Revisionsrapport Kompetensförsörjning och generationsskiften Piteå kommun Datum Helena Lundberg, Certifierad kommunal revisor
2009-09-03 Helena Lundberg, uppdragsansvarig
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...4 2 Inledning...6 2.1 Bakgrund...6 2.2 Revisionsfråga...6 2.3 Metod och avgränsning...7 3 Personalutskottet...8 4 Granskningsresultat...9 4.1 Strategi kompetensförsörjning och generationsskifte...9 4.2 Riktlinjer...10 4.3 Tillsättande av tjänster som frigörs p.g.a. pensionsavgång...10 4.4 Resurser till kompetensförsörjning och generationsväxling...10 4.5 Kännedom om kommunövergripande personalpolitiska riktlinjer...11 4.6 Säkerställande av att personalpolitiska riktlinjer tillämpas...11 4.7 Uppföljning och redovisning...11 4.8 Samverkan med andra kommuner eller landstinget...12
1 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat kommunens arbete med kompetensförsörjning och generationsskiften. Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunen bedriver en ändamålsenlig personalpolitik med inriktning på kompetensförsörjning och generationsskifte samt bedöma om den interna kontrollen är tillfredsställande. Granskningen har resulterat i följande iakttagelser: - Det finns ingen dokumenterad strategi för kommunens kompetensförsörjning och generationsskifte. Intervjuade personer ger dock en enhetlig bild av hur arbetet med generationsväxlingsproblematiken hanteras. Kommunen arbetar aktivt för att säkerställa att kommunen erhåller erforderlig kompetens och att kompetensöverföring sker där behov finns. - Tjänster som frigörs p.g.a. pensionsavgång tillsätts i första hand av tillsvidareanställd personal med efterfrågad kompetens och som tidigare varit visstidsanställda. Externrekrytering sker i mindre utsträckning och omplacering 1 sker marginellt. - Det finns inte riktlinjer som specifikt hanterar generationsväxlingsproblematik. Däremot finns ändamålsenliga riktlinjer rörande rekrytering där det framgår att omvärldsbevakning och behovsanalys ska föregå rekrytering. - Det finns kriterier för hur avsatta omställningsmedel ska nyttjas. Dessa kriterier är kända och dokumenterade men inte distribuerade inom organisationen - De kommunövergripande personalpolitiska riktlinjerna är kända i organisationen. De finns samlade på kommunens intranät under särskilda domäner, s.k. Chefsrummet och Personalrummet, vilket är väl känt inom organisationen. - Det sker ingen direkt uppföljning som säkerställer att de personalpolitiska riktlinjerna tillämpas. Däremot sker en indirekt uppföljning av personalkonsulenterna vid deras kontakter med verksamheterna. Vi kan inte uttala oss om hur befintliga kommunövergripande personalpolitiska riktlinjer tillämpas, eftersom ingen dokumenterad och strukturerad kontroll och utvärdering sker rörande riktlinjernas tillämpning. - Uppföljning och redovisning till kommunstyrelsen sker i samband med årsredovisningen och delårsrapporten. Även kommunens personalbokslut redovisar området. Uppföljning och redovisning över hur omställningsmedlen nyttats eller vilka effekter dessa gett upphov till redovisas inte. - Samverkan med andra kommuner och landstinget förekommer i viss utsträckning. 1 Omplacering sker i de fall det är möjligt, d.v.s. då personer har den kompetens som efterfrågas. 4
