Anbudsförfrågan upphandling av webb-baserat upphandlingssystem

Stadsledningskontoret 1(20) 2012-09-17 Anbudsförfrågan upphandling av webb-baserat upphandlingssystem Landskrona stad inbjuder till anbudsgivning gällande upphandling av webbbaserat upphandlingssystem. Förfrågningsunderlaget är indelat i sex avsnitt: 1. Allmän information 2. Upphandlingsföreskrifter 3. Krav på leverantör 4. Kravspecifikation 5. Utvärderingskriterier 6. Kommersiella villkor Avsnitt 1 beskriver bakgrunden till upphandlingen och dess omfattning. Avsnitt 2 anger föreskrifterna för anbudsinlämning samt hur handläggningen går till. Avsnitt 3 anger kvalificeringskrav för anbudsgivaren/leverantören medan avsnitt 4 anger vilka krav som ställs på produkten/tjänsten. Avsnitt 5 anger vilka utvärderingskriterier som kommer att användas samt hur anbuden kommer att utvärderas. Avsnitt 6 anger uppdragets kommersiella villkor. Följande bilagor ingår i detta underlag: 1. Anbudsformulär 2. Prisbilaga Landskrona stad Stadshuset 261 80 Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn 0418-47 00 00 Fax 0418-xxx xxx@landskrona.se www.landskrona.se Bankgiro 868-6123 Postgiro 12345-5 Org.nr 212000-1140

2(20) 1 Allmän information 1.1 Upphandlande myndighet Landskrona stad (organisationsnummer: 212000-1140) har ca 41 000 kommuninvånare och ca 3 000 anställda. Staden arbetar efter värdegrunden BRA där B står för bemötande, R för resultat och A för ansvar. Arbetet och agerandet syftar till att det ska vara BRA i Landskrona för kommuninvånarna, övriga aktörer och för medarbetare. Landskrona är vackert beläget vid kanten av Öresund och kännetecknas av ett rikt kultur- och föreningsliv, prunkande parker och vackra riksbekanta trafikrondeller. Staden har bra och effektiva kommunikationer med angränsande städer vilket gör den intressant att bo och arbeta i. Landskrona har attraktiva bostäder i kustnära miljöer samtidigt som kontinenten bara är ett stenkast borta. Vidare har staden ett spirande centrum och en rad turistattraktioner med bland annat Landskrona Citadell och Ven i spetsen. För mer information om Landskrona stad, se www.landskrona.se 1.2 Beställande enhet Landskrona Stad Stadsledningskontoret Stadshuset 261 80 Landskrona 1.3 Definitioner Upphandlande myndighet = Landskrona stad, köpare Beställande enhet = Stadsledningskontoret Anbudsgivare = Leverantör, säljare 1.4 Bakgrund och omfattning Beställarens syfte är att upphandlingen ska leda till en effektivare och förenklad hantering av upphandlingar och avtal samt att underlätta för uppföljning och statistikföring m.m. 1.5 Språk Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla frågor som rör denna upphandling. Anbud på annat språk än svenska kommer inte att tas upp till prövning. 1.6 Avtalstid Beräknad avtalstid är 2013-01-01 till 2013-12-31. Landskrona stad har rätt att förlänga avtalet fyra (4) gånger om vardera 12 månader dock längst till 2017-12-31. Eventuell förlängning ska framställas skriftligen senast en (1) månad före avtalstidens utgång. 1.7 Helt eller delat anbud Anbud kan endast lämnas på hela upphandlingen.

3(20) 1.8 En eller flera leverantörer Landskrona stad har för avsikt att teckna avtal med en (1) leverantör. 1.9 Upplysningar under upphandlingen Eventuella frågor angående denna upphandling ska ställas via e-post till ansvarig kontaktperson enligt nedan: Namn: Glenn Ekvall E-post: glenn.ekvall@landskrona.se Frågor och svar kommer att publiceras på Landskrona stads hemsida i anslutning till upphandlingsannonsen. Frågor rörande underlaget bör ställas så tidigt som möjligt men ska senast ställas tio (10) dagar före anbudstidens utgång, d.v.s. den 19 oktober 2012 och kommer att besvaras löpande, dock senast 2012-10-23. Anbudsgivare är själv ansvarig för att före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag inklusive frågor och svar inhämtats. 2 Upphandlingsföreskrifter 2.1 Upphandlingens form Upphandlingen kommer att ske genom öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, nedan kallad LOU. Alla leverantörer äger rätt att lämna anbud. Förhandling är inte tillåten inom denna upphandlingsform. Landskrona stad förbehåller sig rätten att anta anbuden helt eller delvis. 2.2 Anbudets form och innehåll För att säkerställa en korrekt utvärdering av inkomna anbud bör anbuden följa den struktur och numrering som finns i förfrågningsunderlaget. Samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar ska bifogas anbudet. Anbud ska vara skriftligt, på svenska språket och undertecknat av anbudsgivarens firmatecknare eller av annan behörig person. Anbudet ska innehålla en komplett elektronisk version på USB-minne/CD. Anbud lämnas/sänds, i förslutet kuvert eller omslag märkt med Anbud - upphandlingssystem till: Landskrona stad Stadsledningskontoret Glenn Ekvall 261 80 Landskrona

