FÖRSLAG 1(15) Journal som e-tjänst Införandeplan Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr 232100-0073 Postadress Box 601 391 26 Kalmar Besöksadress Strömgatan 13 Kalmar Telefon 0480-810 00 vx Bankgiro 833-3007
2(15) Innehåll 1 SAMMANFATTNING 3 2 INLEDNING 4 2.1 Bakgrund... 4 2.2 Syfte och mål... 5 2.3 Avgränsningar... 5 3 ANALYS 6 3.1 Omvärldsanalys... 6 3.2 Analys av möjligheter och risker... 7 4 SAMBAND OCH BEROENDEN 8 4.1 Förutsättningar... 8 5 TILLVÄGAGÅNGSÄTT FÖR INFÖRANDE 9 5.1 Införandeform... 9 5.2 Införandestöd... 9 5.3 Komponenter i införandeprojektet... 9 5.3.1 Interna informationsinsatser, utbildning och förankring. 9 5.3.2 Externa informationsinsatser... 10 5.3.3 Kommunikationsplan... 10 5.3.4 Nationell e-tjänst... 10 5.3.5 Val av källsystem... 11 5.3.6 Regelverk... 11 6 REKOMMENDATION 13 6.1 Tidplan... 13 6.2 Organisatoriska förutsättningar för införande... 13 6.2.1 Uppföljning och rapportering... 14 6.3 Budget och resurser... 14 6.4 Förvaltning och drift... 14 7 BILAGOR 15
3(15) 1 Sammanfattning Denna införandeplan beskriver förutsättningar och aktiviteter som krävs för att införa journal som e-tjänst inom Landstinget i Kalmar län. Ett införande av journal som e-tjänst är ett viktigt steg i utvecklingen för landstinget för att skapa en tillgänglig och transparent vård där patienten är delaktig. Interna synpunkter ska beaktas vid införandet. Under våren 2014 pågår diskussion inom samtliga verksamheter i landstinget för att belysa risker och möjligheter med ett införande. Risk- och konsekvensbedömning ska göras. Erfarenheter och kunskaper från andra landsting/regioners är också viktigt att tillvarata i samband med ett införande. Planering av införandet ska ske under hösten 2014 innan införandet 2015. I planeringsfasen ska projektorganisation formas och projektplan skapas som inkluderar: ett ställningstagande till regelverkets valbara regler plan för hur båda journalsystemen (Cambio Cosmic och Siemens Obstetrix) ska anslutas planering pilotinförande, utvärdering och breddinförande möjlighet att ta del av nationellt införandestöd implementation av teknisk lösning som hanteras via nationella tjänsteplattformen beaktning av nationellt arbete kring konsolidering och anpassning av befintliga e-tjänster samt utveckling av nationell e-tjänst en kommunikationsplan en utbildningsplan en tid- och aktivitetsplan resursplan kostnadsplan förutsättningar och avgränsningar
4(15) 2 Inledning I landstingsplanen för 2014-2016 har ett uppdrag rubricerats kring att ta fram en införandeplan för hur medborgarna ska kunna ta del av sin journal som e-tjänst. Beskrivning av uppdraget finns i Uppdragsbeskrivning av införandeplan för hur medborgarna ska kunna ta del av sin journal som e- tjänst. 1 Ett införande av journal som e-tjänst är ett viktigt steg i utvecklingen för landstinget för att skapa en tillgänglig och transparent vård där patienten är delaktig. Denna införandeplan beskriver processerna och komponenterna för ett införande. Införandeplanen har utarbetats i samverkan med förvaltningar och stabsenheter. 2.1 Bakgrund Att göra journalinformation tillgänglig för invånare via nätet är ett högt prioriterat mål för landsting och regioner i den nationella strategin för e- hälsa. Alla invånare ska ha tillgång till sin journalinformation som en e- tjänst. På detta sätt får patienterna större möjlighet att bli mer delaktiga i sin egen vård. En förstudie utförd av Inera (tidigare Cehis) 2 kring invånarnas möjlighet att ta del av sin journal som e-tjänst visar att det finns ett stort intresse bland invånarna att få elektronisk tillgång till sin journal men också att det finns verksamhetsfrågor att beakta i samband med införandet. Våren 2013 startades projektet Journal på nätet på nationell nivå. Projektet ska leverera journalinformation till det kommande hälsokontot samt leverera e-tjänster, infrastruktur och anslutningar till journalsystem. Utförare är Stockholms läns landsting och Landstinget i Uppsala län. Resultatet från projektet är att det idag finns en nationell infrastruktur med tjänstekontrakt 3 och tjänsteplattform. Nya tjänstekontrakt tillkommer kontinuerligt. Det finns idag också två nationellt framtagna e-tjänster för att tillgängliggöra journaler via nätet för patienter; Journalen (bygger på LUL:s tjänst Sustains) och Vårdhändelser (bygger på SLL:s tjänst Mina 1 Införandeplan för hur medborgarna ska kunna ta del av sin journal som e- tjänst 14/04, bilaga 1. 2 Förstudie kring journal på nätet av Inera, återfinns på Ineras hemsida, http://www.inera.se/tjanster--projekt/journal-pa-natet/ 3 Tekniska specifikationer som reglerar informationsutbytet inom en viss typ av tjänst eller system.
