Instruktion Stöd för processkartläggning i ett processorienterat arbetssätt för Region Skåne. Syfte

Instruktion Stöd för processkartläggning i ett 1 (7) Instruktion Stöd för processkartläggning i ett processorienterat arbetssätt för Region Skåne. Syfte Denna instruktion syftar till att utgöra ett stöd för processkartläggning i framtagning av ingående processer i. Instruktionen vänder sig till huvudprocessägare, delprocessägare, processledare, processteam och ansvariga för styrande dokument men även andra som har i uppgift att kartlägga processflöden då det är av värde att alla följer samma struktur i kartläggningsarbetet. Omfattning Region Skåne har idag många olika metoder för att styra och leda verksamheten. Beslut har tagits av koncernledningen att fokusera vår ledning och styrning mot en gemensam metod som kallas Gemensamt verksamhetsledningssystem för Region Skåne som förkortas VLS. Grunden för ett modernt VLS är processorienterat arbetsätt. Enkelt uttryckt ger ett verksamhetsledningssystem förutsättning för ett långsiktigt, målmedvetet och systematiskt arbetssätt med siktet inställt på ständiga förbättringar. Det vill säga att sätta upp mål och planera för framgång, ha ett genomförande med kvalitet samt en uppföljning och utvärdering av resultat för att öka kunskapen och förbättra arbetsprocesserna. Grundtanken är ett processtänk som underlättar för alla medarbetare att möta de behov som kunder, patienter, besökare och resenärer har. Ett processorienterat arbetsätt skapar förutsättningar för att Region Skåne skall bedriva jämlik, kunskapsbaserad och kostnadseffektiv verksamhet med medborgarna i fokus. Genom att kartlägga och visualisera processer ser man hur en tjänst eller leverans går till/verkställs. Detta underlättar arbetet med att gemensamt se var kvaliteten, miljö samt säkerhetspåverkan respektive brister finns, om kunskap inte tas tillvara eller var vi utför något som inte skapar värde för dem vi är till för. Genom förståelse och styrning av processer kan vi t.ex. reducera dubbelarbete, flaskhalsar och fel och nå en högre kvalitet, minskad miljöpåverkan, minskade risker och förbättrad leverans. Ökad effektivitet där vi gör rätt saker och det vi gör blir rätt så att målet för kunden uppnås. Utgångspunkter för arbetet Att hela flödet från kundens behov till nöjd kund identifieras Att delaktighet och engagemang skaps genom att värdet för kunden kommer i fokus Målet är att Säkerställa nyttan för dem vi är till för (kunden) Stimulera till samverkan mellan olika yrkesgrupper, funktioner och över organisatoriska gränser Fokusera på kundens behov och en förståelse för att varje del i processen bidrar till resultatet Verksamheten utformas utifrån processen och vad de ska åstadkomma för kunden till skillnad från att utgå från funktioner och vem som gör vad Systematiskt analysera och att förbättra utifrån kundrelaterade mål

Instruktion Stöd för processkartläggning i ett 2 (7) Viktigt att tänka på vid processutveckling Finns ett tydligt formulerat område Enkelt att förstå och relatera till Tydlig identifierbar/igenkänning Tydligt avgränsad med koppling till vad som händer före och efter Regelbundet återkommande Tydligt avseende mål, varför görs detta? Möjlig att mäta Låg grad av systemberoende känslighet, fungerar oavsett organisation Målgrupper/Ansvar Huvudprocessägare, delprocessägare, processledare, processteam och ansvariga för styrande dokument är primära målgrupper då de har ansvar för arbetets utveckling. Även andra som har i uppgift att kartlägga processflöden är berörda då det är av värde att alla följer samma struktur i kartläggningsarbetet. Nivåer Ledningssystemet kan innehålla flera nivåer. Nivå er Innehåll En process är en serie sammankopplade aktiviteter som upprepas och skapar värde. De är av tre typer: Ledningsprocesser kort och långsiktig ledning av verksamheten Huvudprocesser skapar värde för kunden Stödprocesser huvudsakligen stöd för övriga processer. Kan exempelvis bestå av ett flödesschema med länkade Instruktioner Checklistor Mallar Delprocesser Arbetsprocesser Rutiner Instruktioner Mallar Checklistor mm Vårdens huvudprocess är patientprocessen som utgår från patientens behov, omfattar alla insatser och sträcker sig över organisatoriska gränser. Delprocesserna beskriver stegen i en process. Arbetsprocesser är beskrivningar av hur vi arbetar på den mest detaljerade nivån. Kan exempelvis bestå av ett flödesschema med eller utan funktionsgränser med länkade Instruktioner Checklistor Mallar Rutiner, Instruktioner, mallar och checklistor mm beskriver mer detaljerat hur vi arbetar. Dessa länkas in i processkartan. Handledning VISIO

