VANLIGA FRÅGOR OCH SVAR!

Transkript

1 VANLIGA FRÅGOR OCH SVAR! I det här dokumentet finner du exempel på frågor vi ofta får och hur vi brukar svara på dem. Först kommer frågor och svar om vårt Arbetsvillkorindex, AVI, därefter följer frågor och svar om vårt Jämställdhetsindex, JÄMIX. Om du saknar någon fråga eller har synpunkter på svaren är du varmt välkommen att kontakta oss. Maila till info@nyckeltalsinstitutet.se eller ring OM ARBETSVILLKORINDEX, AVI Allmänt Kan man verkligen säga att AVI mäter arbetsvillkoren, det finns väl mycket annat som har betydelse än det som mäts i AVI? Med nyckeltal kan vi aldrig ge en fullständig bild av verkligheten. Däremot tycker vi att de nyckeltal som ingår i AVI är bra indikatorer på arbetsvillkoren i organisationen. Hur har ni valt ut de nyckeltal som ingår i Arbetsvillkorindex, AVI? Vi vill få med olika aspekter på arbetsvillkor och har försökt att täcka in så många områden som möjligt. För nio av nyckeltalen går det dessutom att värdera vad som bra eller mindre bra ur ett medarbetarperspektiv, därför ingår dessa i indexet. Ger verkligen Arbetsvillkorindex AVI en komplett bild av arbetsvillkoren, jag tycker att det saknas en del områden! Arbetsvillkorindex AVI är förstås en förenkling av verkligheten men vi tycker ändå att vi har fått med det viktigaste. Inom två områden saknar vi dock bra nyckeltal; delaktighet och arbetstider. När det gäller arbetstider har vi fått en del förslag på möjliga nyckeltal men har ändå valt att inte ta med dem. Anledningen är att det är svårt att konstruera en skala där det går att utläsa vad som är bra respektive mindre bra arbetstider. När det gäller delaktighet finns många instrument som mäter detta, ofta i enkätform. Vi har dock haft svårt att hitta ett enkelt och bra nyckeltal som mäter detta, har du förslag får du gärna höra av dig! Hur har ni fastställt poängskalan?? Vi har utgått från historiska data och konstruerat skalor som gör att resultaten för samtliga deltagande organisationer får en god spridning.

2 Trots att vi är ett privat företag liknar vi mest en landstingsorganisation. Kan vi välja att jämföra oss med landsting? Varje organisation väljer själv vilka man ska jämföras med. Antal tillsvidareanställda Ska antal tillsvidareanställda avse periodens slut eller ska det vara genomsnittet för året? Är det olika för olika nyckeltal? Man anger antalet tillsvidareanställda både vid periodens början och slut. Har man 1/1 31/12 som redovisningsperiod så är det den perioden som gäller. Har man en annan redovisningsperiod så gäller den. Antal anställda per chef Varför ska man inte dra bort antalet chefer från totalt antal anställda? Det kan man förstås diskutera. Vi har valt att inte göra det utan inkluderar cheferna i den genomsnittliga storleken på den grupp som varje chef ansvarar för. Sjukfrånvaroberäkningar Ska jag verkligen notera kostnader för sjukfrånvaron när vi inte tar in vikarier? Vi tjänar ju faktiskt på sjukfrånvaro då vi bara betalar 80 procent av lönen. Om ni inte sätter in vikarier utgår vi från att ni får ett produktionsbortfall som borde motsvara minst vad ni betalar för ordinarie personal. Ett enkelt sätt att beskriva kostnaden är då att ange vad som betalas för den som är borta, utan att man får någon produktion tillbaka. Där jag arbetar mäts sjukfrånvaron som sjuktimmar/totalt tillgängliga arbetstimmar. Ett annat sätt enligt dig och i läroboken skulle kunna vara sjuktimmar/arbetade timmar.jag pratade med en kollega om det här och jag blev lite fundersam. Om vi tar ett enkelt exempel: En heltidsanställd person som har ordinarie arbetstid på 168 timmar på en månad (21 dagar * 8 timmar) är sjuk 10 arbetsdagar (80 timmar). Då blir sjukfrånvaron enligt vårt sätt att beräkna den: 80/168=47,6%. Skulle man istället använda den andra beräkningsgrunden med antalet arbetade timmar i nämnaren blir ju resultatet rejält mycket annorlunda. 80/88=91%. Är detta en rättvisande siffra på sjukfrånvaron?

