KLARA Lathundar för inventerare (inför versionslyft 03) Version.4 (03 7) Björn Orheim Nordic, Po Första utgåva 03
Innehållsförteckning Introduktion KLARAs nya gränssnitt 3 KLARAs menyval... 3 Produktregister... 3 Kemikaliehantering... 3 Resultat... 3 Övriga funktioner... 3 Inventering /Registreringsvyn 4 Val av avdelning... 4 Inventeringsvyn... 4 A: Vänsterspalten... 4 B: Mittenvyn... 4 C: Högerspalt... 4 Gruppering av olika funktioner... 5 Avdelningsspecifika funktioner... 5 Rumsspecifika funktioner... 5 Administration av rum 7 Koppla rum från fastighetsregistret till din avdelning... 7 Koppla rum... 8 Koppla bort rum... 8 Skapa nya våningar i fastighetsregistret... 9 Skapa nya rum i fastighetsträdet och koppla till avdelningen... 9 Skåpshantering 0 Lägga till nytt skåp... 0 Ta bort skåp... 0 Lägga till nytt hyllplan... Ta bort hyllplan... Ta bort skåp och hyllor genom i ikonen... Byta namn på rum och skåp... Registrera kemikalieinnehav 3 Snabb åtkomst till kemikalieförteckning 5 Enkel kemikalieförteckning rum... 5 Enkel kemikalieförteckning skåp etc... 5 KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare
Introduktion Detta är en samling av lathundar som ska fungera som stöd för dig som inventerare när du använder KLARA. Syftet med detta dokument är att presentera de funktioner och menyval som förändrats i och med KLARAs versionslyft 03 avseende inventering och registrering av kemikalieinnehav. För dig som behöver en djupare beskrivning av KLARAs olika funktioner, finns en manual tillgänglig på KLARAs första sida under rubriken Manualer. (ny version av manualen presenteras när versionslyftet publiceras) KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare
KLARAs nya gränssnitt KLARAs menyval Längst upp ser du KLARAs menyrad. Denna menyrad kommer alltid att synas nä du är inloggad i KLARA, detta för att du lätt och snabbt ska kunna navigera till olika funktioner. Notera dock att menyraden enbart syns när du är inloggad och att synliga menyval beror på dina rättigheter i KLARA. Produktregister Genom att klicka på menyvalet Produktregister tar du dig till det allmänna produkt / kemikalieregistret. Här söker du produktrelaterad information och få en sammanfattande risk och skyddsinformation presenterat för dig, samt sena uppdaterade säkerhetsdatablad. Kemikaliehantering Under detta menyval finner du alla inventerings och registreringsfunktioner i KLARA; inventeringsvyn, funktionen för framställande av kemikalieförteckninga sökning av produkter inom verksamheten m.fl. Det första du ser när du går loggar in i KLARA är systemets indexsida. Denna sida är ny fr.o.m. 03. Här presenteras ett antal funktioner. Till vänster ser du länkar till andra moduler i AlphaQuest (om du har behörighet i dessa moduler), länkar till relevanta externa webbsidor samt aktuella manualer för KLARA. Till höger ser du en nyhetsfunktion. Här presenteras aktuella saker som berör KLARA generellt, t.ex. nya funktioner, uppdaterade listor, information om uppdaterade manualer och lathunder etc. I mitten ser du ett sökfönster. Denna sökfunktion använder du om du snabbt vill söka produktinformation i det allmänna produktregistret. Du kan söka på Produktnamn, CAS nummer KLARA ID och artikelnummer. Resultat Under detta menyval presenteras olika rapporttyper. Övriga funktioner Längst upp till höger på KLARAs indexsida finner du funktioner för att ändra årta snabblänk till KLARAs indexsida, snabblänk för att gå ut ur KLARA, funktion för a logga ut samt språkval. (Om du för musen över dessa ikoner, får du upp små hjälptexter som förklarar v funktionen gör). Du ser också det namn vars konto du är inloggat med (oftast ditt eget). KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare 3
