Tjänsteskrivelse 2014-11-27 KFN 2013.0086 Handläggare: Hans Lundell Kultur- och föreningsnämnden Vikarieanskaffning Internkontroll II 2014 Sammanfattning Ett av områdena i internkontrollplanen för 2014 gäller vikarieanskaffningen på kultur- och föreningsförvaltningen. En kartläggning av hur vikarieanskaffningen går till har gjorts, där bemanningsenhetens betydelse är central. Kartläggningen har gjorts ur ett verksamhetsmässigt och ekonomiskt perspektiv. Slutsatsen är att behovet ser lite olika ut på olika delar av förvaltningen. Av den anledningen bör användningen av bemanningsenheten anpassas till verksamhetens behov. Eftersom behovet kan förändras över tid ska en avstämning göras årligen. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 27 november 2014. Kultur- och föreningsnämndens protokoll den 13 november 2013 93. Uppdragsbeskrivning den 21 november 2013. Kommunstyrelsens protokoll den 7 juni 2011 152. Bakgrund Kultur- och föreningsnämnden fastställde sin internkontrollplan för 2014 den 13 november 2013 93. Ett av besluten i denna var att internkontroll skall ske av vikarieanskaffning vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess novembersammanträde 2014. I tjänsteskrivelsen framgick att kontrollen innebär att se över Vikarieanskaffning. Hur fungerar samarbetet med bemanningsenheten för kultur- och föreningsförvaltningen ur ett verksamhetsmässigt och ekonomiskt perspektiv. Utredningsdirektiven gick ut på att c:\users\liae\desktop\vikarieanskaffning - internkontroll ii 2014.doc - beskriva rutinerna för vikarieanskaffning inom förvaltningens olika delar. - beskriva de ekonomiska konsekvenserna för vikarieanskaffning inom ramen för bemanningsenheten respektive i egen regi och värdera skillnaden. - i övrigt se över rutinerna vid vikarieanskaffningen. POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 kfn@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFA WEBBADRESS ORG NR Centralplan 7 202 71 MALMÖ 0586-527 96 www.karlskoga.se 212000-1991
2 (6) Kommunstyrelsen beslutade 2011 att permanente Bemanningsenheten och att den ska arbeta kommunövergripande och inkludera alla förvaltningar. Detta för att öka möjligheterna till full sysselsättning för personalen och för att få till stånd flera kombinationstjänster. Beskrivning av ärendet Behovet av vikarier och rutinerna för vikarieanskaffning skiljer sig något åt inom förvaltningens olika verksamhetsområden. Anledningen är enkel: vikarieanskaffningen styrs av verksamhetens art och behov. Någon gång kan verksamhetsperspektivet komma i konflikt med fattade politiska beslut. Biblioteket På biblioteket arbetar två större grupper: bibliotekarier och biblioteksassistenter. Bibliotekarier är en yrkeskategori som det generellt sett är svårt att rekrytera. Sedan 2009 har ett antal bibliotekarier pensionerats via avtalspension eller ålderspension. Några av dessa har stått till förfogande som korttidsvikarier och de har rekryterats via bemanningsenheten. Rutinen att använda bemanningsenheten till just dessa har uppfattats som ett merarbete som inte ger någon ökad kvalitet tillbaks. Pensionärerna gör inte anspråk på LAS-företräde eller liknande, arbetar inte på någon annan förvaltning, har inget annat arbete inom kommunen som innebär en risk för att dygns- och veckovilan inte beaktas. De vill dessutom förbehålla sig rätten till att tacka nej till erbjudna möjligheter till extrajobb. Med tanke på de personliga kontakter som sedan många år finns mellan pensionärerna och den nuvarande biblioteksorganisationen, upplevs bemanningsenheten som en onödig byråkratisering. Bibliotekets organisation och arbetssätt har förändrats under 2014 och antalet biblioteksassistenter har, som en konsekvens av detta, reducerats. Behovet av assistenter inskränks därför i princip enbart till sommarvikarier. Här utnyttjas också bemanningsenheten. En studie har gjorts av de ekonomiska konsekvenserna av att använda bemanningsenheten för rekrytering av just