Budgetdirektiv 2012-2013
Budgetdirektiv 2012-2013... 2 Del 1 - övergripande... 2 Förutsättningar 2012-2013... 2 Målkapitalet... 2 Allmänna direktiv för pastoraten... 2 Direktiv för kyrkoförvaltningen... 3 TIDPLAN 2011 FÖR BUDGETPROCESSEN 2012... 4 Del 2 praktisk vägledning för budget 2012... 5 Verksamhetsplan med budget... 5 Driftsbudgetering... 5 Ändamålsbestämda medel... 7 Investeringsbudget... 7 Mallar och blanketter... 8 Tidplan... 8 Bilaga 1... 9 Anvisningar och ekonomiadministrativa rutiner för församlingarnas konfirmandkostnader... 9 Bilaga 2... 10 Bilaga 3... 11 1
Budgetdirektiv 2012-2013 Del 1 - övergripande Förutsättningar 2012-2013 Som rubriken anger har förra årets budgetdirektiv ett tidsperspektiv som sträcker sig över hela mandatperioden. Huvudbudskapet är att samfälligheten år 2013 ska ha en budget i balans. Årets direktiv bygger fortsatt på förra årets grundtankar men förtydligar på vilket sätt vi inför 2012-2013 behöver anpassa våra kostnader för att uppnå denna balans. Förra årets budgetdirektiv finns på intranätet. 2010 togs det första steget med nya bemanningsplaner, vilka förhandlades och genomfördes. Det är en av anledningarna till att resultatet för 2010 visar ett överskott på 8,1 mkr. Stiftsstyrelsen beslutade också om den förenklade pastoratsorganisation, som vi har sett som en av förutsättningarna för en delvis gemensam verksamhetsplanering. Ett intensivt arbete pågår med delmålen som fastställdes i förra årets direktiv. Många av de förutsättningar som fastställdes är nu genomförda och en förändrad organisation för stödverksamheten kommer under 2011 att ta form, konsekvensbelysas och förhandlas. Beräkningarna i nuläget ger en besparingspotential på ett par mkr. För att få en budget i balans visar planen att vi inför 2013 behöver minska våra kostnader med ca 9,4 mkr. Kyrkoavgifterna vänder upp igen med början 2013 men planerna visar att besparingarna ändå måste göras. Målkapitalet Preliminärt resultat för år 2010 visar på ca 8,1 mkr och innebär att vi ligger 8,4 mkr över målkapitalnivån per den siste december 2010. Nytt beslut om nivån på målkapitalet ska fattas 2011. Allmänna direktiv för pastoraten Med utgångspunkt i bemanningskriterierna som fastställdes 2010, ska pastoraten spara 3,5 mkr på sina personalkostnader i förhållande till 2011 års budget. Fördelningsnyckel för sparkravet är pastoratens personalkostnader 2011 exkl gemensam verksamhet. Fördelningen är gjord utifrån det faktum att man även inom Domkyrkopastoratet jobbar i sex olika församlingar. Det ger följande fördelning: Personalkostnad exkl gem verks Andel Kr Domkyrkopastoratet 40 716 197 70,6% 2 469 763 Berga 8 417 224 14,6% 510 572 Landeryd 8 567 138 14,8% 519 665 57 700 559 100,0% 3 500 000 Besparingarna ska vara helt genomförda före utgången av 2012. 2
Bemanningskriterier för församling Antal präster inkl kyrkoherde för varje påbörjat 5000-1 tal av medlemmar Antal präster för församling med ytterligare kyrka 0,5 Antal präster för församling med kyrkoherde 0,5 Minimiantal präster för en församling 2 Minimiantal diakoner för en församling 1 Minimiantal kyrkomusiker för en församling 1 Minimiantal pedagoger för en församling 1 Denna beräkningsgrund omfattar inte de präster som arbetar med gemensamma åtaganden som bedrivs av församlingarna i samfälligheten såsom sjukhuspräster, studentpräster, citypräst, finskspråkig präst, präster med särskilda uppdrag i katedralverksamheten etc. Direktiv för kyrkoförvaltningen I enlighet med förra årets budgetdirektiv synkroniseras kansliets kostnader med övriga kostnader inom ramen för stödverksamheternas totala besparing. I avvaktan på att nya verksamhetsplaner ger information om vilket lokalbestånd som behövs, måste budgeten för reparationer och underhåll hållas nere. Tekniska utskottet ska för perioden 2011-2013 därför ge förslag på budget för reparation och underhåll (driftskostnader) motsvarande maximalt 4 200 tkr/år. Fastighetsbeståndet Det finns en pågående utredning från förra årets budgetdirektiv om att utreda möjligheten till ett Kyrkans hus i Linköping. Direktiven är