Inventering /Registreringsvyn Val av avdelning I stort sett är funktionerna för att inventera desamma i KLARAs nya version som innan, så du kommer att känna igen dig rätt mycket. a C För att starta din inventering, väljer du menyvalet Kemikaliehantering () samt undermenyvalet Inventering / Registrering (). Därefter väljer du den avdelning som du vill arbeta med (3). Här presenteras enbart de avdelningar som du är behörig att arbeta med. Inventeringsvyn Du ser nu inventeringsvyn. Denna vy är uppbyggd på samma sätt som innan: 3 A B A: Vänsterspalten I vänster spalt visas överst namnet på den aktuella organisationsdelen (a). Unde detta namn presenteras alla de rum som är kopplade till denna organisationsde samt olika förvaringsytor. Du vecklar ut trädet genom att klicka på namn på hus/våning/rum. Du stänger trädet på samma sätt. B: Mittenvyn Mittenvyn kan presentera en mängd olika typer av information eller funktioner beroende på vad du väljer i vänsterspalten. Dock används den framförallt, likso tidigare, till att visa de produkter som är registrerade på ett rum eller förvaringsyta som skåp eller hylla. C: Högerspalt I höger spalt finns sökfunktionen. Det är här du söker fram de produkter som sk registreras på vald plats. I sökfönstret kan du söka efter produktnamn, CASnummer, KLARA id eller artikelnummer (beroende naturligtvis på om artikelnumret är registerat på produkten eller inte). Resultatet presenteras seda under sökfältet. KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare 4
Gruppering av olika funktioner I nya KLARA finns dels funktioner som är kopplade på avdelningsnivå, dels funktioner som är kopplade förvaringsnivå (rum, skåp etc.). Kasserade produkter Funktionen Kasserade produkter fann du tidigare under knappen I. I övrigt är funktionen densamma, förutom att du nu kan sortera listan på kasserade produkter efter vissa rubriker. Avdelningsspecifika funktioner Om du trycker på avdelningsnamnet i vänstervyn (), presenteras de avdelningsspecifika funktionerna i ett fliksystem i mittenvyn (). Kommentar Kommentar är en funktion som kan användas av användare som vill anteckna något som rör avdelningen. Även denna funktion fungerar som tidigare. Koppla rum Denna funktion används för att administrera de rum som är kopplade till avdelningen. Mer om denna funktion på sidan 7. Rumsspecifika funktioner Om du trycker på ett rum i vänstervyn (), presenteras nu de rumsspecifika funktionerna (). Beroende på vilka funktioner som just din verksamhet använder, presenteras här olika flikar, tre eller fler: Oplacerade artiklar Denna funktion används av de verksamheter som använder KLARAs streckkodshantering. Inköpsdata Denna funktion används av de verksamheter som via AlphaQuests inköpsmodul importerar inköpsdata till KLARA. Produkter Här presenteras de produkter som är registrerade på aktuellt förvaringsutrymm precis som tidigare. KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare 5
Flytta produkter Denna funktion visades i tidigare version av KLARA som en knapp i produktlistan (se bild nedan A som visar hur det såg ut i tidigare version av KLARA). Kassera produkter Denna funktion hette tidigare Ta bort från lista. I övrigt är funktionen i stort sett densamma (se bild nedan B som visar hur det såg ut i tidigare version av KLARA). A Hantera skåp Denna funktion är till för att hantera de förvaringsytor som du har i ett rum, t.ex. skåp och hyllor. Mer om detta på sidan 0. B KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare 6
