UPPHANDLING AV LAGER- OCH LOGISTIKTJÄNSTER FÖR POLISMYNDIGHETEN OCH TULLVERKET

1 (13) Datum 2017-02-22 Sak- och Diarienr (åberopas) 949-A398-713/2016 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Ansvarig handläggare Arash Jahani E-post arash.jahani@polisen.se Kravspecifikation framtagen av Katarina Roos Löwstedt, Inköpare uniformslagret BILAGA 5 KRAVSPECIFIKATION UPPHANDLING AV LAGER- OCH LOGISTIKTJÄNSTER FÖR POLISMYNDIGHETEN OCH TULLVERKET Postadress Box 12256 Besöksadress Polhemsgatan 30 Telefon 114 14 Webbplats www.polisen.se E-post rikspolisstyrelsen@rps.police.se

2 Innehåll 1 ALLMÄNT OM HUR TJÄNSTERNA SKA UTFÖRAS... 3 2 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 1 (Styckeshantering av artiklar (inleverans, sortering samt utleverans))... 4 2.1 INLEVERANS AV ARTIKLAR... 4 2.2 ORDER OCH UTLEVERANSER... 5 3 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 2 (Expressorder)... 6 3.1 EXPRESSORDER... 6 4 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 3 (Returhantering och Reklamationer)... 6 4.1 RETURHANTERING OCH REKLAMATIONER... 6 5 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 4 (Lagervolym) OCH TJÄNSTEFUNKTION 5 (Lagervolym vid extra behov)... 7 5.1 SÄKERHETSSKYDD OCH LOKAL... 8 5.2 LAGERHÅLLNING... 8 6 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 6 (Merarbete)... 8 6.1 KUNDTJÄNST... 8 6.2 INVENTERING... 9 6.3 KASSATION... 9 6.4 ÖVRIGA TJÄNSTER... 10 7 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 7 (Data/IT)... 10 7.1 DATA/IT... 10 8 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 8 (Frakt)... 10 8.1 FRAKT OCH GODSFÖRSÄKRING... 10 9 ÖVRIG KRAVSPECIFIKATION SOM I TILLÄMPLIGA DELAR AVSER TJÄNSTEFUNKTIONER 1-5 och 7-8... 11 9.1 EMBALLAGE OCH FÖLJESEDEL... 11 9.2 DOKUMENTATION OCH BESTÄLLNINGSSYSTEM... 11 9.3 UTVECKLINGSSTÖD OCH UPPFÖLJNINGSMÖTEN... 13

3 1 ALLMÄNT OM HUR TJÄNSTERNA SKA UTFÖRAS Den här Kravspecifikationen innehåller krav som ställs på tjänstefunktionerna under avtalstiden. Ta även del av de allmänna förutsättningarna som framgår under punkten 2 i Anbudsförfrågan. Polismyndigheten och Tullverket är två olika myndigheter och Leverantörens leveranser i enlighet med villkoren avseende alla tjänstefunktioner utförs således med beaktande av detta. Leverantören ska med anledning av detta under Avtalstiden tydligt särskilja Polismyndighetens- respektive Tullverkets artiklar. Med berörd myndighet eller respektive myndighet avses i denna bilaga och i ljuset av föregående stycke Polismyndigheten eller Tullverket. Tjänsterna kan övergripande sammanfattas som lagerhållning och distribution av artiklar för Polismyndighetens och Tullverkets räkning. Distribution sker till Polismyndigheten och Tullverket som verkar nationellt inom hela Sverige. Kravspecifikationen reglerar även ordermottagning, databehandling samt uppföljnings- och prognosarbete. Leverantören ansvarar för mottagande av sändningarna, sortering, lagerhållning och vidare distribution till de olika avdelningarna inom berörd myndighet. Leverantörens uppdrag kan övergripande beskrivas enligt följande: lagerhållning, hantering av artiklar, mottagning av beställningar via ett digitalt beställningssystem samt distribution av artiklar som beställs av berörd myndighet. Polismyndigheten och Tullverket äger, för respektive del, artiklarna i lagret och tillser att det finns rätt artiklar och rätt mängd som uppfyller respektive myndighets krav och behov. För att ge en uppfattnings om vilka typer av artiklar som förekommer återges här exempel som inte är utömmande: Båtmössa, keps, sticka luva V, sticka luva S, skyddshjälm industri, vinter mössa, vinter mössa skärm, KV-hjälm M.I.C.H, lampfäste M.I.C.H, jacka TVM07, piké, instruktörspike orange, T-shirt, polo, skyddsvästsundertröja Craft, uniformströja TVM15, woolpower tröja, TVM Foder XXS, arbetsskjorta TVM10ts, uniformskjorta kort ärm, uniformskjorta lång ärm, arbetsbyxor TVM07, innebyxa (befälsbyxa), woolpower byxa, reflexväst, slips, regnställ (jacka och byxa), uniformshandskar, scannarhandske V, tumvante, montagehandske, kevlarhandskar, bälte läder med Tullemblem, tjänstgöringsuniformen för yttre tjänst, jackor, byxor, tröjor, regnplagg, vinterplagg, högtidsuniformer, kavajer, byxor, kjolar, skjortor, slipsar med mera. Värdet på lagerhållna materialet varierar över tid beroende på in- och utflödet i lagret. Vid bokslut brukar värdet ligga på cirka 51 miljoner kronor.

