Effektivisering av lokalanvändning inom kyrkan Christine Löfvenberg 2012 09 17
Drivkrafter för effektivisering Processrelaterade incitament Organisationen förstår och har förtroende för arbetsprocessen! Målrelaterade incitament Organisationen förstår varför effektiviseringarna behövs och vad resultatet kan bli! Lokal- effektivisering - Effektivisering Personrelaterade incitament Organisationen har möjlighet att påverka!
Varför arbetar företag med lokaleffektivisering? Bättre ekonomi! Bättre verksamhet! Bättre miljö! Målet är att ha lokalresurser som är till största möjliga nytta för verksamheten till lägsta möjliga resursförbrukning över tiden
Lokalanvändningen påverkar andra verksamhetskostnader.
Arbetsmodell för FM-/lokalresursplanering Mål och strategier Verksamhetsplaner Verksamhetsförändringar Organisationsförändringar Budget 1.FM-/lokalrevision 2. Samplanering 3. FM-/lokalprojekt In-/outsourcing Investerings- och underhållsplaner Interna och externa avtal FM-/ FM-/ FM-/ lokalresurs- FM-/ lokalresurslokalresurs- plan plan plan plan Omförhandling av internhyror och SLA Anskaffning avveckling
Lokalrevision 1. Lokalrevision /revidering av lokalresursplan Lokalresurs- 2. Samplanering plan 3. Lokalprojekt Hur utvecklas verksamheten? Kommer verksamhetens behov av lokaler och att förändras? Har verksamheten rätt lokaler och service? Passar de för verksamhetens behov? Används de effektivt? Ligger kostnaderna på rätt nivå? Vad kan förbättras?
Lokalrevision Svenska kyrkan i Borås 2006
Uppdrag Lokalrevisionens syfte: Få ett samlat grepp om det framtida behovet av församlingslokaler Identifiera eventuella över- eller underskott på lokaler Redovisa möjligheter att förbättra och effektivisera lokalanvändningen Lokalrevisionens omfattning: Lokaler för församlingsverksamhet Förskolor och fritids Kyrkoförvaltningens lokaler
Genomförande 1. Datainsamling Intervjuer med kyrkoherdar, distriktschefer och kyrkoförvaltning Övrig datainsamling 2. Analyser Lokalanvändning Lokalernas ändamålsenlighet Lokalkostnader Verksamhetens utveckling och framtida lokalbehov 3. Förslag/rapportering Exempel på åtgärder för att minska lokalkostnaderna Rapport Dammsvedjans ungdomsgård Källa: www.svenskakyrkan.se/boras
Totalt lokalbestånd 27 600 kvm Lokalrevisionen omfattade 22 300 kvm Kyrkogårdsförvaltningens byggnader 5 268 kvm Kyrkor 4 811 kvm Övr lokaler församlingsverksamhet 2446 kvm Församlingshem 15 057 kvm
Lokalkostnad 2004: 17,6 mkr (undersökta lokaler) Tkr 10000,0 9752,4 9000,0 8000,0 7000,0 5996,3 6000,0 5000,0 4000,0 3000,0 1849,1 2000,0 1000,0 0,0 Församlingshem Kyrkor Övriga lokaler för församl verks
Församling/verksamhet Area m2 (BRA) Lokalkostnad, totalt, 2004 Lokalkostnad, totalt kr/m2 Kyrkoförvaltningen 386 450 1165 Summa kyrkoförvaltningen 386 450 1165 Caroli församling Caroli kyrka 1696 1241 732 Caroli församlingshem 2703 3148 1165 25 % av St Kyrkog 12 289 188 468 Sjöbo kyrka 582 419 720 Sjöbo församlingshem (exkl förskola) 1102 831 754 Byttorps kyrka och FH 1384 732 529 Magasinsgatan 70 44 622 Summa, Caroli församling 7826 6603 844 Gustav Adolfs församling Gustav Adolfs kyrka 1535 1800 1173 Gustav Adolfs församlingshem 3513 1489 424 Hässleholmens kyrka/församlingshem (exkl förskola) 1364 848 622 Hässleholmens kyrksal: Hyrs ut till ortodoxa fören.?? Dammsvedjans kyrka inkl församlhem (exkl fritids) 1346 1488 1105 Trandareds kyrkcentrum 862 895 1039 Elinshöjd 236 174 738 Norrmalms kyrka/församlingshem 774 523 676 Lägenhet volontär 40 29 721 Hulta Sjögatan 7 104 82 787 Hulta Torg 4 209 199 952 Summa, Gustav Adolfs församling 9983 7528 754 Brämhults församling Brämhults kyrka 142 196 1378 Brämhults församlingshem 1016 952 937 Summa, Brämhults församling 1158 1147 991 Bovik lägergård 534 465 871 Summa, Bovik 534 465 Fritidshem/förskolor Brämhults kyrkskola/daghem 270 313 1160 Sjöbo förskola 220 133 603 Hässleholmens förskola 150 77 516 Dammsvedjans fritids 250 276 1105 Summa, fritidshem/förskolor 890 800 Övrigt Sjöbo daghem 670 200 298 75 % av St. Kyrkogatan 12 867 406 468 Summa, övrigt 1537 605 766 Summa, totalt 22314 17597 789
