LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens Ledningsutskott 2013-05-15 6 (21) 100 REDOVISNING AV PLANENHETENS ÅRSRAPPORT 2012 Dnr: LKS 2013-182-042 Enhetschefen för planenheten redovisar årsrapporten för 2012 med fokus på verksamhetsberättelse, måluppfyllelse, nyckeltal och budgetuppföljning. Beslutsunderlag Planenhetens årsrapport 2012 Ledningsutskottet förslag till kommunstyrelsen Ledningsutskottet tar del av redovisningen och överlämnar den till kommunstyrelsen. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen JUSTERING Sign:
Årsrapport Planenhet
Ingress 1 Sammanfattning 1.1 Ingress Planenhetens verksamhetsområde är framtagande av detaljplaner och arbete med kommunens översiktsplanering. 1.2 Verksamhet Inledande text om verksamheten Planenheten har under året arbetat aktivt med 38 detaljplaner enligt kommunstyrelsens arbetsprogram.totalt antal planer i Kommunstyrelsens arbetsprogram för detaljplaner är 60. Under 2012 antogs 4 detaljplaner, vilka möjliggör byggande av 23 gruppbyggda småhus alt 13 nya villor, ny industrimark och utbyggnad av äldreboende. Detaljplanerna som antogs gällde Området söder om vattentornet (enbostadshus), Kyrkvik (enbostadshus), Stångenäshemmet (äldreboende) och "kommunens förråd" (industrimark). De låga antalet antagna planer beror delvis på att två tjänster på planenheten varit vakanta under 3-4 månader och två nya planarkitekter skolats in under hösten. Planbesked lämnades av Kommunstyrelsen för 6 nya detaljplaner under 2012. Arbete har också pågått med en fördjupad översiktsplan för Åbyfjorden tillsammans med Sotenäs kommun. Kommunen är även med som part i EU-projektet "Hav möter Land", där den fördjupade översiktsplanen för Åbyfjorden ingår som en del. En Vindbruksplan antogs som ett tematiskt tillägg till översiktsplanen 27 juni och ett förslag till boendestrategi har tagits fram. Arbete med en "Blå ÖP" har inletts. Dessutom har planenheten arbetat med centrumplanering och medborgardialog samt varit delaktiga i det arbete som ett ras på en privat fastighet i Brodalen medförde. Vad gäller arbetsmiljöarbete så har 7 arbetsplatsträffar (APT) genomförts (antalet APT sanktionerades av förvaltningssamverkansgrupp och beslutades på APT). Planenheten har också genomgått utbildningen "FAS arbetsliv" tillsammans med bygglov- och mätenheten och en arbetsmiljögrupp har bildats. En skyddsrond har genomförts. Sjuktalet är fortsatt lågt med xx%. Ekonomisk analys Planenheten uppvisar en negativ budgetavvikelse på - tkr. Den negativa avvikelsen beror främst på minskade intäkter men även på att intäkter och kostnader för detaljplaner som drivs av privata exploatörer inte matchar varandra. Åtgärder är vidtagna genom att nya detaljplaneavtal som tecknas för privata detaljplaner innebär att exploatören faktureras månadsvis istället för vid vissa skeden av planprocessen. De minskade intäkterna kan förklaras av personalsituationen samt att mycket tid läggs på kommunal planering. 1.3 Måluppfyllelse Måluppfyllelse Planenheten har under 2012 främst jobbat med fyra av kommunens strategiska Planenhet, Årsrapport 2(9)
utvecklingsområden. Nytänkande och strategisk omvärldsorientering: Hemsidan har utvecklats avseende planprocess och medborgarinflytande, bl.a. genom en GIS-karta som visar pågående och gällande detaljplaner. Folkhälsa och delaktighet: Ett flertal insatser har genomförts för att öka allmänhetens delaktighet i planeringen, med särskilda insatser inriktade mot ungdomar. Digitala media har använts som dialogverktyg vid flera av insatserna men även t.ex. workshops, gåtur, enkäter och cafédialog. God kommunal service: Enheten har genomgått FAS arbetsliv. Miljö: Rutiner för utskick har förändrats och sker nu digitalt. 