Mot bakgrund i ovanstående iakttagelser görs bedömningen att kommunen bedriver en i allt väsentligt ändamålsenlig personalpolitik med inriktning på kompetensförsörjning och generationsskifte. Den interna kontrollen kan utvecklas genom att dels dokumentera och fastställa en strategi inom området och dels bedriva en strukturerad uppföljning/kontroll. För framtiden rekommenderas; - Fastställ och dokumentera en strategi rörande framtida kompetensförsörjning/generationsväxling. Med beaktande av att merparten av Norrbottens kommuner och landstinget kommer att stå inför personalbehov vid relativt samma tidpunkt bedömer vi att personalutskottet/kommunstyrelsen bör fastställa/dokumentera en strategi. - Distribuera fastställda kriterier rörande nyttjandet av resurser rörande kompetensförsörjning/kompetensöverföring inom organisationen alternativt tillse att de finns tillgängliga via intranätet - Utveckla den interna kontrollen genom en strukturerad uppföljning av omställningsmedlens nyttjande och tillämpningen av befintliga personalpolitiska riktlinjer samt dokumentation av densamma 5
2 Inledning 2.1 Bakgrund Granskningen har tillkommit ur revisorernas bedömning av väsentlighet och risk. Personalen är kommunens viktigaste resurs. Kommunerna står på längre sikt inför nyrekryteringar bl.a. på grund av stora pensionsavgångar. Information och analys av nuläge och framtid är ett första steg i ett strukturerat personalstrategiskt arbete. Samtidigt är strategiska insatser, både för att locka kompetent personal och bibehålla den man redan har, viktigt. Kommunstyrelsen har i verksamhetsplan 2009 erhållit i uppdrag att samordna arbetet med generationsväxling/kompetensförsörjning. Vidare har revisionen granskat området 2007 med syfte att bedöma om kommunens verksamhet inför generationsskiften är ändamålsenlig samt internkontrollen rörande kommunövergripande personalpolitiska riktlinjer är tillräcklig. Den sammanfattande bedömningen var att kommunens verksamhet inför generationsskiften är i allt väsentligt ändamålsenlig, men uttalade strategier och riktlinjer bör dokumenteras. Den interna kontrollen av kommunövergripande personalpolitiska riktlinjer bör förbättras. 2.2 Revisionsfråga Granskningens revisionsfråga är; Bedriver kommunen en ändamålsenlig personalpolitik med inriktning på kompetensförsörjning och generationsförsörjning? Finns en tillfredsställande internkontroll? Följande revisionsfrågor avser granskningen besvara: - Finns en strategi för kommunens kompetensförsörjning och kommande generationsskifte och är den i så fall dokumenterad, känd och tillämpad i organisationen? - Vilka erhåller tjänster som frigörs p.g.a. pensionsavgång? - Finns ändamålsenliga riktlinjer för området? - Finns kriterier för hur avsatta resurser rörande kompetensförsörjning/generationsförsörjning ska nyttjas? - Är befintliga kommunövergripande personalpolitiska riktlinjer kända i organisationen? - Hur säkerställer nämnden att dessa tillämpas? - Sker uppföljning och redovisning till kommunstyrelsen? - Sker samverkan med andra kommuner eller landstinget? 6
2.3 Metod och avgränsning Granskningen baseras på intervjuer med personalchef, personalkonsulent vid socialförvaltningen och förvaltningschef vid miljö- och byggkontoret samt granskning av personalpolitiska riktlinjer rörande rekrytering, kommunstyrelsens reglemente, kommunstyrelsens delegationsordning, kommunens årsredovisning och personalbokslut. Granskningen avgränsas till att omfatta socialnämnden, miljö- och byggnadsnämnden samt kommunstyrelsen. 7
3 Personalutskottet Reglemente för kommunstyrelsen fastställer att det ska finnas ett personalutskott bestående av fem ledamöter och fem ersättare. Personalutskottets uppdrag fastställs i delegationsbestämmelser för kommunstyrelsen 2. En stor del av personalfunktionen har delegerats till personalutskottet eller utskottets ordförande bl. a. Personalutskottet: - Besluta om stridsåtgärd - Själv eller genom ombud föra kommunens talan i frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare - Avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare - Lämna uppdrag som avses i den kommunala delegationslagen - Anställningsbeslut Kategori 1) Förvaltningschef - Uppsägning, avsked och disciplinära åtgärder samt avstängning Kategori 1) Förvaltningschef - Prövning av bisyssla Kategori 1) Förvaltningschef, 2) Avdelningschef Utskottets ordförande: - Med bindande verkan för kommunen genom kollektivt avtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. - Lönebeslut vid nyanställning Vid anställning av 1) Förvaltningschef - Beslut om särskild avtalspension, samt om att kvarstå i tjänst efter uppnådd pensionsålder Kategori 1) Förvaltningschef 2 2008-09-29 226, rev 2009-03-02 24 och 27. 8
