SIGNERAD 2014-02-12 Malmö stad Stadskontoret 1 (5) Datum 2014-02-11 Vår referens Ulf Linderoth Utredare Tjänsteskrivelse Ulf.Linderoth@malmo.se Ny ekonomimodell gällande IT- och Telekostnader STK-2014-166 Sammanfattning För närvarande har Malmö stad ett komplext system när det gäller debitering av de gemensamma IT- och Teletjänsterna. Målet är att införa en enklare ekonomi- och kostnadsfördelningsmodell redan för verksamhetsåret 2014 som bättre uppfyller Malmö Stads behov genom att förenkla och effektivisera ekonomihanteringen. Modellen kommer också att tydliggöra styrningen av IT genom perspektivet uppdragsgivare uppdragstagare. Inför varje nytt verksamhetsår kommer kostnaderna och reinvesteringsbehovet för nämnda gemensamma tjänster att vara prioriterade och kända för förvaltningarna. Fördelningsgrunden baseras på antalet helårsanställda vilket föranleder en justering av kommun bidraget enligt specificerad sammanställning. Detta då grunden är en omfördelning inom befintliga kostnader. Likaledes kommer det som hittills benämnts som Malmö förvaltningsnät(mfn) att inkluderas i de gemensamma IT- och Teletjänsterna varför finansieringsmodell från år 2002 behöver upphävas. Förändringen är förankrad med samtliga förvaltningars ekonomichefer samt ledningsgruppen för esamhället vilka ställer sig bakom modellen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att justera kommunbidraget fr.o.m. 2014 i enlighet med sammanställningen att upphäva beslutet i ärendet D742/2002 om finansierings- och debiteringsmodell för Malmö förvaltningsnät(mfn) Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse KS Beslutsplanering KS Arbetsutskott 2014-02-17 Kommunstyrelsen 2014-03-05
Ärendet 2 (5) Bakgrund Idag har Malmö stad ett komplext system när det gäller kostnadshanteringen av och kring de gemensamma IT- och Teletjänster inom Malmö stads organisation. Detta innebär att Gemensam klient- och teknikplattform, Servicedesk, Datakommunikation(MFN mm), Fast telefoni, Meddelandehantering och Identitets- och åtkomsthantering idag har olika modeller för sin kostnadshantering. Dessa har successivt tillkommit efter beslut i olika tjänstemannaöverenskommelser eller efter kommunstyrelsebeslut från slutet på 1990 talet och framåt. Utvecklingen har lett till att IT- och Teletjänster idag inte kan räknas som verksamhetsstödjande utan är en förutsättning för verksamheten och att dagens kostnadshantering av dessa tjänster sänder felaktiga incitamenten och t o m i vissa fall är kontraproduktiva. De olika modeller som idag används för kostnadsfördelning har även lett till en omfattande interndebitering och en komplex bild som bara en mycket välinsatt person kan förstå. Detta har gjort att såväl verksamheternas företrädare som ledningsgruppen för esamhället önskar en ny och enkel modell att förhålla sig till. De ovan upptagna gemensamma tjänsterna gäller för såväl den administrativa som pedagogiska sektorn. Vissa av dessa tjänster används även av eleverna inom Malmö stad som t.ex. Datakommunikation(MFN som står för Malmö förvaltningsnät). Behovet och utvecklingen kring datakommunikation har under de senaste åren expanderat kraftigt. Tillgång till denna infrastruktur är idag en förutsättning men någon enhetlig modell för reinvestering för såväl lokala nätverk som för trådlösa nätverk saknas. Kostnaderna för såväl utbyggnad som reinvestering bekostas idag av verksamheterna själva. För att erhålla en strukturerad hantering föreslås även att dessa framöver hanteras enligt samma modell som resterade gemensamma IT- och telefonitjänster. Under verksamhetsåret 2002 beslutades i Kommunstyrelsen om en finansieringsmodell avseende Malmö förvaltningsnät(mfn) vars modell inte längre är gångbar(helt andra förutsättningar idag) utan beslutet föreslås upphävas. Denna del inkluderas i de gemensamma tjänsterna och bör hanteras på ett likartat sätt som övriga delar(d742/2002). Förslag till en ny modell fr.o.m. 2014-01-01 Genom att förenkla och effektivisera kostnadshanteringen skapa en modell som bättre uppfyller Malmö Stads behov av utveckling och förändring i enlighet med den av Kommunfullmäktige fastställda IT-strategin. Grunden i hela den nya modellen är att den bygger på en nollsummehantering. D.v.s. omfördelning av befintliga kostnader samt att få till en strukturerad hållbar reinvesteringshantering i och kring datakommunikationsutrustningen för Malmö stads organisation. Modellen tydliggör även styrningen av de gemensamma IT- och Teletjänsterna genom perspektivet uppdragsgivare uppdragstagare. Tydligare styrning