1.4 Åren som kommer Åren som kommer Boendestrategin, som ännu inte är antagen, anger inriktningen för den fysiska planeringen de kommande åren. Där föreslås åtgärder som t.ex. att arbeta fram en VAplan, markstrategi, Blå översiktsplan, grönstrukturplan, plan för förhöjda vattennivåer, fortsatt arbete med centrumutveckling, plan för omvandling av fritidshusområden och uppstart av en ny översiktsplan under andra halvan av 2014. Alla åtgärder som föreslås i Boendestrategin syftar till att uppfylla delmål och mål som på sikt ska stärka kommunens vision om att nå 15 500 invånare. Åtgärderna kräver ett utökat sammarbete inom förvaltningen men även mellan olika kommunala förvaltningar, samt i arbetet med en "Blå ÖP" även med grannkommunerna. EU-projektet Hav möter Land avslutas till sommaren 2013. Arbetet med den fördjupade översiktsplanen för Åbyfjorden samt centrumutveckling i de olika kommundelarna fortsätter under 2013, liksom insatser för att förbättra medborgardialog och inflytande. Antalet antagna detaljplaner per år bör minst fördubblas till kommande år. Förutom arbete med den fysiska planeringen så kommer planenheten fortsätta sitt arbete med att förbättra rutiner, bl.a. genom Lean, samt jobba med att få bättre balans mellan intäkter och kostnader för detaljplaner som drivs av privata exploatörer. 2 Tabeller och analys Resultaträkning Tkr 2012 2011 2010 Verksamhetens intäkter 1 802 Verksamhetens kostnader -3 310 Kapitalkostnad Verksamhetens nettokostnad -1 508 Budgetanslag netto 1 500 1 747 Budgetavvikelse 1 500 239 Andel av kommunens nettokostnad (%) Planenhet, Årsrapport 3(9)
Resultaträkning Personal 2012 2011 2010 Antal anställda 5 5 5 varav kvinnor 4 2 3 varav män 1 3 2 Personalkostnad, tkr -2 481-2 586 Personalkostnad av verksamhetens bruttokostnad (%) Personal Under våren 2012 har två planarkitekter avslutat sin anställning på planenheten. Två nya planarkitekter anställdes efter sommaren 2012. Nettokostnad per verksamhet Avdelning 2012 2011 2010 Planenheten -1 508 Nettokostnad per verksamhet Planenheten uppvisar en negativ budgetavvikelse på - tkr. Den negativa avvikelsen beror främst på minskade intäkter men även på att intäkter och kostnader för detaljplaner som drivs av privata exploatörer inte matchar varandra. Åtgärder är vidtagna genom att nya detaljplaneavtal som tecknas för privata detaljplaner innebär att exploatören faktureras månadsvis istället för vid vissa skeden av planprocessen. De minskade intäkterna kan förklaras av personalsituationen samt att mycket tid läggs på kommunal planering. Nyckeltal Nyckeltal 2012 2011 2010 Pågående detaljplaner 38 38 25 Planbesked 6 8 Totalt antal planer i arbetsprogrammet 60 57 51 Nyckeltal Planenheten har under året arbetat aktivt med 38 detaljplaner enligt kommunstyrelsens arbetsprogram.totalt antal planer i Kommunstyrelsens arbetsprogram för detaljplaner är 60. Under 2012 antogs 4 detaljplaner, vilka möjliggör byggande av 23 gruppbyggda småhus alt 13 nya villor, ny industrimark och utbyggnad av äldreboende. Detaljplanerna som antogs gällde Området söder om vattentornet (enbostadshus), Kyrkvik (enbostadshus), Stångenäshemmet (äldreboende) och "kommunens förråd" (industrimark). De låga Planenhet, Årsrapport 4(9)
antalet antagna planer beror delvis på att två tjänster på planenheten varit vakanta under 3-4 månader och två nya planarkitekter skolats in under hösten. Planbesked lämnades av Kommunstyrelsen för 6 nya detaljplaner under 2012. 4 av dessa rörde kommunala detaljplaner: "Kyrkviks förskola", "Boviks skola", "Färgaregatans förskola" och område norr om Grötövägen. Resterande 2 planbesked gavs till privata detaljplaner: Dona 2:1 "Byggtjänst" och Vägeröd 1:69 Östersidan "Kyrkans mark". Inga ansökningar om planbesked avslogs. Varje handläggare arbetar med många detaljplaner samtidigt vilket påverkar arbetstakten i varje enskilt planärende. Mycket tid har även lagts på den översiktliga planeringen. Nettoinvesteringar/anläggningstillgångar 2012 2011 2010 Nettoinvesteringar 1 000 368 2 024 Anläggningstillgångar bokfört värde Nettoinvesteringar Investeringsbudgeten innehåller bla poster för åtgärder efter raset på en privat fastighet i Brodalen. Dessa kostnader uppgår till ca 670 tkr. Kostnader för denna typ av åtgärder skall egentligen inte belasta planenhetens investeringsbudget. Resterande nettoinvesteringar ca 339 tkr är fördelad för framtagande av kommunala detaljplaner; Södra Hamnen havsbadsområdet, Hallindens industri/verksamhetsområde, Slätten 1:339 (kommunförrådet), Brastads centrum, Dalskogen 3 samt Torvemyr. 