Administration av rum Om du behöver lägga till ett nytt rum till din avdelning, använder du dig av funktionen Koppla rum. Denna funktion hittar du genom att klicka på avdelningsnamnet i vänster vy i inventerar/registreringsvyn, samt fliken Koppla rum. Koppla rum från fastighetsregistret till din avdelning A B C I verktyget för att administrera rum kan du göra ett antal saker: Koppla rum från fastighetsregistret till din avdelning Koppla bort rum från din avdelning (om inga produkter är registrerade) Om din administratör har gett dig rättigheter kan du även: Verktyget för att administrera rum är uppbyggt i följande fält Skapa nya våningar som inte finns i fastighetsregistret Skapa nya rum som inte finns i fastighetsträdet. A) Grupper av fastigheter B) Fastighetsträdet C) Lista på rum kopplade till din avdelning KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare 7
Koppla rum Leta fram korrekt grupp av fastighet och korrekt hus i det vänstra fönstret. Leta fram det rum du vill koppla genom att veckla ut våningsplanen. Koppla bort rum Klicka på det svarta minustecknet till höger om det rum som du vill koppla bort avdelningslistan. Klicka på det svarta plustecknet till höger om det rum som du vill koppla. Du kommer nu att se att rummet är tillagt i din avdelningslista (i höger fönster), och att plustecknet vid rummet i fastighetsregistret är gråmarkerat. Du kommer nu se att rummet är borttaget från din avdelningslista och att plustecknet vid rummet i fastighetsregistret åter är svartmarkerad. a OBS: Du kan inte koppla bort rum som har produkter registrerade. Dessa rum ha därför gråmarkerade minusikoner i avdelningslistan. (se a i ovan bild) KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare 8
Skapa nya våningar i fastighetsregistret Om du saknar våningsplan och rum i fastighetsregistret, kan du (om administratör gett dig rättigheter) själv skapa våningar och rum. OBS Om du skapar helt nya våningar och rum i fastighetsträdet, kan enbart administratör radera dem helt från fastighetsregistret. Var därför noga så att du inte skapar dubbletter till våningar och rum som redan finns. Veckla ut aktuell fastighet så att du ser alla dess våningar. Om en våning saknas, skriv in namnet i den tomma rutan markerad med Ny våning. Tryck på plusikonen och OK på informationsrutan som visas. Du har nu skapat en helt ny våning. Skapa nya rum i fastighetsträdet och koppla till avdelningen Veckla ut aktuell fastighet och våning. Skriv in namnet på det nya rummet i den tomma rutan markerad med Nytt rum. Tryck på plusikonen och OK på informationsrutan som visas. Du har nu både skapat ett nytt rum och kopplat det till avdelningen. 3 4 3 4 KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare 9
Skåpshantering Vilkaskåpochhyllorsomfinnsiettrumserduiinventeringsgränssnittetsvänstra vyunderrespektiverum.dukanenkeltvecklautochihopträdstrukturengenom attklickapårumsnamnet(a). Läggatillnyttskåp Skrivinnamnetpåskåpetin Nytt fältet,samtvilkentypavförvaringdetrörs om(frivilligt)i Typ fältet. Klickapå plus ikonen().skåpetärnuupplagt. A Föratthanteraskåpochförvaringsutrymmenidessa,klickardupåaktuelltrumi rumslistanochväljerfliken Hanteraskåp (B), Tabortskåp Omduvilltabortskåpsåkanduenkeltgöradettagenomattklickapå kryss ikonentillhögeromdetskåpduvilltabort(a). B a Noteradockattduintekantabortskåpsomharprodukterregistreradepåsig. Dettavisasmeden i ikon.dukanintehellertabortskåpsomharhyllor.du måste,föratttabortskåpet,försttaborthyllorna. KLARAkemikaliehantering Lathundar inventerare 0
