1 Plats och tid: Stadshuset, sammanträdesrum Röd, 2012-08-30 kl 13:15-15.30 Beslutande: Ragnar Steen (M) Lennart Nilsson (C) Bengt Sävström (S) Ola Carlsson (M) Eva Kullenberg, Ej närvarande: Lennart Nilsson (C) Övriga närvarande: Hans-Börje Andersson, personalchef Lena Laurell, HR-utvecklare 52 Frida Persson, sekreterare Utses att justera: Bengt Sävström Paragrafer: 49-56 Sekreterare Ordförande Justerare _ Frida Persson _ Ragnar Steen _ Bengt Sävström ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justering har tillkännagivits genom anslag Organ: Sammanträdesdatum: 2012-08-30 Datum för anslags uppsättande: Datum för anslags nedtagande: Förvaringsplats för protokollet: Personalenheten, stadshuset Underskrift Frida Persson
KSPU 49 Föredragningslistan 49 Föredragningslistan - Ärendet om ersättning till förtroendevalda tillkom i föredragningslistan 50 Val av justerare 51 Genomförande av medarbetarundersökning Dnr 2012/367 52 Systematiskt arbetsmiljöarbete Dnr 2012/368 53 Utbildning medarbetarsamtal Dnr 2012/369 54 Halvårsrapport mångfaldsarbete Dnr 2012/297 55 Ersättning till förtroendevalda 56 Informationsärenden Lönerevision 2012 Aktuella förhandlingsfrågor Aktuella rekryteringar Personalstatistik Överenskommelse om avgång Förmånsportal - lägesrapport
KSPU 50 Val av justerare. utser Bengt Sävström att justera protokollet.
KSPU 51 Dnr 2012/367 Genomförande av medarbetarundersökning Ärendebeskrivning År 2010 genomfördes den första samrodnade medarbetarundersökningen för samtliga kommunens arbetsplatser. Undersökingen ska genomföras vartannat år. Det är nu aktuellt att genomföra en andra medarbetarundersökning Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från personalchefen daterat den 20 augusti 2012. Utredning Medarbetarundersökningen genomförs, enligt upphandling, av undersökningsföretaget SKOP. Vid genomförandet samarbetar vi med kommunerna Bjuv och Örkelljunga. Utgångspunkten är att samma frågeformulär ska användas vid varje undersökningstillfälle. Erfarenheten efter första undersökningen innebär att några smärre förändringar kommer att göras: SKL har föreslagit att kommunerna i sina undersökningar integrerar nio frågor med vardera tre inom rubrikerna motivation, ledarskap och styrning för att sammanställas till en nationell jämförelse. Frågorna fanns i stor utsträckning redan i vårt frågeformulär men vi har justerat dessa så att de helt överensstämmer med SKL:s förslag och kommer att sammanställas separat. Särskild fråga om hur resultatet av undersökningen 2010 har hanterats på arbetsplatsen. Särskild fråga om medarbetarna känner till innehållet i kommunens personalpolicy kommer at ställas. Särskild fråga om vilken sysselsättningsgrad (högre eller lägre) som man önskar arbeta. Undersökningen påbörjas i början av september och avslutas i oktober. Genomförande sker som webbenkät men även genom pappersenkät för de som inte har en e-mailadress.
Beslut et beslutar att genomföra medarbetarundersökning 2012 enligt personalchefens förslag.
