Mall för upphandling av drift av återvinningscentral

Mall för upphandling av drift av återvinningscentral

Anvisningar för användning av mall för upphandling av drift av återvinningscentral 1. Inledning Denna mall har arbetats fram för att vägleda kommunerna i arbetet med att handla upp entreprenör för drift av återvinningscentral. Texterna har tagits fram av Tyréns AB, www.tyrens.se. Under arbetets gång har en referensgrupp bestående av representanter från Avfall Sveriges arbetsgrupper för beställarfrågor och återvinningscentraler samt entreprenörer för drift av återvinningscentraler kommit med synpunkter. 2. Hur mallen ska användas Anvisningarna till mallen innehåller allmän information om offentlig upphandling, med inriktning på upphandling av drift av återvinningscentraler. De gör inte anspråk på att vara heltäckande utan ska bara ge en viss nödvändig kunskap samt information om var mer fakta finns att hämta. Mallen ger förslag till texter att använda direkt vid utarbetning av förfrågningsunderlag. Stora delar av texterna bör kunna användas i alla kommuner. Eftersom arbetet på återvinningscentraler varierar mellan olika kommuner går det emellertid inte att ha exakt samma text överallt. Mallen visar därför ibland på flera olika alternativ. Ibland ger den bara viss information om vilka lokala uppgifter som bör tas med eller lämnar råd och anvisningar. De senare är skrivna med avvikande färg i kursiv stil. Till Mall för upphandling av avfallshämtning finns fördjupningstexter, där speciella frågor har lyfts fram särskilt. En av fördjupningstexterna omfattar anbudsprövning och kan tillämpas även vid upphandling av drift av återvinningscentraler. Mallen handlar framförallt om drift av återvinningscentral, men eftersom det är vanligt att transporter av avfall från återvinningscentralen ingår i upphandlingen finns bilaga 1, Transport av avfall till behandlingsanläggning, till mallen. I bilagan finns tilläggstexter som läggs in i mallen om uppdraget även inkluderar transport av avfallet från ÅVC till behandlingsanläggning. Det finns förslag på bilagor till förfrågningsunderlaget, bland annat anbudsformulär och À- prislista. För upphandling av avfallshämtning, behandling av avfall, inköp av kärl samt inköp av påsar och påshållare för matavfall finns särskilda mallar eller vägledningar. Använd mallen med förnuft! Alla texter kanske inte ska tas med i din kommuns upphandling. Lägg till och dra ifrån så att det passar förhållandena hos dig. De flesta kommuner har egna upphandlingsregler eller policys som komplement till lagen om offentlig upphandling. Dessa måste följas. Vissa kommuner har också en standardmall för förfrågningsunderlag som alla som handlar upp bör använda. Strukturen i denna mall för 1

upphandling av drift av återvinningscentral kanske inte passar in i kommunens mall. Om kommunens mall ska användas blir det lite mer arbete med att ta fram förfrågningsunderlaget. En del kommuner har också administrativa datasystem som hjälpmedel vid upphandling. De ska naturligtvis användas. Många kommuner har särskilt sakkunnig personal som arbetar med upphandlingar eller med juridiska frågor. Ett lokalt samarbete i upphandlingsfrågor är självklart. Arbetet kan kanske fördelas så att den som är avfallskunnig skriver kravspecifikationen och den som är kunnig inom upphandlingsområdet tar ansvar för de formella delarna. Personal på miljökontoret kan också bidra med sin sakkunskap. Se mallen som ett hjälpmedel för att förenkla upphandlingen av drift av återvinningscentral. Använd mallen som en förlaga när ett nytt förfrågningsunderlag ska tas fram, i stället för att uppdatera kommunens gamla förfrågningsunderlag. Tänk på att det i allmänhet har gått 5-7 år sedan den senaste upphandlingen gjordes och mycket har hänt sedan dess. Prata med kollegor i andra kommuner för att få del av deras erfarenheter av upphandling, i synnerhet om deras upphandling har gjorts nyligen. Sök information från olika myndigheter, organisationer m.fl. om du vill veta mera. Några exempel på sådana finns sist i anvisningarna. Mallen finns bara i digital form och kommer fortlöpande att uppdateras när det finns anledning till det. Datum för uppdatering kommer att anges så att du kan kontrollera att du har den senaste versionen, om du själv har sparat en omgång. 3. Offentlig upphandling Regler för offentlig upphandling inom avfallsområdet finns främst i lag (2007:1091) om offentlig upphandling, som gäller från den 1 januari 2008. Vid tillämpningen av LOU avses med myndighet beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa andra offentligt styrda organ (t.ex. kommunala bolag) samt sammanslutningar av en eller flera sådana myndigheter. Drift av återvinningscentral ingår i den s.k. klassiska sektorn och därför ska lag 2007:1091 (klassiska lagen) tillämpas. En annan lag, försörjningslagen, lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster omfattar upphandling inom de s.k. försörjningssektorerna. Dessa båda lagar ingick före 2008 i samma lag (gamla LOU). 3.1 De gemensamrättsliga principerna Utgångspunkten för den offentliga upphandlingen är att den ska ske i konkurrens. Bestämmelserna i LOU bygger huvudsakligen på EG-direktiv. Det finns vissa principer, de s.k. gemensamrättsliga principerna, som måste följas: Likabehandlingsprincipen: Alla leverantörer ska behandlas lika Principen om ickediskriminering: Ingen leverantör får diskrimineras. Transparensprincipen: Upphandlingsprocessen ska kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. Proportionalitetsprincipen: Kvalifikationskraven och kraven i kravspecifikationen måste stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Principen om ömsesidigt erkännande: Intyg och certifikat från behöriga myndigheter i något medlemsland måste godtas i övriga EU-länder. 2