Prioritering av utveckling, avveckling och reinvesteringsbehov sker genom en ledningsgrupp för esamhällets försorg i vilken flera förvaltningschefer ingår. Verksamheten ställer krav på funktionalitet och Stadskontoret säkerställer att exempelvis kommunikationsutrustningen håller fastställda kvalitetsnivåer enligt modell i gällande IT-strategi. 3 (5) Genom olika konstellationer(exempelvis via ITsamordnar- och förvaltningsforum) ges en tydlig möjlighet för förvaltningarna att påverka förändringsbehovet på ett sätt som möjliggör etablerandet/utvecklandet av befintliga eller nya förmågor. Detta så att nyttoeffekterna möjliggörs för verksamheterna. Förändring i tjänsteutbud ska så långt som det är möjligt fastställas och presenteras inför varje nytt verksamhetsår så att detta är känt för samtliga förvaltningar. Ekonomisk ersättning samt uppföljning sker via nyckeltal på basis av upprättade överenskommelser eller avtal mellan Stadskontoret och IT-service eller andra parter. Överenskommelserna preciserar innehållet i leveranserna avseende de specifika delarna. Uppföljning kommer löpande att ske. Ansvaret för uppföljningen åligger Stadskontoret. Kostnadshantering Att redan för innevarande verksamhetsår införa en ny ekonomimodell för Malmö stads organisation gällande IT- och Teletjänsterna som gäller retroaktivt fr.o.m. den 1:e januari 2014. Ekonomimodellen inkluderar initialt Gemensam klient- och teknikplattform, Servicedesk, Datakommunikation(MFN mm), Fast telefoni, Meddelandehantering och Identitets- och åtkomsthantering men modellens omfattning kan förändras över tiden. Nämnda innehåll är det som i den antagna IT-strategin definieras som grundläggande teknikoch tjänsteplattform. Det som inte inkluderas är licenser och verksamhetssystem. I presenterade kostnader ingår inte reinvestering i datakommunikationsutrustning men även reinvesteringarna föreslås följa samma hanteringsmodell. Se vidare nästa avsnitt. Till varje förvaltning kommer Stadskontoret att debitera enligt hur många anställda(komprimerade till helårsanställda) via en körning ur HR systemet i månadsskiftet oktober/november. Denna körning är en vedertagen rutin som redan används i Malmö stad i samband med debitering av licenskostnader typ Microsoft etc. Debiteringen kommer att ske vid ingången av ett nytt budgetår genom att varje förvaltning erhåller en faktura för hela året som sedan periodiseras. Beloppet som faktureras är fastställt och presenterat enligt styrmodellen ovan. Genom denna förenklade modell i förhållande till hur det har varit hittills så kommer antalet interndebiteringar att reduceras rejält. Det kommer att bli enklare att budgetera och följa kostnaderna för IT- och Telefonitjänsterna. Dessutom kommer debiteringsgrunderna att följa gängse modell som används i andra sammanhang typ licenskostnader. Ersättning till IT-service och/eller andra leverantörer sker på basis av uppgjorda överenskommelser eller avtal mellan parterna. Dessa överenskommelser/avtal ansvarar Stadskontoret för. Reinvestering