5(15) vårdflöden). Tjänsterna har delvis olika och delvis överlappande funktioner och innehåll. Journalen är redan idag tillgänglig för invånare att beställa som papperskopia. Genom att tillgängliggöra journal digitalt som e-tjänst skapas en ny kanal för patienterna att kunna ta del av denna information på. Det blir enklare för patienten att läsa sin journalinformation och minskar administration hos vården då pappershantering av journaler kan minska markant. Genom att invånarna får tillgång till journalinformation via en e-tjänst är målet att patienten ska bli bättre informerad, förberedd och motiverad i sitt besök till vården. Journal kan fungera som ett verktyg för samverkan mellan vårdgivare och vårdtagare. Vården blir också mer begriplig och transparent för patienten vilket kan skapa ett ökat förtroende för vården. Invånarna får också en möjlighet att ta mer ansvar för delar inom sin hälsooch sjukvård genom smidig tillgång till information om sina ärenden såsom elektronisk intyg och tidbokning samt ta del av information om läkemedel och ordination. Dessa effekter bidrar till en ökad delaktighet för invånarna i sin egen vård. 2.2 Syfte och mål Syftet med att införa journal som e-tjänst är att öka patientens delaktig och medverkan i sin egen vård genom att tillgängliggöra journalinformation som e-tjänst. Målen med införandet är att: Invånarna ska nå journalinformation via säker inloggning i e- hälsotjänster som finns via 1177.se (kallat Mina vårdkontakter). Sjukvårdspersonal är informerad om journal som e-tjänst, vad e- tjänsten innebär för verksamheten och hur den fungerar. Invånarna är informerade om att journalinformation finns tillgängligt via e-hälsotjänsterna på 1177.se. 2.3 Avgränsningar Införandet gäller endast journal som e-tjänst via 1177 Vårdguidens nationella e-hälsotjänster kopplat till landstingets journalsystem för landstingets egna verksamheter och privata vårdgivare. Införandet berör inte andra digitala invånartjänster som kan kopplas till funktionaliteten eller e-hälsotjänster på 1177.se.
6(15) 3 Analys 3.1 Omvärldsanalys Följande landsting har infört/påbörjat införande av journal som e-tjänst. Landstinget i Uppsala län har erbjudit sina patienter tillgång till sin journal sedan slutet av 2012. Utvecklingen är en del inom Sustainsprojektet som startade 1997 med piloter av e-tjänster och som i förlängningen skapade en lösning för journal som e-tjänst. Det har funnits farhågor kring införandet och brister i förankring hos medarbetarna har uppmärksammats. En förstudie av Inera visar goda erfarenhet från införandet med nöjda patienter. Uppsala har våren 2014 ca 50 000 användare av e-tjänsten och antalet ökar kontinuerligt. Uppsala planerar att övergå till lösningen Journalen som grundar sig på Sustainslösningen. Stockholm läns landsting har genomfört piloter i början av 2014 för att erbjuda invånarna journalinformation via nätet genom e-tjänsten Vårdhändelser. Ett breddinförande planeras under 2014-2015 till övriga verksamheter. E-tjänsten nås via 1177 Vårdguidens e- hälsotjänster. Region Skåne har sedan våren 2014 erbjudit invånare tillgång till journalinformation via lösningen Journalen genom e-hälsotjänsterna på 117 Vårdguiden. Piloter har genomförts och ett breddinförande planeras under 2014 i samtliga berörda verksamheter. En månad efter lansering hade Skåne ca 10 000 användare. De landsting som visar journalinformation som e-tjänst använder olika regler för vilken information som visas för invånaren samt från vilka verksamheter information presenteras. Flera andra landsting planerar för att påbörja ett införande inom det närmaste året, bland annat Landstinget i Jönköpings län och Örebro läns landsting. Capio och Norrbotten läns landsting har även påbörjat piloter för att testa digital åtkomst av journalinformation till utvalda patientgrupper. Erfarenheter från landsting som infört journal som e-tjänst visar att patienterna är intresserade av att ta del av sina journaler via nätet (enligt Vårdbarometern). Erfarenheter och kunskaper från andra landsting/regioner är viktigt att tillvarata i samband med ett införande. Flera andra länder har tillgängliggjort journal via e-tjänster. I Danmark har journalen var tillgänglig sedan 2007 som e-tjänst. E-tjänsten visar utvald information från vårdgivaren. I USA tillgängliggörs journalinformation av vissa vårdgivare via nätet med koppling mot ett personligt hälsokonto. Det finns olika lösningar, bland annat har man testat att öka tillgänglighet genom att vårdgivare och patient enkelt kan kommunicera via säker epostkommunikation. Ett nytt projekt
