Detta skriftliga förfarande motsvarar arbetsflödet för OCR-indexering och dokumentseparation i utbildningsprogrammet för Capture Pro Software. Varje steg i förfarandet anges i första kolumnen med kommentarer i den andra kolumnen. Kommentarerna är samma som rösten läser i utbildningen. Förfarande Kommentarer 1. Skapa ett nytt jobb I det här arbetsflödet ska vi göra en jobbinställning så att vi kan skanna dokument där det första arket i varje dokument innehåller en patchkod. Vid läsning av patchkoden skapas ett nytt dokument. Vi definierar några OCR-zoner och extraherar indexdata automatiskt från dessa zoner. Varje dokument sparas som en flersidig PDF-fil och filnamn och mappnamn skapas från OCR-data. I den första delen av detta arbetsflöde beskrivs själva jobbinställningen och den är avsedd för administratörer eller andra som ansvarar för jobbinställning. Välj Arkiv. Välj Jobbinställningar. Ett nytt jobb övertar alla egenskaper för det valda jobbet. Klicka på Lägg till jobb. Ange nytt jobb. Health claims er 2. Jobbinställning: Fliken Fånga Fliken Fånga är aktiv. Ställ in sökvägar för skannad bild och utmatningsbild. Klicka på Bläddra och ändra sökväg eller ange ett mappnamn. Ange utmatningsbildens sökväg. C:\My Documents\ Health Claims\ Ange jobbeskrivning. Skanna hälsoskadeanmälningsformulär, dokumentseparation vid patchkod, index från zonvis OCR. När jobbinställningen är klar visar vi arbetsflödet för hur du väljer och använder jobbet för att skanna, indexera och mata ut en batch. Det är användbart för en användare eller alla som utför dessa uppgifter. Börja med att skapa ett nytt jobb, välj Arkiv. Välj Jobbinställningar. Om du väljer ett redan befintligt jobb från den här rullgardinsmenyn och sedan klickar på knappen Lägg till jobb, övertar det nya jobbet alla egenskaper från det markerade jobbet. Vi väljer standardjobbet Ready to Scan för det här exemplet på arbetsflöde. Klicka på knappen Lägg till jobb, så läggs ett nytt jobb till. Nästa steg är att ge det nya jobbet ett namn. Klicka i textfältet och ange ett namn. Nu är det dags att göra inställningar för jobbet. Fliken Fånga är aktiv i jobinställningsfönstret. Under Allmänt på fliken Fånga kan du ange var på din dator skannade bilder och utmatningsbilder ska sparas. Om du vill att skannade bilder och utmatningsbilder ska sparas på andra platser, klickar du bara på Bläddra-knapparna för var och en eller anger ett mappnamn. Klicka i textfältet för utmatningsbildens sökväg och ange en sökväg. Utmatningsbildfilerna sparas här. Observera att jobbeskrivningsfältet har en beskrivning från det Ready to Scan-jobb som vi använde som utgångspunkt. Välj textfältet för jobbeskrivning och ange en ny beskrivning. Det är bra att ange en jobbeskrivning om du vill skapa användaranvisningar och vägledning för ett visst jobb. 1
Markera Behåll batch efter utmatning. Markera den här kryssrutan. Det är bra att behålla batchfilerna efter utmatning tills du har kontrollerat att jobbet ställts in riktigt. Välj Batchinställningar. Vi vill ändra schemat för batchnamngivning, så välj Batchinställningar. Batchnamnet använder standardschemat för namngivning. Ange batchnamnet. Välj formel och ange en ny formel. Du kan skriva in valfri text för namnformeln. I det här exemplet namnges batcharna Health001, Health002 och så vidare. Ställ in dokumentseparation. Vi vill ställa in dokumentseparation efter patchkod. Välj Efter patchkod. Välj Efter patchkod. Välj typ av patchkod. Om du klickar bredvid patchkoden så visas de typer av patchkoder som kan läsas. I det här exemplet har vi en Nivå 2-patchkod, så vi väljer Patch 2. Klicka på Identifiera korrigering. Klicka på Identifiera korrigering. Eftersom dessa formulär har patchkoden på det faktiska formuläret med data, vill vi inte radera sidan. Som du kan se finns