4 Granskningsresultat 4.1 Strategi kompetensförsörjning och generationsskifte Det finns ingen dokumenterad strategi för kommunens kompetensförsörjning och kommande generationsskifte i likhet med tidigare granskning. Det har framkommit önskemål om en tydlig strategi samt i större utsträckning aktivt agerande från personalkontoret att attrahera extern personal till Piteå kommun. Det framgår även i kommunens personalbokslut att ett strategiskt arbete med personalförsörjning är avgörande eftersom medelåldern är hög och många kommer att gå i pension de närmaste tio åren. I de personalpolitiska riktlinjerna rörande rekrytering berörs området något. I fastställd arbetsgång av rekryteringsarbetet ingår omvärldsanalys och behovsanalys, se figur 1 nedan. Kommunens omvärldsanalys tar upp framtida behov av personalförsörjning, enligt intervju. Socialförvaltningen har generellt en stor grupp anställda för relativt likartad tjänstgöring, medan Miljö- och byggförvaltningen har en hög grad av specialister. Socialförvaltningen och Miljö- och byggförvaltningen arbetar båda aktivt med att både locka personal och att behålla personal. Miljö- och byggförvaltningen arbetar mycket aktivt med att vara uppdaterade på var tillgänglig kompetens finns i landet p.g.a. svårigheter med att rekrytera specialister. 9
4.2 Riktlinjer Riktlinjer rörande rekrytering har reviderats. I de nya riktlinjerna framgår Rekryteringsarbetet bygger på en aktiv omvärldsbevakning och en regelbunden analys av framtida behov på både kort och lång sikt. Granskade förvaltningar har kontinuerlig bevakning rörande personalstatusen. Det finns uppbyggda rutiner för analys av framtida behov på både kort och lång sikt. Förvaltningarna har även en aktiv omvärldsbevakning. 4.3 Tillsättande av tjänster som frigörs p.g.a. pensionsavgång Under 2008 var det 91 personer i kommunen som gick i pension. Merparten av dessa lediga tjänster tilldelades tillsvidareanställd personal. Kommunen har ett stort antal vikarier/timanställda som erhållit tillsvidareanställning. Det innebär att de tjänster som frigjordes främst tillföll personal som konverterat in som tillsvidareanställd. Lediga tjänster tillsätts endast marginellt med personer som ska omplaceras. Intervjuade framhåller att det är väsentligt att lediga tjänster tillsätts med personal som har efterfrågad kompetens. Vidare förklaras vissa tjänster som lediga och utannonseras, detta rör framförallt tjänster som kräver unik kompetens. Socialförvaltningen och Miljö- och byggförvaltningen hade skilda förfaringssätt vid tillsättande av sina tjänster som frigjorts p.g.a. pensionsavgång. Inom socialförvaltningen har merparten tillsatts av tillsvidareanställd personal. Vissa tjänster har utannonserats. Inom Miljö- och byggförvaltningen har samtliga tjänster tillsatts av extern personal. Dessa har i stor utsträckning erhållit en direkt förfrågan av förvaltningen om de är intresserade av tjänsten. 4.4 Resurser till kompetensförsörjning och generationsväxling Det finns fastställda och dokumenterade kriterier för hur de s.k. omställningsmedlen ska nyttjas. Resurserna ska nyttjas till avslut, rekrytering och generationsväxling. Resurserna har tidigare i stor utsträckning nyttjats till avslut men tenderar allt mer att nyttjas för rekrytering i förtid för att klara kompetensöverföringen enligt personalchefen. Det finns ingen statistik som visar hur resurserna nyttjats. Ett led i att skapa förutsättningar för kompetensöverföring är de pensionserbjudanden som går ut till delar av personalen. Personalchefen redovisar övergripande hur omställningsresurserna har nyttjats i samband med årsredovisningen. 10
