föränderligt internationellt tätare utbildningslandskap. 3

1. Bakgrund till Malmö högskolas kartläggning av hur man följer och följer upp sina studenter före, under och efter studierna vid högskolan Introduktionen av Bolognaprocessen 1999 förändrade radikalt utbildningsstrukturen vid lärosäten i många europeiska länder och ledde till ett tydligt fokus på studentcentrerat lärande och på användbarhet av universitetsutbildningar. Samtidigt har antalet studenter inom högre utbildning ökat radikalt. Utvecklingen har, tillsammans med ökad autonomi och ändrade finansieringsformer i många länder, lett till ett större behov av kunskap om vilka studenterna är, hur de klarar sig på lärosätet och vart de tar vägen efter examen. Att utveckla (enkla) metoder för att bedöma genomströmning och framgång för studenterna under studietiden och i arbetslivet efter examen har fått en ökad betydelse. Med hjälp av denna kunskap förbättras lärosätenas möjlighet att utforma utbildningar av hög kvalitet till allt större och mer heterogena grupper av studenter. Ökad systematisk kunskap om studenter och alumner (bakgrund, genomströmning och framgång på arbetsmarknaden samt utbildningarnas arbetsmarknadsrelevans) är nödvändig information för en ständig förbättring av innehållet och kvaliteten i utbildning och stödfunktioner (EUA Trackit 2012). I oktober 2010 lanserade EUA (the European University Association) det så kallade TRACKIT! projektet i samarbete med fem europeiska partners 1. Projektet fick stöd av den europeiska unionens Lifelong Learning Programme. Syftet med projektet 2 var att göra en jämförande studie över hur lärosäten inom Europa följer studenters vägar in i utbildningen, genom utbildningen och ut i arbetslivet. Projektet har kartlagt modeller och drivkrafter för studentuppföljning på såväl internationell som nationell nivå och på enskilda lärosäten, belyst den strategiska användningen av uppföljningen av studenter och alumner och värderat dess betydelse för lärosätet och dess studenter. Den europeiska rapporten är en kunskapsbank med goda exempel på uppföljnings- och stödaktiviteter till nytta för europeiska lärosäten, policystiftare på nationell och europeisk nivå och alla andra som arbetar med uppföljning av studenter och alumner. Rapporten bygger på information insamlad från 31 länder genom intervjuer med nationella kontaktpersoner och har i tillägg faktaavsnitt som beskriver nationell praxis för uppföljning (tracking). De nationella beskrivningarna kompletteras med praktiska exempel på hur studenter följs upp på 23 lärosäten i 11 länder. Resultatet från EUA- projektet (Trackit, 2012) visar att man i många europeiska länder arbetar systematisk med att följa och följa upp studenterna på både nationell nivå och på universitetsnivå i syfte att kontinuerligt förbättra utbildningarna. Utvecklingen i vissa delar av Europa sker mycket aktivt och strukturerat och understöds av forskning inom området, medan det i andra delar sker i långsammare takt och ofta ganska fragmenterat (Trends 2010). 1 European University Association (EUA); Irish Universities Association/ UCD Geary Institute; 2 EUA (2012) Gaebel, M., Hauschildt, K., Mühleck, K., Smidt, H.: Tracking Students and Learners Progression Paths TRACKIT, Brussels 2012 http://www.eua.be/libraries/publications_homepage_list/eua_trackit_web.sflb.ashx 4

Globalt finns det en klar tendens till att lärosäten med fokus på kvalitetsutveckling och en strävan efter internationell konkurrenskraft har börjat implementera en mer aktiv uppföljning av studenter och alumner som ger återkoppling tillbaka till lärosätet. Ökade krav på breddad rekrytering, kvalitetssäkring, marknadsföring av utbildningar, pedagogisk utveckling, finansiering och förbättrat studentstöd bidrar till denna utveckling. Bättre kunskap om studenterna, information till dessa och studentstöd är redan eller kommer att bli centralt i den framtida rekryteringen av studenter oavsett om det handlar om internationell eller nationell rekrytering, eller om information till avnämare kring kvaliteten i utbildningarna. Den europeiska utvecklingen går mot ett mer aktivt uppsökande och uppföljande stöd till studenterna i motsättning till uppfattningen att studenten själv ska söka detta. Dessa tendenser ligger i linje med kraven på den större redovisningsskyldighet som den ökade autonomin har fört med sig och som tar sig uttryck på många olika sätt, inte minst genom uppkomsten av olika typer av internationella, europeiska och nationella rankingar och insamling av information och nyckeltal. Lee Schulman (2007) har i sin artikel: Counting and Recounting: Assessment and the Quest for Accountability formulerat att det är nödvändigt för lärosätena att: take control of the narrative and engage their students genom att inhämta mer kunskaper om studenterna och använda informationen för kvalitetsutveckling. EUA Trackit- rapporten presenterar tio riktlinjer till europeiska universitet 3 : 1. Create a coordinated and appropriate set of tracking measures 2. Ensure that the tracking approach covers the entire student lifecycle 3. Ensure that tracking supports the overall governance and management of the institution and its strategic goals 4. Assess how tracking can contribute to the establishment of institution- wide key performance indicators 5. Consider how tracking measures corresponds to external demands 6. Build on existing external tracking approaches 7. Ensure the active participation and engagement of different parts of the institution 8. Consider the institutional capacities for research and data management and how the results can be utilised 9. Communicate and use the results for a variety of purposes 10. Ensure that tracking is anchored in quality assurance Med utgångspunkt i kartläggningen och slutsatserna från EUA Trackit- rapporten och arbetet inom Malmö högskola med att vidareutveckla arbetet kring utbildningskvaliteten beslutades 2013 att anlita Hanne Smidt (Senior Advisor vid EUA och en av författarna bakom den europeiska rapporten) för att kartlägga hur fakulteterna och den gemensamma stödverksamheten vid högskolan följer och följer upp studenter och alumner. I uppdraget ingick även att utarbeta rekommendationer om hur högskolans rutiner eventuellt skulle kunna 3 EUA (2012) Gaebel, M., Hauschildt, K., Mühleck, K., Smidt, H.: Tracking Students and Learners Progression Paths TRACKIT, Brussels 2012 http://www.eua.be/libraries/publications_homepage_list/eua_trackit_web.sflb.ashx 5