biblioteksassistenter. Resultatet blev att det leder till en i sammanhanget marginell merkostnad. På plussidan står bland annat att det finns en kommunövergripande bevakning av anställningstider och att exempelvis arbetstidslagens krav på dygns- och veckovila uppfylls. För den gruppen är det således motiverat att använda bemanningsenheten, även om nyttjandegraden kommer att vara ytterst begränsad. Kulturskolan På kulturskolan arbetar så gott som uteslutande kulturpedagoger. Denna grupp består av en bildpedagog, två teaterpedagoger, tre danspedagoger samt 25 musiklärare. Problemet med dessa grupper, sett ur ett vikarieperspektiv, är att de består av ytterst små undergrupper. Vanligtvis
3 (6) är det inte ens grupper, utan specialister på ett instrument, särskild dansform etc. Vid vikarieanskaffning används i så gott som uteslutande personliga kontakter samt musikhögskolorna i Örebro och Ingesund. Omsättningen på studenter är mycket snabb och även på färdigutbildade som har möjlighet att vikariera. När bemanningsenheten väl har registrerat en möjlig musiklärare, så är denne vid nästa tillfälle ofta inte tillgänglig längre. Då används istället den personkännedom som finns hos kulturskolans ledning och personal. Att då använda sig av bemanningsenheten blir ett fördröjande och komplicerande merarbete. Risken att någon musiklärare även skulle arbeta på någon annan förvaltning, och av den anledningen kunna bli tillsvidareanställd, är liten. Karlskoga kommun tillämpar sedan 1992 principen att alla musiklärare är anställda av kulturoch föreningsförvaltningen. Enda möjligheten till ett dubbelarbete skulle vara om en musiklärare även vikarierar som lärare i något annat ämne. Skulle detta vara fallet så skulle det snabbt uppmärksammas av schematekniska skäl. Kulturskolan har under en tid använt sig av bemanningsenhetens tjänster. Jämfört med hur arbetet med vikarieanskaffning har fungerat under alla år tidigare är det mycket svårt att finna några fördelar att nyttja bemanningsenhetens tjänster. Att hantera vikarieanskaffningen i egen regi, genom det breda kontaktnät som finns, är det mest ekonomiskt och verksamhetsmässigt effektiva sättet. Fritidsavdelningen Fritidsavdelningen består av två större enheter; Nobelhallen med sju vaktmästare och Strandbadet med åtta badmästare. Båda enheterna har använt sig av bemanningsenheten. Vikariebehovet på Nobelhallen är litet. Arbetsgruppen har, och har alltid haft, en hög frisknärvaro. När det trots allt behövs någon korttidsvikarie har enhetschefen använt sig av bemanningsenheten. Han har tagit kontakt med berörd vikarie, knappat in vikariatet i Time Care Pool det ITverktyg som bemanningsenheten använder och betalat den högre timlön som debiteras. Fördelen är bevakningen av LAS-dagar, att dygns- och veckovilan upprätthålls och att ingen oväntad tillsvidareanställning uppstår. Det finns ingen anledning att ändra på rutinerna utan att även framgent använda bemanningsenheten. För Strandbadets del är behovet av bemanningsenhetens tjänster däremot mycket tveksamt. Tre dagar i veckan öppnar badet kl 06.15 och personalen börjar arbeta kl 06.00. Dessutom är badet även öppet lördagar och söndagar. Vid dessa tidpunkter är bemanningsenheten inte i tjänst, utan badchefen eller receptionen måste ringa in vikarier, knappa in det hela i Time Care Pool och över huvud taget göra allt arbete som normalt sett skulle vara bemanningsenhetens uppdrag. Enligt uppgift från personalchefen finns det väl fungerande rutiner på socialförvaltningen