det flera tillgängliga alternativ när en patchkod identifieras. Vi vill ha dokumentseparation så därför behåller vi den här standardinställningen. Välj Streckkod & OCR. Nu vill vi definiera våra OCR-zoner, så välj Streckkod & OCR. Den sidinställning som valdes senast används för denna skanning. I det här fallet är det svartvit, 200 DPI. Mata in sidan i skannern, Mata in arket i skannern och klicka sedan på klicka sedan på Skanna. knappen Skanna. Ange bildnamn. Exempel på skadeanmälningsformulär Klicka på Skanna. Zooma och panorera så att bilden flyttas till den intressanta regionen. Klicka på Skapa OCR-zon. Klicka på Rita region och rita en zon runt datafältet. Obs! Rita zonen tillräckligt bred för att den maximala datastorleken ska inrymmas. Ange zonnamn. Patient Name Du måste ge bilden ett namn. Klicka i textfältet och ange ett namn. Klicka på Skanna. Vi måste söka upp det område på bilden som vi vill läsa med OCR. Vi zoomar och panorerar bilden till den första regionen som är patientnamnet. Klicka på Skapa OCR-zon. Klicka på verktyget Rita region, rita en zon runt datafältet. Var noga med att rita zonen tillräckligt bred för att den maximala datastorleken ska få plats. När du släpper musen visas dialogrutan Inställningar av OCR-zon. Ge OCR-zonen ett namn. Klicka i textfältet och ange ett namn. I det här exemplet använder vi patchkoden för dokumentseparation. Om vi hade velat separera dokument baserat på ett OCR-fält, kunde vi definierat det här. Dessa OCR-zonsdata finns på dokumentnivå. Observera den definierade OCR-zonen som visas med rektangeln. 2
Namnet på zonen anges i den här fönsterrutan. Patient name Upprepa detta för varje streckkod. Rita en region Arbetsgivarnamn runt varje OCR-zon, namnge zonen och ändra Försäkringsplan eventuellt inställningarna om det behövs. 3. Jobbinställning: Fliken Index Välj fliken Index. Klicka på Lägg till. Ange Label. Patient name Ange beskrivning (valfri). Obs! Patientnamnet finns till vänster på formuläret. Välj OCR::Patient name. Ange Indataformat. Format: datatyp<min,max> Nästa steg blir att definiera ett indexfält för varje OCR-zon. Välj fliken Index. Du måste ställa in ett indexfält på dokumentnivå. I det här exemplet gör vi inställningen så att jobbet associerar indexfälten med OCR-data. Klicka på Lägg till så kan du lägga till ett indexfält. Det definierade indexfältet kallas för Label. Välj Label-textfältet och ange texten. Det första indexfältet kallas för "Patient name". Nu ska vi ange en beskrivning som är valfri. Välj beskrivningstextfältet och ange en beskrivning. Vi vill att detta indexfält ska skapas automatiskt via OCR-data i stället för att behöva mata in data med tangentbordet. Därför måste vi ange ett standardvärde för detta index. Klicka i den nedre delen av rullningslisten och rulla ned till slutet av listan. Välj OCR Patient name. Indataformatet anger teckentypen och minsta och högsta antal tecken som får användas för ett dokumentnamn. Klicka i inmatningsformatet och ange ett. Datatyp: A = Endast bokstavstecken 9 = Endast siffertecken X = Endast bokstavs- och siffertecken? = Alla tecken?<1,50> I det här exemplet används ett frågetecken för datatypen. Det betyder att vilket tecken som helst kan användas i vårt "patientnamn". "Patientnamnet" kan bestå av minst ett tecken och högst femtio tecken. Observera att eftersom vi har angivit minst ett tecken så är indexfältet nu obligatoriskt. Om du behöver hjälp med indataformatsyntaxen kan du klicka på Hjälp-knappen och få mer information. För varje indexfält: Klicka på knappen Lägg till. Ange Label. Ställ in standardvärdet. Justera inställningarna efter behov. Patient name Arbetsgivarnamn Försäkringsplan Upprepa detta för varje indexfält. Lägg till varje fält, ange en etikett, ställ in standardvärde och ändra eventuellt inställningarna om det behövs. Observera de definierade indexfälten. Varje indexfält skapas automatiskt med OCR-data. Indataformaten motsvarar den datatyp som vi förväntar i varje OCR. 3