vidareutvecklas. Intentionen var att kartlägga hur Malmö högskola kan använda uppföljning i ett utvecklande och strategiskt syfte. En projektgrupp etablerades med Lindha Makne, kvalitetskoordinator, Magnus Lindqvist, alumnkoordinator, och Hanne Smidt, projektledare. Projektets syfte är att synliggöra det uppföljningsarbete som redan sker inom Malmö högskola för att på så sätt skapa en utgångspunkt för utveckling av hur studenter blir bemötta och följs upp, och som kan underlätta spridning av goda exempel på god praxis. Gemensamma eller likvärdiga uppföljningsrutiner bidrar till att säkerställa att alla studenter och alumner ges goda möjligheter och tillgång till stöd oavsett vid vilken fakultet eller vilket program de studerar. Bättre kunskap om studenternas studielivscykel bidrar till att förbättra retention och genomströmning, men kan även bidra till att utveckla pedagogiken och ett bättre anpassat utbildningsutbud. 2. Projektets metodik Trackit- projektet vid Malmö högskola har genomförts mot bakgrund av EUA- rapportens riktlinjer och har använt EUAs definition av tracking (en uppföljningsaktivitet): insamling av information om studenter och alumner (via enkäter, barometrar, nyckeltal eller administrativa data) för att följa genomströmningen av: (1) studenter genom deras studier (t.ex. studieprogression, rörelse mellan studieprogram, studieavbrott), (2) alumners arbetsmarknad (t.ex. tid mellan examen och anställning, typ av anställning, relevans av utbildning), eller (3) studiebyte (t.ex. problem vid byte av program eller utbildning). Projektets metodik baseras på semistrukturerade intervjuer med representanter från den gemensamma stödverksamheten, studentrepresentanter (kårerna) och representanter från samtliga fakulteter. Intervjuerna syftade till att kartlägga existerande policy och praxis för att följa studenterna. Metodiken medför en viss upprepning av olika slutsatser, eftersom synpunkterna från de intervjuade grupperna många gånger stämde överens. Genom intervjuer har en kartläggning av hur fakulteter och gemensamt verksamhetsstöd följer och följer upp studenter och alumner genomförts. Kartläggningen omfattar även hur resultatet av dessa uppföljningar används i det strategiska utvecklingsarbetet och i studentstödjande syfte. Intervjufrågorna utgick från följande övergripande frågeställningar: Hur följer och följer man upp (informerar och stödjer) studenter och alumner på fakultetsnivå och inom gemensamt verksamhetsstöd? Hur kan bättre kommunikation om och koordination av olika arbetssätt kring uppföljning och studentstöd mellan fakulteterna bidra till en långsiktig och kvalitativ utveckling av utbildningarna och lärandemiljön vid Malmö högskola? Kan man utveckla en mera gemensam praxis för uppföljning och stöd för studenterna vid Malmö högskola? Till skillnad från det internationella projektet kartläggs i detta projekt det stöd som finns på högskole-, fakultets- och programnivå för att främja studenters progression genom deras 6

studier och ut i arbetslivet. Projektet har således berört uppföljningsaktiviteter som t.ex. kursvärderingar och annan typ av information kring studentens upplevelse av sina studier som strikt sett inte definieras som uppföljning av progression (tracking) i EUA- projektet. Projektet på Malmö högskola har också varit inspirerat av Tintos 4 och Thomas 5 teorier om retention som utgår från vikten av bland annat studenternas sociala och akademiska integration i den akademiska världen under den första delen av studierna. Resultatet av kartläggningen kan användas som ett första steg mot att bygga upp en kunskapsbank med best practice. Kunskap om praxis när det gäller insamling och användning av nyckeltal, uppföljning av och stöd till studenter, samt uppföljning av alumner, kan användas som underlag både när det gäller akademisk och social integration och utveckling av utbildningarna i övrigt. Att följa studenterna före utbildningen avser att ta reda på vilka studenter som söker, vilka som antas och vilken bakgrund de har och sedan använda denna information för att utveckla rekryteringen och - genom nybörjarenkät och uppföljning under den första terminen - förbättra retentionen. Uppföljningen under utbildningen handlar om att följa studentens retention och genomströmning, upplevelse av studierna (kursvärdering och andra enkäter) och erbjuda vägledning och stödaktiviteter vid behov. Ett särskilt fokus har varit om man kan följa olika typer av studenter eller grupper av studenter för att utveckla ett mer riktat stöd. Uppföljningen efter utbildningen handlar om övergången mellan studier och arbetsliv, karriärvägledning, mentorskap, kontakt med arbetslivet i form av praktik eller verksamhetsförlagd utbildning (VFU), examenshögtid, alumnregistrering alumnundersökningar och återupptagande av studier. Intervjuerna med ledningen, fakultetsrepresentanter och studentrepresentanter genomfördes av projektgruppen under maj 2013 och hade fokus på fakultets- och högskoleövergripande aktiviteter inom utbildning på grund- och avancerad nivå, men specifika aktiviteter på programnivå ingick också där de var relevanta. Intervjuerna hade som syfte att kartlägga existerande praxis, och hade enbart en indirekt koppling till andra utvecklingsprojekt inom högskolan som Strategi 2020 eller introduktionen av VLM. 3. Intervju med ledningen vid Malmö högskola Ledningen har tydliga visioner för Malmö högskola: är en ung högskola och ska utveckla sin profil och hitta sin nisch i det svenska högskolelandskapet. Högskolan ska profilera sig genom utbildning och forskning för att möta de utmaningar som samhället står inför och ska stimulera till livslångt lärande och handlingskompetens i ett föränderligt samhälle. Högskolan har arbetat och ska aktivt arbeta med rekrytering för mångfald och erbjuda utbildning som präglas av kvalitet och relevans, samt ha utbildningsformer som förbereder studenten inför arbetslivet. Kontakter och utbyte med arbetslivet ska vara integrerade i alla utbildningar. Malmö högskolas utbildningar ska utgå från studentens lärande genom studentaktiva lärandeformer och 4 Tinto, V. (1975) "Dropout from Higher Education: A Theoretical Synthesis of Recent Research" Review of Educational Research vol.45, pp. 89-125. Tinto, V. (1982) "Limits of theory and practice in student attrition" Journal of Higher Education vol.53 no.6 pp. 687-700 5 Thomas, E.A.M. (2002) "Student retention in Higher Education: The role of institutional habitus" Journal of Educational Policy vol.17 no.4 pp. 423-432 7