4(20) Anbud per telefax och e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan garanteras. Kuvert eller omslag som anbud inlämnas i bör vara omärkt (avsändaren) med hänsyn till anbudssekretessen. 2.3 Alternativa utföranden Alternativa anbud kommer inte att accepteras. 2.4 Sista anbudsdag Anbudet ska vara den upphandlande myndigheten tillhanda senast 2012-10-29. För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. 2.5 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt sex månader efter anbudstidens utgång, det vill säga till och med 2013-04-29. 2.6 Anbudsöppning Anbud kommer att öppnas och förtecknas snarast möjligt efter anbudstidens utgång. Vid öppnandet deltar minst två tjänstemän från den upphandlande myndigheten. Endast skriftlig kompletterad uppgift lämnad efter begäran av/medgivande av den upphandlande myndigheten under giltighetstiden kan beaktas i upphandlingsförfarandet. 2.7 Anbudshandläggning Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av anbuden. Prövning av inkomna anbud kommer att ske i tre (3) steg: Steg 1 Uteslutning Steg 2 Kvalificering Steg 3 Utvärdering Steg 1 består av en granskning av att anbudet inkommit inom rätt tid och att det inte finns anledning att utesluta leverantören från vidare handläggning med hänsyn till de uteslutningsgrunder som finns. Angående uteslutningsgrunder se vidare i avsnitt 3.1. I steg 2 kontrolleras att leverantören uppfyller de kvalificeringskrav som finns angivna och att anbudet uppfyller de formella minimikrav som finns upptagna i förfrågningsunderlaget. Steg 3 innebär en prövning av anbudet mot bakgrund av de utvärderingskriterier som angivits. Ofullständigt anbud eller ett anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas. 2.8 Utvärderingsprinciper Landskrona stad kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till de utvärderingskriterier som anges i detta underlag inklusive bilaga 1, Anbudsformulär.

5(20) 2.9 Tilldelningsbesked Tilldelningsbesked kommer att skickas ut per e-post så fort utvärderingen är klar. Anbudsgivaren ska i anbudsformuläret ange till vilken e-postadress tilldelningsbeskedet ska skickas. Adress ska avse behörig person och inte någon allmän adress. 2.10 Ikraftträdande Ett civilrättsligt bindande avtal mellan Landskrona stad och den leverantör som vunnit upphandlingen uppkommer först då båda parterna undertecknat avtalet. Avtal kan tecknas först när den lagstadgade avtalsspärren löpt ut, d.v.s. tidigast tio (10) dagar efter meddelande om tilldelningsbesked. 2.11 Sekretess Anbudsgivare ska i anbudsformuläret ange om någon information i anbudet önskas sekretessbeläggas. En tydlig hänvisning om vilka delar som bör omfattas av sekretess och skälen för sekretess ska anges. Observera att skälen måste ha stöd i offentlighets och sekretesslagen (2009:400) för att Landskrona stad ska kunna beakta begäran. Landskrona stad kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom det görs en enskild sekretessprövning vid varje tillfälle en handling begärs ut. 3 Krav på leverantör (steg 1) Anbudsgivaren ska fylla i svar på samtliga begärda uppgifter i detta förfrågningsunderlag samt inkomma med övriga efterfrågade handlingar i samband med anbud. 3.1 Uteslutningsgrunder Uteslutningsgrunder och kvalificering av anbudsgivare Anbudsgivare ska uppfylla samtliga ställda kvalificeringskrav för att kunna delta i utvärderingen. En upphandlande myndighet ska utesluta en anbudsgivare från att delta i offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd till brott enligt de omständigheter som framgår av 10 kap. 1 LOU. Är anbudsgivaren en juridisk person, ska anbudsgivaren uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. En upphandlande myndighet får utesluta en anbudsgivare från att delta i offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren av de omständigheter som anges i 10 kap. 2 LOU.

6(20) Ovanstående angivna uteslutningsgrunder och kvalificering av anbudsgivare gäller även för underleverantörer om sådana anlitas. Staden kan komma att göra nödvändiga kontroller för att säkerställa att anbudsgivaren uppfyller ställda krav enligt 10 kap 1-2 eller 15 kap 13 LOU. Genom att underteckna sanningsförsäkran i anbudsformuläret bilaga 1, intygar anbudsgivaren att ingen av omständigheterna enligt ovanstående föreligger. 3.2 Registreringar Anbudsgivare ska vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret (eller motsvarande register som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad). För kontroll av att anbudsgivare är registrerad på sätt som angivits ovan, kommer Landskrona stad att begära in registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet. Observera, för det fall anbudsgivaren är utländsk, ska registreringsintyg (eller motsvarande uppgifter) från behörig officiell myndighet i etableringslandet bifogas anbudet. 3.3 Skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. För kontroll av att anbudsgivaren fullgjort sina skyldigheter, kommer Landskrona stad att av Skatteverket begära in SKV 4820 (Begäran/svar offentliga uppgifter). Observera, för det fall anbudsgivaren är utländsk, ska dokumentation motsvarande blankett SKV 4820 lämnas in av anbudsgivaren tillsammans med anbudet. Av dokumentationen ska framgå att anbudsgivaren i hemlandet fullgjort sina skyldigheter. Intyget ska vara högst tre månader gammalt räknat från sista dag att lämna anbud i denna upphandling. Landskrona stad förbehåller sig rätten att kontrollera att inlämnade uppgifter är korrekta. 3.4 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha en god och stabil ekonomi. Syftet med den ekonomiska granskningen är att se till att de inkomna anbudsgivarna bedöms kunna fullfölja det tänkta uppdraget under avtalstiden. Som bevis för att kravet på en god och stabil ekonomi är uppfyllt, ska anbudsgivaren inneha minst riskklass tre (3) enligt UC AB:s riskklassbedömning (normal risk vad gäller kreditvärdighet) eller motsvarande från annat kreditupplysningsinstitut, eller på annat sätt kunna bevisa att företagets ekonomiska ställning motsvarar ställda krav för denna grad av rating. Landskrona stad förbehåller sig rätten att kontrollera om anbudsgivaren uppfyller kreditvärdigheten.

