Mamut ServiceSuite Mamut ServiceSuite Planning Guide till Mobil Serviceorder
Mamut ServiceSuite Mamut ServiceSuite Planning Guide till Mobil Serviceorder V1: 12
VÄLKOMMEN TILL MAMUT SERVICESUITE Den medföljande kom-igång-guiden ger en kort introduktion till möjligheterna som programmet erbjuder. Dokumentationen innehåller information om funktionerna i programmet. Vilka funktioner som är tillgängliga beror på din programversion. Om du vill ha mer information om större versioner kan du kontakta Mamut på telefon 08-566 991 70 eller via e-post: info@mamut.se. Det är viktigt att du läser igenom både användar- och serviceavtalet innan du installerar programmet. Där får du en översikt över de kontraktsmässiga villkor som gäller för dig som kund och oss som leverantör. Guiden hjälper dig att lära känna systemet så att du lättare kan navigera och anpassa systemet efter dina behov. Guiden ger dig också en kort introduktion till huvuddelarna i programmets funktioner samt beskrivningar av hur du utför de vanligaste operationerna. Vi är övertygade om att din verksamhet kommer att få stor nytta av programmet. Lycka till med Mamut Business Software! II
Postadress: Mamut AB Box 7654 103 94 Stockholm Tlf: 08-411 61 90 Fax: 08-566 991 01 Internet: http://www.mamut.se E-post: info@mamut.se Besöksadress: Kungsgatan 24, 2 tr 111 35 Stockholm Mamut Support: För information om produktanvändning. Tlf: 08-566 991 70 Fax: 08-566 991 71 Mamut Lön Support tlf: 08-566 991 72 Internet: http://www.mamut.se/support E-post: support@mamut.se Försäljning: Tlf: 0200-92 01 20 (Gratisnummer) Internet: http://www.mamut.se E-post: info@mamut.se Fax: 08-566 991 01 III
Innehåll VÄLKOMMEN TILL MAMUT SERVICESUITE... II GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN... 1 Konfigurera den mobila planläggningsfunktionen...1 Logga in...6 Inställningar... 14 Hur skapas ett kundmöte?... 16 Tidsregistrering... 22 Den optimala mobila lösningen... 23 Elektronisk signatur... 27 SERVICE OCH SUPPORT... 32 IV
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN Konfigurera den mobila planläggningsfunktionen Den mobila lösningen i Mamut ServiceSuite kräver att vissa inställningar har definierats. Alla användares mobiltelefoner och/eller PDA-enheter måste kunna ansluta till Internet. Registrera en profil på Internet Företagets profil i Mamut ServiceSuite måste registreras på Internet. 1. Välj Inställningar från rullgardinsmenyn Inställningar för att visa fönstret Grundupplysningar. 2. Klicka på knappen Redigera registrering överst i fönstret. 3. Registrera företagets information och klicka OK. Profilen registreras då i programmet. Informationen används av vissa funktioner som möjliggör överföring av information mellan din lokala installation och din Internet-tjänst. Din profil har nu registrerats. 1
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER Konfigurera medarbetare Planläggning kräver att det finns minst en användare registrerad i systemet. 1. Klicka på Inställningar i rullgardinsmenyn Inställningar och därefter på Medarbetare. 2. Klicka därefter på knappen Lägg till medarbetare i verktygsraden. 3. Registrera detaljerna och klicka OK. Upprepa stegen för att registrera alla användare i Mamut ServiceSuite. Du har nu registrerat nya medarbetare i Mamut ServiceSuite. 2
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN Konfigurera mobil synkronisering För att användarna ska få tillgång till kalender, kunder och varukatalogen via sina mobila enheter, måste programmets data regelbundet synkroniseras och överföras. 1. Klicka på Inställningar i rullgardinsmenyn Inställningar. Välj därefter System - Service. Fönstret visar datorns synkroniseringsstatus samt vilka uppgifter som utförs. Synkroniseringen är utformad som en riktig Windows-service, vilket innebär att den bara fungerar på nya versioner av Windows (NT, 2000, XP eller senare). I en typisk nätverksinstallation hanterar servern all datautväxling mellan Mamut ServiceSuite och Internet, men det är möjligt att köra synkroniseringen från olika datorer. Obs! Samma uppgifter bör inte vara aktiva på fler än en dator i ett nätverk eftersom detta kan medföra fel i systemet. 3