studenternas aktiva kunskapsutveckling, med syftet att utveckla kompetenser som är efterfrågade i det globala samhället. En målsättning för Malmö högskola är att hitta ett metodiskt sätt att följa studenterna vid högskolan för att få en systematisk överblick över studenternas väg genom de olika utbildningarna och att identifiera när vi bäst kan ge stöd till våra studenter under studietiden via individuellt anpassad kommunikation. Malmö högskola ska utveckla en metodik, så att alla högskolans studenter känner sig välkomna och sedda, och inte enbart ha kunskap på aggregerad nivå. Information som ska kunna gagna både enskilda studenter och grupper av studenter. Dessutom vill vi med Trackit möjliggöra fortsatt kontakt med våra studenter även efter examen för att få feedback som ska bidra till den kontinuerliga utvecklingen av våra utbildningar och för att kunna rikta erbjudanden om utbildningstillfällen. Malmö högskola arbetar med att utveckla kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling, med studenten i centrum. En viktig del av detta arbete är ett skapa ett systemstöd som kan ta fram data så att man kan följa studenten både före, under och efter studierna. Systemet ska ha flera dimensioner och ska bidra till att göra det tydligare för studenterna genom anpassad kommunikation, vilket stöd de kan få och vart det stödet finns att tillgå. Nyckeltal kring retention och genomströmning ska vara en central del av systemet, baserat på kvalitetssäkrad och jämförbar data och ska ingå i verksamhetsuppföljningen. Malmö högskola ska etablera ett system för verksamhetsuppföljning som både kan styrka utvecklingsarbetet på program- och fakultetsnivå och skapa överblick på högskoleövergripande nivå. Malmö högskola ska följa sina studenter så att man kan göra insatser på rätt ställe, ha fokus på och visa studenten att han eller hon är sedd (en transparens i processen), här behöver man ett mind shift där nyfikenheten kring studenten är en drivkraft. Ledningen anser att en övergripande målsättning är att utveckla Malmö högskolas profil som en högskola som har fokus på att erbjuda utbildning med en arbetslivsanpassad och tydlig koppling till det omgivande samhället. Samtidigt ska utvecklingen av utbildningen bidra till att säkerställa att all verksamhet inom högskolan har fokus på att etablera en kvalitetsloop, i vilken högskolan agerar och reagerar på insamlad information kring både den enstaka studenten och grupper av studenter. Hög kvalitet i utbildningarna och att studenterna får en likvärdig service under sin tid på högskolan ska säkerställas. Man anser också att det är viktigt för högskolan att utveckla ett samarbete med andra nationella och internationella lärosäten och att skapa möjligheter för att jämföra sig med dessa. Malmö högskola ska våga benchmarka och stå upp för sin profil. Ledningen anser att det är viktigt att öka erfarenhetsutbytet mellan fakulteter och gemensamt verksamhetsstöd. 4. Intervju med studentrepresentanter vid Malmö högskola Intervjun med studentrepresentanterna (Studentkåren Malmö och Odontologiska studentkåren) visade att man uppfattade studentstödet och studentuppföljningen som en mycket viktig del av studierna vid Malmö högskola. Rekryteringen av presumtiva studenter sköts huvudsakligen på central nivå av kommunikationsavdelningen. Arbetet involverar studentambassadörer och studentrepresentanter som deltar på mässor i Sverige. Kårerna är inte direkt involverade i detta 8

arbete. Studentmottagandet består, enligt studentrepresentanterna, av ett mejl med besked om antagning och ofta en välkomstuppringning från en student vid den fakultet eller det program studenten har blivit antagen till. Dessa mejl och uppringningar är mycket uppskattade av studenterna. Studenterna har mycket olika upplevelser av studentmottagandet, men underströk i intervjun hur viktigt mottagandet är för om man stannar kvar på en utbildning. Introduktionen upplevdes ofta som mycket spretig, vissa fakulteter och program har bra introduktioner av kårerna och utbildningsansvariga, medan andra i stort sett bara levererade en kursplan. Antalet tidiga drop- outs upplevdes som stort och man såg en klar relation mellan tidig drop- out och bristande studentmottagande. Tillgänglighet, rätt information i rätt tid och kvalitén i bemötandet under första terminen upplevdes som lika viktig som kursupplägget. Introduktionsdagar/vecka anses vara mycket viktiga oavsett vilken form de har, men generellt sett ser man gärna en sammanhängande introduktion. Särskilt uppskattat är en introduktion som har en balans mellan det akademiska, det sociala och en introduktion av möjlig professionsinriktning via alumner - en praxis som bidrar till den professionella integrationen. Introduktionen till studentstödsverksamheten var i de flesta tillfällen bra, men det skulle vara bättre om den var återkommande under första året, då man har svårt att ta till sig den om den kommer i början som en korvstoppning. Kurser som t.ex. Academic Writing underlättade studiestarten mycket. En studentgrupp som inte fångas upp i välkomstmottagningen är de som antas i efterhand. Dessa missar både mottagning och mycket av informationen. Uppföljningen av studenterna under studierna vid högskolan ansågs i allmänhet inte fungera bra, man får information från alltför många olika kanaler och svårt att få överblick över utbildningen och tillgängligt studentstöd. Det finns mycket stöd att få men studenterna känner inte till det. Studenterna upplever att informationen på högskolans webbplats mest riktar sig till presumtiva studenter och mindre till befintliga studenter. It s learning bör bytas ut enligt kårerna. Plattformen saknar stabilitet, belastningen är för hög för kapaciteten och man tappar ofta kontakten. Man bör kunna förvänta sig stabilitet, tydlighet, tillgänglighet och användbarhet av en lärplattform. Studenterna upplever att kursvärderingar i allmänhet fungerar dåligt, undantaget var vid Odontologiska fakulteten (OD) där arbetet med kursvärderingar och - utvärderingar upplevs som välfungerande. Exempel på kritik från studenterna är att kursvärderingen inte alltid är anonym, att frågor är för generella, och att resultatet av kursvärderingen inte är synligt för studenterna. Man saknar återkoppling från föregående termin och ser inte nyttan av egen insats, vilket medför att engagemanget bland studenterna är lågt. Om kursvärderingen inte leder till ett tydligt resultat eller respons ser studenterna helt enkelt inget värde av kursvärderingen. På OD görs kursvärderingar med nästintill 100% svarsfrekvens via länk på It s learning. Man diskuterar dessutom kursen i grupp, därefter görs en återkoppling till nästa studentkull. Studentkåren Malmö funderar på att skapa en utbildning för kursrepresentanter för att stödja kursutvärderingsprocessen. Tanken är att ge studentombuden verktyg för att bättre motivera studenterna att fylla i kursvärderingen. Förslag från studentrepresentanterna: Lägg upp kursrapporterna på kurshemsidorna för skapa transparens och gör det möjligt att söka 9

