HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN 1 (13) Avdelningen för externa relationer Annie Andréasson 2011-12-21 Jonas Rimbäck Enhetschefen för Gemensamma förvaltningen Verksamhetsplan för Avdelningen för externa relationer år 2012-2014 Under 2011 genomfördes en omorganisation på Gemensamma förvaltningen (GF) och den innebar att en ny större avdelning för externa relationer bildades. Denna avdelning är idag indelad i två funktioner: funktionen för kommunikation och funktionen för forsknings- och samverkansstöd. Förhoppningen är att få till stånd synergieffekter genom att samla spetskompetenser inom de två funktionernas huvudområden. Avdelningen för externa relationers verksamhetsplan 2012-2014 har arbetats fram med utgångspunkt i GF:s verksamhetsplan för 2012, utkast samt färdigställt Mål och strategier för Högskolan i Borås - det kompletta professionslärosätet, förslag till VP 2012-2014 för Högskolan i Borås, Anvisning inför budget 2012-2014, GF:s plan för kvalitetsarbete 2011-2013 och Handlingsplan för Gemensamma förvaltningens miljömålsarbete 2011-2013. Verksamhetsplanen har utarbetats tillsammans med medarbetarna vid avdelningen. 1. Uppdrag/Ansvarsområden Avdelningen för externa relationer är en professionell stödfunktion som driver och samordnar arbetet samt tar aktiv del i den strategiska planeringen inom följande områden: intern och extern kommunikation samordning av högskolans rekrytering samordning av forskning och EU-frågor utveckling och finansiering av högskoleövergripande internationella projekt både som koordinator och partner samverkan med det omgivande samhället inklusive stöd till extern finansiering av forskning, innovationsstöd och uppdragsutbildning webb/portal marknadsföring och varumärkesarbete
2010-08-09 2 (13) press/medierelationer kommunikationsstrategier/omvärldsbevakning och -analys forskningskommunikation eventsupport ledningsstöd vad gäller lärosätesstrategiska frågor stöd inom området opinionsbildning. I och med omorganisationen har också funktionen för kommunikations roll förändrats. Uppdraget innebär såväl operativt arbete som strategiskt stöd till ledning, institutioner och enheter samt den gemensamma förvaltningen. Stödet till forskningssamordning, samverkan/innovation och internationalisering/eu-stöd sker i ett nära samarbete med de särskilt utsedda strateger/samordnare för områdena inom högskolans ledning. 1.1. Nyckeltal 1.1.1 Nyckeltal som beskriver delar av verksamheten: Nyckeltal 2010 2011 Antal webbnyheter 250 230 Pressmeddelanden 51 83 Antal besök webbplatsen Filosoficaféet, antal 2500 besökare Akademisk högtid, rektors 900 avtackning/installation, antal deltagare Skolbesök Samtliga gymnasieskolor Sjuhärad Kommentarer till nyckeltalen: Webbnyheter/Pressmeddelande: Under 2011 har avdelningen påbörjat arbetet med att omfördela våra resurser till att inte producera lika mycket kraft på högskolans webbnyheter utan istället fokusera på pressmeddelanden. Rekrytering/Skolbesök: Alla gymnasieskolor i Sjuhäradsbygden ska erbjudas ett besök. Särskild vikt ska läggas vid gymnasieskolorna i de kommuner som HB redan inlett diskussioner med på rektors nivå. Antal besökare på webbplatsen: Absolut unika besökare Nya besök Återkommande besök
2010-08-09 3 (13) Antal hänvisningar från externa webbplatser Antal hänvisningar från externa sökmotorer Från Alexa Trafiktranking i världen resp i Sverige Från Validerat.se Procent passerade tester 1.1.2 Nyckeltal för HB som avdelningen ansvarar för eller är direkt delaktig i Pressklipp Antal pressklipp under 2010: 1089 st. Antal pressklipp under 2011: 1345 st. Siffran för samlade pressklipp ger inte den bästa bilden av högskolans spridning i media. Under 2012 kommer avdelningen att börja en ny mätning och se hur många pressklipp specifika pressmeddelanden genererar. Forskningsstatistik Underlag numerär avseende högskolans forskarstuderande (baserat på webbdata, finansiering och uppföljning ISP:er). Underlag disputerade varje år, dels aktivitetsutnyttjande, dels faktisk genomströmningstid, även uppdelning per institution och reguljär doktorand resp. adjunktdoktorand. Nyttjandegrad av databasen Research Professional Internationalisering Arbeta för att bland examinerade studenter ska antalet med internationell erfarenhet vara 15% år 2015 och 20% år 2020. 2. Mål 2.1 Gemensamma förvaltningens mål Under 2010 tog GFL tillsammans med högskoledirektör och administrativa chefer fram ett förslag till mål för högskolans stödverksamhet, som ett inspel till en MOS för stödverksamheten. Tillsvidare gäller målen för GF. GF:s mål är: att erbjuda ett likvärdigt stöd till verksamheten att vara ett samordnat stöd för verksamheten att vara ett synligt stöd