3 Nämndsredovisning 3.1 Verksamhet Verksamheten Detaljplanering: Planenheten har under året arbetat aktivt med 38 detaljplaner enligt kommunstyrelsens arbetsprogram.totalt antal planer i Kommunstyrelsens arbetsprogram för detaljplaner är 60. Under 2012 antogs 4 detaljplaner, vilka möjliggör byggande av 23 gruppbyggda småhus alt 13 nya villor, ny industrimark och utbyggnad av äldreboende. Detaljplanerna som antogs gällde Området söder om vattentornet (enbostadshus), Kyrkvik (enbostadshus), Stångenäshemmet (äldreboende) och "kommunens förråd" (industrimark). De låga antalet antagna planer beror delvis på att två tjänster på planenheten varit vakanta under 3-4 månader och två nya planarkitekter skolats in under hösten. Planbesked lämnades av Kommunstyrelsen för 6 nya detaljplaner under 2012. 4 av dessa rörde kommunala detaljplaner: "Kyrkviks förskola", "Boviks skola", "Färgaregatans förskola" och område norr om Grötövägen. Resterande 2 planbesked gavs till privata detaljplaner: Dona 2:1 "Byggtjänst" och Vägeröd 1:69 Östersidan "Kyrkans mark". Inga ansökningar om planbesked avslogs. Översiktsplanering: En vindbruksplan antogs som ett tematiskt tillägg till översiktsplanen av Kommunfullmäktige 27 juni 2012. Kommunen deltar som en av 26 parter i Norge, Sverige och Danmark i EU-projektet Hav möter Land som innebär ett samarbete om klimat, vatten och samhällsplanering för Kattegatt och Skagerrak. Lysekil jobbar tillsammans med Sotenäs kommun fram en fördjupad översiktsplan för Åbyfjorden, som även ingår som pilotprojekt i Hav möter Land. Arbete för att Planenhet, Årsrapport 5(9)
gemensamt med Tanum, Strömstad och Sotenäs kommuner ta fram en "Blå ÖP" påbörjades under 2012. Ett underlagsdokument till Boendestrategi färdigställdes 4 januari. Därefter har en workshop med Kommunstyrelsens politikter hållits som sedan legat till grund för det fortsatta arbetet met att ta fram ett förslag till Boendestrategi med åtgärdsförslag för den fysiska planeringen. Övrigt: Arbete med centrumplanering pågår på flera håll i kommunen. Dels i Brastad och Fiskebäckskils genom detaljplanearbete och dels mer övergripande i Lysekil via ett projekt som syftade till att öka medborgarnas medvetande och delaktighet i planeringen och som genomfördes av en sommarpraktikant. Flera workshops och arbete för att stärka medborgardialogen har genomförts även i andra planer (se mer under avsnitt 3.2). Enheten har även deltagit aktivt i flertalet cafédialoger under 2012 och fanns med som representanter i kommunens tält under seglingsveckan i augusti. Planenheten har utökat samverkan med övriga enheter inom förvaltningen främst genom en återkommande tjänstemannaberedning "Planverkstan" till vilken planenheten är sammankallande. Sammarbetet har även stärkts med Näringslivsenheten, bl.a. genom medverkan i arbetet kring "Upplevelse centrum" lett av Näringslivsenheten. Samverkan med övriga kommuner i Norra Bohuslän upprätthålls främst genom regelbundna planträffar. Planenehten har även deltagit på flertalet träffar anordnade av Länsstyrelsen. Arbete kopplat till raset på en privat fastighet i Brodalen, som skedde i augusti 2011, har pågått även under 2012. En ansökan om statligt bidrag för åtgärden har lämnats in till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Åtgärden belastar till största delen planenhetens investeringsbudget. Personal och arbetsmiljö Personalsituation: På planenheten jobbar fyra planhandläggare varav en med samordningsanvar för planverksamheten. Under våren så slutade två handläggare vars tjänster kunde ersättas först efter sommaren. Arbetsbelastningen är hög med ca 10 pågående detaljplaner per handläggare samt översiktsplanering utöver det. För att minska arbetsbelastningen så har en tremånaders planering införts. Den innebär att det under kommande tre månader ska finnas ca fem pågående detaljplaner per handläggare medan andra detalplanerna får vänta. Prioriteringen godkänns av Kommunstyrelsens ledningsutskott. Arbete med att säkerställa rutiner vid oplanerad frånvaro hos personalen har påbörjats under 2012. Förvaltningen har under en stor del av året saknat förvaltningschef. Arbetsmiljö: Under året har sju arbetsplatsträffar (APT) hållits tillsammans med byggoch mätenheten. Det är färre än vad som beslutats i det fackliga avtalet. Att hålla ett lägre antal APT är ett önskemål från personalen och har sanktionerats på förvaltningssamverkansgruppen och godkännts av samtliga inom enheten genom beslut på APT. Enheten har genomgått ett arbetsmiljö och förbättringsarbete genom FAS Arbetsliv. Arbetet sammanfattades i ett antal gemensamma ledstjärnor för hur vi vill ha vår arbetsmiljö. En arbetsmiljögrupp har bildats som fortlöpande bedriver och bevakar arbetsmiljöfrågor och återrapporterar på APT. En skyddsrond genomfördes 3 april. Sjuktalet för enheten är fortsatt låg med XX% jämfört med XX% för hela kommunen. 3.1.1 Ekonomisk analys Ekonomisk analys Belopp i tkr 2012 2011 Planenhet, Årsrapport 6(9)
Belopp i tkr 2012 2011 Verksamhet Utfall Budget Avvikelse Utfall Budget Avvikelse Planenheten -1 500 1 500-1 508-1 747 239 Summa -1 500 1 500-1 508-1 747 239 Ekonomisk analys Planenheten uppvisar en negativ budgetavvikelse på - tkr. Den negativa avvikelsen beror främst på minskade intäkter men även på att intäkter och kostnader för detaljplaner som drivs av privata exploatörer inte matchar varandra. Åtgärder är vidtagna genom att nya detaljplaneavtal som tecknas för privata detaljplaner innebär att exploatören faktureras månadsvis istället för vid vissa skeden av planprocessen. De minskade intäkterna kan förklaras av personalsituationen samt att mycket tid läggs på kommunal planering. Nyckeltal Nyckeltal 2012 2011 2010 Nyckeltal 3.2 Måluppfyllelse 3.2.1 KFs politiska mål 3.2.1.1 Lysekil skall uppfattas som en inspirerande och nytänkande framtidskommun Mätbara mål Måluppfyllnad Antalet träffar på hemsidan angående planenhetens verksamhet ska ha ökat jämfört med 2011. 3.2.1.2 Långsiktigt stabil ekonomi 3.2.1.3 Lysekil- en trygg kommun med goda möjligheter att påverka Mätbara mål Minst tre insatser för att ge ungdomar ökad kännedom om och möjlihgeter till påverkan på planering ska genomföras. Minst fem insatser som syftar till att stärka allmänhetens delaktighet i planeringen ska genomföras. Måluppfyllnad 100% 200% Planenhet, Årsrapport 7(9)
3.2.1.4 God kommunal service 3.2.1.5 Lysekil skall uppfattas som en miljömedveten kommun Mätbara mål Planenheten ska minska sin pappersåtgång med 20% jämfört med 2012. Måluppfyllnad 100% 3.2.1.6 En positiv och utvecklande arbetsmiljö 3.2.2 Nämndens politiska mål Nämndens politiska mål 3.3 Åren som kommer Åren som kommer Boendestrategin, som ännu inte är antagen, anger inriktningen för den fysiska planeringen de kommande åren. Där föreslås åtgärder som t.ex. att arbeta fram en VAplan, markstrategi, Blå översiktsplan, grönstrukturplan, plan för förhöjda vattennivåer, fortsatt arbete med centrumutveckling, plan för omvandling av fritidshusområden och uppstart av en ny översiktsplan under andra halvan av 2014. Alla åtgärder som föreslås i Boendestrategin syftar till att uppfylla delmål och mål som på sikt ska stärka kommunens vision om att nå 15 500 invånare. Åtgärderna kräver ett utökat sammarbete inom förvaltningen men även mellan olika kommunala förvaltningar, samt i arbetet med en "Blå ÖP" även med grannkommunerna. EU-projektet Hav möter Land avslutas till sommaren 2013. Arbetet med den fördjupade översiktsplanen för Åbyfjorden samt centrumutveckling i de olika kommundelarna fortsätter under 2013, liksom insatser för att förbättra medborgardialog och inflytande. Antalet antagna detaljplaner per år bör minst fördubblas till kommande år. Förutom arbete med den fysiska planeringen så kommer planenheten fortsätta sitt arbete med att förbättra rutiner, bl.a. genom Lean, samt jobba med att få bättre balans mellan intäkter och kostnader för detaljplaner som drivs av privata exploatörer. 4 Miljö Nyckeltal 2012 2011 2010 Elförbrukning kw Uppvärmning: *fjärrvärme *olja m3 Drivmedelsförbrukning: *bensin liter *diesel liter *etanol liter Antal tjänstebilar: *bensindrivna *dieseldrivna *etanoldrivna Planenhet, Årsrapport 8(9)
Förbrukning kontorspapper ark Planenhet, Årsrapport 9(9)