KSPU 52 Dnr 2012/368 Systematiskt arbetsmiljöarbete Ärendebeskrivning Arbetsmiljöinspektionen har vid inspektionsbesök i Ängelholms kommun framfört synpunkter om förbättring av rutiner för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Personalenheten har i en partssammansatt grupp utarbetat ett förslag till ny struktur för det systematiska arbetsmiljöarbetet som inarbetats i kommunens intranät. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från personalchefen daterad 20 augusti 2012. Beskrivning av grundstruktur av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Planerade utbildningsinsatser. Beslut Personalutskottet beslutar att föreslå Kommunstyrelsen godkänna föreslagen gemensam struktur för det systematiska arbetsmiljöarbetet att gälla för alla kommunens verksamheter. Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen
KSPU 53 Dnr 2012/369 Utbildning medarbetarsamtal Ärendebeskrivning Personalenheten har haft i uppdrag att utarbeta förslag till riktlinjer för genomförande av medarbetarsamtal med därtill kopplade utbildningsaktiviteter. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från personalchefen daterad 20 augusti 2012. Handbok för medarbetarsamtal Inbjudan till medarbetarsamtal medarbetare till chef Inbjudan till medarbetarsamtal - chef till chef. Tre utvecklingsprocesser beskrivning av utbildningsinsatser i tre steg. Utredning Personalenheten har utarbetat ett förslag till riktlinjer för genomförande av medarbetarsamtal. Riktlinjerna ska vara ett arbetsmaterial till chefer när de genomför sina samtal. Möjlighet finns att komplettera materialet utifrån egna förutsättningar. Under förslagets utarbetande har dialog vid flera tillfällen skett med fackliga organisationer. Arbetsmaterialet består av följande delar: Handbok om medarbetarsamtal med följande indelning: Inledning Syftet med medarbetarsamtalet Att välja rätt form Medarbetarsamtal i grupp Genomförande Uppföljning Dialog om lön. Ett formulär för inbjudan/förberedelse inför samtalet och dokumentation av samtalet har utarbetats. Införandet av riktlinjerna för medarbetarsamtal föreslås genomföras i tre utvecklingsprocesser:
1. Introducerande utbildning till chefer och fackliga företrädare arbetsmaterialets innehåll och användning. 2. Utbildning som riktar sig till förvaltningarnas samverkansgrupper som syftar till att skräddarsy respektive förvaltnings behov av stöd för att utveckla medarbetarsamtalet 3. Samtalsträning för chefer. De beskrivna utvecklingsprocesserna genomförs med början hösten 2012 och ska vara avslutade under senare delen av 2013. Beslut beslutar att godkänna personalenhetens förslag till riktlinjer för medarbetarsamtal att gälla för alla kommunens verksamheter samt att uppdra åt personalenheten att genomföra föreslagna utvecklingsprocesser.
KSPU 54 Dnr 2012/297 Halvårsrapport av mångfaldsarbete 2012 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige antog den 18 april 2011 mångfaldsplan 2011-2013. Mångfaldsplanen utgår från de sju diskrimineringsgrunderna i diskrimineringslagen. Planen består av tre inriktningar: medvetenhet, tillgänglighet och arbetsliv. Inom varje inriktning finns fokusområden samt tre uppföljningspunkter som årligen ska utvärderas av respektive nämnd. I augusti ska även en kortare avstämningsrapport om nämndernas mångfaldsarbete lämnas till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Sammanställning av avstämningsrapporter om nämndernas mångfaldsarbete under första halvåret 2012. Utredning Alla nämnder har rapporterat om sitt arbete inom mångfaldplanens alla tre inriktningar: medvetenhet, tillgänglighet och arbetsliv. Beslut föreslår kommunstyrelsen att godkänna mångfaldssamordnarens avstämningsrapport om mångfaldsarbete under första halvåret 2012. Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen
KSPU 55 Ersättning till förtroendevalda Ärendebeskrivning Reglerna om ersättning till förtroendevalda togs upp som en extra diskussionspunkt till föredragningslistan då man upplever att det är otydligt för många förtroendevalda hur regelverket ska tillämpas. Ragnar och Hans-Börje ser över tillämpningsanvisningarna avseende ekonomiska förmåner till förtroendevalda och återrapporterar till personalutskottet
KSPU 56 Informationsärenden Lönerevision 2012 Aktuella förhandlingsfrågor Aktuella rekryteringar Personalstatistik Överenskommelse om avgång Förmånsportal - lägesrapport