Vi lägger till ytterligare ett fält, mottagningsdatum. Det är det aktuella systemdatumet. Klicka på Lägg till. Klicka på Lägg till så kan du lägga till ett indexfält. Ange Label. Välj Label-textfältet och ange texten. Mottagningsdatum Klicka på Datum (MM), sedan Lägg Vi vill att datumet ska ha formatet månad, dag och 4 tecken för år. Så vi väljer först Datum månad och klickar sedan på Lägg Klicka på Datum (dd), sedan Lägg Sedan väljer vi Datum dag och klickar på Lägg Klicka på Datum (åååå), sedan Lägg Fältens ordningsföljd kan ändras om. Klicka på Försäkringsplan. Klicka på Flytta uppåt. 4. Jobbinställning: Fliken Utdata Välj fliken Utdata. Markera kryssrutan Fil 1. Välj Filtyp. Välj PDF. Klicka på Alternativ. Välj Flersidig. Klicka på Ta bort formel. Välj Standard för utdatasökväg. Välj "\". Välj DOC_IDX: Arbetsgivarnamn. Rulla till början av listan. Välj "\". Slutligen väljer vi Datum år med 4 tecken för år och klickar på Lägg Då får vi datum i det format som vi vill ha. Du kan ändra ordningen på fälten. Klicka på Försäkringsplan. Klicka på Flytta uppåt. Välj nu fliken Utdata. Vi vill skapa en mapp för varje arbetsgivare och sedan vill vi inuti den mappen ha en mapp för varje patient som arbetar hos denna arbetsgivare. Vi vill att utdatafilerna ska namnges med mottagningsdatum. Filerna ska vara i PDF-format och alla blanketter i ärendet ska finnas med. Som standard är kryssrutan Fil 1 markerad. Välj filtyplistan under Alla. Välj PDF. Klicka på Alternativ. Välj Flersidig. Detta väljer automatiskt dokument. Vi vill ha en flersidig PDF-fil för varje dokument. Nu måste vi ange sökvägen och filnamnet förvåra utdata. Det finns en standardfilsökväg med en formel. Vi vill börja från början. Klicka på Ta bort formel. Tillbaka på fliken Fånga ställer vi in en standardutdatasökväg som vi kallar för Health Claims. Det blir utgångspunkten för vår filsökväg. Välj Standard för utdatasökväg. Välj omvänt snedstreck. Klicka i den nedre delen av rullningslisten och rulla ned till slutet av listan. Skapa en mapp för arbetsgivarnamnet genom att välja dokumentindexet Arbetsgivarnamn. Klicka i den övre delen av rullningslisten och rulla upp till början av listan. Välj omvänt snedstreck. Klicka i den nedre delen av rullningslisten och rulla ned till slutet av listan. 4
Välj DOC_IDX: Patient Name. Skapa en mapp för patientnamnet genom att välja dokumentindexet Patient Name. Rulla till början av listan. Klicka i den övre delen av rullningslisten och rulla upp till början av listan. Välj "\". Välj omvänt snedstreck. Vi har angett vår filsökväg. Nu vill vi ange filnamnet. Välj fliken Filnamn. Välj fliken Filnamn. Vi ska skapa en ny formel som genererar ett filnamn. Vi vill att filnamnet ska vara mottagningsdatum följt av ett standardfiltillägg. Klicka på Ta bort formel. Klicka på Ta bort formel. Klicka i den nedre delen av rullningslisten och rulla ned till slutet av listan. Välj DOC_IDX: Mottagningsdatum. Välj dokumentindexet Mottagningsdatum. Rulla till början av listan. Klicka i den övre delen av rullningslisten och rulla upp till början av listan. Välj Standard för filtillägg. Välj Standard för filtillägg. Detta lägger automatiskt till rätt filtillägg för det filformat som vi väljer. Vad händer om det finns flera skadeanmälningsblanketter som tagits emot samma datum? Det vill säga vad händer om samma filnamn förekommer dubbelt för en patient? Vi kan välja vad vi vill ska hända i så fall. Välj Lägg till ett löpnummer i namnet. Välj Lägg till ett löpnummer i namnet. Då läggs ett understreck och ett löpnummer till filnamnet. Det här är de formler för sökväg och filnamn som vi precis har skapat. Avmarkera Index: XML. Eftersom vi namnger mappar och filer med indexdata, behöver vi inte någon indexfil. Avmarkera kryssrutan Index XML. Nu är vi klara med jobbinställningarna. 