Reinvesteringsbehovet föreslås ske enligt samma modell och ske kontrollerat vilket undviker ekonomiska fluktuationer. En successivt ökad reinvesteringskostnad över åren gällande de lokala och trådlösa nätverken (kommunikationsutrustning) blir nödvändiga men samtidigt känd inför varje års budget. D v s ingen kostnadspik för verksamheterna när någon/några reinvesteringar genomförs. 4 (5) Idag hanterar respektive förvaltning kostnaderna för såväl ny- som reinvesteringar i kommunikationsnätet för sina respektive verksamheter men Malmö stad har inget helhetsgrepp med övergripande underhållsplaner i dagsläget. Genom en strukturerad reinvesteringshantering som fastställs i presenterad styrmodell ovan kommer kostnadsbilden att vara känd inför varje nytt verksamhetsår. Såväl genomförande som upphandlingsmässigt blir det betydligt lättare med en sammanhållen planering. Debitering till respektive förvaltning kommer att ske en gång om året inför ingången av ett nytt verksamhetsår. Förändrat kommunbidrag fr.o.m. 2014 Efter en noggrann genomlysning av kostnader för IT- och Teletjänsterna som förvaltningar haft för verksamhetsåret 2012 som därefter har anpassats till den nya organisationsstrukturen fr. o. m den 1:e juli 2013, kommer en ramjustering att bli nödvändig för att inte en snedbelastning ska ske i samband med övergång till den nya förenklade ekonomihanteringsmodellen. Totalt omsluter modellen 96.881 tkr i 2013 års nivå. Såväl modell som detaljer har presenterats för samtliga ekonomichefer som ställer sig bakom införandet av den nya modellen inkl. ramjusteringar. En del kostnader för vissa gemensamma tjänster har belastat Stadskontoret(eUtvecklingsavdelningen) och vissa licenskostnader har fördelats ut på förvaltningarna. Dessa bör också inkluderas i modellen så att det blir en korrekt och entydig bild i 2014 års kostnadsnivå enligt följande lista med förslag till ramjustering per förvaltning. Ökade eller minskade kostnader t f a förändrat antal anställda hanteras framöver inom ordinarie budgetprocess. Anm. Minustecken i högra kolumnen innebär att förvaltningen kommer att få en ramjustering nedåt med upptaget belopp och utan tecken ett tillskott med upptaget belopp. Kommunbidragsjusteringen är i 2014 års nivå vilket innebär att 2013 års siffror är uppräknade med 2 %. Siffrorna är i Tkr och inkluderar inte verksamhetssystemen respektive gemensamma licenskostnader.
Summa Oracle Förvaltningskod 2012 STK totalt omfördela de kostnader STK Ny summering 2012 antalet anställda antalet anställda Fördelning Skillnad Skillnad i 2014 års nivå 2012 2013 licens anställda fördelning 001 Kommunfullmäktige 98 98 98 0-98 -100 kr 003 Stadsrevisionen 164 4 168 168 11 st 11 st 50-118 -121 kr 005 Valnämnden 74 74 74 0-74 -75 kr 007 Fastighetskontoret 668 20 688 688 83 st 88 st 394-294 -300 kr 008 Stadsbyggnadskontoret 1 271 81 1 352 1 352 216 st 207 st 924-428 -437 kr 012 Serviceförvaltningen 7 636 273 7 908 7 908 1 151 st 1 167 st 5 212-2 696-2 750 kr 030 Gatukontoret 2 202 106 2 308 2 308 255 st 251 st 1 122-1 186-1 210 kr 040 Fritidsförvaltningen 1 819 39 1 858 1 858 232 st 240 st 1 073-785 -801 kr 074 Miljöförvaltningen 1 079 57 1 136 1 136 144 st 154 st 687-449 -458 kr 081 Förtro.nämn För Hälso- O 3 3 3 0 st 0-3 -3 kr 084 Överförmyndarnämnden 174 6 180 180 16 st 0 st 0-180 -184 kr 102 Stadskontoret 2 881 4 882 134 7 897 7 897 281 st 263 st 1 177-6 720-6 855 kr 110 Jobb Malmö 2 614 118 2 732 2 732 305 st 305 st 1 363-1 369-1 397 kr 141 Kulturförvaltningen 2 005 98 2 102 2 102 394 st 402 st 1 795-307 -314 kr 150 Sociala Resursförv. 6 418 230 6 648 4 285 10 933 1 044 st 2 470 st 11 033 100 102 kr 151 SOF Norr 4 561 4 561 993 st 4 435-127 -129 kr 152 SOF Öster 4 601 4 601 845 st 3 775-826 -842 kr 153 SOF Söder 4 809 4 809 1 105 st 4 938 129 132 kr 154 SOF Väster 6 790 6 790 1 675 st 7 484 694 708 kr 155 SOF Innerstaden 6 694 6 694 1 564 st 6 985 292 297 kr 170 Gymnasie- och Vuxenutbförv 7 264 130 7 394 7 394 1 574 st 1 517 st 6 776-618 -631 kr 171 Grundskoleförvaltning 14 052 14 052 4 248 st 18 978 4 926 5 025 kr 172 Förskoleförvaltning 8 543 8 543 4 182 st 18 683 10 139 10 342 kr Totalsumma 89 099 4 882 2 900 96 881 0 96 881 21 561 st 21 685 st 96 881 0 0 5 (5) Ansvariga Anders Mellberg Informationsdirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör