Utbildningsmaterial Aktivitetsstöd Importfunktion Sidan 1 (20)
Datum: 2011-10-05 Version 1.2 Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Importera en fil med medlemmar i Aktivitetsstöd... 4 3. Lägga till importerad medlem i grupp... 12 Sidan 2 (20)
1. Inledning Denna manual beskriver Aktivitetsstöds importfunktion. Importfunktionen innebär att användare av Aktivitetsstöd (behörighet föreningsadministratör) kan importera föreningens medlemmar från ett annat register(ett eget föreningsregister med medlemmar) till Aktivitetsstöd förutsatt att detta görs enligt det format som finns dokumenterat i manualen Aktivitetsstöd Filspecifikation för import. Denna manual bör läsas innan start av filimport i Aktivitetsstöd för att säkerställa att importfilen har rätt format ett korrekt utseende vad det gäller kolumner och information i filen. I denna fil ska alla medlemmar/ledare sparas/finnas som ska importeras till Aktivitetsstöd Information om annan funktionalitet i Aktivitetsstöd - läs manualer för Aktivitetsstöd - föreningsadministratör eller Aktivitetsstöd - ledare. Om föreningen har ett medlemsregister hos Riksidrottsförbundets system IdrottOnline - då är det i detta system som export/kopiering av medlemmar sker till en fil. Denna fil kan sedan läsas in av Aktivitetsstöd. Läs mer om hur det går till att exportera ett medlemsregister på IdrottOnlines hjälp-sidor. I Aktivitetsstöd finns både benämningen Deltagare samt Medlem dessa benämningar betyder samma sak och båda benämningarna förekommer i olika bilder, i Aktivitetsstöd. Viktigt att tänka på! Importfilen bör innehålla ledarnas namn och deras personuppgifter för att grupperna ska kunna färdigställas direkt efter import. Det går dock att lägga till ledarna i efterhand när grupper skapas/ändras se manual för Aktivitetsstöd - föreningsadministratör eller manual Aktivitetsstöd - ledare. Sidan 3 (20)
2. Importera en fil med medlemmar i Aktivitetsstöd 1. Logga in i Aktivitetsstöd och ange användarnamn och lösenord. 2. Välj menyvalet Administration Importera medlemmar. 3. Nu visas sidan för att kunna importera medlemmar och föreningen är automatiskt förvald i fältet Förening. Sidan 4 (20)
4. Det finns en s.k. hjälp-länk på sidan, klicka på denna länk och en dialogruta visas på skärmen för visning av hur filuppbyggnad kan se ut vid import. Se även manual Aktivitetsstöd Filspecifikation för import. För att stänga aktuell dialogruta - klicka på knappen Stäng. Importprocessen i Aktivitetsstöd består av 3 delar: val ska göras av den fil som ska importeras granskning ska göras av urvalet innan import utförs import slutförs 5. Välj filtyp, i fältet Välj typ av import genom att klicka på pilen gör valet RF. Sidan 5 (20)
Viktigt att tänka på! Det filformat som används i Aktivitetsstöd är det filformat som används idag i systemet IdrottOnline. Detta val kallas RF Riksidrottsförbundet. Om annat val görs i listan, innebär det att importen inte kommer att fungera. 6. Inget val behöver göras i fältet Ange rad för kolumnrubriker - det är ett automatiskt val som sker vid importen. 7. Välj den fil som ska importeras, i fältet Välj fil att importera. Klicka på knappen Bläddra. Sidan 6 (20)
Nu visas dialogrutan Välj fil. Leta upp platsen på datorn som filen med föreningens medlemsregister finns sparad på. 8. När filen är funnen som ska importeras, dubbelklicka på den eller öppna den genom att markera den och klicka på Öppna knappen. Sidan 7 (20)
9. Nu har Aktivitetsstöd hittat filens sökväg och filen är färdig för inläsning. Klicka på knappen Läs in fil. När filen är inläst i Aktivitetsstöd kan det finnas olika val att göra - dessa val beskrivs i texten som olika status. Viktigt att tänka på! Läs vad status innebär här görs val för hur Aktivitetsstöd ska hantera dessa statusar. 10. Om en rad har fått grönt status(blivit grön markerad) - innebär det att medlemmen inte är importerad sen tidigare och medlemmen kommer att importeras. 11. Om en rad har fått röd status(blivit röd markerad) innebär detta att medlemmen är redan importerad detta år och ett val måste göras för att hantera hur importen ska göra med informationen. För att hantera detta måste val göras i fälten för Ersätt, Lägg till i listan eller Avbryt. Dessa val finns under texten Åtgärd om medlemmen tidigare importerats: Sidan 8 (20)
Välj Ersätt om föregående importlista ska tas bort helt och en ny importlista ska läggas in igen med medlemmar. Välj Lägg till i listan om den tidigare gjorda importlistan ska behållas samt att alla nya medlemmar ska läggas till. Välj Avbryt om inget val ska göras nu, importen avbryts. 12. Om en rad har fått röd i status(är röd markerad) och är överstruken - innebär det att det finns ett fel på formatet på denna rad. Om det inte går att se direkt på raden vad som är felaktigt - klicka på ikonen som visar ett i: Sidan 9 (20)
13. Nu visas raden, inläst i en dialogruta, på skärmen. Det är formatet på personnumret som är felaktigt i exempelbilden. För att stänga dialogrutan, klicka på knappen Stäng. Rätta det som är felaktigt i importfilen och gör om körningen för importen i Aktivitetsstöd genom att klicka på knappen Föregående. 14. Nu visas skärmbilden för att kunna importera medlemmar. Importfilen måste läsas in igen efter att den har blivit rättad. Sidan 10 (20)
15. För att komma vidare i importen, klicka på knappen Nästa. Nu visas en lista över de medlemmar som kommer att importeras i Aktivitetsstöd. Det går fortfarande att ändra sig om något inte stämmer genom att klicka på knappen Föregående. 16. För att slutföra importen, klicka på knappen Slutför. 17. Nu visas slutlig status på skärmen, i text, för att informera om hur det gick med importen. Nu går det att använda de importerade medlemmarna i Aktivitetsstöd för att skapa grupper. Sidan 11 (20)
3. Lägga till importerad medlem i grupp 1. För att arbeta vidare med de importerade medlemmarna, gå till menyvalet Närvaro Deltagare. Viktigt att tänka på! Välj in rätt grupp som ska fyllas med importerade medlemmar, i fältet Grupp denna grupp som väljs här är den som får tillägg av importerade medlemmar. Om inte ett val av grupp görs - kommer inte knappen Hämta lista att bli klickbar. Sidan 12 (20)
2. Välj in grupp, i fältet Grupp. Klicka sedan på knappen Hämta lista. 3. Om det finns färre än 100 medlemmar i den importerade listan så kan den visas i sin helhet, i dialogrutan Lägg till deltagare från lista. Det går att scrolla i listan (dra i listknappen upp eller ned) för att titta på medlemmarna i listan. Sidan 13 (20)
4. Om det är fler medlemmar än 100 st. som visas i den importerade listan kan det ta ett tag att ladda listan på skärmen. Det finns även en röd text som beskriver att den sökning som görs vid inläsning av sidan, har resulterat i fler än 100 träffar. Det innebär att det inte går att se alla importerade medlemmar på en och samma gång, i listan. Sökningar måste göras i fälten för att hitta t.ex. en specifik medlem eller alla medlemmar som är födda ett visst år. Det går även att kombinera sökningar i flera fält. 5. För att minska ett stort urval i den importerade listan gör enskilda val i fälten Födelse år, Förnamn eller Efternamn. Sidan 14 (20)
Exempel på sökningar som kan göras: Här skrivs året 1990 i fältet Födelse år och det blir träff på tre medlemmar när klick görs på knappen Sök medlemmar-knappen. I det här exemplet görs en sökning i två fält samtidigt, Födelse år samt Förnamn och två träffar fås. Sidan 15 (20)
