15 VAL Ansvarsperson: Förvaltningsdirektör Anu Kalliosaari Inga val ordnas år 2010. Riksdagsval ordnas 2011 och presidentval 2012. REVISIONSNÄMNDEN Ansvarsperson: Controller Antti Kärkkäinen OFR:s revision sköts på avtalsbasis, som konkurrensutsätts i början av året. Nya Lovisa behöver cirka 25 granskningsdagar. Arbetsbudget 1 Budget 2010 Planeringsår 2011 Planeringsår 2012 Utgifter 47 030 47 030 Inkomster 0 0 Netto -47 030-47 030 FULLMÄKTIGE Stadsfullmäktige beslutar om den nya stadens strategiska linjeringar. Arbetsbudget 1 Budget 2010 Planeringsår 2011 Planeringsår 2012 Utgifter 92 250 92 059 Inkomster 0 0 Netto -92 250-92 059
16 ALLMÄN OCH KONCERNFÖRVALTNING Ansvarsperson: Stadsdirektör Olavi Kaleva Allmän förvaltning och koncernförvaltning stöder och styr sektorernas serviceproduktion i enlighet med den strategi som stadsfullmäktige fastställt. Till allmän förvaltning och koncernförvaltning hör följande ansvarsområden: Stadsstyrelsen Förvaltningstjänster Ekonomitjänster Utvecklingstjänster Allmänna och koncernförvaltningens resultaträkning Budgetårets externa verksamhetsbidrag är bindande i förhållande till stadsfullmäktige BUDGET 2010 EK.PLAN 2011 Stadsfullmäktig es beslut Verksamhetsintäkter Försäljningsintäkter 7 122 870 Avgiftsintäkter 13 500 Understöd / bidrag 4 054 870 Övriga 52 000 verksamhetsintäkter Hyresintäkter 329 000 Verksamhetsintäkter 11 572 240 Verksamhetsutgifter Personalkostnader 8 796 702 Köp av tjänster 3 977 075 Material, förnödenheter och varor 1 283 629 Understöd 1 004 350 Övriga 1 139 593 verksamhetsutgifter Verksamhetsutgifter 16 201 349 Externt verksamhetsbidrag -4 629 109 Interna poster Interna poster EK.PLAN 2012 Verksamhetsbidrag Årsbidrag Avskrivningar och värdesänkningar Räkenskapsperiode ns resultat Planenliga avskrivningar
17 Ansvarsområde STADSSTYRELSEN Stadsstyrelsen har som uppgift att leda kommunens förvaltning samt verkställa fullmäktiges beslut. Till stadsstyrelsen hör närings- och utvecklingssektionen och personalsektionen samt Affärsverket Lovisa Vatten. Anslagsreserveringar: - Medlemsavgifter 260 000 - Kommunal beskattning 390 000 och förtidspensions- och pensionsutgiftsbaserade avgifter 674 700 - Stadsstyrelsens elektroniska kommunikation 15 000 - De av ekonomichefen administrerade understödsanslagen i samgångsavtalet 805 000 + kommunvisa 533 000 (inkomster 2 464 000) - Styrelsens dispositionsanslag 40 000 + lönereservering 100 000 - Skolelevers sommarjobb 40 000 - Stöd till Stiftelsen för servicehuset 70 000 - Arrangemang för festdagar och vänortsverksamhet 18 000 - Försäljning av semestertomter 2 500 000 Stadsstyrelsen/Ansvarsområdets riktgivande anslag (externa) Arbetsbudget 1 Budget 2010 Planeringsår 2011 Planeringsår 2012 Utgifter 3 314 380 3 176 308 Inkomster 3 471 500 6 073 200 Netto 157 120 2 896 892 Ansvarsområde Förvaltningstjänster Ansvarsperson: Förvaltningsdirektör Anu Kalliosaari Verksamhetsidé Ansvarsområdet förvaltningstjänster styr genomförandet av stadens personalstrategi och ser till att personalförvaltningen är jämlik och rättvis. Ansvarsområdet koordinerar stadens externa och interna kommunikation och dess växelverkan och tidsenlighet. Ansvarsområdet förvaltningstjänster främjar uppkomsten av en positiv stadsbild och kommuninvånarnas samhörighet via marknadsföring och kommunikation. Ansvarsområdet har som uppgift att främja en effektiv verksamhet och minska den interna och externa byråkratin genom att producera effektiva och användarvänliga samt samtidigt data- och funktionssäkra IT-tjänster. Ansvarsområdet skapar möjligheter för utveckling av förtroendearbetet och för en öppen verksamhetskultur med avseende på såväl kommuninvånare, förtroendevalda och personal som övriga intressenter.
