Föreningen Ekonomerna vid Stockholms universitet Styrelsemöte #2 Onsdag 25/7 2012 Styrelserummet, Smedjan Kl. 18.30 22.30.1 Mötets öppnande. Antonia Cruz Olsson förklarade mötet öppnat kl. 18:32..2 Val av sekreterare. Matilda Elf valdes till sekreterare..3 Val av justerare. Antonia Cruz Olsson och Cecilia Anslöv valdes till justerare..4 Justering av röstlängd. Antonia Frey har Cecilia Lindlöfs röst. Matilda Elf har Pedro Alves röst..5 Närvarande Beslutsrätt Yttranderätt Elise Winje.. på länk Antonia Cruz Olsson.. Matilda Elf.. Antonia Frey.. på länk Cecilia Anslöv.. Vedran Ismaili.. kom på länk 18:50 Sara Bohlin..6 Godkännande av föregående mötesprotokoll. Mötesprotokoll för styrelsemöte #27 och #1 godkändes..7 Uppföljning av föregående mötes beslutslogg..8 Godkännande av föredragningslista. Godkänd med en övrig punkt tillagd: Arbetsgrupper..9 Incheckning..10 Avrapportering alla ansvarsområden. Elise: Har röjt i smedjan, träffat inredare, dagliga mail och rutiner. Antonia Frey: Jobbat m ekonomipolicyn, jobbat på att lära sig Visma, pratat lite
budget, haft frågan om betalningslösningar där företag har tagit kontakt med oss. Cecilia Anslöv: Avtalen ligger lite på is under semestertider. Haft mailkontakt med samarbetspartners, jobbat lite med medlemssystemet. Löpande förberedande arbete runt Välkomstdagen, pratat med Börsrummet inför året, ska boka möte med ED. Matilda: Varit på planeringsmöte inför 3P-sittningen, röjt Smedjan, löpande arbete. Antonia CO: Varit på planeringsmöte inför 3P-sittningen, haft överlämningsmöte, röjt i Smedjan, träffat inredningsföretag. Mycket runt medlemsskapsystem och vad som gäller där. Lagat datorer, flyttat IBSweeks hemsida till föreningens server, rensat upp i Dropbox efter haveri..11 Avrapportering LG. Inget LG-möte sedan senaste styrelsemötet..12 Anmälningsärenden. Inga anmälningsärenden till detta möte..13 Beslutspunkt: Revidering av ekonomipolicy. Föredragande: Antonia Frey (Bilaga 1) Förslag: Att Styrelsen reviderar ekonomipolicyn enligt förslag 1. Att Styrelsen reviderar ekonomipolicyn enligt förslag 2. Beslut: Att Styrelsen reviderar ekonomipolicyn enligt förslag 1 med föreslagna ändringar..14 Beslutspunkt: Medlemssystem. Föredragande: Antonia Cruz Olsson (Bilaga 2) Förslag: Att Styrelsen köper in Membits medlemssystem på en avtalstid om 6 månader. Att Styrelsen köper in Membits medlemssystem på en avtalstid om 12 månader. Mötet ajournerades kl. 19:31. Mötet återupptogs kl. 19:41. Beslut: Att Styrelsen köper in Membits medlemssystem på en avtalstid om 6 månader.
.15 Diskussionspunkt: Ekonomisk rapportering. Föredragande: Elise Winje (Bilaga 3) En ekonomisk rapport ska ske varje månad/vartannat styrelsemöte. Den ska omfatta en övergripande bild av föreningen och en uppföljning av avslutade projekt. Detta för att styrelsen ska få en bättre bild av vad som sker i verksamheten, det är viktigt underlag för att fatta välgrundade beslut under året. En första preliminär budget kommer att presenteras av skattmästarna på styrelsemötet den 22/8. Antonia Frey åläggs att kolla upp när en första presentation av hur föreningen ligger till kan presenteras..16 Diskussionspunkt: Delegering. Föredragande: Elise Winje (Bilaga 4) Antonia Frey, Cecilia Lindlöf och Matilda Elf väljs till en arbetsgrupp om delegering. Detta innefattar att ta fram vilka delar som kan utvecklas i delegationsordningen och förbereda hur detta ska presenteras inför ett stormöte. De åläggs även att kolla upp vilka delar i stadgan som kan tänkas beröras..17 Diskussionspunkt: Hemsida. Föredragande: Antonia Cruz Olsson (Bilaga 5) Antonia Cruz Olsson, Cecilia Anslöv, Vedran Ismaili och Pedro Alves väljs in i en arbetsgrupp för hemsidan. De åläggs att ta fram information om vad hemsidan ska innehålla, förbereda en presentation till kommande stormöte samt följa upp och ta fram en kravspecifikation att skicka ut till företag för offertförfrågan..18 Diskussionspunkt: Ersättning klädsel. Föredragande: Elise Winje (Bilaga 6).19 Diskussionspunkt: Diskussionsmöten. Föredragande: Elise Winje (Bilaga 7).20 Övriga Punkter. Arbetsgrupper. Olika delar av föreningsarbetet kräver just nu olika fokus, styrelsen delade in sig i ytterligare grupper utöver de redan presenterade i protokollet..21 Planering för veckan som kommer, alla ansvarsområden.