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER 2. För att konfigurera hur uppgifter körs från en dator väljer du uppdraget och klickar Konfigurera. 3. Välj när uppdraget ska genomföras i rullgardinsmenyn Körs. 4. Klicka Avsluta för att spara inställningarna. Upprepa dessa steg för de andra uppdragen. 5. Klicka Ja i fönstret som öppnas för att aktivera uppdraget. Du kan också aktivera genom att välja uppdraget och klicka Aktivera. 6. När alla uppdrag har konfigurerats klickar du på Starta Service i verktygsraden. Synkroniseringen startas direkt. Synkroniseringen körs tills den stoppas eller när datorn omstartas. Synkroniseringsservicen kan konfigureras för att starta automatiskt när datorn startas. Detta är dock en komplicerad process, varför du rekommenderas att kontakta din lokala Mamut ServiceSuite-återförsäljare för hjälp. Du har nu konfigurerat serviceinställningarna för mobil synkronisering. 4
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN Konfigurera användare För att logga in i den mobila tjänsten måste användaren vara konfigurerad i Mamut ServiceSuite. 1. I rullgardinsmenyn Inställningar väljer du Inställningar - Användare. 2. Du kan antingen klicka på Upprätta användare eller Redigera användare i verktygsraden. 3. På fliken Internet väljer du att den anställde Kan logga in till ServiceSuite på Internet. 4. Under kryssrutan hittar du Aktiveringskod samt Internetadress som krävs för att logga in på användarens mobila enhet. 5. Klicka OK för att spara. Användaren i Mamut ServiceSuite kan nu logga in på den mobila lösningen. 5
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER Logga in Logga in på Mamut ServiceSuite Onlinebokning Logga in på bokningsportalen på adressen: http://booking.servicesuite.mamut.com/default.asp För att en användare ska kunna logga in på Mamut ServiceSuite via Internet måste alla detaljer vara uppdaterade på Internet. Detaljerna uppdateras när en kund eller ett möte skapas eller redigeras. Du bör därför välja en kund från kundmodulen och klicka Redigera kund. Du behöver inte göra några ändringar, klicka bara på OK för att ge den nya användaren av den mobila lösningen tillgång till ServiceSuite. Inloggningsfönstret för Mamut ServiceSuite bokningsportal ser ut på följande sätt: I fältet Activation key skriver du in den aktiveringskod som du hittar på fliken Internet i användarmodulen. I fältet Login skriver du användarnamn och i fältet Password ditt lösenord. Markera rutan Remember activation key för att slippa ange koden vid nästa inloggning. Klicka Login för att öppna Mamut ServiceSuite Online bokningsportal. Obs! För en månadsavgift kan du använda Mamut ServiceSuite via Internet. 6
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN När du öppnar onlinebokningsportalen visas följande fönster: Följande moduler är tillgängliga: Bokningskalender, Översikt, Kunder, Varor, Medarbetare och Inställningar. Klicka på Inställningar för att anpassa bokningsportalen. Klicka på Visning av artiklar och kunder för att välj hur många poster som ska visas i listorna när du söker på produkter och kunder. Du kan även välja vilka fält som ska visas i varu- eller kundlistorna. 7
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER I fönstret Inställningar klickar du på Medarbetarinställningar för att ange vilka möten som dina medarbetare ska kunna se i kalendern. Följande fönster visas: Klicka på Ändra inställningar för att ändra medarbetarinställningarna. 8
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN I bokningsverktyget kan du även välja vilka av dina medarbetares möten ska visas i översikten samt hur många dagar som ska visas. Klicka på Översikt i huvudmenyn. Klicka därefter på länken Inställningar längst upp till höger i mötesöversikten. 9
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER I fönstret Översiktsinställningar kan du välja hur många dagar som ska visas. Du kan välja mellan 1 till 30 dagar. Du kan även välja om du vill se möten som inte har tilldelats till någon medarbetare. Ett annat alternativ är att visa gamla och utförda möten. Du kan till sist även välja vilka medarbetare som ska visas i översikten. 10
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN När du har definierat inställningarna klickar du på OK. Gå därefter tillbaka till Startsidan genom att klicka på länken till höger. Välj Bokningskalender för att visa dina medarbetares möten samt tilldela nya möten till dina anställda. 11
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER Så här skapas ett kundmöte i bokningsportalen: 1. Klicka på Skapa nytt möte. 2. Klicka på sökknappen [...] för att söka efter kunder. Välj kunden antingen genom att dubbelklicka på kunden i listan, eller markera kunden och klicka på Lägg till kund. 3. Registrera relevant information om mötet: uppskattad tid, rubrik, status, rekvisitionsnummer samt rekvirent. Använd de olika flikarna för att tilldela medarbetare, produkter och checklistor till mötet. 4. Klicka OK när all relevant information har registrerats. Du har nu skapat ett kundmöte i onlinebokningsportalen. 12