18 Ekonomiplan 2010-2012 Ändringar i verksamhetsförutsättningar och nya utmaningar I och med kommunfusionen skapas nya verksamhetsmodeller och kulturer för nya Lovisa. Den största utmaningen är att samordna flera verksamhetskulturer till bästa möjliga sätt att agera. Utbildning för personalen, nya system, nya arbetsgemenskaper och chefer samt skapande av en ny kommunikationskultur utgör en utmaning under hela planeringsperioden. Utvecklingen av förtroendearbetet i riktning mot strategiskt ledarskap kräver långsiktig planering och utbildning. Ledningen av förändringsarbetet behöver en öppen och interaktiv kommunikation som stöd, med principer som bör förankras inom hela stadsorganisationen. Mål och riktlinjer för verksamheten Mål 1: Utveckling av strategiskt ledarskap I nya Lovisa utvecklas ett strategiskt styrelsearbete och tas i bruk principerna för ett bra styrelsearbete, styrelseavtal och direktörsavtal. Mål 2: Effektiv verksamhet Effektiviteten förbättras genom att utveckla och använda processer och nya arbetsmetoder samt genom att höja personalens och de förtroendevaldas datatekniska färdigheter. Datasystemen är effektiva och lättanvändbara och användningen av dem frigör arbetstid och minskar behovet av att öka personalen. Mål 3: En bra arbetsgivarbild Man skapar en enhetlig, rättvis och jämlik personalledningskultur där öppenhet, förtroende, en fungerande växelverkan samt en bra organisering av arbetet betonas. Avlöningen utvecklas så att den är konkurrenskraftig och sporrande genom att beakta ett mångsidigt kunnande, utveckling och den individuella arbetsinsatsen. Mål 4: En välmående och arbetsför personal Syftet är att trygga en personal som svarar mot behov och ekonomiska resurser, som mår bra i sitt arbete, är yrkeskunnig samt service- och samarbetsorienterad. Välbefinnandet och orken i arbetet förbättras genom att satsa på chefsverksamhet, samarbete och en fungerande organisation samt på en sund och trygg arbetsmiljö. Mål 5: Planmässig kommunikation Enhetliga kommunikationspraxis etableras i hela stadsorganisationen. Man sporrar till en öppen och aktiv kommunikation och ökad interaktion i synnerhet när det gäller kommunikationen till kommuninvånarna.det är viktigt att ordna kommunikationsutbildning för att uppnå målen. Mål 6: Ett gott kommunalt renommé Lovisas synlighet ökas genom målmedveten marknadsföring. Basen för marknadsföringen är de strategiskt starka sidorna i Lovisa. Marknadsföringen av staden görs koordinerat tillsammans med i synnerhet utvecklingstjänsterna och övriga aktörer. I början av planeringsperioden ligger tyngdpunkten särskilt på lanseringen av den nya staden.
