Sida Sammanträdesdatum 2011-11-24 1 Plats och tid Fagersta kommunhus Norbergsvägen 19, kl 13.15-16.00 ande Agneta Fleismark, ordförande, Landstinget Västmanland Kauko Leppälä, ledamot, Arbetsförmedlingen Stefan Svensson, tjänstgörande ledamot, Försäkringskassan Eva Pålsson, ledamot, Norbergs kommun Helena Skagerberg, ledamot, Fagersta kommun Karin Karlsson, ledamot, Sala kommun Britt-Inger Fröberg, ledamot, Surahammars kommun, 97-110 Övriga deltagande Anders Rydell, ersättare, Landstinget Västmanland Richard With, ersättare, Surahammars kommun Jonas Wells, samordnare Ulla Långbacka, sekreterare Utses att justera Helena Skagerberg Justeringens tid och plats Underskrifter Sekreterare... Ulla Långbacka Paragrafer 95-110 Ordförande Justerande... Agneta Fleismark..... Helena Skagerberg ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Norra Västmanlands Samordningsförbund Sammanträdesdatum 2011-11-24 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2011-12-14 Datum för anslags nedtagande Socialförvaltningen i Fagersta kommun..... Ulla Långbacka 2012-01-06
2011-11-24 2 Nvsf 95 Dagordning Dagordningen genomgås. Ordföranden föreslår ett tillägg under övriga frågor målgruppsstudie. Dagordningen fastställs med föreslagna tillägg.
2011-11-24 3 Nvsf 96 Föregående protokoll Protokoll från 21 oktober 2011 genomgås. Rättelse görs avseende första sidan att Mariette Sjölund representerar Hallstahammars kommun och inte Surahammars kommun. Protokollet noteras och läggs till handlingarna efter redaktionell ändring.
2011-11-24 4 Nvsf 97 Ordförandebeslut Styrelsen informeras om ordförandebeslut. om att vara med att finansiera länsgemensamma utbildningsinsatser togs 18 november 2010 med upp till 30 000 kronor. Det faktiska utfallet blev 31 346 kronor. Ordförandebeslut 10 november 2011 att godkänna kostnader för länsgemensamma utbildningsinsatser 18 november 2011 med upp till 31 346 kronor. Ordförandebeslutet noteras och läggs med godkännande till handlingarna.
2011-11-24 5 Nvsf 98 Dnr 2011.002.042 Ekonomisk redovisning Samordnare Jonas Wells föredrar en ekonomisk redovisning. Medel från huvudmännen och eget kapital beräknas för år 2011 till 9 589 000 kronor varav 7 218 000 är intecknat. För år 2012 är 8 655 000 kronor intecknat och 1 509 000 kronor för år 2013. Jonas Wells redogör vidare för budgetuppföljning för projektuppföljning per 21 november 2011. Budgetuppföljning 11 november 2011 visar att styrelsen förbrukat 37,71% av budgeterade medel men då är inte planeringsdagarna fakturerad. För den gemensamma administrationen har 82,28% förbrukats. Rapporterna noteras och läggs till handlingarna. Skickas till: Samordnaren Förvaltningsekonomen socialförvaltningen
2011-11-24 6 Nvsf 99 Dnr 2011.004.042 Rapport från genomförd internkontroll Ledamot Karin Karlsson redogör för genomförd internkontroll den 7 november 2011 som genomfördes av henne och Carina Bergman. Funktioner som granskades; Sårbarheten i organisationen med Förbundsordningen som underlag: Alla funktioner har vid granskningstillfället ersättare utom styrelseledamoten från Norberg. Dokumenterad rutin saknas för att kunna ersätta samordnaren vid oplanerad frånvaro. Attestrutin med styrelsebeslutet 11 januari 2011 8 som underlag: Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivningen. Upphandling och inköp med delegationsordningen som underlag: Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivningen. Diarieföring och arkivering med förbundsordningen och Fagersta kommuns Författningssamling nr 21, arkivreglemente, som underlag: Regelverket följs enligt rutinbeskrivning. Internkontrollen noteras och läggs med godkännande till handlingarna.
2011-11-24 7 Nvsf 100 Dnr 2011.02.003 Kommunikationsplan för Norra Västmanlands Samordningsförbund Samordnare Jonas Wells redogör för utkast till kommunikationsplan för Norra Västmanlands Samordningsförbund. Planen kommer att fastställas på sammanträde 16 mars 2012. Styrelsen inkommer med synpunkter till Jonas Wells senast sista februari 2012.