3.2 Tröskelvärde och annonsering Reglerna i LOU är olika beroende på om kontraktsvärdet är över eller under vissa tröskelvärden. För drift av återvinningscentral är tröskelvärdet för närvarande (2012) 200 000 EURO (motsvarar drygt 1,9 miljoner svenska kronor) för hela avtalstiden, inkl. eventuell förlängning och optioner, och därför kommer de flesta upphandlingar av drift av återvinningscentraler hamna över detta tröskelvärde. Tröskelvärdena beslutas av EU och beloppen ändras ibland. Uppgifter om det aktuella tröskelvärdet kan hämtas bl.a. på Konkurrensverkets hemsida, www.kkv.se och i SFS, Tillkännagivande (2011:1575) av tröskelvärden vid offentlig upphandling. Drift av återvinningscentral är en tjänst enligt LOU, närmare bestämt en A-tjänst (kategori A16 i bilaga 2 till lagen). Alla sådana upphandlingar över tröskelvärdet ska annonseras i Tillägg till Europeiska gemenskapens officiella tidning (EGT) och läggas in i databasen Tenders Electronic Daily (TED). TED finns tillgänglig för alla på http://ted.europa.eu. Vid annonsering i TED ska särskilda CPV-koder anges. CPV står för Common Procurement Vocabulary och är en europeisk standard för att klassificera varor och tjänster. Varje kod har nio siffror. De koder som är aktuella att använda vid upphandling av drift av återvinningscentral finns huvudsakligen under avdelning 90. Ofta kan mer än en kod behöva användas för att ange rätt upphandlingsobjekt vid annonsering. Anbudsgivare använder koderna för att söka upphandlingar som motsvarar deras kompetens. Information om CPVkoder och om annonsering finns på SIMAP:s hemsida, http://simap.europa.eu. SIMAP (Système d`information pour les marchés publics européens) är ett informationssystem om offentlig upphandling inom EU. CPV-koderna finns även på www.kkv.se. 3.3 Upphandlingsförfaranden Vid upphandling av tjänster över tröskelvärdena ska öppet eller selektivt förfarande användas. Endast i undantagsfall får förhandlat förfarande användas. Öppet förfarande är den vanligaste formen och den innebär att alla leverantörer får lämna anbud. Mallen utgår huvudsakligen från denna upphandlingsform. Selektivt förfarande innebär att den upphandlade enheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud. Då görs först en annonsering där intresset för att lämna in anbud efterfrågas. Ett bestämt antal av de intresserade anbudsgivarna, som uppfyller vissa ställda krav, får sedan vara med i upphandlingen. Selektiv upphandling tillämpas främst då antalet anbudsgivare behöver begränsas. Eftersom antalet entreprenörer för drift av återvinningscentral inte är så stort i Sverige tillämpas sällan selektivt förfarande. Öppet förfarande används normalt vid upphandling av drift av återvinningscentral eftersom tjänsten kan preciseras i förfrågningsunderlaget och det sällan finns några andra särskilda skäl som medger att förhandlad upphandling kan göras. I vissa fall kan ett öppet eller selektivt förfarande övergå till ett förhandlat. Det kan t.ex. gälla om det inte har kommit in några lämpliga anbud. Regler om förhandlat förfarande finns i lagtexten för den som vill veta mera om det. För upphandling under tröskelvärdena tillämpas förenklat upphandlingsförfarande eller urvalsförfarande enligt 15 kap. i LOU. Direktupphandling får bara tillämpas om kontraktssumman är låg, högst ca 284 000 kronor, eller om det finns synnerliga skäl. Vid 3

beräkning av kontraktssumman ska options- och förlängningsklausuler beaktas och även direktupphandlingar av samma slag gjorda av myndigheten under räkenskapsåret. 3.4 Otillåten direktupphandling Om en upphandlande myndighet, t.ex. en kommunal förvaltning, tecknar ett avtal direkt med en leverantör utan konkurrensutsättning, trots att kontraktssumman är över 284 000 kronor, kallas detta en otillåten direktupphandling. I så fall kan avtalet ogiltigförklaras och den upphandlande myndigheten kan bli skyldig att betala en s.k. upphandlingsskadeavgift, en sanktionsavgift som tillfaller staten. Även leverantörerna bör vara vaksamma och inte godta tveksamma direktupphandlingar eftersom de kan bli tvungna att betala tillbaka ersättning de fått om ett avtal ogiltigförklaras. Det är det sammanlagda värdet av alla direktupphandlingar inom ett visst område som räknas. En upphandlande myndighet får inte göra upprepade direktupphandlingar för att på så sätt slippa konkurrensutsättning, om det sammanlagda beloppet överstiger 284 000 kronor. 3.5 Tidsfrister Det vanliga idag är en anbudstid på 40 dagar men då gäller att annonsering och tillgång till förfrågningsunderlag sker direkt och elektroniskt. Grundregeln annars är att anbudstiden vid öppet förfarande är minst 52 dagar från den dag annons om upphandlingen sänds iväg för publicering. Om annonsen om upphandlingen utarbetas och skickas elektroniskt kan anbudstiden förkortas med 7 dagar. Om den upphandlande myndigheten ger fri, direkt och fullständig tillgång till hela förfrågningsunderlaget elektroniskt från den dag annonsen skickas, kan anbudstiden förkortas med ytterligare 5 dagar. I så fall måste den internetadress där förfrågningsunderlaget finns tillgängligt anges i annonsen. 52 7-5 = 40 dagar, som bedöms vara en rimlig tid för att anbudsgivarna ska hinna förbereda sig och lämna anbud. I de fall anbudstiden infaller under sommaren eller under jul- och nyårshelgen rekommenderas att anbudstiden förlängs. Det bästa är dock om man kan planera så att dessa perioder undviks. Vid selektiv upphandling gäller andra tidsfrister. Mer om tidsfrister finns i 8 kap. i LOU. Förfrågningsunderlag ska skickas ut senast sex arbetsdagar efter beställning. 3.6 Skall-krav, minimikrav, särskilda kontraktsvillkor Samtliga krav som ställs på det som ska upphandlas måste finnas med i förfrågningsunderlaget. Begreppet skall-krav brukar användas för sådana krav som måste uppfyllas för att anbudet ska kunna antas men det är inte en juridisk term. I mallen har ordet ska konsekvent använts i stället för skall. Det finns ingen betydelseskillnad mellan ska och skall och därför kan också begreppet ska-krav användas men det är enklast att bara använda ordet krav, eller obligatoriska krav. Ibland används ordet minimikrav. Ett anbud som inte uppfyller samtliga krav får inte antas. De krav som ställs på anbudsgivaren kan och ska kontrolleras när kvalificeringen av anbudsgivare görs. När det gäller själva tjänsten drift av återvinningscentral går det inte att kontrollera om kraven som ställs uppfylls när anbudet lämnas in. T.ex. går det inte att kontrollera om personalen har rätt utbildning eftersom all personal ännu inte är anställd för uppdraget i fråga. Beställaren får i stället på annat sätt försäkra sig om att kraven kommer att uppfyllas den dag avtalet träder i kraft. 4