19 Budget 2010 Mål för verksamheten De mål för ansvarsområdet som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige 2010 Mål för verksamheten Strategiskt ledarskap Effektiv verksamhet En bra arbetsgivarbild En välmående och arbetsför personal Planmässig kommunikation Ett gott kommunalt renommé Åtgärd/utvecklingsprojekt Utbildning för förtroendevalda Elektronisk distribuering av föredragningslistor. Elektroniska beslut av personalförvaltningen. Planmässigt förnyande av arbetsstationer. Funktionssäkra system. Stöd för chefsverksamhet. Rättvis avlöning. Arbetsklimatenkät Minskning av sjukfrånvaro (handlingsmodell för tidigt ingripande samt intensifiering av samarbete med arbetarskyddsorganisationen och företagshälsovården) Samordnad kommunikation. Effektiverad kommunikation till kommuninvånare Lansering av nya Lovisa. Marknadsföring av boende. Budgetårets nyckelprestationer och nyckeltal/förvaltningstjänster Prestation/nyckeltal Bg 2010 Mål 2012 Sjukfrånvaro 12600 11600 (arbetsdagar) Tjänster och uppgifter 975 970 Nya arbetsstationer 139 100 Nettoflyttning, personer/år +100 +100 Budgetmotiveringar Utveckling av strategiskt ledarskap Utbildning för förtroendevalda (förvaltningsdirektör Anu Kalliosaari) För förtroendevalda ordnas utbildning i strategiskt ledarskap och seminarier om aktuella teman. Finansieras under sammanslagningsunderstöden punkt 6 a Utbildning och seminarier för förtroendevalda Utbildning i Lovisa 15 000 euro Minst två seminariedagar 5 000 euro. Tidtabell: Den strategiska ledarutbildningen pågår hela året och kan möjligen fortsätta också in på följande år. Seminariedagar i mars och september.
20 Effektiv verksamhet Effektivering av styrelsearbetet (förvaltningsdirektör Anu Kalliosaari) Inom styrelsearbete tar man i bruk elektronisk distribuering. Man frångår i regel föredragningslistor i pappersform. Åt styrelsens ledamöter och stadsfullmäktiges presidium skaffas bärbara datorer och Internet-förbindelser för läsning av föredragningslistorna. Datorer 22 * 400 = 8 800 euro Dataförbindelser 20 *12*22= 5 280 euro Tidtabell: Bärbara datorer skaffas under år 2010, varefter föredragningslistorna distribueras elektroniskt. Förnyande av arbetsstationer (datachef Hans Forsström) Arbetsstationerna förnyas så att man parallellt med de traditionella bordsarbetsstationerna tar i bruk bärbara datorer för trådlös och mobilmiljö. Dessutom ThinClientarbetsstationer som underhålls via servrar till verksamhetsställen som ligger avsides och bakom anspråkslösa dataöverföringsförbindelser såsom skolor, dag- och åldringshem samt till kök och städarbetsenheter som endast lagrar grunddata. Arbetsstationer med systemprogram 139 * 600 = 83 400 euro Tidtabell: Arbetsstationer skaffas och tas i bruk fr.o.m. januari 2010. Funktionssäkra system (datachef Hans Forsström) Nuvarande servermiljö förbättras så att den är feltolerant och sparar energi. Detta sker genom att skaffa tre effektiva servrar inkl. virtualiseringsprogram och underhåll för att jämna ut belastningen. Servrarna kommer att ersätta de nuvarande 20 virtuell- och järnservrarna inom några år sedan de nått slutet av sin livscykel. Server 3 * 4500 = 13 500 euro Virtualiseringsprogram 6 * 3000 = 18 000 euro Tidtabell: Servrar och virtualiseringsprogram skaffas och tas i bruk i januari 2010. Personalförvaltningens elektroniska funktioner (personalchef Minna Uusitalo) Personalförvaltningens elektroniska funktioner (Populus) tas i användning i alla arbetsenheter. Med hjälp av programmet tas besluten som hör samman med personalförvaltningen och de går elektroniskt till löneräkningen. Programanvändare är förutom lönesekreteraren alla stadens arbetstagare och chefer. Ibruktagandet finansieras via sammanslagningsunderstöden, samgångsavtalet punkt 5 a.