upp kursutvärderingarna även för presumtiva studenter. Ytterligare ett förslag var att ge återkoppling efter kursen i samband med tentamensgenomgång. Gruppen var positiv till pilotprojektet med att skapa en egen meritportfolio, men för att få den att fungera menade de att tid måste avsättas och nyttan påvisas. Annars riskerar man att inte attrahera de studenter som har störst behov av att dokumentera, reflektera och presentera sina studiemeriter. Förslag från studenterna: Man kanske kan avsätta två timmar efter varje kurs för att göra detta i samarbete med en lärare. Studentrepresentanterna upplevde att resurserna för studie- och karriärvägledning var otillräckliga och några ansåg att arbetsfördelning mellan kursansvariga och studievägledare otydlig. Karriärvägledning och de återkommande seminarierna uppskattades. Studenter som hade haft en tydlig arbetsmarknadsanknytning redan under introduktionen eller fått ta del av presentationer/föreläsningar med alumner under första terminen upplevde detta som mycket värdefullt. Men såg gärna mera kontinuerligt fokus på arbetsmarknadsanknytningen i utbildningarna, en bättre integrering av praktik eller VFU i utbildningen och flera typer av arbetslivsorienterade inslag som t.ex. mentorverksamhet, samarbete med externa parter kring examensarbete etc. Det var ett allmänt önskemål att få bättre kunskap om arbetsmarknaden och bättre uppsamling av erfarenheter kring t.ex. praktik, och att praktik och andra liknande inslag i allmänhet blir bättre integrerade i utbildningarna. Förslag från studenterna: en mer aktiv policy inom högskolan när det gäller praktik, VFU och annan arbetsmarknadsanknytning, bättre information om vart alumner hamnar på arbetsmarknaden (viktig information även för presumtiva studenter). Studenterna anser att arbetsmarknadsdagar är mycket viktiga och ser det som ett gemensamt ansvar för högskolan och studentkåren. Studentkåren är mycket intresserad i att bidra med arbetskraft och idéer, men kårens huvudansvarsområde är studiesociala aktiviteter och studiebevakning. Arbetsmarknadsdagar varierar i dag mycket, vissa är generella andra är fakultetsfokuserade, men man ser gärna att det fanns en arbetsmarknadsmässa kopplad till varje program. För att fasthålla kontinuitet är det viktigt att högskolan delvis tar ansvaret för detta. I dag skiftar det från program till program och är många gånger beroende av enskilda lärares engagemang. Förslag från studenterna: Alumnarbetet behöver utvecklas, genom att t.ex. etablera en databas över tidigare studenter som man kan kontakta i samband med arbetsmarknadsdagar. Examenshögtiden är viktig. Studenterna tycker inte att det är tillfredställande att bara ha tagit sin sista kurs och sista examination som avslutning på utbildningen. De ville gärna ha en markerad avslutning - en examenshögtid och gärna en avslutningsmiddag som de internationella studenterna har. Malmö högskola bör etablera traditioner som bidrar till att skapa lojalitet med lärosätet. Visa att högskolan bryr sig, så blir vi nöjda studenter. 10

5. Intervju med representanter för fakulteterna Representanter för samtliga fakulteter blev intervjuade med syftet att kartlägga hur man inom fakulteterna arbetar med att följa och följa upp sina studenter och alumner. Fakulteterna har mycket olika förutsättningar beroende på om utbudet utgörs av yrkesprogram eller generella program. I bilaga 3 finns en översikt i schematisk form över fakulteternas egna uppföljnings- och studentstödsaktiviteter. I översikten finns främst aktiviteter eller god praxis som har en tydlig koppling mellan insamling av data (följa) och olika former av stöd (uppföljning). Presentationen är översiktlig och omfattar inte alla initiativ som finns på institutions- /programnivå och fakultetsnivå. På motsvarande sätt finns inte alla aktiviteter vid alla institutioner inom en fakultet. Översikten ska ses som bra exempel på uppföljningsaktiviteter inom respektive fakultet. Presentationen beskriver enbart de aktiviteter som presenterades under intervjuerna. Diskussionerna med fakultetsrepresentanterna visade tydligt på tre drivkrafter i relation till utvecklingen av utbildningsutbudet vid Malmö högskola: (1) Kvalitet i utbildning och utbildningsmiljö, (2) förändringar i rekrytering och antagning samt (3) ökat fokus på retention. Dessa speglar trender i de senaste årens svenska utbildningspolitiska debatt kring resurstilldelning och ett nytt landskap för högre utbildning. De intervjuade visade ett stort generellt engagemang för att utveckla och förbättra kunskapen om studenterna som läser inom högskolan, utveckla ny pedagogik och stärka det kvalitetsutvecklande arbetet - även om kartläggningen visar stora skillnader mellan fakulteterna. Dessa skillnader grundar sig i fakulteternas historia och organisation, men beror även på studentgrupperna. Intervjuerna visade att man arbetar med målet att kunna se varje student och intentionen är att utveckla det studentcentrerade lärandet. 5.1 Hur används externa och interna rapporter och nyckeltal? Under intervjuerna diskuterades hur man använder data och rapporter som är genererade utanför högskolan (t.ex. rapporter från UK- ämbetet (tidigare HSV) och SCB, olika fackförbund och Svenskt Näringsliv). Det framkom att det finns en ojämn och olikartad praxis mellan fakulteterna, beroende på typen av utbildningar som erbjuds. Fakulteter med övervägande yrkesprogram använder i större utsträckning nationella rapporter som möjliggör jämförelse på nationell nivå och fann det enklare att uppdatera sig kring utvecklingen på arbetsmarknaden. Man använder även tematiska studier och rapporter som utarbetas och sammanställas inom nationella nätverk. I allmänhet upplevdes det dock svårt att använda rapporter som inte kan brytas ner till program- och fakultetsnivå. Representanter från de fakulteter som främst har yrkesprogram berättade också att man har ett bra samarbete på nationell nivå där man gemensamt diskuterar utvecklingen av utbildningarna. Det genomförs även gemensamma nationella alumnundersökningar. De nationella nätverken spelar, särskilt för yrkesprogrammen, viktig roll när det gäller diskussioner kring arbetsmarknaden för utexaminerade och utveckling av utbildningarna. Dessa nätverk upplevs som mycket givande, och ersätter eller kompletterar diskussioner inom högskolan när det gäller utveckling av lärandet. 11

