I:\Msoffice\REAL09\Användarhandledning\E-faktura\org\komigång_ver 2.docx Kom igång med E-faktura REALgood 2017
REAL och E-faktura Är en lättanvänd programmodul för att kunna erbjuda hyresgäster att få hyresfaktura som en e- faktura. För att kopplingen ska fungera måste bostadsbolagets och hyresgästens bank kunna hantera e-faktura. I denna användarhandledning beskrivs hur Du ska komma igång REAL och e-faktura. Vissa funktioner som beskrivs kräver att man kontaktar Handelsbanken eller sin egen bank. Börja med att aktivera tillägget: Gå till Behörighet i första menyraden Klicka på Behörigheter i andra menyraden Markera E-faktura, Handelsbanken Spara ändringen REAL AB 2
Ge behörighet för användargrupper REAL Fastighetssystemet - E-faktura Att ge behörighet till E-faktura, Handelsbanken, denna behörighet krävs för att kunna hantera e-faktura. Om du vill skapa en specifik Användargrupp som heter E-faktura som kopplas till en användare. Hoppa över anvisningen på denna sida och gå till nästa sida. Klicka på Behörighet i första menyraden Klicka på Användargrupper i andra menyraden. Klicka på den användargrupp som ska få denna behörighet att hantera e-faktura Kontrollera om denna funktion finns i listan. o Om inte den finns i listan gå till nästa punkt. o Om den finns med i listan, klicka på spara. Gå längst ned och klicka på droppnerlisten och peka och klicka på E-faktura, Handelsbanken Markera Läs, Ändra, Lägg till, och Ta bort för funktionen Spara REAL AB 3
Att skapa användargruppen E-faktura och ge behörighet. Detta steg kan du hoppa över om du har lagt behörigheten direkt på en eller flera användargrupper Att ge gruppen E-faktura behörighet krävs för att kunna e-fakturor. Klicka på Behörighet i första menyraden Klicka på knappen lägg till. Ange benämning E-faktura Spara Klicka på Användargruppen E-faktura Klicka på fliken Behörighet Klicka på droppnerlisten och peka och klicka på E-faktura, Handelsbanken Markera Läs, Ändra, Lägg till och Ta bort Ev ange ett Bolag om man vill begränsa behörigheten till ett specifikt bolag. I annat fall ange Alla Spara REAL AB 4
Nästa steg är att lägga till behörigheten på användaren. Endast ett krav om användaren inte tillhör gruppen Admin. Klicka på Behörighet i första menyraden Klicka på användarnamnet för användaren du vill lägga till Behörigheten Klicka på fliken Grupper. Klicka på droppnerlisten och peka och klicka på E-faktura, Handelsbanken Ev ange ett Bolag om man vill begränsa behörigheten till ett specifikt bolag. I annat fall ange Alla Spara REAL AB 5
Förbered inställningar Gå till Inställningar i första menyraden Klicka på Avisering i andra menyraden Klicka på fliken Banker. Här hittar du de vanligaste banker som kan hantera E-faktura. Kontrollera så att du hittar fastighetsbolagets och hyresgästens bank i listan. Detta är ett krav om e-fakturatjänsten ska fungera. OBS! var försiktig med att göra ändringa på banker som redan är upplagda. Detta kan medföra att e-fakturatjänsten inte kommer att fungera. Om du behöver lägga upp en ny bank. Kontaktat banken för att kunna få uppgifterna för: Förkortning, Banknummer, BIC och Typ REAL AB 6
Förbered Bolagsregistret Gå till Register i första menyraden Klicka på Bolag i andra menyraden Klicka i på bolaget du ska jobba med Klicka på fliken Generellt Ange Banken för fastighetsbolaget/föreningen i droppnerlisten Klicka på knappen Spara Klicka på fliken Betalning REAL AB 7
Gör dina inställningar för E-faktura SHB REAL Fastighetssystemet - E-faktura Ange Status (kontakta Handelsbanken för mer detaljerad information) o Tester (T) mot mottagare (detta är det första steget) o Certifiering (C) mot Bankgirot (kontakta Handelsbanken för mer detaljerad information) o Produktion (P) (Ska väljas innan en skarp fil skickas) Ange Avtalsbankgiro, dessa uppgifter får ni från handelsbanken (kontakta handelsbanken om du är osäker) Ange Avtalsorgnr dessa uppgifter får ni från handelsbanken (kontakta handelsbanken om du är osäker) Distribution: Papper,extern utskrift = Utskrift via Handelsbanken printtjänst Papper, lokal utskrift = Egen utskrift av pappersfaktura Portoslag: Ange om det ska vara A-porto eller B-porto (Avvikande kan ställas på personnivå) Mall: Ange vilken standardmall (Avvikande kan ställas på personnivå) Om ni har momsade objekt i ert bestånd, då rekommenderar vi att ni använder mallen Hyresavi företag B2B02 Språk Ange Standard betalsätt (Bankgiro/Olusgiro) Bank anges under fliken generellt, se sid 7. REAL AB 8
Logga på hyresavi Du kan lägga på en logotype på din hyresavi/ faktura. OBS! att filen ska vara *.JPG format och storleken bör var max 280 x 85 pixlar. Gå till Register i första menyraden Klicka på Bolag i andra menyraden Klicka i på bolaget du ska jobba med Klicka på fliken Betalning Klicka på knappen Bläddra Dubbelklicka på filen för loggan Spara ändringen. REAL AB 9
Förbered personregistret Gå till Register i första menyraden Klicka på Person/org i andra menyraden Klicka på personen du ska jobba med Klicka på fliken Autogiro/Efkt Gör dina inställningar för hyresgästen: Klicka på fliken Generellt Ange hyresgästens e-postadress (krav från Handelsbanken) Klicka på fliken Autogiro/Efkt Ange hyresgästens bank Ang om det finns EAN-nr Gäller endast företag till företag (B2B) Ange distribution o Privat (B2C) (e-faktura) o Företag (B2B) (e-faktura o Pappersutskrift (Handelsbankens printservice) Nedanstående punkter för personregistret kan hoppas över, behöver bara fyllas i om man vill avvika från bolagsinställningen Ex om man har en kund som man behöver särskilda inställningar. Ange porto (A-porto eller B-porto) Avvikande personnr, B2C (privatperson) Utskriftsmall Språk REAL AB 10
Förbered uthyrningsregistret REAL Fastighetssystemet - E-faktura Markera uthyrningen att det är E-faktura.produceras REAL AB 11
Export av e-faktura fil till Handelsbanken Du behöver kontakta ditt SHB-kontor och kontrollera att du har behörigheten att Godkänna fil i internettjänsten. Har du inte det ska det läggas till innan du kan skicka e-fakturor. OBS! Innan ni ska göra er skarpa avisering se till att du har ändrat statusen i bolagsregistret under fliken betalning till Produktion Se sidan 8 Klicka på den blå/vita knappen Skicka avisering. För att skicka e-faktura Markera ej skickad i sökbilden och klicka på knappen sök för att se fakturor som inte är skickade. Markera i kolumnen Skicka e-faktura/print för de filer du vill skicka på till Handelsbanken OBS! Vid skarp drift måste Status vara Produktion OBS! Du kan skicka för flera fastighetsbolag/föreningar samtidigt. Klicka på knappen skicka för att skicka filerna. Om ni skickar många filer tänk på att det kan ta lång tid innan alla filer är uppladdade. REAL AB 12
Efter sändning Observera! Nu måste du logga in Handelsbankens Internettjänst och godkänna filerna som är uppladdade. För mera information ang Handelsbankens Internettjänst kontakta Handelsbankens support avdelning. REAL AB 13