21 samordning och anskaffning av adb-system Ibruktagning av Populus-program och utbildning: 118 150 Underhåll av Populus-program 2010: 24 240 Ibruktagande 1.1.2010. I slutet av mars fungerar programmet i hela staden. En välmående och arbetsför personal (personalchef Minna Uusitalo / arbetshälsokoordinator Anne Hovi) Handlingsmodell för tidigt ingripande En handlingsmodell för aktivt tidigt ingripande samt vårdhänvisning utarbetas tillsammans med arbetarskydds- och samarbetsorganisationerna samt företagshälsovården. Principerna för modellen genomgås med arbetstagarna och cheferna. Verkställigheten av modellen och sjukfrånvarona följs upp årligen på hela stadens nivå i personalrapporten och på arbetsenhetsnivå av cheferna. Utarbetas ett handlingsprogram för personer med beroendeproblem. Utarbetandet av modellen medför inga separata kostnader. Utbildningsdagarna ordnas inom ramen för gemensamma utbildningsanslag, reservering 7 000. Modellen för tidigt ingripande utarbetas före slutet av maj 2010. Hösten 2010 ordnas utbildningsdagar för ibruktagandet av modellen för chefer och arbetstagare. Etableringen av modellen fortsätter och man följer hur den genomförs under de närmaste åren. Effektiverat samarbete Samarbetet mellan personalförvaltningen, arbetarskyddsorganisationerna och företagshälsovården effektiveras för att främja personalens ork i arbetet och arbetshälsan. Syftet är att skapa och införa handlingsmodeller, genom vilka man snabbt kan reagera på psykiska, fysiska och sociala missförhållanden, såsom mobbning på arbetsplatsen, inneluftsproblem eller våldssituationer. Kräver inga särskilda kostnader, resurserna från arbetarskyddets och personalförvaltningens anslag. Under år 2010 utarbetas och införs gemensamma handlingsmodeller för o tyglandet av trakasserier och osakligt bemötande o jämställdhetsplan o tyglandet av våldssituationer och o anmälan om inneluftsproblem En bra arbetsgivarbild (personalchef Minna Uusitalo / arbetshälsokoordinator Anne Hovi) Stöd för chefsverksamhet I all ledarverksamhet betonas rättvisa, jämlikhet och öppenhet. Med hjälp av allmänna linjedragningar och anvisningar samt lokala avtal förenhetligas chefsarbetet i stadens olika arbetsenheter. Gemensamt överenskomna handlingspraxis skapar genomskinlighet i ledningskulturen. Chefskompetensen stärks genom chefs- och ledarskapsutbildning. Regelbundna chefsmöten ordnas där cheferna har möjlighet till informationsbyte och stöd. Stödet för chefsverksamhet medför inga separata kostnader. Utbildningarna ordnas inom ramen för gemensamma utbildningsanslag, reservering 10 000.
22 Chefsutbildning ordnas 2-3 gånger under året. Allmänna linjedragningar och anvisningar och lokala avtal görs upp under året. Regelbundna chefsmöten ordnas under året. Rättvis avlöning: Kommunens avlöningssystem baserar sig på uppgiftens svårighetsgrad. Vid bedömning av uppgiftens svårighetsgrad används en helhetsbedömning, som baserar sig på värderingsfaktorer. Separata anvisningar har gjorts upp åt cheferna för bedömning av uppgiftens svårighetsgrad. Värderingen utförs på jämförbara och enhetliga grunder och bör vara objektiv och konsekvent. Uppgifternas svårighetsgrad beaktas så objektivt som möjligt. För en god individuell arbetsprestation utdelas prövningsbaserade individuella tillägg. Ett lokalt avtal ingås om kriterierna för beviljande av individuella tillägg. Finansieras från justeringspotterna samt sammanslagningsunderstöden i avtalet punkt 3 a. anslag för harmonisering av lönerna. Målet är att för prövningsbaserade individuella tillägg använda minst 1,1 % beräknat enligt totalanslaget för de uppgiftsrelaterade lönerna för anställd personal. Hela året Arbetsklimatenkät En arbetsklimatenkät genomförs för hela stadens personal. Anslag 15 000 Enkäten bereds under våren/sommaren 2010. Enkäten genomförs i augusti-september 2010. Rapporten blir färdig i slutet av år 2010. Planmässig kommunikation (kommunikationschef Lilian Andergård-Stenstrand / marknadsföringsplanerare Jaana Laine) Samordnad