Genom att bedöma anbudet kan man se om förutsättningarna finns för att kraven ska kunna uppfyllas. Anbudsgivaren bör också intyga i anbudet att alla krav som ställs kommer att uppfyllas när avtalet träder i kraft eller under avtalsperioden, t.ex. genom att kryssa i en ruta i anbudet och skriva under att kraven accepteras. Sedan är det upp till beställaren att följa upp avtalet när det väl har trätt i kraft. Ju fler krav en beställare ställer, desto viktigare att ha beredskap för att följa upp alla krav. Det bör tydligt framgå av förfrågningsunderlaget hur beställaren avser att följa upp kraven och sedan göra det också! Krav som inte följs upp bör inte ställas. Genom uppföljningen visar beställaren anbudsgivarna att alla krav som ställs har betydelse. Särskilda kontraktsvillkor är ett begrepp som brukar användas när man ska beskriva krav eller villkor för att främja jämställdhet, motverka arbetslöshet och skydda miljön och som inte direkt har med övriga krav eller kriterier i upphandlingen att göra. Sådana särskilda kontraktsvillkor kan formuleras så att de inte behöver vara uppfyllda av leverantören vid anbudets ingivande utan ska införas vid avtalsstart eller efter viss angiven tid. Begreppet har myntats av EG-domstolen och är infört i 6 kap. 13 LOU ( En upphandlande myndighet får ställa särskilda sociala, miljömässiga och andra villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. ). Villkoren måste vara proportionella i förhållande till kontraktet i övrigt. Ett särskilt kontraktsvillkor bör vara mindre ingripande än ett obligatoriskt krav eftersom leverantörer fasas in till bättre miljöprestanda och konkurrensen upprätthålls. 3.7 Anbudsprövning Närmare beskrivning av anbudsprövning finns i en särskild fördjupningstext, Anbudsprövning, till Mall för upphandling av avfallshämtning. 3.8 Sekretess Under en upphandling råder sekretess. Anbudsansökningar, anbud och utvärderingsprotokoll omfattas av absolut sekretess fram till dess att den upphandlande enheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör. Det innebär i praktiken att ingen information om anbud får lämnas till någon. Den absoluta sekretessen för uppgifterna i anbuden upphör när tilldelningsbeslutet har fattats och uppgifterna blir då offentliga. Det medför inte automatiskt att de får lämnas ut. Den upphandlande enheten är alltid skyldig att göra en sekretessprövning innan handlingar lämnas ut. Förfrågningsunderlaget är ingen allmän handling, och därmed inte heller en offentlig handling, förrän det har expedierats (skickats ut), efter det att annonsen har sänts till TED. Om förfrågningsunderlaget först ska godkännas av behörig nämnd innan det expedieras får det hanteras med viss försiktighet. Det är inte lämpligt att hantera det som övriga nämndhandlingar, som ofta offentliggörs, bl.a. på kommunens hemsida, långt innan beslut fattas. 4. Andra lagar och föreskrifter För att undvika tolkningstvister är det viktigt att använda ett klart och entydigt språkbruk när förfrågningsunderlaget utarbetas. Använd om möjligt definitioner, termer och begrepp som finns i författningar inom avfallsområdet, främst i miljöbalken, avfallsförordningen och i Naturvårdsverkets föreskrifter. 5

5. Tidplan för en upphandling drift av återvinningscentral Innan upphandlingen påbörjas bör man undersöka om avtalet ska förlängas. Kan det förlängas? Kanske har den möjligheten redan utnyttjats. Om avtalet upphör vid en olämplig tidpunkt kan det eventuellt förlängas några månader för att det nya avtalet ska träda i kraft vid ett lämpligare tillfälle. Olämplig tidpunkt kan vara årsskifte, mitt i semesterperioden eller på långfredagen. Det kan vara lämpligare att skiftet sker under en period utan några särskilda helger eller händelser. Att ordna informella möten med tänkbara anbudsgivare för att få kunskap om den lokala marknaden för entreprenörer är ofta mycket värdefullt. Till en entreprenörs- eller marknadsträff bör alla tänkbara anbudsgivare bjudas in samtidigt så att alla får samma information. Träffen bör äga rum innan förfrågningsunderlaget skrivs. Tala om att ni är på väg att göra en upphandling. Diskutera vilka krav som är rimliga att ställa. Fråga entreprenörerna om det finns något särskilt ni bör tänka på. Entreprenörerna brukar uppskatta att de får möjlighet att tycka till innan en upphandling ska göras. Fackföreningar som organiserar personal som arbetar på återvinningscentraler kan också vara en samtalspart, liksom arbetsgivarorganisationer. Det är viktigt att medverka till att det kan komma in så många anbud som möjligt när förfrågan väl går ut. Det tar lång tid att göra en upphandling. För att beräkna tidsåtgången kan man börja bakifrån. När ska ett nytt avtal träda i kraft? Starten på den nya entreprenaden blir avsevärt bättre om det finns gott om tid för förberedelser. Räkna med att det behövs minst sex månader för entreprenören att förbereda sig för ett nytt uppdrag, efter det att avtal har tecknats. Entreprenören ska kanske införskaffa utrustning, t.ex. containrar och lastmaskin, för uppdraget, vilka kan ha några månaders leveranstid. Om tiden mellan beslut och ikraftträdande blir för kort kan det i värsta fall leda till att kommunen står utan utrustning och fungerande återvinningscentral. Blir det ett byte av entreprenör är det också bra om den nuvarande entreprenören får minst sex månader på sig för att avveckla befintlig personal. Det tar ofta minst tre månader att färdigställa ett förfrågningsunderlag. Tidsåtgången beror på vilka personella resurser som finns att tillgå, hur lätt man kan få fram mängduppgifter, om förfrågningsunderlaget ska godkännas av behörig nämnd m.m. Eftersom många upphandlingar blir överprövade idag kan det vara bra att det finns en marginal för detta i tidplanen. Överprövningsärenden tas med förtur i förvaltningsrätten men det tar ändå viss tid innan beslut kommer. Förvaltningsrättens beslut kan överprövas till kammarrätten. Sista instans är högsta förvaltningsdomstolen. Både kammarrätten och högsta förvaltningsdomstolen kräver prövningstillstånd för att ett ärende ska tas upp. Om upphandlingen överprövas så långt kan den fördröjas flera månader. Avtal får inte tecknas innan den s.k. avtalsspärren har löpt ut. Här är ett exempel på tidplan för en upphandling med öppet förfarande utan förhandsannonsering. Tidplanen är gjord för det förhållande att ett nytt avtal ska träda i kraft den 1 januari och det är fastslaget att avtalet inte ska eller kan förlängas. År Datum Åtgärd Kommentar 1 Juli Ev. uppsägning av avtal. Kontrollera om befintligt avtal behöver sägas upp (ofta minst ett år innan avtalet löper ut). 6