.22 Beslutslogg. Antonia och Pedro jobbar på texten om styrelsesekreterare. Skattmästarna ska till styrelsemötet 22/8 presentera en preliminär budget för verksamhetsåret. Antonia Frey kollar upp när en första presentation av föreningens ekonomiska läge kan göras. Antonia Frey, Cecilia Lindlöf samt Matilda Elf väljs in i en arbetsgrupp om delegering. Antonia Cruz Olsson, Cecilia Anslöv, Vedran Ismaili och Pedro Alves väljs in i en arbetsgrupp för hemsidan. Beslut om dag för stormöte samt föreningsmöte tas på nästa styrelsemöte. Till dess ska alla ha kollat upp sina kalendrar..23 Nästa möte. Nästa möte är onsdagen den 8 augusti kl. 18:30..24 Mötets avslutande. Antonia Cruz Olsson förklarade mötet avslutat kl. 21:42. Vid protokollet: Matilda Elf Justerare: Justerare: Cecilia Anslöv Antonia Cruz Olsson
Bilaga 1 Beslutspunkt: Revidering av ekonomipolicy. Föredragare: Antonia Frey Information Se bifogade filer. Jag yrkar Att Styrelsen reviderar ekonomipolicyn enligt förslag 1. Att Styrelsen reviderar ekonomipolicyn enligt förslag 2. Bilaga 2 Beslutspunkt: Medlemssystem. Föredragare: Antonia Cruz Olsson Information Föreningen är i stort behov av ett nytt medlemssystem då det nuvarande är alltför primitivt och kräver mycket administration. Efter att ha undersökt vad marknaden erbjuder finner jag att Membit motsvarar våra behov bäst. Se bifogad fil för kostnadskalkyl. Jag yrkar Att Att Styrelsen köper in Membits medlemssystem på en avtalstid om 6 månader. Styrelsen köper in Membits medlemssystem på en avtalstid om 12 månader. Bilaga 3 Diskussionspunkt: Ekonomisk rapportering. Föredragande: Elise Winje Styrelsen bör vara informerad och uppdaterad kring föreningens ekonomiska situation och fatta beslut därefter. För att under kommande styrelseår ligga i fas med det löpande arbetet bör vi sätta upp riktlinjer och datum för den ekonomiska redovisningen. Jag önskar lyfta följande frågor: - Hur ofta är det möjligt/önskar vi att Skattmästeriet redovisar den ekonomiska situationen? - Hur omfattande ska redovisningen vara övergripande, projektnivå? Muntlig/PowerPoint-presentation? - Hur kan ökad rapportering och uppföljning bidra till ytterligare intresse för Skattmästeriet framöver?
Bilaga 4 Diskussionspunkt: Delegering. Föredragande: Elise Winje Styrelsen 11/12 har påbörjat arbetet med en delegationsordning för projekt inom föreningen. Se bifogad fil. Detta är gjort med syfte att fördela ansvar bland föreningens aktiva som med det växer och utvecklas samt att möjliggöra ökat fokus på det strategiska arbetet för styrelsens medlemmar. Frågor att diskutera: - Vad anser styrelsen om delegationsordningen i dess nuvarande form? - Hur går vi vidare med delegationsarbetet? Bilaga 5 Diskussionspunkt: Hemsida. Föredragare: Antonia Cruz Olsson Föreningens hemsida saknar idag funktioner som efterfrågas av både aktiva och företag. Detta har resulterat i att föreningen har flera olika hemsidor vilket skapar en rörig bild utåt. Bristen på funktioner gör också att vi går miste om att erbjuda många bra medlemsförmåner. Ett alternativ är att köpa in en hemsida. Jag vill därför att styrelsen diskuterar vad vår hemsida bör innehålla och erbjuda för att påbörja en kravspecifikation som kan skickas ut till webbyråer för offert. Vidare önskar jag diskutera hur vi på bästa sätt samlar in de aktivas synpunkter och önskemål. Bilaga 6 Diskussionspunkt: Ersättning klädsel. Föredragare: Elise Winje Då en person på Skiftesmiddagen olyckligtvis fick punsch på den klädsel han bar under middagen har kostnader för kemtvätt och diskussion kring ersättning för klädsel uppkommit. Ytterligare information ges på plats. Frågor att diskutera: - Vad anser styrelsen om situationen och den ersättning som efterfrågas? - Vilka riktlinjer, i fråga om ersättning samt typ av evenemang, anser styrelsen vara rimliga i situationer likt denna? - Hur går vi vidare?
Bilaga 7 Diskussionspunkt: Diskussionsmöten. Föredragare: Elise Winje Styrelsen har under sin första styrelsemånad haft s.k. diskussionsmöten varannan onsdag. Med anledning av dålig uppslutning bör vi diskutera framtida mötesbehov. Frågor att diskutera: - Vilka för- och nackdelar finns med diskussionsmöten? - Finns behov av diskussionsmöten? - Hur vill vi göra framöver?