4 (6) som täcker tidiga morgonpass och helger. Det finns därför all anledning att pröva om motsvarande rutiner kan fungera även på Strandbadet. Förutsättningen är dock att det inte uppstår ett dubbelarbete i form av att badhuspersonalen ringer in vikarier, registrerar vikariatet i Time Care Pool, medan bemanningsenheten enbart fakturerar. Strandbadet föreslås därför att börja använda sig av bemanningsenhetens tjänster från och med januari 2015. Överväganden Som framgår ovan ser behovet av vikarier, och sättet varpå dessa rekryteras, olika ut på olika delar av förvaltningen. Bemanningsenheten inrättades som en central funktion för att bland annat bevaka att inte tillsvidaretjänster inrättas oplanerat, att antalet heltidstjänster ökar och att arbetsrättens regler och krav efterlevs. Det område där bemanningsenheten gör störst nytta är där det är stora, homogena personalgrupper. För små grupper med specialkompetens, eller rena specialister, är nyttan med en central funktion betydligt mindre. Kultur- och föreningsförvaltningen är en relativt liten organisation. Nedbruten på arbetsenheter är den en mycket liten organisation. Fördelen med det är att det finns en fullständig personkännedom och är lätt att hålla ordning på vikarierna och därigenom säkerställa att arbetsrättens regler följs. Hittills har aldrig någon oplanerad tillsvidareanställning uppstått eller begåtts något brott mot arbetstidslagen och övrig arbetsrätt. Rutinen för vikarieanskaffning fungerar bra. Bemanningsenhetens tjänster kommer även framgent att utnyttjas på Nobelhallen och för vikarierande biblioteksassistenter. I övrigt finns inget generellt behov av tjänsterna. Däremot ska kultur- och föreningsförvaltningen givetvis, när så behövs, kunna använda sig av den kommungemensamma organisation som bemanningsenheten utgör. Förvaltningens behov kan snabbt ändras och därmed också behovet av att mer aktivt använda sig av bemanningsenhetens tjänster. För att säkerställa att kultur- och föreningsförvaltningen får ta del av den verksamhetutveckling som sker över tid på bemanningsenheten och för att stämma av de eventuella förändringar som sker inom förvaltningen bör en regelbunden avstämning ske mellan parterna. Avstämningen bör ske minst var annat år. Under 2014 har förvaltningens arbetsledning utbildats av bemanningsenhetens personal; dels i grupp och dels på respektive arbetsställe. Samtal har förts mellan förvaltningschefen, personalutvecklaren, personalchefen och enhetschefen för bemanningsenheten om hur man bäst hanterar kultur- och föreningsförvaltningens vikarieanskaffning.
5 (6) Konsekvensbeskrivning Många och ingående diskussioner har förts mellan bemanningsenheten och kultur- och föreningsförvaltningen. En effektiv vikarieanskaffning påverkar såväl kommunens ekonomi som kostnadseffektiviteten på ett positivt sätt. Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut 1. Kultur- och föreningsnämnden godkänner rapporten. 2. Strandbadet börjar använda sig av bemanningsenhetens tjänster fullt ut från och med 2015. 3. En första avstämning av hur rutinerna för vikarieanskaffning på Strandbadet har fungerat görs med bemanningsenheten senast i september 2015. 4. En årlig avstämning ska ske av hur vikarieanskaffningen fungerar inom de verksamhetsområden där bemanningsenheten tillhandahåller tjänsterna. Hans Lundell Claes Åsenblad Birgitta Persson Förvaltningschef Kvalitetsledare Personalutvecklare Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling sammanfattande bedömning Expedieras till Avdelningschefer Enhetschefer Personalchef Enhetschefen för Bemanningsenheten
Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Aspekter Beslutsförslaget har Beskrivning av konsekvenser utifrån checklistan Sociala/ kulturella Barnkonventionen en positiv påverkan ingen påverkan en negativ påverkan Lyft särskilt fram konsekvenser som kommer i konflikt med andra aspekter av hållbar utveckling. Dialog och inflytande Många och ingående diskussioner har förts mellan bemanningsenheten och kultur- och föreningsförvaltningen. Folkhälsa Jämlikhet och social rättvisa Jämställdhet Kulturmiljö/kulturella omgivningar Miljörelaterad hälsa Ekologiska Avfall Biologisk mångfald Energi Konsumtion Transporter Vatten, luft och mark Ekonomiska Kommunens ekonomi En effektiv vikarieanskaffning påverkar såväl kommunens ekonomi som kostnadseffektiviteten på ett positivt sätt. Kostnadseffektivitet Tillväxt