Personalekonomisk redovisning Den personalekonomiska redovisningen innehåller uppgifter i form av fakta och analyser, samt nyckeltal. Redovisningen gäller hela kommunen. All statistik avser värden gällande 31/12 respektive år (om inte annat sägs). I Barn- och utbildningsförvaltningen ingår Gymnasieförvaltningen fr.o.m. 2003-01-01. Måltidsservice har fr.o.m. 2003-01-01 övergått från Barn- och utbildningsförvaltningen till Tekniska kontoret. Personal Förklaringar Anställd Person som har ett anställningsförhållande i kommunen. Den anställde kan vara tillsvidareanställd eller visstidsanställd. Den anställde kan ha flera anställningar t.ex. två deltidsanställningar. Tillsvidareanställd Fast anställd. Årsarbeten De anställdas sammanlagda timmar delat med heltidsmåttet (= 1980 timmar/år). Okompenserad övertid Övertid man vill ta ut i ledighet (tid) istället för i pengar. Mertid (fyllnadstid) Arbetad tid vid deltidsanställning som överstiger arbetstagarens ordinarie arbetstid. Ersättningsnivå 120%. Övertid Arbete utöver en heltidstjänst. Enkel övertid: ersättningsnivå 180%. Kvalificerad övertid: ersättningsnivå 240%. PO Personalomkostnad. Lagstadgade avgifter, plus avtalsenliga kostnader t.ex. försäkringar och pension. Påslaget 2003 var 41,92%. Förvaltningarna KLK Kommunledningskontor BUF Barn- & utbildningsförvaltning SF Socialförvaltning RDTJ Räddningstjänst TK Tekniskt kontor KUF Kulturförvaltning SBK Stadsbyggnadskontor MHK Miljö- & hälsoskyddskontor Personalstruktur Anställda 2003 har kommunen 2 207 tillsvidareanställda årsarbeten (inklusive tjänstlediga), vilket är en ökning med 27 årsarbetare från 2002. Detta motsvarar 2 466 tillsvidareanställda personer. Fördelning Tillsvidare anställda årsarbetare Tillsvidare anställda personer Antal anställda personer Timanställda vikarier årsarbetare 1999 2000 2001 2002 2003 1994 2088 2145 2180 2207 2256 2364 2409 2434 2466 2673 2806 2938 3012 3065-171 184 181 163 3 065 personer är anställda i kommunen. Här ingår alla tillsvidareanställda, vikarier, projektanställda och provanställda (med anställningstid 3 månader eller längre). Timanställda vikarier under året motsvarar 163 årsarbetare. Det har inte skett några större förändringar från föregående år. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden på tillsvidareanställningarna är 89,5%, vilket är oförändrat mot 2002. Könsfördelning Andelen tillsvidareanställda kvinnor är 82% och andelen män således 18%. Könsfördelningen är i stort sett samma jämfört mot 2002. Räddningstjänsten och Socialförvaltningen har båda en mycket sned könsfördelning. Stadsbyggnadskontoret är den förvaltning med jämnast könsfördelning. Åldersfördelning Medelåldern bland samtliga tillsvidareanställda i Oskarshamns kommun är 45,6 år, för män är medelåldern 48 år och för kvinnor 45,2 år. Siffrorna för männen och samtliga anställda är i stort oförändrade sedan 2002, medan kvinnorna står för en liten ökning mot året innan. Medelåldern har varit i stort sett oförändrad de senaste fem åren.