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN Så här loggar du in på Mamut ServiceSuite med din mobiltelefon: 1. Öppna din webbläsare och navigera till: http://mobile.mamut.com. 2. Välj Login, för att gå vidare till inloggningssidan. 3. I fältet Aktivering skriver du din Aktiveringskod. Koden hittar du genom att i programmet gå till Huvudmeny - Inställningar - Användare - Redigera användare på fliken Internet. 4. I fältet Användare skriver du användarnamnet som uppgavs i fönstret Redigera användare/upprätta användare. I fältet Lösenord skriver du det lösenord som du angav i Redigera användare/upprätta användare. 5. För att automatiskt fylla i lösenordet kan du välja Kom ihåg lösenordet. Lösenordet sparas i sju dagar; därefter måste du ange det igen. 6. När du har fyllt i alla fält klickar du på Login. Obs! De ovannämnda inställningarna behöver bara definieras en gång. Konfigurationsproceduren förutsätter att användarens mobil kan ansluta till Internet. Om inte bör du kontakta telefonproducenten för mer information. Du kan nu börja använda Mamut ServiceSuite på din bärbara enhet. Obs! Du måste betala en månadsavgift för att kunna använda Mamut ServiceSuite via Internet. 13
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER Inställningar Justera inställningarna För att kunna justera inställningarna efter dina behov klickar du på Inställningar i huvudmenyn och därefter på det område du vill justera. Så här ändrar du på planläggningsinställningarna: 1. För att redigera inställningarna klickar du på Planläggning i menyn och därefter på Redigera. I detta fönster kan du välja om du vill visa möten som inte har tilldelats någon medarbetare, gamla möten samt möten som inte har avslutats. Du kan även välja att bara visa dina möten. 2. Om du bara vill visa dina egna möten markerar du rutan bredvid ditt namn. 14
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN Du kan även välja hur många dagar du vill visa samt hur många möten som ska visas. 3. Klicka på Spara inställningar när du är färdig. Du kan nu gå tillbaka till inställningsfönstret genom att klicka på den gröna pilen. Så här ändrar du på kundinställningarna: 1. Klicka på Redigera. 2. Välj från rullgardinsmenyn hur många kunder som ska visas när du använder sökfältet. 3. Klicka därefter på Spara inställningar. Du kan nu gå tillbaka till inställningsfönstret genom att klicka på den gröna pilen. Så här ändrar du på varuinställningarna: 1. Klicka på Redigera bredvid Varor. 2. I rullgardinsmenyn väljer du hur många varor som ska visas när du använder sökfunktionen. 3. Klicka därefter på Spara inställningar. Du kan nu gå tillbaka till inställningsfönstret genom att klicka på den gröna pilen. Till sist kan du välja vad som ska visas i mötesöversikten. Klicka Redigera bredvid Visa i mötesöversikten i huvudmenyn. Därefter markerar du alla fält som du vill ska vara synliga när du öppnar mötesöversikten. Klicka Spara inställningar när du är färdig. 15
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER Hur skapas ett kundmöte? Den mobila planläggningen kan hjälpa de flesta företag att skapa en enklare och mer effektiv planläggning av de dagliga rutinerna. Med de mobila lösningarna kan användarna använda sina mobiltelefoner för att skapa möten, vilka omedelbart blir tillgängliga i företagets installation av Mamut ServiceSuite. Detta säkra snabb planering utan risk för dubbelbokning. Skapa ett kundmöte Från kontoret kan en vanlig onsdagsförmiddag se ut på följande sätt: Mamut ServiceSuite-webbplatsen ser ut på följande sätt på en mobiltelefon: 16
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN Så här skapas ett kundmöte från din mobiltelefon: 1. För att skapas ett kundmöte väljer du Planläggning, vilket visar en översikt över användarens möten: 2. Klicka på det gröna plustecknet bredvid datumet för att öppna följande fönster: 3. Välj Kundmöte och klicka Nästa. 4. Använd sökfunktionen för att lokalisera kunden. Efternamnet används för att söka efter kunder, men annan information kan också användas. Välj kund genom att klicka på det gröna plustecknet bredvid kundens namn: 17
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER 5. Skriv en rubrik för mötet och välj en eller flera medarbetare som ska delta. 6. Klicka på Spara möte för att gå vidare till följande fönster: 7. Ange start- och sluttid för mötet och klicka Spara inställningar. Den mobila enheten visar nu mötet med alla detaljer: 18