Lägga till nytt hyllplan Skriv in namnet på hyllan i Nytt fältet under ett skåpnamn (indenterat), samt vilken typ av förvaring det rör sig om (frivilligt) i Typ fältet. Ta bort skåp och hyllor genom i ikonen Du har möjlighet att ta bort ett skåp eller hylla, även om det har produkter som registrerade på det, men då raderar du ALLA referenser som är kopplade till det Om du klickar på ett skåps i ikon (utan hyllplan) visas följande bild: Klicka på plus ikonen (). Hyllan är nu upplagd. Ta bort hyllplan Om du vill ta bort ett hyllplan så kan du enkelt göra detta genom att klicka på kryss ikonen till höger om den hylla du vill ta bort (a).. Notera dock att du inte kan ta bort hyllplan som har produkter registrerade på sig. Detta visas med en i ikon. Du kan heller inte ta bort hyllplan som har ytterligare en nivå av förvaringsytor under sig. a Om du väljer Ta Bort raderas alltså samtliga referenser till skåp och eller hylla Du kan sedan ta bort skåpet. Observera dock att produkterna fortfarande är registrerade på rummet! Notera: Om du i gränssnittet saknar möjlighet att lägga till helt nya skåp, beror det troligen på att din administratör valt att koppla bort den funktionaliteten. KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare
Byta namn på rum och skåp Om du vill byta namn på ett rum eller skåp/hyllplan etc., kan du göra detta i en s.k. kontextmeny. I vänstermenyn i inventeringsgränssnittet, där avdelningens rum presenteras, finns en liten Kugghjulsikon till höger om rumsnamnet (a). Genom att klicka på denna ikon visas en liten meny som innehåller b.la valet Byt namn. OBS Byt inte namn på rum i onödan! Tänk på att detta slår igenom i hela fastighetsträdet och kan påverka andra avdelningar som också använder rummet. Du kan inte byta namn på rum och/eller skåp om administratör begränsat din behörighet avseende skapa nya rum/skåp. a Ändra namnet och tryck Enter 3 KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare
Registrera kemikalieinnehav Processen att registrera kemikalieinnehav är likadan som innan med vissa förbättringar och ändringar. Välj avdelning att arbeta med (menyval Kemikaliehantering och Inventering / Registrering ): 3 Sök efter produkter med hjälp av sökfunktionen och klicka på produkten som du vill registrera på valt rum/skåp/hyllplan: Registrera transaktion på produkt. Välj Transaktionstyp/leverantör/mängd (eventuellt lagring). Om du valt fel produkt, tryck på Ta bort knappen så registreras inte produkten. Om du bara vill registrera produkten men ingen transaktionstyp, tryck på Stäng, eller välj nästa produkt i sökfunktionen. Välj det rum/skåp/hyllplan du vill registrera på (fliken Produkter är förvalt): 4 KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare 3
Sortera produktlistan på rubriker (ny funktion) för att få överblick. 5 KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare 4
Snabb åtkomst till kemikalieförteckning Om du vill ta fram en enkel kemikalieförteckning för ett rum, eller en förvaringsyta i ett rum, använder du återigen den s.k. kontextmenyn i inventeringsgränssnittet. Enkel kemikalieförteckning rum Enkel kemikalieförteckning skåp etc Klicka på kugghjulsikonen till höger om aktuellt rumsnamn och välj Kemikalieförteckning. Klicka på kugghjulsikonen till höger om aktuellt skåps eller hyllplansnamn och välj Kemikalieförteckning. I en ny flik i din webbläsare presenteras nu en enkel kemikalieförteckning med samtliga produkter som är registrerade i rummet, inklusive underordnade skåp, hyllor etc. I en ny flik i din webbläsare presenteras nu en enkel kemikalieförteckning med samtliga produkter som är registrerade i förvaringsutrymmet, inklusive underordnade ytor som hyllor etc. Denna kemikalieförteckning kan du öppna i Excel (om du har Excel installerat på din dator) genom att klicka på ikonen: Denna kemikalieförteckning kan du öppna i Excel (om du har Exc installerat på din dator) genom att klicka på ikonen: Du kan även skriva ut den direkt genom att klicka på ikonen: Du kan även skriva ut den direkt genom att klicka på ikonen: KLARA kemikaliehantering Lathundar inventerare 5