följande: Samlokalisera kyrkoförvaltningen exklusive begravningsverksamheten med en gemensam pastorsexpedition för samtliga församlingar inom samfälligheten samt med domkyrkoförsamlingens behov av verksamhetslokaler såväl som arbetsrum. Göra en fördjupad lokalbehovsanalys för ovanstående verksamhet. Att dessa lokaler placeras i domkyrkans närhet Vad gäller placeringen av ovan nämnda lokaler ska kontakt tas snarast med berörda myndigheter på läns- och kommunalnivå samt ett förslag lämnas för hur vi går vidare. Ge förslag på vilka fastigheter som kan avyttras för att finansiera investeringen. Utredningsgrupp är domprosten, förvaltningschefen och fastighetschefen. Referensgrupp är Lars Ristenstrand, Jan Andersson och Lars Jagerfält. I 2012 års budget avsätts 3 mkr till projekteringsutgifter för ett kyrkans hus. Under 2013 går vårt hyresavtal för Tomaskyrkan ut. Samfälligheten räknar med en besparing på 1,5 mkr genom förhandling med bostadsrättsföreningen där verksamheten finns idag, alternativt förhyrning av annan lokal. Nedskrivning av anläggningstillgångarnas bokförda värde En genomgång och justering av våra anläggningstillgångars bokförda värden ska slutföras under åren. Detta kommer att innebära lägre avskrivningskostnader. 3
TIDPLAN 2011 FÖR BUDGETPROCESSEN 2012 18 februari AU/budgetberedning 7 mars AU/budgetberedning 28 mars Slutlig genomgång av budgetdirektiv i AU innan de lämnas för beslut i Kyrkonämnd 12 april Fastställande av budgetdirektiv i Kyrkonämnd Mars - april Maj April - augusti Fastighetschefen går igenom underhålls- och investeringsbehov avseende fastigheterna med respektive församling Genomgång av pastoratens personalbudget Ekonomichefen bistår församlingarna i budgetarbetet 7 september Sista dag för inlämning av enheternas budget och verksamhetsplaner till ekonomichefen 7 oktober Budget AU 12 oktober Behandling av slutligt budgetförslag i AU oktober MBL-förhandling avseende budgeten 26 oktober Behandling av budget i Kyrkonämnden 31 oktober Sista dag för inrapportering av kyrko- och begravningsavgift 9 november Fastställande av budget i Kyrkofullmäktige 4
Del 2 praktisk vägledning för budget 2012 Verksamhetsplan med budget Domkyrkopastoratet Alla församlingar inom det nya pastoratet ska liksom tidigare upprätta en samlad verksamhetsplan för sin församling enligt framtagen mall (se under avsnitt mallar och blanketter). Som utgångspunkt har församlingarna den gemensamma bemanningsplan och verksamhetsplan som ska arbetas fram för hela pastoratet. Landeryd och Berga pastorat En samlad verksamhetsplan ska inlämnas för varje pastorat enligt framtagen mall (se under avsnitt mallar och blanketter). Gemensam församlingsverksamhet De församlingar som har verksamhet under gemensam församlingsverksamhet måste även inkludera dessa i den samlade verksamhetsplanen med hänvisning till att budget finns under gemensam församlingsverksamhet. Kyrkoförvaltningen Kyrkoförvaltningen skriver en egen verksamhetsplan med motsvarande struktur som anges under mallar och blanketter. Övrigt Verksamhetsplanerna per församling enligt ovan ska ingå i samfällighetens budgetdokument. Driftsbudgetering Intäkter Intäkter ska budgeteras utifrån den planerade verksamheten. Häri ingår t ex deltagaravgifter, soppluncher, hyresintäkter och kollekter till egen verksamhet. Personalkostnader I personalbudgeten ingår: Avtalad lön Lagstadgade och avtalsenliga sociala avgifter Förmånsbestämd ålderspension, där sådan utgår Semestertillägg OB-tillägg och lägerersättning beräknade på historiskt utfall Kortare vikariekostnader beräknade på historiskt utfall Kostnader för personalutbildning enligt avtal (2%) Personalbudgeten handläggs av kyrkoförvaltningen i samråd med varje pastorat. Eftersom årets direktiv, förutom fastställda bemanningskriterier, innefattar relativt stora besparingskrav för personalkostnaderna (se sid 2) kommer processen att se delvis annorlunda ut. Varje pastorat 5