7(20) Om kreditvärdigheten styrks på annat sätt än genom UC:s riskklassbedömning ska dokumentation (originalhandling) bifogas som visar att kraven på ekonomisk stabilitet enligt ovan uppfylls. 3.5 Ansvarsförsäkring Vinnande anbudsgivare ska vid tidpunkt för avtalstecknande kunna uppvisa en fullgod och relevant ansvarsförsäkring för uppdraget. Ansvarsförsäkringen ska vara giltig under hela avtalsperioden. Landskrona stad kommer att begära in dokumentation om gällande försäkringar i samband med avtalstecknandet. 3.6 Teknisk kapacitet och förmåga Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser och kompetens för att utföra uppdraget. Som bevis på ovanstående ska anbudsgivare i anbudsformuläret ange följande: En kortfattad beskrivning av företaget (affärsidé, verksamhet, organisation och ledning samt geografisk etablering). Två (2) referensuppdrag avseende liknande systemleveranser. Systemleveranserna ska ha utförts under den senaste treårsperioden räknat från sista anbudsdag. 4 Krav på föremålet för upphandlingen (steg 2) 4.1 Krav på produkten Allmänna krav Offererat system ska finnas på marknaden och i drift hos minst en aktör (med flera användare) inom offentlig sektor. En (1) referensinstallation avseende offererat system ska anges i anbudsformuläret med namn på och telefonnummer till referens. Det är anbudsgivarens ansvar att kontrollera att dessa uppgifter är aktuella. Systeminstallationen ska ha utförts under den senaste tvåårsperioden räknat från sista anbudsdag. 4.2 Kravspecifikation De krav som ställs på efterfrågat webb-baserat upphandlingssystem framgår av anbudsformuläret, bilaga 1. 4.3 Acceptanstest Efter installation hos kommunen ska ett acceptanstest genomföras inom 30 dagar. Samtliga ska-krav ska uppfyllas i acceptanstestet. Uppstår tvist har leverantören rätt att göra acceptanstestet tillsammans med beställaren och rätta

8(20) till eventuella felaktigheter. Om det visar sig att systemet på väsentliga punkter inte klarar kraven enligt kravspecifikationen har beställaren rätt att häva avtalet. 4.4 Utbildning Leverantören ska i anslutning av driftstart tillhandahålla användarutbildning avseende offererat upphandlingssystem. Utbildning ska tillhandahållas på anvisad plats hos kommunen. 5 Utvärdering (steg 3) 5.1 Utvärderingsmetod Tilldelningskriterier och utvärderingsmodell Vid anbudsutvärderingen kommer det anbud att antas som bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktiga enligt följande kriterier: Bedömning av systemets mervärden görs av en referensgrupp bestående av upphandlare från Landskrona stad. Referensgruppen kommer att bedöma hur väl offererat system uppfyller utvärderingskriterierna i kravspecifikationen. 5.1.2 Visning av systemet samt testinloggning Leverantören ska visa offererat system på plats hos Landskrona stad. Visningen ska vara kostnadsfri för kommunen. Visning av offererat system kommer att ske i Landskrona på följande dagar: Dag Tid Måndagen den 12 november 9-12 Tisdagen den 13 november 13-16 Fredagen den 16 november 9-12 Måndagen den 19 november 9-12 Tisdagen den 20 november 9-12 Kallelse till anbudsgivaren med adress och dag kommer att skickas per e-post så snart som möjligt efter anbudsöppningen. Syftet med visningen är i första hand att kontrollera att ställda krav på funktionalitet uppfylls (genomgång av kravspecifikation) samt förklaring av systemet inför användartestet. Anbudsgivaren ska tillhandahålla en inloggning till varje enskild referensgruppsdeltagare till visningsdagen. Dessa inloggningar kommer att användas vid utvärdering av systemets användarvänlighet enligt avsnitt 5.1.3.3 nedan. Visningen kommer att bestå av tre delar: 1. Genomgång av ska- och börkrav enligt anbudsformuläret. 2. Presentation av anbudsgivaren kring hur systemet fungerar och bäst kan användas. (detta inför användarvänlighetstestet)