4 Vidare har Leverantören i uppdrag att ta emot påfyllnadsleveranser till lager och bistå vid leveranskontroll av dessa artiklar. Leverantören förser även berörd myndighet med nödvändig information, såsom lagerstatus och annan nödvändig information. Det är information som respektive myndighet behöver för att effektivt kunna försörja sin verksamhet med artiklar. Sammanfattningsvis ska följande tjänster utföras under avtalstiden i enlighet med denna Kravspecifikation: Tjänstefunktion 1: Styckeshantering av artiklar (inleverans, sortering samt utleverans) Tjänstefunktion 2: Expressorder Tjänstefunktion 3: Returhantering och Reklamationer Tjänstefunktion 4: Lagervolym Tjänstefunktion 5: Lagervolym vid extra behov Tjänstefunktion 6: Merarbete Tjänstefunktion 7: Data/IT Tjänstefunktion 8: Frakt Betalning sker i enlighet med den prislista som Leverantören inkommit med i sitt anbud. 2 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 1 (Styckeshantering av artiklar (inleverans, sortering samt utleverans)) 2.1 INLEVERANS AV ARTIKLAR Berörd myndighet gör inköp till lagret från olika tillverkare och leverantörer från hela världen. Vid leverans från tillverkare och returer från kunder ska Leverantören genomföra en inleverans som omfattar tre (3) moment: ankomstkontroll, artikelkontroll samt insortering. Leveranser från berörd myndighets leverantörer sker kontinuerligt över hela året. Inleverans ska omfatta följande: Ankomstkontroll: Direkt vid ankomst av gods till Leverantören ska berörd myndighet informeras. Senast två (2) arbetsdagar efter ankomst från leverantör ska hela sändningen kontrolleras avseende skador, brist eller annan visuell avvikelse på emballage. Alla avvikelser ska registreras och rapporteras till berörd myndighet. Artikelkontroll: Senast två (2) arbetsdagar efter ankomst från artikelleverantör ska Leverantören slumpmässigt plocka ett överenskommet antal artiklar från leveransen och skicka till berörd myndighet för kvalitetskontroll. Leverantören ska samtidigt meddela berörd myndighet vad som skickats. Vid behov kan berörd myndighet begära att fler artiklar från en leverans skickas för en utökad kvalitetskontroll. Dessa artiklar returneras sedan från berörd myndighet till Leverantören och

5 ska således inlevereras. Returer från berörd myndighet genom artikelkontroll ska inte ses om returer från kund och ska inte debiteras som returer enligt tjänstefunktion 3. Se mer om returhantering under punkten 4. Sortering till hyllplats/plockplats När berörd myndighet godkänt artikel ska leveransen sorteras och inlevereras på hyllplats/plockplats. Leverantören ska vid detta moment kontrollera att leveransen överensstämmer med bifogade pack- och/eller följesedlar. Avvikelser rapporteras till berörd myndighet. Detta ska vara genomfört senast två (2) arbetsdagar efter att berörd myndighet godkänt artikel och meddelat Leverantören om detta. Leverantören ska efter att sortering till hyllplats/plockplats skett skicka en inleveransrapport per e-post till berörd myndighet. Inleveransrapporten ska innehålla följande information: - inleveransdatum - berörd myndighets inköpsordernummer - artikelleverantör - berörd myndighets artikelbenämning - beställt antal per storlek/resterande beställt antal per storlek (vid delleverans) - levererat antal 2.2 ORDER OCH UTLEVERANSER Leverantören ska kunna ta emot order och utleverera fyra (4) olika typer av order. Dessa ordertyper är normalorder, förbeställd order, artikelleverantörsorder samt expressorder (se tjänstefunktion 2). Leveranser går nästan uteslutande till fasta adresser inom berörda myndigheter och är kopplade till kundnummer. Endast behörig personal inom respektive myndighet kan/får beställa artiklar från lagret. Se även tillämpliga punkter under punkten 9. När Leverantören erhåller en order ska en orderbekräftelse per kundordernummer skickas omgående med e-post till kunden. Orderbekräftelsen ska innehålla följande information: - kundordernummer - orderdatum - berörd myndighets benämning - beställt antal - om artikeln finns på lager - planerad lagerpåfyllnad i de fall artikeln ej finns på lager - avsändare

6 Samtliga order för utleverans (exklusive artikelleverantörsorder) ska personpackas och emballeras enligt punkten 9.1. Med personpackning avses att order packas separat eller att det tydligt framgår vem som ska ha artikeln om det sampackas med andra artiklar avsedda för andra personer på samma leverans. Personpackning ska märkas med individ-id/beteckning som packningen avser och som angetts på ordern. När ordern är skickad ska Leverantören skicka en leveransbekräftelse till kund. Normalorder: Normalorder ska vara klar för utleverans senast tre (3) arbetsdagar efter att ordern är Leverantören tillhanda. Expediering ska kunna ske varje helgfri måndag-torsdag. Order ska personpackas och märkas med individnamn. Förbeställd order (order med angivet leveransdatum): Förbeställd order ska vara klar för utleverans enligt av kunden angivet leveransdatum. Förbeställd order ska personpackas och märkas med individnamn. Artikelleverantörsorder: Avser order från berörd myndighet till artikelleverantör. Berörd myndighet anger leveransadress vid order. Artikelleverantörsorder ska behandlas och utlevereras senast tre (3) arbetsdagar efter inkommen order från berörd myndighet. 3 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 2 (Expressorder) 3.1 EXPRESSORDER Expressorder insändes av berörd myndighet per e-post. Expressorder som är Leverantören tillhanda före klockan 12.00 ska behandlas och utlevereras senast 16.00 samma dag. Expressorder ska personpackas och märkas med individnamn. 4 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 3 (Returhantering och Reklamationer) 4.1 RETURHANTERING OCH REKLAMATIONER Leverantören ska hantera returer/reklamationer enligt nedan. Det omfattar hantering, orsaksregistrering och i förekommande fall återinlagring på hyllplats/plockplats samt returstatistik som redovisas till berörd myndighet veckovis. Returer från kund kan till exempel vara: - felbeställning - ångrat köp