2010-08-09 4 (13) att vara ett stöd för att uppfylla de krav och förväntningar som ställs på högskolan att vara en attraktiv arbetsplats. 2.2 Avdelningen för externa relationers mål Avdelningens mål är: Att arbeta för att högskolan är bättre rustad för att möta ökade och förändrade krav med tillkommande verksamheter som exempelvis ökad fokusering på externfinansierad verksamhet. Tydligare och mer samordnat stöd till högskolans ledning, institutioner och övriga enheter. Att genom spetskompetens inom våra ansvarsområden vara en brobyggare mellan och inom kärn- och stödverksamheten. Att ha rätt kompetens för rätt uppdrag. Att avdelningen ska ha ett proaktivt förhållningssätt och medel ska vara nätverkande, transparens och ömsesidig kommunikation. 3. Verksamhetsutveckling prioriterade områden 2012 Den verksamhetsutveckling som avdelningen kommer att arbeta med under 2012-2014 utgår från ovanstående mål och uppdrag. Genom att samla kompetens i en större avdelning får vi ett bredare ansvar och större möjligheter till ett långsiktigt och mer målinriktat arbete. Den nya avdelningen skapar också en bra grund för effektivare arbetsformer och synergieffekter. Avdelningen kommer stegvis att arbeta för att hitta delar i våra olika ansvarsområden som kan överbrygga varandra. Vi kommer också att arbeta för att synliggöra den nya avdelningens kompetens internt med fokus mot kärnverksamhet och ledning och därmed stärka vår roll i organisationen. 3.1. Utvecklingsprojekt Övergripande från GF:s verksamhetsplan 2012-2014 omnämns följande inom avdelningens ansvarsområden: Fokusera och förbättra kvaliteten på den interna kommunikationen. Effektivisera stödet vad gäller internationalisering. Samla och utveckla stödet till forskning, samverkan och projekt. Iscensätta redesign-projektet.
2010-08-09 5 (13) 3.1.1 Nedan preciseras utvecklingsprojekt och för avdelningen prioriterade områden Samverkan/samproduktion - Fortsatt utveckling av Högskolan i Borås relationer med det omgivande samhället och representera högskolan externt i en nationell/internationell kontext. - Arbeta för att få in fler samverkanspartners till forskningsprojekt, arbetet då riktat mot både SME-företag och större organisationer beroende på ansökningarnas natur. Informera högskolans partners om finansieringsmöjligheter. - I och med olika event belysa högskolan som en god samarbetspartner och en motor/katalysator i såväl innovationssystemet som den geografiska regionen. Exempel är: o Frukostmöten med CONNECT Väst: Fortsatt utveckling av koncept och arrangemang kring Framgångsrikt Entreprenörskap". o Träff med kommunalpolitiker 6 februari 2012. - Simonsland: Fortsätta att stödja arbetet med att tillsammans med Borås Stad skapa ett centrum för vetenskap, kultur, innovation och affärsverksamhet. - Stödja behovet av att kunna tillvarata företags och organisationers förfrågningar om undersökningar, praktik, exjobb etc. - Stödja och utveckla en ökning av andelen uppdragsutbildning vid HB. Avdelningen samordnar bland annat en intern grupp med fokus på uppdragsutbildningsfrågor vid HB och vars arbete även inkluderar frågor som gemensamt datoriserat stöd för dokument- och kontakthantering/ ärendehanteringssystem och HB-gemensamt marknadsföringsmaterial för uppdragsutbildning. - Stödja högskolans närvaro och synbarhet i viktiga och prioriterade regionala, nationella och internationella sammanhang (t.ex. konferenser, mässor och nätverk). - Kontaktdatabas: Ett behov att strukturera kontakter för olika ändamål har setts. Avdelningen kommer att ta fram ett förslag.