1 Augusti Börja ta fram förfrågningsunderlag. September Ev. entreprenörsträff. Bjud ev. in tänkbara anbudsgivare. 1 December Förfrågningsunderlaget bör vara nästan klart. Ta hänsyn till eventuell nämndhantering. 1 Slutet av Annonsering av upphandlingen i Minst 40 dagar. januari EGT/TED. Anbudstiden börjar. 1 Mitten av Sista anbudsdag mars 2 Mars- april Anbudsprövning görs. Tilldelningsbeslut tas. 2 Mitten av april Tilldelningsbeslutet skickas ut till anbudsgivarna. Avtalsspärren (minst 10 dagar) börjar samma dag. 2 Början av maj Tidsfristen för avtalsspärren har gått ut. Om dagen infaller på en lördag, söndag eller helgdag förlängs tidsfristen till nästa vardag. En månad kan vara en rimlig tid för prövning och beslut. Ta hänsyn till ev. nämndhantering. Upphandlingen får inte avslutas. Upphandlingen får avslutas genom kontraktstecknande, om ingen överprövning pågår som medför att avtal inte får tecknas. 2 Maj - juli Reservtid för eventuell överprövning. 2 Beror på när avtal tecknas Senaste dag för annonsering av upphandlingens resultat i EGT/TED 3 1 januari Nytt avtal träder i kraft Annonsering ska göras senast 48 dagar efter avslutad upphandling 6. Länkar till användbara hemsidor Mera fakta, råd och anvisningar om upphandling, miljö, arbetsmiljö och trafiksäkerhet kan man få från olika myndigheter och organisationer. Det finns också olika företag som har publikationer, kurser och andra hjälpmedel som kan användas vid upphandling. Här redovisas några av dem. EU-organ: SIMAP, http://simap.europa.eu Tenders Electronic Daily, TED http://ted.europa.eu Svenska myndigheter: Arbetsmiljöverket, www.av.se Bolagsverket, www.bolagsverket.se Konkurrensverket, www.kkv.se Naturvårdsverket, www.naturvardsverket.se Skatteverket, www.skatteverket.se Trafikverket, www.trafikverket.se Transportstyrelsen, www.transportstyrelsen.se 7

Organisationer med information och verktyg att använda vid upphandling för att ställa krav på miljö, arbetsmiljö och trafiksäkerhet: Miljöstyrningsrådet, www.msr.se Q3 Forum för hållbara transporter, www.q3.se NTF, Nationalföreningen för Trafiksäkerhetens Främjande, www.ntf.se Organisationer som har information om fordon och bränsle: Miljöfordon, www.miljofordon.se Gröna bilister, www.gronabilister.se FordonsGas, www.fordonsgas.se Nätverket för Transporter och Miljön, www.ntmcalc.se Organisationer som har information om miljömärkning m.m.: Svanen (den officiella nordiska miljömärkningen), www.svanen.nu EU-blomman (EU:s miljömärkning) www.blomman.nu Naturskyddsföreningen med Bra Miljöval, www.naturskyddsforeningen.se Företag, organisationer m.m. som har annonser, information, utbildning och hjälpmedel m.m. (ett urval): Sveriges Offentliga Inköpare, SOI, www.soi.se www.offentligaaffarer.se www.allego.se www.e-avrop.com www.opic.com (numera Visma) www.tendsign.com (numera Visma) www.safetrade.se www.upphandling24.idg.se Övriga: TYA, Utbildning och arbetsmiljö i transportbranschen, www.tya.se Yrkestrafikportalen, www.yrkestrafiken.se TRB Sverige AB, www.trb.se Andra organisationerna som också har mer information om upphandling: Avfall Sverige, www.avfallsverige.se Sveriges Kommuner och Landsting, www.skl.se 8

UPPHANDLING AV DRIFT AV ÅTERVINNINGSCENTRAL I XX KOMMUN ÅÅÅÅ-MM-DD ÅÅÅÅ-MM-DD Förfrågningsunderlag ÅÅÅÅ-MM-DD Sista anbudsdag ÅÅÅÅ-MM-DD Svart normal text = förslag till text. Ta med det som passar i aktuell upphandling. Blå normal text = byt ut mot aktuell uppgift Röd kursiv text = råd och anvisningar. Tas bort när förfrågningsunderlaget färdigställs. Diarienummer XX Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av återvinningscentral i XX kommun 1

1. 1. ALLMÄN ORIENTERING 4 1.1. Beställare... 4 1.2. Beställarens kontaktperson... 4 1.3. Entreprenadens omfattning... 4 1.3.1. Entreprenaden omfattar... 4 1.3.2. Entreprenadens längd, avtalstid... 4 1.4. Syftet med upphandlingen... 4 1.5. Information om kommunen... 5 1.5.1. Befolkning och bebyggelse... 5 1.5.2. Kommunens visioner och mål... 5 1.5.3. Kommunens organisation för avfallshanteringen... 5 2. ADMINISTRATIVA VILLKOR 6 2.1. Upphandlingsförfarande... 6 2.2. Förfrågningsunderlagets omfattning... 6 2.3. Kompletterande upplysningar... 6 2.4. Anbudsgivning... 7 2.4.1. Allmänt... 7 2.4.2. Inlämning och märkning av anbud... 7 2.4.3. Anbudets giltighetstid... 8 2.5. Anbudsöppning... 8 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 9 3.1. Skatter, avgifter, brott m.m... 9 3.2. Ekonomisk ställning... 9 3.3. Teknisk och yrkesmässig kapacitet... 10 4. PRÖVNING AV ANBUD 12 4.1. Allmänt... 12 4.2. Kvalificering av anbudsgivare... 12 4.3. Utvärdering av anbud... 12 4.4. Antagande av anbud tilldelning av kontrakt... 13 4.5. Avtal - upphandlingskontrakt... 13 5. KRAV PÅ TJÄNSTEN KRAVSPECIFIKATION 15 5.1. Allmänna krav... 15 5.2. Äganderätt till avfall... 15 5.3. Personal, underentreprenör och utbildning... 15 5.3.1. Allmänt... 15 5.3.2. Underentreprenör... 15 5.3.3. Arbetsledare... 16 5.3.4. Utbildning och kompetens... 16 5.3.5. Kundbemötande... 17 5.3.6. Skyddsutrustning och kläder... 17 5.4. Lastmaskin... 17 5.4.1. Allmänt... 17 5.4.2. Miljöklassning och bränsle... 17 5.4.3. Utrustning... 18 5.4.4. Buller... 18 Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av återvinningscentral i XX kommun 2

