Revisionsrapport Granskning av förrådsverksamheten. Teknik- och fritidsnämnden Halmstads kommun 2009-09-29 Leif Johansson Carl-Magnus Stensson
2009-09-29 Namnförtydligande Namnförtydligande
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Bakgrund, syfte, avgränsning och revisionsfrågor...3 3 Granskningsresultat...4 3.1 Dokumentation av förekommande rutiner...4 3.2 Förvaltningens kontrollaktiviteter avseende förrådet...4 3.3 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor...5 3.4 Försäljningspris och debitering...6 3.5 Ekonomisk rapportering...8 3.6 Säkerhetsrutiner...8
1 Sammanfattning Halmstads kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska förrådsverksamheten inom Teknik- och fritidsnämnden. Syftet med granskningen har varit att bedöma ifall verksamheten bedrivs på ändamålsenlig sätt och uppfyller kraven på god intern kontroll. Våra slutsatser kan sammanfattas enligt nedan; -Dokumenterade rutiner saknas i de flesta fall. Vi anser att nämnden/förvaltningen måste tydliggöra och utvecklas sina rutiner och riktlinjer för bl.a. förrådets syfte, vilken typ av artiklar som ska förrådsföras, inventering, prissättning, servicenivå, öppettider, kunder, inköp, varumottagning, säkerhetsrutiner -Vi anser att intern kontroll rapporteringen brister, förvaltningen svarar inte på om kontrollmomenten är uppfyllda. Uppföljningen av kontrollmomenten bör göras för olika tidpunkter under året. Detta för att ytterligare stärka den interna kontrollen. -Vi anser att förvaltningen bör säkerställa förrådets hantering gällande inköp/beställning av varor och varumottagning genom dokumenterade rutiner. Utifrån vår stickprovskontroll avseenden inventering kan vi konstatera att flertal lagerförda artiklar inte stämde med antalet i förrådssystemet (både positiv och negativ avvikelse). -Stickprovsgranskning avseende drivmedel vid förrådet visade på en negativ avvikelse på 2,4 kbm (diesel, ecopar och 95 oktan) jämfört med förrådssystemet. Senaste avstämningsarbetet var ca fjorton dagar innan vårt besök då var differensen ca 1 kbm. Vi har vidare noterat att leverantören av drivmedel vid ett par tillfällen upprättat handskrivna följesedlar vilket vi inte anser vara acceptabelt. Kröning av pumparna har inte skett sedan intervallet 2002-2004 för de olika drivmedelpumparna. -Vidare sker ingen kontroll från förvaltningens sida över inventeringsdifferenser över tid, vilket vi finner anmärkningsvärt. Vi ifrågasätter nämndens motiv med att skriva ned lagervärdet med 10 procent i samband med bokslutet. -Vi anser vidare att verksamheten bör använda sig av förrådssystemets funktion av att beräkna omsättningshastigheten över lagerförda varor. Detta för att säkerställa en ändamålsenlig lagerhantering -Vi anser att nämnden bör fastställa rutin över prissättningen till olika kunder för såväl drivmedel som förrådsartiklar. Vi anser att nämnden bör fastställa rutin över prissättningen till olika kunder för såväl drivmedel som förrådsartiklar. Vi har inte fått någon direkt förklaring till skillnader i pålägg för olika kunder inom kommunen, mer än att det är historiskt betingat. Vi anser att nämnden behöver se över finansieringen av förrådet. 1
När det gäller förrådets bruttovinster för 2007 och 2008 är dessa förvånansvärt höga. En genomsnittlig bruttovinst bör enligt nuvarande pålägg vara 5-6 %. Vi anser att prissättningen ska spegla självkostnaden. Räknar man samman sjömackens bruttovinst under de tre åren ligger den på 7,6 procent vilket vi bedömer rimligt utifrån prispålägg på 1 krona/liter. -Vår bedömning är att det finns ändamålsenliga uppföljningsverktyg avseende ekonomin. Dessa används dock bara i begränsad omfattning. Vår rekommendation är att det ekonomiska ansvaret delegeras ut i verksamheten i större utsträckning än vad som sker idag. -Vår bedömning är att nämnden bör fastställa dokumenterade säkerhetsrutiner. Vidare anser vi att hanteringen av backup avseende passerkort till grindar och samtliga lokaler och arbetsplatser brister, ingen backup förekommer. Vi ser positivt på att det förekommer policy om förbud att utnyttja lokalerna efter arbetstid dock har vi inte fått den redovisad för oss. 2