3 Ofta hör man ju bara sjukfrånvaron benämnas i form av ett procenttal utan någon vidare definition men är inte sjukfrånvarotimmar/tillgängligt antal timmar den mer vedertagna definitionen? Jovisst kan det bli konstiga effekter om man tittar på sjukfrånvaron för en enskild medarbetare. Då kan sjukfrånvaroprocenten med vår definition, om man är långtidssjuk, bli oändlig!! För en månad kan det blir 165 timmar sjuk / 0 timmar arbetad tid. Dvs tittar man på individnivå är det rimligt att räkna sjukfrånvarotid / tillgänglig tid. Men detta mått använder vi inte på individnivå utan på organisationsnivå och då blir resonemanget annorlunda. Vi har följande argument för att använda sjukfrånvarotid / arbetad tid: Arbetad tid blir ett exaktare mått. De flesta organisationer har en uppföljning på arbetad tid och definitionen av den brukar se likadan ut hos de flesta. Det är inte lika självklart vad som är "tillgänglig tid". Ingår tjänstledigas "tillgängliga tid"? Barnlediga? Vård av barn? Mm. Det torde alltså bli både enklare och mer jämförbart om man använder arbetad tid istället för tillgänglig tid. Jämför vår "enkelhetsprincip". Genom att använda arbetad tid får man en uppfattning om hur stor sjukfrånvaron är i förhållande till den resursinsats som behövs. Om ett företag behöver timmars produktion och samtidigt har 1000 timmars sjukfrånvaro säger sjukprocenten 10% att det faktiskt är 10% av det som företaget behöver som är borta pga sjukskrivning. Om samtidigt den tillgängliga tiden är timmar (eftersom flera är barnlediga, 1000 tillgängliga timmar försvann ju i sjukfrånvaro, och ytterligare ledighetsformer) så kan det bli svårare att tolka 6,7% (1000 / 15000). Långtidssjukskrivna kvinnor/män - hur ska jag räkna? Vi räknar långtidssjukskrivna tillsvidareanställda. Ska sjukersättningsfall vara med när man räknar antalet långtidssjukskrivna?` Vår definition är personer som har varit, och är, sjukskrivna mer än 14 dagar. Ni måste själva bestämma om era sjukersättningsfall ingår i den kategorin. Personalomsättning Jag ska ta fram siffror på vår personalomsättning och jag undrar hur jag ska räkna? Det finns ingen regel hur man ska räkna och olika organisationer gör på olika sätt. Vårt förslag är dock det lägsta av antal som slutar och börjar / antal anställda. Då får man fram just omsättningen av personal, dvs i perioder av nedgång fångas endast de avgångar ersätts och tvärtom. I båda fallen rekommenderas att bara räkna på tillsvidareanställda, eller om man har många visstidsanställda, att man har en uppgift för tillsvidare- och en för samtliga.

4 Vi följer beräkningen för personalomsättning = det antal som är lägst av nya eller slutade dividerat med genomsnittligt antal anställda, enligt beräkningen i boken om nyckeltal. Diskussion uppstår om att detta inte skulle vara rätt utan att vi ska räkna på antal slutade minus antal nyanställda/antal anställda periodens slut.kan vi få en förklaring till vilket sätt som är rätt?? Det finns inget som är "rätt" eller "fel" utan varje organisation bestämmer själv hur man ska räkna. Vi rekommenderar dock "lägsta av antal börjar och slutar / antal anställda" om det är själva personalomsättningen man vill fånga. Vill man däremot fånga hur många som har slutat, hur många som har börjat eller hur förändringen av antal anställda ser ut så blir det en annan fråga. Vi förstår inte poängen med ert förslag på definition. Det innebär att ni får en negativ personalomsättning så fort antal som slutar är lägre än antal som börjar (trots att det kan vara väldigt många som både slutar och ersätts). Vad ni mäter med ert nyckeltal är förändringen av antalet anställda i procent av antal anställda, med minustecken framför. Är det lika många som slutar som börjar är förändringen 0. Är det fler som slutar än börjar är förändringen positiv (antal slutar - antal börjar) och är antal som börjar större än antal som slutar blir resultatet negativt. Allt jämfört med antal anställda vilket alltså blir "förändring av antal anställda / antal anställda". Vi har några vakanser eftersom vi inte har hunnit anställa efter de som har slutat men de kommer att ersättas nästa år. Ska de då inte ingå i underlaget för personalomsättning? Detta är en knepig fråga speciellt om det rör en stor andel av de som har slutat (och håller på att ersättas). Vi utgår dock från enkelhetsprincipen och menar att om det är några som ännu inte hunnit ersättas så jämnar sådant ut sig på lång sikt. I mindre organisationer och med många som inte hinner ersättas blir det förstås missvisande siffror. Utbildningskostnader Hur redovisar man medarbetare som är tjänstlediga för studier? Man redovisar dem inte alls, i alla fall inte under kostnader för utbildning. Dvs utbildningstid som inte är på betald arbetstid eller på annat sätt belastar organisationens kostnader, ska inte tas med under utbildning. Personalkostnader Vad ska jag egentligen räkna med i personalkostnaden som ligger till underlag för personalkostnad per arbetad timme?