9(20) 3. Referensgruppen testar sedan en exempelupphandling i systemet. Anbudsgivare ska vara tillgänglig under den första timmen av testet för att kunna svara på frågor som uppstår. Om test utförs i en demomiljö ska denna minst ha samma funktionaliteter samt samma utseende som, det system som kommer att användas av kommunen under avtalsperioden. För att det ska vara möjligt att utvärdera hela arbetsgången i en upphandling ska anbudsgivaren kunna lägga in ex. fiktiva anbud i systemet för att simulera anbudsöppning etc. 5.1.3 Utvärderingsmodell Utvärderingsmodellen framgår av bilaga 2 Prisbilaga, fliken utvärdering. Som utvärderingskriterier används: Kriterium 1 Pris Maximal poäng 2 Funktionalitet 70 3 Användarvänlighet 10 Kriterierna Funktionalitet och Användarvänlighet poängsätts enligt nedanstående beskrivning. Maximal poäng som kan uppnås framgår av ovanstående tabell. Utvärderingen innebär att prispåslag görs för skillnaden mellan maximal poäng och den poäng som anbudet tilldelas i utvärderingen. Varje poäng som skiljer prissätts som framgår nedan. Prispåslag per ej uppnådd poäng för funktionalitet Prispåslag per ej uppnådd poäng för användarvänlighet 7 500 kronor/poäng 25 000 kronor/poäng Det anbud antas som efter dessa prispåslag uppvisar det lägsta utvärderingspriset enligt utvärderingsmodellen. 5.1.3.1 Pris Offererat pris ska anges i bilaga 2 (Prisbilaga). Ifylld prisbilaga ska bifogas anbudet! 5.1.3.2 Funktionalitet Bedömning görs av offererat systems funktionalitet i enlighet med de kriterier som anges i bilaga 1 Anbudsformulär under avsnitt 6 Kravspecifikation. Poängsättningen av funktionalitet enligt anbudsformuläret sker utifrån om offererat system uppfyller kriteriet eller inte. (alla bedömningskriterier är markerade med U för utvärdering.) Uppfylls kriteriet tilldelas detta det antal poäng som står i rutan maxpoäng. Vissa kriterier har alltså bedömts

10(20) som viktigare än andra och har därför ett högre antal poäng. Har anbudsgivaren inte svarat på frågan tilldelas inget poäng. Maximalt antal möjliga poäng i denna del är 70 poäng. Utvärdering kommer att ske dels med stöd av de svar och kommentarer som anbudsgivaren ger i sitt svar på respektive kriterium, dels genom verifiering av svaren vid den visning av systemet som anges i avsnitt 5.1.2 ovan. 5.1.3.3 Användarvänlighet Bedömning av offererat systems användarvänlighet kommer att göras genom den testinloggning som efterfrågas i avsnitt 5.1.2, Visning av systemet samt testinloggning. Referensgruppen med upphandlare från Landskrona stad kommer att bedöma användarvänligheten. I utvärderingen av användarvänligheten för respektive delmoment kommer referensgruppen att utgå från följande frågeställningar: Logisk uppbyggnad som följer upphandlingens naturliga flöde Enkelhet att navigera Användbarhet, det vill säga en självklar arbetsgång och att användaren ges vägledning och valmöjlighet i systemet De olika upphandlingsmomenten som ska bedömas är: 1. Skapa förfrågningsunderlag 2. Annonsering 3. Frågor & svar 4. Leverantörsregistrering 5. Anbudsinlämning 6. Anbudsutvärdering 7. Avtalsdatabas För varje delmoment kommer var och en av deltagarna i referensgruppen att ge ett betyg enligt skalan: 10 poäng: Mycket bra, stort mervärde 5 poäng: Godkänd, acceptabel, inget mervärde 0 poäng: Kvalitetsbrister, sämre än förväntat Genomgångarna kommer att göras på samma sätt för samtliga utvalda anbudsgivare, dvs. ett upphandlingsscenario genomförs från början till slut. Högsta totala poäng som kan fås beträffande användarvänlighet är 10 utvärderingspoäng. Utvärderingspoängen beräknas genom att först summeras de olika referensgruppsdeltagarnas poängbedömningar till en totalsumma för hela gruppen. Denna totalsumma används därefter för att beräkna det aritmetiska medelvärdet för hela referensgruppen (avrundat till två decimaler).

11(20) För att belysa beräkningsmodellen för Användarvänlighet visas nedanstående tabellexempel som bygger på en utvärdering som gjorts av två upphandlare. Upphandlingsmoment Poäng Poäng Poängsumma upphandlare 1 upphandlare 2 1. Skapa 10 5 15 förfrågningsunderlag 1. 2. Annonsering 5 5 10 3. Frågor & svar 0 10 10 4. Leverantörsregistrering 5 5 10 5. Anbudsinlämning 10 5 15 6. Anbudsutvärdering 10 0 10 7. Avtalsdatabas 5 5 10 Summa 45 35 80 Slutlig utvärderingspoäng för användarvänlighet i exemplet beräknas som 80 poäng/(7 upphandlingsmoment * 2 upphandlare) = 5,71 poäng 6 Landskrona stads kommersiella villkor förslag till avtal Anbudet ska innehålla en bekräftelse på att nedanstående kommersiella avtalsvillkor accepteras av Leverantören. Mellan Landskrona stad (nedan kallad Beställaren), org nr 212000-1140, och Företaget (nedan kallad Leverantören) org nr XXXXXX-XXXX, har följande avtal slutits avseende Webb-baserat upphandlingssystem för Landskrona stads räkning. Kontaktpersoner Beställaren: Leverantören: 6.1. Tillämplig lag Parts rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal bestäms i sin helhet enligt svensk lag. 6.1.2 Samverkan Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka vad som avtalats. 6.2 Handlingars inbördes rangordning Nedanstående handlingar utgör underlag för avtalet. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal

12(20) 2. Detta avtal med tillhörande bilagor 3. Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag, 4. Förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor 5. Anbud inkl. ev. förtydliganden. Uppgifter i anbudet som inte har efterfrågats i förfrågningsunderlaget gäller inte som avtalsinnehåll, såvida det inte finns en skriftlig överenskommelse att det ska gälla. 6.3 Avtalstid Avtalet gäller ett (1) år med start efter överenskommelse och avslutad upphandling. 6.3.1 Förlängning av avtal Beställaren har rätt att förlänga avtalet fyra (4) gånger om vardera 12 månader, dock längst till och med 2017-12-31. Sådan begäran ska framställas skriftligen senast en (1) månad före avtalstidens utgång. 6.4 Uppdragets omfattning Leverantören ska leverera ett komplett upphandlingssystem enligt förfrågningsunderlaget. Leverantören ska bedriva ett fortlöpande utvecklingsarbete av upphandlingssystemet med kontinuerlig anpassning till nya och förändrade upphandlingsformer. Leverantören får inte från annan än Beställaren mottaga eller inhämta direktiv för uppdragets utförande. Leverantören ska i övrigt tillvarata och företräda Beställarens intressen. 6.4.1 Kontroll Landskrona stad har rätt att kontrollera löpande under avtalsperioden och inför eventuell avtalsförlängning att Leverantören fortfarande betalar föreskrivna skatter och sociala avgifter i enlighet med kap. 10 2 LOU. 6.4.2 Leverantörens ansvar Leverantören ansvarar för att samtliga Tjänster enligt detta Avtal uppfyller vad som stadgas i avtalet inkluderat bilagor, Förfrågningsunderlaget med bilagor samt eventuella kompletteringar och förtydliganden av nämnda dokument. Leverantören ansvarar för att tillhandhållna Tjänster genomförs på ett professionellt sätt med iakttagande av hög kvalitet och god sedvänja inom branschen. Leverantören ska fullgöra Avtalet med vederbörlig omsorg och på ett i övrigt fackmannamässigt sätt. Leverantören ansvarar vidare i samtliga avseenden för att de lösningar Leverantören presenterar och överenskommer med Beställaren till sin omfattning och design är anpassad för de behov som Beställaren har redovisat. 6.4.3 Beställarens åtagande Beställaren ska se till att Leverantören i erforderlig omfattning ges tillgång till

13(20) Beställarens lokaler i samband med systemets driftstart, utbildning etc. Vidare ska Beställaren tillhandahålla information som Leverantören behöver för sin planering av systemets driftstart. 6.4.4 Underleverantörer Leverantören får inte anlita Underleverantör utan Beställarens medgivande såvida det inte är fråga om arbetsuppgifter av rutinmässig art eller av mindre betydelse. Leverantören svarar för underleverantör såsom för eget utfört arbete. Beställaren äger rätt att kontrollera att underleverantör har fullgjort sina förpliktelser gällande skatter och sociala avgifter. Utbyte av underleverantör får endast ske i de fall Lagen 2007:1091 om offentlig upphandling tillåter det samt att båda parter godkänner detta. 6.4.5 Dokumentation Komplett dokumentation (inkl. teknisk dokumentation, driftsdokumentation och användardokumentation) ska levereras med Systemet. Dokumentationen ska vara uppdaterad och relevant för Systemet. Användardokumentationen ska vara avfattad på svenska, övrig dokumentation på svenska eller engelska. 6.5 Genomförande - införande Leverantören åtar sig att leverera, installera och driftsätta Systemet hos Beställaren i enlighet med villkoren i Avtalet. Leverantören ansvarar för kvalitetssäkring vid införande av Systemet. 6.5.1 Leveranstid Avtalad leveransdag bestäms i samband med avtalsskrivningen, dock senast två (2) veckor efter avtalsstart. 6.5.2 Leveranskontroll och leveransgodkännande Godkännande av lösningen ska ske i sin helhet och inte genom ett stegvis godkännande av olika delar. Processen för godkännande ska ske enligt följande: Leveransdag Med leveransdag avses den dag då systemets drift påbörjas enligt överenskommelse mellan Beställaren och Leverantören. Acceptanstest Efter att systemet tagits i drift ska testning påbörjas av Beställaren. Samtliga ska-krav som redovisats i Förfrågningsunderlaget bilaga 1, avsnitt 6 Kravspecifikation, ska uppfyllas i acceptanstestet. Se vidare Förfrågningsunderlaget avsnitt 4.3 Acceptanstest. Avtalad leveransdag Med Avtalad leveransdag avses den dag då beställda varor och tjänster ska vara levererade, installerade, testade och godkända enligt acceptanstest.