2010-08-09 6 (13) Intern kommunikation - Kartlägga den nuvarande interninformationen och ta fram en intern kommunikationsstrategi. Att därefter systematiskt få fler att engagera sig/stödja/underlätta arbetet för högskolans personal när det gäller interninformationen. Hur: Samverka med personalavdelningen, men även andra avdelningar/institutioner att ta fram en verktygslåda för att underlätta interninformationen få bättre struktur på webbplatsen vad gäller interninformation (detta ingår i redesign-projektet). - Veckobladet Den tryckta personalinformationen läggs ner och ersätts med e-blad. Detta är också en del avdelningens insats för hållbar utveckling/miljöarbetet. Internationalisering och EU-stöd/samordning - Genom omvärldsbevakning av det europeiska forskningslandskapet och nätverkande ge strategisk rådgivning/stöd till HB:s forskarprofilområden och forskare att hitta rätt europeisk finansiering. - Målgruppsstyrd utveckling av EU-kompetens inom HB, d.v.s. anpassad till forskargrupper genom vägledning (individuellt och forskargrupporienterad), rådgivning (även politisk), kontaktförmedling (nationellt och på europeisk nivå), informationsspridning av EU-forskningsnyheter generellt samt nyheter om EU-forskningsfinansiering i olika fora genom flera kanaler (bl.a. genom webbsidor och nyhetsbrev). - Programansvar och arrangemang av HB:s studiebesök till Bryssel våren 2012. - Koordinering av programmen Erasmus Mundus EM EuroAsia och Tosca samt Stint och Asem-Duo. Översyn av möjligheter inom andra EU-finansierade program som bl.a. centraliserade programdelar, Transversala programmet, Tempus och EU-Bilateral cooperation with industrialised countries. Prioriteringar och strategier för utveckling av nya internationella projekt och samarbeten utgår från: tematiska fokusområden, geografiska prioriteringar samt strävan att öka antalet mobiliteter. - Främja internationalisering på HB genom att bland annat: o Utveckla kompetensen kring internationella samarbeten, projekt och projektansökningar och öka interkulturell kompetens på högskolan.
2010-08-09 7 (13) o Internationell rekrytering ta fram information på engelska o Öka andelen internationella samarbeten, projekt och projektansökningar samt öka andelen externa medel. o Verka för att öka antalet studenter och personal med internationell erfarenhet, främst genom utresande mobilitet. Från 2012 finansierar avdelningen för externa relationer högskolans arbete med internationella projektansökningar/projektstöd. Forskningsstöd/kommunikation - Forskningswebben - Vidareutveckling av forskningsprofilsidan/ ämnessidan. Det ska gå att lämna uppgifter om kompetenser på HB genom att forskare identifierar sin forskning med ett antal nyckelkompetenser/ämnen. Man ska snabbt få en aggregering av olika kompetenser. - Fortsätt stöd till uppbyggnaden av forskningsplattformen F3 samt för ett starkt samhällsvetenskapligt program med inriktning mot sociala innovationer och tillit. Fullgod forskningsinformation om forskare och projekt samt ämnen ska finnas presenterat på webben före 30 juni 2012. Vissa strukturella förbättringar görs i januari-februari. - Att via kommunikation stödja arbetet för att etablera och konsolidera starka flervetenskapliga forskningsprogram. - Delta i utvecklandet och genomförandet av en ny seminarieserie vid HB om tvärvetenskap samt tillhörande rapport. - Utbildningsansvar för del av SIK (Strategisk Informationskompetens) vid BHS. - Medverkan i projekt om pedagogik och entreprenörskap - Filmade föreläsningar prioriteras, liksom presentation av forskningsprofiler. Rekrytering - Behålla ett högt söktryck till HB med ambition att öka andelen förstahandssökande. - Sökord: Genomgång och kartläggning av sökord - för att blivande studenter ska hitta våra utbildningar via antagning.se