ska under maj månad tillsammans med företrädare från kyrkoförvaltningen, arbeta fram sitt förslag till hur personalbudgeten ska se ut. Från kyrkoförvaltningen deltar: förvaltningschefen ekonomichefen och personalspecialisten Från pastoratet föreslås deltagande från: kyrkorådets presidium alternativt ordförande kyrkoherde/församlingsherde Under april månad kommer en revidering av personalbudgeten att ske. I dagsläget finns inget avtal för 2012 varför vi tills vidare räknar med en löneuppräkning på 3 %. Så fort avtal träffats kommer personalbudgeten att uppdateras. Under löpande räkenskapsår följs personalbudgeten upp i samband med varje tertialbokslut. Kostnader för arvoden och artistarvoden budgeteras under verksamhetskostnader. Verksamhetskostnader Inflation Hänsyn ska tas till inflation vilket innebär att alla verksamhetskostnader ska räknas upp med 2,2 % för år 2012 med utgångspunkt från år 2011 års budgetnivå. Yttre och inre fastighetsskötsel Yttre och inre fastighetsskötsel, exempelvis gräsklippning, snöskottning och golvvård, ska utföras internt inom samfälligheten. Det måste alltså till mycket tunga skäl för att externa kostnader av detta slag ska kunna godtas. Arvoden och Artistarvoden Kostnader för arvoden och artistarvoden budgeteras alltså under verksamhetskostnader, t ex under musikverksamhet. (Det blir tydligast så, även om kostnader för artister utan F-skattesedel sedan kommer att redovisas som personalkostnad.) Konfirmandpeng inom samfälligheten Ny tillämpning av budgetering och redovisning avseende konfirmander gäller från och med 2012, se bilaga ett Tillämpningsanvisning. Förändringen kommer att innebära en omfördelning av medel från församlingarnas budget till en gemensam budget under gemensam församlingsverksamhet. Mer information kommer senare om hur detta kommer att ske. Bevakning och larm avseende fastigheter Budgetering av kostnader för bevakning och larm sker inom fastighetsenhetens budget. Annonsering i Östgöta Correspondenten Arbete pågår under 2011 med att se över eventuell omfördelning av kostnader för annonsering i Corren från församlingar till en budget under gemensam administration. Närmare information kommer när arbetet är slutfört. 6
Ändamålsbestämda medel Inom samfälligheten finns ändamålsbestämda medel. Möjlighet finns att redan i budgetprocessen planera att ta i anspråk sådana medel. Ianspråktagande av dessa medel innebär ingen effekt på resultatet då ianspråktagandet är kostnadsneutralt. Om man inte tar med siffrorna i budgeten kan dessa medel ändå tänkas in för att finansiera verksamheten. Det är av vikt att dessa medel används, då givarens syfte varit att det ska gå till angiven verksamhet och inte sparas. Investeringsbudget Investeringsutgifter maskiner och inventarier Från och med år 2012 gäller en ny beloppsgräns för investeringar. Anskaffningsvärden som översiger 15 000 kr inklusive moms (tidigare 10 000 kr inklusive moms) räknas som investering. Utöver gränsen på 15 000 kronor måste även kravet uppfyllas på att nyyttjandetiden minst är tre år. I samband med den förändrade beloppsgränsen sker även en höjning (med cirka 50 %) av församlingarnas investeringsbudgetar. Varje församling får en egen investeringsbudget enligt nedan: Berga församling Domkyrkoförsamlingen Gottfridsbergs församling Johannelunds församling Landeryds församling St Lars församling Skäggetorps församling Ryds församling Förskola med kristen profil 75 tkr 140 tkr 45 tkr 55 tkr 90 tkr 70 tkr 55 tkr 55 tkr 55 tkr Inventarier som har värden understigande 15 000 kronor inkl moms skall budgeteras och redovisas som driftskostnader. Inom varje församling ligger investeringsbudgeten under kyrkorådet. För förskola med kristen profil ansvarar och beslutar huvudmannarådet för investeringsbudgeten. Kyrkoförvaltningen skall, liksom tidigare, äska medel utifrån en behovsanalys och redovisa äskanden. Investeringsmedlen är till för investeringar i maskiner och inventarier. Investeringar som avser fastigheterna ska budgeteras och redovisas genom fastighetsenhetens investeringsbudget. Behov för investeringar rörande fastigheterna tas upp vid fastighetschefens besök under mars och april. Om tilldelad ram ej överensstämmer med behoven, skall detta behov synliggöras och redovisas särskilt. Investeringsmedel som ej nyttjats kommer att rullas med automatik ett år. Genom en behovsanalys och äskande finns möjlighet att föra över ej nyttjade medel från fler än 1 år till kommande år för större investeringar. 7