kommunikation Etableringen av samordnade kommunikationspraxis i stadsorganisationen inleds med att en kommunikationsstrategi och -plan utarbetas. Kommunikationsplanen skapas tillsammans med kommunikationsgruppen, till vilken de kommunikationsansvariga i olika sektorer kallas. Som ett basverktyg för kommunikationen låter man göra upp grafiska instruktioner med tillämpningar. Införandet av dem stöds genom intern utbildning. Kommunikationsutbildning ordnas för kommunikationsgruppen, ledningsgruppen och de förtroendevalda. Intranet och extranet tas som ett internt verktyg för hela den nya stadens personal och de förtroendevalda. Kommunikationens framgång följs upp bl.a. med hjälp av uppföljning i medierna. Finansieras delvis (10 000 ) via sammanslagningsunderstöden, samgångsavtalet punkt 1 Precisering av kommunstrategin, utarbetande av dess kommunikationsdel och effektivisering av kommuninvånarkommunikationen åren 2008-2012. Övrig anslagsreservering 52 500. Hela året
Effektivering av kommunikationen för kommuninvånare En aktiv kommunikation till kommuninvånarna så interaktivt som möjligt för att engagera dessa. Man samlar en broschyr med uppgifter om stadens tjänster som skickas både till stadigvarande invånare och semesterboende. Man ordnar invånar-/byakvällar på olika håll i staden i samarbete med byaföreningarna. Ett infoblad med aktualiteter skickas till varje hushåll en till två gånger i året. Finansieras delvis (30 000 ) via sammanslagningsunderstöden, samgångsavtalet punkt 1 Precisering av kommunstrategin, utarbetande av dess kommunikationsdel och effektivisering av kommuninvånarekommunikationen åren 2008-2012. Övrig anslagsreservering 25 500. Hela året Ett gott kommunalt renommé (marknadsföringsplanerare Jaana Laine / kommunikationschef Lilian Andergård-Stenstrand) Lanseringskampanj för nya Lovisa Man gör klart på riksplan ett nya Lovisa har bildats. Till kampanjen fogas bl.a. vägtavlor, ihågkomst av nya Lovisabor som föds år 2010 och särskild synlighet under Lovisadagen. År 2010 uppmärksammas särskilt det första i nya Lovisa födda barnet på ett synligt sätt. Reservering 63 000. Hela året, tyngdpunkten dock på början av året. Marknadsföring av boende Lovisa marknadsförs i kampanjform som en bra boendeplats som erbjuder alternativ för ett trivsamt boende. Som verktyg för marknadsföringen används bl.a. tidningen Pikkukaupunki, Tonttipörssi och kampanjsidor. Man samarbetar med evenemanget Renovera Ger Mera och strävar att utvidga det inom hela Lovisa. Ett välkomstbrev/en välkomstbroschyr görs för nya invånare. Marknadsföringsåtgärder 35 000, marknadsförings- och samarbetsavtal med evenemanget Renovera Ger Mera 15 000. Hela året, med tyngdpunkten på det andra halvåret. 23 Förvaltningstjänster/Ansvarsområdets riktgivande anslag (externa) Arbetsbudget 1 Budget 2010 Planeringsår 2011 Planeringsår 2012 Utgifter 2 979 126 3 088 253 Inkomster 167 960 367 960 Netto -2 811 166-2 720 293
24 Ansvarsområde Ekonomitjänster Ansvarsperson: Ekonomidirektör Ralf Sjödahl Ansvarsområdet har som uppgift att stöda sektorernas verksamhet och i den uppgiften sköta ekonomiförvaltningens grundtjänster, bokföringen, behandlingen av köp- och försäljningsfakturor och kassaförvaltningen samt ekonomi- och strategiplaneringsprocessen, det centraliserade upphandlingsväsendet och koncernövervakningen. Till personalen för ansvarsområdet ekonomitjänster hör dessutom ekonomiplanerarna som bistår sektorerna och controllern som handhar den interna övervakningen. Ekonomitjänsterna sköter centraliserat kosthållningen och städtjänsterna. Ekonomidirektören leder ansvarsområdet. Ansvarsområdet indelas i följande enheter: - Ekonomiavdelningen - Övriga användartjänster Ekonomiplan 2010-2012 Huvudmålsättningen för ekonomistrategin är att skapa stabilitet, konkurrenskraft och långsiktighet i kommunens ekonomi. Ett sunt ekonomiskt underlag utgör grund för den nya kommunens stabila verksamhet och utvecklingen av den. Mål 1: Mål 2: Mål 3: Mål 4: Mål 5: Mål 6: Skapa ekonomisk rörelsemarginal