7 - felplock - felaktig artikel/reklamation - outlöst gods Returer från berörd myndighet avseende artiklar som från början skickats för artikelkontroll ska ej definieras som retur från kund. Retur till exempel på grund av felbeställning, ångrat köp eller felplock ska vara bearbetade, det vill säga uppackade, registrerade, återförda till lager och i förekommande fall nyutskick av artikel ske till kund, inom tre (3) arbetsdagar efter ankomst till Leverantören. Retur ska innan återinläggning på lager ha kontrollerats vad avser artikelns finish samt förpackning och märkning. Retur på grund av felaktig artikel eller reklamation ska vara bearbetade, det vill säga uppackade och i förekommande fall nyutskick av artikel ske till kund, inom tre (3) arbetsdagar efter ankomst till Leverantören. Dessa returer ska kontrolleras och registreras vad avser felorsak och lagerhållas på särskild plats i väntan på åtgärd, till exempel retur till Leverantören eller kassation. Mer om kassation framgår av punkten 6.3. Återrapportering av returnerade artiklar ska ske varje vecka till berörd myndighet och innehålla följande uppgifter. - kundnummer. - berörd myndighets benämning - antal - ankomst datum - orsak till retur/reklamation 5 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 4 (Lagervolym) OCH TJÄNSTEFUNKTION 5 (Lagervolym vid extra behov) I enlighet med tjänstefunktion 4 ska Leverantören totalt till Polismyndigheten och Tullverket tillhandahålla 500 m3 i lagervolym. 450 m3 avser Polismyndighetens fasta behov och 50 m3 avser Tullverkets fasta behov. Betalning från respektive myndighet till Leverantören sker med beaktande och uträkning av respektive myndighets andel av den totala volymen om 500 m3. Det innebär att Polismyndighetens andel av priset för 500 m3 är 90 procent och Tullverkets andel av priset för 500 m3 är 10 procent. I enlighet med tjänstefunktion 5 ska Leverantören till berörd myndighet tillhandahålla volym som vid behov överskrider det fasta behovet som framgår av tjänstefunktion 4. I dialog med Leverantören ska berörd myndighet bestämma hur stor extra volym som behövs för att möta behovet enligt föregående mening. Leverantören erhåller betalning per m3 avseende tjänstefunktion 5.

8 5.1 SÄKERHETSSKYDD OCH LOKAL Säkerhetsskyddsavtal nivå 1 ingås endast mellan Polismyndigheten och Leverantören. Detta stycke, det vill säga första stycket i denna punkt, avser endast avtalsrelationen mellan Polismyndigheten och Leverantören. Leverantören ska uppfylla de villkor som framgår av Säkerhetskyddsavtal nivå 1 som är bilagd i Förfrågningsunderlaget. Lokalen ska vara bevakad, larmad och sektionerad samt vara försedd med inpasseringskontroll för att förhindra obehöriga att komma in på Leverantörens område eller i dess lokaler. 5.2 LAGERHÅLLNING Polismyndighetens och Tullverkets artiklar ska hållas isär och inte sammanblandas. Polismyndighetens och Tullverkets artiklar sorteras således separat från varandra även om artiklarna får lagerhållas i samma lokal. Leverantören ska lagerhålla artiklar i för ändamålet anpassade lokaler. Artiklar ska skyddas från skador från fukt, damm, ljus et cetera och lokalen ska bland annat vara anpassad för lagerhållning av artiklar såsom textilier och läderprodukter med mera. Samtliga artiklar som lagerhålls ska förvaras inhägnade och väl avskilda, exempelvis genom väggar eller staket, från leverantörens övriga verksamhet som inte avser Polismyndighetens och Tullverkets lagerhållning. Eventuella skador som uppkommit på lagerförda artiklar på grund av brister i hantering enligt denna punkt ska ersättas av Leverantören. Som skada räknas inte normal åldringsförändring i produkt/material. Berörda myndigheter ska ha full tillgång till lagerförda artiklar för antals- och kvalitetskontroller. 6 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 6 (Merarbete) 6.1 KUNDTJÄNST Hos Leverantören ska det finnas en uppbyggd kundtjänst med svensktalande personal som ska vara tillgänglig för att svara på frågor från behöriga beställare på respektive myndighet. Kundtjänst ska vara tillgänglig via telefon och e-post, helgfria vardagar mellan 08.00 16.00. Personal ska kunna ge besked till kund om: - sortiment - leveranstider - priser - allmänna frågor rörande order - aktuellt disponibelt lagersaldo