Instruktion Stöd för processkartläggning i ett 3 (7) Symboler för processkartläggning Rekommendationer för hur processerna ska ritas (notation/symboler) finns beskrivet i bilaga 1. En handledning till att rita processkartor i Microsoft Visio finns i dokumentet VLS Visiohandledning 140627. Genomförande Metodik Att genomföra en processanalys kan ske manuellt dvs. med hjälp av papper, White board, postitlappar eller med hjälp av ett ITbaserat ritverktyg. I inledningsfasen och i utvecklingsfasen av processen är den manuella formen att föredra. Den ger ett helhetsintryck av processen och skapar större möjlighet för fler att bli delaktiga. IT verktyget är att föredra för dokumentation och spridning. Sträva mot att använda ett verb för aktivitet och ett substantiv för insats respektive resultat för att beskriva en huvudprocess/delprocess/arbetsprocess i processkartorna. Genom att tankemässigt använda ordet att före aktiviteten fås en korrekt beskrivning av verbet. En enkelstruktur att jobba efter är Fem F Förbereda Identifiera vilken kunskap som finns i teamet och vilket stöd som kan behövas. Tydliggör vilken process det rör sig om och om flera verksamheter är berörda. En viktig del är att skapa en gemensam bild och mål med processkartläggningen och arbetet med verksamhetsledningssystemet. Alla berörda behöver engageras. Att involvera kunden/patienten i arbetet ger mycket viktig information och skapar också en delaktighet för utvecklingen. Olika cafémetoder, storgruppsmetodiker kan exempelvis användas. För mer kunskap om dessa finns beskrivningar på Utvecklingscentrums webb. I förberedelsen ingår också att samla tillgänglig data, rutiner och andra underlag som kan vara relevanta. Förstå Att förstå processens alla delar är nästa steg i arbetet och då är det viktigt att gemensamt i teamet visualisera hur processen ser ut i dag, inte hur vi önskade att den såg ut. Brainstorma så att allas synpunkter och kunskaper kommer fram. Jobba med stort papper och post it så alla får en gemensam bild av hur arbetet framskrider. När nuläget är klarlagt och alla känner igen sig i beskrivningen skall områdena som behöver förbättras identifieras. Var finns problem, var finns exempelvis väntetider eller icke värdeskapande aktiviteter. Mät för att förstå ett problem och för att ha ett utgångsläge. Identifiera var rutiner och instruktioner saknas eller behöver uppdateras. Förbättra När nuläget är kartlagt och förbättringsområden identifierade skall processen förbättras. Hur bör processen se ut och vilka stöd och underlag och uppföljning behövs för att säkra

Instruktion Stöd för processkartläggning i ett 4 (7) kvalitet och effektivitet. Fortsätt jobba med stort papper och postit lappar. Mät och följ upp resultatet för att veta om förändringen blev en förbättring. Förverkliga När önskvärd process är kartlagd och överenskommen, dokumenteras processen i digital form. Dock är det fortsatt viktigt att tydligt visualisera processen så att synpunkter och förbättringsförslag kan omhändertas för ständiga förbättringar. Aktuella rutiner, instruktioner etc. knyts till processen och ansvariga utses för respektive moment. Förvaltning Under förvaltningsfasen är det viktigt att fastställa Vad som skall göras. Vem skall göra det och När skall det göras. Förvaltningsfasen får inte ses som en konstant fas utan är en utgångspunkt till att en ny förberedande fas. Viktigt att tänka på kartorna skall vara standardiserade och enkla med fokus på värde för kund (extern eller intern). Använd den form som rekommenderas. Se dokument VLS symboler för processkartläggning Förklara syfte varför processen finns till och för vem så att alla får en gemensam bild Tydlig med dess avgränsningar, var den börjar och var den slutar, sträva efter helhet inte fragmentering Säkerställa att system av processer är kopplade till varandra Var och vem som gör saker är inte huvudfokus på övergripande nivå. Fokusera på Varför och Vad. Dokument VLS Visiohandledning 140627

Instruktion Stöd för processkartläggning i ett Bilaga 1 5 (7)