2010-08-09 8 (13) - Mobilappar: Arbetet med mobilapplikationer under 2011 fungerade som en testperiod. Nu kommer vi att fortsätta utvecklingen som en del i den växande digitala kommunikationen. Fokus kommer att vara mobilapplikationer för studenter. - Relationsmarknadsföring Studenterna ska få en positiv upplevelse av sin studietid. Samarbetet med Borås Stad kommer att utökas liksom med Borås Borås. I samarbetet kommer vi att genomföra en undersökning under 2012 för att få en uppfattning om hur Borås upplevs som studentstad som sedan kan följas upp om 2 år. - Intern lobbying för rekryteringsstöd. Alla institutioner ska besökas 4 ggr/år, uppstart, initiering, stöd och - uppföljning. Vi ska initiera och stödja rekryteringsaktiviteter tillsammans med institutionerna som de kan välja att driva. Webbplatsen - Redesign: Under 2012 fortsätter temabyte att ske av hb.se. Efter en förstudie kommer implementeringsarbetet att ske etappvis i samarbete med Innovation Lab. - Portalen Eftersom portalen från och med 2012 kommer att bli en del av verksamheten kommer detta arbete att prioriteras, en nyanställning kommer att ske i form av en portalansvarig. Denna person kommer att bli en samlande länk mellan externa relationer och andra berörda avdelningar som exempelvis IT-avdelningen, Innovation Lab. - Lättillgänglig information - redesign-projektet ska testas/certifieras av Funka Nu arbetet för arkivering underlättas.. Ev. köps en talsyntes in/textning av filmer två versioner ska finnas tillgängliga. Ledningskommunikation/stöd - Aktivt bidra till utvecklandet och hanterandet av lärosätestrategiska frågor. Mässor och event - Från hösten 2011 förväntas GF tillhandahålla resurser för genomförandet av den årligt återkommande STARK-dagen. En ny genomgång kring resursfrågan för genomförandet av STARK-dagen krävs för att upprätthålla övrig verksamhet, i synnerhet under perioden före och under arrangemanget.
2010-08-09 9 (13) - Kunskap & framtid hösten 2012: Förutom Göteborg kommer HB under 2012 att delta i Malmö och Stockholm. - Doktorspromovering: Under 2012 i anslutning till professorsinstallationen anordnas högskolans första doktorspromovering. Vi räknar med att runt 300 personer kommer att delta vid högtiden. Press/Media/Omvärld - Ett mål inom detta område är att under 2012 synas mer i riksmedia. 3.2. Kvalitetsarbete I GF:s självvärdering som gjordes under hösten 2011 togs ett antal prioriterade områden upp. Utifrån dessa har vi valt följande som vi kommer att arbeta med under 2012. Dokumentation av rutiner och kommunikation samt uppföljning av processer. Tydliggöra roller, ansvar och befogenheter. Genom att göra detta kan vi stärka vår roll gentemot institutioner/enheter/ ledning så att våra förväntningar stämmer överens. Detta kan också kopplas till strategin för den interna kommunikationen. Vi kommer att arbeta för att förstärka hållbarhetsperspektivet både i kärnverksamhet och verksamhetsstöd. 3.3. Arbetsmiljöarbete I en workshop har avdelningen fått fram följande punkter för en bättre arbetsmiljö: Eftersom avdelningen är ny arbetar vi för att stärka vi -känslan och konkretisera beröringspunkter och gemensamma projekt mellan funktionerna. Vi ser till att respektera och ha koll på varandras olika kompetenser och på så sätt undvika revir-tänkande. Vi ser till att informera varandra i tid. För att få en bra arbetsmiljö utan alltför mycket stress är det viktigt att inkommande uppdrag till avdelningen kommer in i god tid. Vi undviker hierarkier. Kommunicera prioriteringar.