5.4.5. Underhåll och service... 18 5.5. Kvalitet, service, miljö och arbetsmiljö... 18 5.5.1. Allmänt... 18 5.5.2. Miljö... 19 5.5.3. Arbetsmiljö... 19 5.6. Utrustning... 20 5.6.1. Utrustning som tillhandahålls genom beställarens försorg... 21 5.6.2. Utrustning som entreprenören ska tillhandahålla... 21 5.7. Uppdraget... 22 5.7.1. Återvinningscentralen... 22 5.7.2. Avfallsfraktioner och avfallsmängder... 22 5.7.3. Återbruk... 23 5.7.4. Bemanning... 23 5.7.5. Arbete före och efter öppettiden... 23 5.7.6. Arbete under öppettiden... 23 5.7.7. Öppettider... 24 5.7.8. Mottagning av farligt avfall... 24 5.7.9. Behållare, rangering och kompaktering... 24 5.7.10. Samordningsansvar... 25 5.8. Skötsel av återvinningscentral... 26 5.8.1. Reparationer och underhåll... 26 5.8.2. Städning och skötsel... 26 5.8.3. Brandskydd... 26 5.8.4. Snöröjning och halkbekämpning... 27 5.8.5. Skyltar och information... 27 5.8.6. Administration av inpasseringssystem... 27 6. AVTALSVILLKOR KOMMERSIELLA VILLKOR 28 6.1. Ekonomiska villkor... 28 6.1.1. Entreprenörsersättning... 28 6.1.2. Indexreglering... 28 6.1.3. Ersättningsform... 28 6.1.4. Faktureringsvillkor... 28 6.1.5. Betalningsvillkor... 29 6.1.6. Betalningsvillkor vid viten... 29 6.2. Övriga villkor... 29 6.2.1. Avtalstid... 29 6.2.2. Kontaktperson under avtalstiden... 29 6.2.3. Samordning samt uppföljning av drift, avtal och kvalitet... 29 6.2.4. Försäkringar... 30 6.2.5. Tillstånd och ansvar... 30 6.2.6. Kvalitetsavdrag, viten och bonus... 30 6.2.7. Ändringar och tillägg under avtalstiden... 31 6.2.8. Överlåtelse av avtalet... 31 6.2.9. Säkerhet... 31 6.2.10. Byte av entreprenör... 31 6.2.11. Beställarens rätt av häva avtalet... 31 6.2.12. Entreprenörens rätt att häva avtalet... 32 6.2.13. Tvist... 32 6.2.14. Force majeure... 32 7. BILAGOR 33 1. Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av återvinningscentral i XX kommun 3

1. ALLMÄN ORIENTERING 1.1. Beställare Beställare är: Kommun Nämnd I vissa fall är det ett kommunalt bolag som svarar för upphandlingen. Ange då bolagets namn i stället för nämnd. 1.2. Beställarens kontaktperson Beställarens kontaktperson under anbudstiden är Namn Förvaltning E-post Telefon Mobil Fax Postadress Kontaktpersonen bör vara väl insatt i fackområdet och vara tillgänglig under hela anbudstiden. För att markera att kontakter enbart bör ske skriftligt kan man eventuellt låta bli att ange telefonnummer. Om man använder vissa elektroniska upphandlingssystem utelämnar man uppgift om kontaktperson helt. 1.3. Entreprenadens omfattning 1.3.1. Entreprenaden omfattar Bemanning och drift av återvinningscentral Entreprenaden är inte föremål för anbudsräkning i egen regi. Ta med de olika uppdrag som är aktuella i er kommun, t.ex. om entreprenören ska tillhandahålla utrustning i form av containrar för avfall. Entreprenaden kan även inkludera transport och behandling av avfall. Lägg in text från bilaga 1, Transport av avfall till behandlingsanläggning här om transporter ingår i upphandlingen. För upphandling av behandling finns Vägledning för upphandling av avfallsbehandlingstjänster, Avfall Sverige rapport U2011:25. 1.3.2. Entreprenadens längd, avtalstid Entreprenaden omfattar tiden från ååååmmdd till ååååmmdd, med möjlighet till maximalt x års förlängning, se punkt 6.2.1. 1.4. Syftet med upphandlingen Syftet med upphandlingen är att uppfylla kommunens skyldighet att omhänderta grovavfall, dvs. skrymmande hushållsavfall, och farligt avfall från hushållen Lägg in text från bilaga 1, Transport av avfall till behandlingsanläggning här om transporter ingår i upphandlingen. Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av återvinningscentral i XX kommun 4

1.5. Information om kommunen 1.5.1. Befolkning och bebyggelse Redovisa uppgifter som kan ha betydelse för anbudsgivarna, t.ex. läge, avstånd, storlek, antal invånare, antal hushåll, befolkningsstruktur, tätorter, landsbygd, prognoser och annat av intresse. 1.5.2. Kommunens visioner och mål Ange de övergripande visioner och mål som finns i kommunen, t.ex. miljömål. 1.5.3. Kommunens organisation för avfallshanteringen Nn-nämnden har det verkställande ansvaret för den avfallshantering som kommunen svarar för. Ange det som kan ha betydelse för anbudsgivarna och uppdraget, t.ex. ansvar, personalresurser, vem som har tillsyn över avfallshanteringen lokalt och samarbete inom och utom kommunen när det gäller avfallsfrågor. Antal återvinningscentraler och hur förpackningsinsamlingen fungerar i kommunen kan också vara bra att redovisa. Mer information finns på kommunens hemsida, www.kommun.se. Kommunens avfallsföreskrifter ingår som bilaga X och avfallsplanen som bilaga X i detta förfrågningsunderlag. Information om avfallsmängder och avfallsfraktioner finns i 5.7.2. Om transporter ingår i upphandlingen kan information om avfallsmängder och avfallsfraktioner läggas i À-prislistan. Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av återvinningscentral i XX kommun 5

2. ADMINISTRATIVA VILLKOR 2.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt 4 kap. Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU, upphandling av tjänster över tröskelvärdet. Det vanligaste upphandlingsförfarandet är öppet förfarande. Mer information om olika upphandlingsförfaranden finns i Anvisningar m.m. till mallen. De allra flesta upphandlingar av drift av återvinningscentral hamnar över tröskelvärdet som för närvarande (2012) är 200 000 Euro eller drygt 1,9 miljoner svenska kronor. Exakt belopp kan lättast hittas på Konkurrensverkets webbplats eller i SFS, Tillkännagivande (2011:1575) av tröskelvärden vid offentlig upphandling. För beräkning av upphandlingens värde ska ersättningen för hela avtalstiden, inklusive möjlig förlängning och andra optioner, men utan moms, räknas in. 2.2. Förfrågningsunderlagets omfattning Anbudsgivaren bör försäkra sig om att denne tagit del av alla handlingar som hör till förfrågningsunderlaget enligt innehålls- och bilageförteckningen. Informationen kan vara lämplig att ha med om förfrågningsunderlaget kan hämtas från kommunens hemsida eller liknande. Det går ofta att beställa samtliga handlingar som hör till upphandlingen genom att registrera sig elektroniskt. Det innebär i så fall att man får tillgång till kompletteringar och svar på frågor från alla anbudsgivare automatiskt via e-post. 2.3. Kompletterande upplysningar Anbudsgivare uppmanas att snarast meddela beställaren om det finns felaktigheter eller oklarheter i förfrågningsunderlaget. Begäran om ytterligare information ska skriftligen skickas med e-post till beställarens kontaktperson under anbudstiden, se punkt 1.2. Svar på frågor och eventuella kompletteringar gjorda av beställaren kommer att skickas med e- post till alla som har begärt att få förfrågningsunderlaget eller anmält sig till beställarens kontaktperson. Frågor om innehållet i förfrågningsunderlaget ska ställas i så god tid att samtliga anbudsgivare ska kunna delges motsvarande upplysningar senast 6 arbetsdagar före anbudstidens utgång. Detta gäller under förutsättning att frågorna ställts senast 10 arbetsdagar före sista anbudsdag. För frågor som ställs senare garanterar inte beställaren att svar kan ges. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av beställaren under anbudstiden är bindande för både beställaren och anbudsgivaren. Beskriv hur svar på frågor eller kompletteringar av förfrågningsunderlaget kommer att distribueras till anbudsgivarna, t.ex. via e-post (läskvitto rekommenderas) eller via någon hemsida. Ett bra tillvägagångssätt är att anbudsgivaren kan följa en viss länk för att få del av kompletteringar/svar på frågor. Många kommuner anlitar företag som tillhandahåller datasystem/verktyg för distribution av förfrågningsunderlag inkl. frågor och svar, kompletteringar samt ibland även för inlämning av anbud. I så fall måste texten beskriva hur processen går till. Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av återvinningscentral i XX kommun 6