7(15) möjliggör för patienten att ta del av anteckningar från läkare, sjuksköterskor eller andra kliniker från deras besök. 500 000 patienter bjudits in till att ta del av sina anteckningar via denna funktion. Erfarenheter från invånare och läkare är positiva. 3.2 Analys av möjligheter och risker Samtliga förvaltningschefer fick i januari 2014 i uppdrag av landstingsdirektören att inom sin verksamhet diskutera frågan kring införande av journal som e-tjänst för att identifiera farhågor och påverkan på verksamheterna. I uppdraget skulle verksamheterna beakta vad ett införande av journal som e-tjänst skulle innebära för verksamheten samt kartlägga möjligheterna och riskerna vid ett införande. Man skulle också diskutera hur landstinget på bästa sätt genomför ett införande av journal som e-tjänst, både ur verksamhetens samt patientens perspektiv. En viktig process för att kunna genomföra införandet på bästa sätt för både verksamheterna och patienterna. Därför har också verksamheterna fått tid för diskussioner under första halvåret 2014. Ett underlag med frågeställningar som ska besvaras av förvaltningarna har distribuerats. Synpunkterna från medarbetare kring effekter, möjligheter, farhågor och risker vid ett införande har samlats in under våren 2014. En sammanställning och sammanfattning görs under juni 2014. Dessa synpunkter är viktiga att ta hänsyn till vid planering av införandet samt i själva införandeprocessen. Dessa synpunkter ska också belysas i kommunikationsinsatserna i införandeprojektet. Synpunkterna kan också användas inför beslut om tillämpning av regelverk för landstinget.
8(15) 4 Samband och beroenden 4.1 Förutsättningar För att möjliggöra ett införande krävs att: medicinska, etiska, juridiska, tekniska och verksamhetsmässiga frågor beaktas landstinget tar ställning till det nationella regelverket samt till hur valbara regler ska hanteras teknisk lösning finns klar för implementering landstinget har förberett för implementering av teknisk lösning förankring genomförs internt projektorganisation formas för införande resurser avsätts för planering och införande inom berörda förvaltningar
9(15) 5 Tillvägagångsätt för införande 5.1 Införandeform Införandet ska ske i projektform med tydlig projektledning. Inom projektet ska delprojekt formas för teknisk implementation och förankrings/informations-aktiviteter med delprojektledare för respektive område. Projektplan för huvudprojekt ska tas fram med tydlig tids- och aktivitetsplan samt inkludera delprojekten i form av plan för teknisk implementation och en kommunikationsplan. Journal som e-tjänst ska pilotinföras på patientgrupper inför ett breddinförande för att säkerställa funktionalitet av tjänsten och att införandet sker på bästa sätt i landstingets verksamheter. 5.2 Införandestöd Inera kommer att erbjuda landsting och regioner ett införandestöd vid införandet av journal som e-tjänst. Införandestödet kommer att erbjudas mot självkostnadspris och håller på att formas. Möjlighet till införandestöd ska beaktas i införandet. 5.3 Komponenter i införandeprojektet För att införa journal som e-tjänst i landstinget krävs en teknisk implementering av tjänsten mot landstingets journalsystem, definition av regelverk samt förankring och informationsinsatser såväl internt som externt. 5.3.1 Interna informationsinsatser, utbildning och förankring I införandet för andra landsting har det funnits farhågor kring effekterna av ett införande i verksamheterna. Därmed är förankring en viktig aktivitet vid införandet hos berörda verksamheter, som ska vara väl informerade om processen för införandet och vilka möjligheter, risker samt förändringar detta innebär. Farhågor som identifieras i analysen av möjligheter och risker (punkt 3.2) inom verksamheterna måste beaktas och bemötas. Lämpliga informationsinsatser och utbildningar för medarbetare ska genomföras i förvaltningarna för att säkerställa förankring, delaktighet och täcka informationsbehovet hos verksamheterna. Medarbetare ska vara delaktiga i införandet, deras perspektiv och kunskap om journalen som arbetsverktyg och patientinformation ska beaktas. Personal är en viktig informationskälla mot patienter och i funktion som vidareinformatörer. Referensgrupper är också viktiga i införandet.