5.2 Studentrekrytering och mottagning I Malmö högskolas rekryteringsprofil finns ett strategiskt fokus på breddad rekrytering. Rekryteringsarbetet leds huvudsakligen på central nivå, men vissa fakulteter arbetar också mycket aktivt med egen rekrytering. En del av fakulteterna anser att det är svårt att på fakultets- och lärosätesnivå få överblick över vilka studenter man rekryterar om man inte frågar studenterna om deras bakgrund. Det huvudsakliga syftet med tidigare genomförda startenkäter var att utvärdera marknadsföringen inför rekrytering av studenter. Därför saknas information om studenternas bakgrund och stödbehov. Det finns en varierande praxis när det gäller studentmottagandet, både inom fakultet och program beroende på typ av utbildning, och många arbetar aktivt med att utveckla detta. Det framkom i intervjuerna att alla nyantagna studenter bjuds in till en högskolegemensam välkomstdag, men att fakulteter och programansvariga inte alltid respekterar tiden och schemalägger undervisning samtidigt. All information ska inte presenteras under en dag, då den kanske inte når alla eller alla inte hinner uppfatta allt. Studentmottagandet vid introduktionen är ett område som också studentrepresentanterna anser som mycket viktig (se ovan), och det finns goda möjligheter att dela med sig av erfarenheter och god praxis mellan fakulteter och program. Ett internationellt exempel är Rotterdam University som särskilt satsar på breddad rekrytering i närområdet och har arbetat intensivt med denna dimension och skapat särskild mentorverksamhet för studenter från studieovana hem. Intervjuerna med fakulteterna visade också att man ser att studenterna är mycket intresserade av ceremonier i samband med både mottagning och examenshögtid en trend som återfinns inom många lärosäten i Europa. Vissa program och fakulteter arbetar målinriktat med att skapa en introduktion som successivt informerar studenterna om deras valmöjligheter och möjligheter för stöd. Exempel på god praxis vid högskolan när det gäller tidig retention är poänggivande introduktionskurser som bidrar till att alla nybörjarstudenter får samma grundläggande introduktion inte bara till programmet, till högskolan och till studieteknik, utan även till alla studentstödsfunktioner (gemensamma kurser eller mentorverksamhet, användning av It s learning, bibliotek, laboratorier etc). Att göra introduktionskurser poänggivande signalerar till studenterna att de är viktiga. En bra introduktion ger studenten bättre förutsättningar för att klara den första och viktigaste terminen ur ett retentionshänseende (Tinto). Erfarenheterna från forskningen visar att ett målmedvetet arbete kring rekrytering och retention ökar förutsättningarna för att studenter klarar det första året och därmed även klarar att slutföra en hel utbildning. 5.3 Studentuppföljning, studentstödsverksamheter och studie- och karriärvägledning Fakulteterna pekade på att det inte finns en tydlig ansvarsfördelning mellan fakultet och gemensamt verksamhetsstöd för studentuppföljning via nyckeltal eller andra data kring studentens väg genom högskolan. Vissa fakulteter jobbar strategisk med att söka ut statistik och nyckeltal (också över tid) kring progression och retention, medan andra inte har etablerat ett systematiskt uppföljningsarbete. Ingen av de intervjuade nämnde uppföljning av andra studenter än nationella heltidsstuderande, och många pekade på att information om andra grupper saknas. Man vill gärna kunna få en överblick i t.ex. SILA över alla studentgrupper (nationella, internationella, studenter på halvfart eller distans), liksom man gärna vill ha stöd till 12

att etablera rutiner för uppföljning. Vissa fakulteter arbetar mycket målmedvetet och aktivt med dessa frågor, och det finns en stor potential för utbyte av erfarenheter och praxis. Några fakulteter uppmärksammade att det finns en funktion som heter tidig dialog i It s learning. Fakulteten för hälsa och samhälle har använt sig av ett externt program, GOVA, för att i enkätform följa upp hur studenter har tagit till sig informationen från introduktionen. Resultatet kan sedan jämföras inom fakulteten. På några fakulteter har man en klar uppfattning av hur man ska följa studenterna från gymnasiet in i utbildningen och genom utbildningen. På andra har man uppfattningen att man inte kan göra så mycket beroende på den heterogena studentgruppen, brist på resurser eller typ av utbildning. På vissa fakulteter gav sig detta uttryck i en varierande praxis på institutionsnivå, vilket gjorde det svårt att på fakultetsnivå få en överblick över studenterna, deras genomströmning och andra nyckeltal som kunde användas i ett strategiskt utvecklingsarbete. I detta sammanhang kan det vara viktigt att påpeka att erfarenheten från nationella LADOK- ansvariga är att studiemönstret för studenterna har ändrats och studenterna har större förväntningar på uppföljning: studenter flyttar mellan lärosäten i ökad grad och verkar identifiera sig i lägre grad med sitt lärosäte. Studenter förväntar sig till skillnad från tidigare att högskolan ska veta mer om sina studenter och ska ta ett större ansvar för deras lärande 6. Om detta stämmer kräver det en stor insats kring retention under det första året och att man följer studenterna från studiestarten. Samtliga fakulteter uttryckte att det är mycket manuellt arbete vid insamling och sammanställning av nyckeltal. Den tiden vill man hellre lägga på tolkning av nyckeltal, uppföljning av och stöd till studenter och initiering av åtgärder, särskilt för studenter som visar sig ha svårigheter redan under första terminen (tidig retention). Den manuella insamlingen kan minimeras genom t.ex. en vidareutveckling av SILA och studentuppföljningsrapporter. Ansvaret för att utveckla studentuppföljningsrapporter ligger på gemensamt verksamhetsstöd, och det är viktigt att nyckeltal går att bryta ned till programnivå för att kunna jämföra och få överblick. De centrala studentstödsverksamheter som uppmärksammades av merparten av de intervjuade var kursen Academic Writing, RASK- kurserna och Språkverkstaden. Några av de intervjuade pekade också på att stödet inte alltid når fram till den grupp av studenter som behöver det mest. Relevanta studentstödsaktiviteter finns, men informationen och kommunikationen kring tillgängligheten är inte optimal. Flera fakulteter arbetar med en mera löpande introduktion för att avhjälpa detta (se ovan). Det föreligger stor variation mellan fakulteterna i hur man prioriterade resurser till studievägledning och hur ansvarsfördelningen mellan kurs- eller programansvariga och studievägledare är när det gäller studentuppföljning. Studentcentrum ansvarar för den generella karriärvägledningen med bland annat CV- workshop, individuell karriärcoaching och andra karriäraktiviteter till samtliga studenter. Arbetet kring att stödja studenternas övergång till arbetsmarknaden är inte lika omfattande på fakulteterna som när det gäller rekrytering och studentmottagande. Förekomsten av praktik, 6 Smidt, H., & Josefson, K. (2012). Trackit! A report on Lund University s procedures for tracking ist students before, during and after their studies. Lund: Lund University reports. http://www5.lu.se/upload/planering_och_utvardering/rapporter/lunda_trackitfinalreportengl.pdf 13