Köns- och åldersfördelning per förvaltning Kvinnor Medelålder Förvaltning Män % % år KLK 35 65 49,5 BUF 20 80 45,7 SF 5 95 44,4 RDTJ 97 3 47,8 TK 36 64 48,7 KUF 13 87 52,6 SBK 58 42 51,4 MHK 33 67 48,3 Totalt 18 82 45,6 Åldersstruktur Ålderssammansättning på samtliga med månadslön (förmånsgrupp 1). Åldersintervall Antal personer Andel av samtliga 29 år 247 9% 30-39 år 658 24% 40-49 år 663 25% 50-59 år 825 30% 60 341 12% 42% av kommunens anställda finns i åldersintervallen 50-59 och över 60 år. Motsvarande siffra för åldersintervallen upp till 29 år och 30-39 år är 33%. Under en femårsperiod (mellan 1999 och 2003) befinner sig i genomsnitt 41% av kommunens anställda i åldersintervallet 50-59 och över 60 år. Motsvarande siffra för 20-29 år och 30-39 år är 32%. Åldersstrukturen har m.a.o. varit relativt oförändrad de senaste åren. Personalkostnader Lön och pension Medellönen för samtliga månadsanställda är 18 570, för män 21 331 och för kvinnor 18 015 kronor i månaden. Varje månad betalas det ut i snitt 3 500 löner. I pengar innebär detta varje månad 48,2 miljoner kronor. Totalt utbetalades år 2003 nästan 580 miljoner kronor i löner. Till denna summa skall läggas personalomkostnader för ca 263 miljoner (inklusive utbetalda pensioner och avsättning pensionsskuld). I förhållande till verksamhetens totala kostnad på ca 1,3 miljarder utgör personalkostnaderna 64%. Totala personalkostnaden ökade under 2003 med 3,1% från 822,4 till 848,2 Mkr. Personalkostnader i tusen kronor. 2001 2002 2003 Lönekostnad 540838 565358 574230 Arvoden förtroendemän 3860 3821 4227 Personalomkostnader (här ingår pensioner 211349 221838 238633 individuell del) Utbetalda pensioner 19473 19790 23051 Avsättning pensionsskuld 2129 2619 1445 Personalsociala kostnader (friskvård, 10168 8 993 6633 kurser etc.) Summa 787807 822420 848219 Skulder till de anställda Semesterlöneskuld: För innestående, ej uttagna semesterdagar har kommunen en semesterlöneskuld till sina anställda på 37 Mkr inklusive PO. Semesterlöneskulden har ökat med 23% eller 7 Mkr sedan 1999. Skuld för okompenserad övertid/mertid: För innestående, ej uttagen kompensationsledighet har arbetsgivaren en skuld till de anställda på 6,5 Mkr inklusive PO, vilket motsvarar drygt tjugoåttatusen timmar. Skulden har ökat med 117% eller 3,5 Mkr sedan 1999. Tillsammans utgör skuld för semester och för okompenserad övertid/mertid 43,7 Mkr, som arbetsgivaren skulle behöva betala ut om alla anställda slutade 31 december 2003. Kostnad för övertid och mertid Totalt är kostnaden för utbetald övertids- och mertidsersättning inklusive PO 17 167 Tkr. Det motsvarar 7 000 kronor per anställd. Jämfört med 02 har de anställda minskat sitt övertidsuttag med 700 Tkr. Per person motsvarar det en minskning med 4% sedan förra året. Mer- och övertidens motsvarighet i årsarbetare Den uttagna mertiden (fyllnadstiden) motsvarar 37 årsarbetare i hela kommun. Mertid (fyllnadstid) är den tid som deltidsanställda arbetar extra upp till heltid. På socialförvaltningen motsvarar det knappt 19 årsarbetare och på Barn- och utbildningsförvaltningen nästan 17 årsarbetare (inklusive gymnasieskola och Komvux). Totalt motsvarar allt sammanlagt övertidsuttag nästan 58 års-