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN Mötet visas omedelbart i kontorskalendern. Lägga till varor till mötet: 1. Du kan lägga till varor genom att klicka Lägg till varor. Följande fönster öppnas: 2. I fönstret visas mötesnummer, datum och tid samt om varor har lagts till. För att lägga till varor klickar du på det gröna plustecknet för att öppna produktregistret: 19
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER 3. Använd sökverktyget för att hitta rätt varor. Du kan till exempel söka på produktnummer. Välj en vara genom att klicka på den gröna plussymbolen. Följande fönster öppnas: 4. Du kan skriva en mer passande text i textfältet. Ange antal och eventuell rabatt och klicka Lägg till vara för att gå vidare. 5. När du har lagt till alla varor klickar du på den gröna pilknappen överst i fönstret för att få översikt över mötet: 20
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN 6. Mötesinformationen uppdateras i det installerade programmet omedelbart. Mötet har nu uppdaterats. 21
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER Tidsregistrering Så här registrerar du tidsregistreringar: 1. För att registrera hur mycket tid som har gått åt på ett möte genom att använda mobilfunktionen går du till det aktuella mötet och klickar på Lägg till registrering. 2. För att lägga till din tidsregistrering klickar du på det gröna plustecknet överst till höger. 3. Välj ditt namn i rullgardinsmenyn Medarbetare och välj därefter Typ. 4. Kontrollera att datum och tid är korrekta. 5. Klicka därefter på Lägg till registrering. Tidsregistreringen läggs nu till mötet i Mamut ServiceSuite. Obs! Du måste aktivera uppgiften Utväxling av tidsregistreringar i programmet innan du kan registrera tid via din bärbara enhet. Läs mer i avsnittet "Konfigurera den mobila planläggningsfunktionen". 22
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN Den optimala mobila lösningen Den mobila funktionaliteten i planläggningsmodulen har utformats för att passa företag med anställda ute i fältet. Via den mobila lösningen kan användarna när som helst få tillgång till mötesinformation, vilket gör det enklare att redigera, skapa och uppdatera dagens arbetsuppgifter. Nedan illustreras programmets användningsområden med hjälp av ett praktiskt exempel. Exempel: Dagliga arbetsuppgifter i ett elektronikföretag Företagets kalender ser ut som följande: Johan Svensson och Peter Ås är antenninstallatörer. Johan är relativt ny och oerfaren medan Peter har arbetat i branschen i många år. Dagens första arbetsuppgift Peter kör en fullt utrustad servicebil och kommer till kontoret enbart för att hämta verktyg och reservdelar. Peter börjar dagen med att kontrollera sin mobil. För att få översikt över dagens första möte väljer Peter Planläggning för att öppna följande fönster: 23
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER Peter väljer dagens första möte på sin mobil: Han minns inte kundens adress, så han väljer "Visa faktureringsadr.", för att visa detaljer: 24
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN Kundens lokaler befinner sig ganska långt från där Peter befinner sig. Anledningen till den långa resvägen är att chefen har använt programmets översikt för att se till att Peter ska arbeta i närheten av den oerfarne Johan Svensson. Johan Svenssons arbetsdag börjar Medan Peter är på väg till dagens första möte har Johan kommit fram till den första kunden för att justera en antenn på ett hus i centrum. Johan tar fram sin mobil och kontrollerar vilket material som krävs för att utföra uppgiften. Johan tar med sig det material som han behöver till taket där han ska arbeta. När Johan har tagit sig ut på taket ändrar han status till Igång. Uppdateringen blir efter några sekunder tillgänglig i programmet. 25
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER Några timmar senare Medan Johan arbetar på taket har Peter blivit färdig med sin arbetsuppgift tidigare än väntat. Chefen på kontoret kontrollerar arbetsuppgifternas status och frågar Peter om han kan hjälpa Johan och lägger därför till Peter på Johans möte. Johan har upptäckt att han saknar en vara som behövs för att avsluta uppgiften. Peter har varan i sin bil och sparar därmed värdefull tid. Peter använder sin mobil för att lägga till produkten till mötet. Efter en timme har Johan och Peter avslutat uppgiften och Johan ändrar mötets status som Avslutad. Mötet blir en säljorder På kontoret ser chefen att mötet har avslutats och skapar därefter en säljorder baserad på mötet. 26