(13) 2010-08-09 10 Chef ansvarar för ställtid. 3.4. Kompetensutveckling Vi arbetar för att se till att ge bra möjligheter för kompetensutveckling både som individ och grupp. Kompetensutveckling planeras och följs upp i dialog med medarbetare och chef och kan vara många olika saker som: samverkan/nätverk/interna konferenser externa utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten projektledning och deltagande i utvecklingsprojekt nya/förändrade arbetsuppgifter lärande i vardagen/aktiv back-up för varandra, möjlighet till insyn i varandras arbete och på det sättet hitta nya samarbeten interna utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten. Avdelningen prioriterar om möjligt högskolans egen kompetens vid olika utbildningsåtgärder, vilket dessutom ger andra positiva följder, exempelvis att vi får en bättre kontakt med andra enheter/personalgruppen på högskolan. 4. Resurser 4.1. Personella resurser Funktionen för kommunikation: 1 funktionschef för kommunikation 3,5 informatörer, varav en är föräldraledig 1 marknadsförare 2 webbredaktörer 0,60% eventkoordinator Dessutom kommer en portalansvarig att anställas under året. Funktionen för forsknings- och samverkanstöd: 1 funktionschef för forsknings- och samverkansstöd 1 forskningssamordnare 1 kommunikationsstrateg 1 EU-samordnare 1 handläggare inom samverkan/uppdragsutbildning 1 projektledare inom samverkan 2 internationella koordinatorer
(13) 2010-08-09 11 Dessutom kommer en forskningsinformatör att anställas under året vilket gör att avdelningen kan svara på en del av de ökade krav som pekar på ett större behov av forskningskommunikation. Tillsammans bildar vi avdelningen för externa relationer. 4.1.1. Extrapersonal och praktikanter Under sex månader har funktionen för kommunikation förstärkts med en marknadsföringsassistent. Dessutom kommer 1-2 webbredaktörer att tas in under våren för att iscensätta redesign-projektet. Studentambassadörer tas in under rekryteringsperioden. En praktikant kommer att finnas på plats under tre månader under februari-april. Ett krav för att antas som praktikant är att man går en för avdelningen relevant högskoleutbildning. 4.2 Övriga resurser 4.1.2. System och tjänster Avdelningen har systemansvar för: IBM Websphere Web Content Manager Sökmotorn IBM Omnifind, IBM Websphere Portal QuickR Best-A, informationsbeställningar och SmartSign publiceringssystem för informationsskärmar HB student iphone och Android app. Avdelningen hanterar även de externa tjänsterna: Colorbox Bildbyrå Exigus Bildbank för våra egna bilder MyNewsdesk tjänst för att förmedla pressinformation. Retriever tjänst för omvärldsbevakning. Sociala medier: Facebook Twitter YouTube Bambuser.
(13) 2010-08-09 12 5. Uppföljning och beskrivning av nyckeltal Under året kommer vi att arbeta med att få fram nyckeltal för våra mål. När det gäller att synliggöra externa relationers kompetens är ett mål att vi ska deltaga minst två gånger per år vid institutioner/enheters personalmöten för att berätta om vår verksamhet och vad vi kan stödja dem med. Eftersom intern kommunikation är ett prioriterat område kommer vi att se över hur vi kan mäta personalens NKI (nöjd kund index). När det gäller extern kommunikation kommer vi att se över hur vi mäter våra marknadsföringsinsatser och varumärke. Rekrytering: Minst 50% av besökarna på sneak peak ska söka till HB (inte nödvändigtvis som förstahandssökande).
(13) 2010-08-09 13 6. Budget och ekonomisk utveckling Res INFO (tkr) Utfall 2010 101001 Avdelningen Prognos 2 Budg. 2012 Summa Information HG Utfall 2010 Prognos 2 Budg. 2012 Summa INFO (exkl. Tosca) Inkl HG Utfall 2010 Prognos 2 Budg. 2012 Anslag -5 915-6 550-9 835-5 000-4 479-6 990-10 915-11 029-16 825 Interna intäkter -3 0-254 -248 0 0-252 0-254 -5-10 -5-6 -11-11 -17 Summa intäkter 918-6 550 089 248-4 479 990 167 029 079 Lön och lönepålägg 4 672 6 517 8 817 962 345 540 5 634 6 862 9 357 Semskuld och löneperiodiseringar 144 0 0 65 0 0 209 0 0 4 Summa personal 815 6 517 8 817 1 055 345 1 040 5 870 6 862 9 857 Lokalhyra 943 1 172 1 323 1 0 0 944 1 172 1 323 Utbildning, resor, representation 160 300 360 58 0 60 218 300 420 Programvara, licencavgifter etc. 1 10 30 137 136 1 110 138 146 1 140 Utrustning 113 73 80 0 0 0 113 73 80 Övrigt 278 270 330 3 735 4 116 4 160 4 014 4 386 4 490 Summa övrigt 1 495 1 825 2 123 3 931 4 252 5 950 5 425 6 077 8 073 Årets kapitalförändring 392 1 793 851-263 118 0 129 1 911 851 Avgränsningar Under tre år har en strategisk satsning gjorts på högskolans varumärkesutbyggnad med 1 mkr per år. Denna satsning slutar 2011. Det innebär att samtidigt som högskolan får påbud om att öka antalet förstahandssökande så minskar funktionen för kommunikations resurser för marknadsföring. Den totala minskningen av marknadsföringsbudgeten blir 24%. Inom ramen för GF ryms inte heller medel för det nya magasinet 1866.