2 Bakgrund, syfte, avgränsning och revisionsfrågor Halmstads kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska förrådsverksamheten inom Teknik- och fritidsnämnden. Av Kommunallagens 9 kap 9 framgår bland annat att revisorerna ska pröva om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Nämndernas ansvar i detta arbete framgår av Kommunallagen 6 kap 7 i vilken det anges att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Nämnderna ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Teknik- och fritidsnämnden har ansvar för Halmstad kommuns service inom Idrott & Fritid, Park & Natur, Gata & Trafik samt Vatten & Avlopp. Inom nämndens verksamhetsområde ingår centralförråd och verkstad. I samband med bokslut 2008 uppgick lagerförda förrådsartiklar till ett värde om 2,8 mnkr. Syftet med granskningen har varit att bedöma ifall verksamheten bedrivs på ändamålsenlig sätt och uppfyller kraven på god intern kontroll. Granskningen har skett genom kartläggning och analys av gällande regelverk/rutiner. Reglerna har bedömts huruvida de uppfyller kraven på god intern kontroll eller ej. Reglernas praktiska tillämpning i verksamheten har undersökts. Intervjuer med ansvarig personal har genomförts. Vidare har stickprovskontroller skett. Rapporten har sakgranskats av förvaltningens tjänstemän. Utifrån väsentlighets- och riskperspektivet har ett antal kontrollmål valts ut. För dessa görs en bedömning av dels befintliga regler och rutiner dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Övergripande revisionsfråga lyder, är nämndens interna kontroll tillräcklig? Följande revisionsfrågor är aktuella: Finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för verksamheten och är dessa tillförlitliga och ändamålsenliga? Uppfyller förvaltningens egna kontrollaktiviteter kraven för god intern kontroll? Hur fungerar förrådets inköpsrutiner? Vilken omsättningshastighet finns på förrådsartiklarna, kontrolleras denna? Vilka inventeringsprinciper tillämpas? Hur hanteras inventeringsdifferenser? Förkommande rutiner vid tankning av drivmedel? Tillämpade försäljningspriser? 3
Debiteringsrutiner? Är tillämpade attestrutiner ändamålsenliga? Tillämpas befintliga upphandlingsavtal? Förekommande säkerhetsrutiner? Hur sker den ekonomiska rapporteringen? 3 Granskningsresultat 3.1 Dokumentation av förekommande rutiner Under granskningen har vi tagit del av verksamhetens arbetssätt och hur man arbetar med dokumenterade rutiner. Bedömning: Dokumenterade rutiner saknas i de flesta fall. Vi anser att nämnden/förvaltningen måste tydliggöra och utvecklas sina rutiner och riktlinjer för bl.a. Förrådets syfte Vilken typ av artiklar som ska förrådsföras Inventering Prissättning Servicenivå Öppettider Kunder Inköp Varumottagning Säkerhetsrutiner 3.2 Förvaltningens kontrollaktiviteter avseende förrådet Verksamheten inom nämndens ansvarsområden ska löpande interngranskas och redovisas för nämnden. En plan har tagits fram för internkontroll som ska genomföras under 2009. I denna redovisas process, kontrollmoment, kontrollansvar, frekvens, metod, rapportering, riskbedömning och status. För 2009 beslutades 16 kontrollmoment, bland annat följande: Kontroll av att delegationsordningens bestämmelser om inköpsgränser och rapportering efterlevs. Att verksamhetsuppföljning sker. Att projekt- och driftplaner upprättas. Uppdatering och utbildning av inköpsregler. Kontroll av att bestämmelserna i LOU och riktlinjer efterlevs. Ekonomisk uppföljning och prognos. Budgetavvikelse rapporteras. 4