Nyckeltal för bedömning av lokalanvändningen Lokalanvändning Kvm BRA/nyttjare Lokalbehov Riktvärde kvm BRA/nyttjare * antal nyttjare Lokalbehov lokalbestånd = Över- eller underskott Nyttjandegrad Nyttjad tid/tillgänglig tid Fyllnadsgrad Nyttjad kapacitet/tillgänglig kapacitet Kapacitet Antal platser Kvm per plats Areafördelning Danskurs i Hässleholmens kyrka Källa: www.svenskakyrkan.se/boras
Total bruksarea per medlem, kvm BRA Källa: Kyrkfakta 2010
Beräkning av nyttjandegrad
Tider då lokalerna används Dammsvedjans kyrka och församlingshem Veckoöversikt: Nyttjande under 4 veckor. Kl Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag Söndag FH övr UG K:a FH övr UG K:a FH övr UG K:a FH övr UG K:a FH övr UG K:a FH övr UG K:a FH övr UG K:a 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 minior 19 20 21 22 23 24 Aktivitet varje vecka inkl. ställtid Aktivitet varannan vecka inkl. ställtdi FH övr = Församlingshem utom ungdomsgård. UG = Ungdomsgård K:a = Kyrka
Nyttjandegrad 100% 90% 80% 70% 60% 50% Gustav Adolfs församling Genomsnittlig nyttjandegrad Gustav Adolfs församling Genomsnittlig nyttjandegrad (Tillgänglig tid: 8.00-22.00 varje dag) Nyttjandegrad = nyttjad tid/tillgänglig tid Period = 4 veckor 40% 30% 20% 10% 20% 18% 5% 21% 16% 9% 16% 10% 26% 0% Norrmalms k-sal Norrmalms FH Dammsvedjans ka Ej kompletta underlag för kyrksalar Dammsvedjans FH Trandareds k-sal Trandareds FH GA ka GA FH Hässleholmens k-sal Hässleholmens FH
Festsalen Gillestugan Stora salen Sysalen Lundby gamla Kyrksalen Församl.salen Konf.salen Kyrksalen Barnstugan Soffrummet Församl.salen Kyrkan Församl.salen Förskolan Kyrkan Allrummet Församl.salen Musikrummet Samtalsrummet Nyttjandegrad och fyllnadsgrad för olika utrymmen 100% Nyttjandegrad Nyttjad tid /Tillgänglig tid (14 tim/dag) Nyttjandegrad och fyllnadsgrad Lundby (v 42-43) och Biskopsgårdens församlingar (v 42-44) Nyttjandegrad Fyllnadsgrad Fyllnadsgrad Antal deltagare /Lokalens kapacitet (antal platser) 167% 90% 80% 70% 60% 69% 85% 76% 77% 67% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 35% 35% 30% 25% 21% 22% 28% 21% 18% 9% 23% 17% 23% 24% 20% 15% 21% 21% 19% 18% 15% 7% 18% 25% 8% % 6% 5% 43% 51% 21% 29% 10% 24% 44% 5% 7% Lundby församlingshem x Lundby nya kyrka Toleredskyrkan Länsmansgården Biskopsgården Källa: Lokalrevision Hisingen, 2009
Nyckeltal - ungdomsgårdar Lokalanvändning och kostnader för ungdomsgårdar under 4 vecko Ungdom sgård Area Kr/kvm Nytt- Nyttjade tim m ar 4 veckor Lokal- Max antal besökare 4 veckor Lokalkvm jande grad annan verksam het ungdomsgård totalt kostn /nyttjad timme annan verksam het ungdomsgård totalt kostn /besök Gustav Adolf 118 424 24% 0 96 96 40 220 220 17 Caroli 299 1165 40% 100 56 156 Byttorp 363 529 40% 13 144 157 94 100 852 952 16 Ungdomsgård Sjöbo 347 754 47% 220 72 292 69 44 480 524 38 Öppen Norrmalm gård*) 224 676 14% 0 56 56 208 160 160 73 Ungdom Hässleholm sgård en 396 622 21% 0 84 84 226 0 600 600 32 Mellangård Dam m svedjan 363 1105 22% 23,5 64 87,5 353 216 440 656 47 Ungdomsgård Bräm hult 397 937 30-40 % 8 120 128 224 40 784 824 35 Äldregård *) Arean och kostnaderna avser ungdomsgården exklusive juniorsalen