14(20) Om acceptanstestet inte godkänns ska ny dag för acceptanstest överenskommas mellan parterna. Effektiv leveransdag Med Effektiv leveransdag avses den dag då acceptanstest är utfört och godkänt. Leveransgodkännande sker vid effektiv leveransdag, vilket innebär att Beställaren godkänt lösningen i drift, lösningens uppfyllande av kravspecifikation och att kraven uppfylls som i övrigt anges i Avtalet. 6.5.3 Garanti Leverantören garanterar under hela avtalstiden från Effektiv Leveransdag (garantiperiod) support och underhåll. Avviker systemet från de egenskaper och de krav som framgår av Anbudsformuläret bilaga 1, avsnitt 6 Kravspecifikation under garantiperioden är Leverantören skyldig att på egen bekostnad avhjälpa avvikelsen skyndsamt. Om inte avvikelsen avhjälps inom två (2) månader och avvikelsen är av väsentlig betydelse för Beställaren äger Beställaren rätt att säga upp Avtalet till omedelbart upphörande. 6.5.4 Systemtillgänglighet och support Leverantörens system ska vara tillgängligt för användning enligt avtalade funktioner under hela dygnet med undantag för planerade avbrott. Tillgänglighet till avtalat IT-baserat upphandlingssystem mäts som högsta tillåtna nedtid, det vill säga den tid åtkomst till systemet för Beställaren inte föreligger. Under normal arbetstid får nedtiden uppgå till högst 4 procent. Under övrig till får nedtiden uppgå till högst 10 procent. Leverantören tillhandahåller support vardagar mellan kl. 08.00-12.00 och kl 13.00-16.00 så att avtalade funktioner upprätthålls. 6.6 Planerade avbrott på grund av Leverantörens uppgraderingar Med planerade avbrott menas leverantörens underhåll, utveckling, förbättring och uppgradering av systemet. Planerade avbrott ska i möjligaste mån genomföras på annan tid än normal arbetstid. Med normal arbetstid menas vardagar mellan kl. 08.00-16.00. Leverantören ska informera Beställaren innan om kommande planerade avbrott om när och hur länge avbrott har planerats att pågå. Leverantörens planerade avbrott ska även i möjligaste mån inte heller förläggas till tider mellan 16.00 till 24.00 så det inte ska inverka på aktiviteter för inlämnande och mottagande av anbud. 6.6.1 Avbrott på grund av fel/utebliven funktion Vid eventuellt avbrott på grund av förlust av information eller förlust av funktionalitet ska Beställaren kunna göra en felanmälan genom en webbadress eller e-postadress som Leverantören tillhandahåller. Åtgärder i systemet på grund av fel eller utebliven funktion bekostas av Leverantören. 6.6.2 Ansvar för fel Leverantören är skyldig att skyndsamt och på egen bekostnad avhjälpa felaktigt utfört uppdrag som består i att det inte motsvarar avtalad specifikation.

15(20) För att åberopa att uppdraget är felaktigt ska beställaren anmäla felet inom skälig tid efter det att felet noterades. 6.7 Utbildning och hantering av systemet Leverantören svarar för att introduktionsutbildning i upphandlingsverktyget ges i anslutning till avtalsstart. Utbildningen ska vara i den omfattningen så att medarbetare efter genomgången utbildning kan använda upphandlingsverktyget för avsett ändamål i enlighet med ställda krav i förfrågningsunderlaget. Användarmanualer på svenska som är pedagogiskt uppbyggd och lätt att förstå ska tillhandahållas senast vid utbildningstillfället av Leverantören. 6.8 Priser Priser är angivna i SEK. exkl. mervärdesskatt och inkluderar samtliga med uppdraget förenade omkostnader. Priser anges i SEK exkl. mervärdesskatt på bilagt anbudsformulär. I licenskostnad ska ingå: Driftskostnad för system enligt Anbudsformuläret, bilaga 1 avsnitt 6, Kravspecifikation och offererad lösning. Fri support. Årliga versionsuppdateringar. 6.8.1 Prisjustering Priser som anges i Avtalet är fasta under perioden från avtalsstart och 12 månader framåt. Efter utgången av denna period ska prisjustering ske en gång per kalenderår enligt nedanstående formel. 90 % av priset justeras med hänsyn till förändringar i SCB:s index AKI kolumn J enligt SNI 2007. (arbetskostnadsindex tjänstemän, preliminära uppgifter). 10 procent av priset är fast. Det bastal till vilket ersättningsbeloppen är anpassade är indextalet för augusti månad 2012. Ersättningsbeloppen ska justeras (uppåt eller nedåt) med hänsyn till förändringarna i ovan nämnda index genom jämförelse av bastal med preliminärt indextal för augusti månad varje år. Begäran om prisändring ska framställas senast 30 dagar före den dag då det justerade priset önskas börja gälla och godkännas av Beställaren innan justeringen får ske.