arbetare. Om man minskar den totala arbetade över- och mertiden med den uttagna kompensationsledigheten (uttagen ledighet som ersättning för arbetad övertid) under 2003, motsvarar det 40 årsarbetare. Det är en minskning med två årsarbetare sedan 2002. Förändringar i mer- och övertid Vad gäller övertid för poolanställda och personliga assistenter, vilka har ett speciellt arbetstidsavtal, har de minskat sin arbetade övertid med drygt hälften sedan 2001. Antal övertidstimmar har minskat med cirka 1 600 timmar och antal timmar mertid (fyllnadstid) har minskat med cirka 2 100 timmar sedan 2002. Under 2003 tar varje anställd i snitt ut 14,5 timmar kompensationsledighet. Den uttagna kompensationsledigheten är i stort sett samma som föregående år. Jämfört med 2002 har två förvaltningar minskat sitt övertidsarbete; Barn- och utbildningsförvaltningen med cirka 6 000 timmar och Räddningstjänsten med cirka 1 800 timmar. Barn- och utbildningsförvaltningen förklarar att minskningen beror på ökad personaltäthet. Tekniska kontoret har ökat sitt övertidsarbete med ungefär tusen timmar, och förklarar sin ökning med bl.a. strejk inom kommunals avtalsområde och översvämningar under sommaren. Frånvaro Frånvaroorsaker i procent av total frånvaro per förvaltning. BUF 32 25 19 24 SF 45 17 23 15 RDTJ 35 1 51 13 TK 41 14 32 13 KUF 43 0 46 11 SBK 18 7 49 26 MHK 53 2 25 20 Sjukdom Föräldraledighet Övrig Semester Frånvaro % % % % KLK 32 3 46 19 Frånvaro i tusen kalenderdagar för hela kommunen. 1999 2000 2001 2002 2003 Sjukdom 69,9 78,5 89,2 105,1 102,9 Föräldraledighet 32,6 37,2 45,7 49,5 48,0 Semester 57,4 57,2 58,6 61,3 61,3 Övrig 36,9 40,6 46,2 48,5 46,2 frånvaro Total frånvaro 196,9 213,7 239,7 264,5 258,5 All frånvaro ökade fram t.o.m. 2002. Ett trendbrott har skett och fr.o.m. 2003 har all frånvaro minskat, utom frånvaro p.g.a. semester som är oförändrad sedan 2002. Den sammanlagda frånvaron minskade från 2002 med nästan 6 000 kalenderdagar. Personalförsörjning Pensionsavgångar Antal pensionsavgångar per förvaltning bland tillsvidareanställd personal, uppdelat på pensionsavgång vid 65 och 67 år. 2004-2005 2006-2007 2008-2009 Summa Ålder 65 67 65 67 65 67 65 67 KLK 4 0 2 4 1 2 7 6 BUF 25 2 42 25 53 42 120 69 SF 25 0 48 25 47 48 123 73 RDTJ 0 0 2 0 1 2 3 2 TK 11 1 18 11 24 18 53 30 KUF 2 0 4 2 4 4 10 6 SBK 2 0 1 2 5 1 8 3 MHK 1 0 1 1 1 1 3 2 Total 70 3 118 70 139 118 327 191 Tabellen åskådliggör hur rekryteringsbehovet på kort sikt kan skjutas upp genom att de anställda väljer att arbeta till 67 år. För kommunen som helhet innebär det, med oförändrad styrka avseende tillsvidareanställd personal, att 13% av personalen kommer behöva ersättas t.o.m. 2009 om medarbetarna väljer att gå i pension vid 65. Socialförvaltningen behöver ersätta flest personer. Procentuellt motsvarar det 11,6%, jämfört mot Stadsbyggnadskontoret som procentuellt kommer att behöva ersätta störst del; 32% av sin personal. Många av dem som behöver nyrekryteras är specialister.