Vissa anbudsgivare får del av förfrågningsunderlag via särskilda företag som själva begär in underlaget och sedan distribuerar det till dem som abonnerar på en sådan tjänst, alternativt abonnerar på andra typer av bevakningstjänster för att få kännedom om upphandlingar. En del anbudsgivare frågar efter nuvarande entreprenadavtal med À-priser. Avtalet är en offentlig handling så det bör normalt lämnas ut. Sekretessprövning ska dock alltid göras först. 2.4. Anbudsgivning 2.4.1. Allmänt Anbud ska lämnas på bifogat anbudsformulär ( Kvalificering, bilaga X) och prislista där samtliga efterfrågade uppgifter ska lämnas. Anbudet ska vara skriftligt, avges på svenska och överensstämma med förfrågningsunderlaget. Anbudsformulär, À-prislista och de handlingar som bifogas anbudet ska lämnas in som ett (1) original. Hela anbudet ska även lämnas in digitalt, på USB-minne eller motsvarande. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte. Det blir allt vanligare med elektroniska system för anbudsgivning. Använder man sig av något av dessa styr det hur anbuden ska lämnas in. Om elektronisk anbudsgivning tillämpas ska inte uppgifterna om original, kopior m.m. tas med. Originalet inkl. digitalt lagringsmedia ska låsas in i arkiv. Kopior måste också förvaras på betryggande sätt när ingen arbetar med dem. Om det inte står att anbudet ska avges på svenska måste alla EU-språk accepteras. Anbudsgivaren är ansvarig för vem hos denne som är behörig att skriva under anbud och avtal. 2.4.2. Inlämning och märkning av anbud Anbud ska ha kommit in till beställaren senast ååååmmdd. Anbud som inkommer för sent kommer inte att prövas. Anbudstiden vid öppet förfarande över tröskelvärdet är minst 52 dagar räknat från den dag annons om upphandlingen skickades för publicering, till och med sista anbudsdag. Detta gäller när handlingar skickas med vanlig post. Idag är det vanligast att upphandlingen annonseras digitalt ( annonsen utarbetas och skickas med elektroniska medel ) och att förfrågningsunderlaget blir tillgängligt i digital form direkt ( den upphandlande myndigheten ger fri, direkt och fullständig tillgång till hela förfrågningsunderlaget med elektroniska medel från den dag då annonsen skickades till Europeiska kommissionen för publicering ). I så fall kan anbudstiden förkortas med sju respektive fem dagar. Det innebär att anbudstiden kan bli 40 i stället för 52 dagar. 40 dagar bedöms vara en rimlig tid för att anbudsgivarna ska hinna förbereda sig och lämna anbud. I de fall anbudstiden infaller under sommaren eller under juloch nyårshelgen rekommenderas att anbudstiden förlängs. Det bästa är dock om man kan planera så att dessa perioder undviks. Mer information om olika upphandlingsförfaranden och anbudstider finns i Anvisningarna till mallen. Välj ett av alternativen 1-2 nedan: Alternativ 1 Elektronisk anbudsgivning Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av återvinningscentral i XX kommun 7

Kommunen använder elektronisk anbudsgivning via upphandlingsverktyget X. Mer information om verktyget finns på www.x.se. Alternativ 2 Anbud i pappersform Anbud ska läggas i ett förseglat neutralt ytteremballage, utan någon form av firmabeteckning och märkas ANBUD ÅTERVINNINGSCENTRAL diarienummer XX. Anbudet ska adresseras till Namn på förvaltning eller motsvarande Postadress Om anbudet lämnas på plats är besöksadressen adress. Receptionen är öppen kl. xx:xx xx:xx på vardagar. Officiell brevlåda finns vid plats och har inkastöppning i storlek a x b cm. Anbud ska ha kommit in senast kl. 24:00 på sista anbudsdag för att tas upp till prövning. Vid elektronisk anbudsgivning är det lätt att avgöra om anbuden har kommit in i rätt tid. Anbud avlämnat i beställarens brevlåda och som påträffas dagen efter sista anbudsdag anses ha inkommit i rätt tid. Det gör även anbud som skickats med vanlig post om postförsändelsen, eller en avi om denna, har avskilts på postanstalt den dagen och postförsändelsen kommer behörig tjänsteman till handa närmast följande arbetsdag. Regler om inkommande handlingar finns i förvaltningslagen (1986:223). 2.4.3. Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud t.o.m. ååååmmdd. Det kan vara lämpligt att anbudet är giltigt till minst ca 3 månader efter sista anbudsdag. Vid en eventuell överprövning kan giltighetstiden för anbuden förlängas efter överenskommelse med anbudsgivarna. 2.5. Anbudsöppning Planerad dag för anbudsöppning är ååååmmdd då minst två personer utsedda av beställaren kommer att delta. Lämplig tidpunkt för anbudsöppning är tidigast två dagar efter anbudstidens utgång. Då hinner beställaren kontrollera alla receptioner och brevlådor (om det finns flera) och hämta ut eventuella postförsändelser, så att alla anbud finns på plats vid anbudsöppningen. Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av återvinningscentral i XX kommun 8

3. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 3.1. Skatter, avgifter, brott m.m. Anbudsgivaren kommer uteslutas från att delta i upphandling om denne inte uppfyller kraven enligt 10 kap 1 LOU. Anbudsgivaren kan uteslutas från att delta i upphandling om denne inte uppfyller kraven enligt 10 kap 2 kap LOU. Anbudsgivaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav som avser registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Till anbudet ska anbudsgivaren som bevis på att kraven uppfylls bifoga: Bekräftelse på att kraven uppfylls. (Bekräftas i formulär Kvalificering, bilaga X.) Utländska anbudsgivare ska bifoga dokumentation motsvarande svenskt registreringsbevis från Bolagsverket och Skatteverkets blankett SKV 4820. Enligt 10 kap. 4 och 15 kap. 13a ska den upphandlande myndigheten själv ansvara för att hämta in uppgifter från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten om att en leverantör sköter sina skatter och socialförsäkringsavgifter, i stället för att leverantören själv ska lämna in dessa uppgifter. Detta inkluderar även registreringsbevis från Bolagsverket. Enligt 10 kap. 1 LOU ska anbudsgivaren (juridiska personer och individer i inflytande ställning) uteslutas från upphandlingen om denne enligt lagakraftvunnen dom har dömts för deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Enligt 10 kap. 2 har den upphandlande myndigheten rätt att utesluta en leverantör om denne bl.a. är försatt i konkurs. Det kan emellertid vara svårt för en upphandlande myndighet att få kännedom om sådant. 3.2. Ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska ha en kreditvärdighet vid anbudstillfället motsvarande lägst riskklass 3 enligt UC:s riskklasser, eller annan motsvarande kreditvärdighetsbedömning. Beställaren kommer på egen hand begära in uppgifterna. I de fall lägre riskklassificering redovisas ska anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomisk stabilitet, t.ex. via bankgaranti. Till anbudet ska anbudsgivaren som bevis på att kraven uppfylls bifoga: Bekräftelse på att kraven uppfylls. (Bekräftas i formulär Kvalificering, bilaga X.) Nystartade företag ska lämna förhandsbesked från bank eller någon annan form av bevis på att anbudsgivaren klarar de ställda kraven. Intyg m.m. får inte vara äldre än två månader från sista anbudsdatum. Ovanstående är exempel på hur krav kan ställas. Man bör noga tänka igenom vilket krav på kreditvärdighet som är lämpligt. Om man ställer för höga krav finns det risk för att ingen eller endast få anbudsgivare uppfyller kraven. Om man ställer för låga krav finns det risk för att den anbudsgivare som får uppdraget inte har förmåga att fullgöra det. Många kommuner har avtal med ratingföretag eller upplysningsföretag, t.ex. UC eller Soliditet, som kan lämna uppgift om ett företags ekonomiska ställning. UC levererar kreditupplysningar på företag och personer i världens alla länder. Det går även att begära in och granska företagens senaste årsredovisning för att bilda sig en uppfattning om anbudsgivarens ekonomiska ställning. Ta hjälp av ekonom om inte kompetensen finns i de egna leden. Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av återvinningscentral i XX kommun 9

3.3. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren ska ha teknisk och yrkesmässig kapacitet samt kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Anbudsgivaren ska ha minst tre års erfarenhet av drift av återvinningscentral enligt det utförande som upphandlingen avser. Nystartade företag ska ha personer i anbudsgivarens driftsledning med minst tre års erfarenhet av drift av återvinningscentral som uppdraget avser. Det senare gäller även etablerade företag som saknar erfarenhet av drift av återvinningscentral. Uppdragen för både etablerade företag och personer i nystartade företag ska ha skett under de senaste tio åren. Kraven i andra stycket kan anpassas för att öka konkurrensen på marknaden. Kraven på erfarenhet av drift av återvinningscentral kan då t.ex. skrivas som att den som ska vara ansvarig för skötselfrågor i uppdraget ska ha minst ett års erfarenhet av att ansvara för fastighetsskötsel eller motsvarande och att den som ansvarar för uppdraget ska ha minst ett års sammanhängande erfarenhet som ansvarig för uppdrag där direkt kontakt med brukare ingått. Överväg om kravet i andra styckets första mening behöver preciseras eller ändras, t.ex. att anbudsgivaren ska ha erfarenhet av debitering/fakturering av företagskunder eller transport av avfall om det ingår i uppdraget. Med fler begränsningar/krav ökar risken för färre anbud. Erfarenhet av speciella tjänster, t.ex. fakturering mot kund kan användas som utvärderingskriterier om man inte vill ställa det som krav på tjänsten. Anbudsgivaren ska ha dokumenterade kvalitetssäkrings- och miljöledningssystem som säkerställer att uppdraget utförs på ett sådant sätt att kraven på god kvalitet, service och miljö uppfylls. Nystartade företag ska redovisa hur sådana system ska upprättas så att de kan tillämpas om avtal tecknas mellan beställaren och anbudsgivaren. Anbudsgivaren ska arbeta aktivt med arbetsmiljö och personalfrågor så att uppdraget kan genomföras i enlighet med kravspecifikationen, eller bättre. Lägg in text från bilaga 1, Transport av avfall till behandlingsanläggning här om transporter ingår i upphandlingen. Delar av uppdraget kan utföras av underentreprenör. Vilka delar och hur stor andel av uppdraget som berörs ska anges i anbudet, se även punkt 5.3.2. Lägg in text från bilaga 1, Transport av avfall till behandlingsanläggning här om transporter ingår i upphandlingen. Till anbudet ska anbudsgivaren som bevis på att kraven uppfylls bifoga: Bekräftelse på att kraven uppfylls. (Bekräftas i formulär Kvalificering, bilaga X.) Förteckning över de viktigaste uppdragen liknande detta uppdrag och som har utförts av anbudsgivaren under de senaste tre åren. Förteckningen ska innehålla uppgifter om uppdragsgivare, ungefärlig årsomsättning, tidpunkt samt invånarantal i kommunen/kommundelen. Nystartade företag och företag utan erfarenhet av drift av återvinningscentral ska ange uppdrag som utförts av personer i anbudsgivarens ledning under motsvarande period. Uppdragen redovisas genom att fylla i bilaga Y. Beskrivning av anbudsgivarens kvalitetssäkringssystem och egenkontroll. Certifikat enligt ISO 9000-serien eller liknande ska i förekommande fall bifogas. Certifikatet ska tydligt visa vilken del av företaget som är certifierad. Nystartade företag ska som bevis redovisa en plan för hur kvalitetssäkring och egenkontroll ska kunna upprättas. Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av återvinningscentral i XX kommun 10