Viktigt att tänka på! I dialogrutan Lägg till deltagare från lista finns också text och val som kan göras för att undvika konflikter(dubbletter av medlemmar) i systemet. Här beskrivs valen nedan vid uppdatering/tillägg av medlemmar i Aktivitetsstöd. Texten Vid eventuell konflikt, vill du lösa den genom att innebär: Val 1: Uppdatera befintliga medlemmar (inlagda medlemmar i Aktivitetsstöd sedan tidigare) med information ifrån de importerade medlemmarna(med information från importfilen). De medlemmar som inte finns sedan tidigare i systemet läggs automatiskt till. Om medlemmar t.ex. fått nytt postnr, bytt efternamn välj detta val om medlemmar ska uppdateras med sin nya information. Val 2: Lägga till alla importerade medlemmar men inte uppdatera informationen på befintliga medlemmar i systemet. De medlemmar som inte finns sedan tidigare i systemet läggs automatiskt till. När importen körs ett annat år eller en gång till under innevarande år då kan detta alternativ vara det som ska användas om inte befintliga medlemmar i Aktivitetsstöd ska uppdateras. Val 3: Lös alla eventuella konflikter var för sig manuellt. En fråga om tillägg av medlem kommer att ställas innan uppdatering sker av systemet. 6. För att välja en importerad medlem som ska flyttas över från importlistan, till vänster i bilden, till vald grupp - bocka för kryssrutan längst till vänster, i listan. I bilden nedan finns inga medlemmar ännu, i gruppen Dans måndagar. Sidan 16 (20)
7. Ett meddelande om att Laddar sidan visas på skärmen eftersom en sökning görs först i Aktivitetsstöd efter samma medlem. Viktigt att tänka på! Medlemmar kan inte läggas till flera gånger i Aktivitetsstöd, om medlemmen sedan tidigare finns, i vald grupp, visas ett meddelande om att medlemmen finns inlagd och medlemmen inte kommer att läggas till. 8. När en medlem ska flyttas över till en grupp måste val göras som gäller t.ex. Handikappad, Ledare och Kommuntillhörighet. Om ett val inte görs för kommuntillhörighet så kommer det första valet i listan, att väljas in automatiskt. Dessa val går även att anges senare i formuläret Deltagare genom att klicka på penikonen sidan om medlemmen i listan. Men det bör göras här för att inte glömmas bort i senare skede. Sidan 17 (20)
Viktigt att tänka på! Det inte går att flytta flera medlemmar samtidigt om de inte har samma kommuntillhörighet. Om medlemmar har olika kommuntillhörighet måste de markeras upp var och en för sig och de måste de flyttas var för sig. Därför är det bra att markera upp medlemmar som tillhör samma kommun och flytta dessa samtidigt. Sidan 18 (20)
9. När arbetet med att flytta över medlemmar, till höger i bilden, är färdigt - klicka på knappen Stäng. Medlemmarna är nu sparade i sin grupp. Viktigt att tänka på! Om en medlem väljs, i listan till vänster och läggs till i en grupp, går det inte att flytta tillbaka medlemmen i denna dialogruta. Medlemmen får istället tas bort i gruppen, i formuläret Deltagare senare. 10. Stäng dialogrutan Lägg till deltagare från lista. Nu visas formuläret Deltagare igen och det går att redigera medlemmar här. Sidan 19 (20)
11. Om borttagning av en nyss invald medlem, i en viss grupp, ska göras markera kryssrutan i listan framför deltagare och klicka på knappen Ta bort deltagare från grupp och ett meddelande fås på skärmen Detta raderar de markerade deltagarna från gruppen, men påverkar ej redan skapade närvarokort. Vill du fortsätta? 12. Klicka på OK knappen för att radera medlemmen annars välj Avbryt. Lycka till! För mer information kring importfunktionen i Aktivitetsstöd kontakta Åsa Jarlstam, tfn: 010-709 9089 eller e-post: asa.jarlstam@argentum.se Sidan 20 (20)