Sjukfrånvaro Redovisning av sjukfrånvaro Från 1 juli, 2003 gäller nya regler om redovisning av sjukfrånvaron. Därför redovisas sjukfrånvaron, dels för hela 2003 enligt tidigare använt uträkningssätt och dels enligt de nya principerna fr.o.m. 2003-07-01 t.o.m. 2003-12-31. Sjukfrånvaro 2003-07-01 2003-12-31 Sjukfrånvaro hela kommunen 2003-07-01 2003-12-31 TK KLK RDTJ SBK BUF KF SF. MHK Totalt Total ordinarie arbetstid timmar 243 849 64 428 69 308 23 862 883 693 33727 1 054 668 9 498 2 385 803 Total sjukfrånvaro timmar 22 943 3 766 4 871 544 65 926 2 310 137 071 1 773 239 162 Total sjukfrånvaro % 9,4 5,8 7 2,28 7,4 6,8 12,99 18,7 10 Sjukfrånvaro över 60 dgr i % av total sjukfrånvaro 66,4 67,6 82,9 83,1 71,4 81,6 77,5 81,4 74,8 Totalt 1 Kvinnor i % Män i % 12,8 4,5 7,6 2,5 0 7 3,5 1,4 7,9 6 7,7 1,6 13,5 6,3 13,2 30,3 11,1 5,7 Upp till 29 år 9 0,7 2,8 0 4 0,6 5,4 5,2 5,1 30-49 år 7,2 5,1 6,8 0,5 6,7 6,2 13,5 16,4 9,8 Över 50 år 11,5 6,9 7,5 2,9 9,3 7,4 16,7 26,7 12 1 För var och en av grupperna under rubriken fördelning tas den ordinarie totala arbetstiden i timmar fram. Den % sjukfrånvaron för vardera gruppen bestäms därefter som (sjukfrånvaro/total ordinarie arbetstid) 100. 10% av samtliga ordinarie arbetstimmar registreras som sjukfrånvaro. Nästan 75% av samtliga sjukfrånvarotimmar förekommer efter den 60:e sjukdagen d.v.s. är långtidssjukdom. Kommunen har en hög andel långtidssjuka. Målet med det fortsatt systematiska rehabiliteringsarbetet är att ingen skall vara sjukskriven mer än 1 år. Skelett- och rörelsediagnoser dominerar sjukbilden och de mentala symptomen ökar. Kvinnorna är dubbelt så mycket sjuka som männen. Många av kommunens arbeten är fysiskt och psykiskt tunga. Dessa yrken innehas till stor del av kvinnor t.ex. städare, måltidspersonal och vårdbiträden. Utan en bra grundkondition kan det finnas risk att dessa arbeten leder till belastningsskador och mentala symptom. Det kan därför finnas behov av riktade insatser för dessa grupper. Ansvaret för sådana aktiviteter vilar på förvaltningarna. De anställda är mer sjuka ju äldre de är. Medelåldern i Oskarshamns kommun är hög, mycket hög på vissa förvaltningar. Med åldern kommer en ökad risk för ohälsa. Mer information kan inhämtas från rapporten Redovisning av sjukfrånvaro i Oskarshamn kommun 2003. et är antal sjukdagar delat med antal månadsanställda. I sjuktalet tas inte hänsyn till sysselsättningsgrad, men till sjukskrivningens omfattning. per förvaltning, jämförelse över år. 2000 2001 2002 2003 KLK 13,18 10,31 17,78 20,69 BUF 23,02 23,3 25,61 22,31 SF 35,76 39,82 47,22 47,07 RDTJ 6,95 16,3 10,60 18,10 TK 29,01 29,08 29,32 30,02 KUF 21,86 33,21 27,93 28,18 SBK 14,55 17,48 20,59 9,93 MHK 26,46 4,3 13,40 42,69 Totalt 27,99 30,38 34,91 34,47 et har minskat från 34,91 (2002) till 34,47 (2003), en minskning med nästan en halv dag per anställd. Ett högt sjuktal på en liten förvaltning kan till viss del förklaras av att det är få anställda, vilket då påverkar statistiken. et, korttidsfrånvaron, antal sjuka mer än 90 dagar, samt antal med upprepad sjukfrånvaro, har minskat.