VFU och andra former av arbetslivsorienterade inslag varierar mellan fakulteterna. En del program har sedan länge arbetat med praktik eller VFU och har tydliga rutiner för att samla in information kring dessa och hur man sprider till nästa kull studenter, medan andra inte har etablerat tydliga rutiner och kunskapsinsamling kring denna form av verksamhet. Fakulteter med generella utbildningar anser att det är en stor utmaning att organisera t.ex. verksamhetsförlagd utbildning för stora studentgrupper. Alla fakulteter upplevde dock att studenterna anser att praktik eller liknande har stor betydelse för deras utbildning. Man pekade också på att det inte är enkelt att utveckla och kvalitetssäkra denna del av utbildningen. Studentintervjun (se avsnitt 4) visade att studenterna gärna ser flera varianter av praktik, mentorverksamhet, samarbete kring examensarbete etc. 5.4 Ska studentuppföljning och studievägledning vara en resursfråga? I intervjuerna tog några av fakulteterna upp resursfrågan i samband med uppföljningen av studenterna och påtalade att det är en svår balansgång mellan undervisning och studentuppföljning och stöd. Förstaårsstudenterna kräver en stor insats. En fakultet tilldelade t.ex. 1000 kronor extra per student till programmens första kurs. Studentuppföljning upplevdes inte bara som en fråga om ekonomiska resurser, utan också om kompetens när det gäller uppföljning som behövs vid användning av t.ex. Ladok på ett bra sätt. Frågan om resurser kom också upp när det gäller enkäter, studentstöd (t.ex. utveckling av studentmentorer) och stöd inför övergången till arbetslivet. En fakultet som har bildat en arbetsgrupp för att arbeta med genomströmning räknar med att de resurser som används till studentstöd och uppföljning intjänas genom att minska behovet av överintag och det merarbete som krävs för att hantera studenter som inte fullföljer sina studier. Frågan kring studentuppföljning och studievägledning är central för att lyckas med studentcentrerat lärande och utbildning. Fakulteterna, högskolans ledning och gemensamt verksamhetsstöd ansåg alla att arbetet med uppföljning med fördel kunde utvecklas i ett samarbete och genom bättre verktyg i SILA. Gemensamma verktyg bidrar till det kvalitetsfrämjande arbetet och ökar tillgängligheten till nyckeltal och statistik för fakulteterna, med resultatet att inte så stora insatser krävs lokalt. Resurserna kan i stället användas till studentstödsaktiviteter och studievägledning. Gemensamt verksamhetsstöd kan genom SILA (och Ladok) utveckla strukturerade uppföljningar med regelbundna uppdateringar när det gäller t.ex. rekrytering, studieframgång, early alert, genomströmning och retention av studentkullar över tid. Ett externt exempel på ett sådant verktyg finns på Högskolan i Skövde som har ett system kallat TUSS. Lunds universitet arbetar också liknande i deras ledningsstödssystem, Kuben. Malmö högskola bör fundera kring att utveckla ett (differentierat) uppföljningssystem i SILA för alla studenter inklusive internationella studenter, studenter med studieovan bakgrund, samt studenter som läser för livslångt lärande. Detta kan med fördel utvecklas i ett samarbete inom LADOK 3 eller i ett samarbete med andra svenska lärosäten med en liknande profil. Bättre kunskap om studenterna bidrar till ett bättre arbete kring retention eftersom man kan möta studenten på studentens premisser. 14

5.5 Kursvärderingar Kursvärderingar spelar en central roll när det gäller uppföljning och diskuterades med ledningen, fakulteterna och gemensamt verksamhetsstöd. Rektor har 2012 beslutat om riktlinjer för kursutvärderingsprocessen, men många av de intervjuade på fakulteterna uttryckte att man hade svårt att leva upp till intentionerna i riktlinjerna och att det var en utmaning att få en bra svarsprocent på kursvärderingarna. En annan nära relaterad fråga som diskuterades vid intervjuerna var frågan om hur man återkopplar resultatet av kursvärderingarna till studenterna. Kan en tydligare återkoppling bidra till att studenterna fyller i kursvärderingarna? En erfarenhet var att om man publicerade kursutvärderingsrapporten bidrog det till att öka svarsfrekvensen, en annan var att med elektroniska enkäter (också en internationell erfarenhet) sjunker svarsfrekvensen och en del program rapporterade att svarsfrekvensen var så låg att det inte gick att publicera en relevant rapport. Internationella erfarenheter visar att frågan kring kursvärderingar med framgång kan uppmärksammas kontinuerligt på alla nivåer. Högskolan och programmen behöver visa studenterna att och hur man använder kursrapporterna i det kvalitetsutvecklande arbetet. Erfarenhet från andra lärosäten visar att det är givande att låta en diskussion kring kursvärderingar spela en central roll i introduktionen. Man kan på så vis redan från starten visa intentionerna och understryka vikten av kursvärderingen för utvecklingen av utbildningen och att det är en möjlighet för studenterna att få en aktiv roll i utvecklingen av kvaliteten i utbildningarna vid Malmö högskola. Studenterna betonade vikten av påminnelser (se avsnitt 4), att kursvärderingen finns tydlig och lätt tillgänglig på It s learning (eller dess efterföljare), att det är möjligt att fylla i den efter varje delmoment av kursen och att resultatet återkopplas på ett tydligt sätt. 5.7 Hur kan man bäst dela god praxis inom Malmö högskola kring uppföljning av studenter och alumner? Intervjuerna visade att det för tillfället inte finns en utvecklad systematisk uppsamling och utbyte av erfarenheter kring fakulteternas goda exempel på metoder för studentuppföljning. Fakulteter med yrkesprogram fann det enklare att etablera rutiner för uppföljning och studier, medan några fakulteter inte hade etablerat sådana. En fakultet arbetar mycket målinriktad med att utveckla nya rutiner och erfarenheterna från detta arbete kan med fördel delges övriga. I SILA saknas det i nuläget bra verktyg för uppföljning av studenterna. Fakulteter med övervägande generella program uttryckte ett tydligt behov av att man gemensamt i SILA utvecklar system och att man kan få stöd i mallar för enkäter t.ex. för studentbarometrar och alumnundersökningar, som gör det möjligt att följa studenter utan att behöva investera i stora personalresurser. SILA används ännu inte som ett verktyg för att följa studenternas retention och genomströmning, men inom alla fakulteter fanns det stort intresse för att få studentuppföljningsrapporter och om möjligt rutiner som kan göra det möjligt att till exempel introducera early alert (för att säkerställa tidig retention innan studenten har kommit allvarligt efter i studierna). Även studievägledarna uttryckte denna önskan. Studentuppföljningsrapporter fungerar bäst om man kan jämföra sina resultat med andra och om man kan följa utvecklingen över tid. Det är dock viktigt att börja med ett fåtal nyckeltal och rapporter och först försäkra sig om att det går att reagera/agera på resultatet. Från studievägledare fanns det också önskemål om att SILA hade målinriktade rapporter kring tidig 15