10(15) Förankring och interna informationsinsatser ska påbörjas redan i planeringsfasen och uppdrag för förankring ligger på respektive förvaltning och ska ske löpande under hela införandet. 5.3.1.1 Utbildningsplan En utbildningsplan som kartlägger utbildningsinsatser för medarbetare inom landstinget ska tas fram i planeringen av införandet. Planen ska också kartlägga utbildningsunderlag som ska tas fram. 5.3.2 Externa informationsinsatser Vid lansering av e-tjänsten för journalinformation ska specifika och strategiska informationsinsatser genomföras gentemot invånarna för att marknadsföra e-tjänsten samt öka kännedomen bland invånare, både vid lansering och framåt. För att få ett effektivt genomslag av budskapet mot den stora målgruppen rekommenderas en kommunikationskampanj. Resurser för detta behöver avsättas. 5.3.3 Kommunikationsplan En kommunikationsplan ska tas fram för att kartlägga de externa och interna informationsinsatser som ska genomföras i samband med införandet av journal som e-tjänst. Kommunikationsplanen kartlägger de förankrings och informationsinsatser som ska genomföras kontinuerligt i införandet och de externa kommunikationsaktiviteter som ska genomföras vid lanseringen av e-tjänsten till invånarna. Kommunikationsplanen ska tas fram i samband med att projektplan för införandet skapas och planen ska belysa: Internt informationsinsatser som ska genomföras för att säkerställa förankring och informera medarbetarna om införandet. Internt informationsunderlag som ska tas fram Externa kommunikationsinsatser för att öka kännedomen om den nya e-tjänsten och möjligheten för invånare att bli delaktiga i sin egen vård Externt informationsunderlag som ska tas fram 5.3.4 Nationell e-tjänst Den nationella lösningen består i nuläget av två varianter av journal som e- tjänst, Journalen och Vårdhändelser, som delvis har olika och delvis överlappande funktioner och innehåll. Målet är att dessa ska bli en gemensam lösning. Båda tjänsterna bygger på en gemensam nationell IT-arkitektur som är uppbyggd kring tjänstekontrakt och tjänsteplattformar och båda nås via e-
11(15) hälsotjänsterna på 1177 Vårdguidens hemsida. På detta sätt säkerställs en säker inloggning och dataöverföring för respektive alternativ. Båda e-tjänsterna kan idag presentera fyra gemensamma informationsmängder (vård- och omsorgskontakt, vårddokumentation, mödravård och vaccinationer). Vad som faktiskt visas är dock beroende av vilka journalsystem landstinget ansluter och vilken information journalsystemen har möjlighet att publicera till tjänsterna. Journalen har fokus på att delge patienten journalinformation medan Vårdhändelser har fokus på patientmedverkan och kunskapsdelning. Det innebär att de har olika funktioner och gränssnitt. På nationell nivå är det oklart hur framtidsplanerna ser ut för de båda tjänsterna. De kommer troligen att konsolideras alternativt anpassas till samexistens utan överlappning. Detta arbete ska bevakas för ett ställningstagande av implementation av teknisk lösning vid införandet. 5.3.5 Val av källsystem Det finns möjlighet att leverera information från journalsystemen Cambio Cosmic, landstingets övergripande journalsystem, och Siemens Obstetrix, landstingets journalsystem inom mödrahälsovården, till de båda e- tjänsterna. Landstinget ska ansluta båda journalsystemen till e-tjänsten för att kunna erbjuda journal som e-tjänst för samtliga verksamheter inklusive mödrahälsovården. Journalinformation inom mödrahälsovård är en stor patientgrupp som ska inkluderas. Ekonomiska och personella resurser behöver avsättas för att möjliggöra anslutning av båda journalsystemen. 