9 - inleveranser/utleveranser - inneliggande order, restorder Tidsåtgång för beställningsärenden avseende beställning av tjänstefunktioner ingår inte som kundtjänst eller inom ramen för tjänstefunktion 6. Tidsåtgång för beställningsärenden ska ingå i Leverantörens prissättning i enlighet med anbudet. Inte heller ingår det som framgår av punkten 9 inom ramen för tjänstefunktion 6. Frekvensen av antalet telefonsamtal ligger på cirka 18 42 samtal per månad. Under juli- och decembermånad ligger frekvensen av antalet telefonsamtal på cirka 18 24 samtal per månad. Någon redovisning av antalet e-post finns ej men uppskattningsvis är frekvensen cirka 24-36 frågor via e-post per månad. 6.2 INVENTERING Leverantören ska på begäran av berörd myndighet fysiskt inventera lagret minst två (2) gånger per år. Berörd myndighet har rätt att delta vid inventering samt genomföra kontroller i samband med inventeringen. Berörd myndighet ska innan och efter genomförd inventering erhålla rapport med lagersaldo och lagervärde på varje enskild artikelvariant inklusive eventuella inventeringsdifferenser. Följande data/information ska ingå i rapporten: - berörd myndighets benämning - saldo - á pris per artikelvariant - lagervärde på respektive artikelvariant - eventuell inventeringsdifferens på respektive artikelvariant Vid eventuella inventeringsdifferenser mellan saldo i lagersystem och inventerat saldo ska Leverantören rapportera differensen samt i samråd med berörd myndighet undersöka felorsaken. 6.3 KASSATION Leverantören ska bistå med kassation (malning, förbränning) av exempelvis uniformspersedlar och andra liknande artiklar enligt vad som anges i denna punkt. Kassation sker endast efter ett skriftligt beslut från berörd myndighet. Kassation ska ske enligt direktiv från berörd myndighet vad avser säkerhet och tillvägagångsätt. I kassationshanteringen ska följande moment ingå:

10 - utplockning från lager inklusive kontrollräkning - avregistrering från lager - rapportering till berörd myndighet - förvaring i väntan på kassation - transport till förbränning/malning - intyg efter genomförd kassation 6.4 ÖVRIGA TJÄNSTER Leverantören ska också kunna tillhandahålla följande tjänster under denna tjänstefunktion: - utvidgad kontroll av märkning, tvättrådsetikett, storleksetikett, märkesetikett etc. - kontroll och mätning av artiklar enligt instruktion från berörd myndighet - rekonditionering och märkning av artiklar vid returer - ompackning/omsortering av artiklar - medskick (bi-pack) vid utleveranser, t ex informationsblad. 7 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 7 (Data/IT) 7.1 DATA/IT Leverantören ska tillhandahålla IT-kompetens och vara berörd myndighet behjälpliga att utveckla systemlösningar och/eller applikationer för att tillgodose berörd myndighets behov av anpassningar med anledning av Avtalet. Det kan exempelvis röra sig om att utveckla rapporter samt integrera och felsöka berörd myndighets IT-system med Leverantörens IT-system med mera. 8 KRAVSPECIFIKATION: TJÄNSTEFUNKTION 8 (Frakt) 8.1 FRAKT OCH GODSFÖRSÄKRING Leverantören ska ansvara för att utleveransen blir fraktad från lagret till kund genom egna transportlösningar. Transportlösningen ska vara rikstäckande, det vill säga hela Sverige. Leverantören ska även vid behov kunna tillhandahålla en transportlösning som möjliggör leveranser utanför Sverige. Leverantören ska ansvara för att godset är försäkrat under transport via fraktföretag eller egen försäkring.