Beskrivning av anbudsgivarens miljöledningssystem. Certifikat enligt ISO 14000-serien eller motsvarande ska i förekommande fall bifogas. Certifikatet ska tydligt visa vilken del av företaget som är certifierad. Nystartade företag ska som bevis redovisa en plan för hur miljöledningssystem ska kunna upprättas. Uppgift om vilka delar av uppdraget som eventuellt kommer att utföras av underentreprenör, med fullständiga uppgifter om de vid anbudstillfället kända underentreprenörerna. Definition av underentreprenör beskrivs i punkt 5.3.2. Lägg in text från bilaga 1, Transport av avfall till behandlingsanläggning här om transporter ingår i upphandlingen. I LOU:s kap 11, särskilt i 11, 14 och 15 finns beskrivet vilka uppgifter beställaren har rätt att begära in. Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av återvinningscentral i XX kommun 11

4. PRÖVNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD 4.1. Allmänt Prövning görs i två steg, dels genom kvalificering av anbudsgivare och dels genom utvärdering av anbud. Om referenser ska användas vid kvalificering eller utvärdering måste man beskriva hur de ska användas. Detta görs i punkt 4.2. eller 4.3. Det kan formuleras på följande sätt men observera att texten inte är fullständig: Anbudsgivaren ska lämna uppgifter om två referenspersoner för uppdrag liknande detta uppdrag och som har utförts de senaste tio åren (eller det antal år man tycker är lämpligt). Referensperson bör vara väl insatt i verksamheten och uppgifter om namn, nuvarande giltigt telefonnummer och e-postadress ska anges. Referensperson bör vara vidtalad. Beställaren kan även komma att söka andra referenser. Nystartade företag ska ange CV för minst två personer i anbudsgivarens företagsledning eller blivande företagsledning, samt referenser för dessa personer. Företag som bara har ett referensuppdrag ska komplettera detta med CV för minst två personer i anbudsgivarens företagsledning samt referenser för dessa personer. Enligt kap 11 13 LOU kan referenser användas i kvalificeringen och enligt kap 12 1 kan referenser användas i utvärderingen. Det är dock viktigt att välja i vilket skede referenserna används. Enligt rättspraxis är det tillåtet att själv vara referent om anbudsgivaren har uppdrag i den egna kommunen. Detta ska i så fall framgå av förfrågningsunderlaget. 4.2. Kvalificering av anbudsgivare Vid kvalificeringen görs en kontroll av anbudsgivarens lämplighet och om kraven på anbudsgivaren uppfylls. Beställaren kommer att granska de redovisningar anbudsgivaren har lämnat om sig och sin verksamhet samt de uppgifter som framkommit vid kontroll enligt punkt 3.1.-3.3. För att bli kvalificerad gäller att Anbudet ska innehålla begärda och kompletta uppgifter enligt punkt 2.4. och 3.1.-3.3. Anbudsgivaren ska ha uppfyllt sina skyldigheter m.m. enligt punkt 3.1. Anbudsgivaren ska ha tillräcklig ekonomisk förmåga enligt punkt 3.2. Anbudsgivaren ska ha teknisk och yrkesmässig kapacitet att genomföra uppdraget, se punkt 3.3. Observera möjligheten att begränsa kontrollen som beskrivs i 11 kap. 17 LOU. Den innebär att beställaren ges möjlighet att endast begära in och kontrollera handlingar som rör den eller de anbudsgivare som man avser tilldela kontrakt. 4.3. Utvärdering av anbud För att kunna tilldela kontrakt gör beställaren en utvärdering av anbuden. Ett anbud utvärderas om anbudsgivaren har blivit kvalificerad Anbuden utvärderas på följande sätt: Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av återvinningscentral i XX kommun 12

Beskriv så tydligt som möjligt det sätt på vilket anbuden ska utvärderas. Det finns många olika utvärderingsmodeller. Beskrivning av detta finns i fördjupningstexten Anbudsprövning till Mall för upphandling av avfallshämtning. Mer information finns också i Rapport U 2009:21 från Avfall Sverige. 4.4. Antagande av anbud tilldelning av kontrakt Det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för beställaren, med hänsyn taget till utvärderingskriterierna, kommer att tilldelas kontrakt. Formellt beslut om tilldelning fattas av X. Planerat datum för beslut är ååååmmdd eller senast i månad. Underrättelse om beslutet kommer att innehålla skälen för beslutet och den period under vilken avtal inte får ingås (avtalsspärr). I stället för att välja det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt kan beställaren välja det anbud som har lägsta pris. I så fall gör man ingen annan värdering av anbuden än att titta på den totala anbudssumman för varje anbud. Om man ställer tydliga och långtgående krav är detta ett alternativ som gör utvärderingen enklare. Samtidigt missar man möjligheten att få tjänsten utförd med lite högre kvalitet än vad minimikraven anger, men sannolikt till en högre kostnad. Ange eventuellt vem som beslutar och när beslut kan förväntas. Tilldelningsbeslutet ska skickas till samtliga anbudsgivare så snart det är praktiskt möjligt. Om beslut tas i nämnd eller styrelse kan det vara lämpligt med omedelbar justering av protokollet. Då kan korrekta handlingar, t.ex. protokollsutdrag, skickas ut direkt efter beslutet. I beslutet ska avtalsspärrens (se punkt 4.5.) längd anges med datum i enlighet med kraven i 9 kap. 9 LOU. 4.5. Avtal - upphandlingskontrakt Bindande avtal med antagen anbudsgivare kommer att slutas genom skriftligt upphandlingskontrakt undertecknat av båda parter tidigast tio dagar efter det att tilldelningsbeslutet har skickats ut elektroniskt till samtliga anbudsgivare. Koncept till upphandlingskontrakt finns bilagd, se bilaga X. Avtal ska inte tecknas innan den s.k. avtalsspärren har löpt ut. Spärren gäller i minst tio dagar om tilldelningsbeslutet skickas ut elektroniskt (t.ex. med e-post). Om det meddelas på annat sätt (t.ex. med traditionellt brev), eller både elektroniskt och på annat sätt, gäller avtalsspärren i minst 15 dagar. Denna ger andra anbudsgivare än den som vunnit möjlighet att granska upphandlingen och begära en överprövning om något fel upptäcks. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbeslut har skickats. Om en leverantör begär överprövning innan den gällande avtalsspärren löpt ut, börjar en förlängd avtalsspärr att gälla automatiskt. Den förlängda avtalsspärren gäller under målets handläggning och upphör att gälla tio dagar efter att domstolen avgjort målet. När ett upphandlingskontrakt är tecknat av båda parter är upphandlingen avslutad. Efter den tidpunkten kan förvaltningsrätten inte längre pröva en ansökan om överprövning och en anbudsgivare som anser sig ha lidit skada kan endast föra talan om skadestånd mot den upphandlande myndigheten vid tingsrätt. Talan ska väckas inom ett år från den tidpunkt då upphandlingskontrakt slöts. Om krav på säkerhet enligt punkt 6.2.9. finns ska förhandsbesked från bank om säkerheten överlämnas innan avtal tecknas. Förfrågningsunderlag för upphandling av drift av återvinningscentral i XX kommun 13