Biblioteksdagarna 2011
Presentation Vad är Lean? Stockholm Södertälje Avslut
Lean-filosofin har sitt ursprung i Toyotas system för produktion av bilar En filosofi med avsikten att skapa mervärde åt användare/kunder och medarbetare samtidigt. Kontinuerliga förbättringar utifrån ett användarperspektiv Medarbetare som ständigt utvecklar sin process och sig själva genom att lösa problem och eliminera slöseri.
Lean på Stockholms stadsbibliotek Syftar till att införa ett processorienterat arbetssätt och stimulera ett medarbetarskap och ledarskap som ger stöd till ständiga förbättringar av verksamheten Politiska beslut Kund Kund Biblioteksplan Verksamhetsplan Stockholms stadsbibliotek Kund
Ge stockholmarna en ännu bättre biblioteksverksamhet Bättre arbetsmiljö och ökad trivsel Samtliga medarbetare får möjlighet att dela med sig av sina kunskaper och sina erfarenheter Hushålla med resurser
Dialog fånga in användarnas behov och tydliggöra deras förväntningar Delaktighet förbättra användarnas möjlighet att uttrycka synpunkter och påverka Bemötande öppenhet, dialog och utveckling
Kundnöjdhetsundersökning på Stockholms stads 41 bibliotek Enkät tillgängligt tryckt, digitalt och på sex olika språk
Bokälskare Researcher Besökare Den effektiva Mediakonsumenter Distanslånare Sociala Sanna Förmedlande Fredrik Målgruppsanalys kvalitativ dialog Fysiska bibliotek Andra webbar & tjänster Mobila webben Biblioteket.se
Södertälje stadsbibliotek Växthuset
Kvalitet Effektivitet Människor som växer
KVALITET Hur mycket bättre blir vi på att ge användaren det den behöver? Kvaliteten ska vara 100% rätt från beslut tills att mediet är lånbart. Rätt medier - Det månadsvisa cirkulationstalet ska öka från 0,136 till 0,15. Rätt iordningsställning vid ankomst 100% rätt EFFEKTIVITET Hur mycket bättre blir vi på att göra mer med samma resurser? Ledtiden får vara max 3 dagar från att BTJ-listan kommer tills att vi fattar ett inköpsbeslut. Ledtiden får vara max 3 dagar från att mediet kommer tills att det är lånbart. MÄNNISKOR SOM VÄXER Hur mycket utvecklas vi medarbetare genom arbetet med ständiga förbättringar? Minskad stress Ökad arbetsglädje Ökad kompetensutveckling Mäts genom veckovis individuell utvärdering av arbetssituationen.
Slöseri Exempel på slöserier Värdeskapande Icke värdeskapande men nödvändigt Inköp av medier som ingen efterfrågar Väntetider Onödiga arbetsmoment Fel Medarbetarnas outnyttjade kreativitet
Värdeflödesanalys Mediets väg
Önskat framtida läge
Lösningsspår Effekt Hög Liten Medel 3 4 6 10 5 11 9 Liten 12 13 2 8 Medel 14 1 Hög 7 Insats 1. Mediamöten (struktur) 2. Veckoplanering per person 3. Daglig styrning 4. Målstyrning och ständiga förbättringar 5. Start profilinköp (tekniskt och kriterier) 6. Rutiner kring inköp baserat på omvärldsbevakning, och ämnesbevakning. 7. Ta fram medieplan 8. Helhetssyn kompetensutveckling (individuell) 9. Införa digital BTJ-lista 10. Märkning, stämpling mm av leverantören 11. Nya rutiner kring fakturering 12. Mötesstruktur (samtliga möten) 13. Arbetssätt mottagning till lånbart 14. Arbetssätt beställningar (informationen när man vill spåra mediets väg)
Etablera normallägen utifrån användarens behov Identifiera centrala processer Organisera arbetslagen för ständiga förbättringar Förbättringsgrupper Målstyrningstavlor Organisera ledning och uppföljning för ständiga förbättringar Målstyrning i chefsstrukturen Standardisera mätning av kvalitet, effektivitet och människor som växer.
Södertälje bibliotek Anja Dahlstedt anja.dahlstedt@sodertalje.se Tel. 08-523 022 59 Stockholms stadsbibliotek Nina Holmqvist nina.holmqvist@stockholm.se Tel. 08-508 30 740, 076-12 30 740
Ahrenfeldt: Förändring som tillstånd, 2.uppl. 2001 Balmer-Hansen: Den skickliga leanledaren, 2010 Jones, Womack: Lean thinking, 2003 Jones, Womack: Lean solutions, 2005 Liker: The Toyota Way: Lean för världsklass, 2009 Shook: Lean Management med hjälp av A3- analyser, 2010