uppföljning, men det finns för tillfället inte bra rapporter genererade via Ladok och SILA för detta. En del av de intervjuade uttryckte en önskan om att SILA kunde utvecklas när det gäller rapporter kring studenternas prestationer och göra det lättare att generera och sprida relevant information vidare till fler på fakultets- och program- /kursnivå, t.ex. när det gäller att följa studentkullar. Vidareutvecklingen av SILA kan med fördel involvera representanter från olika personalgrupper (kanslichefer, utbildningsledare, studierektorer, programansvariga, kursadministratör och studievägledare) från alla fakulteter. Utvecklingen bör ta hänsyn till både gemensamma och specifika uppföljningsbehov på institutions-, fakultets-, och högskolenivå och möjliggöra uppföljning över tid. Många fakulteter har utvecklat aktiviteter kring studentrekrytering, studentstöd, och övergången till arbetslivet men det saknas nätverk eller kanaler för att dela informationen och sprida god praxis till exempel när det gäller användning av studentmentorer, praxis för retentionsinitiativ, studie- och karriärplanering (användning av alumndatabasen och alumnkontakter), arbetsmarknadsdagar etc.. Flera av de intervjuade uttryckte att man har ett stort behov av att utveckla arbetet med alumner och ytterligare involvera dessa i vidareutvecklingen av programmen och som stöd för nuvarande studenter (mentorsprogram). Inom alla fakulteter har man i någon mån gjort egna alumnundersökningar, men få använde resultatet i det strategiska kvalitetsutvecklingsarbete eller som information till nuvarande eller presumtiva studenter. Genom att dela med sig av goda exempel och arbetsformer kan alla på högskolan bidra till att styrka Malmö högskolas profil både utåt och inåt, och därmed också det kvalitetsutvecklande och strategiska arbete. Utbyte av god praxis bör få en central roll i alla sammanhang som är högskoleövergripande. 6. Intervju med representanter från gemensamt verksamhetsstöd Intervjuerna med representanter från gemensamt verksamhetsstöd fokuserade på de enheter som jobbar med uppföljning av studenter och alumner på olika sätt: Studentcentrum, BIT, Kommunikationsavdelningen och Utbildnings- och forskningsstöd. Drivkrafterna bakom bättre uppföljning av studenterna ansåg man vara ökat fokus på kvalitetsutveckling - man vill förstå högskolans verksamhet bättre för att kunna utveckla den. 6.1 Strategisk utveckling och kvalitetssäkring Kvalitetsarbetet vid Malmö högskola tar sin utgångspunkt i ENQA:s riktlinjer och i högskolans strategiska plattform Strategi 2020. Plattformen bryts ner i treåriga strategiska planer för högskolans verksamheter. Malmö högskolas utbildnings-, forsknings- och samverkansstrategi för 2014-2016 utarbetas samtidigt som denna kartläggning genomförs. Under perioden kommer ett särskilt fokus att läggas på att utveckla kvaliteten i utbildningarna och på att utveckla och tillgängliggöra uppföljning av verksamheten vid högskolan. Fokus ligger också på att vidareutveckla Malmö högskolas profil med en tydlig koppling till det omgivande samhället och på att stärka mångfalden bland studenter och medarbetare. Därför måste högskolan arbeta för att utveckla en ökad systematik och kvalitetssäkrade processer och resultat. 16

Studenternas aktiva deltagande i utvecklingen av utbildningen har en kvalitetsdrivande effekt. En viktig del i kvalitetsarbetet är därför studentinflytandet som på individnivå direkt ges uttryck i arbetet med kursvärderingar. Ett studentaktivt lärande stimulerar studenterna till att utnyttja möjligheter att påverka den verksamhet de är en del av. Även alumners erfarenhet av utbildningens relevans på arbetsmarknaden är en viktig faktor i kvalitetsarbetet. Det pågår ett utvecklingsarbete med SILA. Syftet är att göra det lättare att ta fram kvalitetsgranskade nyckeltal kring bland annat studenternas retention och genomströmning. Även alumnarbetet ska intensifieras för att erhålla mer information om vart studenterna tar vägen och vilka verksamheter de är aktiva i efter examen. Kursvärderingarna har också en central roll i högskolans kvalitetsarbete och högskolan måste arbeta för att riktlinjer för kursvärdering och utvärdering från 2012 används i hela organisationen. Det finns ingen avdelning som för tillfället har ett uttalat ansvar för insamling, analys och utvärdering av nyckeltal och data inom Malmö högskola. Detta uppmärksammades av flera av de intervjuade och man anser att det är viktigt att tydliggöra ansvaret både inom gemensamt verksamhetsstöd och gentemot fakulteterna. De intervjuade uttryckte en stor önskan om att utveckla arbetet kring kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling. Information om verksamheten måste samlas in systematiskt och fungera som ett lättillgängligt stöd för fakulteterna och deras kvalitetsarbete. Data som läggs in i stödsystem som till exempel Ladok måste kvalitetssäkras så att uppgifter är tillförlitliga. Man ansåg därför att samarbetet mellan gemensamt verksamhetsstöd och fakulteter kring denna utveckling bör ha en hög prioritet. 6.2 SILA, Ladok och student/alumnenkäter Ladok- databasen utgör grunden för registrering av studentdata och avdelningen som har ansvar för Ladok har sitt fokus på service till studenterna och fakulteterna. Intervjun visade att det finns en naturlig intressemotsättning mellan att skapa överblick och sammanhang inom högskolan genom tydliga krav för inrapporteringen till Ladok och det behov fakulteterna har av flexibilitet för att anpassa inrapporteringen efter faktiska förhållanden. Efter antagning skickas informationen till fakulteterna som sen tar direkt kontakt med studenten och därefter har det fortsatta ansvaret för informationen. I nuläget antas även studenter i efterhand (upp till 6 veckor efter studiestart), och det är ofta så att efterantagna studenter inte får samma information och introduktion till Malmö högskola och sina studier som de som antogs i ordinarie antagning. När det gäller uppföljning av studenterna och särskilt deras aktivitet under den första terminen finns en stor utvecklingspotential också när det gäller att etablera tidig uppföljning: Att följa upp studenter är ett eftersatt område som vi gärna utvecklar till stöd för fakulteter och program, men det måste finnas strukturer på fakulteterna för att motta informationen och reagera på den. Det finns redan etablerade rutiner för tidigt studieavbrott, men dessa används inte. Det finns i dagsläget inga rutiner för att följa studenterna via Ladok. Högskolan har tidigare skickat ut enkäter av olika slag till studenterna, bland annat en startenkät som dock var mer utformad för att utvärdera rekryteringsarbetet och 17