2011-11-24 8 Nvsf 101 Dnr 2011.008.027 Länsgemensamma utbildningsinsatser och seminarier 2012 Samordnare Jonas Wells redogör för kalender för länsgemensamma utbildningsinsatser och seminarier under 2012. Utbildningarna arrangeras och sköts av samtliga tre samordningsförbund i länet: Norra Västmanlands Samordningsförbund, Samordningsförbundet Västerås och Samordningsförbundet Västra Mälardalen. Kostnaderna delas på tre för varje samordningsförbund, maximalt 122 000 kronor per förbund. Styrelsen godkänner kostnader upp till 122 000 kronor under år 2012, exklusive moms, för Norra Västmanlands Samordningsförbund till länsgemensamma utbildningsinsatser och seminarier. Skickas till: Samordnaren Förvaltningsekonomen socialförvaltningen
2011-11-24 9 Nvsf 102 Dnr 2011.026.060 Medfinansiering till KUR-projektet Samordnare Jonas Wells redogör för ärendet. KUR står för Kunskapsutveckling om rehabilitering för personer med psykisk sjukdom och psykisk funktionsnedsättning och är en satsning från regeringen för att stimulera kunskap inom stat, landsting och kommun om psykisk ohälsa. KUR administreras av Försäkringskassan och ger möjlighet för varje område att nyttja upp till 300 000 kronor för utbildningsinsatsen. I tilldelningen från regeringen ingår inte kostnader för lokal och dagkonferens och Försäkringskassan föreslår att Norra Västmanlands Samordningsförbund eventuellt kan täcka detta. Styrelsen godkänner kostnader till Försäkringskassan på 141 050 kronor under 2012 för utbildning KUR-projektet. Skickas till: Försäkringskassan Samordnaren Förvaltningsekonomen socialförvaltningen
2011-11-24 10 Nvsf 103 Dnr 2011.027.003 Handlingsplan 2012 för utvecklingsgruppen Samordnare Jonas Wells redogör för ärendet. Beredningsgruppen har ändrat namn till utvecklingsgruppen. Jonas Wells redogör för vad gruppen arbetar med och hur gruppen vill arbeta och vilka medel gruppen behöver ha till sitt förfogande. Gruppen vill arbeta mer med; - kartläggning, analyser och gemensamma bedömningar om nästa steg i samverkan - erfarenhetsutbyte med andra samordningsförbunds utvecklings/ beredningsgrupper - uppföljning och utvärdering av pågående insatser, t ex samordningsteam och utbildningsinsatser Till detta äskar utvecklingsgruppen om 75 000 kronor till kartläggning och analyskostnader. Styrelsen godkänner kostnader för analys och kartläggning upp till 75 000 kronor, exklusive moms, under 2012. Skickas till: Samordnaren Förvaltningsekonomen socialförvaltningen
2011-11-24 11 Nvsf 104 Dnr 2010.017.060 Administratörstjänst till Samordningsteamet FNS Ordförande Agneta Fleismark redogör för ärendet. Samordningsteamet FNS har tidigare aviserat att en administratör inte var nödvändig i teamet men efter att ha varit igång under nio månader insett att behovet av administratör på 50% finns. Kostnaden beräknas till 90 000 kronor per år. 1. Styrelsen godkänner kostnader för administratörstjänst till Samordningsteamet FNS upp till 90 000 kronor tidsbegränsat för perioden 2012-01-10 2012-12-31. Skickas till: Projektledaren Samordningsteamet FNS Samordnaren Förvaltningsekonomen socialförvaltningen
2011-11-24 12 Nvsf 105 Dnr 2011.010.060 Omorganisation av Samordningsteamet Hallsta/Sura Samordnare Jonas Wells redogör för ärendet. Ett förslag till omorganisation av Samordningsteamet Hallsta/Sura sker mot bakgrund av kunskap om vad som fungerar i teamet har utvecklats samt att styrgruppen ser över förutsättningarna för en effektivare verksamhet. Förslag är att personalsammansättningen förändras till arbetsförmedlare 75%, 2 socialkonsulenter på vardera 100%, administratör 25% integreras i teamets löpande arbetet. Den nya sammansättningen får återverkningar i den beslutade budgeten för 2012 men balanseras av att hyreskostnaden är lägre än budgeterat. Den övergripande ramen överskrids inte. Styrelsen godkänner omorganisationen av Samordningsteamet Hallsta/Sura. Skickas till: Projektledaren Samordningsteamet Hallsta/Sura Samordnaren