Personalutveckling Hälsoarbete Förklaringar till minskning av sjukfrånvaron beror bl.a. på ökad kunskap hos chefer om rehabilitering t.ex. genom en genomförd utbildningsdag, anställning av rehabiliteringssamordnare, samt kommunens mer konkreta och strukturerade rehabiliteringsarbete. Förvaltningar har tillgång till en expert i lyftoch bärteknik, som utbildar de anställda för att förhindra arbets- och förslitningsskador. Friskvård Vid 5 350 tillfällen har anställd personal badat gratis i simhallen under 2003. Kommunen har även ett gym i Stadshuset där anställda kan träna gratis. Personalavdelningen har under tre år bedrivit ett friskvårdsprojekt, Oskarshamn en kärnfrisk kommun, med syfte att minska sjukskrivningarna, öka de anställdas kondition och styrka samt få Oskarshamns kommun att bli en attraktivare arbetsgivare. Varje termin har i snitt ca 15% av de anställda deltagit. 2003 har personalavdelningen inrättat en tjänst som rehabiliteringssamordnare. Kommunhälsans verksamhet har övergått till Företagshälsovården i O-hamn AB Hälsan. Personalutveckling Ett aktivt arbete pågår för att säkra personalförsörjningen på både kort och lång sikt med inriktning på att både rekrytera och behålla kompetent personal. Ett led i detta arbete är den undersökning som belyser vad Oskarshamns kommun står för som arbetsgivare. Undersökningen visar att kommunen har mycket positivt att erbjuda medarbetarna. De upplever själva arbetsuppgifterna stimulerande, arbetskamraterna som positiva, samt kontakten med brukare och kunder som värdefulla grundläggande förutsättningar för att trivas på arbetet. Personalinsatser 87 personer har under 2003 fått hedersgåva. Hedersgåvan delas ut till medarbetare som varit anställda i kommunen under 25 år. Personalavdelningen, tillsammans med ambassadörerna (se rubriken utbildning ), har under året arbetat med Kom2gether medarbetarnas egen kommunbar. Kom2gether fungerar som after-work var tredje månad med syfte att bl.a. förbättra det interna samarbetet och kommunens image, samt göra något roligt och uppmuntrande för medarbetarna. Utbildning Rekrytering Syd är ett samarbetsprojekt för Sydsveriges 77 kommuner som fokuserar på kommunernas framtida personalförsörjning. Oskarshamns kommun har deltagit i Rekrytering Syd s Utbildning för Kommunala ambassadörer och Marknadsföringsutbildning med rekryteringsperspektiv. 29 av organisationens chefer har deltagit i Ledarutveckling Sydost, vilket är en satsning på ledarutveckling för chefer/ledare i Kalmar läns kommuner. Bakom Ledarutveckling Sydost står Regionförbundet i Kalmar län, primärkommunala nämnden, samt Rekrytering Syd. Jämställdhet Sedan 1 januari 2001 gäller ändrade och skärpta regler för att förhindra osakliga löneskillnader i lön och andra anställningsvillkor mellan män och kvinnor som utför lika eller likvärdigt arbete. Arbetet med lönekartläggning inleddes 2002 i kommunen. Under 2004 kommer arbetet med lönekartläggning behöva intensifieras. Året som kommer Under 2004 kommer personalavdelningen att arbeta med lönekartläggning, personalidé, revidering av personalpolitiskt program, samt utveckling av lönehanteringen. De resurser som tidigare använts till gratis bad för de anställda omfördelas till att gälla ett bredare utbud av motionsaktiviteter fr.o.m. 1 juli 2004. Förebyggande aktiviteter såsom uppbyggnad av grundkondition, viktminskning och rökavvänjning, skall även befrämjas. Under 2004 skall arbete med samma rehabiliterings- och förebyggande satsningar fortsätta. Ytterligare en utbildningsdag om rehabiliteringen skall hållas under 2004. Kommunen skall under 2004 påbörja regelbundna hälsokontroller för alla som fyller 45, 50 och 55 år under 2004.
1