Tkr Verksamhets- Lokal- och och verksamhetskostnader lokalkostnader 2004 2004 35000,0 31 453 30000,0 24 507 24% 7527,5 25000,0 20000,0 27% 6602,6 15000,0 23925,8 = Lokalkostnader Verksamhetskostnader 10000,0 5000,0 0,0 17904,7 4 753 24% 1147,3 3605,3 Caroli församling Gustav Adolfs församling Brämhults församling
Kyrkfakta 2010 Kyrka och församlingshem i samma byggnad Lokalkostnad 2010, kr per kvm bruksarea Kostnadsslag Borås Göteborg Helsingborg Lund Uppsala Samtliga Kapitalkostnad 168 358 260 208 319 309 Planerat underhåll 49 239 219 119 87 181 Driftkostnader Fastighetsadministration 34 87 100 11 87 75 Fastighetsförsäkring 4 28 20 20 19 23 Energi- och VA-kostnad 170 218 149 259 194 207 Larm och bevakning 15 21 30 27 42 26 Tillsyn, skötsel och reparationer 175 229 170 206 347 236 Lokalvård 95 203 112 116 195 173 Övriga kostnader 10 0 0 1 65 12 Summa årskostnad, brutto 720 1 381 1 060 968 1 356 1 243 Varav driftkostnad 493 785 581 640 884 741 Externa intäkter -128-42 0-75 -25-46 Summa årskostnad, netto 591 1 340 1 060 892 1 331 1 197
Fastighetskostnader, kr/kvm BRA Kyrka och församlingshem i samma byggnad Källa: Kyrkfakta 2010
Bedömning av ändamålsenlighet
Bedömning av flexibilitet
Utmaningar för framtiden
Verksamhetsresultat Verksamhetsresultat prognos för 2006-2015 2000 1753 1500 1000 923 500 404 576 192 0-500 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015-157 -113-472 -1000-891 -1500-1377 -2000
Vad ska Svenska kyrkan i Borås vara om 5-15 år? Pågående utvecklingsprojekt Översyn av samfällighetens administration (klart 2007) Ny organisation inom Gustav Adolfs församling (införd) Utveckling av församlingsvisionen inom Caroli församling (pågår) Förändringar inom befintliga verksamheter (pågår) Ingen dokumenterad samordnad strategi på samfällighetsnivå Inga långsiktiga verksamhetsplaner på församlingsnivå
Kvm BRA Minskning av arean med 5-20 procent Minskning av arean med 5-20 procent 25000 Nuvarande lokalbestånd ca 22 300 kvm 20000 21185 kvm 20070 kvm 18955 kvm 17840 kvm 15000 10000 5000 0 0 5 10 15 20 Procentuell minskning
X X X X X EXEMPEL 1-5% Kvm Tkr Närverg. 670 200 Hulta torg 209 199 Magasinsg 70 44 Hulta Sjög. 104 82 Studentläg. 40 29 Summa 1 093 553
X EXEMPEL 2 10% SAMORDNA DAMMSVEDJAN OCH TRANDARED Kvm Tkr Trandared 862 896
X EXEMPEL 3 15% SAMORDNA BRÄMHULT OCH HÄSSLEHOLMEN Kvm Tkr Brämhults fh 1 016 952
X X EXEMPEL 4 20% SAMORDNA NORRMALM och GUSTAV ADOLF, minska GA FH Kvm Tkr Norrmalm 774 523 GA FH 1 000 424 Summa 1 774 947
X X X X X X X X Exempel 1-4 Kvm Tkr X Trandared 862 895,4 Hulta torg 209 199,0 Magasinsg 70 43,5 Hulta Sjögatan 104 81,8 Volontärtlgh 40 28,8 Brämhults fh 1 016 951,6 Norrmalm 774 523,2 Nävergården 670 199,6 GA fh 1 000 424,0 Summa 4 745 3 346,9
X X X Beslutade/planerade åtgärder sept 2012 Kvm Elinshöjd sålt - 236 Trandared avvecklat - 862 Uppsagda övr hyrda lokaler - 200 Avveckla 2/3 av GA fh - 2 300 Bygg om 1/3 Sälj Norrmalms ka - 774 Hyr ut 200-300 kvm Totalt - 4 372
Drivkrafter? Förtroende för arbetsprocessen Strategigrupp som tar fram förslag till Kyrkonämnden Förstå vad och varför Krav på besparingar! Lokal- effektivisering - Effektivisering Möjlighet att påverka I strategigruppen ingår kyrkorådens presidier och tjänstemän
Vad behövs för att styra mot ökad lokaleffektivitet? Beslut, styrdokument Plan, lokalresursplan Forum för samverkan, lokastyrgrupp Arbetsmodeller för lokalresurs planeringen och hanteringen av lokalprojekt Lokalresursplanerare/lokalstrateg Anna McLaren Lokalstrateg i Trollhättans kommun
Hur kommer man igång? Lokalresursplan Styrdokument Lokalrevision Nyttjandeanalys