Kontroll att reglerna för leverans-, fakturakontroll, kontering, attest och moms efterlevs. Kontroll av att debiteringar sker utan fördröjning. Kontroll av att behörighet till ekonomisystemet tas bort vid anställning upphörande. Rätt behörighet. Kontroll av att systemsäkerhetsplaner följs. Att dokumenthanteringsplan finns och efterlevnad. Bedömning: Vi anser att nämnden har en ambitiös intern kontrollplan som kräver en omfattande kontrollfunktion. Vi bedömer att vissa kontrollmoment redan är inbyggda i verksamhetens uppföljning och behöver därför inte ytterligare kontrolleras. Vi anser att intern kontrollrapporteringen brister. Av rapporteringen framgår inte om resultatet av kontrollerna är tillfredställande. Uppföljningen av kontrollmomenten bör göras vid olika tidpunkter under året. Detta för att ytterligare stärka den interna kontrollen. 3.3 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor Under granskningen har vi fått redovisat för oss att verksamheten inte har upprättat några rutiner för beställning av varor och vem som kan beställa. Beställning görs av personal som arbetar i förrådet. Leverans kontrolleras vid ankomst av personalen och antalet artiklar förs in i det datoriserade förrådssystemet. Utifrån förrådssystemet kan man ta ut data som är kopplat till varorna omsättningshastighet. Inventering sker årligen nov/dec, prissättning sker till senaste inköpspris. Utifrån försiktighetsprincipen skriver förvaltningen ned förrådets värde med 10 procent i samband med bokslutet. Förekommer inventeringsdifferenser i samband med inventering bokförs detta i förrådssystemet, ingen koppling till ekonomisystemet eller kontroll över hur mycket som redovisas som differenser sker. Ansvarig över förrådet leveransgodkänner och konterar fakturan. Fakturan skickas sedan i det elektroniska flödet till särskild beslutattestant. Varor som köps in är bland annat toalettpapper, blöjor, tvättmedel, handskar, tvål, handcrème, rördelar, handverktyg, redskap, skor arbetskläder, fönsterputs, bilschampo, drivmedel m.m. Enligt uppgifter följer man upphandlingsreglerna och anvisade leverantörer. Inleverans sker två dagar per vecka (tisdag o torsdagar). Detta sker genom kommunens samordnade varudistribution. Leverans sker direkt till kommunens centrallager som sedan transportera ut via Bringexpress till förrådet (drivmedel levereras direkt av avtalad leverantör). Vid flera fall anser verksamheten att leveransen tar för lång tid och att verksamheten har påverkats. 5
Bedömning: Vi anser att förvaltningen bör säkerställa förrådets hantering gällande inköp/beställning av varor och varumottagning genom dokumenterade rutiner. Utifrån vår stickprovskontroll avseenden inventering kan vi konstatera att flertal lagerförda artiklar inte stämde med antalet i förrådssystemet (både positiv och negativ avvikelse). En översyn bör göras. Stickprovsgranskning avseende drivmedel vid förrådet visade på en negativ avvikelse på 2,4 kbm (diesel, ecopar och 95 oktan) jämfört med förrådssystemet. Senaste avstämningsarbetet var ca fjorton dagar innan vårt besök då var differensen ca 1 kbm. Vi har vidare noterat att leverantören av drivmedel vid ett par tillfällen upprättat handskrivna följesedlar vilket vi inte anser vara acceptabelt. Kröning av pumparna har inte skett sedan intervallet 2002-2004 för de olika drivmedelpumparna. Vidare sker ingen kontroll från förvaltningens sida över inventeringsdifferenser över tid, vilket vi finner anmärkningsvärt. Vi ifrågasätter nämndens motiv med att skriva ned lagervärdet med 10 procent i samband med bokslutet. Vi anser vidare att verksamheten bör använda sig av förrådssystemets funktion av att beräkna omsättningshastigheten över lagerförda varor. Detta för att säkerställa en ändamålsenlig lagerhantering. 