5.3.6 Regelverk Landstinget i Kalmar län måste fatta beslut om regelverk för journalinformation som e-tjänst. Landstingets och regionernas gemensamma organisation Inera har tagit fram ett nationellt regelverk 4 som kartlägger vilken journalinformation som ska visas för invånarna och för vilka åldersgrupper. Regelverket har föregåtts av en remissrunda i samtliga landsting och regioner. Remissen resulterade i att regelverket är uppdelat i en uppsättning grundläggande regler, och ett antal valbara regler. Regelverket är baserat på Uppsalas erfarenheter av nätjournaler. Alla e-tjänster som visar journalinformation för patienter ska följa regelverket och detta ska ligga som grund för införandet av journal som e-tjänst. 4 Nationellt Regelverk för enskilds direktåtkomst till journalinformation, återfinns på Ineras hemsida, http://www.inera.se/tjanster-- PROJEKT/Journal-pa-natet/
12(15) 5.3.6.1 Valbara regler Regelverket erbjuder ett antal valbara regler som möjliggör för landsting och regioner att själva anpassa journalinformationen som visas i e-tjänsten. Landstinget måste ta ställning till dessa valbara regler i planeringen av införandet. Beslut om hur landstinget ska ställa sig till de valbara reglerna tas i landstingsstyrelsen före införandet.
13(15) 6 Rekommendation Journal som e-tjänst ska pilotinföras och utvärderas innan e-tjänsten breddinförs. Planering av införandet ska ske innan införandet startas. I planeringsfasen ska projektorganisation formas och projektplan skapas som inkluderar: ett ställningstagande till regelverkets valbara regler plan för hur båda journalsystemen (Cambio Cosmic och Siemens Obstetrix) ska anslutas planering för pilotinförande, utvärdering och breddinförande möjlighet att ta del av nationellt införandestöd implementation av teknisk lösning som hanteras via nationella tjänsteplattformen beaktning av nationellt arbete kring konsolidering och anpassning av befintliga e-tjänster samt utveckling av nationell e-tjänst en kommunikationsplan en utbildningsplan en tid- och aktivitetsplan resursplan kostnadsplan förutsättningar och avgränsningar Sammanställda synpunkter från medarbetare ska beaktas vid införandet samt erfarenheter från införanden hos andra landsting. 6.1 Tidplan Planering av införandet ska genomföras hösten 2014. Införande ska påbörjas 2015 när förutsättningarna för ett införande är uppfyllda. 6.2 Organisatoriska förutsättningar för införande Till styrgrupp för införande av journal som e-tjänst utses landstingets sjukvårdsledningsgrupp. Projektgrupp ska formas med tydlig projektledning för huvudprojekt samt delprojekt. Denna ska bemannas med representanter från sjukvårdsförvaltningarna och utses av styrgruppen. Referensgrupper ska utses som representerar berörda verksamheter samt patient- och brukarorganisationer. Referensgrupper inom sjukvårdsförvaltningarna bör vara de befintliga Samvit-grupperna (Samordnad verksamhetsutveckling runt IT-stöd).
14(15) Dialog ska föras med de fackliga organisationerna i enlighet med dialogoch samrådsavtalet. Förvaltningarna ska bemanna projektgrupp och erforderliga arbetsgrupper samt bidra med övriga resurser som krävs för införandet. 6.2.1 Uppföljning och rapportering Uppföljning och utvärdering ska ske löpande av införandet av projektgruppen. 6.3 Budget och resurser I nuläget finns ingen tydlig kostnadsbild för ett införande men resurser behöver avsättas för projektledning, kommunikation internt och externt samt teknisk lösning. 6.4 Förvaltning och drift Efter implementering sker löpande förvaltningsarbetet inom pm3 och objektet Gemensam Vårdprocess.
15(15) 7 Bilagor 1. Uppdragsbeskrivning: 1404 journal som e-tjänst.docx 2. Förstudie Inera: Förstudien Din journal på nätet återfinns på Ineras hemsida, http://www.inera.se/tjanster--projekt/journal-pa-natet/ 3. verk: Nationellt regelverk för enskilds direktåtkomst till journalinformation återfinns på Ineras hemsida, http://www.inera.se/tjanster--projekt/journal-pa-natet/