5. Skanna dokumentet Klicka på Ny batch. Klicka på rullgardinsmenyn Jobbnamn. Välj jobb Health Claims er. Välj en sidinställning. Klicka på Sidinställningar. Klicka på Spara som. Ange ett nytt sidinställningsnamn. Nu när jobbet har ställts in, är det dags att skanna dokumentet. Klicka på knappen Ny batch i verktygsfältet. Klicka på rullgardinsmenyn Jobbnamn. Välj Health Claims er. Nu är det dags att välja en sidinställning. Nu måste vi göra ett val. OCR på blanketter är noggrannare med färgbortfall, det vill säga om vi tar bort färgblanketten och kör OCR enbart på data. Om din skanner stödjer elektroniskt färgbortfall ska du ställa in skannern för det nu. Klicka på Sidinställningar. Klicka på Spara som. Ange ett nytt namn för sidinställningen, i det här fallet "Health Claim Red Dropout". 5
Klicka på Inställningar så öppnas Klicka på Inställningar så öppnas dialogrutan för dialogrutan för skannerinställningar skannerinställningar och ställ in färgbortfall för den och ställ in färgbortfall för den sida sida av blanketten som har OCR. av blanketten som har OCR. Läs bruksanvisningen för din skanner om du vill veta mer. Klicka på Start. 6. Kontrollera dokumentseparation. Klicka på varje dokument och kontrollera patchkoden. 7. Kontrollera indexdata Välj Index. Välj Redigera indexfält. Visa indexdata. Klicka på Zoomningszon. Klicka på Föregående dokument. Klicka på Spara och avsluta indexering. 7. Utmatning av filerna Klicka på Utdata. Klicka på Start så startar skanningen. Som du ser har vi skannat 3 dokument som vart och ett startade med en patchkod, och 3 dokument visas i batchutforskaren. Om vi klickar på ett dokument ser vi att den första sidan innehåller patchkoden. Vår dokumentseparation har utförts rätt. Vi kontrollerar våra indexdata så att vi säkert har ställt in jobbet riktigt. I det här exemplet går vi till indexeringsläge och visar data. Välj Index. Välj Redigera indexfält. Indexdata för det här dokumentet visas. Vi kan zoom in på bilden och visuellt kontrollera indexdata mot OCR-zondata på bilden. Vi ställer in visningen så att vi enkelt kan se uppgifterna. Först förstorar vi indexfönstret så att vi ser alla data. Eftersom alla våra indexdata finns på blankettens framsida, ändrar vi visningen till 1 bild åt gången. Vi kan definiera en zoomningszon för varje indexfält. Klicka på knappen Zoomningszon. Klicka och dra en region runt data för indexfältet. Kontrollera att uppgifterna stämmer överens med indexfältet. Vi ritar en zoomningszon för det här indexfältet. Kontrollera att uppgifterna stämmer överens med indexfältet. Vi ritar en zoomningszon för det här indexfältet. Kontrollera att uppgifterna stämmer överens med indexfältet. Dessa zoomningszoner används för alla dokument i det här jobbet. Klicka på Föregående dokument. Som du ser stämmer indexdata överens mellan bilden och indexfältet. Indexdata stämmer överens mellan bilden och indexfältet. Du kan kontrollera detta för alla dokument om du vill. Vår indexering ser bra ut, så vi vill lämna indexeringsläget och mata ut vår batch. Klicka på Spara och avsluta indexering. Nu är det dags att mata ut batchen. Klicka på knappen Utdata. Utmatningen är klar. 6
Kontrollera skanningen. Kontrollera filerna genom att leta upp mappen "Health Claims" som vi skapade i det här exemplet. Precis som vi ställt in har vi en mapp för varje arbetsgivare. Inuti varje arbetsgivarmapp finns en mapp med arbetstagarens namn. Inuti varje arbetstagarmapp finns en PDF-fil med mottagningsdatum. Du kan öppna PDF-filen och kontrollera dokumentinnehållet och verifiera skanningen. Detta avslutar det här arbetsflödet. 7