marknadsföringen, och den senaste studentbarometern genomfördes 2003-4. Vid tiden för denna kartläggning pågår en högskoleövergipande enkätundersökning gällande psyko- social hälsa bland studenterna. Flera intervjuade upplever att det saknas systematik i arbetet med att följa studenten genom hela studielivscyklen. Vissa fakulteter arbetar med enkäter, och det finns verktyg i It s learning, men man ser som fakultet en fördel i att etablera en högskoleövergripande systematik för uppföljning med studenten i centrum. Enkäter måste dock kunna anpassas till fakulteternas behov. Malmö högskola har inte en tradition av att använda data och nyckeltal genererade centralt via Ladok eller SILA, ej heller att följa dessa över tid. SILA är i nuläget främst ett instrument för ekonomisk uppföljning, men många anser att den har stort potential att utvecklas till annan uppföljning. Det pågår ett utvecklingsarbete inom SILA baserat på nyckeltal kring utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt forskarutbildningsnivå. Den styrgrupp bestående av förvaltningschef, avdelningschefer, administrativa fakultetschefer och systemförvaltare, som arbetar med att utveckla SILA kunde med fördel utökas med en underarbetsgrupp bestående av fakultetsrepresentanter (fakultetsledning + administrativ personal) och representanter från gemensamt verksamhetsstöd (Utbildnings- och forskningsstöd, Rektors kansli och Studentcentrum som arbetar direkt med Ladok) som får i uppdrag att identifiera och definiera vilka nyckeltal man behöver för att följa upp studenterna vid Malmö högskola. Nyckeltalen ska vara kopplade till gemensamma rutiner för att lägga in information i Ladok, vilket leder till att man bättre kan säkerställa att informationen är rätt när den plockas ut. Fakulteterna kan sedan använda dessa nyckeltal till att följa upp den enskilda studenten och studentkullen över tid, baserat på kvalitetssäkrad data i Ladok. Intervjuerna visade att man anser att det är en fördel att ha en controller som kan koordinera arbetet och säkra att det finns systemstöd, riktlinjer och manualer för SILA. 6.3 Rekrytering, studie- och karriärvägledning, arbetet med internationalisering, studenthälsa och alumnverksamhet, bibliotek och IT Sektionen för stöd och service inom Studentcentrum består av studie- och karriärvägledning, studenthälsan, stöd vid funktionshinder och internationella sekretariatet. Dessa verksamheter är öppna för alla studenter under deras studietid. Sektionen levererar service till studenterna vid behov under hela studietiden. Det finns ett utbyggt samarbete mellan fakulteterna och studentkårerna kring externa aktiviteter för presumtiva studenter: besök på gymnasieskolor, medverkan i mässor regionalt, nationellt och internationellt, informationsdagar på högskolan, informationsmaterial och material till studenter som har blivit antagna (= välkomstutskick), välkomstringningar av studentrepresentanter på de flesta fakulteter, informationsbrev från fakulteten. Arbetet med internationalisering har haft stort fokus på själva rekryteringen och mycket resurser har lagts på detta. På internationella mässor möts presumtiva studenter på en 18

personlig nivå med rekryterare och många internationella studenter har blivit besvikna när de kommit till högskolan och inte längre känt sig sedda i mängden. Högskolan förmår inte möta den förväntning som skapas i de personliga mötena på mässorna. Med grund i dessa erfarenheter och resultaten i International Student Barometer (ISB) har mottagningen och introduktionen för de internationella studenterna utvecklats. Man har etablerat ett introduktionsprogram och även en särskild examenshögtid för internationella studenter. Detta är en positiv utveckling, men leder till frågan om internationella studenter ska ges bättre service än nationella studenter? Studievägledarna delar sin tjänstgöring mellan Studentcentrum och fakultet, och det finns en avtalad arbetsfördelning mellan de centrala studievägledarna och den studievägledning som finns på fakulteterna. Gruppen upplevde att man kunde ge bra stöd och service på central nivå, men på fakulteterna kan man inte ge det stöd man borde kunna ge på grund av resursbrist. Det upplevdes att det inte finns någon tanke bakom hur fördelningen av resurser till studievägledning ska se ut. Fördelningen sker på gammal tradition och hävd även om det i viss mån finns en policy för hur fördelningen ska vara. Det upplevs som en styrka att studievägledarna arbetar både centralt och på fakulteterna, det underlättar t.ex. erfarenhetsutbytet. Studievägledarna på central nivå är utbildade studie- och yrkesvägledare och har expertis inom vägledningsprocessen, inte ämnesinnehållet i studierna. När det gäller frågor om det studerade ämnet eller tillgodoräknanden måste studenterna istället vända sig till ämnesrepresentanter. Intervjun visade att det varierar mycket mellan fakulteterna hur man prioriterar resurser till studievägledning och hur ansvarsfördelningen mellan kurs- /programansvariga och studievägledare ser ut när det gäller studentuppföljning. Studenthälsan håller öppna föreläsningar om studieteknik och stress, tillsammans med studievägledarna, i början av höstterminerna och är med på de dagar som kåren anordnar. De informerar även via webb, utskick, foldrar mm. Trots ökat behov från studenterna finns inte mer resurser. Stöd vid funktionsnedsättning har 350 studenter som erhållit beviljat stöd på grund av funktionsnedsättning denna termin. Man informerar via hemsidan och är ute på fakulteten för att visa att stödverksamheter finns, men studenten måste själv ta kontakt och om det finns behov göra en ansökan om funktionsnedsättningsstöd. Därefter gör man en bedömning utifrån lagen om funktionsnedsättning. En startenkät hade varit bra för att tidigt fånga upp de studenter som är i behov av stödverksamheterna. Man kunde med fördel rikta relevant information till studenterna beroende på var de befinner sig i studiecykeln gällande vilket lämpligt stöd som finns tillgängligt i de olika studiefaserna. Då skulle man nå dem tidigare, innan eventuella problem växer sig för stora. Generellt märker man att studenterna uppsöker Studenthälsan mellan termin 1 och 2 samt inför examensarbetet som för många studenter är en tuff och ensam process. Det finns inte för tillfället resurser för att följa upp studenter som har varit i kontakt med stödverksamheten och se hur de klarar sig vidare i studierna, men detta hade varit önskvärt. 19