11 9 ÖVRIG KRAVSPECIFIKATION SOM I TILLÄMPLIGA DELAR AVSER TJÄNSTEFUNKTIONER 1-5 och 7-8 9.1 EMBALLAGE OCH FÖLJESEDEL Godset ska packas i neutral och storleksanpassad kartong som ska tillhandahållas av Leverantören. Kartong ska uppfylla krav enligt standard SS 843001:150C eller motsvarande. Vikt på enskild kartong får ej överstiga 20 kg. Små försändelser eller enstaka artiklar skickas i tillämpliga fall i pappers- eller plastpåse. Vid större sändningar ska godset levereras på EUR-pall (80x120 cm) eller motsvarande pall med dessa mått. Pallens totalhöjd får inte överskrida 1,4 m och ska plastas med icke transparant plast för att dölja innehåll samt förebygga delning av gods under transport. Samtliga försändelser ska vara tydligt märkta med leveransadress och mottagare. Följesedel/packlista med levererade samt restnoterade varor och pris ska bifogas i försändelsen. Följesedel ska vara försedd med berörd myndighets logotyp. Om försändelse består av flera kollin ska det tydligt framgå i vilket kolli följesedeln finns. Längst ner på följesedeln ska det finnas ett fält avsett för returer/reklamation av artikel/-lar som ska bifogas av kund vid retur/reklamation, se punkten 4 angående returhantering och reklamationer. Fältet utformas i dialog med berörd myndighet. 9.2 DOKUMENTATION OCH BESTÄLLNINGSSYSTEM Order från kund sker i affärssystemet Agresso avseende Polismyndigheten och Raindance avseende Tullverket. Leverantören ska tillhandahålla kundens order genom filöverföring, vilket ska ske minst en gång per dygn. Order kan även i undantagsfall ske per e-post. Lagerhållaren ska veckovis skicka underlag för fakturering via fakturafil till berörd myndighet. Ordermottagning Leverantören ska kunna ta emot lagerbeställningar via filöverföring i SFTI:s standardformat Sveorder 2.0 via Opus Capita. Detta ska ske minst en gång per dygn.

12 Fakturafil Leverantören ska veckovis skicka en fakturafil till berörd myndighet. Fakturafilen ska kunna skickas i Agresso-formatet ABWOrder via Opus Capita. Filen ska skickas veckovis och innehålla alla utleveranser som gjorts aggregerat per order samt returer. Filen ska bland annat hänvisa till Sveorderns ordernummer och orderradsnummer för att automatisera hanteringen. Filen ska skickas från Leverantören till berörd myndighet en gång i veckan utom vid månadsskifte då filen ska vara berörd myndighet tillhanda första arbetsdagen i nya kalendermånaden. Rapporter/statistik Berörd myndighet ska ha egen access (med säkrad inloggningsfunktion) till lagersaldo, orderstatus, rapporter och statistik på lagerhållarens informationsdatabas så som ftp- server, klientportal eller liknande. Rapporter som ska finnas tillgängliga är enligt nedan. Order och Lagerstatus Order och Lagerstatus ska innehålla följande parametrar: - berörd myndighets artikelbenämning - antal order från kund per artikelvariant - lagersaldo per artikelvariant - disponibelt saldo per artikelvariant - inköp från leverantör - föregående års förbrukning/utleverans Inneliggande order (restorder) per kund Inneliggande order (restorder) per kund ska innehålla följande parametrar: - kundnummer - ordernummer - orderdatum - önskat leveransdatum - berörd myndighets artikelbenämning - antal Statistik in- och utlevererade artiklar Statistik på utlevererade artiklar ska kunna filtreras på datum och artikel samt innehålla följande parametrar: - berörd myndighets artikelbenämning - utlevererade artiklar per artikelvariant - returnerade artiklar per artikelvariant

13 - inlevererade artiklar per artikelvariant - fraktkostnader Debiteringsunderlag Debiteringsunderlaget ska kunna filtreras på datum samt artikel och innehålla följande information: - kundnummer (enligt register) - leveransdatum - ordernummer - berörd myndighets artikelbenämning - á-pris per tjänstefunktion - utlevererat antal - antal retur - totalsumma 9.3 UTVECKLINGSSTÖD OCH UPPFÖLJNINGSMÖTEN Leverantören ska kunna erbjuda berörd myndighet utvecklingsstöd i syfte att effektivisera och förbättra logistikflödet. Leverantören ska initiera regelbundna uppföljningsmöten, 2 till 4 gånger per år.