Socialförvaltningen och Miljö- och byggförvaltningen känner till kriterierna för hur omställningsresurserna ska nyttjas. Intervjuade hade däremot inte tillgång till de dokumenterade kriterierna. 4.5 Kännedom om kommunövergripande personalpolitiska riktlinjer Befintliga personalpolitiska kommunövergripande riktlinjer finns i kommunens intranät, under chefsrummet, tillgänglig för samtliga arbetsledare, och personalrummet, tillgänglig för all personal. Vidare bedriver personalkontoret arbetsledarutbildning en gång per månad där personalpolitiska riktlinjer diskuteras. Intervjuade framför även att nyanställda erhåller information om befintliga personalpolitiska riktlinjer. Vidare diskuteras dessa mer ingående vid behov. 4.6 Säkerställande av att personalpolitiska riktlinjer tillämpas Det är personalkontoret som ansvarar för att följa upp att de personalpolitiska riktlinjerna och rutinerna tillämpas. Detta sker indirekt via personalkonsulenterna som arbetar direkt mot verksamheterna. De erhåller signaler om befintliga riktlinjer tillämpas eller inte vid möten med arbetsledare/personal. I de fall riktlinjer inte tillämpas påtalas detta. Vidare har personalkonsulenterna till uppgift att följa upp målen som finns i befintliga riktlinjer. I detta arbete sker viss kontroll att riktlinjer tillämpas. Personalchefen har en känsla av att befintliga riktlinjer och rutiner tillämpas. 4.7 Uppföljning och redovisning Det sker viss uppföljning och redovisning rörande personalförsörjning och generationsväxling till kommunstyrelsen. Redovisning sker regelbundet i form av att; - En personalprognos sammanställs årligen - Ett personalbokslut sammanställs årligen - Årsredovisningen - Delårsrapporten - Redovisning till personalutskottet rörande nyttjandet av omställningsresurserna - Omvärldsanalys I kommunens personalbokslut redovisas årets händelser. Under 2008 har fyrkanten gemensamt varit representerade på arbetsmarknadsdagar och mässor, beskrivit sin verksamhet för Lernias jobbcoachings grupper vid flera tillfällen. Vidare har Piteå kommun medverkat i Arbetsförmedlingens aktivitet Jobb till 1000. Det framgår inte i vilken ut- 11
sträckning omställningsmedlen nyttjats och inte heller till vilken typ av insats; avslut, kompetensöverföring eller rekrytering. Socialförvaltningen upprättar årligen ett eget personalbokslut där redovisning sker. Miljöoch byggförvaltningen redovisar området i årsredovisningen och delårsrapporten. Vidare informeras nämnderna löpande vid behov. 4.8 Samverkan med andra kommuner eller landstinget Samverkan sker inom fyrkanten rörande personalförsörjning på en övergripande nivå. Kommunen bedriver även ett nätverksbaserat samarbete med - Norrbottenskommunerna - Kustkommunerna - Sveriges kommuner och landsting - Personalnätverk i Piteå kommun - Norrbottens läns landsting - Arbetsförmedlingen - Högskolor/universitet Socialförvaltningen samverkar med högskola/universitet och Strömbackaskolan i syfte att skapa intresse för vård och omsorg. De samverkar även med landstinget. Den samverkan som sker syftar i stor utsträckning till att locka personal till vården. Miljö- och byggförvaltningen samverkar inom fyrkanten och har en överenskommelse att inte bjuda över varandra. Detta fungerar dock inte i praktiken. I övrigt sker samverkan i ytterst liten utsträckning. 12