3.4 Försäljningspris och debitering Enligt uppgifter beror försäljningspriset för artiklar exklusive drivmedel på om kunden är Teknik- och fritidsnämnden, annan förvaltning och bolag eller extern kund. Avser kunden Teknik- och fritidsnämnden utgår man ifrån inköpspriset samt ett pålägg om 3,9 %, vilket enligt uppgift är självkostnadspris. Övriga förvaltningar och bolag blir istället debiterade ett pålägg om 10 % och externa kunder 30 %. Skillnaderna i pålägg förklaras enligt uppgift av hanterings- och administrationskostnader. För drivmedel vid sjömacken sker prissättning genom ett pålägg på inköpspriset med en krona. När det gäller försäljningspriset vid förrådet förekommer ett pålägg på bensin med 7 % och för diesel med 5 % på inköpspriset. Uppdatering av priset sker i samtliga fall en gång i månaden. Det går varken att tanka etanol eller gas ur kommunens tankstationer. Enligt uppgifter finansieras förrådets verksamhet årligen av ett centralt finansierat bidrag på 0,5 mkr. 6
Nedan redovisas förrådets största kunder för 2008: Hemvårdsförvaltningen 1 385 tkr HEM 868 tkr Socialförvaltningen 838 tkr Fastighetskontoret 550 tkr Arbetslivsförvaltningen 441 tkr Brandförsvaret 421 tkr Teknik- och fritidsförvaltningen 14 427 tkr Total försäljning 20 639 tkr Debitering sker enligt uppgift var fjortonde dag. Hanteringen sker genom att förrådet överlämnar underlag till administrationen som skickar faktura, manuell pappershantering till respektive förvaltning, bolag eller extern kund. Nedan redogörs över förrådets samt sjömackens bruttovinster för perioden 2006-2008. För förrådets verksamhet har inköpskostnaderna justerats med årets lagerförändring. Sjömackens inköpskostnader har inte justerats med årets lagerförändring. Bruttovinst förråd tkr 2006 2007 2008 Intäkter 14 106 13 649 20 639 Intäkter MO-pålägg 1 193 1 888 2 257 Totala intäkter 15 299 15 537 22 896 Inköpskostnader 14 322 14 276 20 530 Bruttovinst tkr 977 1 261 2 366 Bruttovinst % 6,4% 8,1% 10,3% Bruttovinst sjömack tkr 2006 2007 2008 Intäkter 544 435 685 Inköpskostnader 485 447 606 Bruttovinst tkr 59-12 79 Bruttovinst % 10,8% -2,8% 11,5% Bedömning: Vi anser att nämnden bör fastställa rutin över prissättningen till olika kunder för såväl drivmedel som förrådsartiklar. Vi har inte fått någon direkt förklaring till skillnader i pålägg för olika kunder inom kommunen, mer än att det är historiskt betingat. När det gäller förrådets bruttovinster för 2007 och 2008 är dessa förvånansvärt höga (8 respektive 10 %). En genomsnittlig bruttovinst bör enligt nuvarande pålägg vara 5-6 %. Vi anser att prissättningen ska spegla självkostnaden. Räknar man samman sjömackens bruttovinst under de tre åren ligger den på 7,6 procent vilket vi bedömer rimligt utifrån prispålägg på 1 krona/liter 7
Vi ifrågasätter att nämnden finansierar förrådets verksamhet genom ett centralt bidrag om 0,5 mkr. Vi anser att verksamheten helt ska finansieras genom försäljningsintäkter och anser att nämnden behöver se över finansieringen av förrådet. Vår rekommendation är även att nämnden ser över faktureringsrutinerna, arbetet ter sig krävande med mycket pappersarbete. 3.5 Ekonomisk rapportering Ekonomisk rapportering sker i samband med delårsbokslut och årsbokslut. Däremellan kan ansvarig hämta hem rapporter över verksamheten ur Agresso Web. Verksamheten arbetar inte med uppföljning i form av nyckeltal. Bedömning: Vår bedömning är att det finns ändamålsenliga uppföljningsverktyg avseende ekonomin. Dessa används dock bara i begränsad omfattning. Vår rekommendation är att det ekonomiska ansvaret delegeras ut i verksamheten i större utsträckning än vad som sker idag. 3.6 Säkerhetsrutiner Vi har tagit del av verksamheternas rutiner avseende hantering av nycklar, larm lokalernas utseende och beskaffenhet. Enligt uppgifter är det förbjudet att utnyttja lokalerna privat. Bedömning: Vår bedömning är att nämnden bör fastställa dokumenterade säkerhetsrutiner. Vidare anser vi att hanteringen av backup avseende passerkort till grindar och samtliga lokaler och arbetsplatser brister, ingen backup förekommer. Vi ser positivt på att det förekommer policy om förbud att utnyttja lokalerna efter arbetstid dock har vi inte fått den redovisad för oss. 8