5 I lönekostnaden ingår löner och sociala avgifter och saker som jämställs med löner och sociala avgifter. Milersättning, traktamenten och liknande bör då inte ingå. Om en pensionsförmån ses som lön, eller något som betalas istället för lön, bör den räknas med. Arbetade timmar Hur räknar man ut möjliga arbetade timmar under ett år? Med 40 timmars arbetsvecka och normal semester (5-6 veckor) brukar det bli cirka 1800 möjliga arbetade timmar under ett år. Sedan brukar det försvinna timmar i sjukfrånvaro, vård av barn mm men de möjliga arbetade timmarna kan vara Total omsättning och förädlingsvärde Vad ska jag ta med i total omsättning och förädlingsvärde? Total omsättning är den totala omslutningen på verksamheten, antingen totala intäkter eller, om intäkter inte känns relevant, de totala kostnaderna. Förädlingsvärde är lite förenklat de totala intäkterna minus kostnader som inte är personal. Se vidare definitionslistan. OM JÄMSTÄLLDHETSINDEX, JÄMIX Allmänt Kan man verkligen säga att JÄMIX mäter jämställdheten, det finns väl mycket annat som har betydelse än det som mäts i JÄMIX? Med nyckeltal kan vi aldrig ge en fullständig bild av verkligheten. Däremot tycker vi att de nyckeltal som ingår i JÄMIx är bra indikatorer på jämställdheten i organisationen. Hur har ni valt ut de nyckeltal som ingår i Jämställdhetsindex, JÄMIX. Vi vill få med olika aspekter på jämställdhet och har försökt att täcka in så många områden som möjligt. För nio av nyckeltalen går det dessutom att värdera vad som bra eller mindre bra ur ett jämställdhetsperspektiv, därför ingår dessa i indexet. Arbetet med att ta fram och välja ut nyckeltal har genomförts i samråd med JÄMO. Ibland känns det som om ni har en utgångspunkt i kvinnors situation och att det ska bli så bra som möjligt för kvinnor. Detta kan dock bli fel eftersom det är balans och rättvisa som är grunden för jämställdhetsarbete.

6 Det är möjligt att nyckeltalen kan uppfattas utifrån ett kvinnoperspektiv. Men i JÄMIXberäkningarna gäller att det ska vara så jämställt som möjligt. I flera nyckeltal utgår vi dock från kvinnor för att kvinnor i de flesta fall är underrepresenterade. Men det går förstås lika bra att utgå från män. Lön Vi vet att vi har jämställda löner, dvs män och kvinnor har lika lön för lika arbete. Men i vår rapport får vi väldigt låga poäng och en läsare tror att vi inte alls har jämställda löner. Men i vår bransch är det väldigt könsuppdelat och nästan omöjligt att få män till ett av våra yrken samtidigt som det nästan bara är män som arbetar i andra yrken. I nyckeltalet lön så konstaterar vi endast om det finns skillnader i genomsnitts/medianlön mellan kvinnor och män. Om en sådan skillnad finns beror det antingen på olika lön för lika arbete eller på en skev könsstruktur där kvinnor arbetar i en typ av yrken med en typ av betalning och män i en annan typ av yrken med en annan typ av betalning. Oavsett vilket så är det inte jämställt. Sedan kan en sned könsfördelning bero på en i grunden sned samhällsstruktur (kvinnor utbildar sig till en viss typ av jobb, män till en annan typ av jobb). Yrkesgrupper Jag undrar hur man ska göra med yrkesgrupperna i de fall man har ett par yrken där det enbart arbetar en person (ex jurist). Ska de räknas med? De yrkena kan ju aldrig bli jämställda. Vi lutar åt att inte räkna med dessa eller att slå ihop de yrken som ligger "utanför" till en grupp (det gäller 5 personer på företaget). Det låter rätt rimligt. Du har ju helt rätt i att det är svårt att få jämställdhet om man bara har en person i yrkesgruppen. Vi rekommenderar därför att alla yrkesgrupper med en person slås ihop till en "stor grupp". Sysselsättningsgrad Vi har ett erbjudande till alla att gå ner i arbetstid. Alla har således möjlighet att arbeta heltid, vilket inte är fallet hos alla. Det känns lite konstigt att detta inte är en fördel i vårt resultat. Vårt resonemang utgår från att om det finns skillnader mellan mäns och kvinnors sysselsättningsgrad så beror det antingen på att man erbjuder heltidsanställningar i olika omfattning ELLER att det finns en inbyggd organisations- eller samhällsstruktur där män och kvinnor väljer att arbeta deltid i olika omfattning. Oavsett vilket är det ett tecken på att det inte är jämställt.