2011-11-24 13 Nvsf 106 Dnr 2011.028.017 Verksamhetsplan 2012 Samordnare Jonas Wells redogör för verksamhetsplan 2012 uppdelad enligt följande: 1. Verksamhetsinriktning med fyra målområden 2. Förbundets ändamål och uppgifter enligt förbundsordningen och lagstiftningen 3. Arbetsorganisation 4. Behovsgrupper 5. Medel till förfogande och redan beslutade insatser för 2012 Verksamhetsplan 2012 fastställs. Skickas till: Huvudmännen Samordnaren Förvaltningsekonomen socialförvaltningen
2011-11-24 14 Nvsf 107 Dnr 2011.029.041 Budget 2012 Samordnare Jonas Wells redogör för budget 2012 som bygger på den budgetram om 7 miljoner kronor som beviljats av huvudmännen. Ordförande Agneta Fleismark redogör för förslag till avtal för administrativa tjänster 2012. Avtalets totalpris är 173 600 kronor exklusive moms per helår och innebär att Fagersta kommuns socialförvaltning ansvarar för den administrativa servicen. Avtal 2013 kommer att processas fram våren 2012. Jonas Wells meddelar att frågan om moms är överlämnad till Förvaltningsrätten för prövning. Detta gäller för alla förbund i Sverige. Eftersom moms- frågan inte är löst diskuterade styrelsen två alternativa budgetar, en budget inklusive moms en exklusive moms. Norra Västmanlands Samordningsförbunds förbundsordning är otydlig vad gäller ersättning till den statligt utsedda revisorn. Jonas Wells meddelar att frågan om ersättning är överlämnad till kommunkansliet i Fagersta kommun för eventuellt förtydligande. 1. Avtal för administrativa tjänster för 2012 fastställs till en summa av 173 600 kronor exklusive moms. 2. Budget 2012 fastställs. 3. Rapporterna noteras och läggs till handlingarna. Skickas till: Samordnaren Förvaltningsekonomen socialförvaltningen
2011-11-24 15 Nvsf 108 Information efter Nationella nätverkets konferens och årsmöte Ordförande Agneta Fleismark och samordnare Jonas Wells informerar från Nationella nätverkets, NNS, konferens och årsmöte den 18 november 2011. Från 1 januari 2012 är NNS en nationell förening och en årlig avgift på 200 kronor per år och samordningsförbund kommer att debiteras förbunden. Från och med 2013 kommer även en serviceavgift att belasta varje medlem. NNS årsmöte i april beslutar om serviceavgiftens storlek. Rapporten noteras och läggs till handlingarna.
2011-11-24 16 Nvsf 109 Kalendarium 2012 Ordförande Agneta Fleismark presenterar förslag till kalendarium 2012. 2012-03-16 kl 9-15 Styrelsemöte bokslut 2011 Datum kompletteras 2012-04- kl 9-12 Styrelsemöte senare kl 13-16 Samråd med huvudmännen 2012-06-15 kl 9-15 Styrelsemöte 2012-09-13 kl 9-15 Styrelsemöte rapporter med alla samordningsteam 2012-10-11 kl 9-12 Planeringsdag styrelse kl 13-17 Planeringsdag styrelse + utvecklingsgrupp 2012-10-12 kl 8-12 Styrelsemöte 2012-09-26 kl 9-16 Styrelsemöte verksamhetsplan och budget 2013 Tillkommer under våren 2012: - gemensam dag för länets styrelser för de tre samordningsförbunden i länet - halvdag med länets riksdagsbänk 12 eller 26 mars Kalendarium för 2012 fastställs.
2011-11-24 17 Nvsf 110 Övriga ärenden Samordnare Jonas Wells redogör för målgruppsstudie som genomförts från juni till november 2011. Syftet har varit att förstå hur samordningsförbunden kan via medborgartjänster öka värdet till medborgaren och i detta fall arbetslösa unga vuxna att få en bedömning hur deras behov av stöd ser ut samt skönja mönster och tendenser. Hela rapporten finns att läsa på samordningsförbundets hemsida. Rapporten noteras och läggs till handlingarna.
2011-11-24 18 Tack Ordföranden tackar för gott samarbete under året som varit och önskar all en God Jul och ett Gott Nytt År. Ordföranden tillönskas detsamma.