En ekonomisk rörelsemarginal möjliggör en stabil och långsiktig ekonomi och ger möjligheter att klara sig också i överraskande situationer och under dåliga tider. Dessutom är det den bästa garantin för att kommunen inte ska klassificeras som en kriskommun, då den egna beslutanderätten nedskärs. Kostnadseffektiv serviceproduktion Inom serviceproduktionen nås kostnadseffektivitet särskilt genom att bygga upp och intensifiera samarbetsformer samt genom lyckad konkurrensutsättning av service. Kompetensen och anvisningarna för upphandlingsväsendet utvecklas. Kontinuerlig uppföljning och analys av kvaliteten och effektiviteten i stadens verksamheter. Produktionen av uppföljnings- och jämförelsematerial samt tillgodogörande av ny teknologi hör också samman med kostnadseffektiviteten. Man försöker hålla inkomstskattesatsen och taxorna på en konkurrenskraftig nivå i jämförelse med motsvarande regioncentra och medelnivån för kommunerna i närområdena. Långsiktig och effektiv ägarpolitik Särskild vikt fästs vid skötseln av markegendom och fastigheter. Till kommunens ägarpolitik hör att se till att beslut om försäljning av egendom alltid fattas utgående från en övergripande plan och kommunens långsiktiga utvecklingsstrategi. Dessutom bör koncernens och dotterbolagens verksamhetsmål och ekonomiska mål bestämmas och fogas till kommunens strategiska ledning. Information om det ekonomiska läget i realtid Tillförlitlig uppföljningsinformation i realtid för stadens beslutsfattare, den operativa ledningen och medborgarna. Utveckling av riskhanteringen och den interna övervakningen. Jämförelse av olika finansieringsmodeller och utveckling av kostnadsberäkning.
För ekonomins del borde målsättningen för övergångsperioden och de närmaste åren vara en behärskad utveckling av driftsutgifterna i en situation där inkomstunderlaget nedskärs. Ledigblivna tjänster och uppgifter besätts inte automatiskt, nödvändigheten av dem bör alltid utredas och andra sparåtgärder planeras. Sådana kan till exempel vara att ändra på verksamheter eller organisationen om tjänsterna eller uppgifterna är absolut nödvändiga. Möjligheterna till merinkomster bör utredas och obehövliga fastigheter säljas. Investeringsutgifterna inriktas på investeringar som är nödvändiga för en fungerande basservice samt på lönsamma investeringar som är förutsättning för främjandet av näringslivet. Målsättningen i slutet av övergångsperioden är ett årsbidrag som täcker avskrivningarna. Den relativa skuldsättningen får inte överstiga nivån i grannkommunerna. När den nya staden 1.1.2010 inleder sin verksamhet måste man för ekonomipersonalens del konstatera att det är många som gör två arbeten: de nya uppgifterna och de före detta kommunernas och samkommunens ekonomiska slutredogörelser inkl. bokslut. Målsättningen för år 2010 är således att ta i bruk praktiska system och rutiner och utredningsarbete så att de ovannämnda punkterna 1-6 också verkställs i praktiken. Budget 2010 Mål för verksamheten De mål för ansvarsområdet som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige 2010 25 Mål för verksamheten Kostnadseffektiv serviceproduktion Långsiktig och effektiv ägarpolitik Information om det ekonomiska läget i realtid Utveckling av riskhanteringen och den interna övervakningen Åtgärd/utvecklingsprojekt Organisering av köks- och städtjänster Analys av dotterbolagen och de enheter som hör till koncernen och åtgärdsförslag Införa ett rapporteringssystem i realtid Uppgöra upphandlingsanvisningar och ett internt övervakningsschema Budgetårets nyckelprestationer och nyckeltal/ekonomitjänster Prestation/nyckeltal Bg 2010 Mål 2012 Ekonomiavdelningen(netto)/inv. 52 50 Antal måltider Kvadratmeter som skall städas 79 659 Kosthållningsmål 2010->: Tillreda näringsriktigt god, kvalitativ kost kostnadseffektivt. Ekonomitjänster/Ansvarsområdets riktgivande anslag (externa) Arbetsbudget 1 Budget 2010 Planeringsår 2011 Planeringsår 2012 Utgifter 5 567 760 4 659 307 Inkomster 70 800 71 350 Netto -5 496 960-4 587 957