Mallar och blanketter Verksamhetsplanen med budget skall upprättas i enlighet med framtagna mallar. Det finns numera två mallar, en mall för verksamhetsplanering inom församlingen och en mall för verksamhetsplan som ska lämnas till kyrkonämnden, se bilaga två och tre. För att minimera antalet sidor är det av vikt att verksamhetsplanen till kyrkonämnden är kortfattad och övergripande (max 4 sidor). Samtliga mallar och blanketter finns att hämta på vårt intranät under Ekonomi, budget samt under blanketter. Tidplan Kyrkorådens budgetbeslut innebär att verksamhetsplan med budget samt detaljerade budgetuppgifter ska vara Kyrkoförvaltningen tillhanda senast den 7 september enligt bifogad tidplan. För Kyrkonämnden Bengt Nilsson Kyrkonämndens ordförande 8
Bilaga 1 Sid Ansvarig utfärdare 9 (1) Karolina Granath Datum Utgåva 2011-03-02 1 Anvisningar och ekonomiadministrativa rutiner för församlingarnas konfirmandkostnader Enlig kyrkoordningen 42 kap. 7 får församlingen inte ta ut någon avgift för konfirmandundervisningen för församlingstillhöriga ungdomar. Kyrkostyrelsen har även beslutat (Sv KB 2002:13) att konfirmandkostnader ska ingå i den rikstäckande clearingen. Vad gäller Tillämpningsanvisningarna gäller samtliga konfirmander som väljer att konfirmeras inom samfällighetens församlingar, alltså även dem som kommer från församlingar utanför samfälligheten. Detta innebär att det är samfälligheten som betalar och får in all clearing för konfirmation. Hur gör man 1. Anmälan av antalet inskrivna konfirmander ska göras vid två tillfällen. Senast den 31 januari anmäls antalet inskrivna konfirmander för våren och senast den 1 oktober anmäls höstens inskrivna konfirmander. 2. Ersättningsnivån inom samfälligheten är ett fast belopp per konfirmand, se not nedan*. 3. Ersättningen fördelas efter anmälan i januari med hälften av det fasta beloppet enligt ovan och efter höstens anmälan den andra halvan. 4. Kostnader utöver ovanstående anslag, ska budgeteras hos respektive församling. *Ersättningsnivån inom samfälligheten beräknas utifrån nivåerna för konfirmandclearing, undervisning och läger, som fastställs av Kyrkostyrelsen (uppgiften finns att hitta i Svenska kyrkans bestämmelser). Det fasta beloppet inom samfälligheten beräknas på ersättningen för undervisning och 4 lägerdygn (enligt riktlinjer från Domkapitlet är antalet lägerdygn minst 4 dygn). Nivån för år 2011, Sv KB 2010:8, uppgår till 2 300 kr för undervisning och 600 kr/dygn, dock högst 4 200 kr, d v s maximalt 6 500 kr per konfirmand. Exempel: Utifrån 2011 års ersättningsnivå skulle ersättningen inom Linköpings kyrkliga samfällighet bli 2 300 kr plus 600 kr x 4 dygn, d v s 4 700 kr. Hälften av 4 700 kr, 2 350 kr fördelas ut per konfirmand på våren och 2 350 kr på hösten. 9
Bilaga 2 Plan församling FÖRSAMLING Verksamhetsplanering 20xx Verksamhet Verksamhetens grundläggande idé Verksamhetens övergripande mål Särskilt prioriterade mål för året Plan för ekonomin Bokslut Budget Budget Plan Plan 2010 2011 2012 2013 2014 Verksamhetens intäkter Verksamhetskostnader Budgetsumma totalt 0 0 0 0 0 10
Bilaga 3 Plan till KN FÖRSAMLING Verksamhetsplanering 20xx Inledande beskrivning (kortfattad text om vad församlingen är och i vilket sammanhang t ex inom Linköpings kyrkliga samfällighet) Församlingens grundläggande idé (enligt församlingsinstruktion) Församlingens övergripande mål (enligt FI) Särskilt prioriterade mål för året (för att församlingens övergripande mål ska uppnås) Församlingens verksamhetsåtaganden med övriga församlingar inom Linköpings Kyrkliga Samfällighet (LKS) (Det som vi kallar Gemensam Församlingsverksamhet, exempelvis Sjukhuskyrkan, Studentkyrkan) Plan för ekonomin Bokslut Budget Budget Plan Plan 2010 2011 2012 2013 2014 Verksamhetens intäkter Verksamhetskostnader Personalkostnader Budgetsumma totalt 0 0 0 0 0 11