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN Chefen kontrollerar ordern och ser att en vara har lagts till. Han sparar ordern som har tagit mindre än fem minuter att skapa. Elektronisk signatur En av grundtankarna med den mobila lösningen i Mamut ServiceSuite är att ersätta pappersexerciser och post-it-lappar för medarbetare i fältet. Samtidigt gör lösningen det möjligt för personalen att få tillgång till relevant information samt ge korrekta rapporter till företaget. Ibland är det dock nödvändigt att få kundens signatur för att kunna slutföra en uppgift. Den mobila lösningen gör det möjligt för kunden att signera elektroniskt. Allt som krävs är att medarbetaren har tillgång till en mobiltelefon eller PDA som stöder frihandsskrift. Skriva under på ett utfört uppdrag När en medarbetare i fältet har utfört en arbetsuppgift är det ibland nödvändigt för kunden signera arbetsordern. Med Mamut ServiceSuites mobila lösning väljer medarbetaren att visa kundmötets detaljer. 27
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER Nederst i listan hittar du länken Infoga underskrift. Klicka på länken för att navigera till en sida där kunden kan signera för färdigställandet av uppdraget. Kunden signerar därefter i rutan och klickar Spara. Uppdraget har nu undertecknats. 28
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN Visa signaturen i Mamut ServiceSuite Om en ett kundmöte har undertecknats kan du kontrollera signaturen i Mamut ServiceSuite. 1. Gå till rullgardinsmenyn Huvudmenyn och välj Planläggning - Möten. Högerklicka på det aktuella mötet och välj Redigera möte. Längst ned i vänstra hörnet på fliken Generellt hittar du länken Visa underskrift. 2. Klicka på länken Visa underskrift för att visa kundens signatur. Signaturen visas i ett separat fönster. Ibland är det dessutom nödvändigt att skriva ut signaturen. 29
MAMUT SERVICE SUITE PLANNING GUIDE TILL MOBIL SERVICEORDER Skriv ut signaturen Du kan skriva ut signaturer genom att lägga till fältet Underskrift, antingen på en rapport eller en checklista i Mamut ServiceSuite. I detta exempel läggs signaturen till en checklista (förutsatt att du känner till funktionaliteten checklistor i Mamut ServiceSuite). 1. Du måste först redigera den checklisterapport i vilken du vill inkludera signaturen. 2. Infoga därefter fältet Underskrift från kategorin Mötesfält till en passande plats på rapporten. Du kan också infoga text ovanför fältet samt en linje under fältet. 3. Spara checklistan genom att klicka OK. 4. Navigera till Kalendern i Mamut ServiceSuite för att skriva ut checklistan. 30
GUIDE TILL DEN MOBILA TJÄNSTEN 5. Högerklicka på mötet och välj Skriv ut checklista. Kundens namnteckning skrivs nu ut på rapporten/checklistan. 31
Mer information SERVICE OCH SUPPORT Mamut Serviceavtal Mamut Serviceavtal ger dig rätten att använda Mamut Supportcenter. Detta avtal tecknas mellan licensinnehavaren och Mamut AB. Avtalet garanterar regelbundna uppdateringar och snabb hjälp vid eventuella problem vid dagligt bruk. Supporttjänsten är en del av serviceavtalet. Vad tjänsten omfattar beror på vilket avtal som har tecknats. Grundavtalet omfattar inte juridisk eller bokföringsteknisk konsultation och ska heller inte ses som ett redskap för utbildning. Avtalet garanterar dig som användare följande: Tillgång till Mamut Supportcenter. Med Mamut Serviceavtal får du support via telefon, fax, e-post, Internet och direkt från programmet. Programuppdateringar. Vi ser till att du alltid har tillgång till de senaste programversionerna. Mamut utökar hela tiden sitt supporterbjudande, något som kommer kunderna till nytta. Mamut Supportcenter Mamut Supportcenter erbjuder dig en omfattande personlig serviceapparat som hjälper dig vid behov. Hur kontaktar jag Mamut Supportcenter? Ta kontakt via e-post: Om du inte hittar svar på din fråga på Mamut Information Desk eller i artikeldatabasen på Internet, kan du skicka den till support@mamut.se. Ta kontakt via telefon: 08-566 991 70 Supporttelefonen är öppen från kl. 9.00-16.00 alla vardagar. De flesta frågor besvaras som regel under samtalet, men vid speciella förfrågningar kommer vi att anteckna frågan och kontakta dig när vi har en lösning på problemet. Ta kontakt via fax: 08-566 991 71 Om du inte har tillgång till Internet kan du skicka din förfrågan på fax till Mamut Supportcenter. Du kommer då att få svar på fax. Lämna då gärna ett telefonnummer där du kan nås mellan kl. 9.00-16.00, då det kan hända att vi behöver mer detaljer för att kunna ge dig den rätta lösningen. 32
SERVICE OCH SUPPORT Brev kan skickas till: Mamut AB Box 7654 103 94 Stockholm 33