16(20) Skulle indexserien AKI upphöra under avtalstiden, ska istället LCI (tjänstemän, preliminära uppgifter, publicerat på SCB.se) kolumn J enligt SNI 2007 gälla. Bastal är då andra kvartalet 2012 (2012K2). 6.8.2 Ersättningar för ändringar och tillägg Alla ev. ändrings- och tilläggstjänster offereras i särskild ordning. Dessa tjänster ersätts mot löpande räkning endast efter särskild skriftlig överenskommelse. 6.8.3 Leveransförsening och vite Leveransförsening föreligger när Effektiv Leveransdag inträder efter Avtalad Leveransdag. Om leveransförsening beror på Leverantören eller något förhållande på Leverantörens sida, äger Beställaren rätt att erhålla vite. Vite ska utgå med en procent (1 %) av årskostnaden för systemleverans enligt detta Avtal per påbörjad förseningsvecka. Vite ska dock utgå med sammanlagt högst tio procent (10 %) av årskostnaden. Vitesbeloppet ska erläggas omedelbart vid anfordran. Om försening uppgår till mer än fem (5) veckor kan hävning av avtalet ske enligt punkt 6.13.1. Häver Beställaren Avtalet har Beställaren även rätt till skadestånd. Om leveransförsening beror på Beställaren eller något förhållande på Beställarens sida, får Leverantören flytta fram Avtalad Leveransdag till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt. Beställaren ska därvid ersätta Leverantören för dennes direkta förluster till följd av sådan försening. Finner part att försening kommer att inträffa eller framstår försening som sannolik ska detta utan uppskov skriftligen meddelas den andra parten. Därvid ska orsaken till förseningen anges samt såvitt möjligt den tidpunkt då leverans eller mottagande beräknas kunna ske. Underlåter part att inom skälig tid lämna sådant meddelande, har den andra parten rätt till ersättning för den skada som kunde ha undvikits om meddelandet lämnats i tid. 6.8.4 Betalningsplan Vid avtalsstarten gäller följande betalningsregel: Landskrona stad kommer i samband med att upphandlingen avslutas teckna avtal med vald Leverantör. Vid avtalstecknandet betalar Landskrona stad femton procent (15 %) av den Licenskostnad som angetts i prisbilagan, bilaga 2 under punkt 1. Betalning av resterade del av Licenskostnaden i prisbilagan sker efter att acceptanstest genomförts och godkänts. Enligt punkt 6.8.5 ska Licenskostnaden betalas månadsvis. Ackumulerad andel av Licenskostnaden mellan avtalstecknade och godkänt acceptanstest/effektiv leveransdag som inte tidigare erlagts, kan faktureras med betalning 30 dagar från effektiv leveransdag och mottagen faktura.

17(20) Avtalad Licenskostnad enligt prisbilagan, bilaga 2 punkt 1 fördelas med en tolftedel per månad och betalas 30 dagar efter mottagen faktura. Infaller betalningsdag på lördag eller helgdag betalas fakturan påföljande bankdag. Faktureringsavgifter, påminnelseavgifter eller liknande avgifter får ej debiteras. Fakturor som inte innehåller nedanstående information kommer att returneras till leverantören för åtgärd innan betalning erläggs. Landskrona stad tar inte emot fakturor under 100 kr. Förutom obligatorisk fakturamärkning med beställarens namn och mottagarreferens, leveransadress och utförd leverans, ska fakturan innehålla följande information: OCR-nummer alt fakturanummer Förfallodatum Fakturabeloppet Momsbeloppet Bankgironummer Leverantörens namn och adress Leverantörens organisationsnummer och momsregistreringsnummer Information om F-skattsedel vid utfört arbete Vid kreditfakturor ska det framgå debetfakturans fakturanummer Av fakturan ska det framgå tydligt vad som faktureras 6.8.6 Betalningsmottagare/Factoringbolag Faktura får ej överlåtas på annan betalningsmottagare/factoringbolag utan skriftligt medgivande från Beställarens upphandlingsenhet. Information om sådan betalningsmottagare ska finnas i avtalet eller som ett senare skriftligt tillägg till avtalet. 6.8.7 Dröjsmålsränta Vid försenad betalning orsakad av Beställaren accepteras dröjsmålsränta enligt räntelagen. Eventuell räntefaktura ska innehålla uppgift om räntesats, kapitalbelopp, datum (fr.o.m./t.o.m.) då räntan beräknats som antalet räntedagar. Räntefaktura som understiger 100 kr betalas ej. Vid förseningar, orsakad av banken, ska rättelse göras så att transaktionen får rätt transaktionsdag eller på annat sätt kompensera för förseningen. 6.9 Upphovsrätt och nyttjanderätt Det arbetsresultat som produceras inom ramen för detta avtal, tillfaller Beställaren med den begränsning som gäller beträffande Leverantörens ideella rätt enligt upphovsrättslagen. Leverantören får inte publicera eller på annat sätt utnyttja material eller arbetsresultat utan Beställarens skriftliga godkännande.

18(20) 6.10 Säkerhet och sekretess I de fall person anlitad av Leverantören ges tillgång till sekretesskyddad information ska tillämpliga bestämmelser i Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) beaktas. Sekretesskraven gäller även gentemot varje annan person. I de fall lagringsmedia som förvaras hos Leverantören innehåller sekretesskyddad information får de inte avlägsnas från Leverantörens lokaler om inget annat överenskommits. Leverantören är skyldig att på betryggande sätt förvara samtliga handlingar och övrig informationsmedia som berör uppdrag eller som med anledning av detta ställts till Leverantörens disposition. Skada för Beställaren som inträffar under tid Leverantören disponerar materialet ska ersättas av Leverantören. 6.10.1 Backup och säkerhet Leverantören ska hantera säkerhetskopiering på ett sådant sätt att vid mjukeller hårdvarurelaterade problem minimeras förlust av information. Loggfiler från säkerhetskopiering ska vid anmodan skickas till Beställaren. Beställarens lagrade information ska av Leverantören exporteras i ett vedertaget format, t.ex. semikolonseparerat och ställas till Beställarens förfogande. Detta ska ske fyra (4) gånger per år. 6.11 Försäkringar Avtalstecknande part skall kunna uppvisa en fullgod och relevant ansvarsförsäkring för uppdraget som täcker de skador som skulle kunna uppstå och som Leverantören är ansvarig för. Ansvarsförsäkringen skall vara giltig under hela avtalsperioden. Leverantören är skyldig att omedelbart på begäran av Landskrona stad uppvisa skriftligt bevis på att leverantören har erforderliga försäkringar. 6.12 Skadeståndsansvar Leverantören ansvarar för samtliga skador som orsakats genom fel eller försummelse av Leverantören, Leverantörens anställda eller i övrigt av Leverantören anlitade i samband med uppdragets genomförande. 6.13 Hävning 6.13.1 Beställaren har rätt att i samband med leverans häva Avtalet helt eller delvis utan rätt till ersättning för Leverantören: Om Effektiv leveransdag är försenad mer än fem (5) veckor från Avtalad leveransdag. Om överenskommelse om ny dag för acceptanstest inte kan nås mellan parterna samt om systemet vid acceptanstest på väsentliga punkter inte klarar kraven enligt kravspecifikationen.

19(20) 6.13.2 Beställarens rätt i övrigt att häva Avtalet med omedelbar verkan: Avtalsparterna ätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan om part bryter mot bestämmelse i detta avtal eller inte följer gällande tillämpliga lagar, förordningar och/eller andra bestämmelser och avtalsbrottet inte är av endast ringa betydelse samt rättelse inte skett inom trettio (30) dagar, efter skriftlig anmaning därtill. Avtalsbrott av väsentlig betydelse föreligger exempelvis om leverantören vid upprepade tillfällen inte lever upp till förutsättningarna i ingånget avtal. Hävningsgrund föreligger dessutom om leverantören försätts i konkurs eller eljest befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Om hävning sker enligt denna bestämmelse har Landskrona stad rätt till ersättning för eventuellt skadestånd som utgivits till tredje man samt för de kostnader som föranleds av ett nytt upphandlingsförfarande. 6.14 Konsekvenser av avtalets upphörande Vid avtalets upphörande, helt eller delvis, ska Beställaren äga all information. Avtalade krav med avseende på servicenivåer, säkerhet m.m. ska uppfyllas även under överföringsperioden till Beställaren/ny Leverantör. Leverantören ska vara Beställaren behjälplig med att överföra tjänsterna antingen tillbaka till Beställaren eller till en ny utomstående Leverantör. Leverantören ska se till att erforderliga leverantörsresurser finns tillgängliga för den av Beställaren anvisade nya Leverantören så att en sådan överföring ska kunna genomföras på ett smidigt sätt. Därvid ingår att Leverantören ska se till att överlämnande till mottagande Leverantör sker genom tillgång till kompetent personal, vilken ingått i Leverantörens ordinarie bemanning. Information ska kunna levereras i dokumenterat format på elektroniskt skyddat medium. Om Leverantören inte medverkar i enlighet med det som sägs i ovanstående stycke har Beställaren rätt att på Leverantörens bekostnad anlita tredje part för genomförandet. Vid avtalets upphörande, helt eller delvis, ska vidare allt material och alla data som Beställaren har tillhandahållit utföraren eller som utföraren annars fått tillgång till eller skapat till kommunen återlämnas till Beställaren eller, på Beställarens begäran, förstöras. Leverantören är skyldig att ersätta alla de kostnader Beställaren åsamkas och även den merkostnad som kan uppstå vid anlitande av annan leverantören. 6.15 Överlåtelse av avtal Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Beställarens skriftliga medgivande. 6.16 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till slutet avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av bägge parter. 6.17 Befrielsegrunder (Force Majeure) Force majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna

20(20) inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar sådan part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 6.18 Tvist Tvist om tolkning av avtalsbestämmelser ska i första hand lösas genom förhandling av parterna emellan. Där oenighet fortfarande kvarstår ska tvist avgöras av allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Första instans skall vara Lunds tingsrätt. I avvaktan på att tvist löses har Beställaren tolkningsföreträde. 6.19 Avtalsexemplar Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav vardera parten tagit var sitt exemplar. 20XX-XX-XX För Landskrona stad För XXXXXXXXX.... Underskrift av respektive behöriga företrädare Namnförtydligande Namnförtydligande